BILAGA

Kommissionens bestämmelser om elektroniska och digitala handlingar

Av följande skäl:

(1)

Den utbredda användningen av ny informations- och kommunikationsteknik både inom kommissionens interna verksamhet och för dess dokumentutbyte med omvärlden, särskilt med gemenskapens institutioner, inbegripet de organ som har hand om genomförandet av vissa delar av gemenskapspolitiken, samt med de nationella förvaltningarna leder till att kommissionens dokumentflöde innehåller en allt större mängd elektroniska och digitala handlingar.

(2)

Som uppföljning till vitboken om reformen av kommissionen (1), vars åtgärder 7, 8 och 9 syftar till att förbereda övergången till ”e-kommissionen” och meddelandet ”Towards the eCommission: Implementation Strategy 2001–2005 (Actions 7, 8 and 9 of the White Paper on Reform)” (2), har kommissionen, både för sina egna arbetsrutiner och för förbindelserna mellan avdelningarna, främjat utvecklingen av informationssystem som gör det möjligt att hantera såväl dokument som förfaranden elektroniskt.

(3)

Kommissionen har genom sitt beslut 2002/47/EG, EKSG, Euratom (3) fogat bestämmelser om dokumenthantering till sin interna arbetsordning, framför allt för att garantera att den alltid skall kunna redogöra för de uppgifter den är ansvarig för. I sitt meddelande om förenkling och modernisering av kommissionens dokumenthantering (4) fastställde kommissionen som mål på medellång sikt att införa ett elektroniskt dokumentarkiveringssystem som följer regler och förfaranden som skall vara gemensamma för alla avdelningar.

(4)

Dokumenthanteringen bör ske i överensstämmelse med de säkerhetskrav som gäller för kommissionen, särskilt vad beträffar klassificering av handlingar enligt kommissionens beslut 2001/844/EG, EKSG, Euratom (5), skydd av informationssystem enligt dess beslut K(95)1510, samt skydd av personuppgifter enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (6). Kommissionens dokumentflöde bör således organiseras på ett sådant sätt att informationssystemen, näten och de överföringsmetoder som används skyddas genom lämpliga säkerhetsåtgärder.

(5)

Det är nödvändigt att anta bestämmelser inte bara om villkoren för att elektroniska och digitala handlingar eller handlingar som överförs på elektronisk väg skall vara giltiga för kommissionens ändamål, om inte dessa villkor fastställs på annat sätt, utan också villkoren för att bevara dessa handlingar och de metadata som åtföljer dem så att garantier kan ges för fullständighet och läsbarhet över tiden under hela den föreskrivna bevarandetiden.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Syfte

Genom dessa bestämmelser fastställs villkoren för att elektroniska och digitala handlingar skall vara giltiga för kommissionens ändamål. De syftar även till att garantera äktheten, fullständigheten och läsbarheten över tiden hos dessa handlingar och åtföljande metadata.

Artikel 2

Tillämpningsområde

Dessa bestämmelser är tillämpliga på sådana elektroniska och digitala handlingar som upprättas eller mottas och bevaras av kommissionen.

De kan genom överenskommelse bli tillämpliga på elektroniska och digitala handlingar som bevaras av andra enheter som ansvarar för genomförandet av viss gemenskapspolitik eller på handlingar som utväxlas via telematiska nät mellan olika förvaltningar och kommissionen.

Artikel 3

Definitioner

I dessa bestämmelser används följande beteckningar i den betydelse som här anges:

1)   handling: handlingar enligt definitionerna i artikel 3 a i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 (7) och i artikel 1 i bestämmelserna för dokumenthantering som är fogade som bilaga till kommissionens interna arbetsordning (nedan kallade ”bestämmelserna för dokumenthantering”),

2)   elektronisk handling: en samling uppgifter insamlade eller lagrade i någon form genom ett informationssystem eller en liknande anordning, som kan läsas eller behandlas av en fysisk person eller av ett sådant system eller en sådan anordning, liksom varje redovisning och framställning, i form av en utskrift eller i annan form, av dessa uppgifter,

3)   digitalisering av handlingar: det förfarande som består i att överföra en handling från papper eller annan traditionell form till digital form. Digitaliseringen gäller alla typer av dokument och kan göras från olika media som papper, telefax, mikrofiche, mikrofilm, fotografi, video- eller audiokassett och film.

