1.   La presente decisione stabilisce le condizioni di trattamento per le informazioni classificate UE (ICUE) di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (6) e SECRET UE/EU SECRET (7) conformemente alla decisione (UE, Euratom) 2015/444.

2.   La presente decisione si applica a tutti i servizi e in tutti i locali della Commissione.

1.   L’accesso alle informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET può essere autorizzato dopo che:

2.   Ai tirocinanti della Commissione non sono assegnati compiti per i quali sia necessario accedere ad informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET.

3.   L’accesso è negato o autorizzato per altre categorie di personale secondo la tabella riportata in allegato.

1.   Il personale che redige un documento sulla base delle informazioni di cui all’articolo 1 verifica sempre se il documento debba essere classificato. La classificazione di un documento come ICUE implica una valutazione e la decisione, da parte dell’originatore, che la sua divulgazione a persone non autorizzate potrebbe essere pregiudizievole per gli interessi dell’Unione europea o di uno o più Stati membri. Se i redattori nutrono dubbi sul fatto che il documento che redigono debba essere classificato come CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET, è opportuno che consultino il capo unità o il direttore responsabile.

2.   Un documento è classificato almeno CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL se la sua divulgazione non autorizzata potrebbe, tra l’altro:

3.   Un’informazione è classificata almeno SECRET UE/EU SECRET se la sua divulgazione non autorizzata potrebbe, tra l’altro:

4.   Gli originatori possono decidere di attribuire un livello di classifica standard alle categorie di informazioni che producono con regolarità. Essi garantiscono tuttavia che le singole informazioni ricevano il livello di classifica appropriato.

1.   Le informazioni sono classificate non appena prodotte. Le note personali, i progetti preliminari o i messaggi contenenti le informazioni che giustificano una classifica di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET sono contrassegnati come tali sin dall’inizio e sono prodotti e trattati in conformità della presente decisione.

2.   Se non giustifica più il livello iniziale di classifica, il documento finale sarà declassato o declassificato.

1.   A norma dell’articolo 22, paragrafo 6, della decisione (UE, Euratom) 2015/444, il livello generale di classifica di un documento è almeno quello del suo componente con livello di classifica più elevato. Quando si riprendono informazioni da varie fonti, il documento aggregato finale è riesaminato per determinarne il livello generale di classifica di sicurezza, in quanto esso può richiedere una classifica più elevata di quella dei suoi componenti.

2.   I documenti che contengono parti classificate e parti non classificate sono impostati e contrassegnati in modo che i componenti con livelli diversi di classifica e/o di sensibilità possano essere facilmente individuati e, se necessario, separati. Ciò consente di trattare adeguatamente ciascuna parte una volta separata dagli altri componenti.

1.   Le informazioni che devono essere classificate sono contrassegnate e trattate come tali, a prescindere dalla loro forma materiale. Il livello di classifica è comunicato chiaramente ai destinatari mediante un contrassegno di classifica, se le informazioni sono fornite per iscritto su carta, supporti di memorizzazione rimovibili o utilizzando un sistema di comunicazione e informazione (CIS) o mediante annuncio, se le informazioni sono fornite oralmente, ad esempio in una conversazione o una presentazione. Il materiale classificato è contrassegnato materialmente in modo da consentire una facile identificazione della sua classifica di sicurezza.

2.   Sui documenti, il contrassegno di classifica completo CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET è scritto in stampatello, in francese e in inglese, conformemente al paragrafo 3. Il contrassegno non è tradotto in altre lingue.

3.   Il contrassegno di classifica CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or SECRET UE/EU SECRET è apposto come segue:

4.   Quando è creato un documento CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET

5.   Qualora possibile, il contrassegno SECRET UE/EU SECRET appare in rosso.

1.   I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono recare altri contrassegni o «indicazioni di sicurezza» che specifichino, ad esempio, il settore cui si riferisce il documento o indichino una distribuzione particolare in base al principio della necessità di conoscere. Un esempio è:

2.   I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono recare un’avvertenza di sicurezza che fornisce istruzioni specifiche su come trattarli e gestirli.

