(1)

W dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1132 (3) ustanowiono między innymi zasady dotyczące jawności oraz integracji rejestrów centralnych, rejestrów handlowych i rejestrów spółek państw członkowskich.

(2)

Wykorzystywanie narzędzi i procesów cyfrowych w celu łatwiejszego, szybszego i oszczędniejszego pod względem czasu i kosztów rozpoczynania działalności gospodarczej przez założenie spółki lub otwarcie oddziału tej spółki w innym państwie członkowskim oraz w celu zapewnienia kompleksowych i dostępnych informacji na temat spółek stanowi jeden z warunków wstępnych skutecznego funkcjonowania, unowocześnienia i administracyjnego usprawnienia konkurencyjnego rynku wewnętrznego oraz zapewnienia konkurencyjności i wiarygodności spółek.

(3)

Zapewnienie otoczenia prawnego i administracyjnego na miarę nowych wyzwań gospodarczych i społecznych związanych z globalizacją i cyfryzacją jest niezbędne do tego, by z jednej strony zapewnić niezbędne środki ochrony przed nadużyciami i oszustwami, a z drugiej strony realizować cele, takie jak wspieranie wzrostu gospodarczego, tworzenie miejsc pracy oraz przyciąganie inwestycji do Unii, co ogółem przyniosłoby korzyści gospodarcze i społeczne całemu społeczeństwu.

(4)

Obecnie występują między państwami członkowskimi znaczne różnice w zakresie dostępu do narzędzi internetowych umożliwiających przedsiębiorcom i spółkom kontakt z organami w kwestiach dotyczących prawa spółek. Usługi w zakresie administracji elektronicznej różnią się między państwami członkowskimi. Niektóre państwa członkowskie oferują kompleksowe i przyjazne dla użytkownika usługi całkowicie za pośrednictwem internetu, natomiast inne nie są w stanie udostępnić rozwiązań internetowych na potrzeby niektórych ważnych etapów istnienia spółki. Na przykład, w niektórych państwach członkowskich można utworzyć spółkę lub zgłosić zmiany w dokumentach i informacjach znajdujących się w rejestrze wyłącznie osobiście, inne państwa członkowskie zezwalają zaś na dokonanie tych czynności zarówno osobiście, jak i przez internet, a w jeszcze innych można ich dokonać wyłącznie przez internet.

(5)

Ponadto, w odniesieniu do dostępu do informacji o spółkach, prawo Unii stanowi, że minimalny zbiór danych zawsze musi być dostępny bezpłatnie. Zbiór ten jest jednak nadal ograniczony. Dostęp do takich informacji jest zróżnicowany; w niektórych państwach członkowskich bezpłatnie dostępnych jest więcej informacji niż w innych, co powoduje brak równowagi w Unii.

(6)

W swoich komunikatach „Strategia jednolitego rynku cyfrowego dla Europy” oraz „Plan działania UE na rzecz administracji elektronicznej na lata 2016–2020: Przyspieszenie transformacji cyfrowej w administracji” Komisja podkreśliła rolę administracji publicznej w udzielaniu przedsiębiorstwom pomocy, aby mogły one łatwo rozpoczynać swoją działalność, funkcjonować w internecie i rozszerzać swoją działalność za granicą. W planie działania UE na rzecz administracji elektronicznej wyraźnie uznano znaczenie poprawy stosowania narzędzi cyfrowych w związku z przestrzeganiem wymogów prawa spółek. Ponadto w deklaracji z Tallina z dnia 6 października 2017 r. w sprawie administracji elektronicznej państwa członkowskie w zdecydowany sposób wezwały do zwiększenia starań na rzecz zapewnienia skutecznych, zorientowanych na użytkownika procedur elektronicznych w Unii.

(7)

W czerwcu 2017 r. dokonano integracji rejestrów centralnych, rejestrów handlowych i rejestrów spółek państw członkowskich i tym samym znacznie ułatwiono transgraniczny dostęp do informacji o spółkach w Unii i umożliwiono rejestrom w państwach członkowskich komunikowanie się między sobą drogą elektroniczną w odniesieniu do określonych operacji transgranicznych, które mają wpływ na spółki.

