1.   Il presente regolamento stabilisce lo statuto e le condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del Mediatore (statuto del Mediatore europeo).

2.   Il Mediatore è completamente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni e agisce senza alcuna autorizzazione previa.

3.   Il Mediatore contribuisce a individuare casi di cattiva amministrazione nell’azione delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione, salvo la Corte di giustizia dell’Unione europea nell’esercizio delle sue funzioni giurisdizionali, nel debito rispetto dell’articolo 20, paragrafo 2, lettera d), e dell’articolo 228 TFUE, nonché dell’articolo 41 della Carta sul diritto a una buona amministrazione.

L’azione di qualsiasi altra autorità o persona non può costituire oggetto di denunce presentate al Mediatore.

4.   Il Mediatore, se del caso, formula raccomandazioni, proposte di soluzioni e suggerimenti di miglioramento per affrontare la questione in oggetto.

5.   Nell’esercizio delle sue funzioni, il Mediatore non può mettere in discussione la fondatezza delle decisioni di un organo giurisdizionale o la sua competenza a emettere una decisione.

1.   Qualsiasi cittadino dell’Unione o qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro può presentare al Mediatore, direttamente o tramite un deputato al Parlamento europeo, una denuncia riguardante un caso di cattiva amministrazione.

2.   La denuncia fa chiaro riferimento al proprio oggetto e all’identità del denunciante. Il denunciante può chiedere che la denuncia rimanga in tutto o in parte riservata.

3.   La denuncia è presentata entro due anni a decorrere dalla data in cui i fatti che la giustificano sono portati a conoscenza del denunciante. Prima della presentazione della denuncia, il denunciante deve espletare le necessarie pratiche amministrative presso le istituzioni, gli organi o gli organismi dell’Unione interessati.

4.   Il Mediatore dichiara irricevibile una denuncia qualora essa non rientri nel suo mandato o laddove i requisiti procedurali di cui ai paragrafi 2 e 3 non siano rispettati. Nel caso in cui una denuncia esuli dal mandato del Mediatore, quest’ultimo può consigliare al denunciante di rivolgersi ad un’altra autorità.

5.   Qualora ritenga che la denuncia sia manifestamente priva di fondamento, il Mediatore archivia il fascicolo e ne informa il denunciante. Nei casi in cui il denunciante abbia notificato la denuncia all’istituzione, organo od organismo dell’Unione interessato, il Mediatore informa anche l’autorità in questione.

6.   Le denunce relative ai rapporti di lavoro tra le istituzioni, gli organi o gli organismi dell’Unione e il rispettivo personale sono ricevibili soltanto se la persona interessata ha esaurito tutte le procedure amministrative interne, in particolare quelle di cui all’articolo 90 dello statuto dei funzionari, e l’autorità competente dell’istituzione, organo o organismo dell’Unione interessato ha adottato una decisione o se i termini per la risposta sono scaduti. Il Mediatore ha inoltre il diritto di verificare le misure adottate dall’autorità competente dell’istituzione, organo o organismo dell’Unione interessato onde garantire la protezione delle presunte vittime di molestie e ripristinare un ambiente di lavoro sano e sicuro, nel rispetto della dignità delle persone interessate, nel corso di un’indagine amministrativa, a condizione che le persone interessate abbiano esaurito le procedure amministrative interne relative alle misure in oggetto.

7.   Il Mediatore informa l’istituzione, organo o organismo dell’Unione interessato di una denuncia registrata non appena tale denuncia sia stata dichiarata ricevibile e sia stata adottata la decisione di avviare un’indagine.

8.   Le denunce presentate al Mediatore non interrompono i termini per i ricorsi nei procedimenti giudiziari o amministrativi.

9.   Allorché il Mediatore, a causa di un procedimento giudiziario in corso o concluso relativo ai fatti addotti, dichiara irricevibile una denuncia o decide di porre fine al suo esame, i risultati di qualunque indagine da questi eventualmente svolta in precedenza sono schedati e il fascicolo è archiviato.

10.   Il Mediatore informa quanto prima il denunciante delle azioni adottate relativamente alla denuncia e, per quanto possibile, ricerca assieme all’istituzione, all’organo o all’organismo dell’Unione interessato una soluzione atta a eliminare il caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore comunica al denunciante la soluzione proposta, unitamente alle eventuali osservazioni dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo dell’Unione interessato. Il denunciante può formulare osservazioni o fornire, in qualunque momento, informazioni supplementari che non erano note al momento della presentazione della denuncia.

