ANEXĂ

1.   CONCEPTUL TEHNIC DE PROPRIETATE

În relația dintre statul membru care răspunde de introducerea datelor în VIS și datele respective se aplică un concept tehnic de proprietate.

Proprietatea se atribuie prin stabilirea unei legături între identificarea statului membru responsabil și datele introduse în dosarul de cerere de viză.

Proprietatea asupra unei cereri de viză și a deciziilor aferente luate de autoritățile responsabile în domeniul vizelor se înregistrează în VIS la crearea dosarului de cerere sau la introducerea deciziei conexe în VIS și nu poate fi modificată ulterior.

2.   INTRODUCEREA DATELOR ȘI CORELAREA CERERILOR

2.1.   Introducerea datelor la depunerea cererii

În cazurile în care cererea se depune la o autoritate a unui stat membru care reprezintă un alt stat membru, introducerea datelor în VIS și comunicările ulterioare privind dosarul de cerere respectiv menționează identificarea statului membru reprezentat, care se păstrează ca atribut de „utilizator reprezentat”. Identificarea se preia din același tabel de coduri utilizat pentru statul membru care introduce datele în VIS.

Toate dosarele de cerere conexate în temeiul articolului 8 alineatul (4) din Regulamentul VIS se află în proprietatea aceluiași stat membru.

În cazul în care un stat membru copiază amprente digitale dintr-un dosar de cerere înregistrat în VIS, acesta devine titularul noului dosar de cerere în care sunt copiate amprentele digitale.

2.2.   Introducerea datelor după depunerea cererii

În cazurile în care deciziile de a elibera o viză, de a suspenda examinarea cererii, de a refuza, de a anula sau de a retrage o viză, de a reduce sau de a prelungi durata de valabilitate a unei vize, în conformitate cu articolele 10-14 din Regulamentul VIS, sunt luate de un stat membru care reprezintă un alt stat membru, comunicarea pentru introducerea datelor în VIS menționează identificarea statului membru reprezentat, preluată din același tabel de coduri utilizat pentru statul membru care introduce datele în VIS.

Deciziile de a elibera o viză, de a prelungi sau de a reduce durata de valabilitate a unei vize cu un autocolant de viză nou se introduc în VIS, împreună cu datele autocolantului de viză, și se atribuie aceluiași titular.

Numărul autocolantului de viză introdus în VIS în temeiul articolului 10 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul VIS este, în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 856/2008 al Consiliului (1), o combinație între numărul național de 9 cifre al autocolantului de viză și codul de 3 litere prin care se identifică statul membru emitent (2) și include eventualele zerouri care precedă cele nouă cifre ale numărului național al autocolantului de viză.

2.3.   Corelarea cererilor

2.3.1.   Corelarea cererilor în cazul în care s-a înregistrat o cerere anterioară

Numai statul membru care este titularul unui dosar de cerere este autorizat să îl coreleze cu alt(e) dosar(e) de cerere ale aceluiași solicitant sau, în scopul rectificării, să șteargă corelarea, în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) din Regulamentul VIS.

Amprentele digitale ale unui solicitant se pot copia, în termen de 59 de luni, numai din dosarele conexate ale acestuia. În cazul în care datele dactiloscopice dintr-o cerere sunt copiate dintr-un dosar de cerere anterior, care datează de mai puțin de 59 de luni, corelarea între dosarele de cerere nu se șterge.

2.3.2.   Corelarea cererilor depuse de persoane care călătoresc împreună

Pentru a corela dosarele de cerere ale persoanelor care călătoresc împreună, în conformitate cu articolul 8 alineatul (4) din Regulamentul VIS, numerele cererilor se transmit către VIS, împreună cu valoarea corespunzătoare a tipului de grup, respectiv „familie” sau „călători”. Crearea unui grup sau, în scopul rectificării, ștergerea corelării între membrii grupului nu se poate efectua decât de statul membru care este titularul dosarului (dosarelor) de cerere al(e) solicitanților care formează grupul.

2.4.   Proceduri în cazul în care nu se solicită furnizarea anumitor date, din considerente de natură juridică sau pentru că ar fi faptic imposibil

În conformitate cu articolul 8 alineatul (5) din Regulamentul VIS, mențiunea „nu este cazul” se introduce manual în câmpurile de text sau, dacă este posibil, prin selectarea valorii dintr-un tabel de coduri. În cazul în care câmpurile de date sunt formate din mai multe elemente, mențiunea de mai sus se utilizează pentru fiecare dintre acestea.

În cazul în care amprentele digitale nu sunt obligatorii sau nu pot fi furnizate, în conformitate cu articolul 8 alineatul (5) din Regulamentul VIS, se introduc două câmpuri logice în VIS:

—	„AmprenteleDigitaleNuSuntObligatorii” („fingerprintsNotRequired”);

—	„NuEsteCazulUnorAmprenteDigitale” („fingerprintsNotApplicable”).

Aceste câmpuri se stabilesc în conformitate cu tabelul de mai jos, care indică trei situații posibile:

—	amprentele digitale trebuie furnizate în mod obligatoriu;

—	amprentele digitale nu trebuie furnizate în mod obligatoriu, din considerente de natură juridică;

—	amprentele digitale nu pot fi furnizate, pentru că ar fi faptic imposibil.