(8)

Aby ułatwić tworzenie spółek i rejestrację oddziałów oraz ograniczyć koszty, czas i obciążenia administracyjne związane z tymi procesami, w szczególności w przypadku mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w rozumieniu zalecenia Komisji 2003/361/WE (4), należy wprowadzić procedury umożliwiające tworzenie spółek i rejestrację oddziałów w pełni przez internet. Niniejsza dyrektywa nie powinna zobowiązywać spółek do korzystania z takich procedur. Państwa członkowskie powinny jednak mieć możliwość nadania obowiązkowego charakteru niektórym lub wszystkim procedurom internetowym. Obecne koszty i obciążenia związane z procedurami tworzenia i rejestracji wynikają nie tylko z opłat administracyjnych z tytułu utworzenia spółki lub rejestracji oddziału, ale również z innych wymogów powodujących wydłużenie całej procedury, w szczególności gdy wymagana jest fizyczna obecność wnioskodawcy. Dodatkowo informacje dotyczące takich procedur powinny być udostępnione nieodpłatnie w internecie.

(9)

W rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1724 (5), które ustanawia jednolity portal cyfrowy, ustanowiono ogólne zasady zapewniania internetowego dostępu do informacji, procedur i usług wsparcia, które mają znaczenie dla funkcjonowania rynku wewnętrznego. W niniejszej dyrektywie ustanowiono szczególne zasady związane z tworzeniem spółek kapitałowych, rejestracją oddziałów oraz składaniem dokumentów i informacji przez spółki i oddziały przez internet (zwanymi dalej „procedurami internetowymi”), które nie wchodzą w zakres stosowania tego rozporządzenia. W szczególności państwa członkowskie powinny podać szczegółowe informacje o procedurach internetowych ustanowionych w niniejszej dyrektywie oraz wzory aktów założycielskich (zwane dalej „wzorcami”) na stronach internetowych dostępnych za pośrednictwem jednolitego portalu cyfrowego.

(10)

Wprowadzenie możliwości tworzenia spółek, rejestracji oddziałów oraz składania dokumentów i informacji w pełni przez internet umożliwiłoby spółkom stosowanie narzędzi cyfrowych w kontaktach z właściwymi organami państw członkowskich. Aby zwiększyć zaufanie do tego rodzaju procedur, państwa członkowskie powinny zapewnić użytkownikom krajowym i transgranicznym bezpieczną elektroniczną identyfikację i możliwość korzystania z usług zaufania zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (6). Ponadto, aby umożliwić transgraniczną identyfikację elektroniczną, państwa członkowskie powinny stworzyć systemy identyfikacji elektronicznej przewidujące autoryzowane środki identyfikacji elektronicznej. Tego rodzaju systemy krajowe byłyby wykorzystywane jako podstawa uznania środków identyfikacji elektronicznej wydanych w innym państwie członkowskim. Aby zapewnić wysoki poziom zaufania w sytuacjach transgranicznych, należy uznawać wyłącznie środki identyfikacji elektronicznej zgodne z art. 6 rozporządzenia (UE) nr 910/2014. W każdym razie niniejsza dyrektywa powinna jedynie zobowiązywać państwa członkowskie do umożliwienia tworzenia spółek, rejestracji oddziałów oraz składania dokumentów i informacji przez internet przez wnioskodawców, którzy są obywatelami Unii, poprzez uznawanie ich środków identyfikacji elektronicznej. Państwa członkowskie powinny podjąć decyzję co do sposobu, w jaki uznawane przez nie środki identyfikacji, w tym środki, które nie podlegają rozporządzeniu (UE) nr 910/2014, są udostępniane publicznie.

(11)

Państwa członkowskie powinny zachować swobodę decydowania, które osoby mają być uznawane na mocy prawa krajowego za wnioskodawców w odniesieniu do procedur internetowych, o ile nie ogranicza to zakresu stosowania i celu niniejszej dyrektywy.

(12)

Aby ułatwić spółkom realizację procedur internetowych, rejestry państw członkowskich powinny zapewniać przejrzystość i niedyskryminujące stosowanie zasad dotyczących opłat odnoszących się do procedur internetowych ustanowionych niniejszą dyrektywą. Wymóg przejrzystości zasad dotyczących opłat nie powinien jednak naruszać swobody zawierania umów, w stosownych przypadkach, między wnioskodawcami a osobami, które pomagają im na dowolnym etapie procedur internetowych, w tym swobody negocjowania odpowiedniego wynagrodzenia za takie usługi.

