PRILOGA

1.   STROKOVNI POJEM LASTNIŠTVA

Strokovni pojem lastništva se nanaša na povezavo med državo članico, pristojno za vnos podatkov v VIS, in temi podatki.

Lastništvo se izvaja tako, da pristojna država članica doda identifikacijo podatkom, vnesenim v dosje prosilca za vizum.

Lastništvo vloge za izdajo vizuma in povezanih odločitev organov, pristojnih za izdajo vizumov, se vpiše v VIS ob odprtju dosjeja ali vnosu povezane odločitve v VIS, naknadno pa se ne more spremeniti.

2.   VNOS PODATKOV IN POVEZOVANJE VLOG

2.1   Vnos podatkov na podlagi vloge

Kadar je vloga predložena organu države članice, ki zastopa drugo državo članico, se v vnos podatkov v VIS in poznejše sporočanje v zvezi s tem dosjejem vključi identifikacija zastopane države članice in se shrani kot lastnost „represented User“, vzeta iz istega šifranta, kot je država članica, ki vnaša podatke v VIS.

Vsi dosjeji, povezani v skladu s členom 8(4) Uredbe VIS, imajo lastništvo iste države članice.

Kadar država članica kopira prstne odtise iz dosjeja, zapisanega v VIS, je lastnica novega dosjeja, v katerega se kopirajo prstni odtisi.

2.2   Vnos podatkov po predložitvi vloge

Kadar odločitve o izdaji vizuma, prekinitvi obravnave vloge, zavrnitvi, razveljavitvi, preklicu, skrajšanju obdobja veljavnosti ali podaljšanju vizuma v skladu s členi od 10 do 14 Uredbe VIS sprejema država članica, ki zastopa drugo državo članico, sporočanje za vnos podatkov v VIS vključuje identifikacijo zastopane države članice vzeto iz istega šifranta, kot je država članica, ki vnaša podatke v VIS.

Odločitve o izdaji vizuma, podaljšanju vizuma z novo vizumsko nalepko in skrajšanju obdobja veljavnosti vizuma z novo vizumsko nalepko se vnesejo v VIS z datumom vizumske nalepke in istim lastništvom.

Številka vizumske nalepke, vnesene v VIS v skladu s členom 10(1)(e) Uredbe VIS, je v skladu z določbami Uredbe Sveta (ES) št. 856/2008 (1) sestavljena iz kombinacije 9-mestne nacionalne številke vizumske nalepke in 3-mestne črkovne identifikacijske kode države članice izdajateljice (2) ter po potrebi vključuje toliko ničel pred številko, da je zapolnjenih devet mest nacionalne številke vizumske nalepke.

2.3   Povezovanje vlog

2.3.1   Povezovanje vlog, če obstaja predhodna registracija

Samo država članica, ki je lastnica dosjeja, lahko tega v skladu s členom 8(3) Uredbe VIS poveže z drugim(-i) dosjejem(-ji) istega prosilca ali povezavo zaradi popravljanja odstrani.

Prstni odtisi prosilca se lahko kopirajo iz njegovih povezanih dosjejev le, če so bili odvzeti v 59 mesecih od datuma prve vloge. Kadar se podatki o prstnih odtisih kopirajo iz prejšnjega dosjeja, ki ni starejši od 59 mesecev, se povezava med dosjeji ne odstrani.

2.3.2   Povezovanje vlog oseb, ki potujejo skupaj

Za povezovanje dosjejev oseb, ki potujejo skupaj, se v skladu s členom 8(4) Uredbe VIS številke vloge prenesejo v VIS skupaj z ustrezno vrsto vrednosti skupine, ki je ali družina ali potniki. Le država članica, ki je lastnica dosjeja(-jev) posameznih prosilcev znotraj skupine, lahko ustvari skupino ali zaradi popravkov odstrani povezavo med posameznimi člani skupine.

2.4   Postopki, pri katerih se predložitev določenih podatkov ne zahteva na podlagi pravnih razlogov ali jih dejansko ni mogoče predložiti

V skladu s členom 8(5) Uredbe VIS se v posebna podatkovna polja ročno, ali če je na voljo, z izbiro vrednosti iz šifranta vnese „se ne uporablja“. Če podatkovno polje vsebuje več kot en element, se tak vnos uporabi za vsakega od njih.

Kadar se prstni odtisi ne zahtevajo ali jih ni mogoče predložiti, se v skladu s členom 8(5) Uredbe VIS v sistemu VIS izpolnita Boolovi polji:

—	„fingerprintsNotRequired“ (prstni odtisi se ne zahtevajo),

—	„fingerprintsNotApplicable“ (prstni odtisi se ne uporabljajo).

Ti polji sta določeni glede na spodnjo preglednico, v kateri so navedene tri mogoče okoliščine:

—	zahteva se predložitev prstnih odtisov,

—	prstni odtisi se ne zahtevajo na podlagi pravnih razlogov,

—	prstnih odtisov dejansko ni mogoče predložiti.

