14.9.2016   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 246/152

—

med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget för budgetåret 2014, avsnitt VII – Regionkommittén,

—

med beaktande av artikel 94 och bilaga V i arbetsordningen,

—

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A8-0132/2016).

1.

Europaparlamentet noterar att revisionsrätten i sin årsrapport för 2014 konstaterade att inga allvarliga brister upptäcktes på de områden som granskats när det gäller personal och upphandling för Regionkommittén.

2.

Europaparlamentet konstaterar att revisionsrätten på grundval av sitt revisionsarbete drar slutsatsen att betalningarna som helhet under det budgetår som slutade den 31 december 2014 avseende administrativa och andra utgifter för institutionerna och organen inte innehöll några väsentliga fel.

3.

Europaparlamentet noterar att Regionkommittén för 2014 hade en godkänd budget på 87 600 000 EUR (87 373 000 EUR för 2013), varav 86 300 000 EUR var åtagandebemyndiganden, med en utnyttjandegrad på 98,5 %. Parlamentet välkomnar ökningen av utnyttjandegraden under 2014.

4.

Europaparlamentet noterar att mål 4 för direktoratet för administration och ekonomi, dvs. att säkerställa effektiva interna kontrollrutiner och övervaka genomförandet av budgetbestämmelserna, inte hade uppfyllts för två av tre effektindikatorer: antalet korrigeringar av rättsliga och budgetmässiga åtaganden eller betalningar sjönk under målet på 4 %, medan antalet finansiella undantag ökade med 6 % under 2014 i stället för att minska med 3 %.

5.

Europaparlamentet är bekymrat över ökningen av antalet rapporterade undantag, dvs. 87 finansiella undantag och tre administrativa undantag. Parlamentet betonar att de tre administrativa undantagen gällde bristande efterlevnad av interna förfaranden. Parlamentet noterar att fyra undantag gjordes 2014 (jämfört med ett under 2013) avseende upphandlingsregler eller kontraktförvaltning, och att de flesta rapporterade undantag (58 av 81) gäller avsaknad av eller otillräckliga rättsliga åtaganden. Parlamentet begär detaljerad information om hur dessa undantag uppstått och om de berörda beloppen. Parlamentet kräver en fullständig rapport senast i slutet av juni 2016 om de korrigerande åtgärder som har vidtagits för att förebygga liknande situationer.

6.

Europaparlamentet noterar de 13 överföringar mellan budgetposter som gjordes under budgetåret 2014. Parlamentet anser att de överföringar som avser de politiska gruppernas kommunikationsbudget och publicering i Europeiska unionens officiella tidning kunde ha förutsetts i den budget som ursprungligen godkändes.

7.

Europaparlamentet betonar att Regionkommitténs budget är en rent administrativ budget, där en stor del av anslagen går till kostnader för personal som arbetar inom institutionen och resten till fastigheter, inventarier, utrustning och diverse driftsutgifter.

8.

Europaparlamentet konstaterar emellertid att totalt 8 277 556 EUR användes 2014 enbart för resekostnader och traktamenten för res- och sammanträdesdagar för Regionkommitténs ledamöter och suppleanter plus 409 100 EUR för tjänsteresor och resekostnader för personal. Parlamentet anser att antalet tjänsteresor är extremt högt (787), liksom ledamöternas resekostnader och traktamenten för res- och sammanträdesdagar. Parlamentet anser att de tjänsteresor som ledamöterna utför klart och tydligt bör beskrivas i den årliga verksamhetsrapporten, tillsammans med detaljerade uppgifter om utgifterna och en kostnads- och nyttoanalys. Parlamentet betonar att hänvisningen till ledamöternas tjänsteresor är vag och otydlig och att den inte anger tydliga belopp. Parlamentet uppmanar bestämt Regionkommittén att alltid inbegripa uppgifter om ledamöternas tjänsteresor i sin årliga verksamhetsrapport.

9.

Europaparlamentet anser att det totala belopp på 9 594 089 EUR som Regionkommittén betalade 2014 i hyreskostnader (externa uthyrare) är alldeles för högt. Parlamentet påpekar att även efter det att man dragit av Europeiska Ekonomiska och Sociala kommitténs (EESK) andel på 1 181 382 EUR, förblir det nettobelopp som betalats av Regionkommittén högre än dessa hyresbetalningars bokföringsmässiga andel, och att skillnaden registrerats som kostnader för fastigheter (852 464 EUR). Parlamentet betonar att den största delen av Regionskommitténs skulder är ett resultat av transaktioner som genererats av de hyrda byggnaderna (95,6 % år 2014), och att den finansiella skulden orsakad av hyror i slutet av 2014 uppgick till 65 051 695 EUR. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att tillsammans med parlamentet och kommissionen ta fram lösningar för att minska kostnaderna, t.ex. i högre grad gemensamt utnyttja byggnader och sammanträdesrum och konferenslokaler.

