29.9.2017   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 252/290

—

gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2015,

—

gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

—

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8-0105/2017),

A.

overwegende dat de definitieve begroting van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht („het Agentschap”) volgens zijn financiële staten voor het begrotingsjaar 2015 in totaal 67 559 100 EUR bedroeg, een stijging van 13,77 % ten opzichte van 2014; overwegende dat de begroting van het Agentschap volledig wordt gefinancierd met middelen van de begroting van de Unie;

B.

overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht voor het begrotingsjaar 2015 („het verslag van de Rekenkamer”) verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Agentschap betrouwbaar is en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

C.

overwegende dat de kwijtingsautoriteit, in het kader van de kwijtingsprocedure, sterk de nadruk legt op het bijzonder belang van het verder versterken van de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie door de transparantie en de verantwoordingsplicht te vergroten, en het uitvoeren van het concept van resultaatgericht begroten en een goed personeelsbeheer;

1.

merkt op dat volgens het verslag van de Rekenkamer het Agentschap een kaderovereenkomst ter waarde van 2 000 000 EUR heeft ondertekend voor de aanbestedingsdiensten van een contractant voor opleidings-, coaching- en onderwijsdiensten, maar dat in de kaderovereenkomst niet wordt vermeld dat de aanbestedingsdiensten in overeenstemming moeten zijn met de aanbestedingsregels in de financiële regeling van het Agentschap; wijst erop dat de betreffende kaderovereenkomst werd gegund via een openbare aanbestedingsprocedure overeenkomstig de voorschriften van de financiële regeling van het Agentschap; wijst er daarnaast op dat ook al werd in geen enkele bepaling expliciet vermeld dat de contractant zich moet houden aan de EU-aanbestedingsregels, het bestek het vereiste bevat dat de laagste marktprijs moet worden geboden, en dat het Agentschap zich het recht voorbehoudt een prijsherziening op te leggen indien het een lagere prijs vindt;

2.

merkt op dat volgens het verslag van de Rekenkamer de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling en de voorselectie van kandidaten voor deelname aan een procedure van gunning via onderhandelingen met een geschatte waarde van 20 000 000 EUR plaatsvond zonder toestemming van de ordonnateur; wijst erop dat er geen voorselectie in de zin van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en de bijbehorende uitvoeringsvoorschriften heeft plaatsgevonden voorafgaand aan de inleiding van de onderhandse procedure; merkt voorts op dat de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling werd gebruikt als onderdeel van de marktverkenning en niet als aanbestedingsprocedure; neemt er kennis van dat de marktverkenning door de initiatiefnemende functionaris op operationeel niveau onder toezicht van zijn meerdere is uitgevoerd door een benadering in twee fasen toe te passen met behulp van een externe adviseur voor de technische aspecten, waaronder een documentenonderzoek en een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling;

3.

stelt vast dat de inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2015 hebben geresulteerd in een uitvoeringspercentage van de begroting van 99,68 % en een uitvoeringspercentage van de betalingskredieten van wel 99,4 %;

4.

wijst erop dat het Agentschap zoals gepland in 2016 een model voor begrotingsverantwoordelijkheid heeft ingevoerd; stelt vast dat het model vorm heeft gegeven aan de verdeling van de budgettaire verantwoordelijkheid voor de planning, tenuitvoerlegging en monitoring tussen de managers van het Agentschap, met name op het niveau van het hoofd van de administratieve eenheid en hoger;

5.