3.   Ogniqualvolta possibile, le eventuali indicazioni per il declassamento e la declassificazione sono apposte sulla prima pagina del documento al momento della sua creazione. Ad esempio, può essere apposto il seguente contrassegno:

1.   I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono creati con mezzi elettronici, se disponibili.

2.   Nel creare informazioni di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET il personale della Commissione utilizza il CIS accreditato per il livello di classifica corrispondente o per un livello di classifica più elevato. Qualora vi siano dubbi in merito al CIS da usare, il personale consulta il responsabile locale per la sicurezza (LSO). In consultazione con l’autorità di sicurezza della Commissione, in situazioni di emergenza o in configurazioni tecniche specifiche possono essere applicate procedure specifiche.

3.   I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET, compresi i progetti di cui all’articolo 5, non sono inviati per posta elettronica, non sono stampati o digitalizzati su stampanti o scanner standard o su dispositivi personali dei membri del personale. Per la stampa dei documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono utilizzate solo stampanti o fotocopiatrici collegate a computer indipendenti protetti rispetto ad emissioni elettromagnetiche o a un sistema accreditato.

1.   Le informazioni di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET sono registrate a fini di sicurezza prima della diffusione e all’atto della ricezione. Le informazioni sono registrate:

2.   Tale registrazione può essere effettuata su carta o in registri elettronici.

3.   Se le informazioni sono trattate elettronicamente in un CIS, le procedure di registrazione possono essere eseguite mediante procedure interne allo stesso CIS. In tal caso il CIS comprende misure volte a garantire l’integrità delle registrazioni dei registri elettronici.

4.   Il funzionario responsabile del controllo delle registrazioni tiene un registro contenente almeno le seguenti informazioni per ciascun documento:

1.   L’originatore esercita il «controllo dell’originatore» sulle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET che ha creato. L’autorizzazione preventiva per iscritto dell’originatore è necessaria prima che le informazioni possano essere:

2.   I detentori di informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono persone debitamente autorizzate che hanno ottenuto l’accesso alle informazioni classificate per poter svolgere le proprie funzioni. Sono responsabili del trattamento, archiviazione e protezione corretti delle informazioni conformemente alla decisione (UE, Euratom) 2015/444. A differenza degli originatori delle informazioni classificate, i detentori non sono autorizzati a decidere in merito al declassamento, alla declassificazione o alla successiva divulgazione delle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET a paesi terzi o a organizzazioni internazionali.

3.   Se non è possibile individuare l’originatore di un’informazione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET, il dipartimento della Commissione che detiene le informazioni classificate esercita il controllo dell’originatore. Il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione è consultato prima che le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET siano comunicate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale.

1.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono trattate e trasmesse con mezzi elettronici, se disponibili. Sono utilizzati solo i CIS e le apparecchiature approvati dall’autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione per il trattamento delle informazioni classificate al livello pertinente o a un livello di classifica più elevato.

2.   Se un dipartimento della Commissione dispone di attrezzature adeguate per trattare e inviare informazioni classificate a tali livelli, il dipartimento assiste le altre entità della Commissione nella gestione e nell’invio delle informazioni in modo appropriato, nella misura in cui sia in grado di farlo.

1.   L’uso dei supporti di memorizzazione rimovibili è rigorosamente controllato e registrato. Sono utilizzati solo supporti rimovibili forniti dalla Commissione e criptati con un prodotto approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione. Per il trasferimento di informazioni classificate non possono essere utilizzati i supporti personali rimovibili e quelli forniti gratuitamente in occasione di conferenze, seminari ecc. Ove possibile, dovrebbero essere utilizzati supporti di memorizzazione rimovibili con sicurezza Tempest, conformemente agli orientamenti dell’autorità di sicurezza della Commissione.

