(1)

În comunicarea sa din 2 decembrie 2020 intitulată „Digitalizarea justiției în Uniunea Europeană – O panoplie de posibilități”, Comisia a identificat necesitatea de a moderniza cadrul legislativ al procedurilor transfrontaliere ale Uniunii în materie civilă, comercială și penală, în conformitate cu principiul „digital în mod implicit”, asigurându-se în același timp existența tuturor măsurilor de protecție necesare pentru a se evita excluziunea socială și asigurând încrederea reciprocă, interoperabilitatea și securitatea.

(2)

Pentru a realiza un spațiu de libertate, securitate și justiție pe deplin funcțional, este important ca toate statele membre să acționeze în vederea reducerii oricăror disparități existente în ceea ce privește digitalizarea sistemelor și să valorifice oportunitățile oferite de mecanismele de finanțare relevante ale Uniunii.

(3)

În scopul consolidării cooperării judiciare și a accesului la justiție, actele juridice ale Uniunii care prevăd comunicarea dintre autoritățile competente, inclusiv organele și agențiile Uniunii, și dintre autoritățile competente și persoanele fizice și juridice în materie civilă și comercială ar trebui să fie completate prin stabilirea condițiilor pentru efectuarea unei astfel de comunicări prin mijloace digitale.

(4)

Prin prezentul regulament se urmăresc sporirea eficienței și a eficacității procedurilor judiciare și facilitarea accesului la justiție prin digitalizarea canalelor de comunicare existente, ceea ce ar trebui să conducă la economii de costuri și de timp, la reducerea sarcinii administrative și la o mai mare reziliență în situații de forță majoră pentru toate autoritățile implicate în cooperarea judiciară transfrontalieră. Utilizarea canalelor digitale de comunicare între autoritățile competente ar trebui să conducă la reducerea întârzierilor în soluționarea cauzelor, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. Acest lucru ar trebui să fie în beneficiul persoanelor fizice, al entităților juridice și al autorităților competente ale statelor membre și să sporească încrederea în sistemele de justiție. Digitalizarea canalelor de comunicare ar fi, de asemenea, benefică în domeniul procedurilor penale transfrontaliere și în contextul luptei Uniunii împotriva criminalității. În această privință, nivelul ridicat de securitate pe care îl pot oferi canalele digitale de comunicare constituie un pas înainte, inclusiv în ceea ce privește protejarea drepturilor persoanelor implicate, cum ar fi dreptul la respectarea vieții private și de familie și dreptul la protecția datelor cu caracter personal.

(5)

Drepturile și libertățile fundamentale ale tuturor persoanelor vizate de schimbul electronic de date realizat în temeiul prezentului regulament, în special dreptul la acces efectiv la justiție, dreptul la un proces echitabil, principiul nediscriminării, dreptul la respectarea vieții private și de familie și dreptul la protecția datelor cu caracter personal, ar trebui să fie pe deplin respectate în conformitate cu dreptul Uniunii.

(6)

Atunci când își îndeplinesc obligațiile care le revin în temeiul prezentului regulament, toate entitățile ar trebui să respecte principiul independenței sistemului judiciar, ținând seama de principiul separării puterilor și de alte principii ale statului de drept.

(7)

Accesul efectiv la justiție este un obiectiv fundamental al spațiului de libertate, securitate și justiție. Transformarea digitală reprezintă un pas esențial către îmbunătățirea accesului la justiție și a eficienței, calității și transparenței sistemelor de justiție.

(8)

Este important să se creeze canale și instrumente adecvate prin care să se asigure că sistemele de justiție pot coopera digital în mod eficient. Este esențial, așadar, să se instituie, la nivelul Uniunii, un instrument uniformizat de tehnologie a informației care să permită un schimb electronic transfrontalier rapid, direct, interoperabil, fiabil, accesibil, securizat și eficient de date legate de cauze între autoritățile competente. Comisia și statele membre ar trebui să se asigure că profesioniștii din domeniul juridic sunt implicați în transformarea digitală a sistemelor de justiție.

(9)

Au fost dezvoltate instrumente pentru schimbul digital de date legate de cauze, ceea ce permite să se evite înlocuirea sistemelor informatice deja existente în statele membre sau necesitatea unor modificări costisitoare ale respectivelor sisteme. Sistemul de comunicare în cadrul e-justiției prin intermediul schimbului de date online (e-CODEX) al cărui cadru juridic este stabilit prin Regulamentul (UE) 2022/850 al Parlamentului European și al Consiliului (3) este principalul instrument de acest tip dezvoltat până în prezent pentru a asigura schimbul electronic transfrontalier rapid, direct, interoperabil, durabil, fiabil și securizat de date legate de cauze între autoritățile competente.

(10)

Digitalizarea procedurilor ar trebui să asigure accesul la justiție pentru toți, inclusiv pentru persoanele cu dizabilități. Sistemul informatic descentralizat și punctul de acces electronic european instituite prin prezentul regulament ar trebui să respecte cerințele privind accesibilitatea site-urilor web prevăzute în Directiva (UE) 2016/2102 a Parlamentului European și a Consiliului (4). În același timp, metodele de plată electronică menționate în prezentul regulament ar trebui să respecte cerințele de accesibilitate prevăzute în Directiva (UE) 2019/882 a Parlamentului European și a Consiliului (5).