herinnert eraan dat in Verordening (EU) nr. 1077/2011 is bepaald dat de landen die betrokken zijn bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen (geassocieerde Schengenlanden) een bijdrage moeten leveren aan de begroting van het Agentschap; merkt op dat de overeenkomsten met de met Schengen geassocieerde landen die de nadere bepalingen inzake deelname aan het werk van het Agentschap, inclusief bepalingen inzake stemrechten en hun bijdrage aan de begroting van het Agentschap specificeren, nog steeds niet zijn afgesloten; merkt met ongerustheid op dat, bij gebreke daarvan, de met Schengen geassocieerde landen bijdragen tot titel III (operationele uitgaven) van de begroting van het Agentschap op grond van een bepaling in de met de EU ondertekende associatieovereenkomsten, maar dat zij nog niet bijdragen tot de activiteiten onder titel I en II (salarissen en andere administratieve uitgaven) van de begroting van het Agentschap; wijst erop dat alle mogelijke wettelijke maatregelen zijn getroffen om financiële bijdragen van de geassocieerde landen aan de begroting van het Agentschap te verwerven; herinnert eraan dat de onderhandelingen met de geassocieerde landen worden geleid door de Europese Commissie en niet door het Agentschap;

6.

wijst erop dat uit de gecontroleerde aanbestedingsprocedures bleek dat het Agentschap in 2015 contracten sloot of onderhandelingen aanging met een enkele contractant zonder de gevraagde diensten duidelijk te omschrijven; is diep bezorgd, aangezien er bij de in 2015 ondertekende contracten een hoog risico van schending van het beginsel van zuinigheid bestaat, waardoor de kosteneffectiviteit van dergelijke aanbestedingen wordt geschaad en het risico van corruptie aanzienlijk toeneemt; merkt op dat dergelijke overeenkomsten de mededinging bovendien verder kunnen beperken en de afhankelijkheid van de contractant vergroot; wijst erop dat met name voor de systemen in ontwikkeling factoren buiten de invloedssfeer van het Agentschap de mogelijkheid tot systematische heropening van inschrijvingen beperken; spoort het Agentschap aan om, indien mogelijk, overeenkomsten met meerdere leveranciers te sluiten of de vereiste diensten nauwkeuriger te omschrijven; wacht de controle door de Rekenkamer van de aanbestedingsprocedures van het Agentschap voor 2016 af en vertrouwt erop dat het Agentschap op dit punt verbeteringen zal laten zien;

7.

stelt vast dat het personeelsbestand van het Agentschap in 2015 in totaal 135 medewerkers omvatte (117 tijdelijke functionarissen, 12 arbeidscontractanten en 6 gedetacheerde nationale deskundigen); merkt voorts op dat het personeelsbestand bestond uit 33 % vrouwen en 67 % mannen;

8.

stelt vast dat de vastgelegde kredieten die voor titel II (administratieve uitgaven) waren overgedragen opliepen tot 9 000 000 EUR (50 % van de vastgelegde kredieten) ten opzichte van 15 000 000 EUR (87 %) in 2014; merkt ook op dat deze overdrachten voornamelijk het gevolg waren van een grote overeenkomst voor de uitbreiding van het gebouw van het Agentschap in Straatsburg en de diensten die in het kader van meerjarige overeenkomsten werden verleend; wijst erop dat het Agentschap een aanzienlijke inspanning heeft geleverd op het gebied van planning en coördinatie om voor alle businesscases te verifiëren dat overdracht van niet-gesplitste kredieten inderdaad gerechtvaardigd was;

9.

merkt op dat overdrachten vaak gedeeltelijk of geheel gerechtvaardigd kunnen zijn als gevolg van het meerjarige karakter van de operationele programma's, niet noodzakelijkerwijs op zwakke punten in de begrotingsplanning en -uitvoering wijzen en niet altijd in strijd zijn met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit, vooral niet als ze van tevoren door het Agentschap gepland zijn en aan de Rekenkamer meegedeeld zijn;

10.

erkent de inspanningen van het Agentschap bij de tenuitvoerlegging van internecontrolenormen (ICN), wat op redelijk korte termijn tot aanzienlijke vooruitgang heeft geleid in de toepassing van de basisvereisten sinds het Agentschap in mei 2013 financiële autonomie verkreeg; merkt echter op dat de tenuitvoerlegging van de ICN nog niet op alle gebieden aan de basisvereisten voldoet, en dat vier normen nog ten uitvoer moeten worden gelegd, zes normen grotendeels ten uitvoer zijn gelegd en zes normen volledig ten uitvoer zijn gelegd;

