A.

Polisakademin inrättades 2001, och den 1 januari 2006 omvandlades den till ett gemenskapsorgan i den mening som avses i artikel 185 i budgetförordningen, på vilken rambudgetförordningen för gemenskapsorganen är tillämplig.

B.

I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2006 införde revisionsrätten reservationer i sitt yttrande om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet med motiveringen att upphandlingsförfarandena inte följde bestämmelserna i budgetförordningen.

C.

I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2007 införde revisionsrätten reservationer i sitt yttrande om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

D.

Den 23 april 2009 beviljade Europaparlamentet direktören för Europeiska polisakademin ansvarsfrihet för genomförandet av akademins budget för budgetåret 2007 (5), och i den resolution som åtföljde beslutet om ansvarsfrihet framförde parlamentet bland annat följande synpunkter:

E.

I sin rapport om akademins årsredovisning för budgetåret 2008 bekräftade revisionsrätten sitt yttrande, dock utan att införa reservationer om räkenskapernas tillförlitlighet, och avgav ett yttrande med reservationer om de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

1.

Europaparlamentet anser att i det stora hela är akademins svar på revisionsrättens anmärkningar ännu en gång otillräckliga och dess utfästelser är för vaga och ogenomtänkta. Därför har den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten heller ingen möjlighet att göra en riktig bedömning av om akademin verkligen är i stånd att bättra sig i framtiden.

2.

Europaparlamentet konstaterar att akademin på grund av sin begränsade storlek får det svårt att effektivt hantera komplexiteten i EU:s budgetförordning och tjänsteföreskrifter.

3.

Europaparlamentet konstaterar att akademins placering i Bramshill, omkring sju mil från London, medför nackdelar, bland annat när det gäller rekryteringar och bristen på kollektivtrafik.

4.

Europaparlamentet ställer sig frågande till om den nye direktören för akademin kommer att kunna komma till rätta med dessa strukturproblem.

5.

Europaparlamentet undrar om inte en anslutning till Europol borde tas under övervägande.

6.

Europaparlamentet anser att de fasta förvaltningskostnaderna för akademin inte är obetydliga. Styrelsen består av 27 ledamöter, medan akademin enbart har 24 anställda (uppgifter från början av budgetåret 2008).

7.

Europaparlamentet konstaterar att akademin inte publicerar information om sina styrelser på sin webbplats. I syfte att bidra till ökad insyn rekommenderar därför parlamentet att en förteckning över styrelseledamöterna, med fullständiga kontaktuppgifter för samtliga personer, läggs ut på akademins webbplats.

8.

Europaparlamentet är djupt bekymrat över att alla justeringar som hör till den övergångsperiod då det manuella redovisningssystemet användes, efter att det gamla redovisningssystemet hade stängts (23 maj 2008) och innan det nya Abac-systemet togs i bruk (14 juli 2008), inte blev gjorda i tid, liksom att det rådde oklarheter i fråga om kvaliteten på den finansiella informationen om överföringarna från det föregående året, användningen av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt kopplingen till vissa sifferuppgifter i balansräkningen för 2007.

9.

Europaparlamentet är oroat över att de två systemen för förvaltning av tillgångar som existerade sida vid sida 2008 ibland ledde till att akademin redovisade tillgångar dubbelt, och det fanns inga etiketter eller unika nummer för inventarier.

10.

Europaparlamentet beklagar att, som revisionsrätten framhöll i sina anmärkningar, någon extern efterhandsgranskning inte hade påbörjats ens i mitten av 2009 (efter revisionsrättens konstaterande i rapporten för budgetåret 2007 att det förekommit fall där anslag använts för at finansiera privata utgifter). Parlamentet begär att akademin ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att snarast genomföra denna granskning, så att denna brist inte åter konstateras i rapporten om akademins årsredovisning för budgetåret 2009.

11.

Europaparlamentet noterar det inkorrekta upphandlingsförfarandet kring ett leverantörsavtal som var värt omkring 2 procent av driftsutgifterna. Parlamentet konstaterar i synnerhet att detta avtal byggde på ett annat slag av ramavtal, uteslutande avsett för utbildningstjänster. Dessutom var avtalsbestämmelserna utformade så att det inte fanns någon begränsning för akademin i fråga om en förlängning av avtalet eller en utökning av dess omfattning.

12.