4)   en handlings livscykel: i en handlings livslängd, samtliga stadier eller perioder, från det att den mottas eller formellt upprättas i den mening som avses i artikel 4 i bestämmelserna för dokumenthantering till dess att den överförs till kommissionens historiska arkiv och görs tillgänglig för allmänheten eller förstörs enligt artikel 7 i samma bestämmelser,

5)   kommissionens dokumentflöde: samtliga handlingar, akter och metadata som upprättas, mottas, registreras, klassificeras och bevaras av kommissionen,

6)   fullständighet: det faktum att den information som finns i en handling och de metadata som åtföljer denna handling är fullständig (att alla uppgifter finns med) och exakt (att alla uppgifter är oförändrade),

7)   läsbarhet över tiden: det faktum att den information som ingår i handlingen och åtföljande metadata förblir lätt att läsa av var och en som är skyldig eller berättigad att ta del av den, under hela handlingens livscykel, från det att den upprättas formellt eller mottas, till dess att den överförs till kommissionens historiska arkiv och görs tillgänglig för allmänheten eller får förstöras i enlighet med den bevarandetid som gäller för den ifrågavarande handlingen,

8)   metadata: de uppgifter som beskriver handlingarnas bakgrund, innehåll och struktur, samt deras förvaltning över tiden, i den form som fastläggs i tillämpningsföreskrifterna till bestämmelserna för dokumenthantering, med de kompletteringar som kommer att tillföras genom tillämpningsföreskrifterna till dessa bestämmelser,

9)   elektronisk signatur: elektronisk signatur i den mening som avses i artikel 2.1 i Europaparlamentets och rådets direktiv 1999/93/EG (8),

10)   avancerad elektronisk signatur: elektronisk signatur i den mening som avses i artikel 2.2 i direktiv 1999/93/EG.

Artikel 4

Giltighet för elektroniska handlingar

1.   Om det krävs en undertecknad originalhandling enligt tillämplig gemenskapslagstiftning eller nationell lag skall detta krav vara uppfyllt av en elektronisk handling som har upprättats eller mottagits av kommissionen, om handlingen i fråga innehåller en avancerad elektronisk signatur som grundas på ett kvalificerat certifikat och är skapad genom en säker anordning för skapande av signaturer eller en elektronisk signatur som åtföljs av likvärdiga garantier för de funktioner som tillskrivs signaturen.

2.   Om det krävs en skriftlig handling enligt tillämplig gemenskapslagstiftning eller nationell lag, men inte en undertecknad originalhandling, skall detta krav vara uppfyllt av en elektronisk handling som har upprättats eller mottagits av kommissionen, om den person som har upprättat handlingen kan styrka sin identitet i vederbörlig ordning och om handlingen har upprättats under sådana förhållanden att fullständigheten hos uppgifterna i handlingen och åtföljande metadata kan garanteras och att handlingen bevaras enligt de villkor som föreskrivs i artikel 7.

3.   Bestämmelserna i denna artikel är tillämpliga från och med dagen för antagandet av de tillämpningsföreskrifter som avses i artikel 9.

Artikel 5

Giltigheten av elektroniska förfaranden

1.   Om det enligt ett av kommissionens interna förfaranden krävs en underskrift av en person i ansvarig ställning eller tillstånd från en person för ett eller flera steg av förfarandet i fråga, kan detta förfarande hanteras genom informationssystem under förutsättning att varje persons identitet kan styrkas på ett säkert och otvetydigt sätt och att det ifrågavarande systemet innehåller garantier för att innehållet inte ändras inbegripet de olika stegen i förfarandet.

2.   Om ett förfarande inbegriper kommissionen och andra enheter och kräver en underskrift av en person i ansvarig ställning eller tillstånd från en person för ett eller flera steg av förfarandet i fråga, kan detta förfarande hanteras genom informationssystem för vilka villkor och tekniska garantier skall fastställas genom överenskommelse.

