01/Volumul 05

RO

Jurnalul Ofícial al Uniunii Europene

127

L 251/9

JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE

(1)

Utilizarea generalizată a noilor tehnologii de informații și comunicații de către Comisie pentru propria sa funcționare și în schimburile sale de documente cu lumea exterioară, în special cu administrațiile comunitare, inclusiv organismele care răspund de punerea în aplicare a anumitor politici comunitare, precum și cu administrațiile naționale, are drept consecință creșterea numărului de documente în formă electronică sau digitalizată în cadrul sistemului de documente al Comisiei.

(2)

Urmare a Cărții albe privind reforma Comisiei (1), ale cărei acțiuni 7, 8 și 9 vizează să asigure trecerea la „e-Comisie” și a comunicării „Spre o e-Comisie: strategie de punere în aplicare pentru perioada 2001-2005 (acțiunile 7, 8 și 9 din Cartea albă privind reforma)” (2), Comisia a intensificat, în cadrul propriilor sale proceduri de lucru și a relațiilor între servicii, dezvoltarea de sisteme informatice care permit gestionarea documentelor și procedurilor prin mijloace electronice.

(3)

Prin Decizia 2002/47/CE, CECO, Euratom (3), Comisia a anexat la regulamentul său de procedură dispoziții privind administrarea documentelor pentru a asigura, în special, că în orice moment Comisia poate să furnizeze informații privind aspectele de care este răspunzătoare. În comunicarea sa privind simplificarea și modernizarea administrării documentelor sale (4), Comisia și-a fixat drept obiectiv pe termen mediu introducerea unui sistem de administrare și de arhivare electronică a documentelor bazat pe un ansamblu de norme și proceduri comune, aplicabile tuturor serviciilor.

(4)

Documentele trebuie administrate cu respectarea normelor de securitate impuse Comisiei, în special cele cu privire la clasificarea documentelor în conformitate cu Decizia 2001/844/CE, CECO, Euratom (5), de protecție a sistemelor de informații în conformitate cu Decizia sa C(95)1510 și de protecție a datelor cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (6). De aceea, sistemul de documente al Comisiei trebuie conceput astfel încât sistemele de informații, rețelele și mijloacele de transmitere care îl alimentează să fie protejate prin măsuri de securitate adecvate.

(5)

Trebuie adoptate dispoziții care să determine nu numai condițiile în care documentele electronice și digitalizate precum și cele transmise pe cale electronică sunt valabile pentru obiectivele Comisiei – în cazul în care aceste condiții nu sunt fixate în altă parte -, ci și condițiile de conservare care garantează integritatea și lizibilitatea în timp a acestor documente și a metadatelor care le însoțesc pe toată perioada în care urmează să fie conservate,

1.

„document”: documentul așa cum este definit atât de articolul 3 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (7), cât și de articolul 1 din dispozițiile privind administrarea documentelor, anexate la regulamentul de procedură al Comisiei, denumite în continuare „dispoziții privind administrarea documentelor”;

2.

„document electronic”: un ansamblu de date introduse sau stocate pe orice tip de suport printr-un sistem informatic sau un dispozitiv asemănător, care pot fi citite sau afișate de către o persoană sau un astfel de sistem sau dispozitiv, ca și orice afișare sau recuperare a acestor date în formă imprimată sau altă formă;

3.

„digitalizarea documentelor”: procesul de transformare a unui document pe hârtie sau orice alt tip de suport tradițional în imagine electronică. Digitalizarea privește toate tipurile de documente și se poate efectua pornind de la diferite suporturi, cum ar fi hârtie, fax, microforme (microfișă, microfilme), fotografii, casete video sau audio și filme;

4.

„ciclul de viață al unui document”: toate etapele sau perioadele de viață ale unui document din momentul primirii sau redactării sale formale în sensul articolului 4 din dispozițiile privind administrarea documentelor și până la transferul său către arhivele istorice ale Comisiei și deschiderea sa pentru public sau până la distrugerea acestuia în sensul articolului 7 din dispozițiile menționate;

5.

„sistemul de documente al Comisiei”: toate documentele, dosarele și metadatele redactate, primite, înregistrate, clasificate și păstrate de Comisie;

6.

„integritate”: faptul că informațiile conținute în document și metadatele care îl însoțesc sunt complete (toate datele sunt prezente) și corecte (fiecare dată este neschimbată);

7.

„lizibilitate în timp”: faptul că informațiile conținute în documentele și metadatele care le însoțesc sunt ușor de citit de către orice persoană care trebuie sau poate să aibă acces la acestea pe tot ciclul de viață al documentelor, de la redactarea formală sau primirea lor până la transferul către arhivele istorice ale Comisiei și deschiderea lor pentru public sau până la distrugerea autorizată a acestora, în funcție de durata lor de conservare stabilită;

8.

„metadate”: datele care descriu contextul, conținutul și structura documentelor, precum și administrarea lor în timp, astfel cum sunt stabilite de regulamentul de aplicare a dispozițiilor privind administrarea documentelor și care urmează să fie completate de normele de aplicare a prezentelor dispoziții;

9.

„semnătură electronică”: semnătura electronică în sensul articolului 2 alineatul (1) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului (8);

10.

„semnătură electronică avansată”: semnătura electronică în sensul articolului 2 alineatul (2) din Directiva 1999/93/CE.

(a)

documentul se păstrează în forma în care a fost redactat, trimis sau primit, sau într-o formă prin care se păstrează integritatea atât a conținutului cât și a metadatelor care îl însoțesc;

(b)

conținutul documentului și al metadatelor care îl însoțesc trebuie să fie lizibile pe toată perioada conservării pentru orice persoană care are acces autorizat la acestea;

(c)

în ceea ce privește un document trimis sau primit pe cale electronică, informațiile care permit determinarea originii și destinației sale, ca și data și ora trimiterii sau primirii fac parte din metadatele minimale care trebuie conservate;

(d)

în ceea ce privește procedurile electronice administrate de sisteme informatice, informațiile privind etapele formale ale procedurii trebuie conservate în condiții de natură să garanteze identificarea acestor etape, a autorilor și a participanților.