Qualora sia raggiunta una soluzione accettata dal denunciante e dall’istituzione, organo o organismo dell’Unione interessato, il Mediatore può archiviare il fascicolo senza seguire la procedura di cui all’articolo 4.

1.   Conformemente alle sue funzioni, il Mediatore conduce le indagini che ritiene giustificate, di propria iniziativa o a seguito di una denuncia.

2.   Il Mediatore informa senza indebito ritardo l’istituzione, l’organo o l’organismo dell’Unione interessato in merito a tali indagini. Fatto salvo l’articolo 5, l’istituzione, l’organo o l’organismo dell’Unione interessato può, di propria iniziativa o su richiesta del Mediatore, presentare eventuali osservazioni o elementi di prova utili.

3.   Il Mediatore può condurre indagini di propria iniziativa ogniqualvolta lo ritenga giustificato, e in particolare in casi di cattiva amministrazione ripetuti, sistematici o particolarmente gravi, trattandoli come questioni di pubblico interesse. Nel contesto delle succitate indagini, il Mediatore può altresì formulare proposte e presentare iniziative tese a promuovere le migliori prassi amministrative in seno alle istituzioni, agli organi e agli organismi dell’Unione.

1.   Qualora a seguito di un’indagine riscontri casi di cattiva amministrazione, il Mediatore informa senza indebito ritardo l’istituzione, l’organo o l’organismo dell’Unione interessato delle conclusioni dell’indagine e, se del caso, formula raccomandazioni.

2.   L’istituzione, l’organo o l’organismo dell’Unione interessato trasmette al Mediatore, entro tre mesi, un parere circostanziato. Su richiesta motivata dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo dell’Unione interessato, il Mediatore può concedere una proroga di tale termine. Tale proroga non è superiore a due mesi. Qualora l’istituzione, l’organo o l’organismo dell’Unione interessato non trasmetta il parere entro il termine iniziale di tre mesi o entro la scadenza prorogata, il Mediatore può concludere l’indagine senza detto parere.

3.   Alla chiusura di un’indagine il Mediatore trasmette una relazione all’istituzione, all’organo o all’organismo dell’Unione interessato e, se la natura o l’entità del caso di cattiva amministrazione individuato lo richiede, al Parlamento europeo. Il Mediatore può corredare la relazione di raccomandazioni. Il Mediatore informa il denunciante del risultato delle indagini, del parere dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo dell’Unione interessato nonché delle eventuali raccomandazioni formulate nella relazione.

4.   Il Mediatore può, se del caso, essere ascoltato dal Parlamento europeo, al livello più opportuno, in relazione a un’indagine sull’azione di un’istituzione, un organo o un organismo dell’Unione, di propria iniziativa o su richiesta del Parlamento europeo stesso.

5.   Al termine di ogni sessione annuale il Mediatore presenta al Parlamento europeo una relazione sui risultati delle indagini che ha svolto. La relazione include una valutazione concernente il rispetto delle raccomandazioni, delle proposte di soluzione e dei suggerimenti di miglioramento del Mediatore. Nella valutazione figura altresì, se del caso, il risultato delle indagini del Mediatore in materia di molestie, denunce di irregolarità e conflitti di interesse in seno alle istituzioni, agli organi e agli organismi dell’Unione.

1.   Ai fini del presente articolo, il termine «comunicazione di informazioni» si riferisce a tutti i mezzi fisici ed elettronici mediante i quali il Mediatore e la sua segreteria hanno accesso alle informazioni, compresi i documenti, indipendentemente dalla forma in cui sono presentate.

2.   Per «informazione classificata dell’UE» si intende qualsiasi informazione o qualsiasi materiale designato da una classifica di sicurezza dell’Unione, la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare pregiudizio in varia misura agli interessi dell’Unione o a quelli di uno o più Stati membri.

3.   Fatte salve le condizioni di cui al presente articolo, le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione e le autorità competenti degli Stati membri forniscono al Mediatore, su richiesta di quest’ultimo o di propria iniziativa e senza indebito ritardo, tutte le informazioni da esso richieste ai fini di un’indagine.