(13)

Opłaty pobierane przez rejestry z tytułu procedur internetowych powinny być obliczane na podstawie kosztów danych usług. Takie opłaty mogłyby również pokrywać, między innymi, koszty drobnych usług świadczonych nieodpłatnie. Przy obliczaniu ich wysokości państwa członkowskie powinny być uprawnione do uwzględniania wszystkich kosztów związanych z przeprowadzeniem procedury internetowej, w tym odsetka kosztów pośrednich, które można do nich przypisać. Ponadto państwa członkowskie powinny móc nakładać opłaty ryczałtowe i ustalać wysokość takich opłat na czas nieokreślony, pod warunkiem że regularnie sprawdzają, czy takie opłaty nadal nie przekraczają średniego kosztu danych usług. Opłaty z tytułu procedur internetowych pobierane przez rejestr w państwach członkowskich nie powinny przekraczać sumy zwrotu kosztów świadczenia takich usług. Ponadto jeżeli przeprowadzenie procedury wymaga płatności, dokonanie płatności powinno być możliwe za pomocą szeroko dostępnych transgranicznych usług płatniczych, takich jak karty kredytowe i przelewy bankowe.

(14)

Państwa członkowskie powinny pomagać osobom pragnącym utworzyć spółkę lub zarejestrować oddział, udzielając w zwięzły i przyjazny dla użytkownika sposób określonych informacji za pośrednictwem jednolitego portalu cyfrowego oraz, w stosownych przypadkach, portalu e-Sprawiedliwość, o procedurach i wymogach dotyczących tworzenia spółek kapitałowych, rejestracji oddziałów i składania dokumentów i informacji, zasadach dotyczących zakazu pełnienia funkcji kierowniczych, a także przedstawiając zarys uprawnień i zakresu odpowiedzialności organów administrujących, zarządzających i nadzorczych spółek.

(15)

Powinna istnieć możliwość tworzenia spółek w pełni przez internet. Państwa członkowskie powinny jednak mieć możliwość ograniczenia tworzenia spółek przez internet do niektórych form spółek kapitałowych, zgodnie z niniejszą dyrektywą, ze względu na złożoność tworzenia innych form spółek wynikającą z prawa krajowego. W każdym razie państwa członkowskie powinny ustanowić szczegółowe przepisy dotyczące tworzenia spółek przez internet. Powinna istnieć możliwość tworzenia spółek przez internet wraz ze złożeniem dokumentów lub informacji w formie elektronicznej, bez uszczerbku dla wymogów materialnych i proceduralnych państw członkowskich, w tym wymogów związanych z procedurami prawnymi w zakresie sporządzania aktów założycielskich oraz autentycznością, dokładnością, rzetelnością, wiarygodnością i odpowiednią formą prawną składanych dokumentów lub informacji. Te wymogi materialne i proceduralne nie powinny jednak uniemożliwiać procedur internetowych, w szczególności procedur internetowych dotyczących tworzenia spółek przez internet i rejestracji oddziałów przez internet. W przypadku gdy nie ma technicznej możliwości, by otrzymać elektroniczne kopie dokumentów spełniające wymogi państw członkowskich, w drodze wyjątku można wymagać dokumentów w formie papierowej.

(16)

W przypadku gdy dopełniono wszystkich formalności wymaganych dla tworzenia spółek przez internet, w tym spełniono wymóg prawidłowego złożenia przez spółkę wszystkich dokumentów i informacji, tworzenie spółek przez internet przed organami lub osobami lub podmiotami, upoważnionymi na mocy prawa krajowego do zajmowania się którymkolwiek z aspektów procedur internetowych, powinno odbywać się szybko. Jednakże w przypadku gdy istnieją wątpliwości co do dopełnienia niezbędnych formalności, w tym co do tożsamości wnioskodawcy, zgodności z prawem firmy spółki, zakazu pełnienia funkcji kierowniczych przez daną osobę lub zgodności innych informacji lub dokumentów z wymogami prawnymi, lub gdy podejrzewa się oszustwo lub nadużycie, tworzenie spółek przez internet może potrwać dłużej, a bieg terminu wyznaczonego dla właściwych organów nie powinien rozpoczynać się przed dopełnieniem takich formalności. W każdym razie jeżeli zakończenie procedury w terminie nie jest możliwe, państwa członkowskie powinny zapewnić, aby wnioskodawca został poinformowany o przyczynach opóźnienia.

(17)

Aby zapewnić terminowe utworzenie spółki przez internet lub rejestrację oddziału przez internet, państwa członkowskie nie powinny uzależniać tego utworzenia lub tej rejestracji od uzyskania licencji ani zezwolenia przed zakończeniem tworzenia lub rejestracji, chyba że tak określono w prawie krajowym w celu zapewnienia właściwego nadzoru nad określonymi rodzajami działalności. Prawo krajowe powinno regulować sytuacje, w których spółki lub oddziały po utworzeniu lub rejestracji nie mogą prowadzić określonej działalności bez uzyskania licencji lub zezwolenia.