(11)

Prin crearea unor canale digitale de comunicare transfrontalieră ar trebui să se contribuie în mod direct la îmbunătățirea accesului la justiție, oferindu-li-se persoanelor fizice și juridice posibilitatea de a solicita protecția drepturilor lor și de a-și formula pretențiile, de a iniția proceduri și de a face schimb de date legate de cauze în format digital cu autoritățile judiciare sau cu alte autorități competente, în cadrul procedurilor care intră în domeniul de aplicare al dreptului Uniunii în materie civilă și comercială.

(12)

Pentru a se asigura că instrumentele de comunicare electronică au un impact pozitiv asupra accesului la justiție, statele membre ar trebui să aloce resurse suficiente pentru îmbunătățirea competențelor și a alfabetizării digitale a cetățenilor și ar trebui să acorde o atenție deosebită asigurării faptului că lipsa competențelor digitale nu devine un obstacol în calea utilizării sistemului informatic descentralizat. Statele membre ar trebui să ia măsurile necesare pentru a asigura formarea tuturor profesioniștilor din domeniul justiției implicați, inclusiv a procurorilor, judecătorilor și personalului administrativ, precum și a autorităților competente, pentru a asigura utilizarea eficace a sistemului informatic descentralizat. Această formare ar trebui să vizeze îmbunătățirea funcționării sistemelor de justiție din întreaga Uniune, precum și respectarea drepturilor și valorilor fundamentale, permițându-le, în special, profesioniștilor din domeniul justiției să facă față în mod eficace oricărei probleme care ar putea apărea în cursul procedurilor sau al audierilor desfășurate prin videoconferință sau prin alte tehnologii de comunicare la distanță, din cauza naturii lor virtuale. Statele membre ar trebui să fie încurajate și sprijinite de Comisie să solicite granturi pentru activități de formare, în cadrul programelor financiare relevante ale Uniunii.

(13)

Prezentul regulament ar trebui să acopere digitalizarea comunicării în cauzele cu implicații transfrontaliere care intră în domeniul de aplicare al anumitor acte juridice ale Uniunii în materie civilă, comercială și penală. Aceste acte ar trebui enumerate în anexele la prezentul regulament. Comunicarea dintre autoritățile competente și organele și agențiile Uniunii, cum ar fi Parchetul European sau Eurojust, în cazurile în care acestea sunt competente în temeiul actelor juridice enumerate în anexa II, ar trebui de asemenea inclusă în domeniul de aplicare al prezentului regulament. În cazul în care practicienii în insolvență au, în temeiul dreptului intern, competența de a primi cereri de admitere a unor creanțe din partea unui creditor străin în cadrul unor proceduri de insolvență în temeiul Regulamentului (UE) 2015/848 al Parlamentului European și al Consiliului (6), aceștia ar trebui considerați a fi autorități competente în sensul prezentului regulament.

(14)

Prezentul regulament nu ar trebui să aducă atingere normelor care reglementează procedurile judiciare transfrontaliere stabilite prin actele juridice enumerate în anexele I și II, cu excepția normelor legate de comunicarea prin mijloace digitale introduse prin prezentul regulament. Prezentul regulament nu ar trebui să aducă atingere normelor de drept intern referitoare la desemnarea oricărei autorități, persoane sau organ care se ocupă de orice aspect al verificării și depunerii cererilor, documentelor și informațiilor. Cerințele prevăzute de dreptul intern aplicabil privind autenticitatea, exactitatea, fiabilitatea, credibilitatea și forma juridică adecvată a documentelor sau a informațiilor nu ar trebui să fie afectate, cu excepția normelor legate de comunicarea prin mijloace digitale introduse prin prezentul regulament.

(15)

Stabilirea faptului că o cauză are sau nu implicații transfrontaliere ar trebui realizată prin raportarea la actele juridice enumerate în anexele I și II. Dacă în actele juridice enumerate în anexele I și II se prevede explicit că o anumită procedură de comunicare între autoritățile competente ar trebui reglementată de dreptul intern, prezentul regulament nu ar trebui să se aplice.

(16)

Obligațiile prevăzute de prezentul regulament nu ar trebui să se aplice comunicării orale, de exemplu prin telefon sau în persoană.

(17)

Prezentul regulament nu ar trebui să se aplice în ceea ce privește notificarea sau comunicarea actelor în temeiul Regulamentului (UE) 2020/1784 al Parlamentului European și al Consiliului (7) sau în ceea ce privește obținerea de probe în temeiul Regulamentului (UE) 2020/1783 al Parlamentului European și al Consiliului (8). Regulamentele respective prevăd deja norme specifice privind digitalizarea cooperării judiciare. Cu toate acestea, prin prezentul regulament ar trebui introduse anumite modificări în Regulamentul (UE) 2020/1784 pentru a îmbunătăți notificarea sau comunicarea electronică a actelor care trebuie efectuată direct către o persoană care are o adresă cunoscută în scopul notificării sau al comunicării în alt stat membru.

(18)

Atunci când Comisia colaborează cu actori externi în etapele de proiectare și realizare a punctului de acces electronic european, astfel de actori ar trebui să aibă experiență în dezvoltarea de sisteme informatice sigure, ușor de utilizat și accesibile.

