29.9.2017   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 252/125

—

med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2015, avsnitt X – Europeiska utrikestjänsten,

—

med beaktande av artikel 94 och bilaga IV i arbetsordningen,

—

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för utrikesfrågor (A8-0122/2017), och av följande skäl:

A.

Den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten betonar att det inom ramen för förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet är särskilt viktigt att ytterligare stärka EU-institutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och ansvarsskyldighet, införandet av begreppet resultatbaserad budgetering och en god förvaltning av personalresurser.

1.

Europaparlamentet gläder sig över att den övergripande felnivån i rubrik 5 (Administration), inbegripet Europeiska utrikestjänstens (nedan kallad utrikestjänsten) budget, enligt Europeiska revisionsrätten fortsätter att vara relativt låg och beräknas till 0,6 % år 2015.

2.

Europaparlamentet noterar att revisionsrätten inte funnit några allvarliga brister med avseende på utrikestjänstens årliga verksamhetsrapport och interna kontrollsystem.

3.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att åtgärda vissa brister som revisionsrätten fann i förfarandena för rekrytering av lokalanställda vid delegationer (bristfällig transparens i fråga om vissa steg i förfarandet) och i upphandlingsförfaranden som anordnas av delegationer (framför allt hade en ordentlig bedömning av om anbuden uppfyllde de tekniska specifikationerna inte gjorts eller också hade fel upphandlingsförfarande använts).

4.

Europaparlamentet håller med revisionsrätten om att det är viktigt att förbättra riktlinjerna, utformningen, samordningen och genomförandet av offentliga upphandlingsförfaranden för kontrakt med lågt värde, eftersom dessa kontrakt representerade 4,5 % av det totala värdet av de kontrakt som ingicks 2015. Parlamentet stöder utrikestjänstens avsikt att anordna regionala seminarier och tillhandahålla administrativt upphandlingsstöd till hela nätverket av delegationer.

5.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att förbättra kvaliteten på sina upphandlingsförfaranden genom att integrera all nödvändig dokumentation. Parlamentet ber utrikestjänsten att bättre harmonisera de upphandlingsförfaranden som utförs vid delegationerna. Parlamentet upprepar sitt krav på att de återkommande bristerna på detta område måste åtgärdas, genom att det administrativa stödet till de delegationer där situationen är mest kritisk upprätthålls.

6.

Europaparlamentet gläder sig över att man inom ramen för förvaltningsrapporten om externt bistånd (EAMR) för år 2015 utfärdat förbättrade och mer omfattande riktlinjer som syftar till att stärka övervakningen av delegationscheferna och som omfattar både ansvarsskyldighet och rapporteringskrav.

7.

Europaparlamentet beklagar ökningen av den genomsnittliga nivån av oriktigheter när det gäller åtaganden till 22,4 % år 2015 (jämfört med 18,3 % år 2014) i förbindelse med efterhandskontroller.

8.

Europaparlamentet noterar att utrikestjänstens totala budget för 2015 uppgick till 602,8 miljoner euro, det vill säga en ökning på totalt 16,2 % jämfört med 2014, vilket beror på en överföring till dess budget på 71,5 miljoner euro från kommissionens administrativa budget (25,2 miljoner euro) och från andra budgetposter (upp till 46,3 miljoner euro) för att finansiera EU-delegationernas gemensamma kostnader, såsom hyror, säkerheten vid kontoren och it-utgifter. Parlamentet konstaterar att EUF-medel inte hade inkluderats.

9.

Europaparlamentet påpekar att genomförandet av utrikestjänstens administrativa budget fortfarande ger upphov till oro, eftersom vissa delegationer mottar budgetbidrag från kommissionen från 33 olika budgetposter utöver utrikestjänstens egen budget. Parlamentet uppmanar alla aktörer att förbättra och förenkla budgetkällorna och budgetarrangemangen för att underlätta genomförandet av budgeten. Parlamentet gläder sig över det budgetarrangemang man nyligen införde när det gäller EUF:s administrationskostnader, som från och med 2016 kommer att belasta utrikestjänstens budget på grundval av en beräkning av ett standardbelopp per person.

10.

Europaparlamentet noterar att huvudkontorets budget uppgick till 218,9 miljoner euro, av vilka 140,5 miljoner euro (eller 64,7 %) är avsedda för löner och andra ersättningar till anställda och extern personal, 30 miljoner euro (eller 13,7 %) för byggnader och 30,7 miljoner euro för it-system, utrustning och inventarier.

11.

