L-iżgurar tal-ġestjoni finanzjarja tajba tal-baġit tal-UE

PUNTI EWLENIN

Il-Kummissjoni Ewropea taħtar President indipendenti ta’ livell għoli tal-bord għal terminu ta’ 5 snin li ma jiġġeddidx. Il-persuna għandha tkun eks-membru tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea jew tal-Qorti tal-Awdituri, jew eks-Direttur-Ġenerali ta’ Istituzzjoni tal-UE għajr il-Kummissjoni. Il-President huwa sostitut minn Viċi President.

Il-President:

• jirrappreżenta l-bord, jippresjedi u jippjana l-laqgħat tiegħu u jorganizza l-ħidma tiegħu;
• huwa assistit minn segretarjat permanenti;
• ilaqqa’ l-bord meta jintalab jagħti rakkomandazzjoni dwar każ.

Il-President jiġi sostitu minn Viċi President li jinħatar taħt l-istess kundizzjonijiet u jissostitwixxi lill-President f’każ li ma jkunx jista’ jwettaq id-dmirijiet tiegħu/tagħha.

Il-panel jinkludi wkoll:

• żewġ membri permanenti: il-konsulent prinċipali responsabbli għall-“Kwistjonijiet finanzjarji u legali, l-istat tad-dritt, il-prevenzjoni tal-frodi u l-EDES” mid-Direttorat Ġenerali għall-Baġit u persuna oħra maħtura mid-Direttur Ġenerali għall-Baġit;
• l-uffiċjal awtorizzanti mitlub;
• osservaturi fosthom:
  • is-servizz legali tal-Kummissjoni li jattendi għal-laqgħat kollha tal-panel;
  • mill-OLAF u/jew l-UPPE, fejn il-każ jikkonċerna informazzjoni li pprovdew;
  • uffiċjali tal-awtorizzazzjoni skont liema istituzzjoni, korp jew aġenzija tal-UE l-każ ikun jikkonċerna;
  • osservaturi oħra mistiedna mill-President.

Is-segretarjat permanenti huwa taħt l-awtorità tal-President u:

• għandu persunal ta’ uffiċjali mid-Direttorat Ġenerali għall-Baġit;
• jorganizza l-ħidma tal-bord;
• ifassal dokumenti għall-panel;
• jivverifika d-dokumentazzjoni u l-informazzjoni sottomessa;
• jidentifika individwi li huma potenzjalment involuti f’każ;
• iżomm reġistru tar-rakkomandazzjonijiet kollha tal-panel;

Kull membru tal-panel jew tas-segretarjat li jqis li jista’ jkollu kunflitt ta’ interess f’każ ma jipparteċipax fil-proċedimenti.

Parteċipazzjoni tal-OLAF:

• L-OLAF jikkoopera mill-qrib mal-panel biex jiġu rrispettati d-drittijiet proċedurali u dawk fundamentali u biex jiġu protetti l-informaturi;
• L-OLAF jiġi kkonsultat qabel mal-bord jinnotifika persuna jew entità kkonċernata, fejn każ ikun ibbażat fuq informazzjoni trażmessa mill-OLAF — dan isir biex jiġi evitat li ssir ħsara lill-kunfidenzjalità tal-proċeduri legali jew investigazzjonijiet li għadhom għaddejin.

Parteċipazzjoni tal-UPPE:

• L-UPPE jikkoopera mal-panel skont l-arranġamenti għall-kooperazzjoni stipulati fil-ftehim imsemmi fl-Artikolu 103(1) tar-Regolament tal-Kunsill (UE) 2017/1939;
• L-UPPE jipparteċipa bħala osservatur fil-laqgħat tal-Panel fejn it-talba tal-awtorità tar-rinviju hija bbażata, kollha kemm hi jew parzjalment, fuq informazzjoni trażmessa mill-UPPE.

Riferiment ta’ każijiet lill-panel. Kull uffiċjal tal-awtorizzazzjoni f’istituzzjoni, aġenzija jew korp tal-UE:

• jista’ jirreferi każ lill-bord għar-rakkomandazzjoni tiegħu, billi juża indirizz tal-email kunfidenzjali;
• għandu jinforma lill-panel hekk kif isir jaf b’xi informazzjoni li tista’ teskludi persuna jew entità minn fondi tal-UE;
• jipprovdi l-informazzjoni kollha neċessarja li jkun skopra.

Dritt li jinstema’. L-operaturi ekonomiċi¹:

• jistgħu jissottomettu l-kummenti tagħhom dwar il-każ, ħlief meta jkun hemm raġunijiet leġittimi konvinċenti biex tiġi ppreservata l-kunfidenzjalità tal-investigazzjoni jew ta’ proċedimenti ġudizzjarji;
• jirċievu ittra u dokumentazzjoni li jippreżentaw il-fatti tal-każ;
• jibagħtu l-kummenti tagħhom permezz ta’ email, ta’ mhux aktar minn 10 paġni u fi żmien 3 ġimgħat (dawn il-kundizzjonijiet jistgħu jkunu aktar flessibbli f’każijiet kumplessi).

Il-panel:

• jagħmel ħiltu biex jilħaq kunsens meta jagħti r-rakkomandazzjoni tiegħu dwar każ li jinvolvi persuna jew entità;
• jiddeċiedi b’vot ta’ maġġoranza fin-nuqqas ta’ kunsens, b’vot wieħed għall-President, vot wieħed bejn iż-żewġ membri permanenti (vot maqsum) u vot wieħed għall-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni involut;
• jinnotifika r-rakkomandazzjoni tiegħu lill-osservaturi u lill-istituzzjoni, lill-korp jew lill-aġenzija li tkun irreferiet il-każ;
• jagħmel rakkomandazzjoni fi żmien tliet xhur minn meta jirċievi każ sakemm il-President ma jiddeċidix li jestendi dan it-terminu, speċjalment sabiex jiżgura d-dritt ta’ smigħ tal-persuni fiżiċi jew ġuridiċi kkonċernati;
• il-membri, il-persunal tas-segretarjat u l-persuna kollha l-oħra involuti fil-proċedimenti u fit-tħejjija tagħhom għandhom jirrispettaw l-aktar kunfidenzjalità stretta.

Membri tal-persunal tal-UE. Il-panel:

• jista’ jagħti opinjoni dwar jekk membru tal-persunal tal-UE wettaqx irregolarità finanzjarja;
• f’ċirkostanzi bħal dawn, jinkludi tliet membri addizzjonali (wieħed mill-korp dixxiplinarju tal-istituzzjoni kkonċernata, wieħed mill-kumitat tal-persunal tiegħu, u wieħed mis-servizz legali tiegħu);

Il-proċedura kontradittorja ssir mill-awtorità tar-rinviju qabel il-każ jiġi eżaminat mill-bord.

Id-deċiżjoni tħassar iż-żewġ deċiżjonijiet tal-Kummissjoni C(2011) 6109 final u (UE) 2015/2463 li kienu stabbilixxew regoli ta’ proċedura għal bordijiet preċedenti.

Id-deċiżjoni ġiet emendata fit-3 ta’ Lulju 2021 bid-Deċiżjoni (UE) 2021/1081, sabiex tiġi żgurata l-kontinwità tal-panel u biex tinkludi s-semmija tal-arranġamenti bejn l-UPPE u l-Kummissjoni.