(18)

Aby pomóc przedsiębiorstwom, w szczególności MŚP, w rozpoczęciu działalności, powinna istnieć możliwość tworzenia spółek z ograniczoną odpowiedzialnością przy użyciu wzorców, które powinny być dostępne przez internet. Państwa członkowskie powinny zapewnić możliwość korzystania z tych wzorców do tworzenia spółek przez internet oraz zachować swobodę określania ich mocy prawnej. Tego rodzaju wzorce mogłyby zawierać zdefiniowany uprzednio zestaw wariantów zgodnie z prawem krajowym. Wnioskodawcy powinni mieć możliwość wyboru między skorzystaniem z tego wzorca a utworzeniem spółki przy użyciu zindywidualizowanych aktów założycielskich, przy czym państwa członkowskie powinny mieć możliwość wprowadzenia wzorców również w odniesieniu do innych form spółek.

(19)

W celu poszanowania istniejących w państwach członkowskich tradycji w zakresie prawa spółek istotne jest zapewnienie elastyczności w odniesieniu do sposobu, w jaki państwa członkowskie zapewniają w pełni internetowy system tworzenia spółek, rejestracji oddziałów oraz składania dokumentów i informacji, w tym w odniesieniu do roli notariuszy lub innych prawników na dowolnym etapie takich procedur internetowych. Kwestie dotyczące procedur internetowych nieuregulowanych w niniejszej dyrektywie powinny być nadal regulowane w prawie krajowym.

(20)

Ponadto, aby przeciwdziałać oszustwom i kradzieżom tożsamości spółki oraz zapewnić środki ochrony na potrzeby rzetelności i wiarygodności dokumentów oraz informacji zawartych w rejestrach krajowych, przepisy dotyczące procedur internetowych ustanowione w niniejszej dyrektywie powinny również obejmować kontrolę tożsamości i zdolności prawnej osób zamierzających utworzyć spółkę lub zarejestrować oddział lub złożyć dokumenty lub informacje. Kontrole te mogłyby odbywać się w ramach sprawdzania zgodności z prawem wymaganego przez niektóre państwa członkowskie. Państwom członkowskim należy pozostawić swobodę wyboru środków i metod umożliwiających przeprowadzanie tego rodzaju kontroli. W tym celu państwa członkowskie powinny mieć możliwość wymagania udziału notariuszy lub innych prawników na dowolnym etapie procedur internetowych. Taki udział nie powinien jednak uniemożliwiać zakończenia procedury w całości przez internet.

(21)

Jeżeli jest to uzasadnione względami interesu publicznego związanego z zapobieganiem przywłaszczeniu lub zmianie tożsamości lub z zapewnieniem przestrzegania zasad dotyczących zdolności prawnej i upoważnienia wnioskodawców do reprezentowania spółki, państwa członkowskie powinny być uprawnione do zastosowania środków zgodnie z prawem krajowym, co mogłoby wymagać fizycznej obecności wnioskodawcy przed organem lub osobą lub podmiotem, upoważnionymi na mocy prawa krajowego do zajmowania się którymkolwiek z aspektów procedur internetowych, w państwie członkowskim, w którym ma zostać utworzona spółka lub zarejestrowany oddział. Taka fizyczna obecność nie powinna jednak być wymagana systematycznie, lecz jedynie w indywidualnych przypadkach, gdy istnieją powody, by podejrzewać sfałszowanie tożsamości lub nieprzestrzeganie zasad dotyczących zdolności prawnej i upoważnienia wnioskodawców do reprezentowania spółki. Takie podejrzenie powinno opierać się na informacjach, którymi dysponują organy lub osoby lub podmioty, upoważnione na mocy prawa krajowego do prowadzenia takich rodzajów kontroli. W przypadku gdy wymagana jest fizyczna obecność, państwa członkowskie powinny zapewnić możliwość zrealizowania innych etapów procedury przez internet. Pojęcie zdolności prawnej powinno się rozumieć jako obejmujące zdolność do czynności prawnych.

(22)

Państwa członkowskie powinny być również uprawnione do umożliwienia właściwym organom, osobom lub podmiotom sprawdzenia, w drodze uzupełniających elektronicznych kontroli tożsamości, zdolności prawnej i zgodności z prawem, czy spełniono wszystkie wymagane warunki tworzenia spółek. Takie kontrole mogą obejmować między innymi wideokonferencje lub inne środki internetowe zapewniające połączenie audiowizualne w czasie rzeczywistym.