Europaparlamentet konstaterar att av delegationernas budget på 383,9 miljoner euro avsåg 155,8 miljoner euro (dvs. 40,6 %) för byggnader och dithörande kostnader, 105,5 miljoner euro (27,5 %) för löner till anställda, 60,1 miljoner euro (15,7 %) för extern personal och externa tjänster, 20,6 miljoner euro (5,4 %) för övriga utgifter avseende personal och 41,9 miljoner euro (10,9 %) för andra administrativa utgifter. Parlamentet noterar vidare att 204,7 miljoner euro mottogs från kommissionen för administrativa utgifter för kommissionens personal som är utstationerad vid unionens delegationer.

12.

Europaparlamentet upprepar sitt krav på att man, i synnerhet vid delegationerna, fäster uppmärksamhet vid verksamhetens kontinuitet och dokumenthantering som viktiga standarder för intern kontroll, men också som väsentliga förvaltningsfaktorer, i synnerhet för tillgänglighet och tillförlitlighet när det gäller den information som används för olika förvaltningsändamål, det vill säga övervakning, utvärdering och rapportering av verksamhet och projekt.

13.

Europaparlamentet konstaterar att endast två delegationer gjorde reservationer i fråga om avsaknaden av ett korrekt upphandlingsförfarande och av viktig förvaltningsinformation som skulle användas för revisionsförklaringen.

14.

Europaparlamentet stöder de regelbundna kontakterna mellan utrikestjänsten och kommissionens avdelningar som behandlar externa frågor rörande förebyggande och upptäckt av bedrägerier.

15.

Europaparlamentet stöder inrättandet av Regional Centre Europe, som är ett initiativ som syftar till att ge bättre administrativt stöd till unionens delegationer på områdena ekonomisk förvaltning, upphandling och mänskliga resurser. Parlamentet ser fram emot att få utvärderingen av pilotprojektet 2017. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att fortsätta denna praxis med att samla och dela know-how, när detta är relevant, i andra regioner för att konsekvent minska delegationernas administrativa börda och kostnader.

16.

Europaparlamentet anser att det är väsentligt att delegationscheferna även i fortsättningen regelbundet uppmärksammas på den centrala roll som de utöver sitt politiska uppdrag spelar i den övergripande förstärkningen av säkerheten, förvaltningen och ansvarsskyldigheten, i synnerhet när det gäller viktningen av de olika faktorer som kan leda till att en reservation utfärdas. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att erbjuda utbildning och expertstöd till delegationscheferna, i synnerhet till medlemsstaternas diplomater.

17.

Europaparlamentet konstaterar att ändringarna och rationaliseringen av utrikestjänstens organisation för att förenkla rapporteringskanalerna och informationsflödet och därmed underlätta utrikestjänstens utformning av reaktioner på kriser eller politiska utmaningar och minska antalet nivåer i hierarkin med färre direktorat.

18.

Europaparlamentet erkänner att förvaltningen av de mänskliga resurserna är en avgörande faktor inom utrikestjänsten med ”tre rekryteringskällor” och förvaltningen av utstationeringen vid delegationerna, samtidigt som man ska uppnå det årliga personalnedskärningsmålet, som 2015 utgjorde 17 tjänster vid huvudkontoret.

19.

Europaparlamentet noterar att andelen diplomater från medlemsstaterna representerar 32,9 % av utrikestjänstens totala AD-personal (dvs. 307 personer) jämfört med 33,8 % år 2014. Parlamentet betonar att denna andel är högre vid delegationerna med 43,1 % eller 166 diplomater från medlemsstaterna och 25,7 % på huvudkontoret. Parlamentet kräver en mer balanserad personalfördelning och påminner utrikestjänsten om vikten av att samla och dela den expertis som anställda från medlemsstaterna och från utrikestjänsten har på alla nivåer.

20.

Europaparlamentet betonar att 63 av 134 (47 %) delegationschefstjänster var tillsatta med diplomater från medlemsstaterna. Parlamentet påpekar att dessa 63 tjänster inte var jämt fördelade mellan kvinnor och män (16 % / 84 %) och att endast 16 av de 63 tjänsterna var tillsatta med medborgare från medlemsstater som anslöt sig till unionen 2004 eller senare. Parlamentet noterar vidare att av 29 tjänster som vice delegationschef var fördelningen mellan kvinnor och män 24 % / 76 %, och att 6 av de vice delegationscheferna var diplomater från medlemsstaterna.

21.

Europaparlamentet konstaterar att antalet utstationerade nationella experter från medlemsstaterna fortsatte att öka 2015 (8 % fler jämfört med 2014) och uppgick till 434 (varav 376 var placerade på huvudkontoret och 58 vid delegationerna). Parlamentet noterar att 40 % av de 376 utstationerade nationella experterna (dvs. 151) som var placerade i Bryssel betalades av deras nationella förvaltningar.

