1.12.2015   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

L 314/36

—

uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii na rok budżetowy 2013,

—

uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

—

uwzględniając drugie sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0282/2015),

1.

przypomina, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej „Trybunałem”) w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej „Instytutem”) za rok budżetowy 2013 drugi rok z rzędu nie uzyskał wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami; zauważa, że zdaniem Trybunału jakość świadectw dotyczących ok. 87 % wydatków na dotacje narażono na szwank, gdyż zostały one wystawione przez niezależne firmy audytorskie działające na zlecenie beneficjentów dotacji; przypomina ponadto, że mając na celu zaradzenie nieprawidłowościom dotyczącym jakości świadectw kontroli, Instytut poprawił instrukcje przeznaczone dla kontrolerów poświadczających, a w czerwcu 2013 r. przekazał te zaktualizowane instrukcje wspólnotom wiedzy i innowacji (WWiI), które są odbiorcami dotacji Instytutu;

2.

stwierdza – na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu – że poprawione instrukcje poskutkowały poprawą jakości świadectw kontroli otrzymanych w odniesieniu do transakcji związanych z dotacjami z 2013 r., dla których ostateczne płatności zostały dokonane w roku 2014;

3.

uznaje, że począwszy od umów o udzielenie dotacji zawartych w 2014 r. Instytut stosuje tę samą metodykę dla świadectw kontroli co wszystkie pozostałe programy w ramach programu ramowego „Horyzont 2020”; zauważa, że zastosowanie bardziej szczegółowej i spójnej metodyki certyfikacji przyczyniło się do dalszego zwiększenia poziomu pewności uzyskiwanej w trakcie kontroli ex ante;

4.

przypomina, że Instytut wprowadził uzupełniające kontrole ex post transakcji związanych z dotacjami jako dodatkową pewność co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami; stwierdza, że Instytut przeprowadził kontrole na miejscu, obejmujące około 40 % dotacji wypłaconych na mocy umów o dotacje z 2013 r.; zauważa, że kontrole te doprowadziły do odzyskania kwoty 263 239 EUR z łącznej kwoty objętej kontrolą wynoszącej 29 163 272 EUR; stwierdza, że wykryty poziom błędu w skontrolowanej próbie wynosi 0,90 %, a poziom błędu resztowego wynosi 0,69 %, tj. poniżej progu istotności wynoszącego 2 %; zauważa, że w uwagach wstępnych dotyczących roku budżetowego 2014 Trybunał nie sformułował żadnych komentarzy ani nie dokonał żadnych ustaleń w odniesieniu do kontroli ex ante ani ex post;

5.

stwierdza – na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu – że sytuacja w zakresie jego procedur przetargowych uległa od 2013 r. poprawie, a sam Instytut przyjął aktywne podejście po wykryciu błędów przez Trybunał; zauważa w szczególności fakt, że Instytut anulował dwie umowy ramowe zawarte w latach 2010 i 2012, w przypadku których zastosowanie procedury negocjacyjnej uznano za nieprawidłowe; zauważa ponadto, że Instytut poddał przeglądowi swoje procedury wewnętrzne, schematy organizacyjne i modele w celu zapewnienia pełnej zgodności z odpowiednimi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem właściwego planowania i szacowania zapotrzebowania; zauważa, że w 2015 r. Instytut przyjął do pracy dodatkowego specjalistę ds. zamówień publicznych i że przeprowadził dla swoich pracowników szereg szkoleń dotyczących zamówień;

6.

stwierdza, że wskutek konsultacji przeprowadzonych przez swoją jednostkę audytu wewnętrznego Instytut zrealizował następujące działania:

7.

stwierdza – na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu – że nie wykryto błędów w zakresie zamówień publicznych w odniesieniu do roku 2014; zauważa ponadto, że ponieważ poziom błędów resztowych dla wydatków na dotacje wynosi 0,69 %, łączny wskaźnik błędu w przypadku wydatków administracyjnych i operacyjnych wynosi około 0,5 % wszystkich płatności dokonanych w 2014 r.; oczekuje na sprawozdanie Trybunału na temat rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2014 w celu potwierdzenia tych ustaleń;

8.

stwierdza, że Instytut uzyskał świadectwa kontroli dotyczące kosztów działań uzupełniających WWiI poniesionych w latach 2010–2014; stwierdza, że Instytut przeprowadził przegląd całego zestawu działań uzupełniających WWiI, aby zapewnić akceptację wyłącznie tych działań, które są wyraźnie związane z finansowanymi przez Instytut działaniami WWiI wnoszącymi wartość dodaną;

9.

