1.   Týmto rozhodnutím sa stanovujú podmienky manipulácie s utajovanými skutočnosťami EÚ so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (6) a SECRET UE/EU SECRET (7) v súlade s rozhodnutím (EÚ, Euratom) 2015/444.

2.   Toto rozhodnutie sa uplatňuje na všetky oddelenia Komisie a vo všetkých objektoch Komisie.

1.   Prístup k skutočnostiam so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET možno udeliť po tom, ako:

2.   Stážistom v Komisii nesmú byť zverené úlohy, ktoré by od nich vyžadovali prístup k skutočnostiam so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET.

3.   Ostatným kategóriám zamestnancov sa prístup zamietne alebo povolí podľa tabuľky v prílohe.

1.   Zamestnanci, ktorí vypracúvajú dokument na základe skutočností v zmysle článku 1, musia vždy zvážiť, či ich dokument treba utajiť. Klasifikácia dokumentu ako utajovanej skutočnosti EÚ zahŕňa posúdenie a rozhodnutie pôvodcu o tom, či by poskytnutie dokumentu neoprávneným osobám poškodilo záujmy Európskej únie či jedného alebo viacerých členských štátov. Ak majú autori akékoľvek pochybnosti o tom, či má dokument, ktorý pripravujú, byť klasifikovaný v stupni utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET, mali by sa poradiť so zodpovedným vedúcim oddelenia alebo riaditeľom.

2.   Dokument sa klasifikuje aspoň v stupni utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, ak by jeho neoprávnené zverejnenie mohlo okrem iného:

3.   Skutočnosti sa klasifikujú aspoň v stupni utajenia SECRET UE/EU SECRET, ak by ich neoprávnené zverejnenie mohlo okrem iného:

4.   Pôvodcovia sa môžu rozhodnúť priradiť štandardný stupeň utajenia kategóriám skutočností, ktoré vypracúvajú na pravidelnej báze. Musia však zabezpečiť, aby bol jednotlivým skutočnostiam pridelený náležitý stupeň utajenia.

1.   Skutočnosti sa utajujú ihneď, ako sa vyprodukujú. Osobné poznámky, predbežné návrhy alebo správy obsahujúce skutočnosti, ktoré treba utajiť v stupni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET, sa takto označia od samého začiatku a ich produkovanie a manipulácia s nimi podliehajú tomuto rozhodnutiu.

2.   Ak konečný dokument už netreba utajovať na pôvodnom stupni utajenia stupeň sa zníži alebo sa utajenie zruší.

1.   V súlade s článkom 22 ods. 6 rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/444 musí byť celkový stupeň utajenia dokumentu aspoň taký vysoký ako v prípade jeho časti s najvyšším stupňom utajenia. Keď sa spájajú skutočnosti z rôznych zdrojov, konečný agregovaný dokument sa preskúma s cieľom určiť celkový stupeň utajenia, keďže si môže vyžadovať vyšší stupeň utajenia než jeho jednotlivé časti.

2.   Dokumenty, ktoré obsahujú utajované aj neutajované časti, sa rozvrhnú a označia tak, aby sa časti s iným stupňom utajenia a/alebo citlivosti dali ľahko identifikovať a v prípade potreby oddeliť. S každou časťou sa po oddelení od ostatných musí dať náležite manipulovať.

1.   Skutočnosti, ktoré treba utajiť, podliehajú náležitému označeniu a manipulácii bez ohľadu na ich fyzickú formu. Stupeň utajenia sa príjemcom jasne oznámi buď klasifikačným označením, ak sa skutočnosť doručuje písomne – či už na papieri, vymeniteľných pamäťových médiách alebo v komunikačnom a informačnom systéme (CIS), alebo oznámením, ak sa skutočnosť doručuje ústne – napríklad v rámci konverzácie alebo prezentácie. Utajované veci sa fyzicky označia, aby sa dal stupeň utajenia ľahko identifikovať.

2.   Na dokumentoch sa označenie CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET uvedie veľkým tlačeným písmom v plnom francúzskom a anglickom znení (francúzština prvá), v súlade s odsekom 3. Toto označenie sa neprekladá do ostatných jazykov.

3.   Označenie stupňa utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET sa pripojí takto:

4.   Tvorba dokumentu so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET:

5.   Ak je to možné, označenie SECRET UE/EU SECRET musí mať červenú farbu.

1.   Dokumenty so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET môžu mať aj iné označenia alebo „bezpečnostné identifikátory“ uvádzajúce napríklad oblasť, ktorej sa dokument týka, či rozdeľovník podľa zásady potreby recipientov poznať dané skutočnosti. Príklad:

2.   Na dokumentoch so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa môže uviesť bezpečnostné upozornenie s osobitnými pokynmi na ich spravovanie a manipuláciu s nimi.

