(1)

V dôsledku používania nových informačných a komunikačných technológií v internom a externom styku Komisie pri výmene dokumentov, najmä s orgánmi spoločenstva vrátane orgánov poverených implementáciou určitých politík spoločenstva a s orgánmi jednotlivých štátov, obsahuje dokumentačná databáza Komisie čoraz viac elektronických a digitálnych dokumentov.

(2)

Podľa Bielej knihy o reforme Komisie (1), ktorej opatrenia 7, 8 a 9 zabezpečujú prechod k „elektronickej Komisii“ a ku „Komisii v sieti“: Stratégia implementácie na obdobie 2001 – 2005 (opatrenia 7, 8 a 9 Bielej knihy o reforme)“ (2), Komisia zintenzívnila v rámci svojho interného chodu a vzťahov medzi jej jednotlivými službami používanie informačných systémov, ktoré umožňuje elektronické riadenie dokumentov a postupov.

(3)

Rozhodnutím 2002/47/ES, ESUO, Euratom (3), Komisia pripojila k svojmu rokovaciemu poriadku ustanovenia o správe dokumentov s cieľom osobitne zaručiť, že sa bude môcť kedykoľvek zodpovedať zo svojich záväzkov. V komuniké o zjednodušení a modernizácii správy dokumentov (4) si Komisia určila za cieľ vyriešiť situáciu v strednodobom horizonte vybudovaním elektronického archívu dokumentov podľa pravidiel a spoločných postupov uplatniteľných vo všetkých službách.

(4)

Dokumenty je nutné spravovať v zhode s pravidlami bezpečnosti platnými pre Komisiu najmä v oblasti triedenia dokumentov v súlade s jej rozhodnutím (2001/844/ES, ESUO, Euratom) (5), ochrany informačných systémov v súlade s jej rozhodnutím C(95)1510, ako aj v oblasti ochrany osobných údajov v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6). V tomto smere musí byť dokumentačná databáza Komisie zostavená tak, aby informačné systémy, siete a zdrojové prostriedky prenosu boli chránené primeranými bezpečnostnými opatreniami.

(5)

Je dôležité prijať ustanovenia určujúce nielen podmienky platnosti elektronických a digitálnych dokumentov alebo dokumentov zasielaných elektronickou cestou vo vzťahu ku Komisii, ak by tieto podmienky neboli určené inak, ale aj podmienky zachovania dokumentov, ktoré zaručia celistvosť a čitateľnosť týchto dokumentov, ako aj ich sprievodných popisných údajov počas celej požadovanej doby zachovania dokumentu,

1.

Pod výrazom „dokument“ sa rozumie dokument tak, ako je definovaný v článku 3 písm. a) nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (7) a v článku 1 ustanovení o správe dokumentov, ktoré sú súčasťou prílohy rokovacieho poriadku Komisie, ďalej uvádzaných ako „ustanovenia o správe dokumentov“.

2.

Pod výrazom „elektronický dokument“ sa rozumie súbor údajov získaných alebo uchovávaných na ľubovoľnom nosiči cez informačný systém alebo podobné zariadenie, ktoré môže čítať alebo prezerať osoba, takýto systém alebo zariadenie, ako aj všetky vytlačené alebo inak uverejnené oznamy a výstupy týchto údajov.

3.

Pod „digitalizáciou dokumentu“ sa rozumie proces, pri ktorom sa dokument vytlačený na papieri alebo na inom tradičnom nosiči transformuje do elektronickej podoby. Digitalizácia sa týka všetkých typov dokumentov na rôznych nosičoch, na papieri, faxe, v minimalizovanej forme (mikrofiš, mikrofilm), na fotografii, audio- alebo videokazetách a filmoch.

4.

Pod „životným cyklom dokumentu“ sa rozumie sled období života dokumentu od jeho prijatia alebo formálneho vytvorenia v zmysle článku 4 ustanovení o správe dokumentov až do jeho presunutia do historických archívov Komisie a jeho sprístupneniu verejnosti alebo až do jeho skartovania v zmysle článku 7 spomínaných ustanovení.

5.

Pod „dokumentačnou databázou Komisie“ sa rozumie súbor dokumentov, súborov a sprievodných opisných údajov vytvorených, zaregistrovaných, zatriedených a uložených Komisiou.

6.

Pod výrazom „celistvosť“ sa rozumie, že informácie, ktoré dokument obsahuje, a sprievodné opisné údaje, sú úplné (prezentujú sa všetky údaje) a presné (každý údaj je nezmenený).

7.

Pod výrazom „čitateľnosť v priebehu času“ sa rozumie, že informácie obsiahnuté v dokumentoch a v sprievodných popisných údajoch zostávajú ľahko čitateľné pre každého, kto k nim musí alebo môže mať prístup, počas celého životného cyklu vyššie uvedených dokumentov od ich formálneho vytvorenia alebo prijatia až do ich presunu do historických archívov Komisie a ich sprístupnenia pre verejnosť alebo až do ich povoleného skartovania v závislosti od požadovanej doby zachovania.

8.

Pod „opisnými údajmi“ sa rozumejú údaje, ktoré opisujú kontext, obsah a štruktúru dokumentov, ako aj správu týchto dokumentov v priebehu času tak, ako sú stanovené v pravidlách implementácie ustanovení o správe dokumentov a budú doplnené o pravidlá implementácie týchto ustanovení.

9.

Pod „elektronickým podpisom“ sa rozumie elektronický podpis v zmysle článku 2 bodu 1 smernice Európskeho parlamentu a Rady 1999/93/ES (8).

10.

Pod „zdokonaleným elektronickým podpisom“ sa rozumie elektronický podpis v zmysle článku 2 bodu 2 smernice 1999/93/ES.

a)

dokument je uložený v podobe, v ktorej bol vytvorený, odoslaný alebo prijatý, alebo vo forme, ktorá zachováva celistvosť nielen obsahu tohto dokumentu, ale aj sprievodných opisných údajov;

b)

obsah dokumentu a sprievodné opisné údaje sú čitateľné počas celej doby ich zachovania pre každého, kto je oprávnený na prístup;

c)

ak ide o dokument odoslaný alebo prijatý elektronicky, informácie, ktoré umožňujú určiť jeho pôvod a príjemcu, ako aj dátum a hodinu odoslania alebo prijatia, tvoria minimálnu súčasť sprievodných údajov, ktoré musia byť zachované;

d)

ak ide o elektronické postupy riadené prostredníctvom informačných systémov, informácie vzťahujúce sa na jednotlivé formálne etapy postupu musia byť zachované za takých podmienok, ktoré zaručujú identifikáciu týchto etáp, ako aj identifikáciu autorov a pôvodcov jednotlivých zásahov.