11.

merkt op dat de dienst Interne audit van de Commissie 14 aanbevelingen heeft ingediend met betrekking tot de tenuitvoerlegging van de ICN, waarvan vijf aanbevelingen „zeer belangrijk” en negen „belangrijk” waren; merkt voorts op dat de dienst Interne audit geen kritieke kwesties heeft vastgesteld;

12.

wijst erop dat het Agentschap de nodige verzekeringsdekking heeft verworven voor materiële vaste activa, zoals gevraagd door de kwijtingsautoriteit en de Rekenkamer in 2014;

13.

betreurt het feit dat in 2015 twee incidenten zijn gemeld van inbreuken met betrekking tot gegevens die verband hielden met het interne administratieve proces in het agentschap; is verheugd over de versterking van de gegevensbescherming en -beveiliging bij het agentschap door middel van aanvullende bewustmakingscursussen, opleidingen voor het personeel en de opstelling van beleid en procedures met betrekking tot gegevensinbreuken, een actieplan en een werkprogramma;

14.

stelt vast dat de interneauditfunctie (IAF) een audit heeft uitgevoerd naar de doeltreffendheid van het internecontrolesysteem wat het contractbeheer in het Agentschap betreft; neemt kennis van het feit dat de IAF geen kritieke kwesties heeft vastgesteld; merkt bovendien op dat de IAF vijf aanbevelingen heeft verstrekt over de definitie en organisatie van contractbeheer en over de governance van contracten;

15.

merkt op dat het Agentschap verwacht in de loop van 2017 zijn interne regels voor klokkenluiders af te ronden; verzoekt het Agentschap om een interne beleid inzake klokkenluiders vast te stellen dat een cultuur van transparantie en verantwoording op de werkvloer bevordert, om werknemers regelmatig te informeren over en te trainen op het gebied van hun rechten en plichten met betrekking tot dat beleid, om klokkenluiders te beschermen tegen represailles, om tijdig follow-up te geven aan de inhoud van de meldingen van klokkenluiders en om een kanaal voor anonieme interne meldingen op te zetten; verzoekt het Agentschap om jaarverslagen te publiceren over het aantal klokkenluiderszaken en de follow-up die hieraan is gegeven, en die jaarverslagen te verstrekken aan de kwijtingsautoriteit; verzoekt het Agentschap om aan de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen wanneer zijn regels voor klokkenluiders zijn vastgesteld en uitgevoerd;

16.

stelt verontrust vast dat de cv's van de leden van de raad van bestuur van het Agentschap, en de cv's en belangenverklaringen van de leden van de adviesgroepen niet op de website van het Agentschap worden gepubliceerd; betreurt dat het Agentschap de belangenverklaringen niet feitelijk heeft gecontroleerd en evenmin heeft voorzien in een procedure om ze bij te werken; dringt er bij het Agentschap op aan om richtsnoeren vast te stellen voor een samenhangend beleid inzake de voorkoming van en de omgang met belangenconflicten en om een duidelijk beleid vast te stellen en ten uitvoer te leggen inzake belangenconflicten, conform de routekaart van de Commissie voor de follow-up van de gemeenschappelijke aanpak van gedecentraliseerde agentschappen van de Unie, en om dit beleid te publiceren teneinde de nodige openbaarheid en controle op zijn management te waarborgen;

17.