3.   Prípadné pokyny k zníženiu stupňa utajenia alebo zrušeniu utajenia sa podľa možnosti vždy uvedú na prvej strane dokumentu v čase jeho vytvorenia. Môže sa použiť napríklad toto označenie:

1.   Ak je to možné, dokumenty so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa vytvárajú elektronicky.

2.   Pri vytváraní skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET musia zamestnanci Komisie používať CIS certifikovaný na zodpovedajúcom alebo vyššom stupni utajenia. Pri pochybnostiach o tom, ktorý CIS použiť, sa zamestnanci poradia so svojím miestnym bezpečnostným úradníkom (LSO). Na základe konzultácie s bezpečnostným orgánom Komisie možno v naliehavých prípadoch alebo pri osobitných technických konfiguráciách použiť osobitné postupy.

3.   Dokumenty so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET vrátane návrhov v zmysle požiadaviek článku 5 sa nesmú posielať elektronickou poštou, tlačiť ani skenovať na bežných tlačiarňach a skeneroch, ani sa s nimi nesmie manipulovať na osobných zariadeniach zamestnancov. Na tlač dokumentov so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET sa použijú iba tlačiarne alebo kopírovačky pripojené k počítačom mimo siete, ktoré sú tienené proti elektromagnetickému vyžarovaniu, alebo k certifikovanému systému.

1.   Pred poskytnutím utajovaných skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET a po ich prijatí sa utajované skutočnosti evidujú na bezpečnostné účely. Evidujú sa:

2.   Evidenciu možno vykonať papierovo alebo v elektronických logových súboroch.

3.   Ak sa manipuluje so skutočnosťami v elektronickom formáte v systéme CIS, evidenčné postupy sa môžu vykonávať v rámci samotného CIS. V takom prípade musí daný CIS zahŕňať opatrenia na zabezpečenie integrity logových záznamov.

4.   Kontrolný úradník registra uchováva register, ktorý pri každom dokumente obsahuje aspoň tieto informácie:

1.   Pôvodca má „pôvodcovskú kontrolu“ nad skutočnosťami so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, ktoré vytvoril. Treba žiadať o predchádzajúci písomný súhlas pôvodcu pred tým, než dané skutočnosti možno:

2.   Držitelia skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sú riadne oprávnené osoby, ktoré získali prístup k utajovaným skutočnostiam, aby si mohli plniť svoje pracovné povinnosti. Sú zodpovední za správnu manipuláciu s nimi, ich správne uchovávanie a ochranu v súlade s rozhodnutím (EÚ, Euratom) 2015/444. Držitelia na rozdiel od pôvodcov utajovaných skutočností nie sú oprávnení rozhodovať o znížení stupňa utajenia, zrušení utajenia, ani o následnom poskytovaní skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET.

3.   Ak pôvodcu skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET nemožno identifikovať, pôvodcovskú kontrolu uplatňuje oddelenie Komisie, ktoré je držiteľom danej utajovanej skutočnosti. Poskytnutie skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET tretej krajine alebo medzinárodnej organizácii sa vopred prekonzultuje so skupinou bezpečnostných expertov Komisie.

1.   Ak je to možné, so skutočnosťami so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa manipuluje a zasielajú sa elektronicky. Použije sa iba CIS a vybavenie, ktoré orgán bezpečnostnej certifikácie Komisie certifikoval na manipuláciu so skutočnosťami s daným alebo vyšším stupňom utajenia.

2.   Ak má niektoré oddelenie Komisie vhodné vybavenie na manipuláciu so skutočnosťami s danými stupňami utajenia a na ich zasielanie, pomôže v rámci svojich možností podľa potreby ostatným subjektom Komisie pri manipulácii so skutočnosťami a pri ich zasielaní.

1.   Používanie vymeniteľných pamäťových médií musí byť striktne kontrolované a zaznamenávané. Použijú sa iba vymeniteľné pamäťové médiá poskytnuté Komisiou a zašifrované produktom, ktorý schválil bezpečnostný orgán Komisie. Súkromné vymeniteľné pamäťové médiá ani tie, ktoré sa rozdávajú na konferenciách, seminároch atď., sa na prenos utajovaných skutočností nesmú použiť. Ak je to možné, mali by sa použiť vymeniteľné pamäťové médiá s ochranou pred nežiaducim elektromagnetickým vyžarovaním (tzv. Tempest-proof), v súlade s usmernením bezpečnostného orgánu Komisie.

