14.9.2016   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 246/211

—

gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2014,

—

gezien artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement,

—

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8-0133/2016),

A.

overwegende dat volgens de jaarrekening de begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (hierna het „Bureau”) voor het begrotingsjaar 2014 15 663 975 EUR bedroeg; overwegende dat 94 % van de begroting van het Bureau wordt gefinancierd met middelen van de begroting van de Unie;

B.

overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2014 (hierna „het verslag van de Rekenkamer”) verklaart redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Bureau betrouwbaar is en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

1.

maakt uit het verslag van de Rekenkamer op dat twee in de verslagen van de Rekenkamer van 2012 en 2013 geformuleerde opmerkingen zijn aangemerkt als „in behandeling”; merkt bovendien op dat drie opmerkingen in de verslagen van de Rekenkamer van 2012 en 2013 staan aangemerkt als „loopt nog”, terwijl bij drie opmerkingen in het verslag van de Rekenkamer van 2013 staat dat deze „niet van toepassing” zijn;

2.

verneemt van het Bureau dat:

3.

merkt met bezorgdheid op dat het Bureau begrotingsvastleggingen ter waarde van 1 300 000 EUR heeft overgedragen die niet waren gedekt door een juridische verplichting; herinnert het Bureau eraan dat dit in strijd is met het Financieel Reglement; neemt kennis van het besluit van het Bureau om deze onregelmatige overdrachten in 2015 in het begrotingsbeheersysteem te corrigeren, aangezien de financieringsperiode voor het begrotingsjaar 2014 reeds is afgesloten;

4.

merkt op dat inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2014 hebben geresulteerd in een uitvoeringspercentage van de begroting van 84,69 %: een daling van 2,65 % ten opzichte van 2013; stelt voorts vast dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten 71,33 % bedroeg, een daling van 15,85 % ten opzichte van 2013;

5.

wijst erop dat 1 062 betalingen, dat wil zeggen 28,6 %, zijn verricht na het verstrijken van de in het Financieel Reglement vastgelegde termijn, hetgeen een stijging van 10,6 % is ten opzichte van 2013; merkt met bezorgdheid op dat de gemiddelde vertraging bij late betalingen tussen 2013 en 2014 met drie dagen is toegenomen tot 24 dagen; verneemt van het Bureau dat een reeks maatregelen is genomen om het aantal late betalingen te verminderen en dat het percentage late betalingen in 2015 is gedaald; verzoekt het Bureau om de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van maatregelen die worden genomen om deze kwestie aan te pakken;

6.

verneemt van het Bureau dat het ten minste tweemaal per jaar de jaarbegroting zal beoordelen, te beginnen in het tweede kwartaal van 2015, teneinde de procedure van begrotingsplanning en begrotingsuitvoering te verbeteren en het disproportionele aantal overdrachten te verminderen; merkt voorts op dat het Bureau een nieuw formaat heeft ingevoerd voor de maandelijkse verslagen over de stand van de begroting evenals workshops over begrotingsuitvoering en financieel beheer; verzoekt het Bureau om bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de effectiviteit van de genomen maatregelen;

7.

constateert dat 21,2 % (146 417 EUR) van de uit 2013 overgedragen niet-gesplitste vastgelegde kredieten in 2014 werden geannuleerd, hetgeen een stijging van 4,7 % in vergelijking met 2013 betekent; merkt op dat deze annuleringen met name betrekking hebben op diensten van uitzendbureaus, personeelsopleidingen, administratieve ondersteuning en vertalingskosten; herinnert het Bureau eraan dat deze annuleringen niet stroken met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit en dat een hoog aantal annuleringen van overdrachten uit voorgaande jaren wijst op een gebrekkige begrotingsplanning; verneemt van het Bureau dat maatregelen zijn genomen om de begrotingsplanning en begrotingsuitvoering te verbeteren en eventuele disproportionele overdrachten aan het einde van het begrotingsjaar te verminderen;

8.

constateert dat het niveau van naar 2015 overgedragen voor titel II (administratieve uitgaven) vastgelegde kredieten hoog was, namelijk 27,9 %; wijst erop dat deze overdrachten voornamelijk verband hielden met in 2014 geleverde advies- en IT-adviesdiensten die in 2015 evenwel nog niet waren gefactureerd of geleverd;

