29.9.2017   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 252/244

—

med beaktande av sitt beslut om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten för Europeiska institutet för innovation och teknik för budgetåret 2015,

—

med beaktande av revisionsrättens särskilda rapport nr 12/2016 ”Byråernas finansiering med hjälp av bidrag är inte alltid det bästa valet och man har inte kunnat visa att den finansierade verksamheten är ändamålsenlig”,

—

med beaktande av artikel 94 och bilaga IV till arbetsordningen,

—

med beaktande av betänkandet från budgetkontrollutskottet (A8-0127/2017).

A.

Den slutliga budgeten för Europeiska institutet för innovation och teknik (nedan kallat institutet) uppgick enligt dess egen redovisning för budgetåret 2015 till 266 566 618 euro, vilket motsvarar en ökning med 14,35 % jämfört med 2014.

B.

Enligt institutets redovisning uppgick unionens totala bidrag till dess budget för 2015 till 215 030 200 euro, vilket motsvarar en ökning med 26,63 % jämfört med 2014.

C.

Revisionsrätten anger i sin rapport om institutets årsredovisning för budgetåret 2015 (nedan kallad revisionsrättens rapport) att man har uppnått rimlig säkerhet om att institutets årsredovisning är tillförlitlig, men att man inte kunde inhämta tillräckliga och ändamålsenliga revisionsbevis för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.

D.

Den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten betonar att det i samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet är särskilt viktigt att ytterligare stärka EU-institutionernas demokratiska legitimitet genom ökad transparens och ansvarsskyldighet, införandet av begreppet resultatbaserad budgetering och en god förvaltning av personalresurser.

1.

Europaparlamentet påminner om att unionens bidrag till institutets budget under finansieringsperioden 2014–2020 tillhandahålls inom finansieringsramen för Horisont 2020, samt att institutet måste följa bestämmelserna i förordning (EU) nr 1290/2013 (nedan kallade Horisont 2020-reglerna). Parlamentet påminner även om att Horisont 2020 ersätter det sjunde ramprogrammet, som löpte mellan 2007–2013, i vilket institutet inte deltog.

2.

Europaparlamentet påpekar att från och med den 1 januari 2014 är artikel 29.1 i Horisont 2020-reglerna den rättsliga grunden för ersättning av indirekta stödberättigande kostnader som avser bidrag, tillsammans med artikel 90.1 i institutets budgetförordning (1), som föreskriver en schablonsats på 25 % för ersättning av indirekta stödberättigande kostnader som avser bidrag. Parlamentet konstaterar emellertid att i enlighet med artikel 75.8 i institutets tidigare finansiella bestämmelser (2), som upphörde att gälla med verkan från och med den 1 januari 2014, skulle tröskelvärdet för schablonbeloppet för ersättning av indirekta kostnader för ideella offentliga organisationer, högre utbildningsanstalter, forskningsorganisationer och små och medelstora företag ha kunnat höjas till 40 %.

3.

Europaparlamentet konstaterar utifrån revisionsrättens rapport att institutet, i sina bidragsöverenskommelser 2014 som undertecknades i februari 2014, föreskrev en schablonsats på 40 % för ersättning av indirekta stödberättigande kostnader, i strid med Horisont 2020-reglerna som redan hade trätt i kraft vi den tidpunkten. Parlamentet noterar även revisionsrättens uttalande om att institutet inte deltog i det sjunde ramprogrammet och att artikel 57 i Horisont 2020-reglerna, som reglerade övergången från sjunde ramprogrammet till Horisont 2020, därför inte kunde tillämpas för institutet, och revisionsrätten ansåg därför att dessa ersättningar stred mot reglerna.

4.