(19)

Pentru a se asigura o comunicare securizată, eficientă, rapidă, interoperabilă, confidențială și fiabilă între statele membre în scopul procedurilor judiciare transfrontaliere în materie civilă, comercială și penală, ar trebui să se utilizeze o tehnologie de comunicare adecvată, în măsura în care sunt îndeplinite anumite condiții privind securitatea, integritatea și fiabilitatea actului primit și identificarea participanților la comunicare. Prin urmare, ar trebui instituit un sistem informatic descentralizat sigur, eficient și fiabil pentru schimburile de date efectuate în cadrul procedurilor judiciare transfrontaliere. Caracterul descentralizat al sistemului informatic ar trebui să aibă ca scop permiterea efectuării unor schimburi securizate de date între autoritățile competente, fără ca vreuna dintre instituțiile Uniunii să fie implicată în ceea ce privește conținutul respectivelor schimburi de date. Sistemul informatic descentralizat ar trebui, de asemenea, să facă posibile schimburi securizate de date între un stat membru și organele și agențiile Uniunii, cum ar fi Eurojust, în cazurile care intră în domeniul de aplicare al actelor juridice enumerate în anexa II.

(20)

Sistemul informatic descentralizat ar trebui să fie alcătuit din sistemele back-end din statele membre și cele ale organelor și agențiilor Uniunii relevante, precum și din puncte de acces interoperabile, prin intermediul cărora sistemele respective să fie conectate utilizând interconexiuni securizate. Punctele de acces ale sistemului informatic descentralizat ar trebui să se bazeze pe e-CODEX.

(21)

În scopul aplicării prezentului regulament, statele membre ar trebui să fie în măsură să utilizeze, în locul unui sistem informatic național, un software dezvoltat de Comisie (software de implementare de referință). Respectivul software de implementare de referință ar trebui să se bazeze pe o configurație modulară, în sensul că software-ul este structurat în pachete livrate separat de componentele e-CODEX necesare pentru a-l conecta la sistemul informatic descentralizat. O astfel de configurație ar trebui să permită statelor membre să reutilizeze sau să îmbunătățească infrastructura lor națională de comunicare judiciară existentă în scopul utilizării transfrontaliere. În ceea ce privește aspectele legate de obligațiile de întreținere, statele membre ar putea utiliza, de asemenea, un software dezvoltat de Conferința de la Haga de Drept Internațional Privat (iSupport).

(22)

Comisia ar trebui să fie responsabilă de elaborarea, dezvoltarea și întreținerea software-ului de implementare de referință, în conformitate cu principiul protecției datelor din faza de proiectare și cu principiul protecției datelor în mod implicit, precum și cu cerințele privind accesibilitatea. Comisia ar trebui să proiecteze, să dezvolte și să întrețină software-ul de implementare de referință respectând cerințele și principiile în materie de protecție a datelor stabilite în Regulamentele (UE) 2018/1725 (9) și (UE) 2016/679 (10) ale Parlamentului European și ale Consiliului și în Directiva (UE) 2016/680 a Parlamentului European și a Consiliului (11), în special principiul protecției datelor din faza de proiectare și principiul protecției datelor în mod implicit, precum și un nivel ridicat de securitate cibernetică. În special, orice persoană fizică sau juridică care participă la crearea, dezvoltarea sau întreținerea sistemelor informatice naționale sau a software-ului de implementare de referință ar trebui să respecte respectivele cerințe și principii. Software-ul de implementare de referință ar trebui, de asemenea, să includă măsuri tehnice adecvate și să permită luarea de măsuri organizatorice, inclusiv măsurile de supraveghere necesare pentru a asigura un nivel de securitate și de interoperabilitate care să fie adecvat pentru schimbul de informații în contextul procedurilor judiciare transfrontaliere. Pentru a asigura interoperabilitatea cu sistemele informatice naționale, software-ul de implementare de referință ar trebui să poată implementa standardele procedurale digitale, astfel cum sunt definite în Regulamentul (UE) 2022/850, pentru actele juridice corespunzătoare enumerate în anexele I și II la prezentul regulament.

(23)

Pentru acordarea unei asistențe rapide, securizate și eficiente solicitanților, comunicarea dintre autoritățile competente, cum ar fi instanțele și autoritățile centrale instituite în temeiul Regulamentelor (CE) nr. 4/2009 (12) și (UE) 2019/1111 (13) ale Consiliului, ar trebui să se desfășoare, în mod obișnuit, prin intermediul sistemului informatic descentralizat.

(24)

Transmiterea prin intermediul sistemului informatic descentralizat ar putea fi imposibilă ca urmare a unei perturbări a sistemului. Orice perturbare a sistemului ar trebui să fie remediată cât mai curând posibil de organele relevante ale Uniunii și de statele membre. Transmiterea ar putea fi, de asemenea, imposibilă în practică din cauza naturii fizice sau tehnice a ceea ce trebuie transmis, cum ar fi transmiterea de probe fizice sau necesitatea de a transmite actul original pe suport de hârtie pentru a evalua autenticitatea acestuia, sau în caz de forță majoră. Ca regulă generală, situațiile de forță majoră sunt rezultatul unor evenimente imprevizibile și inevitabile care provin dintr-o cauză care nu are legătură cu autoritatea competentă. Atunci când nu este folosit sistemul informatic descentralizat, comunicarea ar trebui efectuată prin cele mai adecvate mijloace alternative. Astfel de mijloace alternative ar trebui să implice, printre altele, ca transmiterea să fie efectuată cât mai rapid posibil și într-un mod securizat prin alte mijloace electronice securizate, printr-un serviciu poștal sau prin transmitere în persoană atunci când o astfel de transmitere este posibilă.