9.

neemt kennis van het geactualiseerde aanwervingsbeleid waarin de wijzigingen van het personeelsstatuut zijn opgenomen; verneemt van het Bureau dat het de aanwervings- en selectierichtsnoeren in 2015 heeft herzien door nadere maatregelen en controles in te voeren om transparantie en gelijke behandeling te waarborgen; wijst er met bezorgdheid op dat de opmerking over transparantie van de aanwervingsprocedures uit het verslag van de Rekenkamer van 2012 in het huidige verslag van de Rekenkamer als „in behandeling” staat aangemerkt; verzoekt het Bureau om bij de kwijtingsautoriteit een verslag in te dienen over de effectiviteit van de genomen maatregelen; ziet uit naar de volgende controle van de Rekenkamer en haar evaluatie van de genomen corrigerende maatregelen;

10.

verneemt van de Rekenkamer dat het Bureau een hoog verloop van personeel heeft en dat in 2014 14 medewerkers zijn vertrokken onder wie vier personen die centrale functies vervulden; onderschrijft de stelling van de Rekenkamer dat dit hoge personeelsverloop een aanzienlijke bedreiging vormt voor de verwezenlijking van de in het jaarlijkse en meerjarige programma van het Bureau vastgestelde doelstellingen; verneemt van het Bureau dat het personeel heeft aangeworven om de medewerkers die in 2014 zijn vertrokken te vervangen, alsook dat alle posten inmiddels zijn bezet of dat de aanwervingsprocedures hiervoor in gang zijn gezet; verzoekt het Bureau zich te verdiepen in de redenen voor het hoge personeelsverloop en bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de genomen maatregelen om dit probleem te verhelpen;

11.

merkt met bezorgdheid op dat het Bureau er niet in is geslaagd om zowel zijn beleid inzake het voorkomen en het beheer van belangenconflicten als de belangenconflictverklaringen van de leden van de raad van bestuur en de uitvoerend directeur publiekelijk beschikbaar te maken; dringt er bij het Bureau op aan dit zo spoedig mogelijk te doen;

12.

roept op tot een algehele verbetering van de preventie en bestrijding van corruptie door middel van een holistische benadering, te beginnen bij betere toegankelijkheid van documenten voor het publiek en striktere regels voor belangenconflicten, invoering of versterking van transparantieregisters en beschikbaarstelling van voldoende middelen voor wetshandhavingsmaatregelen, alsook door middel van verbeterde samenwerking tussen de lidstaten onderling en met betrokken derde landen;

13.

verzoekt het Bureau duidelijke regels inzake klokkenluiders en tegen „draaideur”-constructies vast te stellen;

14.

constateert dat van de zes nog openstaande of niet volledig toegepaste internecontrolenormen, twee ten uitvoer zijn gelegd; verneemt dat de tenuitvoerlegging van de vier resterende internecontrolenormen plaatsvindt met behulp van externe adviesdiensten; verzoekt het Bureau om bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de volledige tenuitvoerlegging van de resterende internecontrolenormen;

15.

stelt vast dat, naar aanleiding van de beperkte evaluatie van de tenuitvoerlegging van de internecontrolenormen door de dienst Interne Audit van de Commissie (IAS), elf aanbevelingen door de IAS zijn aangemerkt als „naar behoren ten uitvoer gelegd” en zijn afgesloten; constateert voorts dat zeven aanbevelingen van voorgaande jaren nog open staan, waarvan vier zijn aangemerkt als „zeer belangrijk” en drie als „belangrijk”; verzoekt het Bureau om bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging van de resterende aanbevelingen;

16.

erkent de moeilijkheden bij de beheersing van de huidige vluchtelingencrisis; beseft ook dat het takenpakket van het Bureau waarschijnlijk verder zal worden uitgebreid en dat zijn begrotings- en personele middelen daarom dienovereenkomstig zullen moeten worden verhoogd; verzoekt het Bureau zich in dit verband meer in te spannen om zijn begrotingsbeheer te verbeteren en met een actieplan te komen om de komende jaren optimaal te presteren;

17.

verwijst voor andere, horizontale opmerkingen bij zijn kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van 28 april 2016 (1) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.