Europaparlamentet betonar, liksom tidigare år, att akademin måste följa bestämmelserna i budgetförordningen och gemenskapens lagstiftning om offentlig upphandling och förbättra sin finansiella förvaltning.

13.

Europaparlamentet finner det oroande att revisionsrätten noterat ett stort antal överträdelser av gällande administrativa och finansiella bestämmelser avseende utgifter för anordnande av kurser och seminarier, utgifter som står för en betydande andel (64 procent) av akademins driftsutgifter. Dessa överträdelser handlar främst om att det saknades underlag till uppkomna kostnader, bekräftelser på deltagande, originalfakturor samt dokument som krävs för ersättning av logikostnader, liksom att underlag om resekostnader för experter inte hade begärts. Vidare anser parlamentet att akademins svar på revisionsrättens anmärkningar och till föredraganden i ärendet är mycket vaga och därför otillfredsställande för den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten. Parlamentet uppmanar akademin att anstränga sig för att få rätsida på situationen.

14.

Europaparlamentet noterar att revisionsrätten fann att över 2 700 000 EUR (vilket motsvarar 31 procent av akademins totala budget) fått överföras till nästa budgetår. Parlamentet är följaktligen bekymrat över denna situation, eftersom den strider mot principen om ettårighet och röjer brister i programplaneringen och övervakningen av budgetgenomförandet.

15.

Europaparlamentet uppmanar akademin att i sina framtida budgetar införa differentierade anslag för subventioner, i syfte att undvika att anslag förfaller.

16.

Europaparlamentet noterar att revisionsrätten konstaterade att det saknades

Parlamentet uppmanar därför akademin att anstränga sig för att få rätsida på situationen och därefter informera den ansvarsbeviljande myndigheten om resultatet.

17.

Europaparlamentet konstaterar att ansvarsfriheten för genomförandet av budgeten för akademin under de kommande åren mer bör baseras på akademins prestationer under året.

18.

Europaparlamentet konstaterar att Olaf inledde en intern utredning om akademin under 2008, efter att revisionsrätten och internrevisionsenheten upptäckt att medlemmar av akademins personal använt offentliga medel för privata ändamål. De upplysningar som akademin 2009 tillhandahöll på parlamentets begäran handlade om användning av mobiltelefoner, leveranser av möbler till personalens bostäder samt gratis transporter till flygplatser och järnvägsstationer för personalen. Enligt akademin var beloppen och återbetalningssituationen följande:

19.

Europaparlamentet uppmanar akademin och kommissionen att utan dröjsmål underrätta den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om resultaten av Olafs utredning.

20.

Europaparlamentet finner det oroande att tillfällig personal tills nu anställts för finansiella arbetsuppgifter. Det var inte förrän 2009 som akademin utfärdade ett meddelande om den lediga tjänsten som samordnare för normer för internkontroll, och anställningsintervjuerna planerades då till början av 2010.

21.

Europaparlamentet konstaterar att internrevisionen i sin revisionsberättelse tog upp tretton rekommendationer (två av dem kritiska och nio mycket viktiga). Dessa handlar huvudsakligen om följande: efterlevnad av budgetförordningen i fråga om offentlig upphandling, förvaltningssäkerhet, anläggningstillgångar (inventarieförteckning), hantering av delegering (delegeringar måste dokumenteras fullständigt och regelbundet ses över), budgetförvaltning, efterlevnad av redovisningsregler och -principer samt checklistan för konsekvens och dokumentation av de finansiella kontrollerna.

22.

Europaparlamentet kräver till att börja med att styrelsen snarast antar en åtgärdsplan i syfte att nå de mål som fastställts i bilagan till denna resolution. Därefter måste direktören för akademin, i samarbete med internrevisionen och det generaldirektorat som akademin lyder under, utarbeta och se till att styrelsen antar konkreta åtgärder och tidsramar för verkställandet av planen. Därför begär parlamentet att internrevisionen och det generaldirektorat som akademin lyder under ger all hjälp som behövs för att ta fram indikatorer som gör det möjligt att regelbundet mäta i vilken grad akademins åtgärder verkställts. För övrigt kräver parlamentet att akademin till den 30 juni 2010 underrättar den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om konkreta åtgärder och antagna indikatorer.

23.

Europaparlamentet uppmanar revisionsrätten att snarast möjligt yttra sig över verkställandet av akademins åtgärdsplan i form av en skrivelse till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten.

24.

När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 5 maj 2010 (6) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.