2.   Ak sa s utajovaným dokumentom manipuluje alebo je uchovávaný elektronicky na vymeniteľnom pamäťovom médiu ako USB kľúč, CD alebo pamäťová karta, označenie stupňa utajenia musí byť jasne viditeľné na samotných zobrazených skutočnostiach, ako aj v názve súboru a na vymeniteľnom pamäťovom médiu.

3.   Zamestnanci musia mať na pamäti, že ak sa na vymeniteľnom pamäťovom médiu ukladá veľké množstvo utajovaných skutočností, môže si to vyžadovať zvýšenie stupňa utajenia daného zariadenia.

4.   Na prenos skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET na vymeniteľné pamäťové médium alebo z neho možno použiť iba náležite certifikovaný CIS.

5.   Pri sťahovaní takýchto skutočností na vymeniteľné pamäťové médium sa pred prenosom údajov treba osobitne uistiť, že toto médium neobsahuje žiadne vírusy ani malvér.

6.   V náležitých prípadoch sa s vymeniteľnými pamäťovými médiami manipuluje v súlade s operačnými bezpečnostnými postupmi platnými pre použitý systém šifrovania.

7.   Dokumenty na vymeniteľných pamäťových médiách, ktoré buď už nie sú potrebné, alebo boli presunuté do vhodného CIS, sa bezpečne odstránia alebo vymažú s použitím schválených produktov alebo metód. Pokiaľ sa vymeniteľné pamäťové médium, ktoré už nie je potrebné, neuloží vo vhodnom trezore, musí sa zničiť. Pri každom zničení alebo vymazaní sa použije metóda, ktorá je v súlade s bezpečnostnými predpismi Komisie. Vedie sa zoznam vymeniteľných médií a zaznamenáva sa ich zničenie.

1.   V súlade s článkom 19 ods. 3 písm. a) rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/444 sa musí so skutočnosťami so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET manipulovať v zabezpečených priestoroch (8).

2.   Podľa článku 19 ods. 3 písm. b) rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/444 možno s týmito skutočnosťami manipulovať v administratívnom priestore (9) za predpokladu, že EUCI sú chránené pred prístupom neoprávnených osôb.

3.   S týmito skutočnosťami možno manipulovať mimo zabezpečených alebo administratívnych priestorov za predpokladu, že držiteľ sa zaviazal dodržiavať kompenzačné opatrenia v zmysle článku 19 ods. 3 písm. c) rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/444, ktoré zahŕňajú aspoň tieto opatrenia:

4.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa uchovávajú v zabezpečenom priestore v bezpečnostnej schránke alebo komorovom trezore.

5.   Bližšie pokyny si možno vyžiadať od miestneho bezpečnostného úradníka (LSO) príslušného oddelenia Komisie.

6.   Všetky domnelé alebo skutočné bezpečnostné incidenty spojené s dokumentom sa bezodkladne nahlásia LSO.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET možno kopírovať alebo prekladať na pokyn držiteľa, pokiaľ k tomu pôvodca neuviedol výhradu. Nemožno však vyhotovovať viac kópií, než je nevyhnutne potrebné.

2.   Ak sa reprodukuje iba časť utajeného dokumentu, platia rovnaké podmienky ako pri kopírovaní celého dokumentu. Výňatky majú rovnaký stupeň utajenia, pokiaľ im pôvodca výslovne neurčil nižší stupeň utajenia alebo pokiaľ ich výslovne neoznačil za netajné.

3.   Bezpečnostné opatrenia platné pre pôvodné skutočnosti sa uplatňujú aj na ich kópie a preklady.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, ktoré sú potrebné mimo zabezpečených alebo administratívnych priestorov, sa podľa možnosti zasielajú elektronicky náležite certifikovanými prostriedkami a/alebo s ochranou schválenými kryptografickými produktmi.

2.   V závislosti od dostupných prostriedkov alebo konkrétnych okolností možno skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET niesť fyzicky v podobe tlačeného dokumentu alebo na vymeniteľnom pamäťovom médiu. Použitie vymeniteľných pamäťových médií na prenos skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET má prednosť pred tlačenou formou.

3.   Použiť možno iba vymeniteľné pamäťové médiá zašifrované produktom, ktorý schválil bezpečnostný orgán Komisie. So skutočnosťami so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET na vymeniteľných pamäťových médiách, ktoré nie sú chránené šifrovacím produktom schváleným bezpečnostným orgánom Komisie, sa manipuluje rovnako ako s tlačenými kópiami.