(23)

Aby zapewnić ochronę wszystkich osób mających kontakt ze spółkami, państwa członkowskie powinny być w stanie zapobiegać nieuczciwemu postępowaniu lub innym nadużyciom, odmawiając powołania osoby do pełnienia funkcji kierowniczych w spółce z uwagi nie tylko na wcześniejsze postępowanie tej osoby na ich własnym terytorium, lecz, jeżeli jest to określone w prawie krajowym, również z uwagi na informacje przekazane przez inne państwa członkowskie. Z tego względu państwa członkowskie powinny mieć możliwość zwracania się z zapytaniem o informacje do innych państw członkowskich. Odpowiedź może zawierać informacje o obowiązującym zakazie pełnienia funkcji kierowniczych lub inne informacje, które dotyczą zakazu pełnienia funkcji kierowniczych w państwie członkowskim, które otrzymało zapytanie. Złożenie tego rodzaju zapytań powinno być możliwe za pośrednictwem systemu integracji rejestrów. W związku z tym państwa członkowskie powinny mieć swobodę wyboru sposobu, w jaki można najlepiej gromadzić te informacje, na przykład przez gromadzenie odpowiednich informacji z rejestrów lub innych miejsc, w których są one przechowywane zgodnie z prawem krajowym, lub przez stworzenie specjalnych rejestrów lub specjalnych sekcji w rejestrach handlowych. Jeżeli potrzebne są dalsze informacje, na przykład dotyczące okresu i podstaw zakazu pełnienia funkcji kierowniczych, państwa członkowskie powinny móc przekazywać je za pośrednictwem wszelkich dostępnych systemów wymiany informacji, zgodnie z prawem krajowym. Niniejsza dyrektywa nie powinna jednak nakładać obowiązku zwracania się z zapytaniem o takie informacje w każdym przypadku. Ponadto możliwość uwzględniania informacji o zakazie pełnienia funkcji kierowniczych w innym państwie członkowskim nie powinna zobowiązywać państw członkowskich do uznawania zakazów pełnienia funkcji kierowniczych obowiązujących w innych państwach członkowskich.

(24)

Aby zapewnić ochronę wszystkich osób kontaktujących się ze spółkami lub oddziałami oraz zapobiegać nieuczciwemu postępowaniu lub innym nadużyciom, ważne jest, aby właściwe organy w państwach członkowskich miały możliwość sprawdzenia, czy osoba, która ma zostać powołana do pełnienia funkcji kierowniczych, nie jest objęta zakazem pełnienia funkcji kierowniczych. W tym celu właściwe organy powinny również wiedzieć, czy dana osoba została wpisana do któregokolwiek z rejestrów istotnych dla zakazu pełnienia funkcji kierowniczych w innych państwach członkowskich za pomocą systemu integracji rejestrów przedsiębiorców. Rejestry, organy lub osoby lub podmioty, upoważnione na mocy prawa krajowego do zajmowania się którymkolwiek z aspektów procedur internetowych, nie powinny przechowywać takich danych osobowych dłużej niż jest to konieczne do oceny kwalifikowalności osoby, która ma zostać powołana do pełnienia funkcji kierowniczych. Konieczne może być jednak przechowywanie przez te jednostki takich informacji przez dłuższy okres w celu ewentualnego ponownego rozpatrzenia decyzji odmownej. W każdym razie okres zatrzymywania danych nie powinien przekraczać okresu ustanowionego w przepisach krajowych dotyczących zatrzymywania danych osobowych odnoszących się do utworzenia spółki lub zarejestrowania oddziału lub związanego z tym składania dokumentów i informacji.

(25)

Określone w niniejszej dyrektywie obowiązki związane z tworzeniem spółek i rejestracją oddziałów przez internet nie powinny naruszać innych niezwiązanych z prawem spółek formalności, których spółka musi dopełnić w celu rozpoczęcia działalności zgodnie z prawem Unii i prawem krajowym.

