Norme referitoare la aplicarea Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei

întrucât:

Articolul 1

Beneficiari

Cetățenii Uniunii Europene și persoanele fizice sau juridice având reședința sau sediul social într-un stat membru își exercită dreptul de acces la documentele Comisiei în temeiul articolului 255 alineatul (1) din tratat și al articolului 2 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 în conformitate cu prezentele norme. Dreptul de acces se referă la documentele deținute de Comisie, mai precis documentele întocmite sau primite de aceasta și aflate în posesia sa.

În temeiul articolului 2 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, cetățenii țărilor terțe care nu își au reședința într-un stat membru, precum și persoanele juridice care nu își au sediul social într-un stat membru, beneficiază de drept de acces la documentele Comisiei în aceleași condiții ca și beneficiarii menționați la articolul 255 alineatul (1) din tratat.

Cu toate acestea, în temeiul articolului 195 alineatul (1) din tratat, aceste persoane nu au posibilitatea de a depune o plângere la Ombudsman-ul European. Cu toate acestea, în cazul în care Comisia le refuză accesul la documente, în tot sau în parte, după o cerere de confirmare, aceștia pot sesiza Tribunalul de Primă Instanță al Comunităților Europene în conformitate cu al patrulea paragraf din articolul 230 din tratat.

Articolul 2

Cereri de acces

Toate cererile de acces la un document se trimit prin poștă, fax sau poștă electronică la Secretariatul General al Comisiei sau la Direcția Generală ori serviciul competent. Adresa la care se trimit cererile se publică în ghidul practic menționat la articolul 8 din prezentele dispoziții.

Comisia răspunde cererilor de acces inițiale și de confirmare în termen de cincisprezece zile lucrătoare de la data înregistrării cererii. În cazul unor cereri complexe sau voluminoase, acest termen poate fi prelungit cu cincisprezece zile lucrătoare. Prelungirea termenului trebuie să fie motivată și comunicată în prealabil solicitantului.

În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, Comisia invită solicitantul să îi furnizeze informații suplimentare pentru a-i permite să identifice documentele solicitate; termenul de răspuns curge numai de la data la care Comisia a primit aceste informații.

Orice decizie negativă, chiar numai în parte, arată motivele refuzului pe baza uneia dintre excepțiile enumerate în articolul 4 din Regulamentul (CE) 1049/2001 și informează solicitantul cu privire la căile de atac care îi stau la dispoziție.

Articolul 3

Tratarea cererilor inițiale

Fără a aduce atingere articolului 9 din prezentele dispoziții, solicitantului i se trimite o confirmare de primire de îndată ce o cerere este înregistrată, cu excepția cazului în care această confirmare se trimite cu returul poștei.

Confirmarea de primire și răspunsul se trimit în scris, eventual prin mijloace electronice.

Solicitantului i se comunică răspunsul la cererea sa fie de către directorul general, fie de șeful serviciului în cauză, fie de directorul desemnat în acest scop în cadrul Secretariatului General sau de un director desemnat în cadrul OLAF în cazul în care cererea se referă la documente privind activitățile OLAF menționate la articolul 2 alineatele (1) și (2) din Decizia 1999/352/CECO, CE, Euratom (2) a Comisiei de instituire a OLAF, sau de către un membru al personalului numit de ei în acest scop.

Orice răspuns negativ, chiar numai în parte, informează solicitantul cu privire la dreptul său de a trimite, în termen de cincisprezece zile lucrătoare de la primirea răspunsului, o cerere de confirmare a accesului la documente Secretarului General al Comisiei sau directorului OLAF în cazul în care cererea de confirmare se referă la documente privind activitățile OLAF menționate la articolul 2 alineatele (1) și (2) din Decizia 1999/352/CECO, CE, Euratom.

Articolul 4

Tratarea cererilor de confirmare

În conformitate cu articolul 14 din regulamentul de procedură al Comisiei, competența decizională privind cererile de confirmare este delegată Secretarului General. Cu toate acestea, în cazul în care cererea de confirmare se referă la documente privind activitățile OLAF menționate la articolul 2 alineatele (1) și (2) din Decizia 1999/352/CECO, CE, Euratom, competența decizională este delegată directorului OLAF.

Direcția Generală sau serviciul îl asistă pe secretarul general în pregătirea deciziei.

Decizia este luată de secretarul general sau de directorul OLAF după ce a primit acordul Serviciului juridic.

Decizia este comunicată solicitantului în scris, eventual prin mijloace electronice și îl informează despre dreptul său de a introduce o acțiune la Tribunalul de Primă Instanță sau de a depune o plângere la Ombudsman-ul European.

Articolul 5

Consultări

(1)   În cazul în care Comisia este sesizată cu o cerere de acces la un document pe care îl deține, dar care emană de la un terț, Direcția Generală sau serviciul depozitar al documentului verifică aplicabilitatea uneia dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. În cazul în care documentul solicitat este clasificat în conformitate cu normele de securitate ale Comisiei, se aplică articolul 6 din prezentele dispoziții.

(2)   În cazul în care, în urma examinării, Direcția Generală sau serviciul depozitar al documentului consideră că accesul la documentul solicitat trebuie refuzat în temeiul uneia dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, răspunsul negativ este trimis solicitantului fără consultarea autorului terță parte.