4.   Zásielka môže zahŕňať viac než jednu skutočnosť EUCI, pokiaľ sa dodrží zásada potreby poznať.

5.   Musí sa použiť obal, ktorý znemožňuje zahliadnutie obsahu. Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa prenášajú v dvojvrstvovom nepriehľadnom obale ako sú napr. obálky, nepriehľadné zložky alebo aktovky. Na vonkajšom obale nesmie byť žiadne označenie povahy ani stupňa utajenia obsahu; Vnútorná vrstva sa označí stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET. Na oboch obaloch sa uvedie meno, funkcia a adresa určeného príjemcu, ako aj spiatočná adresa pre prípad, že zásielku nemožno doručiť.

6.   Zamestnanci alebo kuriéri osobne prepravujúci skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET musia mať bezpečnostné oprávnenie a musí sa im vystaviť kuriérske osvedčenie.

7.   Obálka/obal sa nesmie po ceste otvoriť. Bezpečnostné oprávnenie kuriéra ho neoprávňuje na prístup k obsahu utajovaných skutočností.

8.   Všetky bezpečnostné incidenty spojené so skutočnosťami so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET doručovanými zamestnancami alebo kuriérmi sa nahlásia na následné vyšetrovanie riaditeľstvu pre bezpečnosť Generálneho riaditeľstva pre ľudské zdroje a bezpečnosť, a to prostredníctvom miestneho bezpečnostného úradníka príslušného oddelenia Komisie.

1.   Vymeniteľné pamäťové médiá používané na prenos skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET musia byť opatrené sprievodkou s podrobnosťami o vymeniteľnom pamäťovom médiu, na ktorom sú nahraté utajované skutočnosti, ako aj o všetkých súboroch na ňom, čo príjemcovi umožní vykonať potrebné overenia a potvrdiť prijatie.

2.   Na médiu smú byť uložené iba dokumenty, ktoré sa majú poskytnúť. Napríklad všetky utajované skutočnosti na jednom USB kľúči musia byť určené pre toho istého príjemcu. Odosielateľ musí mať na pamäti, že ak sa na takýchto zariadeniach ukladá veľké množstvo utajovaných skutočností, môže si to vyžadovať zvýšenie stupňa utajenia zariadenia ako celku.

3.   Na prenos skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET možno použiť iba vymeniteľné pamäťové médiá označené príslušným stupňom utajenia.

4.   Všetky skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET uložené na vymeniteľných pamäťových médiách sa z bezpečnostných dôvodov evidujú.

1.   Zamestnanci s bezpečnostným oprávnením môžu prenášať dokumenty so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET v rámci budovy Komisie, no dokumenty nesmú opustiť držbu prenášajúceho ani sa s nimi nemožno oboznamovať na verejnosti.

2.   Dokumenty so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET nemožno posielať internou poštou.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET môžu zamestnanci alebo kuriéri Komisie nosiť kdekoľvek v rámci Únie, pokiaľ dodržia tieto pokyny:

2.   Ak si zamestnanci registra želajú zaslať skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL na iné miesta v Únii, môžu zariadiť ich prenos niektorým z týchto spôsobov:

3.   Ak si zamestnanci želajú zaslať skutočnosti so stupňom utajenia SECRET UE/EU SECRET do iných členských štátov v EÚ, môžu jedine požiadať svoj register, aby ich zaslal vojenským, vládnym alebo diplomatickým kuriérom, ale nie poštovými službami ani komerčnými kuriérmi.

4.   Zamestnanci Komisie alebo oficiálni kuriéri Komisie, ktorí prepravujú skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET, musia mať pri sebe kuriérske osvedčenie ku každej zásielke, ktoré vystaví register príslušného oddelenia a ktoré potvrdzuje, že prenášajúci má povolenie na prepravu zásielky.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET môžu zamestnanci fyzicky osobne prepravovať medzi územím Únie a tretej krajiny.

2.   Zamestnanci registra môžu zariadiť prepravu vojenským alebo diplomatickým kuriérom.

3.   Pri osobnej preprave tlačených dokumentov alebo vymeniteľných pamäťových médií so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET musia zamestnanci dodržať všetky tieto dodatočné opatrenia:

1.   Na účely tohto rozhodnutia zahŕňa pojem „komerčný kuriér“ vnútroštátne poštové služby a komerčné kuriérske spoločnosti poskytujúce službu, pri ktorej sa informácie doručujú za poplatok a buď sa doručujú osobne, alebo sa sledujú.