Artikel 6

Elektronisk överföring

1.   Överföringen av handlingar från kommissionen till en intern eller extern mottagare kan göras med det kommunikationsmedium som lämpar sig bäst för omständigheterna i ärendet.

2.   Överföringen av handlingar till kommissionen kan göras med vilket kommunikationsmedium som helst, inbegripet i elektronisk form såsom fax, e-post, elektroniskt formulär, webbgränssnitt på Internet.

3.   Punkterna 1 och 2 är inte tillämpliga om det genom bestämmelser i gemenskapslagstiftningen eller i nationell lagstiftning eller genom överenskommelse eller avtal mellan parterna krävs särskilda överföringsmedier eller ställs särskilda formella villkor för överföringen.

Artikel 7

Bevarande

1.   Kommissionen skall säkerställa bevarandet av elektroniska och digitala handlingar under hela den föreskrivna tidslängden, enligt följande villkor:

a)	Handlingen skall bevaras i den form den har upprättats, skickats eller mottagits eller i en form som bevarar fullständigheten, inte bara vad beträffar handlingens innehåll, utan även åtföljande metadata.

b)	Innehållet i handlingen och hos åtföljande metadata skall vara läsbart under hela bevarandetiden för var och en som har tillstånd att ta del av detta innehåll.

c)	Om det rör sig om en handling som har skickats eller mottagits på elektronisk väg skall sådan information som gör det möjligt att fastställa dess ursprung och dess mottagaradress, samt datum och tidpunkt för mottagandet, ingå i de metadata som minst skall bevaras.

d)	Om det handlar om elektroniska förfaranden som hanteras genom informationssystem, skall de uppgifter som avser de formella stegen i förfarandet bevaras på ett sådant sätt att dessa steg samt upphovsmännen och de som deltar i förfarandet skall kunna identifieras.

2.   För att genomföra kraven under punkt 1 skall kommissionen upprätta ett elektroniskt arkiveringssystem, som skall omfatta hela de elektroniska och digitala handlingarnas livscykel.

De tekniska villkoren för det elektroniska arkiveringssystemet fastställs genom de tillämpningsföreskrifter som anges i artikel 9.

Artikel 8

Säkerhet

De elektroniska och digitala handlingarna skall hanteras i enlighet med de säkerhetskrav som gäller för kommissionen. För detta ändamål skall de informationssystem, nät och överföringsmetoder som används för kommissionens dokumentflöde skyddas genom lämpliga säkerhetsåtgärder som avser såväl klassificering av handlingar och skydd av informationssystemen som skydd av personuppgifter.

Artikel 9

Tillämpningsföreskrifter

Tillämpningsföreskrifterna för dessa bestämmelser skall utarbetas i samarbete mellan generaldirektoraten och därmed likställda avdelningar och skall godkännas av kommissionens generalsekreterare i samråd med den generaldirektör som har ansvar för kommissionens datasystem.

De skall uppdateras regelbundet med hänsyn tagen till utvecklingen av ny informations- och kommunikationsteknik och de nya skyldigheter som kommissionen kan komma att omfattas av.

Artikel 10

Genomförande på avdelningarna

Varje generaldirektör eller avdelningschef skall vidta de åtgärder som behövs för att de handlingar, förfaranden och elektroniska system som han eller hon ansvarar för uppfyller de krav som ställs på dem genom dessa bestämmelser och deras tillämpningsföreskrifter.

Artikel 11

Genomförande

Kommissionens generalsekretariat skall i samarbete med generaldirektoraten och de därmed likställda avdelningarna, särskilt det generaldirektorat som ansvarar för kommissionens datasystem, se till att dessa bestämmelser genomförs.

---

(1)  KOM(2000) 200.

(2)  SEK(2001) 924.

(3)  EGT L 21, 24.1.2002, s. 23.

(4)  C(2002) 99 slutlig (ej översatt till svenska).

(5)  EGT L 317, 3.12.2001, s. 1.

(6)  EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.

(7)  EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(8)  EGT L 13, 19.1.2000, s. 12.