BILAGA

Permanent samarbetsstruktur för utredning av olyckor i sjötransportsektorn

ARBETSORDNING OCH ORGANISATIONSARRANGEMANG FÖR DEN PERMANENTA SAMARBETSSTRUKTUR SOM AVSES I ARTIKEL 10 I DIREKTIV 2009/18/EG

Artikel 1

Mål

1.   Syftet med den permanenta samarbetsstruktur för utredning av olyckor i sjötransportsektorn som inrättats av medlemsstaterna i nära samarbete med kommissionen (nedan kallad samarbetsstrukturen) är att tillhandahålla en operationell plattform för samarbete mellan medlemsstaternas utredningsorgan i enlighet med artikel 10 i direktiv 2009/18/EG.

2.   Genom att uppfylla sitt syfte enligt punkt 1 ger samarbetsstrukturen också Europeiska sjösäkerhetsbyrån möjlighet att underlätta samarbetet enligt vad som föreskrivs i artikel 2 e i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1406/2002 (1).

3.   Samarbetsstrukturens medlemmar ska upprätta en arbetsordning och regelbundet fastställa prioriteringar och mål kopplade till ovan angivna syfte.

Artikel 2

Deltagande i samarbetsstrukturen

1.   Varje medlemsstat som har ett utredningsorgan ska utse en representant för detta organ enligt artikel 8 i direktiv 2009/18/EG, och denna representant (nedan kallad medlem) ska delta i samarbetsstrukturen. I enlighet med samarbetsstrukturens arbetsprogram och mötesdagordning ska medlemmarna vara bemyndigade att diskutera, överenskomma och rösta om de bästa samarbetsmetoderna i enlighet med artikel 10 i direktivet. Endast medlemmar har rösträtt.

2.   Europeiska kommissionen (nedan kallad kommissionen), som har ett väsentligt intresse, kan utse representanter som deltar i alla samarbetsstrukturens möten och andra verksamheter.

3.   Följande länder ska ha rätt att utse representanter som deltar i samarbetsstrukturen som observatörer (nedan kallade observatörer):

—	EES-länder som har utsett representanter för sina utredningsorgan.

—	Medlemsstater som bara har en oberoende kontaktpunkt enligt artikel 8.1 i direktiv 2009/18/EG.

Dessa observatörer ska få mötesdokument och får lägga fram förslag och delta i diskussionerna.

4.   Medlemmar och observatörer får till samarbetsstrukturen föreslå punkter till dagordningen, inlägg och redogörelser som de vill få beaktade.

5.   Europeiska sjösäkerhetsbyrån ska tillhandahålla samarbetsstrukturens sekretariat.

6.   Medlemsstaterna, Europeiska kommissionen och berörda EES-länder ska representeras av högst en person och ska meddela sekretariatet när de utsett sin representant eller om någon ändring av representanten företas.

7.   Medlemmarna, kommissionen och observatörerna kan åtföljas av ytterligare personer efter godkännande från samarbetsstrukturens ordförande. I förekommande fall ska begäran om extra representation delges sekretariatet som ska bekräfta detta.

Artikel 3

Kommissionens deltagande

1.   Kommissionen kan delta i diskussioner, föreslå punkter på dagordningen och göra inlägg och redogörelser för samarbetsstrukturens möten eller i samband med andra aktiviteter i samarbetsstrukturen.

2.   Kommissionen kan vid behov vända sig till samarbetsstrukturen i alla frågor som rör sjösäkerhet.

3.   Kommissionen kan uppmana samarbetsstrukturen att tillhandahålla upplysningar och stöd i frågor som berör samarbete i olycksfallsutredningar och att bistå kommissionen med råd om genomförande och tillämpning i samband med samarbete, där så behövs för att uppnå målen i direktiv 2009/18/EG.

4.   Kommissionen ska delges all information från samarbetsstrukturen, liksom även resultaten av den skriftväxling som avses i artikel 8 i denna arbetsordning.

