14.9.2016   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 246/240

—

med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska miljöbyrån för budgetåret 2014,

—

med beaktande av artikel 94 och bilaga V i arbetsordningen,

—

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet och yttrandet från utskottet för miljö, folkhälsa och livsmedelssäkerhet (A8-0100/2016), och av följande skäl:

A.

Enligt årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån (nedan kallad byrån) för budgetåret 2014 uppgick den slutliga budgeten till 52 573 071 EUR, vilket utgör en ökning med 6,70 % jämfört med 2013. En andel på 76,81 % av byråns budget kommer från unionens budget. Ökningen avser främst driftsutgifter för strategiska åtgärder.

B.

Revisionsrätten har i sin rapport om årsredovisningen för Europeiska miljöbyrån för budgetåret 2014 (revisionsrättens rapport) förklarat att man har uppnått en rimlig säkerhet om att byråns räkenskaper för budgetåret 2014 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

1.

Europaparlamentet noterar från revisionsrättens rapport att byrån under 2014 inlett ett anbudsförfarande för att upphandla konsulttjänster avseende IT och GIS (geografiskt informationssystem) inför införandet av komponenten för tillgång till referensdata (Reference Data Access, RDA) och som stöd till byrån i andra aktiviteter som gäller Copernicus. Parlamentet noterar även i revisionsrättens rapport att en viktig aspekt i upphandlingen som kallas ”kända brister” (known shortcomings) inte specificerades någonstans i de tekniska anbudsspecifikationerna. Enligt byråns svar beskrevs dock de ”kända bristerna” i avsnitt 6.3.2 i anbudsspecifikationerna.

2.

Europaparlamentet noterar att insatser för uppföljning av budgeten under budgetåret 2014 resulterade i ett genomförande av budgeten på 99,19 %, och att genomförandegraden av betalningsbemyndiganden var 87,19 %.

3.

Europaparlamentet konstaterar att revisionsrätten i sin årsrevision inte funnit några betydande problem när det gäller nivån på åtagandebemyndiganden som 2014 överförts till efterföljande budgetår. Parlamentet noterar att även om överföringarna från budgetåret 2014 till 2015 var högre än föregående år avsåg 69,36 % av den överförda summan den slutliga betalningen av 2014 års bidrag till Europeiska ämnescentrum som enligt avtal betalades efter att den fjärde kvartalsvisa framstegsrapporten presenterades 2015.

4.

Europaparlamentet noterar att totalt 24 överföringar genomfördes under 2014. Parlamentet noterar att överföringarna var under gränsen på 10 % av anslagen för det år som anges på den post från vilken överföringen görs och de totalt uppgick till 268 128 EUR (0,64 % av de totala anslagen). Parlamentet noterar även att 40 % av alla överföringar avsåg differentierade anslag, och de ingår därmed inte i 10-procentsberäkningen.

5.

Europaparlamentet noterar att byrån minskat personalstyrkan i enlighet med principerna i det interinstitutionella avtalet om budgetdisciplin (1) och att detta lett till tre tillfälliga anställningar mindre för 2014. Parlamentet förstår att det blir allt svårare att förändra organisationsstrukturen för att hitta övertalig personal utan det har negativ inverkan på byråns möjligheter att utföra huvuddelarna i sitt fleråriga arbetsprogram, särskilt när det gäller den förväntade personalminskningen som går utöver gränserna i det interinstitutionella avtalet. Parlamentet noterar även att i den senaste externa granskningen av byrån befanns dess administrativa kostnader vara lägre än för liknande byråer.

6.

Europaparlamentet uppmanar byrån att strikt tillämpa de åtgärder som rör skönsmässiga befogenheter och uteslutning i offentliga upphandlingar, och att i varje enskilt fall göra ordentliga bakgrundskontroller och tillämpa uteslutningskriterier för att utestänga företag om det föreligger någon intressekonflikt, något som är ytterst viktigt för att skydda unionens ekonomiska intressen.

7.

Europaparlamentet noterar att byråns strategi mot bedrägeri antogs av styrelsen i november 2014, i syfte att säkerställa korrekt hantering av intressekonflikter och att ta fram rutiner för bedrägeribekämpning, i synnerhet för förebyggande arbete, upptäckt, ökad medvetenhet och närmare samarbete med Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). I enlighet med Olafs metoder och riktlinjer för bedrägeribekämpningsstrategier för EU:s decentraliserade byråer har byrån låtit genomföra en bedrägeririskbedömning av sin verksamhet, där man utgått från sannolikheten för att utsättas för bedrägeri och vilka konsekvenser det i så fall skulle kunna få.

8.

Europaparlamentet begär att byrån genomför artikel 16 i tjänsteföreskrifterna genom att årligen offentliggöra uppgifter om vilka höga tjänstemän som har lämnat tjänsten och en förteckning över intressekonflikter.

9.