2.   Quando un documento classificato è trattato o archiviato elettronicamente su supporti di memorizzazione rimovibili, quali chiavette USB, CD o schede di memoria, il contrassegno di classifica è chiaramente visibile nelle informazioni visualizzate, nonché sul nome del file e sul supporto di memorizzazione rimovibile.

3.   Il personale tiene presente che quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su supporti di memorizzazione rimovibili può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

4.   Solo i CIS opportunamente autorizzati sono utilizzati per la trasmissione di informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET verso o da supporti di memorizzazione rimovibili.

5.   Quando si scaricano tali informazioni classificate da supporti di memorizzazione rimovibili, prima del trasferimento dei dati è necessario prestare particolare attenzione al fatto che i supporti non contengano virus o malware.

6.   Se del caso, i supporti di memorizzazione rimovibili sono trattati nel rispetto delle procedure di sicurezza relative al sistema di cifratura utilizzato.

7.   I documenti su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono più necessari o che sono stati trasferiti su un CIS appropriato, sono rimossi o cancellati in modo sicuro utilizzando prodotti o metodi approvati. A meno che non siano conservati in una cassaforte idonea, i supporti di memorizzazione rimovibili sono distrutti quando non sono più necessari. Qualsiasi distruzione o cancellazione è effettuata con un metodo conforme alle norme di sicurezza della Commissione. È tenuto un inventario dei supporti di memorizzazione rimovibili e la loro distruzione è registrata.

1.   Conformemente all’articolo 19, paragrafo 3, lettera a), della decisione (UE, Euratom) 2015/444, le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono trattate in una zona protetta (8).

2.   A norma dell’articolo 19, paragrafo 3, lettera b), della decisione (UE, Euratom) 2015/444, tali informazioni possono essere trattate in una zona amministrativa (9) purché le ICUE siano protette dall’accesso di persone non autorizzate.

3.   Tali informazioni possono essere trattate al di fuori di una zona protetta o di una zona amministrativa purché il detentore si sia impegnato a rispettare le misure compensative di cui all’articolo 19, paragrafo 3, lettera c), della decisione (UE, Euratom) 2015/444, che prevedono almeno le seguenti azioni:

4.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono conservate in una zona protetta in un contenitore di sicurezza o in una camera blindata.

5.   Ulteriori istruzioni possono essere chieste al responsabile locale della sicurezza (LSO) del dipartimento competente della Commissione.

6.   Qualsiasi incidente, presunto o effettivo, in materia di sicurezza che riguardi il documento è segnalato quanto prima all’LSO.

1.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono essere riprodotte o tradotte su istruzione del detentore, purché l’originatore non abbia imposto limitazioni. Tuttavia, il numero di copie non è superiore a quanto strettamente necessario.

2.   Se viene riprodotta solo una parte di un documento classificato, si applicano le stesse condizioni previste per la copia dell’intero documento. Gli estratti sono anch’essi classificati allo stesso livello, a meno che l’originatore non li abbia espressamente classificati a un livello più basso o contrassegnati come non classificati.

3.   Le misure di sicurezza applicabili alle informazioni originali si applicano alle copie e alle traduzioni.

1.   Ove possibile, le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET che devono essere trasportate all’esterno delle zone protette o delle aree amministrative sono inviate per via elettronica mediante mezzi adeguatamente accreditati e/o protetti da prodotti crittografici approvati.

2.   A seconda dei mezzi disponibili o in funzione delle circostanze particolari, le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono essere trasportate fisicamente a mano sotto forma di documenti su supporto cartaceo o su supporti di memorizzazione rimovibili. L’utilizzo dei supporti di memorizzazione rimovibili per la trasmissione delle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET è da preferirsi all’invio di documenti cartacei.

3.   Possono essere utilizzati solo supporti di memorizzazione rimovibili criptati con un prodotto approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono protette da un prodotto crittografico approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione sono trattate allo stesso modo delle copie cartacee.