Artikel 4

Tredje parters deltagande

1.   Ordföranden kan, i nära samarbete med sekretariatet, bjuda in tredjeparter som representanter för andra stater och organisationer, eller enskilda, till samarbetsstrukturens möten där så är praktiskt möjligt och lämpligt.

2.   Förutsatt att byrån givit sitt förhandsgodkännande och tillräckliga budgetmedel föreligger kan sådana tredjeparter få ersättning från Europeiska sjösäkerhetsbyrån för utgifter i samband med deras deltagande enligt byråns regler, eller också kan de delta på egen bekostnad. Före varje sådant deltagande ska sekretariatet meddela den berörda tredjeparten om villkoren för deltagandet.

Artikel 5

Ordförande och vice ordförande

1.   Medlemmarna ska utse en ordförande och en vice ordförande bland sig själva, genom omröstning i två separata slutna omröstningar under ett möte. Ordföranden och vice ordföranden ska tillsättas för en period på 2 år och kunna väljas om för upp till 2 ytterligare mandatperioder. Ordföranden och vice ordföranden ska utöva sina sysslor fram till dess att deras efterträdare tillsatts.

2.   Ordföranden ska utöva sina sysslor inom ramen för de mål som anges i artikel 1. Under möten ska ordföranden handla i enlighet med rådande praxis. Ordföranden ska inleda och avsluta mötena, genomföra mötenas dagordning, ge ordet till talare, eftersträva konsensus och sammanfatta diskussioner och mötets slutsatser.

3.   Vice ordföranden skall automatiskt ersätta ordföranden om denne är förhindrad att fullgöra sina åligganden. Om både ordföranden och vice ordföranden är frånvarande eller förhindrade att delta i mötet ska mötet utse en tillfällig ordförande.

Artikel 6

Sekretariat

1.   Sekretariatet ska biträda ordföranden med

—	genomförandet av dennes uppgifter,

—	organisationen av möten och andra verksamheter,

—	utskick av dokument till möten och all skriftväxling.

2.   Sekretariatet kan delta i samarbetsstrukturens diskussioner, göra egna inlägg, föreslå punkter på dagordningen och redogörelser för samarbetsstrukturens möten eller i samband med andra aktiviteter i samarbetsstrukturen.

Artikel 7

Enighet om bästa samarbetsmetoder

1.   Samarbetsstrukturens verksamhet kommer främst att inriktas på överenskommelse om bästa samarbetsmetoder enligt artikel 10.3 i direktiv 2009/18/EG. Därvid ska största möjliga enighet eftersträvas.

2.   Om ordföranden anser att en fråga är mogen för omröstning ska sekretariatet lägga fram frågan för slutsatser.

3.   Ordföranden ska sträva efter att uppnå konsensus i alla frågor, och i övriga fall ska beslut fattas med enkel majoritet.

4.   Om ingen konsensus kan uppnås ska de medlemmar och observatörer som har avvikande uppfattning ha rätt att reservera sig.

5.   Sekretariatet ska på ordförandens vägnar

—	se till att deltagarna i samarbetsstrukturen får den expertis och den rådgivning de behöver,

—	bidra till utarbetandet av förslag från samarbetsstrukturens deltagare och i förekommande fall tillhandahålla egna förslag,

—	bidra till utarbetandet och utvärderingen av gemensamma teknisk-operationella lösningar.

Artikel 8

Möten och arbetsgrupper

1.   Ordföranden ska minst en gång per år sammankalla samarbetsstrukturens möten i Europeiska sjösäkerhetsbyråns lokaler.

Ytterligare möten kan sammankallas antingen på ordförandens initiativ eller på skriftlig begäran som stöds av minst en tredjedel av medlemmarna.

2.   Deltagarna i samarbetsstrukturen kan inrätta arbetsgrupper för att behandla särskilda frågor som de vill ta upp inom ramen för samarbetsstrukturen, företrädesvis genom skriftväxling. Arbetsgrupperna skall avlägga rapport till samarbetsstrukturen.

