(1)

Komisija izvaja upravne preiskave, preddisciplinske in disciplinske postopke ter postopke začasne odstranitve z delovnega mesta na podlagi člena 86 Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije (1) ter v skladu s Prilogo IX h kadrovskim predpisom in Sklepom Komisije C(2004) 1588 (2). Navedene naloge so zlasti v pristojnosti Preiskovalnega in disciplinskega urada Komisije („IDOC“), ki je direktorat, priključen Generalnemu direktoratu za človeške vire in varnost. Disciplinski postopki lahko vključujejo preiskave, ki jih izvaja disciplinska komisija Komisije v skladu s členom 17 Priloge IX h kadrovskim predpisom.

(2)

V okviru teh dejavnosti zadevne službe Komisije zbirajo in obdelujejo zadevne informacije. Te informacije vključujejo osebne podatke, zlasti identifikacijske in kontaktne podatke ter podatke o vedenju. Zadevne službe Komisije osebne podatke posredujejo drugim službam Komisije na podlagi potrebe po seznanitvi s podatki.

(3)

Osebni podatki se hranijo v varnem fizičnem in elektronskem okolju, da se prepreči nezakonit dostop ali prenos podatkov osebam, ki nimajo potrebe po seznanitvi z njimi. Po koncu obdelave se podatki hranijo v skladu z veljavnimi pravili Komisije (3).

(4)

Komisija mora pri opravljanju svojih nalog spoštovati pravice fizičnih oseb v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih priznavata člen 8(1) Listine Evropske unije o temeljnih pravicah in člen 16(1) Pogodbe, ter pravice na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (4), ki je nadomestila Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (5). Hkrati mora Komisija upoštevati stroga pravila o zaupnosti in poklicni skrivnosti ter zagotoviti spoštovanje procesnih pravic zadevnih oseb in prič, zlasti domneve nedolžnosti zadevne osebe.

(5)

V nekaterih okoliščinah je treba uskladiti pravice, ki jih imajo posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725, s potrebo po učinkovitosti upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta, ob tem pa v celoti spoštovati temeljne pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 Komisiji omogoča omejitev uporabe členov 14 do 17, 19, 20 in 35 ter načela preglednosti, določenega v členu 4(1)(a), kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 17, 19, 20 in 35 navedene uredbe.

(6)

To lahko velja zlasti za zagotavljanje informacij o obdelavi osebnih podatkov zadevni osebi na začetku upravne preiskave. Zagotavljanje takih informacij bi lahko vplivalo na zmožnost Komisije za izvajanje upravne preiskave, na primer zato, ker bi lahko zadevna oseba uničila dokaze, preden bi jih Komisija preučila, ali skušala vplivati na morebitne priče, preden bi bile te zaslišane. Podobno bi lahko zagotavljanje dostopa do osebnih podatkov v fazah postopka, v katerih zadevna oseba nima dostopa do spisa, na primer med predhodno oceno ali upravno preiskavo, razkrilo informacije, ki bi lahko negativno vplivale na izvedbo upravne preiskave. V obeh primerih je morda treba omejiti pravice zadevne osebe, da se zagotovi funkcija spremljanja, pregledovanja ali urejanja, povezana z izvajanjem javne oblasti, kadar gre za pomemben cilj v splošnem javnem interesu Unije, in sicer za zagotavljanje, da osebje Komisije spoštuje svoje zakonske obveznosti in ravna etično.

(7)

Pravico zadevne osebe do dostopa do osebnih podatkov je morda treba omejiti tudi, kadar bi se zaradi takega dostopa razkrile informacije o priči ali žvižgaču, ki je zaprosil, naj se njegova identiteta ne razkrije. V takem primeru se Komisija lahko odloči, da omeji dostop do izjave v zvezi z zadevno osebo, da se zaščitijo pravice in svoboščine te priče ali žvižgača.

(8)

Za zagotovitev zaupnosti in učinkovitosti upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta ob upoštevanju standardov varstva osebnih podatkov iz Uredbe (EU) 2018/1725 je treba sprejeti notranja pravila, na podlagi katerih lahko Komisija omeji pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 25(1)(c),(g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725.

(9)

Notranja pravila bi se morala uporabljati za vse postopke obdelave, ki jih izvaja Komisija pri opravljanju svojih nalog, vključno s postopki obdelave, ki se izvajajo pred začetkom upravne preiskave ter med pomočjo in sodelovanjem, ki ju Komisija zagotavlja nacionalnim organom in mednarodnim organizacijam zunaj svojih dejavnosti.

(10)

Za zagotovitev skladnosti s členi 14, 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725 bi morala Komisija vse posameznike pregledno in usklajeno obveščati o svojih dejavnostih, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov, in o njihovih pravicah z obvestili o varstvu podatkov, objavljenimi na spletišču Komisije. Prav tako bi morala Komisija posamično in v ustrezni obliki obvestiti posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, ki so vključeni v upravno preiskavo, preddisciplinski ali disciplinski postopek ali postopek začasne odstranitve z delovnega mesta.

(11)

Da se ohrani učinkovito sodelovanje, je morda poleg tega potrebno, da Komisija omeji uporabo pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, da se zaščitijo postopki obdelave drugih institucij, organov, uradov in agencij Unije ali organov držav članic in tretjih držav ter mednarodnih organizacij. V ta namen bi se morala Komisija z navedenimi institucijami, organi, uradi in agencijami ter organi in mednarodnimi organizacijami posvetovati o ustreznih razlogih za uvedbo omejitev ter o potrebi po omejitvah in njihovi sorazmernosti, razen če bi to ogrozilo dejavnosti Komisije.

(12)

Komisija mora morda omejiti tudi zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in uporabo drugih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z osebnimi podatki, prejetimi od tretjih držav ali mednarodnih organizacij, da bi izpolnila svojo dolžnost sodelovanja s temi državami ali organizacijami in tako ohranila pomemben cilj v splošnem javnem interesu Unije. Vendar pa lahko v nekaterih okoliščinah interes ali temeljne pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, prevladajo nad interesom mednarodnega sodelovanja.

(13)

Komisija bi morala vse omejitve obravnavati pregledno in vsako uporabo omejitev registrirati v ustreznem sistemu evidentiranja.

(14)

V skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725 lahko upravljavci preložijo, opustijo ali zavrnejo zagotavljanje informacij o razlogih za uporabo omejitve posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če bi zagotovitev teh informacij na kakršen koli način ogrozila namen omejitve. To zlasti velja za primere omejitev pravic iz členov 16 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725.

(15)

Komisija bi morala redno pregledovati naložene omejitve za zagotovitev, da so pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do obveščenosti v skladu s členoma 16 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725 omejene le, dokler so take omejitve potrebne, da se Komisiji omogoči izvajanje upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta.

(16)

Kadar se omejijo druge pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, bi moral upravljavec za vsak primer posebej oceniti, ali bi sporočanje omejitve ogrozilo njen namen.

(17)

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov Evropske komisije bi morala opraviti neodvisen pregled uporabe omejitev, da se zagotovi skladnost s tem sklepom.

(18)

Evropski nadzornik za varstvo podatkov je mnenje izdal 5. decembra 2018 –