(25)

Sistemul informatic descentralizat ar trebui utilizat implicit în comunicarea dintre autoritățile competente. Cu toate acestea, în scopul de a se asigura flexibilitatea cooperării judiciare, ar putea fi mai adecvate alte mijloace de comunicare în anumite situații. Acest lucru ar putea fi adecvat atunci când autoritățile competente au nevoie să desfășoare o comunicare personală directă și în special pentru comunicarea directă între instanțe în temeiul Regulamentelor (UE) 2015/848 și (UE) 2019/1111, precum și pentru comunicarea directă între autoritățile competente în temeiul Deciziilor-cadru 2005/214/JAI (14), 2006/783/JAI (15), 2008/909/JAI (16), 2008/947/JAI (17), 2009/829/JAI (18) ale Consiliului, al Directivei 2014/41/UE a Parlamentului European și a Consiliului (19) sau al Regulamentului (UE) 2018/1805 al Parlamentului European și al Consiliului (20) în cazul în care comunicarea dintre autoritățile competente ar putea fi efectuată prin orice mijloace sau prin orice mijloace adecvate, astfel cum se prevede în actele respective. În astfel de cazuri, autoritățile competente ar putea utiliza mijloace de comunicare mai puțin formale, cum ar fi poșta electronică.

Alte mijloace de comunicare ar putea fi, de asemenea, adecvate în cazul în care comunicarea implică gestionarea de date sensibile sau în cazul în care conversia unei documentații voluminoase în format electronic impune o sarcină administrativă disproporționată autorității competente care trimite documentația. Având în vedere că autoritățile competente au de a face cu date sensibile, securitatea și fiabilitatea schimbului de informații ar trebui să fie asigurate întotdeauna atunci când se selectează mijloacele de comunicare adecvate. Sistemul informatic descentralizat ar trebui să fie întotdeauna considerat cel mai adecvat mijloc pentru schimbul de formulare stabilite prin actele juridice enumerate în anexele I și II la prezentul regulament. Cu toate acestea, schimbul de formulare s-ar putea realiza prin alte mijloace în cazurile în care autoritățile competente din state membre diferite sunt prezente în același loc dintr-un stat membru în scopul de a oferi asistență cu privire la executarea procedurilor de cooperare judiciară în temeiul actelor juridice enumerate în anexa II la prezentul regulament, dacă acest lucru este necesar având în vedere urgența situației, cum ar fi în situațiile prevăzute de Directiva 2014/41/UE în care autoritatea emitentă asistă la executarea ordinului european de anchetă în statul executant, sau în cazurile în care autoritățile competente din state membre diferite coordonează procedurile de cooperare judiciară în temeiul actelor juridice enumerate în anexa II la prezentul regulament în cadrul unei reuniuni în persoană.

(26)

În ceea ce privește componentele sistemului informatic descentralizat care se află în responsabilitatea Uniunii, în conformitate cu cerințele de securitate stabilite de Regulamentul (UE) 2022/850, entitatea care le administrează ar trebui să dispună de resurse suficiente pentru a asigura funcționarea lor corespunzătoare.

(27)

În scopul de a se facilita accesul persoanelor fizice și juridice la autoritățile competente în materie civilă și comercială, prin prezentul regulament ar trebui să fie instituit un punct de acces la nivelul Uniunii („punctul de acces electronic european”), ca parte a sistemului informatic descentralizat, care ar trebui să cuprindă informații pentru persoanele fizice și juridice cu privire la dreptul lor la asistență judiciară și prin intermediul căruia acestea să poată să depună cereri, să formuleze solicitări, să trimită, să ceară și să primească informații relevante din punct de vedere procedural, inclusiv dosare digitalizate sau părți din acestea, și să comunice cu autoritățile competente, sau prin intermediul căruia reprezentantul lor să poată să facă acest lucru în numele lor, în cazurile care intră în domeniul de aplicare al prezentului regulament, sau prin intermediul căruia să li se notifice sau să li se comunice acte judiciare sau extrajudiciare. Punctul de acces electronic european ar trebui să fie găzduit pe portalul european e-justiție, care servește drept ghișeu unic pentru informații și servicii judiciare în Uniune.

(28)

Este aplicabil dreptul la asistență judiciară sau la asistență juridică prevăzut de dreptul Uniunii și de dreptul intern, în special dreptul la asistență judiciară astfel cum este stabilit prin Regulamentul (UE) nr. 650/2012 al Parlamentului European și al Consiliului (21), prin Regulamentele (CE) nr. 4/2009 și (UE) 2019/1111 ale Consiliului și prin Directiva 2003/8/CE a Consiliului (22). Persoanele fizice și juridice ar trebui să fie în măsură să acceseze informațiile relevante care figurează pe portalul e-justiție prin linkuri existente în cadrul punctului de acces electronic european.