4.   Al Mediatore sono fornite informazioni classificate dell’UE nel rispetto dei principi e delle condizioni seguenti:

5.   Per quanto concerne la comunicazione di informazioni classificate dell’UE, l’istituzione, l’organo o l’organismo dell’Unione interessato valuta se il Mediatore abbia efficacemente adottato norme di sicurezza interne e misure fisiche e procedurali atte a proteggere le informazioni classificate dell’UE. A tal fine, il Mediatore e un’istituzione, un organo o un organismo dell’Unione possono anche concludere un accordo che stabilisca un quadro generale per disciplinare la comunicazione di informazioni classificate dell’UE.

6.   In conformità dei paragrafi 4 e 5, l’accesso alle informazioni classificate dell’UE è accordato all’interno dei locali dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo dell’Unione interessato, salvo laddove diversamente concordato con il Mediatore.

7.   Fatto salvo il paragrafo 3, le autorità competenti degli Stati membri possono rifiutare di fornire al Mediatore le informazioni contemplate dalla legislazione nazionale sulla protezione delle informazioni classificate o da disposizioni che ne impediscano la comunicazione.

Ciononostante, lo Stato membro interessato può fornire al Mediatore tali informazioni alle condizioni stabilite dalla sua autorità competente.

8.   Qualora le istituzioni, gli organi o gli organismi dell’Unione e le autorità degli Stati membri intendano trasmettere informazioni classificate dell’UE o qualsiasi altra informazione non accessibile al pubblico, ne danno preventivamente comunicazione al Mediatore.

Il Mediatore garantisce una protezione adeguata delle succitate informazioni e in particolare non le divulga al denunciante né al pubblico senza il previo consenso dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo dell’Unione o dell’autorità competente dello Stato membro interessati. Per quanto concerne le informazioni classificate dell’UE, il consenso è dato per iscritto.

9.   Le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione che rifiutano di concedere l’accesso a informazioni classificate dell’UE forniscono al Mediatore una motivazione scritta, indicando quanto meno i motivi del rifiuto.

10.   Il Mediatore rimane in possesso delle informazioni di cui al paragrafo 8 solamente fino alla chiusura definitiva dell’indagine.

Il Mediatore può chiedere a un’istituzione, un organo o un organismo dell’Unione o a uno Stato membro di conservare tali informazioni per un periodo di almeno cinque anni.

11.   Il Mediatore, qualora non ottenga l’assistenza richiesta, può informarne il Parlamento europeo, il quale agisce di conseguenza.

1.   Su richiesta del Mediatore, i funzionari e gli altri agenti delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione sono ascoltati relativamente a fatti concernenti un’indagine del Mediatore in corso.

2.   Tali funzionari e altri agenti si esprimono a nome della loro istituzione, del loro organo o del loro organismo. Essi restano soggetti agli obblighi derivanti dai loro rispettivi statuti.

1.   Il Mediatore può condurre un’indagine per individuare casi di cattiva amministrazione nel trattamento delle informazioni, come disposto dall’articolo 22 bis dello statuto dei funzionari, che gli siano stati segnalati da un funzionario o da un altro agente conformemente alle pertinenti disposizioni dello statuto dei funzionari.

2.   In tali casi, i funzionari e gli altri agenti godono della protezione offerta dallo statuto dei funzionari contro eventuali effetti pregiudizievoli da parte dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo dell’Unione derivanti dalla comunicazione delle informazioni.

3.   Il Mediatore può altresì indagare sull’effettiva esistenza di un caso di cattiva amministrazione nel trattamento di tale caso da parte dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo dell’Unione interessato, anche per quanto concerne la protezione del funzionario o dell’agente interessato.

1.   Il Mediatore e il suo personale non divulgano le informazioni e i documenti di cui siano venuti in possesso nell’ambito di un’indagine. Fatto salvo il paragrafo 2, essi non divulgano, in particolare, informazioni classificate dell’UE o documenti interni delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell’Unione forniti al Mediatore o documenti che rientrano nell’ambito di applicazione del diritto dell’Unione in materia di protezione dei dati personali, né qualsiasi altra informazione che possa ledere i diritti del denunciante o di eventuali altri soggetti coinvolti.

2.   Fatto salvo l’obbligo generale di informazione di tutte le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione nei confronti dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), in conformità dell’articolo 8 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (7), qualora i fatti appresi nel corso di un’indagine del Mediatore possano costituire o riguardare un reato, il Mediatore riferisce alle autorità competenti degli Stati membri e, nella misura in cui il caso rientra nelle rispettive competenze, alla Procura europea, conformemente all’articolo 24 del regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio (8), e all’OLAF.

