(1)

La Commissione effettua indagini amministrative, procedimenti predisciplinari e disciplinari e procedimenti di sospensione, in base all'articolo 86 dello statuto dei funzionari dell'Unione europea (1) e in conformità dell'allegato IX nonché della decisione C(2004) 1588 della Commissione (2). Questi compiti sono principalmente di competenza dell'Ufficio di indagine e disciplina della Commissione («IDOC»), che è una direzione che fa capo alla direzione generale Risorse umane e sicurezza. I procedimenti disciplinari possono comprendere anche indagini svolte dalla commissione di disciplina istituita presso la Commissione a norma dell'articolo 17 dell'allegato IX dello statuto dei funzionari.

(2)

Nell'ambito di queste attività, i servizi competenti della Commissione raccolgono e trattano le informazioni pertinenti. Tali informazioni comprendono i dati personali, in particolare i dati identificativi, le informazioni di contatto e i dati comportamentali. I servizi competenti della Commissione trasmettono i dati personali ad altri servizi della Commissione sulla base del principio della «necessità di sapere».

(3)

I dati personali sono conservati in un ambiente fisico ed elettronico sicuro, al fine di impedire l'accesso o il trasferimento illecito dei dati a persone che non hanno necessità di sapere. Al termine del trattamento, i dati sono conservati in conformità delle norme della Commissione applicabili (3).

(4)

Nello svolgimento dei suoi compiti, la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati di carattere personale riconosciuti dall'articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dall'articolo 16, paragrafo 1, del trattato, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (4), che ha sostituito il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5). Allo stesso tempo, la Commissione è tenuta a rispettare norme rigorose in materia di riservatezza e di segreto professionale e a garantire il rispetto dei diritti procedurali delle persone interessate e dei testimoni, in particolare la presunzione di innocenza della persona interessata.

(5)

In talune circostanze, è necessario conciliare i diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 con l'esigenza di efficacia delle indagini amministrative, dei procedimenti predisciplinari, disciplinari e dei procedimenti di sospensione, nonché con il pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli altri interessati. A tal fine, l'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h, del regolamento (UE) 2018/1725 offre alla Commissione la possibilità di limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35, nonché del principio di trasparenza sancito dall'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19, 20 e 35 di tale regolamento.

(6)

Ciò potrebbe verificarsi in particolare per quanto riguarda la comunicazione di informazioni sul trattamento dei dati personali alla persona interessata all'inizio di un'indagine amministrativa. La comunicazione di tali informazioni potrebbe compromettere la capacità della Commissione di svolgere l'indagine amministrativa, per esempio perché la persona interessata potrebbe distruggere elementi di prova prima che questi siano esaminati dalla Commissione o interferire con potenziali testimoni prima che questi vengano sentiti. Allo stesso modo, fornendo l'accesso ai dati personali durante le fasi del procedimento in cui la persona interessata non ha accesso al fascicolo, come per esempio durante la valutazione preliminare, si potrebbero rivelare informazioni che potrebbero compromettere lo svolgimento dell'indagine amministrativa. In entrambi i casi, potrebbe essere necessaria una limitazione dei diritti della persona interessata per salvaguardare la funzione di controllo, di ispezione o di regolamentazione connessa all'esercizio di pubblici poteri nel caso in cui sia in gioco un importante obiettivo di interesse pubblico generale dell'Unione, vale a dire garantire che il personale della Commissione rispetti i propri obblighi statutari e si comporti in maniera etica.

(7)

Inoltre, potrebbe essere necessario limitare il diritto di accesso ai dati personali della persona interessata se tale accesso rivela informazioni su un testimone o su un informatore che ha richiesto che la sua identità non venga divulgata, In tale caso, la Commissione può decidere di limitare l'accesso alla dichiarazione relativa alla persona interessata al fine di proteggere i diritti e le libertà di tale testimone o informatore.

(8)

Al fine di garantire la riservatezza e l'efficacia delle indagini amministrative, dei procedimenti predisciplinari e disciplinari e dei procedimenti di sospensione nel rispetto del livello di protezione dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725, occorre adottare norme interne in base alle quali la Commissione possa limitare i diritti degli interessati conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725.

(9)

Si dovrebbero applicare le norme interne a tutte le operazioni di trattamento effettuate dalla Commissione nello svolgimento dei suoi compiti, incluse le operazioni di trattamento effettuate prima dell'avvio di un'indagine amministrativa e nel quadro dell'assistenza e della cooperazione fornite dalla Commissione ad autorità nazionali e organizzazioni internazionali al di fuori delle sue attività.

(10)

Al fine di ottemperare agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione dovrebbe informare, in modo trasparente e coerente, tutte le persone interessate in merito alle proprie attività che comportano il trattamento dei loro dati personali e ai loro diritti mediante informative sulla protezione dei dati pubblicate sul proprio sito web. Inoltre la Commissione dovrebbe informare individualmente, secondo modalità adeguate, gli interessati coinvolti in un'indagine amministrativa, in un procedimento predisciplinare o disciplinare o in un procedimento di sospensione.

(11)

Inoltre, per mantenere una cooperazione efficace può essere necessario che la Commissione limiti l'applicazione dei diritti degli interessati al fine di proteggere le operazioni di trattamento di altre istituzioni, organi e organismi dell'Unione o delle autorità degli Stati membri e di paesi terzi e delle organizzazioni internazionali. A questo scopo la Commissione dovrebbe consultare tali istituzioni, organi, organismi, autorità e organizzazioni internazionali sui motivi che determinano l'imposizione di limitazioni e sulla necessità e sulla proporzionalità di dette limitazioni, a meno che ciò non comprometta le attività della Commissione.

(12)

Potrebbe inoltre essere necessario che la Commissione limiti la comunicazione di informazioni agli interessati e l'applicazione di altri diritti degli interessati in relazione ai dati personali ricevuti da paesi terzi o da organizzazioni internazionali, per adempiere al suo dovere di cooperazione con tali paesi o organizzazioni e salvaguardare pertanto un obiettivo importante di interesse pubblico generale dell'Unione. Tuttavia, in determinate circostanze, gli interessi o i diritti fondamentali dell'interessato possono prevalere sull'interesse della cooperazione internazionale.

(13)

La Commissione dovrebbe gestire tutte le limitazioni in modo trasparente e registrare ogni applicazione delle limitazioni nel corrispondente sistema di registrazione.

(14)

A norma dell'articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, i titolari del trattamento possono rinviare, omettere o negare la comunicazione all'interessato di informazioni relative ai motivi dell'applicazione di una limitazione qualora ciò comprometta in qualsiasi modo la finalità di tale limitazione. Ciò vale, in particolare, per le limitazioni dei diritti di cui agli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725.

(15)

La Commissione dovrebbe riesaminare periodicamente le limitazioni imposte al fine di garantire che il diritto dell'interessato ad essere informato in conformità agli articoli 16 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725 sia limitato solo fino a quando tali limitazioni siano necessarie per consentire alla Commissione di svolgere le sue indagini amministrative, i suoi procedimenti predisciplinari e disciplinari e i suoi procedimenti di sospensione.

(16)

Qualora si applichi una limitazione ad altri diritti degli interessati, il titolare del trattamento dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne comprometterebbe la finalità.

(17)

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione europea dovrebbe effettuare un riesame indipendente dell'applicazione delle limitazioni al fine di garantire l'osservanza della presente decisione.

(18)

Il Garante europeo della protezione dei dati ha espresso un parere il mercoledì 5 dicembre 2018,