(29)

În contextul comunicării persoanelor fizice și juridice cu autoritățile competente în cauzele transfrontaliere în materie civilă și comercială, comunicarea electronică ar trebui utilizată ca alternativă la mijloacele de comunicare existente, inclusiv mijloacele naționale, fără a afecta modul în care persoanele fizice sau juridice comunică cu autoritățile lor naționale, în conformitate cu dreptul intern. În cazul comunicării persoanelor juridice cu autoritățile competente, ar trebui încurajată utilizarea implicită a mijloacelor electronice. Cu toate acestea, pentru a se asigura că accesul la justiție prin mijloace digitale nu contribuie la o și mai mare lărgire a decalajului digital, alegerea mijloacelor de comunicare, și anume a comunicării electronice, astfel cum este prevăzută în prezentul regulament, sau a altor mijloace de comunicare, ar trebui lăsată la latitudinea persoanelor în cauză. Acest lucru este deosebit de important pentru a se ține seama de situațiile specifice ale persoanelor care ar putea să nu dispună de mijloacele tehnice sau competențele digitale necesare pentru a accesa serviciile digitale și de situațiile specifice ale persoanelor cu dizabilități, dat fiind că statele membre și Uniunea s-au angajat să ia măsuri adecvate în conformitate cu Convenția Națiunilor Unite privind drepturile persoanelor cu dizabilități.

(30)

În vederea îmbunătățirii comunicării și transmiterii transfrontaliere electronice de acte prin sistemul informatic descentralizat, inclusiv prin punctul de acces electronic european, actelor transmise prin intermediul sistemului informatic descentralizat nu ar trebui să li se nege efectele juridice și acestea nu ar trebui considerate inadmisibile în proceduri exclusiv pentru motivul că sunt în format electronic. Acest principiu nu ar trebui totuși să aducă atingere evaluării efectelor juridice sau admisibilității respectivelor acte, care ar putea să constituie mijloace de probă în conformitate cu dreptul intern.

(31)

Pentru a se facilita audierile orale în cadrul procedurilor în materie civilă, comercială și penală cu implicații transfrontaliere, în prezentul regulament ar trebui să se prevadă utilizarea opțională a videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță.

(32)

Videoconferința sau altă tehnologie de comunicare la distanță ar trebui să permită autorității competente să autentifice identitatea persoanelor care urmează să fie audiate și să permită comunicarea vizuală, audio și orală în timpul audierii. Un simplu apel telefonic nu ar trebui considerat o tehnologie adecvată de comunicare de la distanță pentru audierile orale. Tehnologia utilizată ar trebui să respecte standardele aplicabile pentru protecția datelor cu caracter personal, a confidențialității comunicărilor și a securității datelor, indiferent de tipul de audiere pentru care este utilizată.

(33)

Efectuarea unei audieri prin videoconferință sau prin utilizarea unei alte tehnologii de comunicare la distanță nu ar trebui să fie refuzată exclusiv pentru motivul inexistenței unor norme naționale care să reglementeze utilizarea tehnologiilor de comunicare la distanță. În astfel de cazuri, ar trebui să se aplice mutatis mutandis cele mai adecvate norme aplicabile potrivit dreptului intern, cum ar fi normele referitoare la obținerea de probe.

(34)

Dreptul la interpretare nu ar trebui să fie afectat de prezentul regulament, iar utilizarea videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță în procedurile în materie civilă, comercială sau penală ar trebui să permită recurgerea la interpretare.

(35)

Pentru a facilita audierile orale în cadrul procedurilor în materie civilă și comercială cu implicații transfrontaliere, prezentul regulament ar trebui să prevadă utilizarea opțională a videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță pentru participarea părților sau a reprezentanților acestora la astfel de audieri, sub rezerva disponibilității tehnologiei relevante, a posibilității ca părțile să își exprime opinia cu privire la utilizarea unei astfel de tehnologii și a caracterului adecvat al utilizării unei astfel de tehnologii în circumstanțele specifice ale cauzei. Prezentul regulament nu ar trebui să împiedice nici persoanele care asistă o parte, nici procurorii în cauzele în materie civilă și comercială să participe la audiere prin intermediul videoconferinței sau al altei tehnologii de comunicare la distanță, în conformitate cu dreptul intern aplicabil.

(36)

Procedura de inițiere și de efectuare a audierilor prin videoconferință sau prin utilizarea altei tehnologii de comunicare la distanță ar trebui să fie reglementată, în materie civilă și comercială, de dreptul statului membru în care se desfășoară procedura. În cazul în care înregistrarea audierilor este prevăzută de dreptul intern al statului membru care desfășoară audierea în materie civilă sau comercială, părțile ar trebui să fie informate cu privire la aceste dispoziții legale și cu privire la posibilitatea lor de a formula obiecții în legătură cu înregistrarea, în cazul în care această posibilitate există.

(37)

Atunci când decide dacă să permită participarea părților și a reprezentanților acestora la o audiere în materie civilă și comercială prin videoconferință sau prin folosirea unei alte tehnologii de comunicare la distanță, autoritatea competentă ar trebui să aleagă o metodă adecvată pentru analizarea opiniilor părților în conformitate cu dreptul procedural național.