4.   Una spedizione può contenere più di una ICUE, purché sia rispettato il principio della necessità di conoscere.

5.   Gli imballaggi utilizzati assicurano che il contenuto non sia visibile. Le informazioni SECRET UE/EU SECRET sono trasportate in un imballaggio doppio opaco, ad esempio una busta, una cartella opaca o una valigetta portadocumenti. L’esterno dell’imballaggio non reca indicazioni sulla natura o sul livello di classifica del contenuto; Lo strato interno dell’imballaggio presenta il contrassegno CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET. Entrambi gli strati indicano il nome del destinatario designato, il suo titolo e indirizzo, nonché un indirizzo di ritorno nel caso in cui la consegna non possa essere effettuata.

6.   Il personale o i corrieri che trasportano a mano informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET dispongono di un nulla osta di sicurezza e sono muniti di un certificato di corriere.

7.   La busta/l’imballaggio non sono aperti en route. L’autorizzazione di sicurezza rilasciata al corriere non autorizza quest’ultimo ad accedere al contenuto delle informazioni classificate.

8.   Eventuali incidenti di sicurezza che riguardano informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET, trasportate dal personale o da corrieri, sono segnalati per ulteriori indagini alla direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza, tramite lo LSO del dipartimento competente della Commissione.

1.   I supporti di memorizzazione rimovibili utilizzati per il trasporto di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono accompagnati da una nota di spedizione, indicante nel dettaglio i supporti di memorizzazione rimovibili contenenti le informazioni classificate e tutti i fascicoli contenuti sui supporti, per consentire al destinatario di effettuare le necessarie verifiche.

2.   Solo i documenti da fornire sono memorizzati sui supporti. Ad esempio, tutte le informazioni classificate salvate su una singola chiavetta USB dovrebbero essere destinate allo stesso destinatario. Il mittente tiene presente che quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su tali dispositivi, può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

3.   Per trasportare informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET sono utilizzati unicamente supporti di memorizzazione rimovibili muniti di un contrassegno di classifica appropriato.

4.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET salvate su supporti di memorizzazione rimovibili sono registrate a fini di sicurezza.

1.   Il personale in possesso del nulla osta di sicurezza può trasportare documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET all’interno di un edificio della Commissione, ma i documenti rimangono sempre in possesso del latore e non sono letti in pubblico.

2.   I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET non sono inviati tramite il servizio postale interno.

1.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono essere trasportate dal personale o da corrieri della Commissione in tutta l’Unione a condizione che soddisfino le seguenti istruzioni:

2.   Il personale del dell’ufficio di registrazione che intende inviare informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ad altre località dell’Unione ne può organizzare il trasporto mediante una delle seguenti modalità:

3.   Il personale che intende inviare informazioni SECRET UE/EU SECRET ad altri Stati membri dell’UE può disporre che i rispettivi uffici di registrazione utilizzino a tal fine un corriere militare o governativo o una valigia diplomatica, ma non servizi postali o corrieri commerciali.

4.   Il personale della Commissione o i corrieri ufficiali della Commissione che trasportano informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET sono muniti di un certificato emesso dall’ufficio di registrazione del rispettivo dipartimento attestante che il latore è autorizzato a trasportare la spedizione.

1.   Le informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET possono essere trasportate a mano dal personale tra il territorio dell’Unione e il territorio di un paese terzo.

2.   Il personale dell’ufficio di registrazione può organizzare il trasporto tramite corriere militare o valigia diplomatica.

3.   Quando trasportano a mano documenti cartacei o supporti di memorizzazione rimovibili classificati come CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET, i membri del personale rispettano tutte le seguenti misure supplementari:

1.   Ai fini della presente decisione, per «corrieri commerciali» si intendono i servizi postali nazionali e le società di spedizione che offrono un servizio in cui le informazioni sono fornite dietro pagamento di una commissione e sono consegnate personalmente a mano o monitorate.

2.   I corrieri commerciali possono trasmettere informazioni «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» all’interno di uno Stato membro o da uno Stato membro a un altro Stato membro. I corrieri commerciali possono trasmettere informazioni SECRET UE/EU SECRET solo all’interno di uno Stato membro, ma non verso l’estero.