3.   Se del caso e previo accordo della Procura europea o dell’OLAF, il Mediatore informa anche l’istituzione, l’organo o l’organismo dell’Unione che esercita l’autorità sul funzionario o l’agente interessato, che può avviare le procedure del caso.

1.   Qualora risulti necessario per l’esercizio delle sue funzioni, il Mediatore può cooperare con le autorità degli Stati membri, nel rispetto del diritto nazionale e dell’Unione applicabile.

2.   Nell’ambito delle sue funzioni, il Mediatore può anche cooperare con altre istituzioni, organi e organismi dell’Unione, in particolare quelli responsabili della promozione e della tutela dei diritti fondamentali. Il Mediatore evita sovrapposizioni o duplicazioni con le attività delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell’Unione di cui sopra.

3.   Le comunicazioni destinate alle autorità degli Stati membri ai fini dell’applicazione del presente regolamento sono trasmesse attraverso le loro rappresentanze permanenti presso l’Unione, salvo laddove la rappresentanza permanente interessata accetti che la segreteria del Mediatore possa contattare direttamente le autorità dello Stato membro interessato.

1.   Il Mediatore è eletto, e può essere rieletto, in conformità dell’articolo 228, paragrafo 2, TFUE tra candidati selezionati secondo una procedura trasparente.

2.   A seguito della pubblicazione dell’invito a presentare candidature nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, il Mediatore è scelto tra i candidati che:

1.   Il Mediatore cessa di esercitare le sue funzioni alla fine del suo mandato o in caso di dimissioni o licenziamento.

2.   Salvo in caso di licenziamento, il Mediatore resta in carica fino all’elezione di un nuovo Mediatore.

3.   In caso di cessazione anticipata delle funzioni, il nuovo Mediatore è eletto entro un termine di tre mesi a decorrere dall’inizio della vacanza del posto, per il periodo rimanente sino al termine della legislatura del Parlamento europeo. Sino all’elezione del nuovo Mediatore, spetta al principale responsabile di cui all’articolo 16, paragrafo 2, occuparsi delle questioni urgenti di competenza del Mediatore.

1.   Nell’adempimento delle sue funzioni, il Mediatore agisce in conformità dell’articolo 228, paragrafo 3, TFUE. Il Mediatore si astiene dal compiere atti incompatibili con il carattere di dette funzioni.

2.   Al momento di assumere le sue funzioni, il Mediatore si impegna solennemente dinanzi alla Corte di giustizia a esercitare le funzioni di cui ai trattati e nel presente regolamento nella massima indipendenza e con totale imparzialità, e a rispettare gli obblighi derivanti dalla sua carica, durante e dopo il mandato. L’impegno solenne include in particolare l’obbligo di comportarsi con integrità e discrezione per quanto riguarda l’accettazione di determinate funzioni o determinati vantaggi dopo la fine del mandato.

3.   Per tutto il periodo del suo mandato, il Mediatore non può esercitare alcuna altra funzione politica o amministrativa né svolgere un’altra attività professionale retribuita o non retribuita.

1.   Per quanto riguarda la retribuzione, le indennità e il trattamento di quiescenza, il Mediatore è assimilato a un giudice della Corte di giustizia.

2.   Al Mediatore e ai funzionari e altri agenti della sua segreteria si applicano gli articoli da 11 a 14 e l’articolo 17 del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea, allegato al trattato dell’Unione europea, al trattato sul funzionamento dell’Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica.

1.   Il Mediatore riceve un bilancio adeguato, sufficiente a garantire la sua indipendenza e l’adempimento delle sue funzioni.

2.   Il Mediatore è assistito da una segreteria. Il Mediatore nomina il principale responsabile della segreteria.

3.   Ai funzionari e agli agenti della segreteria del Mediatore si applicano lo statuto dei funzionari. L’organico della segreteria è fissato ogni anno nel quadro della procedura di bilancio.

4.   Qualora un funzionario dell’Unione sia distaccato presso la segreteria del Mediatore, tale distacco è considerato un distacco nell’interesse del servizio, conformemente all’articolo 37, primo comma, lettera a), e all’articolo 38 dello statuto dei funzionari.

1.   La decisione 94/262/CECA, CE, Euratom è abrogata.

2.   Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.