(38)

În cazul în care o autoritate competentă a decis, în cadrul unei proceduri în materie civilă sau comercială, să permită participarea a cel puțin uneia dintre părți sau a altor persoane la o audiere prin videoconferință, respectiva autoritate competentă ar trebui să ia măsurile necesare pentru ca persoanele în cauză să aibă acces la audierea respectivă prin videoconferință. În special, autoritatea competentă ar trebui să le trimită acestor persoane un link care să le permită să participe la videoconferința respectivă și să le ofere asistență tehnică. De exemplu, autoritatea competentă ar trebui să furnizeze instrucțiuni cu privire la software-ul care va fi utilizat și să organizeze, dacă este necesar, un test tehnic înainte de audiere. Autoritatea competentă ar trebui să țină seama de nevoile specifice ale persoanelor cu dizabilități.

(39)

În cazul în care un copil participă la o procedură în materie civilă sau comercială, în special în calitate de parte, în temeiul dreptului intern, copilul ar trebui să fie în măsură să participe la audiere prin videoconferință sau utilizând o altă tehnologie de comunicare la distanță prevăzută de prezentul regulament, ținând seama de drepturile sale procedurale. Pe de altă parte, în cazul în care copilul participă la procedură în scopul obținerii de probe în materie civilă sau comercială, de exemplu, în cazul în care copilul urmează să fie audiat în calitate de martor, acesta ar putea fi audiat și prin videoconferință sau prin altă tehnologie de comunicare la distanță în conformitate cu Regulamentul (UE) 2020/1783.

(40)

În cazul în care o autoritate competentă solicită participarea unei persoane în scopul obținerii de probe în materie civilă sau comercială, participarea persoanei respective la audiere prin videoconferință sau prin altă tehnologie de comunicare la distanță ar trebui să fie reglementată de Regulamentul (UE) 2020/1783.

(41)

Prezentul regulament nu ar trebui să se aplice în cazul utilizării videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță în materie civilă și comercială dacă o astfel de utilizare este deja prevăzută în actele juridice enumerate în anexa I și nici în cauze care nu au implicații transfrontaliere. De asemenea, prezentul regulament nu ar trebui să se aplice în cazul utilizării videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță în cadrul procedurilor de autentificare notarială.

(42)

În materie penală, procedura de inițiere și de efectuare a audierilor prin videoconferință sau prin utilizarea altei tehnologii de comunicare la distanță ar trebui să fie reglementată de dreptul statului membru care efectuează audierea. Statul membru care efectuează audierea prin videoconferință sau prin utilizarea altei tehnologii de comunicare la distanță ar trebui să fie înțeles ca fiind statul membru care a solicitat utilizarea videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță.

(43)

Normele stabilite în prezentul regulament privind utilizarea videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță pentru audierile în cadrul procedurilor de cooperare judiciară în materie penală nu ar trebui să se aplice audierilor efectuate prin videoconferință sau prin altă tehnologie de comunicare la distanță efectuate în scopul obținerii de probe sau al desfășurării unui proces care ar putea conduce la o decizie privind vinovăția sau nevinovăția unei persoane suspectate sau acuzate. Prezentul regulament nu ar trebui să aducă atingere Directivei 2014/41/UE, Convenției cu privire la asistența judiciară reciprocă în materie penală între statele membre ale Uniunii Europene sau Deciziei-cadru 2002/465/JAI a Consiliului (23).

(44)

Pentru a se garanta dreptul la un proces echitabil și dreptul la apărare, ar trebui ca persoana suspectată, acuzată sau condamnată ori o persoană afectată, astfel cum este definită în Regulamentul (UE) 2018/1805, alta decât o persoană suspectată, acuzată sau condamnată, să își dea consimțământul cu privire la utilizarea videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță pentru o audiere în cadrul procedurilor de cooperare judiciară în materie penală. Autoritatea competentă ar trebui să aibă posibilitatea de a deroga de la cerința privind solicitarea consimțământului persoanei suspectate, acuzate sau condamnate sau al persoanei afectate numai în circumstanțe excepționale în care o astfel de derogare este justificată în mod corespunzător de amenințări grave la adresa siguranței publice și a sănătății publice, care se dovedesc a fi reale și prezente sau previzibile. Utilizarea unei derogări referitoare la solicitarea consimțământului în vederea utilizării videoconferinței ar trebui să se limiteze la ceea ce este necesar și ar trebui să respecte pe deplin Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene (denumită în continuare „carta”). În cazul în care consimțământul nu a fost solicitat, persoana suspectată, acuzată sau condamnată ori persoana afectată ar trebui să aibă posibilitatea de a introduce o cale de atac în conformitate cu dreptul intern și cu respectarea deplină a cartei.

(45)

În cazul în care drepturile unei persoane suspectate, acuzate sau condamnate sunt încălcate în contextul unei audieri efectuate prin videoconferință sau prin utilizarea unei alte tehnologii de comunicare la distanță, accesul la o cale de atac eficientă ar trebui garantat în conformitate cu articolul 47 din cartă. De asemenea, accesul la o cale de atac eficientă ar trebui să fie garantat pentru persoanele afectate, altele decât persoanele suspectate, acuzate sau condamnate, în contextul unei audieri efectuate prin videoconferință sau prin utilizarea unei alte tehnologii de comunicare la distanță în cadrul procedurilor desfășurate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1805.