2.   Komerční kuriéri môžu prepravovať skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL v rámci členského štátu alebo z jedného členského štátu do iného členského štátu. Komerční kuriéri môžu prepravovať skutočnosti so stupňom utajenia SECRET UE/EU SECRET iba v rámci jedného členského štátu, ale nie mimo neho.

3.   Komerčným kuriérskym službám sa poskytne inštrukcia, že môžu zásielky so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET doručovať iba kontrolnému úradníkovi registra, jeho riadne splnomocnenému zástupcovi alebo určenému príjemcovi.

4.   Komerční kuriéri môžu využívať služby subdodávateľov. Zodpovednosť za súlad s týmto rozhodnutím však nesie kuriérska spoločnosť.

5.   Služby komerčných kuriérov pozostávajúce z elektronického prenosu registrovaných zásielok dokumentov sa v prípade skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET nesmú používať.

1.   Pri príprave utajenej zásielky odosielateľ musí mať na pamäti, že komerčné kuriérske služby doručia zásielky so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET len určenému príjemcovi, riadne splnomocnenému zástupcovi, kontrolnému úradníkovi registra alebo jeho riadne splnomocnenému zástupcovi, alebo pracovníkovi recepcie.

2.   Keď sa skutočnosti zasielajú schválenou komerčnou kuriérskou službou, zásielka sa musí pripraviť a zabaliť takto:

3.   Odosielateľ sa spojí s menovaným príjemcom pred odoslaním zásielky, aby si dohodli vhodný dátum a čas doručenia.

4.   Odosielateľ nesie výhradnú zodpovednosť za všetky zásielky posielané komerčnou kuriérskou službou. Ak sa zásielka stratí alebo sa nedoručí načas, odosielateľ to nahlási bezpečnostnému orgánu Komisie, ktorý sa bude bezpečnostným incidentom ďalej zaoberať.

1.   Musia sa dodržať všetky podmienky prenosu stanovené v dohode o bezpečnosti utajovaných skutočností alebo administratívnych dojednaniach. V prípade pochybností sa zamestnanci poradia so svojím príslušným registrom alebo s riaditeľstvom pre bezpečnosť Generálneho riaditeľstva pre ľudské zdroje a bezpečnosť.

2.   Od požiadavky na dvojitý obal možno upustiť v prípade utajovaných skutočností, ktoré sú chránené schválenými kryptografickými produktmi. Na účely uvádzania adries a vzhľadom na to, že vymeniteľné pamäťové médium musí byť výslovne opatrené označením stupňa utajenia, musí sa takéto médium prepravovať aspoň v obyčajnej obálke, no môže si vyžadovať ďalšie opatrenia fyzickej ochrany, ako napríklad obálky s bublinkovou fóliou.

1.   Stretnutia určené na diskusiu o skutočnostiach so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa smú konať iba v zasadacej miestnosti certifikovanej na príslušnom alebo vyššom stupni utajenia. Ak takáto miestnosť nie je k dispozícii, zamestnanci sa poradia s bezpečnostným orgánom Komisie.

2.   Programy stretnutí by vo všeobecnosti nemali byť utajené. Ak sa v programe stretnutia uvádzajú utajované dokumenty, samotný program nie je automaticky utajený. Body programu musia byť formulované tak, aby sa neohrozila ochrana záujmov Únie alebo jedného či viacerých členských štátov.

3.   Organizátori stretnutia všetkým účastníkom pripomenú, že prípadné pripomienky k bodu programu so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET sa nesmú posielať e-mailom ani žiadnymi inými prostriedkami, ktoré neboli náležite certifikované v súlade s článkom 11 tohto rozhodnutia.

4.   Organizátori sa v záujme hladkého priebehu stretnutia vynasnažia zoskupiť body programu so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET za sebou. Na diskusiách o utajených bodoch sa môžu zúčastniť iba osoby, ktoré obsah potrebujú poznať a ktoré majú bezpečnostnú previerku požadovaného stupňa a v prípade potreby majú riadne povolenie.

5.   Na samotnej pozvánke sa účastníci upozornia na to, že na stretnutí sa bude diskutovať o utajených bodoch a že sa uplatnia príslušné bezpečnostné opatrenia.

6.   Účastníkom sa pripomenie, že počas diskusií o bodoch so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET treba prenosné elektronické zariadenia ponechať mimo rokovacej miestnosti.

7.   Organizátori stretnutia vopred vypracujú úplný zoznam účastníkov.

1.   Organizátori stretnutia informujú bezpečnostný orgán Komisie o všetkých externých návštevníkoch, ktorí sa zúčastnia na stretnutí so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET v objekte Komisie.

