A.

Revisionsrätten har förklarat att den har uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för budgetåret 2008 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta.

B.

Den 23 april 2009 beviljade Europaparlamentet den verkställande direktören för Europeiska institutet för förbättring av levnads- och arbetsvillkor ansvarsfrihet för genomförandet av detta instituts budget för budgetåret 2007 (5), och i sin resolution som åtföljde beslutet om ansvarsfrihet framförde parlamentet bland annat följande synpunkter:

1.

Europaparlamentet uttrycker sin tillfredsställelse över att revisionsrätten förklarat att institutets räkenskaper för budgetåret 2008 är lagliga och korrekta.

2.

Europaparlamentet konstaterar att institutet under 2007 genomförde en utvärdering i efterhand av arbetsprogrammet för 2001–2004 i syfte att bestämma dess inverkan, mervärde och effektivitet. Parlamentet gläder sig över att institutet under denna utvärdering visat att de planerade målen har nåtts på ett effektivt sätt. Parlamentet konstaterar dessutom att uppgifter som nyligen ingick i den utvärdering av byråerna som kommissionen lät utföra 2009 visat att institutet, på samma sätt som 2008, uppnått sina mål på ett effektivt sätt.

3.

Europaparlamentet gläder sig över att institutet inlett en annan utvärdering i efterhand av arbetsprogrammet 2005–2008. Parlamentet ber därför institutet att få bli informerat om resultaten av denna utvärdering, för att bättre kunna fastställa dess inverkan, mervärde och effektivitet under denna specifika period.

4.

Europaparlamentet uppmanar dessutom institutet att i den tabell som ska bifogas revisionsrättens nästa rapport ta med en jämförelse mellan de resultat som uppnåtts under det år som berörs av ansvarsfrihetsförfarandet och de resultat som uppnåddes under föregående budgetår, så att den myndighet som beviljar ansvarsfrihet bättre ska kunna bedöma institutets resultat från år till år.

5.

Europaparlamentet konstaterar att det överförda beloppet enligt revisionsrätten utgjorde över 55 procent av anslagen (dvs. 4 900 000 EUR) för budgetåret 2008. Parlamentet noterar dock institutets svar enligt vilket brister förekommer, men att de är mycket mindre (10 procent) än vad som anges av revisionsrätten. Detta beror på att det redan i institutets årliga program hade planerats att 45 procent av medlen under avdelning 3 skulle föras över på grund av dels undersökningsavtalens löptid, dels institutets betalningsplan. Parlamentet understryker dock att denna situation tyder på brister i programplaneringen av fondens driftsverksamhet och strider mot principen om ettårighet. Parlamentet uppmanar därför institutet att vidta åtgärder för att i framtiden undvika denna situation samt att informera den ansvarsbeviljande myndigheten.

6.

Europaparlamentet uppmärksammar att revisionsrätten funnit att motiveringen till budgetöverföringarna var otillräcklig. Ingen behovsbedömning hade lämnats och styrelsen hade inte informerats om överföringarna. Parlamentet gläder sig dock över att institutet nu har åtgärdat denna brist.

7.

Europaparlamentet uppmanar institutet att sträva efter att förbättra övervakningen av sina kontrakt och programplaneringen av sina upphandlingsförfaranden genom att inleda nya anbudsinfordringar i god tid innan motsvarande kontrakt upphör. Parlamentet understryker i detta sammanhang det faktum att revisionsrätten konstaterat att institutet i två fall i strid med reglerna hade förlängt kontrakt så att de pågick längre än den maximala tillåtna löptiden. I ett annat fall hade institutet inte motiverat ett förhandlat förfarandet.

8.

Europaparlamentet uppmanar institutet att vidta åtgärder för att, inom ramen för sin personaladministration, och i enlighet med skyldigheterna vad gäller genomförandet av budgeten, bättre förutse nyckelmedarbetares avgång.

9.

Europaparlamentet uppmanar institutet att i verksamhetsrapporten öppet redovisa personalstyrkan, inbegripet kontraktsanställda (87 anställda).

10.

Europaparlamentet välkomnar att institutet under 2008 införde rekryteringsförfaranden som överensstämmer med de rekommendationer som revisionsrätten gett under de två senaste åren. Parlamentet uppmärksammar särskilt att revisionsrätten inte längre har funnit sådana brister i rekryteringsförfarandena (exempelvis i urvalskriterierna) som skulle ha inneburit att transparens och icke-diskriminerande rekryteringsförfaranden inte kan garanteras.

11.

Europaparlamentet oroas av att kvaliteten på institutets årsredovisning var otillfredsställande och att den inte stämde överens med räkenskaperna för 2007, vilket innebar att det var nödvändigt att göra viktiga rättelser under revisionen. Parlamentet konstaterar att denna situation förklaras av att institutet varit tvunget att för en kort period rekrytera en tillfälligt anställt för att avsluta räkenskaperna för 2008. Dessutom såg man inte till att övergången mellan den föregående och den nya räkenskapsföraren skedde på ett korrekt sätt. Parlamentet uppmanar därför institutet att undvika att en liknande situation uppstår i framtiden.

12.

Europaparlamentet bekräftar att 26 av de 54 rekommendationer som utfärdades av tjänsten för internrevision (IAS) har genomförts sedan 2006. Bland de 28 rekommendationer som ännu inte har genomförts anses 8 vara ”mycket viktiga”. Parlamentet uppmanar särskilt institutet att införa återstående interna kontrollstandarder (bland annat delegering för aktörer i budgetförvaltningen), följa up genomförandet av andra interna kontrollstandarder (såsom effektiv samordning av det interna kontrollsystemet och åtgärder för att se till att de offentliga upphandlingsförfarandena överensstämmer med budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser) och införa ett effektivt planerings- och övervakningssystem (genom att exempelvis upprätta ett riskbedömningssystem avseende institutets verksamhet, införa en verksamhetsbaserad metod och övervaka IT-verktyg).

13.

Europaparlamentet hänvisar när det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet till sin resolution av den 5 maj 2010 (6) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.