1.   I denna förordning fastställs föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (Europeiska ombudsmannens stadga).

2.   Ombudsmannen ska fullgöra sina skyldigheter under full oavhängighet och ska agera utan någon form av förhandsgodkännande.

3.   Ombudsmannen ska bidra till att upptäcka administrativa missförhållanden i verksamheten inom unionens institutioner, organ och byråer, med undantag av Europeiska unionens domstol i dess rättsliga funktion, med vederbörligt beaktande av artiklarna 20.2 d och 228 i EUF-fördraget och artikel 41 i stadgan, om rätten till god förvaltning.

Inga handlingar som företas av en annan myndighet eller person kan vara föremål för klagomål hos ombudsmannen.

4.   Ombudsmannen ska när det är lämpligt lämna rekommendationer, förslag till lösningar och förslag till förbättringar för att avhjälpa missförhållandena.

5.   Ombudsmannen får vid utförandet av sina uppgifter inte ifrågasätta domstolsavgöranden eller en domstols behörighet att meddela avgöranden.

1.   Varje unionsmedborgare eller varje annan fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat får, antingen direkt eller genom en ledamot av Europaparlamentet, inge ett klagomål till ombudsmannen gällande fall av administrativa missförhållanden.

2.   Ett klagomål ska innehålla en tydlig hänvisning till föremålet för klagomålet och klagandens identitet. En klagande får begära att klagomålet helt eller delvis behandlas konfidentiellt.

3.   Ett klagomål ska inges inom två år från den dag då klaganden fick kännedom om de omständigheter på vilka klagomålet grundar sig. Innan klagomålet inges ska klaganden göra lämpliga hänvändelser till den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs.

4.   Ombudsmannen ska avvisa ett klagomål om det inte omfattas av ombudsmannens behörighetsområde eller om förfarandekraven i punkterna 2 och 3 inte är uppfyllda. Om ett klagomål inte omfattas av ombudsmannens behörighetsområde får ombudsmannen råda klaganden att inge klagomålet till en annan myndighet.

5.   Om ombudsmannen finner att klagomålet är uppenbart ogrundat ska han eller hon avsluta ärendet och informera klaganden om detta beslut. Om klaganden har informerat den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs om sitt klagomål ska ombudsmannen också informera den berörda myndigheten.

6.   Klagomål som rör anställningsförhållanden mellan unionens institutioner, organ och byråer och deras personal ska vara tillåtliga endast om den berörda personen har uttömt alla interna administrativa förfaranden, särskilt de som avses i artikel 90 i tjänsteföreskrifterna, och den behöriga myndigheten vid den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs har fattat ett beslut eller tidsfristerna för svar har löpt ut. Ombudsmannen ska också ha rätt att kontrollera de åtgärder som vidtagits av den behöriga myndigheten vid den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs för att säkerställa skyddet av påstådda offer för trakasserier och för att återupprätta en hälsosam och säker arbetsmiljö där de berörda personernas värdighet respekteras under det att en administrativ utredning pågår, förutsatt att de berörda personerna har uttömt de interna administrativa förfarandena i samband med dessa åtgärder.

7.   Ombudsmannen ska underrätta den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs av ett registrerat klagomål så snart klagomålet har förklarats tillåtligt och beslut har fattats att inleda en undersökning.

8.   Klagomål som inges till ombudsmannen ska inte påverka tidsfrister för överklaganden i administrativa förfaranden eller domstolsförfaranden.

9.   När ombudsmannen förklarar ett klagomål otillåtligt eller beslutar att avsluta behandlingen av detta, på grund av pågående eller avslutade rättsliga åtgärder rörande omständigheter som tagits upp i ett klagomål, ska resultatet av de undersökningar som ombudsmannen redan gjort arkiveras och ärendet ska avslutas.

10.   Ombudsmannen ska så snart som möjligt underrätta klaganden om de åtgärder som vidtagits avseende klagomålet och, så långt det är möjligt, försöka att tillsammans med den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs nå en lösning som undanröjer det administrativa missförhållandet. Ombudsmannen ska underrätta klaganden om den föreslagna lösningen tillsammans med eventuella kommentarer från den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs. Klaganden får inkomma med synpunkter eller, när som helst, lämna ytterligare uppgifter som inte var kända vid tiden för inlämnandet av klagomålet.