2.   Aby sa účastníci mohli zúčastniť na diskusii o bodoch programu so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET, musia sa preukázať platnou previerkou personálnej bezpečnosti na príslušnom stupni utajenia.

1.   Ak sa komunikujú utajované skutočnosti – napríklad formou prezentácie obsahujúcej skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET alebo formou videokonferencií, smú sa použiť iba certifikované IT systémy podľa článku 11 tohto rozhodnutia.

2.   Predseda sa uistí, že všetky neautorizované prenosné elektronické zariadenia sú ponechané mimo zasadacej miestnosti.

1.   Na začiatku diskusie o utajených bodoch predseda oznámi účastníkom, že stretnutie prechádza do režimu utajenia. Dvere musia byť zatvorené.

2.   Účastníkom a podľa potreby aj tlmočníkom sa na začiatku diskusie vydá iba potrebný počet dokumentov proti podpisu.

3.   Počas prípadných prestávok sa dokumenty so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET nesmú ponechať bez dozoru.

4.   Na konci stretnutia sa účastníkom a tlmočníkom pripomenie, aby nenechávali žiadne utajené dokumenty ani prípadné poznámky k utajenému obsahu bez dozoru v miestnosti. Všetky dokumenty so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET, ktoré účastníci nepotrebujú po skončení stretnutia, a v každom prípade všetky dokumenty tlmočníkov, sa na účely zničenia vo vhodných skartovačoch proti podpisu vrátia kontrolnému úradníkovi registra.

5.   Počas stretnutia sa zaznamená zoznam účastníkov a súpis všetkých utajených skutočností, ktoré boli zdieľané s členskými štátmi a poskytnuté ústne tretím krajinám alebo medzinárodným organizáciám; zoznam a súpis sa následne zaznamenajú v zápisnici z rokovania.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET možno zdieľať s inou inštitúciou, agentúrou, orgánom či úradom Únie, ak ich príjemca potrebuje poznať a ak je medzi daným subjektom a Komisiou uzatvorené príslušné právne dojednanie.

2.   V Komisii je register EUCI, ktorý spravuje Generálny sekretariát, spravidla hlavným vstupným a výstupným bodom utajovaných skutočností s ostatnými inštitúciami, agentúrami, orgánmi a úradmi Únie. Ak je však z bezpečnostných, organizačných alebo prevádzkových dôvodov vhodnejšie, aby ako vstupný a výstupný bod pri záležitostiach v rámci právomoci príslušného oddelenia pôsobili miestne registre EUCI, je potrebná konzultácia s bezpečnostným orgánom Komisie.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET možno zdieľať s členskými štátmi, ak ich príjemca potrebuje poznať a má bezpečnostnú previerku.

2.   Utajované skutočnosti členských štátov, ktoré majú rovnocenné vnútroštátne označenie stupňa utajenia (10) a boli poskytnuté Komisii, sú chránené na rovnakom stupni ako skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa poskytnú tretej krajine alebo medzinárodnej organizácii, iba ak ich príjemca potrebuje poznať a ak má daná krajina, resp. medzinárodná organizácia zavedený vhodný právny alebo administratívny rámec, ako napríklad dohodu o bezpečnosti utajovaných skutočností alebo administratívne dojednanie s Komisiou. Ustanovenia takejto dohody alebo dojednania majú prednosť pred ustanoveniami tohto rozhodnutia.

2.   V Komisii je register EUCI, ktorý spravuje Generálny sekretariát, spravidla hlavným vstupným a výstupným bodom všetkých skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET, ktoré si Komisia vymieňa s tretími krajinami a medzinárodnými organizáciami. Ak je však z bezpečnostných, organizačných alebo prevádzkových dôvodov vhodnejšie, aby ako vstupný a výstupný bod pri záležitostiach v rámci právomoci príslušného oddelenia pôsobili miestne registre EUCI, je potrebná konzultácia s bezpečnostným orgánom Komisie.

3.   Všetky utajované skutočnosti prijaté od tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa z bezpečnostných dôvodov evidujú. Zamestnanci preto kontaktujú register, ak dostanú utajované skutočnosti pochádzajúce zvonka bežného registračného okruhu.

4.   Na zaistenie sledovateľnosti sa skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET evidujú:

5.   Záznamy možno vykonať papierovo alebo v elektronických logových súboroch.

6.   Postupy evidencie utajovaných skutočností, s ktorými sa manipuluje v certifikovanom CIS, môžu vykonávať procesy v rámci samotného CIS. V takom prípade musí daný CIS zahŕňať opatrenia na zabezpečenie integrity logových záznamov.