3.   Om inte annat överenskommits av deltagarna ska samarbetsstrukturen och arbetsgrupperna sammanträda i Europeiska sjösäkerhetsbyråns lokaler.

4.   Europeiska sjösäkerhetsbyrån ska ersätta medlemsstaterna och observatörstaterna för utgifter för de årliga mötena enligt punkt 1 för en enda utsedd representant för samarbetsstrukturens möte i enlighet med byråns regler. Medlemsstaterna och observatörstaterna ska stå för kostnaderna för eventuella ytterligare medföljande personer.

5.   Finansieringen av möten, utöver de årliga möten som avses i punkt 1 i denna artikel, ska förutsätta Europeiska sjösäkerhetsbyråns förhandsgodkännande och tillgång till medel.

Artikel 9

Mötesdokument

1.   Sekretariatet ska skicka inbjudan till möten och en preliminär dagordning till medlemmarna, kommissionen och observatörerna senast 28 kalenderdagar före mötet.

2.   Sekretariatet ska utarbeta den preliminära dagordningen under ordförandens överinseende.

3.   Dokument till möten, i det format som anges i tillägget, ska av medlemmarna, kommissionen och observatörerna tillställas ordföranden innan dagordningen skickas ut.

4.   Sekretariatet ska skicka tillhörande dokument och dagordning till medlemmarna, kommissionen och observatörerna senast 14 kalenderdagar före mötet.

5.   Dagordningen ska antas som första punkt i mötet.

6.   I brådskande och/eller exceptionella fall kan ordföranden avvika från de tidsramar som anges i punkterna 3 och 4. Om det begärs att en annan fråga tas upp under ett möte ska ordföranden besluta om huruvida denna tas upp på dagordningen. Dokument till brådskande och/eller exceptionella frågor kan lämnas in när som helst före eller under ett möte.

Artikel 10

Närvarolista

Sekretariatet ska vid varje möte sammanställa en närvarolista med deltagarnas namn och den statliga myndighet, den organisation eller det organ de tillhör.

Artikel 11

Sekretess

Diskussionerna mellan samarbetsstrukturens deltagare ska vara konfidentiella.

Artikel 12

Protokoll och sammanfattningar

1.   Sekretariatet ska under ordförandens överinseende göra ett utkast till protokoll över mötets viktigaste punkter och cirkulera detta bland medlemmarna, kommissionen och observatörerna.

2.   Efter omröstning har de medlemmar och/eller observatörer som har en avvikande åsikt rätt att ta sin ståndpunkt till protokollet.

3.   Sekretariatet ska cirkulera protokollutkastet inom 30 kalenderdagar efter mötet. Medlemmarna, kommissionen och observatörerna kan skicka kommentarer till sekretariatet inom 30 kalenderdagar efter det att de fått del av protokollutkastet. Protokollet ska formellt godtas vid följande möte.

4.   Det godkända protokollet ska äga vitsord.

5.   Eventuell kompletterande teknisk dokumentation som överenskoms under mötet kan bifogas protokollet.

6.   Sekretariatet ska offentliggöra en sammanfattning av mötet, som utarbetats under ordförandens överinseende. Denna sammanfattning ska innehålla de slutsatser man kommit fram till för varje dagordningspunkt.

Artikel 13

Skriftväxling

1.   All officiell skriftväxling från deltagarna avseende samarbetsstrukturen ska ställas till ordföranden och sekretariatet.

2.   Officiell skriftväxling till deltagarna ska skickas till den adress som de angivit för detta ändamål.

Artikel 14

Språk

Samarbetsstrukturens arbetsspråk är engelska. Detta ska användas för redogörelser, diskussioner och trycksaker. Ingen översättning ska tillhandahållas.

Artikel 15

Intressekonflikter

Personer som deltar i samarbetsstrukturens arbete ska meddela ordföranden och sekretariatet om intressekonflikt föreligger avseende någon fråga som samarbetsstrukturen behandlar.

---

(1)  EGT L 208, 5.8.2002, s. 64.