Câmp în VIS	Amprentele digitale trebuie furnizate în mod obligatoriu	Amprentele digitale nu trebuie furnizate în mod obligatoriu, din considerente de natură juridică	Amprentele digitale nu pot fi furnizate, pentru că ar fi faptic imposibil
„AmprenteleDigitaleNuSuntObligatorii” (fingerprintsNotRequired)	FALS	ADEVĂRAT	FALS
„NuEsteCazulUnorAmprenteDigitale” („fingerprintsNotApplicable”)	FALS	ADEVĂRAT	FALS

În plus, câmpul de text liber „MotivulPentruCareNuEsteCazulUnorAmprente” („ReasonForFingerprintNotApplicable”) trebuie să conțină motivul real.

În cazul în care un stat membru transmite numai datele menționate la articolul 5 alineatul (1) literele (a) și (b) din Regulamentul VIS, în temeiul articolului 48 alineatul (3), lipsa datelor precizate la articolul 5 alineatul (1) litera (c) se va indica prin introducerea observației „nu este cazul”, completată de o trimitere la articolul 48 alineatul (3) din Regulamentul VIS în câmpul de text liber, care indică faptul că datele nu trebuie furnizate în mod obligatoriu din considerente de ordin juridic. În câmpurile corespunzătoare se introduc mențiunile „AmprenteleDigitaleNuSuntObligatorii” („FingerprintsNotRequired”) ADEVĂRAT și „NuEsteCazulUnorAmprenteDigitale” („FingerprintsNotApplicable”) ADEVĂRAT.

3.   ACCESAREA DATELOR

Data unei cereri de azil se utilizează în conexiune cu recuperările și căutările de date efectuate în scopurile menționate la articolul 21 alineatul (2) din Regulamentul VIS. În plus, recuperarea cererilor, care au fost corelate în conformitate cu articolul 8 alineatul (4) din Regulamentul VIS, este posibilă numai pentru grupurile de tip familie (soț/soție și/sau copii) menționate în secțiunea 2.3.2.

4.   MODIFICAREA, ȘTERGEREA ȘI ȘTERGEREA ANTICIPATĂ A DATELOR ÎN TEMEIUL ARTICOLULUI 24 DIN REGULAMENTUL VIS

Următoarele date înregistrate în VIS nu pot fi modificate:

—	numărul cererii;

—	numărul autocolantului de viză;

—	tipul deciziei;

—	statul membru reprezentat (dacă este cazul);

—	statul membru care răspunde de introducerea datelor în VIS.

În cazul în care datele menționate anterior trebuie să fie rectificate, dosarul de cerere sau datele referitoare la deciziile luate de către autoritățile responsabile în domeniul vizelor se șterg(e) și se creează un nou dosar. Numai statul membru care este titularul datelor conținute de dosarul de cerere este autorizat să le șteargă.

5.   ȚINEREA ȘI ACCESAREA EVIDENȚELOR REFERITOARE LA OPERAȚIUNI DE PRELUCRARE A DATELOR

5.1.   Ținerea evidențelor referitoare la operațiuni de prelucrare a datelor

Fiecare operațiune de prelucrare a datelor efectuată în VIS se înregistrează ca o intrare cu câmpul „TipulAcțiunii” („TypeOfAction”), care precizează în ce scop s-a operat accesul, în conformitate cu articolul 34 alineatul (1) din Regulamentul VIS.

Intrarea se înregistrează cu marca temporară a orei de primire. Ulterior, această marcă temporară se utilizează pentru identificarea intrărilor înregistrate care trebuie șterse.

În cazul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor, identitatea autorității care a introdus sau a recuperat datele se păstrează în intrarea înregistrată. Utilizatorul și VIS central se menționează în intrarea înregistrată fie ca expeditor, fie ca destinatar.

Singurele date operaționale care se regăsesc în intrarea înregistrată sunt autoritatea care a introdus sau a recuperat datele și numărul cererii de viză. Tipul de date transmise sau utilizate pentru interogare, menționate la articolul 34 alineatul (1) din Regulamentul VIS, se păstrează.

Atunci când VIS găsește evidențe menționate la articolul 34 alineatul (2) din Regulamentul VIS, în cazul cărora câmpul TipulAcțiunii („TypeOfAction”) indică fie „Ștergerea cererii” („Delete Application”), fie „Ștergere automată” („Automatic Deletion”), acesta calculează dacă a trecut un an de la expirarea duratei de păstrare menționate la articolul 23 alineatul (1) din Regulamentul VIS și, ulterior, le șterge. Toate evidențele referitoare la operațiuni de prelucrare a datelor care au același număr de cerere sunt șterse simultan, în cazul în care nu sunt necesare pentru controlul protecției datelor, în conformitate cu articolul 34 alineatul (2) din Regulamentul VIS.

Evidențele referitoare la operațiuni de prelucrare a datelor nu se modifică și nu se șterg decât la un an de la expirarea duratei de păstrare prevăzute la articolul 23 alineatul (1) din Regulamentul VIS.

5.2.   Accesarea evidențelor referitoare la operațiuni de prelucrare a datelor

Accesul la evidențele (înregistrările) gestionate de autoritatea de administrare, în conformitate cu articolul 34 alineatul (1) din Regulamentul VIS, este restricționat la administratorii VIS autorizați în mod corespunzător și la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Prezenta dispoziție se aplică, mutatis mutandis, evidențelor referitoare la accesul la evidențe.

---

(1)  JO L 235, 2.9.2008, p. 1.

(2)  Excepție pentru Germania: codul de țară pentru Germania este „D”.