3.   I servizi di corriere commerciale sono informati del fatto che possono consegnare spedizioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET solo al funzionario responsabile del controllo dell’ufficio di registrazione, al suo sostituto debitamente autorizzato o al destinatario designato.

4.   I corrieri commerciali possono avvalersi dei servizi di un subappaltatore. Tuttavia, la responsabilità di conformarsi alla presente decisione spetta alla società di corriere.

5.   I servizi prestati da corrieri commerciali che trasmettono per via elettronica i documenti inviati per posta raccomandata non sono utilizzati per le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET.

1.   Nella fase di preparazione delle spedizioni classificate, il mittente tiene conto del fatto che i servizi di corriere commerciale consegnano le spedizioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET solo al destinatario designato, a un suo sostituto debitamente autorizzato, al funzionario responsabile del controllo dell’ufficio di registrazione o al suo sostituto debitamente autorizzato o un addetto al ricevimento.

2.   Quando tali informazioni sono trasmesse da un corriere commerciale autorizzato, la spedizione è preparata e imballata nella maniera seguente:

3.   Il mittente si mette in contatto con il destinatario indicato prima dell’invio della spedizione per concordare una data e un orario adeguati per la consegna.

4.   Il mittente è l’unico responsabile delle spedizioni inviate mediante corriere commerciale. Qualora la spedizione vada perduta o non consegnata entro i termini stabiliti, il mittente lo riferisce all’autorità di sicurezza della Commissione, che monitorerà l’incidente di sicurezza.

1.   Sono rispettate tutte le condizioni di trasporto stabilite in un accordo sulla sicurezza delle informazioni o in accordi amministrativi. In caso di dubbio, il personale consulta il rispettivo ufficio di registrazione o la direzione «Sicurezza» della direzione generale Risorse umane e sicurezza.

2.   Il requisito del doppio imballaggio può venir meno per le informazioni classificate che sono protette da prodotti crittografici approvati. Tuttavia, per indicare l’indirizzo e anche in considerazione del fatto che è munito di un esplicito contrassegno di sicurezza, il supporto di memorizzazione rimovibile è trasportato almeno in una normale busta, ma può richiedere misure di protezione fisica supplementari, ad esempio buste imbottite a bolle d’aria.

1.   Le riunioni nelle quali sono discusse informazioni di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET si svolgono unicamente in sale riunioni accreditate per il livello appropriato o un livello superiore. Se queste sale non sono disponibili, il personale chiede il parere dell’autorità di sicurezza della Commissione.

2.   In linea generale, gli ordini del giorno non dovrebbero essere classificati. Un ordine del giorno di una riunione che menziona documenti classificati non è automaticamente classificato. I punti all’ordine del giorno sono formulati in modo da evitare di compromettere la protezione dell’Unione o gli interessi di uno o più Stati membri.

3.   Gli organizzatori delle riunioni ricordano ai partecipanti che è vietato inviare le osservazioni su un punto CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET dell’ordine del giorno tramite messaggi di posta elettronica o altri mezzi che non siano stati adeguatamente accreditati, conformemente all’articolo 11 della presente decisione.

4.   Gli organizzatori delle riunioni si adoperano per raggruppare in ordine consecutivo i punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET nell’ordine del giorno al fine di agevolare il buon funzionamento della riunione. Ai dibattiti sui punti classificati possono essere presenti solo le persone con necessità di conoscere che dispongono di un nulla osta di sicurezza di livello adeguato.

5.   Nella convocazione si avvertono i partecipanti che durante la riunione saranno discussi temi classificati e che saranno applicate le misure di sicurezza corrispondenti.

6.   Occorre ricordare ai partecipanti che tutti i dispositivi elettronici portatili devono essere lasciati fuori della sala riunione durante il dibattito sui punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET.