Om en lösning nås som godtas av klaganden och den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs, får ombudsmannen avsluta ärendet utan att fullfölja det förfarande som föreskrivs i artikel 4.

1.   Ombudsmannen ska inom ramen för sitt uppdrag företa de undersökningar som han eller hon finner berättigade, antingen på eget initiativ eller på grundval av klagomål.

2.   Ombudsmannen ska utan onödigt dröjsmål underrätta den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs om sådana undersökningar. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 5 får den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs, på eget initiativ eller på begäran av ombudsmannen, översända användbara kommentarer eller bevismaterial.

3.   Ombudsmannen får på eget initiativ företa de undersökningar som han eller hon finner berättigade, i synnerhet med avseende på upprepade, systemrelaterade eller särskilt allvarliga fall av administrativa missförhållanden, för att ta itu med dessa fall som en fråga av allmänt intresse. I samband med sådana undersökningar får han eller hon också lägga fram förslag och initiativ för att främja administrativ bästa praxis inom unionens institutioner, organ och byråer.

1.   Om fall av administrativa missförhållanden konstateras efter en undersökning ska ombudsmannen utan onödigt dröjsmål underrätta den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs av slutsatserna av undersökningen och ska, när det är lämpligt, lämna rekommendationer.

2.   Den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs ska inom tre månader sända ett detaljerat yttrande till ombudsmannen. Ombudsmannen får på en motiverad begäran av den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs bevilja en förlängning av den tidsfristen. Denna förlängning får inte vara längre än två månader. Om den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs inte avger något yttrande inom den ursprungliga tidsfristen på tre månader eller inom den förlängda tidsfristen, får ombudsmannen avsluta undersökningen utan ett sådant yttrande.

3.   Vid avslutandet av en undersökning ska ombudsmannen överlämna en rapport till den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs och, om arten eller omfattningen av det fall av missförhållande som upptäckts så kräver, till Europaparlamentet. Ombudsmannen får lämna rekommendationer i rapporten. Ombudsmannen ska underrätta klaganden om undersökningens resultat, om yttrandet från den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs samt om eventuella rekommendationer som lämnats i rapporten.

4.   När det är lämpligt i samband med en undersökning av en unionsinstitutions, ett unionsorgans eller en unionsbyrås verksamhet, får ombudsmannen på eget initiativ eller på begäran av Europaparlamentet höras inför Europaparlamentet på lämplig nivå.

5.   Vid slutet av varje årlig session ska ombudsmannen till Europaparlamentet överlämna en rapport om resultaten av de undersökningar som han eller hon gjort. Rapporten ska innehålla en bedömning av efterlevnaden av ombudsmannens rekommendationer, förslag till lösningar och förslag till förbättringar. Rapporten ska också, i förekommande fall, innehålla resultaten av ombudsmannens undersökningar om trakasserier, visselblåsning och intressekonflikter inom unionens institutioner, organ eller byråer.

1.   I denna artikel avses med tillhandahållande av information alla fysiska och elektroniska medel genom vilka ombudsmannen och hans eller hennes kansli ges tillgång till information, inbegripet handlingar, oavsett i vilken form.

2.   Dessutom avses med säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter uppgifter eller material som placerats på en EU-säkerhetsskyddsklassificeringsnivå och vars obehöriga röjande skulle kunna åsamka unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen skada i olika grad.

3.   Med förbehåll för de villkor som anges i denna artikel ska unionens institutioner, organ och byråer och medlemsstaternas behöriga myndigheter på begäran av ombudsmannen eller på eget initiativ och utan onödigt dröjsmål tillhandahålla ombudsmannen den information som han eller hon har begärt för en undersökning.

4.   Ombudsmannen ska tillhandahållas säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter enligt följande principer och villkor:

5.   När det gäller tillhandahållande av säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter ska den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs bedöma om ombudsmannen effektivt har inrättat interna säkerhetsbestämmelser samt fysiska och procedurmässiga åtgärder för att skydda säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter. I detta syfte får ombudsmannen och en unionsinstitution, ett unionsorgan eller en unionsbyrå också ingå avtal om fastställande av en allmän ram för tillhandahållande av säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter.