Europaparlamentet uppmanar vidare byrån att förbättra medvetenheten bland sin personal om policyn avseende intressekonflikter, parallellt med den pågående upplysningsverksamheten och det faktum att man tagit med integritet och transparens som obligatoriska frågor som måste diskuteras under rekryteringsförfaranden och resultatöversyner.

10.

Europaparlamentet kräver att de unionsinstitutioner och byråer som har infört uppförandekoder, däribland parlamentet, stärker sina genomförandeåtgärder, som t.ex. kontroller av förklaringar om ekonomiska intressen.

11.

Europaparlamentet efterlyser en övergripande förbättring av arbetet med att förebygga och bekämpa korruption. För att åstadkomma detta bör man anta ett helhetsgrepp och börja med att förbättra allmänhetens tillgång till handlingar och införa mer strikta bestämmelser vad gäller intressekonflikter, upprätta eller förbättra transparensregister och tillhandahålla tillräckliga resurser för brottsbekämpande åtgärder, samtidigt som även samarbetet mellan medlemsstaterna och med relevanta tredjeländer förbättras.

12.

Europaparlamentet noterar att byrån har publicerat ledningens intresseförklaringar på sin webbplats utöver de meritförteckningar som redan fanns publicerade. Parlamentet noterar även att byråns styrelse har lagt ut meritförteckningar för de styrelseledamöter som samtyckt till det.

13.

Europaparlamentet noterar i revisionsrättens rapport att byrån har börjat tillämpa en ny politik för förhands- och efterhandskontroller av bidrag. Vid revisionsrättens revision hade dock inga kontrollrutiner ännu dokumenterats. Av byråns svar förstår parlamentet att när byrån började tillämpa den nya kontrollpolitiken i maj 2014 prioriterade man att ta fram riktlinjer för stödmottagarna om hur kostnadsredovisningar ska göras. Riktlinjer för kontrollrutinerna har sedan dess tagits fram och delgetts de resursansvariga som gör förhandskontrollerna av bidrag, och dessa riktlinjer börjar gälla från och med budgetåret 2016.

14.

Europaparlamentet noterar i revisionsrättens rapport att man funnit brister i byråns förhands- och efterhandkontroller. I ett fall hade begärda dokument inte lämnats in till byrån, och i ett annat ingick icke stödberättigande utgifter, men hela det begärda beloppet hade ändå godkänts. Från byråns svar framgår att byrån tagit fasta på revisionsrättens iakttagelser och begärt återbetalning från den berörda stödmottagaren i det andra fallet. Parlamentet noterar att byrån i fortsättningen noggrant ska dokumentera de fall då kontroller åsidosätts eller fastställda strategier och förfaranden inte följs.

15.

Europaparlamentet noterar med oro från revisionsrättens rapport att trots att förhands- och efterhandskontroller är uppdrag som är oförenliga så var internrevisorn inblandad i båda. Från byråns svar framgår att det ska tas fram en formell strategi för efterhandskontroll som ska säkerställa överensstämmelse med arbetet inom byråns internrevisionsfunktion. Parlamentet konstaterar att internrevisorn enbart ska utföra efterhandskontroller, som ska omfatta kontroller på plats och även kontroll av hur effektivt byråns förfarande för förhandskontroller är. Parlamentet förväntar sig att byrån ska rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om framsteg som görs med vidtagna åtgärder avseende policyn för förhands- och efterhandskontroller.

16.

Europaparlamentet noterar att kommissionens tjänst för internrevision genomfört en revision av data- och informationshanteringen, där även IT ingår, som inleddes 2014 och avslutades 2015. Parlamentet ser fram emot att få se resultaten från revisionen som ska presenteras i byråns årsrapport för 2015.

17.

Europaparlamentet noterar att ändringarna i byråns budgetförordning lett till att en ny internrevisionsstadga formulerats och godkänts av byråns styrelse. Internrevisionsfunktionens rapporter ska nu gå till styrelsen, och styrelsen ska även godkänna den årliga arbetsplanen och följa upp att rekommendationerna från internrevisionsfunktionen följs.

18.

Europaparlamentet noterar att byrån har anlitat en molnleverantör för it-säkerhetskopieringstjänster, inbegripet e-posttjänster, genom ett interinstitutionellt kontrakt som tillhandahållits av kommissionen. I kontraktsvillkoren framgår inte tillräckligt tydligt på vilken fysisk plats byråns data ska förvaras, vilket innebär att det finns risk för att Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier, som byrån måste upprätthålla, inte kan garanteras och att tjänsteleverantören inte fullt ut respekterar rätten till skydd för privatlivet enligt artikel 7 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna. Parlamentet förstår av byråns svar att byrån har fått förtydliganden och garantier från tjänsteleverantören och att byrån därefter anser att de identifierade riskerna nu är åtgärdade och hanterade på lämpligt sätt genom de överenskomna avtalsbestämmelserna. Byrån ska emellertid regelbundet kontrollera hur avtalet efterlevs och i samband med det ompröva riskerna och vidta lämpliga och korrigerande åtgärder om så blir nödvändigt.

19.

När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 28 april 2016 (2) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.