(26)

Jak w przypadku tworzenia spółek i rejestracji oddziałów przez internet, aby zmniejszyć koszty i obciążenie spółek, powinna również istnieć możliwość składania dokumentów i informacji do rejestrów krajowych w pełni przez internet w całym okresie istnienia spółek. Jednocześnie państwa członkowskie powinny mieć swobodę zezwolenia na składanie dokumentów i informacji innymi sposobami, w tym w formie papierowej. Ponadto ujawnienie informacji o spółce powinno nastąpić po udostępnieniu publicznym informacji w tych rejestrach krajowych, ponieważ są one obecnie zintegrowane i stanowią kompleksowy punkt odniesienia dla użytkowników. Aby uniknąć zakłócenia istniejących środków ujawniania, państwa członkowskie powinny również mieć możliwość publikowania wszystkich lub niektórych informacji o spółce w biuletynie krajowym, z jednoczesnym zapewnieniem wysłania informacji przez rejestr do tego biuletynu drogą elektroniczną. Niniejsza dyrektywa nie powinna mieć wpływu na krajowe zasady odnoszące się do mocy prawnej rejestru i roli biuletynu krajowego.

(27)

Aby uprościć sposób wyszukiwania informacji przechowywanych w rejestrach krajowych i ich wymiany z innymi systemami, państwa członkowskie powinny zapewniać, aby po upływie odpowiedniego okresu transpozycji wszystkie dokumenty i informacje przekazywane w ramach procedur internetowych ustanowionych w niniejszej dyrektywie organowi lub osobie lub podmiotowi, upoważnionym na mocy prawa krajowego do zajmowania się którymkolwiek z aspektów procedur internetowych, mogły być przechowywane w rejestrach w formacie nadającym się do odczytu maszynowego i umożliwiającym wyszukiwanie lub w postaci danych ustrukturyzowanych. Oznacza to, że format pliku powinien być ustrukturyzowany w taki sposób, by aplikacje komputerowe mogły łatwo zidentyfikować, rozpoznać i wyodrębnić konkretne dane oraz ich wewnętrzną strukturę. Wymóg zapewnienia, aby format dokumentów i informacji umożliwiał wyszukiwanie, nie powinien obejmować zeskanowanych podpisów lub innych danych, które nie nadają się do odczytu maszynowego. Ponieważ mogłoby to spowodować konieczność wprowadzenia zmian w istniejących systemach informacyjnych państw członkowskich, należy przedłużyć okres transpozycji w odniesieniu do tego wymogu.

(28)

Aby obniżyć koszty i zmniejszyć obciążenie administracyjne i czas trwania procedur dla spółek, państwa członkowskie powinny stosować zasadę jednorazowości w obszarze prawa spółek, która jest zakorzeniona w Unii, o czym świadczy między innymi rozporządzenie (UE) 2018/1724, plan działania Komisji Europejskiej na rzecz administracji elektronicznej czy deklaracja z Tallina w sprawie administracji elektronicznej. Stosowanie zasady jednorazowości powoduje, że od spółek nie żąda się przekazywania tych samych informacji różnym organom publicznym więcej niż jeden raz. Przykładowo spółki nie powinny być zobowiązane do przekazywania tych samych informacji jednocześnie do rejestru krajowego i do biuletynu krajowego. Rejestr powinien natomiast przekazywać złożone już informacje bezpośrednio do biuletynu krajowego. Podobnie, jeżeli spółka została utworzona w jednym państwie członkowskim i chce zarejestrować oddział w innym państwie członkowskim, powinna móc wykorzystać dokumenty lub informacje, które wcześniej złożono do rejestru. Ponadto jeżeli spółka została utworzona w jednym państwie członkowskim, a jej oddział znajduje się w innych państwie członkowskim, spółka powinna mieć możliwość zmiany określonych informacji o spółce wyłącznie w rejestrze, do którego wpisana jest spółka, bez konieczności składania tej samej informacji do rejestru, do którego wpisany jest oddział. Takie informacje jak zmiana firmy spółki lub zmiana siedziby spółki powinny natomiast zostać przekazane drogą elektroniczną między rejestrem, w którym figuruje spółka, a rejestrem, w którym figuruje oddział, za pośrednictwem systemu integracji rejestrów.

(29)

Aby zapewnić dostępność spójnych i aktualnych informacji o spółkach w Unii oraz w dalszym stopniu zwiększyć przejrzystość, powinna istnieć możliwość wykorzystywania integracji rejestrów w celu wymiany informacji dotyczących wszystkich form spółek figurujących w rejestrach państw członkowskich zgodnie z prawem krajowym. Państwa członkowskie powinny mieć możliwość udostępniania elektronicznych kopii dokumentów i informacji dotyczących tych innych form spółek, również za pośrednictwem tego systemu integracji rejestrów.