10.

Europaparlamentet kräver att Regionkommitténs fastighetspolitik ska inbegripas i den årliga verksamhetsrapporten, särskilt med tanke på hur viktigt det är att kostnaderna för en sådan politik rationaliseras på lämpligt sätt och att de inte är överdrivet höga.

11.

Europaparlamentet noterar besparingarna i tolkningskostnaderna. Parlamentet beklagar att Regionkommitténs årliga verksamhetsrapport inte omfattar detaljerade uppgifter om användning och avbokning av tolktjänster. Parlamentet begär att dessa uppgifter inkluderas i Regionskommitténs årliga verksamhetsrapport för 2015.

12.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att Regionkommittén inkluderade information om oanvända tolkningstjänster i den årliga verksamhetsrapporten för 2013. Parlamentet anser att det är positivt att andelen outnyttjade tolkningstjänster har minskat från 3,23 % år 2012 till 2,51 % år 2013, och tror att denna andel ytterligare kan minskas. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att bättre planera sina sammanträden.

13.

Europaparlamentet noterar att Regionkommittén i högre grad använde sig av videokonferenser. Parlamentet beklagar dock förseningen när det gäller införandet av bärbar utrustning för videokonferenser, och begär att hållas underrättat om utvecklingen i detta avseende i Regionkommitténs årliga verksamhetsrapport för 2015. Parlamentet noterar att videokonferenser enligt Regionkommittén har använts i möten där det inte behövdes någon tolkning. Parlamentet uppmuntrar Regionkommittén att effektivt utnyttja språkundervisningen för att säkerställa att det behövs mindre tolkning och därmed göra Regionkommitténs arbete mer produktivt och effektivt. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att förse den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten med en uppdatering om denna fråga senast i slutet av juni 2016.

14.

Europaparlamentet vill att man i stor omfattning använder sig av videokonferenser och annan liknande utrustning för att avsevärt minska kostnaderna. Parlamentet förstår inte hur ett så stort antal tjänsteresor till Grekland eller Italien (77 respektive 125) kan ge ett mervärde för medborgarna i dessa länder eller i unionen.

15.

Europaparlamentet välkomnar antagandet 2014 av stadgan för flernivåstyre i Europa, som lanserades med ett åtagande om att utveckla nya former för dialog och partnerskap mellan alla offentliga myndigheter inom unionen för att optimera den offentliga politiken och de offentliga utgifterna och förbättra genomförandet av politiken. Parlamentet begär att få information om projektstrategin i detta avseende och det resultat som uppnås.

16.

Europaparlamentet noterar att samarbetsavtalet mellan parlamentet, Regionskommittén och EESK undertecknades den 5 februari 2014 med målet att utveckla ett politiskt samarbete. Parlamentet noterar att man också enades om en bilaga om administrativt samarbete.

17.

Europaparlamentet anser att det fortfarande finns utrymme för förbättringar av samarbetet mellan parlamentet och Regionkommittén på grundval av samarbetsavtalet, i synnerhet på den politiska sidan. Parlamentet uppmanar de båda institutionerna att undersöka om nya synergier som förbättrar produktiviteten inom de områden som omfattas av samarbetsavtalet kan uppnås, och begär att hållas underrättat om utvecklingen i detta avseende. Parlamentet kräver att det fastställs specifika och detaljerade bestämmelser om hur de tjänster som delas av parlamentet, Regionkommittén och EESK ska fungera.

18.

Europaparlamentet begär att en undersökning genomförs bland Regionkommitténs medlemmar för att utvärdera deras tillfredsställelse med de tjänster som Europaparlamentets utredningstjänst (EPRS) tillhandahåller. Parlamentet vill även i fortsättningen få information om hur samarbetsavtalet utvecklas.

19.

Europaparlamentet kräver att en detaljerad analys för varje institution av de budgetbesparingar och ökade budgetkostnader som följer av samarbetsavtalet inkluderas i översynen efter halva tiden av avtalet.

20.

