Assegurar a boa gestão financeira do orçamento da União Europeia

PONTOS-CHAVE

A Comissão Europeia nomeia um presidente independente de alto nível para a instância por um período de cinco anos não renovável. O presidente é escolhido de entre antigos membros do Tribunal de Justiça da União Europeia ou do Tribunal de Contas, ou de entre antigos funcionários que tenham ocupado um cargo a nível, pelo menos, de diretor-geral numa instituição da UE, com exceção da Comissão. O presidente é assistido por um adjunto.

O presidente:

• representa a instância, preside e agenda as suas reuniões, e organiza os seus trabalhos;
• é assistido por um secretariado permanente;
• convoca a instância quando é solicitado a adotar uma recomendação sobre um assunto.

O presidente é substituído por um adjunto que é nomeado nas mesmas condições e substitui o presidente se este estiver impedido de exercer as suas funções.

A instância conta também com:

• dois membros permanentes: o conselheiro principal da Direção-Geral do Orçamento encarregado das «Questões financeiras e jurídicas, Estado de direito, prevenção da fraude e EDES» e outra pessoa nomeada pela Direção-Geral do Orçamento;
• o gestor orçamental competente;
• observadores, incluindo:
  • do Serviço Jurídico da Comissão, que participa em todas as reuniões da instância;
  • do OLAF e/ou da Procuradoria Europeia se o caso for relativo a informações que prestaram;
  • os gestores orçamentais de qualquer instituição, organismo ou agência da UE que esteja abrangida pelo processo apresentado à instância;
  • outros observadores convidados pelo presidente.

O secretariado permanente está sob a autoridade do presidente e:

• é constituído por funcionários da Direção-Geral do Orçamento;
• organiza os trabalhos da instância;
• elabora documentos para a instância;
• verifica os documentos e as informações apresentadas à instância;
• identifica as pessoas que possam estar abrangidas num determinado caso;
• mantém um registo de todas as recomendações adotadas pela instância.

Qualquer membro da instância ou do secretariado que tenha um conflito de interesses num determinado caso não pode participar nos processos associados ao mesmo.

Participação do OLAF:

• O OLAF colabora estreitamente com a instância no respeito dos direitos processuais e fundamentais e da proteção dos autores de denúncias;
• Quando o caso se baseia em informações transmitidas pelo OLAF, este é consultado antes de a instância notificar a pessoa ou entidade em causa — o objetivo é não prejudicar a confidencialidade dos procedimentos judiciais ou dos inquéritos em curso.

Participação da Procuradoria Europeia:

• A Procuradoria Europeia colabora com a instância de acordo com as modalidades de cooperação estabelecidas no acordo referido no artigo 103.^o, n.^o 1, do Regulamento (UE) 2017/1939 do Conselho;
• A Procuradoria Europeia participa como observador nas reuniões da instância em que o pedido da autoridade remetente se baseia, no todo ou em parte, em informações transmitidas pela Procuradoria Europeia.

Apresentação de pedidos de parecer à instância. Qualquer gestor orçamental de uma instituição, agência ou organismo da UE:

• pode apresentar, por correio eletrónico e utilizando um endereço confidencial, um pedido de recomendação à instância;
• deve contactar a instância o mais rapidamente possível quando tiver conhecimento de informações suscetíveis de levar à exclusão de uma pessoa ou entidade de beneficiar de fundos da UE;
• fornecer todas as informações necessárias que tenha detetado.

Direito a ser ouvido. Os operadores económicos¹:

• podem apresentar as suas observações sobre o caso, exceto se houver razões legítimas imperiosas para preservar a confidencialidade do inquérito ou do procedimento judicial;
• recebem uma carta e documentos em que lhe são comunicados os factos respeitantes ao caso;
• enviam por correio eletrónico as suas observações, que não devem exceder dez páginas, num prazo de três semanas (estas condições podem ser mais flexíveis em casos complexos).

A instância:

• procura chegar a um consenso quando adotar uma recomendação dirigida a uma pessoa ou entidade;
• na ausência de consenso, procede a uma votação por maioria, em que o presidente dispõe de um voto, os dois membros permanentes dispõem de um voto (voto partilhado) e o gestor orçamental envolvido dispõe de um voto;
• notifica a sua recomendação aos observadores e à instituição, organismo ou agência que apresentaram o caso;
• faz uma recomendação no prazo de três meses a contar da data de receção do processo, exceto se o presidente decidir prorrogar este prazo, especialmente para garantir o direito das pessoas singulares ou coletivas em causa a serem ouvidas;
• os membros da instância, do seu secretariado, bem como todas as pessoas envolvidas nos procedimentos e na sua instrução devem respeitar a mais estrita confidencialidade.

Agentes da UE. A instância:

• pode dar parecer quanto à determinação da prática de uma irregularidade financeira por parte de um agente da UE;
• inclui, nestas circunstâncias, três membros adicionais (um membro do órgão disciplinar da instituição visada, um membro do seu comité de pessoal e um membro do seu serviço jurídico).

O procedimento contraditório é conduzido pela autoridade remetente antes de o processo ser examinado pela instância.

A decisão revoga duas decisões da Comissão, nomeadamente a Decisão C(2011) 6109 final e a Decisão (UE, Euratom) 2015/2463 que estabelecem o regulamento interno das instâncias anteriormente definidas.

A decisão foi alterada em 3 de julho de 2021 pela Decisão (UE) 2021/1081, a fim de assegurar a continuidade da instância e incluir a menção aos acordos entre a Procuradoria Europeia e a Comissão.