(30)

Z myślą o przejrzystości i ochronie interesów pracowników, wierzycieli i wspólników mniejszościowych i w celu promowania zaufania w transakcjach handlowych, w tym w transakcjach o charakterze transgranicznym na rynku wewnętrznym, istotne jest zapewnienie łatwego dostępu do informacji o spółce inwestorom, zainteresowanym stronom, partnerom handlowym oraz organom. Aby zwiększyć dostępność tych informacji, więcej informacji powinno być dostępnych nieodpłatnie we wszystkich państwach członkowskich. Takie informacje powinny obejmować status prawny spółki i informacje dotyczące jej oddziałów w innych państwach członkowskich, a także informacje dotyczące osób, które – jako organ przewidziany w prawie albo członkowie takiego organu – są w odpowiednim czasie upoważnione do reprezentowania spółki. Ponadto opłata za uzyskanie kopii całości lub części dokumentów i informacji ujawnionych przez spółkę – niezależnie od tego, czy mają one formę papierową, czy elektroniczną – nie powinna przekraczać kosztów administracyjnych z tym związanych, w tym kosztów rozwoju i utrzymania rejestrów, pod warunkiem że opłata ta nie jest niewspółmierna do wyszukiwanych informacji.

(31)

Obecnie państwa członkowskie mają możliwość utworzenia opcjonalnych punktów dostępu w związku z systemem integracji rejestrów. Komisja nie ma jednak możliwości połączenia innych zainteresowanych stron z systemem integracji rejestrów. Aby inne zainteresowane strony mogły korzystać z integracji rejestrów i zapewnić, by ich systemy przechowywały dokładne, aktualne i wiarygodne informacje dotyczące spółek, Komisja powinna być uprawniona do tworzenia dodatkowych punktów dostępu. Tego rodzaju punkty dostępu powinny odnosić się do systemów opracowanych i obsługiwanych przez Komisję lub inne instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii w celu pełnienia ich funkcji administracyjnych lub zapewnienia zgodności z przepisami prawa Unii.

(32)

Aby pomóc spółkom posiadającym siedzibę na obszarze rynku wewnętrznego w łatwiejszym rozszerzeniu działalności gospodarczej poza granice kraju, należy zapewnić im możliwość otwierania i rejestracji oddziałów w innym państwie członkowskim przez internet. Państwa członkowskie powinny zatem umożliwić – podobnie jak w przypadku spółek – rejestrację oddziałów przez internet oraz składanie przez internet dokumentów i informacji i w ten sposób przyczynić się do zmniejszenia kosztów i obciążeń administracyjnych, zarazem skracając czas trwania procedur związanych z rozszerzeniem działalności poza granice kraju.

(33)

W przypadku rejestracji oddziału spółki zarejestrowanej w innym państwie członkowskim państwa członkowskie powinny również mieć możliwość sprawdzenia określonych informacji dotyczących spółki za pośrednictwem systemu integracji rejestrów. Co więcej w przypadku zamknięcia oddziału w jednym państwie członkowskim rejestr tego państwa członkowskiego powinien ponadto poinformować o takim zamknięciu państwo członkowskie, w którym spółka jest zarejestrowana, za pośrednictwem systemu integracji rejestrów i informacja ta powinna zostać wpisana w obydwu rejestrach.

(34)

Aby zapewnić zgodność z prawem Unii i prawem krajowym, konieczne jest uchylenie przepisów dotyczących Komitetu Kontaktowego, który przestał istnieć, oraz zaktualizowanie form spółek określonych w załącznikach I i II do dyrektywy (UE) 2017/1132.

(35)

W celu wprowadzenia przyszłych zmian do prawa państw członkowskich oraz prawa Unii dotyczących form spółek należy powierzyć Komisji uprawnienia do przyjęcia aktów zgodnie z art. 290 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej w odniesieniu do aktualizacji wykazu form spółek zawartego w załącznikach I, II oraz IIA do dyrektywy (UE) 2017/1132. Szczególnie ważne jest, aby w czasie prac przygotowawczych Komisja prowadziła stosowne konsultacje, w tym na poziomie ekspertów, oraz aby konsultacje te prowadzone były zgodnie z zasadami określonymi w Porozumieniu międzyinstytucjonalnym z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa (7). W szczególności, aby zapewnić udział na równych zasadach Parlamentu Europejskiego i Rady w przygotowaniu aktów delegowanych, instytucje te otrzymują wszelkie dokumenty w tym samym czasie co eksperci państw członkowskich, a eksperci tych instytucji mogą systematycznie brać udział w posiedzeniach grup eksperckich Komisji zajmujących się przygotowaniem aktów delegowanych.