(46)

Autoritățile competente responsabile cu privire la o audiere efectuată prin videoconferință sau prin utilizarea unei alte tehnologii de comunicare la distanță în materie penală ar trebui să se asigure că comunicarea dintre persoana suspectată, acuzată sau condamnată ori persoana afectată, în cadrul procedurilor desfășurate în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1805, și avocatul acestora, atât imediat înainte de audiere, cât și în cursul acesteia, este confidențială în conformitate cu dreptul intern aplicabil.

(47)

În cazul în care o audiere prin videoconferință sau prin utilizarea unei alte tehnologii de comunicare la distanță este organizată în materie penală, autoritatea competentă care primește cererea de organizare a unei astfel de audieri (denumită în continuare „autoritatea competentă solicitată”) ar trebui să se asigure că persoana suspectată, acuzată sau condamnată ori persoana afectată, astfel cum este definită în Regulamentul (UE) 2018/1805, inclusiv persoanele cu dizabilități, au acces la infrastructura necesară pentru a utiliza tehnologia de videoconferință sau tehnologia privind un alt tip de comunicare la distanță. Aceasta ar trebui să includă responsabilitatea de a asigura accesul, de exemplu, la spațiile în care urmează să aibă loc audierea și la echipamentele tehnice disponibile. În cazul în care echipamentele tehnice nu sunt disponibile în spațiile de care dispune autoritatea competentă solicitată, ar trebui să fie posibil ca această autoritate să ia măsurile practice privind organizarea audierii în spațiile unei alte autorități în vederea desfășurării acesteia prin videoconferință sau prin utilizarea unei alte tehnologii de comunicare la distanță, dacă acest lucru este posibil în conformitate cu procedurile naționale.

(48)

Prin Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului (24) este stabilit un cadru de reglementare comun al Uniunii pentru recunoașterea mijloacelor de identificare electronică și a serviciilor electronice de încredere (denumite în continuare „serviciile de încredere e-IDAS”), în special semnături electronice, sigilii electronice, mărci temporale, servicii de distribuție electronică și autentificarea unui site internet), acestea fiind recunoscute la nivel transfrontalier ca având același statut juridic precum echivalentele lor fizice. Prin urmare, prezentul regulament ar trebui să prevadă utilizarea serviciilor de încredere e-IDAS în scopul realizării comunicării digitale.

(49)

În cazul în care un act transmis în cadrul comunicării electronice prevăzute de prezentul regulament necesită un sigiliu sau o semnătură, autoritățile competente ar trebui să utilizeze un sigiliu sau o semnătură electronică calificată, astfel cum sunt definite în Regulamentul (UE) nr. 910/2014, iar persoanele fizice sau juridice ar trebui să utilizeze o semnătură electronică calificată sau o identificare electronică. Cu toate acestea, prezentul regulament nu ar trebui să aducă atingere cerințelor formale aplicabile actelor prezentate în sprijinul unei cereri, care ar putea fi originale digitale sau copii certificate. De asemenea, prezentul regulament nu ar trebui să aducă atingere dispozițiilor de drept intern privind conversia actelor și nici cerințelor privind autenticitatea, exactitatea, fiabilitatea, credibilitatea și forma juridică adecvată a actelor sau a informațiilor, cu excepția condițiilor legate de comunicarea prin mijloace digitale introduse prin prezentul regulament.

(50)

În scopul facilitării plății taxelor în cauzele cu implicații transfrontaliere care intră în domeniul de aplicare al actelor juridice ale Uniunii în materie civilă și comercială enumerate în anexa I, mijloacele tehnice de plată electronică a taxelor ar trebui să respecte normele aplicabile privind accesibilitatea. Utilizarea metodelor de plată disponibile la scară largă în întreaga Uniune, cum ar fi cardurile de credit, cardurile de debit, portofelele electronice și transferurile bancare, ar trebui să fie posibilă într-un mediu online și accesibilă prin intermediul punctului de acces electronic european.

(51)

Pentru asigurarea unei realizări depline a obiectivelor prezentului regulament și pentru alinierea actelor juridice existente ale Uniunii în materie civilă, comercială și penală la prezentul regulament, este necesar să se introducă modificări prin prezentul regulament în următoarele acte juridice: Regulamentele (CE) nr. 805/2004 (25), (CE) nr. 1896/2006 (26), (CE) nr. 861/2007 (27), (UE) nr. 606/2013 (28), (UE) nr. 655/2014 (29), (UE) 2015/848 și (UE) 2018/1805 ale Parlamentului European și ale Consiliului. Prin modificările respective se urmărește să se asigure că comunicarea se realizează în conformitate cu normele și principiile stabilite în prezentul regulament. Modificările aduse directivelor și deciziilor-cadru în materie civilă, comercială și penală sunt introduse prin Directiva (UE) 2023/2843 a Parlamentului European și a Consiliului (30).

(52)

În conformitate cu punctele 22 și 23 din Acordul interinstituțional din 13 aprilie 2016 privind o mai bună legiferare (31), Comisia ar trebui să evalueze prezentul regulament pe baza informațiilor colectate prin mecanisme de monitorizare specifice, inclusiv prin evaluări cantitative și calitative pentru fiecare dintre actele juridice enumerate în anexele I și II la prezentul regulament, pentru a evalua efectele reale pe care prezentul regulament le are în practică și, în special, pentru a examina impactul asupra eficienței și eficacității digitalizării cooperării judiciare transfrontaliere, precum și necesitatea unor acțiuni suplimentare.