przyznaje, że środki finansowe Instytutu przekazane na potrzeby WWiI w latach 2010–2014 nie przekroczyły pułapu 25 % określonego w umowach ramowych o partnerstwie między WWiI a Instytutem;

10.

zauważa, że Instytut poprawił procedury planowania i monitorowania związane z wykonaniem budżetu; przyjmuje do wiadomości, że procedury te obejmują obecnie bardziej rygorystyczną ocenę wszystkich proponowanych działań o skutkach dla budżetu powyżej 50 000 EUR, jak również wprowadzenie dodatkowych dokumentów z zakresu planowania, które zagwarantują, że zapotrzebowanie na zasoby ludzkie i finansowe będzie dobrze określone i że będą one dostępne w celu zrealizowania wszystkich zaplanowanych działań; zauważa ponadto, że powiązanie planowanych działań z alokacją zasobów zostało wzmocnione poprzez powiązanie rocznego programu prac z rocznym budżetem;

11.

zauważa, że Instytut, wspólnie ze WWiI, w znacznym stopniu zwiększył zdolność absorpcyjną pierwszofalowej grupy WWiI w okresie 2010–2014 r., przy czym średnia roczna stopa wzrostu wynosiła 85 % wykorzystanych dotacji Instytutu; zauważa ponadto, że zarząd Instytutu wybrał i wyznaczył dwa partnerstwa jako drugofalową grupę WWiI, co dodatkowo rozszerzy zdolność absorpcyjną od roku 2015 oraz zwiększy wskaźnik wykonania budżetu Instytutu;

12.

stwierdza, że niski wskaźnik wykonania budżetu w tytule I (wydatki personalne) jest związany głównie z wysoką rotacją personelu i nierozstrzygniętą kwestią przyjęcia regulacji dotyczących indeksacji wynagrodzeń; zauważa, że z analizy rozmów z odchodzącym personelem wynika, iż głównymi przyczynami dużej rotacji personelu są: brak jasnej perspektywy kariery, trudne warunki pracy i mało atrakcyjny pakiet wynagrodzeń związany z niskim współczynnikiem korygującym dla Węgier;

13.

docenia działania podjęte przez Instytut w celu ograniczenia wysokiej rotacji personelu; zwraca w szczególności uwagę na poprawę zarządzania wakatami poprzez ustanowienie systemu oceny i reklasyfikacji, stworzenie lepszych perspektyw rozwoju kariery zawodowej i wzmocnienie średniego szczebla zarządzania; z zadowoleniem przyjmuje zmniejszenie rotacji personelu z 20–25 % w latach 2012–2013 do 12 % w 2014 r.; zauważa, że cztery pozostałe wolne stanowiska zostaną stopniowo obsadzone w ciągu roku 2015;

14.

przyjmuje do wiadomości, że w czerwcu 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie monitorujące z kontroli, dotyczące stanu wdrażania planu działania wynikającego z dokumentu „Ograniczony przegląd zarządzania dotacjami – przygotowywanie rocznych umów o dotacje”; zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego zatwierdziła wdrożenie dwóch zaleceń z początkowych sześciu, a status jednego zalecenia obniżono z „o zasadniczym znaczeniu” do „bardzo ważnego”;

15.

przyjmuje do wiadomości, że Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła wizytę rozpoznawczą w Instytucie w grudniu 2014 r. w celu dokonania przeglądu postępów w realizacji niewdrożonych zaleceń; uznaje ponadto, że w wyniku tej wizyty Służba Audytu Wewnętrznego dostrzegła dalsze postępy poczynione w ramach rocznej procedury przyznawania dotacji oraz stwierdziła, że wszystkie szczegółowe działania przedstawione Służbie Audytu Wewnętrznego podczas kontroli, niezależnie od tego, czy były zakończone, trwające lub planowane, w adekwatny sposób uwzględniały ryzyko określone w ograniczonej kontroli przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego;

16.

zwraca uwagę, że spośród 25 działań wynikających z planu działania 18 zostało już wdrożonych, a realizacja pozostałych siedmiu działań jest w toku; zauważa ponadto, że trzy spośród tych siedmiu działań mają zostać wprowadzone w życie przed końcem 2015 r., po podpisaniu zmienionej umowy ramowej o partnerstwie pomiędzy Instytutem a WWiI; stwierdza – zgodnie z informacjami przekazanymi przez Instytut – że realizacja pozostałych działań przebiega zgodnie z planem;

17.

zauważa, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła w 2014 r. siedem kontroli i zadań konsultacyjnych, oraz przyjmuje do wiadomości działania Instytutu powzięte wskutek zaleceń jednostki audytu wewnętrznego.