Europaparlamentet noterar att Regionkommittén och EESK, inom ramen för samarbetsavtalet, hade ett positivt budgetläge under 2014. Parlamentet konstaterar bekymrat att man inom ramen för detta avtal har överfört 24 tjänstemän från Regionkommittén och 36 från EESK, som alla kom från översättningsenheterna och som i de flesta fall var mycket nära pensionsålder, vilket innebär betydliga budgetbesparingar på personalområdet för de båda institutionerna (löner och pensioner), men en avsevärd ökning i parlamentets utgifter både på kort sikt (löner) och på lång sikt (pensioner).

21.

Europaparlamentet noterar det faktum att det administrativa bilaterala samarbetsavtalet mellan Regionkommittén och EESK undertecknades 2015. Parlamentet kräver att det hålls underrättat om detta bilaterala samarbete i samband med halvtidsöversynen.

22.

Europaparlamentet noterar samarbetet mellan Regionkommittén och parlamentets budgetkontrollutskott, framför allt när det gäller ansvarsfrihetsförfarandet.

23.

Europaparlamentet beklagar att mål 2 för direktoratet för översättning, dvs. att förbättra arbetsmetoderna och optimera förvaltningen av personalresurser och ekonomiska resurser, inte uppfylldes. Parlamentet är bekymrat över den låga genomförandegraden av budgetpost 1420 (externalisering av översättning och översättningsverktyg). Parlamentet noterar i synnerhet att genomförandet av budgeten för flera av de poster som gäller översättning låg kraftigt under genomsnittet från föregående år.

24.

Europaparlamentet uppskattar de resultat som uppnåtts av den interinstitutionella kommittén för översättning och tolkning i arbetet med att införa en enhetlig metod, som möjliggör direkta jämförelser av översättningskostnaderna för samtliga institutioner. Parlamentet gläder sig över att Regionkommittén lämnar uppgifter i överensstämmelse med denna metod.

25.

Europaparlamentet noterar den fortsatta bristen på kvinnor på höga befattningar inom Regionkommittén. Parlamentet efterlyser inrättandet av en jämställdhetsplan med särskild inriktning på ledande befattningar, så att denna obalans kan åtgärdas så snart som möjligt.

26.

Europaparlamentet beklagar att mindre än 35 % av de ledande befattningarna innehas av kvinnor, trots att mer än 60 % av personalen består av kvinnor. Parlamentet betonar därför att andelen kvinnor bland de högsta cheferna endast uppgår till 28 %. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att rätta till denna obalans när det gäller kvinnor.

27.

Europaparlamentet betonar att revisionskommittén granskade Regionkommitténs aktuella upphandlingsmetoder och utfärdade rekommendationer avseende en förbättring av betalningsgången, tillsammans med 15 åtgärder för att förstärka kontrollsystemen. Parlamentet begär att få detaljerad information om kvalitetskontrollgruppen för upphandlingar och det resultat den uppnått, samt en beskrivning och en uppföljning av rekommendationerna från revisionskommittén i detta hänseende senast i slutet av juni 2016.

28.

Europaparlamentet beklagar att antalet undantag från upphandlingsreglerna eller kontraktförvaltningen ökade från 1 undantag 2013 till 4 år 2014. Parlamentet noterar att ett sådant undantag berodde på ett fel i ett gemensamt förfarande mellan Regionkommittén och parlamentet med avseende på it-tjänsternas kontinuitet. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att den här typen av situation inte uppstår igen. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att utan dröjsmål åtgärda det aktuella problemet med alla rapporterade undantag till följd av bristande efterlevnad av bestämmelserna i budgetförordningen eller i den interna arbetsordningen. Parlamentet noterar dock att antalet undantag endast utgör 0,4 % av de berörda transaktionerna.

29.

Europaparlamentet noterar att revisionskommittén, som inrättades 2013, höll två sammanträden 2014. Parlamentet är bekymrat över slutsatserna av uppföljningen av granskningen av it-projektens resultat. Parlamentet anser att it-projektens och it-tillämpningarnas resultat är en tydligt bekräftad svaghet, som man gjort mycket lite om något alls för att åtgärda. Parlamentet beklagar djupt att endast en av revisionskommitténs 15 rekommendationer avslutades. Parlamentet begär att få en konsekvensanalys av dessa it-projekt och deras mervärde för unionsmedborgarna före slutet av juni 2016.