7.   Utajované skutočnosti získané od tretích krajín alebo medzinárodných organizácií sa chránia na rovnocennej úrovni ako EUCI s rovnocenným označením stupňa utajenia v zmysle príslušnej dohody o bezpečnosti utajovaných skutočností alebo administratívneho dojednania.

1.   Ak Komisia alebo niektoré z jej oddelení rozhodne o výnimočnej potrebe poskytnúť skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET tretej krajine, medzinárodnej organizácii alebo subjektu EÚ, ale neexistuje medzi nimi dohoda o bezpečnosti utajovaných skutočností ani administratívne dojednanie, uplatní sa postup mimoriadneho poskytnutia ad hoc.

2.   Oddelenia Komisie kontaktujú bezpečnostný orgán Komisie, ktorý vec prekonzultuje so skupinou bezpečnostných expertov Komisie.

3.   Po konzultácii so skupinou bezpečnostných expertov Komisie môže Komisia na návrh člena Komisie zodpovedného za bezpečnosť povoliť poskytnutie predmetných skutočností.

1.   Skutočnosti sú utajené, iba pokým sa vyžaduje, aby boli chránené. Znížením stupňa utajenia sa rozumie preklasifikovanie na nižší stupeň utajenia. Zrušenie utajenia znamená, že dané skutočnosti sa už vôbec nebudú považovať za utajené. Ak je to možné, pôvodca v čase vytvorenia EUCI uvedie, či je možné znížiť jej stupeň utajenia alebo utajenie zrušiť k určitému dátumu alebo po istej udalosti. V opačnom prípade pôvodca preskúma danú skutočnosť a vyhodnotí riziká aspoň raz za päť rokov, aby rozhodol, či je pôvodný stupeň utajenia stále primeraný.

2.   Dokumenty Komisie možno odtajniť alebo im znížiť stupeň utajenia aj ad hoc, napríklad ak si k nim verejnosť vyžiada prístup.

1.   Skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa neodtajnia ani sa im nezníži stupeň utajenia bez povolenia pôvodcu.

2.   Za rozhodnutie o tom, či utajený dokument možno odtajniť alebo mu znížiť stupeň utajenia, zodpovedá oddelenie Komisie, ktoré daný dokument vytvorilo. V rámci Komisie podliehajú všetky žiadosti o zníženie stupňa utajenia a odtajnenie konzultácii s vedúcim oddelenia alebo riaditeľom pôvodcovského oddelenia. Ak dané oddelenie zostavilo utajené skutočnosti z rôznych zdrojov, najskôr musí získať súhlas všetkých prípadných ďalších strán, ktoré poskytli zdrojové materiály, a to aj v členských štátoch, ostatných subjektoch EÚ, tretích krajinách alebo medzinárodných organizáciách.

3.   Ak už pôvodcovské oddelenie Komisie neexistuje a jeho zodpovednosti prebral iný útvar, rozhodnutie o znížení stupňa utajenia alebo odtajnení prijíma tento iný útvar. Ak už pôvodcovské oddelenie Komisie neexistuje a jeho zodpovednosti neprebral žiaden iný útvar, rozhodnutie o znížení stupňa utajenia alebo odtajnení prijímajú spoločne vedúci oddelení alebo riaditelia príjemcovských generálnych riaditeľstiev.

4.   Oddelenie zodpovedné za zníženie stupňa utajenia alebo odtajnenie spolupracuje s príslušným registrom na praktických opatreniach potrebných na zníženie stupňa utajenia alebo odtajnenie.

1.   Pôvodné označenie stupňa utajenia navrchu a naspodku každej strany sa viditeľne prečiarkne (neodstráni sa) s použitím funkcie „prečiarknuté“ pri elektronických formátoch, resp. ručne pri vytlačených kópiách.

2.   Prvá (titulná) strana sa opatrí pečiatkou „downgraded“ (znížený stupeň utajenia) alebo „declassified“ (odtajnené) a doplnia sa podrobnosti o orgáne, ktorý je za zníženie stupňa utajenia alebo odtajnenie zodpovedný, ako aj príslušný dátum.

3.   Informácia o znížení stupňa utajenia alebo zrušení utajenia sa poskytne pôvodným príjemcom skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET. Pôvodní príjemcovia musia informovať všetkých následných adresátov, ktorým pôvodnú skutočnosť so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET poslali alebo pre ktorých ju kopírovali.