7.   Prima della riunione gli organizzatori preparano un elenco completo dei partecipanti.

1.   Gli organizzatori della riunione informano l’autorità di sicurezza della Commissione in merito a qualsiasi visitatore esterno che partecipa a una riunione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET nei locali della Commissione.

2.   Per poter partecipare a un dibattito sui punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET dell’ordine del giorno, i partecipanti dovranno dimostrare di disporre di un valido nulla osta di sicurezza del personale di livello appropriato.

1.   Solo sistemi informatici accreditati in conformità all’articolo 11 della presente decisione possono essere utilizzati quando sono trasmesse informazioni classificate, ad esempio durante una presentazione nella quale si mostrano informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET o quando sono organizzate videoconferenze.

2.   Il presidente assicura che i dispositivi elettronici portatili non autorizzati restino al di fuori della sala riunione.

1.   All’inizio di un dibattito classificato, il presidente comunica che la riunione passerà alla «modalità classificata». Le porte sono chiuse.

2.   Se del caso, all’inizio del dibattito è firmato e consegnato ai partecipanti e agli interpreti solo il numero necessario di documenti.

3.   I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET non sono lasciati incustoditi durante gli intervalli della riunione.

4.   Alla fine della riunione occorre ricordare ai partecipanti e agli interpreti di non lasciare incustodito nella sala alcun documento classificato o nota classificata. I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET non richiesti dai partecipanti alla fine della riunione e, in ogni caso, tutti i documenti degli interpreti, sono firmati e rinviati al funzionario responsabile del controllo dell’ufficio di registrazione per essere distrutti in appositi distruggi documenti.

5.   L’elenco dei partecipanti e una sintesi di eventuali informazioni classificate condivise con gli Stati membri e comunicate oralmente a paesi terzi o organizzazioni internazionali sono annotati durante la riunione per essere registrati nei risultati dei lavori.

1.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono condivise con un’altra istituzione, agenzia, organo o ufficio dell’Unione se il destinatario ha necessità di conoscere e l’entità ha un corrispondente accordo giuridico con la Commissione.

2.   Nella Commissione, l’ufficio di registrazione delle ICUE gestito dal segretariato generale è di norma il principale punto d’ingresso e uscita per gli scambi delle informazioni classificate con altre istituzioni, agenzie, organi e uffici dell’Unione. L’autorità di sicurezza della Commissione è sempre consultata quando esistono motivi di sicurezza, organizzativi o operativi che rendono più opportuno che i registri locali delle ICUE operino come punto di entrata e di uscita per le questioni di competenza del dipartimento interessato.

1.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono essere condivise con gli Stati membri se il destinatario ha necessità di conoscere e dispone di un nulla osta di sicurezza.

2.   Alle informazioni classificate degli Stati membri che recano un contrassegno nazionale di classifica equivalente (10) e sono state fornite alla Commissione è garantito lo stesso livello di protezione delle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET.

1.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono comunicate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale solo se il destinatario ha necessità di conoscere e il paese o l’organizzazione internazionale dispone di un adeguato quadro giuridico o amministrativo, quale un accordo sulla sicurezza delle informazioni o un accordo amministrativo con la Commissione. Le disposizioni di tali accordi prevalgono sulle disposizioni della presente decisione.

2.   L’ufficio di registrazione delle ICUE gestito dal segretariato generale funge di norma da principale punto d’ingresso e uscita per le informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET scambiate tra la Commissione e i paesi terzi o le organizzazioni internazionali. L’autorità di sicurezza della Commissione è sempre consultata quando esistono motivi di sicurezza, organizzativi o operativi che rendono più opportuno che gli uffici di registrazione locali delle ICUE operino come punto di entrata e di uscita per le questioni di competenza del dipartimento interessato.

3.   Tutte le informazioni classificate ricevute da un paese terzo o da un’organizzazione internazionale sono registrate a fini di sicurezza. Il personale contatta pertanto l’ufficio di registrazione se riceve informazioni classificate che non provengono dal circuito ordinario di tale ufficio.