Europaparlamentet noterar utifrån revisionsrättens rapport att de fel som konstaterades som ett resultat av efterhandskontrollen av ett urval av 2015 års bidragstransaktioner, efter en korrigering av den för stora betalningen av dessa ersättningar, ledde till en kvarstående felprocent på 2 % i 2014 års bidragstransaktioner. Parlamentet noteraratt enligt revisionsrätten uppgick den kombinerade felprocenten för både de fel som konstaterades i efterhandskontrollen och schablonersättningarna till 4,9 % av institutets totala utgifter 2015, vilket ledde till att revisionsrätten utfärdade ett uttalande med reservation om lagligheten och korrektheten i de transaktioner som ligger till grund för institutets räkenskaper.

5.

Europaparlamentet noterar dock att institutets bidragsöverenskommelser baserades på den årliga anmodan till kunskaps- och innovationsgrupperna (nedan kallade KI-grupper) att inkomma med affärsplaner för 2014, som institutet gjorde i april 2013. Parlamentet noterar dessutom att enligt institutets finansiella bestämmelser, som vid den tidpunkten var i kraft, såväl som enligt artikel 189 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 (3), tillät institutets anmodan de stödmottagare som omfattades av de kategorier som beskrivs i artikel 75.8 i institutets finansiella bestämmelser att fastställa sina projektbudgetar, för verksamhet som planerats för 2014, med tillämpning av schablonsatsen på 40 % för ersättning av indirekta kostnader. Parlamentet konstaterar att de KI-grupper som deltog i anmodan i april 2013 följde denna bestämmelse när de utarbetade och lämnade in sina förslag.

6.

Europaparlamentet noterar även att institutets styrelse, efter de externa experternas utvärdering av KI-gruppernas affärsplaner för 2014, fattade beslut om 2014 års finansiering till KI-grupperna den 5 december 2013, innan Horisont 2020-reglerna hade antagits. Parlamentet erfar från institutet att bidragsöverenskommelserna för 2014 undertecknades i linje med de ursprungliga villkoren för den årliga anmodan.

7.

Europaparlamentet anser att övergångsåtgärderna enligt artikel 57.2 i Horisont 2020-reglerna inte var tänkta att begränsas till enbart bidrag som beviljas inom ramen för det sjunde ramprogrammet, utan även till andra pågående verksamheter inom forskning och innovation som omfattades av Horisont 2020-reglerna när dessa hade trätt i kraft, såsom institutets bidragsöverenskommelser för 2014. Parlamentet betonar att syftet med övergångsåtgärden i artikel 57 i Horisont 2020-reglerna är att ge rättslig säkerhet och säkerställa kontinuiteten i den rättsliga ram som var tillämplig då dessa verksamheter inleddes. Parlamentet konstaterar att institutets efterföljande bidragsöverenskommelser är i linje med gällande Horisont 2020-regler, i synnerhet vad gäller tillämpningen av en schablonsats på 25 % för ersättning av indirekta stödberättigande kostnader som avser bidrag, samt att institutet inte kunde vidta någon ytterligare korrigerande åtgärd i denna fråga. Parlamentet noterar också att försök att kräva tillbaka belopp som revisionsrätten bedömt vara oriktiga skulle kunna medföra att många av institutets stödmottagare vidtar rättsliga åtgärder, vilket skulle kunna leda till att institutets anseende skadas väsentligt, och detsamma gäller för Horisont 2020 och kommissionen som helhet.

8.

Europaparlamentet noterar att enligt revisionsrättens rapport informerade institutet KI-grupperna år 2015 om att dess ekonomiska bidrag under de första fem åren (2010 till 2014) inte överskred den övre gränsen på 25 % av deras respektive totala utgifter. Parlamentet noterar även att det eftersom KI-gruppernas kompletterande verksamhet är dåligt definierad var svårt att bedöma om de kostnader som är knutna till den kompletterande verksamheten bör godkännas eller inte som en del av institutets maximala bidrag. Parlamentet noterar att institutet och kommissionen accepterade revisionsrättens rekommendation att ta bort finansieringskravet på 25 % för att lätta den operativa och finansiella rapporteringsbördan för KI-gruppernas partner. Parlamentet konstaterar att institutet fram tills en sådan ändring har antagits ska genomföra den tillämpliga rättsliga grunden.

9.