(3)   Direcția Generală sau serviciul depozitar al documentului dă un răspuns favorabil cererii de acces fără consultarea autorului terță parte în cazul în care:

(4)   În toate celelalte cazuri, autorul terță parte este consultat. În special, în cazul în care cererea de acces se referă la un document provenit dintr-un stat membru, Direcția Generală sau serviciul depozitar al documentului consultă autoritatea de origine în cazul în care:

(5)   Autorul terță parte consultat dispune de un termen pentru a răspunde de cel puțin cinci zile lucrătoare, dar care, în același timp, trebuie să permită Comisiei să-și respecte propriul său termen de răspuns. În absența unui răspuns în termenul prevăzut, sau în cazul în care terța parte nu poate fi găsită sau identificată, Comisia decide în conformitate cu normele privind excepțiile din articolul 4 al Regulamentului (CE) nr. 1049/2001, ținând seama de interesele legitime ale terței părți pe baza informațiilor aflate la dispoziția sa.

(6)   În cazul în care Comisia intenționează să acorde accesul la un document împotriva opiniei explicite a autorului, aceasta informează autorul despre intenția sa de a divulga documentul după o perioadă de zece zile lucrătoare și îi atrage atenția asupra căilor de atac la care acesta poate recurge pentru a se opune respectivei divulgări.

(7)   În cazul în care statul membru este sesizat cu o cerere de acces la un document care provine de la Comisie, statul membru se poate adresa, în vederea consultării, Secretariatului General, care va fi responsabil cu stabilirea Direcției Generale sau a serviciului care răspunde de documentul respectiv în cadrul Comisiei. Direcția Generală sau serviciul care a emis documentul răspunde cererii după consultarea Secretariatului General.

Articolul 6

Tratarea cererilor de acces la documente clasificate

În cazul în care cererea de acces se referă la un document sensibil în conformitate cu definiția din articolul 9 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, sau la un document clasificat în temeiul normelor de securitate ale Comisiei, această cerere va fi analizată de funcționari autorizați să ia la cunoștință respectivul document.

Orice decizie de refuz al accesului, în tot sau în parte, la documentul clasificat va fi motivată pe baza excepțiilor enumerate la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. În cazul în care se dovedește că accesul la documentul solicitat nu poate fi refuzat pe baza acestor excepții, funcționarul care analizează cererea se asigură că documentul este declasificat înainte de a-l trimite solicitantului.

Se cere acordul autorității de la care provine documentul în cazul în care se permite accesul la un document sensibil.

Articolul 7

Exercitarea dreptului de acces

Documentele se trimit prin poștă, fax sau, în cazul în care este posibil, prin poștă electronică, în funcție de solicitare. În cazul în care documentele sunt voluminoase sau greu de manipulat, solicitantul poate fi invitat să le consulte la fața locului. Această consultare este gratuită.

În cazul în care documentul a fost publicat, răspunsul constă în a da trimiterile la publicația și/sau la locul în care documentul este disponibil și, după caz, adresa web de pe site-ul EUROPA.

În cazul în care volumul documentelor solicitate depășește douăzeci de pagini, solicitantului i se poate cere să plătească o taxă de 0,10 EUR pe pagină plus taxa de transport. Taxele pentru celelalte tipuri de suport se stabilesc de la caz la caz, dar nu depășesc o valoare rezonabilă.

Articolul 8

Măsuri de facilitare a accesului la documente

(1)   Cuprinsul registrului menționat la articolul 11 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 se extinde treptat. Conținutul se afișează pe prima pagină a site-ului EUROPA.

Registrul cuprinde titlul documentului (în limbile în care este disponibil), numărul de ordine și alte referințe utile, indicarea autorului și data întocmirii sau adoptării sale.

O pagină de ajutor (în toate limbile oficiale) informează publicul despre modul în care se poate obține documentul. În cazul în care documentul este publicat, se stabilește o legătură cu textul integral.

(2)   Comisia elaborează un ghid practic pentru a informa publicul despre drepturile sale în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. Ghidul este distribuit în toate limbile oficiale pe site-ul EUROPA și sub formă de broșură.

Articolul 9

Documente direct accesibile publicului

(1)   Prezentul articol se aplică numai documentelor întocmite sau primite după data de la care se aplică Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

(2)   Următoarele documente sunt furnizate automat la cerere și, pe cât posibil, sunt accesibile direct prin mijloace electronice:

(3)   În cazul în care este evident că nici una dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 nu li se aplică, următoarele documente pot fi puse la dispoziția publicului, pe cât posibil prin mijloace electronice, cu condiția să nu reflecte opinii sau luări de poziție individuale:

Articolul 10

Organizare internă

Directorii generali și șefii de servicii au competența de a decide cu privire la soluționarea cererilor inițiale. În acest scop, ei numesc un funcționar care analizează cererile de acces și coordonează răspunsul Direcției sale Generale sau a serviciului său.

Răspunsurile la cererile inițiale se trimit Secretariatului General spre informare.

Cererile de confirmare se trimit spre informare Direcției Generale sau serviciului care a răspuns cererii inițiale.

Secretariatul General asigură coordonarea și punerea în aplicare uniformă a prezentelor dispoziții de către Direcțiile Generale și serviciile Comisiei. În acest scop, oferă întreaga consiliere și liniile directoare necesare.