4.   Per assicurarne la tracciabilità le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono registrate:

5.   Tale registrazione può essere effettuata su carta o in registri elettronici.

6.   Le procedure di registrazione delle informazioni classificate trattate nell’ambito di un CIS accreditato possono essere eseguite mediante procedure interne allo stesso CIS. In tal caso il CIS prevede misure volte a garantire l’integrità delle registrazioni dei registri elettronici.

7.   Alle informazioni classificate ricevute dai paesi terzi o dalle organizzazioni internazionali è attribuito un livello di protezione equivalente alle ICUE recanti un contrassegno di classifica equivalente a quello stabilito nel rispettivo accordo amministrativo sulla sicurezza delle informazioni.

1.   Se la Commissione o uno dei suoi dipartimenti stabilisce che è necessario comunicare informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET in via eccezionale a un paese terzo, un’organizzazione internazionale o un’entità dell’UE, ma non esiste un accordo sulla sicurezza delle informazioni o un accordo amministrativo, si applica la procedura di comunicazione eccezionale ad hoc.

2.   I dipartimenti della Commissione contattano l’autorità di sicurezza della Commissione, che consulta il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione.

3.   Dopo aver consultato il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione, la Commissione può, su proposta del membro della commissione competente in materia di sicurezza, autorizzare la comunicazione delle informazioni in questione.

1.   Le informazioni restano classificate solo finché necessitano di protezione. Per declassamento si intende una riduzione del livello di classifica di sicurezza. Per declassificazione si intende che le informazioni non sono più considerate classificate. Al momento della creazione l’originatore indica, laddove possibile, se le ICUE possono essere declassificate ad una certa data o in seguito ad un dato evento. In mancanza di tale indicazione, l’originatore riesamina le informazioni e valuta i rischi almeno ogni cinque anni al fine di determinare se il livello di classificazione iniziale sia ancora giustificato.

2.   I documenti della Commissione possono anche essere declassati o declassificati ad hoc, ad esempio a seguito di una richiesta di accesso da parte del pubblico.

1.   Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET non sono declassate o declassificate senza l’autorizzazione dell’originatore.

2.   Il dipartimento della Commissione che crea un documento classificato è responsabile della decisione relativa al declassamento o alla declassificazione. All’interno della Commissione, tutte le richieste di declassamento o declassificazione sono soggette alla consultazione del capo unità o del direttore del dipartimento originatore. Se ha compilato informazioni classificate a partire da varie fonti, il dipartimento chiede dapprima l’autorizzazione a tutte le altre parti che hanno fornito le fonti, compresi gli Stati membri, altri organismi dell’UE, paesi terzi od organizzazioni internazionali.

3.   Se il dipartimento originatore della Commissione non esiste più e le sue competenze sono state assunte da un altro servizio, quest’ultimo prende la decisione in merito al declassamento e alla declassificazione. Se il dipartimento originatore non esiste più e le sue competenze non sono state assunte da un altro servizio, la decisione in merito al declassamento o alla declassificazione è presa congiuntamente dai capi unità o dai direttori delle direzioni generali destinatarie.

4.   Il dipartimento responsabile del declassamento o della declassificazione collabora con il rispettivo ufficio di registrazione in merito alle modalità pratiche di declassamento o declassificazione.

1.   Il contrassegno originale di classifica in alto e in basso di ogni pagina è barrato in modo visibile (non rimosso) utilizzando la funzione «barrato» per i formati elettronici, o manualmente per i documenti stampati.

2.   La prima pagina (di copertina) è timbrata come declassata o declassificata e compilata con i dati dell’autorità responsabile del declassamento o della declassificazione e la relativa data.

3.   I destinatari originari delle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono informati del declassamento o della declassificazione. I destinatari iniziali sono responsabili di informare tutti i successivi destinatari ai quali hanno trasmesso l’originale delle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET o ai quali ne hanno fornito copia.