Europaparlamentet konstaterar utifrån institutets slutliga redovisning att dess budgetövervakningsinsatser under räkenskapsåret 2015 resulterade i ett budgetgenomförande på 90,58 %, vilket innebär en minskning på 3,55 % jämfört med2014. Parlamentet konstaterar att genomförandegraden för betalningsbemyndigandena var 96,49 %, vilket är en ökning med 4,02 % jämfört med 2014.

10.

Europaparlamentet noterar enligt revisionsrättens rapport att trots att institutet får ta upp outnyttjade anslag på nytt i de följande tre årens budgetar hade det inte i tid anpassat sina processer för att på nytt ta upp de 26 600 000 euro som fanns tillgängliga från bidragsöverenskommelserna 2014 i budgetarna för 2015–2017. Parlamentet noterar dessutom att anslagen är ett resultat av att KI-grupperna utnyttjade mindre medel än förväntat. Parlamentet noterar från institutet att det 2015 genomförde en budgetgranskning och uppmanade KI-grupperna att revidera sina affärsplaner och budgetar för 2015, vilka sedan lämnades in igen med ändringar. Parlamentet konstaterar att som ett resultat av minskningen av KI-gruppernas budgetar kunde institutet dra tillbaka outnyttjade belopp, vilka därefter förfallit och tagits upp på nytt i beräkningen av inkomster och utgifter för 2016. Parlamentet konstaterar att detta ledde till att institutet förbättrade budgetförvaltningen markant, i nära samarbete med KI-grupperna.

11.

Europaparlamentet konstaterar enligt revisionsrättens rapport att andelen överföringar av gjorda åtaganden inom avdelning II uppgick till 400 000 euro (44 %), i jämförelse med 500 000 euro (36 %) år 2014. Parlamentet noterar att dessa överföringar främst gällde kontrakt för it-tjänster som sträckte sig efter årets slut och för möten för vilka fakturor ännu inte hade kommit.

12.

Europaparlamentet påpekar att överföringar ofta är delvis eller helt och hållet motiverade av att byråernas verksamhetsprogram löper över flera år och att detta inte nödvändigtvis behöver vara en svaghet i budgetplaneringen och budgetgenomförandet eller gå emot principen om budgetens ettårighet, i synnerhet om de planeras i förväg och om revisionsrätten informeras.

13.

Europaparlamentet påminner om att i enlighet med artikel 34 i Horisont 2020-reglerna ska det intyg om redovisning som KI-gruppernas partner ska lämna om de begär mer än 325 000 euro i ersättning bidra till institutets förhandskontroll av kostnadsredovisningar. Parlamentet konstaterar utifrån revisionsrättens rapport att kvaliteten på de här intygen varierar stort, vilket begränsar den säkerhet som kan uppnås genom dem och innebär att institutet måste genomföra ytterligare kontroller. Parlamentet noterar på basis av uppgifter från institutet att det från och med bidragsöverenskommelserna 2014 tillämpar den metodik för revisionsintyg som utarbetats av GD Forskning och innovation för Horisont 2020. Parlamentet noterar också att den reviderade metodiken omfattar mer detaljerade instruktioner och överenskomna förfaranden samt 63 standardiserade granskningsresultat, som omfattar samtliga kostnadskategorier. Parlamentet konstaterar att institutet dessutom har utarbetat en heltäckande strategi för bidragssäkring som bygger på såväl förhands- som efterhandskontroller, inklusive intyg om redovisning, för att säkerställa transaktionernas laglighet och korrekthet.

14.

Europaparlamentet noterar att de årliga intresseförklaringarna från institutets styrelseledamöter, den tillförordnade direktören samt den högsta ledningen har offentliggjorts på institutets webbplats. Parlamentet noterar också att en kontroll av de inlämnade förklaringarna genomförs för att säkerställa att de verkligen är korrekta. Parlamentet noterar att när det gäller experterna följer institutet Horisont 2020-reglerna om intressekonflikter.

15.