Polje v VIS	Prstni odtisi se zahtevajo	Prstni odtisi se ne zahtevajo na podlagi pravnih razlogov	Prstnih odtisov dejansko ni mogoče predložiti
„fingerprintsNotRequired“	NAPAČNO	PRAVILNO	NAPAČNO
„fingerprintsNotApplicable“	NAPAČNO	PRAVILNO	PRAVILNO

Poleg tega se v ustrezno polje za prosto besedilo „ReasonForFingerprintNotApplicable“ (razlog za neuporabo prstnih odtisov) vnese dejanski razlog.

Kadar država članica prenaša le podatke iz člena 5(1)(a) in (b) Uredbe VIS, se v skladu s členom 48(3) neobstoj podatkov iz člena 5(1)(c) označi z vnosom zaznamka „se ne uporablja“ in dopolni s sklicem na člen 48(3) Uredbe VIS v polju za prosto besedilo, v katerem je navedeno, da se podatki ne zahtevajo na podlagi pravnih razlogov. Ustrezna polja so določena kot „FingerprintsNotRequired“ PRAVILNO in „FingerprintsNotApplicable“ PRAVILNO.

3.   DOSTOP DO PODATKOV

Podatki iz prošnje za azil se uporabljajo v povezavi z iskanjem in pridobivanjem podatkov za namene iz člena 21(2) Uredbe VIS. Poleg tega je pridobivanje dosjejev, povezanih v skladu s členom 8(4) Uredbe VIS, mogoče le za skupine vrste družina (zakonec in/ali otroci) iz oddelka 2.3.2.

4.   SPREMEMBA, IZBRIS IN PREDČASEN IZBRIS PODATKOV V SKLADU S ČLENOM 24 UREDBE VIS

Naslednjih podatkov, vpisanih v VIS, ni mogoče spreminjati:

—	številke vloge,

—	številke vizumske nalepke,

—	vrste odločitve,

—	zastopane države članice (po potrebi),

—	države članice, pristojne za vnos podatkov v VIS.

Če je treba zgoraj navedene podatke popraviti, se dosje ali podatki v zvezi z odločitvami organov, pristojnih za izdajo vizuma, izbrišejo in odpre se nov dosje. Podatke v dosjeju lahko izbriše le država članica, ki je njihova lastnica.

5.   VODENJE IN DOSTOP DO EVIDENC O POSTOPKIH OBDELAVE PODATKOV

5.1   Vodenje evidenc o postopkih obdelave podatkov

Vsak postopek obdelave podatkov v VIS se zapiše kot vpis v dnevnik s poljem „TypeOfAction“, vključno z namenom dostopa v skladu s členom 34(1) Uredbe VIS.

Vpis v dnevnik se zapiše s časovnim žigom, ki označuje čas prejema. Ta časovni žig se pozneje uporabi za iskanje vpisov v dnevnik, ki jih je treba izbrisati.

Za vse postopke obdelave podatkov se v dnevnik shrani naziv organa, ki vnaša ali pridobiva podatke. Uporabnik in centralni VIS sta v dnevniku določena ali kot pošiljatelj ali kot prejemnik.

V dnevnik se razen naziva organa, ki vnaša ali pridobiva podatke, in številke vloge za izdajo vizuma ne vnese noben drug operativni podatek. Shrani se vrsta podatkov, prenesenih ali uporabljenih pri poizvedovanju iz člena 34(1) Uredbe VIS.

Kadar VIS najde evidence iz člena 34(2) Uredbe VIS, pri katerih je polje „TypeOfAction“ nastavljeno ali na „Delete Application“ (izbriši vlogo) ali na „Automatic Deletion“ (avtomatski izbris), izračuna, ali je minilo eno leto od izteka obdobja hrambe iz člena 23(1) Uredbe VIS, in jih nato izbriše. Vse evidence o postopkih obdelave podatkov z isto številko vloge se izbrišejo istočasno, če niso potrebne za namene nadzora varstva podatkov v skladu s členom 34(2) Uredbe VIS.

Evidence o postopkih obdelave podatkov se ne spreminjajo ali izbrišejo prej kot eno leto po izteku obdobja hrambe iz člena 23(1) Uredbe VIS.

5.2   Dostop do evidenc o postopkih obdelave podatkov

Dostop do evidenc (dnevnikov), ki jih hrani upravljavski organ v skladu s členom 34(1) Uredbe VIS, je omejen na ustrezno pooblaščene skrbnike VIS in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Ta določba se smiselno uporablja za evidence o dostopu do evidenc.

---

(1)  UL L 235, 2.9.2008, str. 1.

(2)  Izjema za Nemčijo: Koda države za Nemčijo je „D“.