(53)

Software-ul de implementare de referință dezvoltat de Comisie ca sistem back-end ar trebui să colecteze în mod programat datele necesare în scopuri de monitorizare, iar datele respective ar trebui să fie transmise Comisiei. Dacă statele membre aleg să utilizeze un sistem informatic național în locul software-ului de implementare de referință dezvoltat de Comisie, respectivul sistem ar putea fi echipat pentru a colecta în mod programat datele respective și, într-un astfel de caz, datele respective ar trebui să fie transmise Comisiei. Conectorul e-CODEX ar putea fi, de asemenea, echipat cu o funcționalitate care să permită extragerea datelor statistice relevante.

(54)

În cazurile în care datele privind numărul de audieri în cadrul cărora s-a utilizat videoconferința nu pot fi colectate în mod automat și în scopul limitării sarcinii administrative suplimentare aferente colectării datelor, fiecare stat membru ar trebui să desemneze cel puțin o instanță sau o autoritate competentă în scopul stabilirii unui eșantion de monitorizare. Instanța sau autoritatea competentă desemnată ar trebui să aibă sarcina de a colecta și de a furniza Comisiei astfel de date privind propriile audieri, ceea ce ar trebui să servească la estimarea cantității de date necesare pentru evaluarea prezentului regulament pentru un anumit stat membru. Instanța sau autoritatea competentă desemnată ar trebui să aibă competența de a efectua audieri prin videoconferință în conformitate cu prezentul regulament. În domeniile în care nu instanțele sau parchetele sunt considerate autorități competente în înțelesul prezentului regulament, ci alte autorități, cum ar fi notarii, eșantionul de monitorizare desemnat ar trebui să fie reprezentativ și pentru punerea în aplicare a prezentului regulament de către autoritățile respective.

(55)

Aplicarea prezentului regulament nu aduce atingere separării puterilor și independenței justiției din statele membre și nici drepturilor procedurale consacrate în cartă și în dreptul Uniunii, cum ar fi directivele privind drepturile procedurale, și anume Directivele 2010/64/UE (32), 2012/13/UE (33), 2013/48/UE (34), (UE) 2016/343 (35), (UE) 2016/800 (36) și (UE) 2016/1919 (37) ale Parlamentului European și ale Consiliului, și în special dreptului la interpretare, dreptului de a avea acces la un avocat, dreptului de a avea acces la dosarul cauzei, dreptului la asistență judiciară și dreptului de a fi prezent la proces.

(56)

Regulamentele (UE) 2016/679 și (UE) 2018/1725, precum și Directiva (UE) 2016/680 se aplică în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal efectuată în cadrul sistemului informatic descentralizat. În vederea clarificării responsabilității pentru prelucrarea datelor cu caracter personal trimise sau primite prin intermediul sistemului informatic descentralizat, în prezentul regulament ar trebui să se indice cine trebuie să fie considerat „operator” în ceea ce privește datele cu caracter personal. În acest scop, ar trebui să se considere că fiecare entitate expeditoare sau destinatară a determinat separat scopul și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

(57)

În vederea asigurării unor condiții uniforme pentru punerea în aplicare a prezentului regulament în ceea ce privește crearea sistemului informatic descentralizat, ar trebui conferite competențe de executare Comisiei. Respectivele competențe ar trebui exercitate în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 182/2011 al Parlamentului European și al Consiliului (38). Actele de punere în aplicare ar trebui să permită statelor membre să își adapteze sistemele informatice naționale relevante în scopul conectării la sistemul informatic descentralizat.

(58)

Întrucât obiectivele prezentului regulament, în special digitalizarea armonizată a cooperării judiciare transfrontaliere, nu pot fi realizate în mod satisfăcător de către statele membre acționând pe cont propriu, printre altele deoarece nu este posibil să se garanteze că sistemele informatice ale statelor membre și ale organelor și agențiilor Uniunii sunt interoperabile, dar, prin acțiunea coordonată a Uniunii, acestea pot fi realizate mai bine la nivelul Uniunii, aceasta poate adopta măsuri, în conformitate cu principiul subsidiarității, astfel cum este prevăzut la articolul 5 din Tratatul privind Uniunea Europeană (TUE). În conformitate cu principiul proporționalității, astfel cum este prevăzut la articolul respectiv, prezentul regulament decizie nu depășește ceea ce este necesar pentru realizarea obiectivelor respective.

(59)

În conformitate cu articolele 1 și 2 din Protocolul nr. 22 privind poziția Danemarcei, anexat la TUE și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE), Danemarca nu participă la adoptarea prezentului regulament, acesta nu este obligatoriu pentru respectivul stat membru și nu i se aplică.

(60)

În conformitate cu articolele 1 și 2 și cu articolul 4a alineatul (1) din Protocolul nr. 21 privind poziția Regatului Unit și a Irlandei cu privire la spațiul de libertate, securitate și justiție, anexat la TUE și la TFUE, și fără a aduce atingere articolului 4 din protocolul respectiv, Irlanda nu participă la adoptarea prezentului regulament, acesta nu este obligatoriu pentru respectivul stat membru și nu i se aplică.

(61)

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată în conformitate cu articolul 42 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și a emis observații formale la 25 ianuarie 2022,