6.   I enlighet med punkterna 4 och 5 ska tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter ges i de lokaler som tillhör den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs, såvida inte annat överenskommits med ombudsmannen.

7.   Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 3 får de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna vägra att tillhandahålla ombudsmannen information som omfattas av nationell rätt om skydd av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller av bestämmelser som hindrar att informationen lämnas ut.

Den berörda medlemsstaten får dock tillhandahålla sådan information till ombudsmannen på de villkor som fastställs av dess behöriga myndighet.

8.   De unionsinstitutioner, unionsorgan eller unionsbyråer och de behöriga myndigheter i medlemsstaterna som tillhandahåller säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter eller annan information som inte är tillgänglig för allmänheten ska de i förväg underrätta ombudsmannen om detta.

Ombudsmannen ska säkerställa att sådan information skyddas på adekvat sätt och får, särskilt, inte lämna ut den till klaganden eller till allmänheten utan förhandsgodkännande från unionsinstitutionen, unionsorganet eller unionsbyrån eller den behöriga myndigheten i den berörda medlemsstaten. När det gäller säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter ska godkännandet ges skriftligen.

9.   De unionsinstitutioner, unionsorgan eller unionsbyråer som vägrar tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter ska tillhandahålla ombudsmannen en skriftlig motivering med angivande av, som minimum, skälen till vägran.

10.   Ombudsmannen ska bevara den information som avses i punkt 8 endast till dess att undersökningen har avslutats slutgiltigt.

Ombudsmannen får begära att en unionsinstitution, ett organ eller en byrå eller en medlemsstat bevarar sådan information under en period av minst fem år.

11.   Om den begärda hjälpen inte lämnas får ombudsmannen underrätta Europaparlamentet, som ska agera i enlighet med detta.

1.   Tjänstemän och övriga anställda vid unionens institutioner, organ och byråer ska på ombudsmannens begäran höras om sakförhållanden som rör en pågående undersökning av ombudsmannen.

2.   Dessa tjänstemän och övriga anställda ska yttra sig på sin institutions, sitt organs eller sin byrås vägnar. De ska fortsätta att vara bundna av de förpliktelser som följer av de för dem gällande föreskrifterna.

1.   Ombudsmannen får genomföra en undersökning för att upptäcka fall av administrativa missförhållanden i behandlingen av information enligt definitionen i artikel 22a i tjänsteföreskrifterna som en tjänsteman eller annan anställd har lämnat till honom eller henne i enlighet med relevanta bestämmelser i tjänsteföreskrifterna.

2.   I sådana fall ska tjänstemannen eller den anställde omfattas av det skydd som erbjuds genom tjänsteföreskrifterna i form av rätten att inte behandlas av institutionen, organet eller byrån på ett sätt som är till hans eller hennes nackdel till följd av att han eller hon lämnat informationen.

3.   Ombudsmannen får också undersöka om det förekommit administrativa missförhållanden i hanteringen av sådana fall vid den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som berörs, också när det gäller skyddet av berörd tjänsteman eller annan anställd.

1.   Ombudsmannen och hans eller hennes personal får inte avslöja information eller handlingar som de får tillgång till i samband med en undersökning. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 får de i synnerhet inte avslöja säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter eller interna handlingar från unionens institutioner, organ och byråer som tillhandahållits ombudsmannen eller handlingar som omfattas av unionsrättens tillämpningsområde vad gäller skydd av personuppgifter. De får inte heller avslöja information som skulle kunna skada klagandens eller någon annan berörd persons rättigheter.

2.   Utan att det påverkar den allmänna skyldigheten för unionens alla institutioner, organ och byråer att rapportera till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), i enlighet med artikel 8 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (7), ska ombudsmannen, om sakförhållanden som framkommit under en av ombudsmannens undersökningar kan utgöra eller ha samband med ett brott, rapportera detta till medlemsstaternas behöriga myndigheter och, i den mån ärendet omfattas av deras respektive behörighetsområde, till Europeiska åklagarmyndigheten, i enlighet med artikel 24 i rådets förordning (EU) 2017/1939 (8) och till Olaf.

3.   Om det är lämpligt, och efter överenskommelse med Europeiska åklagarmyndigheten eller Olaf ska ombudsmannen även underrätta den unionsinstitution, det unionsorgan eller den unionsbyrå som har maktbefogenheter över den tjänsteman eller anställde som berörs, som får inleda lämpliga förfaranden.