(36)

Przepisy niniejszej dyrektywy, w tym obowiązki w zakresie rejestracji spółek, nie naruszają prawa krajowego dotyczące rozwiązań podatkowych państw członkowskich ani terytorialnych i administracyjnych podziałów państw członkowskich.

(37)

Niniejsza dyrektywa nie powinna mieć wpływu na uprawnienia państw członkowskich do odrzucenia wniosków o utworzenie spółek i rejestrację oddziałów w przypadkach oszustw lub nadużyć oraz działania państw członkowskich w zakresie postępowań przygotowawczych i ścigania, w tym prowadzone przez policję lub inne właściwe organy. Powinna ona też pozostawać bez wpływu na inne obowiązki na podstawie prawa Unii i prawa krajowego, w tym obowiązki wynikające z przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz beneficjentów rzeczywistych. Niniejsza dyrektywa nie ma wpływu na przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 (8) dotyczące ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, a w szczególności na obowiązki odnoszące się do stosowania odpowiednich środków należytej staranności wobec klienta z uwzględnieniem ryzyka oraz do identyfikowania i rejestrowania beneficjenta rzeczywistego nowo utworzonego podmiotu w państwie członkowskim, w którym podmiot zarejestrowano.

(38)

Niniejszą dyrektywę należy stosować zgodnie z prawem Unii w dziedzinie ochrony danych oraz z zasadami ochrony prywatności i danych osobowych zapisanymi w art. 7 i 8 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej. Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych na podstawie niniejszej dyrektywy powinno odbywać się zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (9).

(39)

Zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 (10) skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię w dniu 26 lipca 2018 r.

(40)

Ponieważ cel niniejszej dyrektywy, a mianowicie zapewnienie większej liczby rozwiązań cyfrowych dla spółek na rynku wewnętrznym, nie może zostać osiągnięty w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast ze względu na rozmiary i skutki możliwe jest jego lepsze osiągnięcie na poziomie Unii, może ona podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule niniejsza dyrektywa nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tego celu.

(41)

Zgodnie ze wspólną deklaracją polityczną państw członkowskich i Komisji z dnia 28 września 2011 r. dotyczącą dokumentów wyjaśniających (11), państwa członkowskie zobowiązały się do złożenia, w uzasadnionych przypadkach, wraz z powiadomieniem o transpozycji, jednego lub większej liczby dokumentów wyjaśniających związki między elementami dyrektywy a odpowiadającymi im częściami krajowych instrumentów transpozycyjnych. W odniesieniu do niniejszej dyrektywy ustawodawca uznaje, że przekazanie takich dokumentów jest uzasadnione.

(42)

Zważywszy na złożoność niezbędnych zmian, które mają zostać dokonane w systemach krajowych w celu zapewnienia zgodności z przepisami niniejszej dyrektywy, oraz na znaczne różnice istniejące obecnie między państwami członkowskimi pod względem stosowania narzędzi i procesów cyfrowych w obszarze prawa spółek, należy przewidzieć, że państwa członkowskie napotykające szczególne trudności w transpozycji niektórych przepisów niniejszej dyrektywy mogą powiadomić Komisję, że potrzebują przedłużenia stosownego terminu na wdrożenie o okres do jednego roku. Państwa członkowskie powinny podać obiektywne przyczyny uzasadniające wystąpienie o takie przedłużenie.

(43)

Komisja powinna przeprowadzić ocenę niniejszej dyrektywy. Zgodnie z pkt 22 Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa ewaluacja powinna opierać się na pięciu kryteriach – skuteczności, efektywności, odpowiedniości, spójności i wartości dodanej – i powinna służyć jako podstawa oceny skutków dalszych możliwych działań. Państwa członkowskie powinny pomagać w przeprowadzeniu tej oceny, przekazując Komisji dostępne im dane na temat tego, w jaki sposób tworzenie spółek przez internet działa w praktyce, na przykład takie jak liczba spółek utworzonych przez internet, liczba przypadków, w których skorzystano ze wzorców lub w których wymagana była fizyczna obecność oraz średni czas trwania i koszty tworzenia spółek przez internet.

(44)

Należy gromadzić informacje, aby oceniać skuteczność niniejszej dyrektywy w stosunku do zakładanego przez nią celu oraz przeprowadzić ewaluację zgodnie z pkt 22 Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa.

(45)

Należy zatem odpowiednio zmienić dyrektywę (UE) 2017/1132,