Europaparlamentet noterar att institutet har för avsikt att slutföra sina interna bestämmelser om rapportering av missförhållanden under det första halvåret 2017. Parlamentet uppmanar institutet att anta en intern policy för rapportering av missförhållanden som främjar en kultur av transparens och ansvarsskyldighet på arbetsplatsen, att utbilda de anställda och regelbundet informera dem om deras skyldigheter och rättigheter enligt den policyn, att säkerställa skydd av visselblåsare mot repressalier, att i god tid följa upp de rapporterade missförhållandena och att införa en mekanism för anonym intern rapportering. Parlamentet uppmanar att institutet ska offentliggöra årliga rapporter om antalet fall av visselblåsare och om uppföljningen av dem, och att tillhandahålla dessa årliga rapporter till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet. Parlamentet begär att institutet rapporterar till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet om framstegen i detta avseende.

16.

Europaparlamentet noterar att institutet enligt revisionsrätten, vid urvalet av de externa experter som ska utvärdera KI-gruppernas förslag och affärsplaner, tillämpar artikel 89 i sin budgetförordning för att frångå skyldigheten att begära in intresseanmälningar. Parlamentet konstaterar dock att institutet ännu inte helt och hållet har slagit fast interna förfaranden för hur detta undantag ska tillämpas. Parlamentet noterar att institutet i praktiken upprättade sin expertpool med hjälp av befintliga listor över experter och andra EU-organs databaser och med personer som inte fanns med på dessa listor på rekommendation från institutets styrelse och personal. Parlamentet välkomnar dock förbättringar i urvalsprocessen av experter för KI-gruppernas förslag, och uppmanar institutet att sträva efter att förbättra effektiviteten och ändamålsenligheten i denna process och säkerställa största möjliga transparens och integritet genom att fastställa relevanta interna åtgärder, samtidigt som man ser till att det inte finns några potentiella intressekonflikter.

17.

Europaparlamentet noterar med oro att institutet inte har vidtagit några specifika åtgärder för att öka transparensen när det gäller dess kontakter med intressenter och lobbyister. Parlamentet uppmanar institutet att genomdriva en proaktiv policy för transparens vad gäller lobbyverksamheten.

18.

Europaparlamentet noterar med tillfredsställelse att institutet nu har uppnått full personalstyrka tack vare flera åtgärder som genomfördes under 2015 och 2016 för att förbättra personalförvaltningen, rekryteringsprocessen samt arbetsmiljön. Parlamentet noterar att från december 2016 har institutet tillsatt 59 av de 63 godkända tjänsterna, vilket är det högsta antalet anställda i institutets historia, och att rekrytering pågår för de kvarstående vakanta tjänsterna. Parlamentet konstaterar emellertid att de åtgärder som institutet har vidtagit inte fullt ut kompenserar de negativa följderna av den låga och stadigt sjunkande korrigeringskoefficienten, som påverkar lönenivåerna i Ungern.

19.

Europaparlamentet konstaterar på basis av uppgifter från revisionsrätten att kommissionens ursprungliga mål för när institutet skulle bli ekonomiskt självbestämmande var 2010. Parlamentet noterar dessutom att institutet blev delvis ekonomiskt självbestämmande i juni 2011 på villkor att kommissionens generaldirektorat för utbildning och kultur fortsatte att förhandsgodkänna bidragsrelaterade transaktioner och upphandlingar på mer än 60 000 euro. Parlamentet erfar från institutet att det uppmanade kommissionen att åter starta processen som leder till fullständigt ekonomiskt självbestämmande. Parlamentet noterar dessutom att kommissionen angav en färdplan och en tidsplan för processen i maj 2016, och ser fram emot kommissionens granskningsrapport om ekonomiskt självbestämmande, som planerats till det första halvåret 2017. Parlamentet konstaterar att institutet hoppas få fullständigt ekonomiskt självbestämmande före utgången av 2016, och uppmanar institutet att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om hur utvecklingen fortskrider i detta avseende.

20.