1.   Om det är nödvändigt för ombudsmannens ämbetsutövning får ombudsmannen samarbeta med myndigheterna i medlemsstaterna, i enlighet med tillämplig nationell rätt och unionsrätt.

2.   Inom ramen för sin ämbetsutövning får ombudsmannen också samarbeta med unionens övriga institutioner, organ och byråer, i synnerhet med dem som ansvarar för att främja och skydda de grundläggande rättigheterna. Ombudsmannen ska undvika överlappningar och dubbelarbete i förhållande till dessa unionsinstitutioners, unionsorgans eller unionsbyråers verksamhet.

3.   Alla meddelanden till medlemsstaternas myndigheter med avseende på tillämpningen av denna förordning ska gå via medlemsstaternas ständiga representationer vid unionen, såvida inte den berörda ständiga representationen samtycker till att ombudsmannens kansli får kontakta myndigheterna i den berörda medlemsstaten direkt.

1.   Ombudsmannen ska väljas, och kunna utses på nytt, i enlighet med artikel 228.2 i EUF-fördraget bland kandidater som väljs ut genom ett öppet förfarande.

2.   Efter offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning av begäran om nomineringar ska ombudsmannen utses bland personer som

1.   Ombudsmannen ska upphöra att utföra sina uppgifter antingen vid slutet av sin ämbetsperiod eller vid frivillig avgång eller avsättning.

2.   Ombudsmannen ska stanna i sitt ämbete till dess att en ny ombudsman har valts, utom vid avsättning.

3.   Om ämbetet frånträds i förtid ska en ny ombudsman inom tre månader från den tidpunkt då ämbetet blev vakant väljas för den resterande delen av Europaparlamentets valperiod. Fram till dess att en ny ombudsman har valts ska den chefstjänsteman som avses i artikel 16.2 ansvara för de brådskande ärenden som faller inom ombudsmannens ämbetsutövning.

1.   Vid utförandet av sina uppgifter ska ombudsmannen agera i enlighet med artikel 228.3 i EUF-fördraget. Ombudsmannen ska avhålla sig från alla handlingar som är oförenliga med de nämnda uppgifterna.

2.   Vid ämbetstillträdet ska ombudsmannen avge en högtidlig försäkran inför domstolen om att han eller hon ämnar utöva de uppgifter som avses i fördragen och i denna förordning med fullständig oavhängighet och opartiskhet och att han eller hon ämnar respektera de förpliktelser som följer av ämbetet under ämbetsperioden och efter dess utgång. Den högtidliga försäkran ska särskilt omfatta plikten att efter ämbetsperiodens utgång uppträda med integritet och omdöme när det gäller att acceptera vissa befattningar eller förmåner.

3.   Under ombudsmannens ämbetsperiod får vederbörande inte åta sig någon annan politisk eller administrativ uppgift eller utöva någon annan verksamhet, oavsett om den är avlönad eller inte.

1.   Ombudsmannen ska ha samma ställning som en domare vid domstolen när det gäller lön, traktamenten och pension.

2.   Artiklarna 11–14 och 17 i protokoll nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier, fogat till fördraget om Europeiska unionen, fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och till fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen ska tillämpas på ombudsmannen samt tjänstemännen och övriga anställda vid ombudsmannens kansli.

1.   Ombudsmannen ska tilldelas en lämplig budget som är tillräcklig för att säkerställa ombudsmannens oberoende och utförandet av hans eller hennes uppgifter.

2.   Ombudsmannen ska biträdas av ett kansli. Ombudsmannen ska utse kansliets chefstjänsteman.

3.   Tjänstemännen och övriga anställda vid ombudsmannens kansli ska lyda under tjänsteföreskrifterna. Antalet tjänstemän i kansliet ska anpassas varje år som ett led i budgetprocessen.

4.   När tjänstemän i unionen flyttas över till ombudsmannens kansli ska detta anses utgöra uppehållande av annan tjänst i tjänstens intresse i enlighet med artikel 37 första stycket a och artikel 38 i tjänsteföreskrifterna.

1.   Beslut 94/262/EKSG, EG, Euratom ska upphöra att gälla.

2.   Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.