(1)

Kommissionen genomför administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningar i enlighet med artikel 86 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen (1), bilaga IX till tjänsteföreskrifterna samt kommissionens beslut C(2004) 1588 (2). Dessa uppgifter åligger huvudsakligen kommissionens utrednings- och disciplinbyrå, som är ett direktorat underställt generaldirektoratet för personal och säkerhet. Disciplinära förfaranden kan även omfatta utredningar som utförs av kommissionens disciplinnämnd i enlighet med artikel 17 i bilaga IX till tjänsteföreskrifterna.

(2)

Inom ramen för denna verksamhet samlar kommissionens berörda avdelningar in och behandlar information. Informationen omfattar även personuppgifter, i synnerhet uppgifter om identitet, kontakter och beteende. Kommissionens berörda avdelningar överlämnar personuppgifter till andra avdelningar inom kommissionen enligt principen om behovsenlig behörighet.

(3)

Personuppgifterna lagras i en säker fysisk och elektronisk miljö för att förhindra olaglig åtkomst eller överföring av uppgifter till personer som inte har behov av att ta del av dem. När behandlingen avslutats sparas uppgifterna i enlighet med kommissionens tillämpliga bestämmelser (3).

(4)

När kommissionen utför sina uppgifter är den skyldig att respektera fysiska personers rättigheter i samband med behandling av personuppgifter enligt artikel 8.1 i stadgan om de grundläggande rättigheterna och artikel 16.1 i fördraget, liksom de rättigheter som fastställs i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 (4), vilken ersätter Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (5). Samtidigt måste kommissionen följa strikta regler om sekretess och tystnadsplikt och säkerställa respekten för de berörda personernas och vittnenas processuella rättigheter, i synnerhet tillämpning av oskuldspresumtion på den berörda personen.

(5)

Under vissa omständigheter är det nödvändigt att väga de registrerades rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 mot behovet av effektiva administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningar samt respekten för andra registrerades grundläggande fri- och rättigheter. I enlighet med artikel 25.1 c, g och h i förordning (EU) 2018/1725 får kommissionen därför föreskriva begränsningar i tillämpningen av artiklarna 14–17, 19, 20 och 35, samt av öppenhetsprincipen som fastställs i artikel 4.1 a med avseende på de rättigheter och skyldigheter som fastställs i artiklarna 14–17, 19, 20 och 35 i förordningen.

(6)

Begränsningarna kan i synnerhet gälla utlämning av information om behandling av personuppgifter till den berörda personen i början av en administrativ utredning. Om sådan information lämnas ut kan det påverka kommissionens möjligheter att utföra den administrativa utredningen, till exempel därför att den berörda personen får möjlighet att förstöra bevis innan de hunnit granskas av kommissionen eller att ingripa mot potentiella vittnen innan de hörts. Att bevilja åtkomst till personuppgifter under den fas den berörda personen inte har åtkomst till filerna, till exempel vid den inledande bedömningen eller under den administrativa utredningen, kan också röja upplysningar som kan påverka genomförandet av den administrativa utredningen negativt. I båda fallen kan det vara nödvändigt att begränsa den berörda personens rättigheter för att slå vakt om tillsyns-, inspektions- eller regleringsfunktioner i samband med utövande av offentlig makt som berör ett viktigt mål av allmänt intresse för unionen, nämligen se till att kommissionens personal fullgör sina förpliktelser enligt tjänsteföreskrifterna och uppvisar ett etiskt beteende.

(7)

Det kan också vara nödvändigt att begränsa den berörda personens åtkomst till personuppgifter om detta skulle kunna röja information om ett vittne eller en visselblåsare som bett att få förbli anonym. I sådana fall får kommissionen besluta att begränsa åtkomsten till uttalanden om den berörda personen för att skydda vittnets eller visselblåsarens fri- och rättigheter.

(8)

För att säkerställa sekretessen och effektiviteten hos administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden, med samtidig hänsyn till de skyddsnormer för personuppgifter som fastställs i förordning (EU) 2018/1725, bör interna bestämmelser antas som ger kommissionen rätt att begränsa registrerades rättigheter i enlighet med artikel 25.1 c, g och h i förordning (EU) 2018/1725.

(9)

De interna bestämmelserna bör tillämpas på all behandling kommissionen utför inom ramen för sin verksamhet, däribland behandling som utförs innan en administrativ utredning utförs och när kommissionen lämnar bistånd och samarbete till nationella myndigheter och internationella organisationer utanför sin verksamhet.

(10)

För att uppfylla kraven i artiklarna 14, 15 och 16 i förordning (EU) 2018/1725 bör kommissionen informera alla enskilda personer om verksamhet som innebär behandling av personuppgifter och om deras rättigheter, på ett tydligt och konsekvent sätt med hjälp av dataskyddsmeddelanden som offentliggörs på kommissionens webbplats. Kommissionen bör vidare i lämplig form enskilt informera registrerade som berörs av administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden.

(11)

För att upprätthålla ett effektivt samarbete kan det vidare vara nödvändigt för kommissionen att begränsa de registrerades rättigheter för att skydda behandlingen av uppgifter vid unionens övriga institutioner, organ och byråer eller vid myndigheter i medlemsstaterna och tredjeland eller internationella organisationer. Kommissionen bör därför samråda med dessa institutioner, organ, byråer, myndigheter och internationella organisationer om vilka skäl som ska anses vara relevanta för att införa begränsningar och om behovet av begränsningen och dess proportionalitet, om inte detta äventyrar kommissionens verksamhet.

(12)

Kommissionen kan också behöva begränsa tillhandahållandet av information till registrerade och tillämpningen av deras övriga rättigheter när personuppgifter mottas från tredjeland eller internationella organisationer, för att fullgöra sin skyldighet att samarbeta med dessa länder eller organisationer och därigenom trygga viktiga mål av allmänt intresse för unionen. I vissa fall kan dock den registrerades intresse eller grundläggande rättigheter väga tyngre än intresset av internationellt samarbete.

(13)

Kommissionen bör hantera alla begränsningar på ett öppet sätt och registrera varje tillämpning av begränsningar i motsvarande register.

(14)

I enlighet med artikel 25.8 i förordning (EU) 2018/1725 får utlämnande av information om skälen till begränsningarna skjutas upp, information utelämnas eller utlämnande vägras av personuppgiftsansvariga, om informationen skulle kunna äventyra syftet med begränsningen. Detta gäller i synnerhet begränsningar av de rättigheter som avses i artiklarna 16 och 35 i förordning (EU) 2018/1725.

(15)

Kommissionen bör regelbundet se över begränsningarna för att säkerställa att den registrerades rätt till information i enlighet med artiklarna 16 och 35 i förordning (EU) 2018/1725 begränsas endast i den mån som krävs för att kommissionen ska kunna genomföra administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängning.

(16)

Om den registrerades övriga rättigheter begränsas bör den personuppgiftsansvariga bedöma från fall till fall om information om begränsningen skulle äventyra dess syfte.

(17)

Kommissionens dataskyddsombud bör genomföra en oberoende översyn av tillämpningen av begränsningar för att säkerställa överensstämmelse med detta beslut.

(18)

Europeiska datatillsynsmannen avgav ett yttrande den 5 december 2018.