Europaparlamentet konstaterar på basis av revisionsrättens uppgifter att, trots en god grund, har institutets komplicerade verksamhetsregler och förvaltningsproblem försämrat dess genomslagskraft. Parlamentet noterar att institutet kan ge stöd till hela innovationsekosystemet, från nystartade företag fram till innovationsdrivna projekt som leds av flera KI-gruppspartner, men att det saknas samordning på unionsnivå med relevanta generaldirektorat inom kommissionen och att samverkan mellan KI-grupper och andra unionsinitiativ är otillräcklig.

21.

Europaparlamentet noterar att institutet finansierar EIT Digital Master-program, som kombinerar ett engångsbelopp på högst 8 000 euro per student och ersättning för de faktiska kostnaderna inklusive schablonbaserade indirekta kostnader. Parlamentet noterar att finansieringsmodellen enligt revisionsrätten aldrig har fastställts formellt och inte gör det inte möjligt att skilja mellan verksamheter som täcks av engångsbeloppet och de som får ersättning baserad på de faktiska kostnaderna. Parlamentet erfar från institutet att det strävar efter att införa en modell som bygger på ett enda styrkt engångsbelopp för att finansiera sådana program i syfte att förenkla kostnadsrapporteringen, när väl statistiska uppgifter finns tillgängliga för att fastställa ett sådant gemensamt engångsbelopp. Parlamentet uppmanar institutet att rapportera till den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om genomförandet av den nya finansieringsmodellen.

22.

Europaparlamentet konstaterar utifrån revisionsrättens rapport att en juridisk person i en KI-grupp betalade ut bruttobonusar på 646 000 euro till 55 av sina anställda, baserat på ett beslut i nämnden för tillsyn över KI-grupper, som institutet ersatte till 100 %. Parlamentet erfar från revisionsrätten att det är ovanligt att man betalar sådana bonusar med enbart offentliga medel. Parlamentet godtar emellertid att KI-grupperna är affärsdrivande organisationer som försöker uppnå finansiell hållbarhet, och att användningen av rörliga komponenter som en del av grundersättningen kan ge ett kraftigt incitament till goda resultat och säkerställa att man uppnår värde för pengarna. Parlamentet noterar dessutom att det uttryckligen föreskrivs att rörliga komponenter i grundersättningen är stödberättigande kostnader inom ramen för Horisont 2020. Parlamentet betonar att institutets bidrag till löner som betalas ut till KI-gruppernas ledningspersonal, inbegripet prestationsbaserad ersättning, kommer att hållas under det tak som fastställdes av institutet i bidragsöverenskommelserna 2016 och framdeles. Parlamentet noterar att i enlighet med de reformerade reglerna med dubbla tak som tillämpades från och med 2016, är de höga prestationsbaserade ersättningar som betalades ut 2015 är inte längre möjliga.

23.

Europaparlamentet konstaterar att principen om sund ekonomisk förvaltning också åsidosattes när en KI-partner upphandlade PR-tjänster med dagliga ersättningar på mellan 800 och 3 250 euro per person, vilka institutet också ersatte fullt ut.

24.

Europaparlamentet noterar att 45 av institutets anställda under 2015 deltog i ”andra evenemang” och att kostnaderna för detta uppgick till 10 730,21 euro (238,45 euro per person).

25.

Europaparlamentet noterar bekymrat att institutets allmänna synlighet är låg och att en del av KI-gruppernas partner inte är medvetna om deras anknytning till institutet. Parlamentet efterlyser bättre synlighet och främjande av institutet som symbol för ett unikt innovationssamfund. Parlamentet gläder sig över att 18 medlemmar i institutet från gemenskapen har förts upp på Forbes ”30 under 30”-lista över de mest inflytelserika unga entreprenörerna och innovatörerna.

26.

När det gäller andra övergripande iakttagelser som utgör en del av beslutet om ansvarsfrihet hänvisar Europaparlamentet till sin resolution av den 27 april 2017 (4) om byråernas verksamhetsresultat, ekonomiska förvaltning och kontroll.