22.

Europaparlamentet påminner utrikestjänsten om behovet av att garantera full respekt för bemanningsmodellen, som anger förhållandet mellan personal från medlemsstaterna och personal från EU-institutionerna, i enlighet med rådets beslut om utrikestjänstens inrättande.

23.

Europaparlamentet noterar att den allmänna könsfördelningen nästan är helt jämn med 47 %/53 % i den totala personalstyrkan, men att fördelningen när det gäller AD-personalen är 31,7 %/68,3 % (jämfört med 31 %/69 % år 2014). Parlamentet konstaterar att denna andel på cirka 30 % har varit stabil sedan 2011.

24.

Europaparlamentet är fortfarande bekymrat över obalansen mellan könen på ledande befattningar, som för närvarande är 21,4 % / 78,6 %. Parlamentet beklagar att andelen av det andra könet som söker ledande befattningar fortfarande ligger på endast 16 %. Parlamentet anser att det är viktigt att nå framsteg i detta avseende, och uppmanar därför utrikestjänsten att omdana sina villkor och sin rekryteringspolicy för att i samma utsträckning locka de båda könen till ledande befattningar.

25.

Europaparlamentet upprepar att geografisk balans, främst förhållandet mellan personalens nationalitet och medlemsstaternas storlek, bör vara en viktig faktor i utrikestjänstens förvaltning av mänskliga resurser, i synnerhet när det gäller medlemsstater som anslöt sig till unionen 2004 eller senare. Parlamentet är allvarligt bekymrat över dessa medlemsstaters konstanta underrepresentation, både på personal- och ledningsnivå. Parlamentet uppmanar därför utrikestjänsten att sträva efter att väsentligt rätta till denna situation. Parlamentet betonar dock att dessa medlemsstater är särskilt underrepresenterade på de högre nivåerna inom administrationen och på chefstjänster, varför fortsatta avsevärda framsteg emotses på detta område.

26.

Europaparlamentet välkomnar vice ordförandens/den höga representantens åtagande gentemot parlamentet att åtgärda den befintliga överrepresentationen av nationella diplomater på delegationschefsposter, och uppmanar utrikestjänsten att under 2017 lägga fram en översyn av sin personalpolitik, där man beaktar frågor såsom könsfördelning och personalens rörlighet mellan institutionerna, samtidigt som man också beaktar följderna när det gäller mänskliga resurser för förstärkningen av unionens yttre åtgärder och synlighet genom EU:s globala strategi.

27.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att vidareutveckla EU-delegationernas roll, i synnerhet genom att främja och stödja samordningen mellan medlemsstaterna i samband med tillhandahållandet av konsulärt bistånd.

28.

Europaparlamentet påminner utrikestjänsten om att gränsen mellan ekonomisk diplomati och lobbyverksamhet är subtil. Parlamentet uppmanar därför utrikestjänsten att ansluta sig till det kommande interinstitutionella avtalet om ett obligatoriskt öppenhetsregister, även när det gäller unionens delegationer, om detta är juridiskt möjligt.

29.

Europaparlamentet noterar den årliga utgiften på 160 miljoner euro som har öronmärkts för unionens delegationsnät, vilket utgör en ökning på mer än 50 % jämfört med det föregående budgetåret. Parlamentet konstaterar att 80 % av delegationerna fortfarande är placerade i hyrda lokaler, och att hyrorna uppgick till 53,04 miljoner euro år 2015. Parlamentet välkomnar lånefaciliteten på 200 miljoner euro för en bättre förvaltning av fastighetspolitiken och en minskning av inköpskostnaderna för delegationerna. Parlamentet beklagar att utrikestjänsten endast äger ett fåtal delegationsbyggnader, trots lånefaciliteten och de allt högre utgifterna. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att lägga fram både delegationernas byggnadskontrakt för det innevarande året och en översikt av situationen när det gäller alla delegationsbyggnader i sin årliga verksamhetsrapport.

30.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att grundligt se över sin byggnadspolitik i överensstämmelse med de rekommendationer som revisionsrätten utfärdade i sin särskilda rapport nr 07/2016, särskilt att

31.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att ytterligare förbättra användningen av lokalerna, i synnerhet genom att prioritera hanteringen av de enskilda fall med outnyttjade eller onödigt stora byggnader och de dithörande extrakostnader som revisionsrätten uppmärksammade på (7,8 miljoner euro), men erkänner samtidigt problemen med fastighetsförvaltning i ofta komplexa miljöer.

32.