4.   Il servizio Archivi storici dell’Unione europea è informato di tutte le decisioni di declassificazione adottate.

5.   Tutte le traduzioni di informazioni classificate sono soggette alle stesse procedure di declassamento o declassificazione della versione linguistica originale.

1.   È possibile anche un declassamento o una declassificazione parziale (ad esempio allegati, solo alcuni paragrafi). La procedura è identica a quella prevista per il declassamento o la declassificazione di un intero documento.

2.   In caso di declassificazione parziale (sanitisation) di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET, è prodotto un estratto declassificato.

3.   Le parti che rimangono classificate sono sostituite da:

nel corpo del testo, se la parte che rimane classificata è parte di un paragrafo, oppure come paragrafo, se la parte che rimane classificata è un paragrafo specifico o più di un paragrafo.

4.   Una menzione specifica è aggiunta nel testo se un allegato completo non può essere declassificato ed è pertanto stato ritirato dall’estratto.

1.   La Commissione non accumula grandi quantità di informazioni classificate.

2.   I dipartimenti originatori sottopongono a revisione i documenti almeno ogni cinque anni per distruggerli o cancellarli. Un riesame è svolto a intervalli regolari sia per le informazioni archiviate in formato cartaceo sia per le informazioni archiviate nel CIS.

3.   Il personale non distrugge le copie cartacee dei documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET di cui non ha più bisogno, ma chiede invece al suo funzionario responsabile del controllo dell’ufficio di registrazione di distruggere i documenti, fatti salvi gli obblighi di archiviazione del documento originale.

4.   Il personale non è tenuto a informare l’originatore se cancella copie di documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET.

5.   I progetti di materiale contenenti informazioni classificate sono soggetti agli stessi metodi di eliminazione dei documenti classificati finalizzati.

6.   Solo distruggi documenti approvati sono utilizzati per distruggere documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET. I distruggi documenti di livello 5 di DIN 66399 e livello 5 di DIN 66399 sono conformi per la distruzione di documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL. I distruggi documenti di livello 6 di DIN 66399 e livello 5 di DIN 66399 sono conformi per la distruzione di documenti SECRET UE/EU SECRET.

7.   I frammenti di documenti provenienti dai distruggi documenti approvati possono essere eliminati come normali rifiuti di ufficio.

8.   Il funzionario responsabile del controllo dell’ufficio di registrazione crea i certificati di distruzione e aggiorna di conseguenza i registri e le altre informazioni di registrazione.

9.   Tutti i supporti e i dispositivi contenenti informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET sono sottoposti ad adeguata cancellazione sicura dei dati al termine del loro ciclo di vita. I dati elettronici sono distrutti o soppressi dalle risorse informatiche e dai relativi supporti di memorizzazione in modo da garantire ragionevolmente che le informazioni non possano essere recuperate. La cancellazione sicura dei dati elimina i dati dal dispositivo di memorizzazione e tutte le etichette, i contrassegni e le registrazioni delle attività.

10.   I supporti informatici sono consegnati all’LSO o al responsabile della sicurezza informatica locale e/o al funzionario responsabile del controllo delle registrazioni per essere distrutti ed eliminati.

1.   Il capo dipartimento elabora, approva e, se necessario, avvia l’evacuazione di emergenza e i piani di distruzione per la salvaguardia delle ICUE che presentano un rischio significativo di cadere in mano a persone non autorizzate durante una crisi. In ordine di priorità e in funzione della natura dell’emergenza, occorre:

2.   Quando i piani di emergenza sono stati attivati, le informazioni SECRET UE/EU SECRET sono trasferite o distrutte prioritariamente, seguono le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.

3.   I dettagli operativi dei piani di evacuazione e di distruzione di emergenza sono classificati come RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Una copia è conservata in ogni cassaforte che contiene informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET affinché sia accessibile in caso di emergenza.

1.   Le decisioni in merito all’archiviazione e alle misure pratiche corrispondenti sono conformi alla politica della Commissione in materia di gestione dei documenti.

2.   I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET non sono inviati agli Achivi storici dell’Unione europea a Firenze.