4.   O všetkých prijatých rozhodnutiach o zrušení utajenia treba informovať útvar historických archívov Komisie.

5.   Rovnaké postupy zníženia stupňa utajenia alebo zrušenia utajenia ako pri pôvodnej jazykovej verzii sa vzťahujú aj na všetky preklady utajovaných skutočností.

1.   Možné je aj čiastočné zníženie stupňa utajenia alebo zrušenie utajenia (napr. iba prílohy, iba niektoré odseky). Postup je rovnaký ako pri znížení stupňa utajenia alebo zrušení utajenia celého dokumentu.

2.   Pri čiastočnom zrušení utajenia („sanitácii“) skutočností so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET sa vypracuje odtajnený výpis.

3.   Časti, ktoré zostávajú utajené, sa nahradia textom:

buď v samotnom texte, ak je text, ktorý zostáva utajený, súčasťou odseku, alebo ako odsek, ak text, ktorý zostáva utajený, tvorí samostatný odsek alebo viacero odsekov.

4.   V texte sa uvedie osobitná zmienka, ak nemožno odtajniť celú prílohu a tá teda nemôže byť súčasťou výpisu.

1.   Komisia nezhromažďuje veľké množstvo utajovaných skutočností.

2.   Pôvodcovské oddelenia preskúmajú dokumenty aspoň raz za päť rokov, aby zvážili zničenie alebo vymazanie. Prehodnocovanie v pravidelných intervaloch sa týka skutočností v papierovej forme, ako aj skutočností uložených v CIS.

3.   Zamestnanci nesmú zničiť žiadnu tlačenú kópiu dokumentov so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET, ktoré už nepotrebujú, ale miesto toho o zničenie daných dokumentov požiadajú kontrolného úradníka registra, pričom sa však musia dodržať všetky požiadavky na archiváciu originálu dokumentu.

4.   Zamestnanci nemajú povinnosť informovať pôvodcu, ak vymažú kópie dokumentov so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET.

5.   Materiály návrhov, ktoré zahŕňajú utajované skutočnosti, sa odstránia rovnakými metódami ako konečné verzie utajovaných dokumentov.

6.   Na zničenie dokumentov so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET možno použiť iba schválené skartovače. Na zničenie dokumentov so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sú vhodné skartovače úrovne 5 podľa normy DIN 66399. Na zničenie dokumentov so stupňom utajenia SECRET UE/EU SECRET sú vhodné skartovače úrovne 6 podľa normy DIN 66399.

7.   S odpadom zo skartovania v schválených skartovačoch možno nakladať ako s bežným kancelárskym odpadom.

8.   Kontrolný úradník registra vyhotoví protokoly o zničení a náležite aktualizuje logové súbory a ostatné evidenčné záznamy.

9.   Všetky médiá a zariadenia, ktoré obsahujú skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET, sa na konci životnosti podrobia riadnej sanitácii. Elektronické údaje sa zničia alebo vymažú z IT prostredia a zo súvisiacich pamäťových médií tak, aby sa získalo primerané uistenie, že tieto informácie nemožno obnoviť. Sanitáciou sa odstránia údaje z pamäťového zariadenia, a zároveň sa odstránia všetky štítky, označenia a záznamy v logoch.

10.   Počítačové pamäťové médiá sa odovzdajú miestnemu bezpečnostnému úradníkovi alebo miestnemu úradníkovi informačnej bezpečnosti a/alebo kontrolnému úradníkovi registra na zničenie a likvidáciu.

1.   Vedúci oddelenia vypracuje, schváli a v prípade potreby aktivuje núdzový plán evakuácie a zničenia, ktorého cieľom je zabezpečiť EUCI, pri ktorých v prípade núdze hrozí významné riziko, že sa dostanú do nepovolaných rúk. Podľa priorít a v závislosti od povahy núdzovej situácie sa zohľadnia tieto aspekty:

2.   Pri aktivácii núdzových plánov sa prioritne presúvajú alebo ničia najskôr skutočnosti so stupňom utajenia SECRET UE/EU SECRET, a potom prípadné skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.

3.   Prevádzkové podrobnosti núdzových plánov evakuácie a ničenia sú samy osebe klasifikované na stupni utajenia RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Ich kópia sa uloží v každom trezore, kde sa uchovávajú skutočnosti so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL alebo SECRET UE/EU SECRET, aby boli k dispozícii v prípade núdze.

1.   Rozhodnutia o tom, či a kedy archivovať, ako aj zodpovedajúce praktické opatrenia, ktoré treba prijať, musia byť v súlade s politikou Komisie pre správu dokumentov.

2.   Dokumenty so stupňom utajenia CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET sa neposielajú do historického archívu Európskej únie vo Florencii.