Europaparlamentet betonar att utrikestjänsten och medlemsstaterna har ett gemensamt intresse av att beakta utnyttjandet av byggnaderna och ytterligare utveckla det lokala samarbetet när det gäller förvaltningen av fastigheter, med särskilt och konstant fokus på bästa valuta för pengarna, säkerhetsfrågor och unionens image.

33.

Europaparlamentet välkomnar ökningen av antalet projekt för att samlokalisera unionens och medlemsstaternas delegationer genom undertecknandet av sex samförståndsavtal om samlokalisering 2015, vilket innebär att det totala antalet samlokaliseringsprojekt uppgick till 86 i slutet av 2015. Parlamentet uppmanar utrikestjänsten att ytterligare finna möjligheter att utöka denna goda praxis. Parlamentet anser att denna politik bör inkludera innovativa strategier vars syfte är att fastställa både en samordnad strategi för samlokalisering med de medlemsstater som är angelägna att samlokalisera och lämpliga kostnadsbesparingsarrangemang relaterade till fastigheter och logistik. Parlamentet konstaterar att samlokaliseringsarrangemang också berör andra enheter, som bidrar till förvaltningen av utrikespolitiken, t.ex. Europeiska investeringsbanken, Echos avdelningar, den gemensamma säkerhets- och försvarspolitikens uppdrag och EU:s särskilda representanter.

34.

Europaparlamentet beklagar den otillräckliga registreringen och bristerna i informationssystemet för förvaltningen av delegationernas kontorsfastigheter och residens. Parlamentet efterlyser en regelbunden granskning av fullständigheten och tillförlitligheten av de uppgifter som registrerats av unionens delegationer, för att fördjupa den överordnade planeringen av lokaler, platser och kostnader.

35.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att förbättra sin förvaltningskontroll och sina övervakningsverktyg med avseende på alla kostnader som genereras inom fastighetspolitiken, i syfte att säkra en korrekt översikt över och uppföljning av samtliga utgifter på detta område. Parlamentet anser att man bör fokusera på övervakningen av de tak som fastställts i fastighetspolitiken för att minska delegationskontorens totala årliga hyreskostnader och dithörande fasta utgifter och säkerställa att tillräckliga bidrag betalas av samlokaliserade enheter, att löpande kostnader relaterade till samlokaliseringssituationer täcks och att kostnaderna är korrekta i förhållande till de lokala marknadsförhållandena.

36.

Europaparlamentet anser att rättslig och teknisk expertis i fastighetsförvaltning snabbt bör utvecklas, samtidigt som eventuella kostnadseffektiva lösningar beaktas, såsom att anlita extern expertis (t.ex. lokala mäklare) med uppgift att kartlägga marknaden eller eventuellt förhandla med hyresvärden.

37.

Europaparlamentet ber utrikestjänsten att lämna en årlig lista över inspektioner som utförs vid delegationerna.

38.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att ge delegationsinspektionen i uppdrag att kontrollera de senaste fem avtalen om hyra eller köp av EU-ambassadörernas residens, däribland i Tirana, Albanien, och att avlägga rapport till parlamentet.

39.

Europaparlamentet stöder genomförandet av en medel- till långsiktig strategi för att kartlägga alla möjligheter på detta område, från investeringsprioriteringar eller förvärvsmöjligheter och förnyande av hyresavtal till möjligheten att dela lokaler med medlemsstater, varvid hänsyn också bör tas till personalprognoser samt policyplanering och policyutveckling.

40.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att i högre grad använda miljölednings- och miljörevisionsordningen (EMAS) och principen om miljöanpassad offentlig upphandling i sin fastighetspolitik, men har förståelse för att de 139 delegationernas lokala förhållanden kräver en viss grad av flexibilitet.

41.

Europaparlamentet anser att säkerheten för utrikestjänsten och dess delegationer ytterligare måste förstärkas, och uppmanar utrikestjänsten att prioritera säkerheten när man väljer byggnader och placeringar för sina delegationer. Parlamentet anser att byggnadernas säkerhet bör vara en integrerad del av fastighetspolitiken, och att utrikestjänstens evakueringsplan och evakueringsbeslut, när dessa behövs, bör samordnas med representationerna för de berörda medlemsstaterna.

42.

Europaparlamentet gläder sig över att utrikestjänsten planerar ett projekt med en gemensam vision och gemensamma åtgärder, i syfte att uppnå ett starkare Europa som bidrar till fred och säkerhet i regionen och i hela världen.

43.

Europaparlamentet uppmanar utrikestjänsten att förbättra sin kommunikationspolitik med avseende på unionens medborgare.