30.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att 16 av 18 rekommendationer från revisorerna om effektiviteten när det gäller den externa skriftliga kommunikationen avslutades och att risken för bristande effektivitet och ändamålsenlighet på grund av de kvarstående rekommendationerna, enligt den andra uppföljningsrapporten, betraktades som låg.

31.

Europaparlamentet noterar generalsekreteraens godkännande 2015 av revisionen av lämpligheten med systemet för definition av lagstadgade rättigheter, och kräver kompletterande information om de 19 rekommendationerna för revision av förfarandena för vidaredelegering, förbättring av riskanalyserna i samband med kontrollerna av resultat, definition eller revision av förfaranden och checklistor, tillämpning av utbildningspolitiken, offentliggörande av beslut om utnämningar, överföringar och status. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att senast i slutet av juni 2016 lägga fram en handlingsplan som utarbetats av den granskade enheten och som bör omfatta frister för genomförandet av korrigerande åtgärder.

32.

Europaparlamentet gläder sig över att Regionkommittén antagit ett beslut om bestämmelser för rapportering av missförhållanden (1), vilket trädde i kraft den 1 januari 2016. Parlamentet anser emellertid att det tog alltför lång tid att anta dessa bestämmelser. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att offentliggöra dem och att i sin årliga verksamhetsrapport informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om hur genomförandet av dem framskrider. Parlamentet välkomnar dock det nära samarbetet mellan Regionkommittén och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén i förbindelse med utarbetandet av deras interna bestämmelser om rapportering av missförhållanden, eftersom de delar på vissa enheter och en del av personalen. Parlamentet gläder sig också över att bestämmelserna verkställs med retroaktiv verkan.

33.

Europaparlamentet anser att det är oacceptabelt att Regionkommittén har behandlat samma fall av rapportering av missförhållanden sedan 2003 och att Regionkommittén, trots de domar som utfärdades av Europeiska unionens personaldomstol 2013 (2) och 2014 (3), och parlamentets resolution om ansvarsfrihet av den 29 april 2015 (4), fortfarande inte har rättat sig efter dessa domar och erkänt målsägandens talan som legitim eller definitivt avslutat ärendet. Parlamentet uppmanar bestämt Regionkommittén att vidta alla åtgärder som krävs för att åtgärda denna situation utan ytterligare dröjsmål, och att offentligt erkänna att uppgiftslämnarens iakttagelser var riktiga, vilket har bekräftats av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och andra unionsorgan. Parlamentet uppmanar Regionkommittén att informera parlamentet om detta fall av rapportering av missförhållanden senast i slutet av juni 2016.

34.

Europaparlamentet konstaterar att det enligt Regionkommittén inte förekom något fall av intressekonflikter under budgetåret 2014. Parlamentet uppmanar bestämt Regionkommittén att offentliggöra meritförteckningarna och intresseförklaringarna för samtliga ledamöter och den högsta ledningen, och att anta en intern politik och tydliga regler om förebyggande och hantering av intressekonflikter och ”svängdörrssituationer”, i enlighet med de riktlinjer som kommissionen har offentliggjort. Parlamentet förväntar sig att Regionkommittén överlämnar dessa meritförteckningar, förklaringar om intressekonflikter och regler till parlamentet senast i slutet av juni 2016.

35.

Europaparlamentet noterar Regionkommitténs insatser för att stärka sin informations- och kommunikationspolitik och det resultat som uppnåtts. Parlamentet uppmuntrar Regionkommittén att stärka det institutionella samarbetet för att förbättra kommunikationerna och synligheten samt utöka institutionernas ledamöters närvaro på nationell nivå. Parlamentet välkomnar i detta avseende alla nya insatser från Regionkommitténs sida för att förbättra informationsflödet och därmed transparensen.

36.

Europaparlamentet betonar att de risker som identifierats i samband med den revision och de riskanalyser som har utförts, i synnerhet i fråga om finansiell förvaltning och operativa och organisatoriska frågor, måste behandlas utan dröjsmål. Parlamentet kräver en detaljerad presentation av de mildrande åtgärder som Regionkommittén föreslår och en klar tidsplan för genomförandet av dem, senast i slutet av juni 2016.

37.

Europaparlamentet uppmanar Regionkommittén att underrätta parlamentet om de åtgärder som har vidtagits för att främja unionsmedborgarnas deltagande, t.ex. i situationer där ömsesidiga utbyten har ägt rum med medborgarna och där medborgarna har deltagit, och situationer där direkt resultat – mätbart, fokuserat och med synlig verkan – har uppnåtts genom detta deltagande.