stelt vast dat het eerste jaarlijkse toezichtverslag over de tenuitvoerlegging van de fraudebestrijdingsstrategie van het Agentschap in april 2016 is ingediend en dat het resultaat van de tenuitvoerlegging bijna 60 % bedroeg; merkt op dat het tweede toezichtverslag in maart 2017 moest zijn ingediend; verzoekt het Agentschap om de kwijtingsautoriteit op de hoogte te brengen van de resultaten van het verslag; stelt vast dat de raad van bestuur van het Agentschap de fraudebestrijdingsstrategie van het Agentschap en een bijbehorend actieplan in november 2015 heeft aangenomen; stelt ook vast dat het Agentschap de nieuwe regels die voortvloeien uit het actieplan tegen eind 2017 wil vaststellen en deze onmiddellijk daarna ten uitvoer wil leggen;

18.

is verheugd dat het Agentschap in 2015 twaalf omvangrijke bewustmakings- en zichtbaarheidsacties heeft uitgevoerd; wijst erop vast dat het onder meer ging om een jaarlijkse conferentie, twee rondetafelgesprekken met de industrie, feestelijkheden voor de Dag van Europa, activiteiten voor grenswachten tijdens de feestelijkheden voor de Dag van Europa, drie informatiesessies met belanghebbenden en informatieverstrekkers, een film over de samenwerking tussen de Agentschappen justitie en binnenlandse zaken en hun rol in de tenuitvoerlegging van Uniebeleid ten behoeve van de burgers, en een voorlichtingscampagne over het proefproject Slimme Grenzen, waarbij informatiemateriaal in verschillende talen is opgesteld en verspreid, en de zichtbaarheid en media-aandacht is verbeterd;

19.

is verheugd dat het Agentschap de onderhandelingen met Frankrijk heeft afgerond en de vestigingsovereenkomst heeft ondertekend voor zijn werklocatie in Straatsburg; wijst erop dat de overeenkomst nog door het Franse parlement moet worden geratificeerd;

20.

is verheugd dat het Agentschap eind 2014 de onderhandelingen met Estland heeft afgerond en de vestigingsovereenkomst heeft ondertekend voor zijn zetel in Tallinn; stelt vast dat het Estse parlement de vestigingsovereenkomst met het Agentschap op 18 februari 2015 heeft geratificeerd;

21.

neemt kennis van het feit dat, in het kader van de hervorming van het Dublin-systeem en zoals bepaald in de Europese migratieagenda, het Agentschap een initiële beoordeling heeft uitgevoerd van de mogelijke gevolgen van de hervorming van het beheer van het Eurodac-systeem; wijst erop dat de resultaten van de beoordeling zijn meegedeeld aan de Commissie en zijn opgenomen in het voorstel tot hervorming van het Dublin-systeem;

22.

wijst met verontrusting op het aanzienlijke gebrek aan genderevenwicht in de samenstelling van de raad van bestuur van het Agentschap; dringt er bij het Agentschap op aan om deze wanverhouding te corrigeren en de resultaten onverwijld aan het Parlement mee te delen;

23.

neemt kennis van het feit dat de beschikbare kantoorruimte van het Agentschap maximaal is benut, wat de kosten per werkstation heeft geminimaliseerd; verwacht echter dat de wettelijke vereisten voor gezondheid en veiligheid op het werk volledig worden nageleefd voor alle werknemers;

24.

neemt er kennis van dat de 97 personeelsleden van het Agentschap in 2015 hebben deelgenomen aan buitendagen, wat kosten met zich heeft meegebracht ter hoogte van 9 227 EUR (95,13 EUR per persoon), en dat 448 personeelsleden aan „andere evenementen” hebben deelgenomen, voor een totaalbedrag van 29 807,65 EUR (66,54 EUR per persoon);

25.

juicht het toe dat de raad van bestuur in maart 2015 een aantal prestatie-indicatoren voor het werk van het Agentschap heeft goedgekeurd; is van mening dat deze indicatoren beter de effecten en impact moeten weergeven van zijn acties op het gebied van veiligheid, migratie, grensbeheer en grondrechten; kijkt uit naar de resultaten die in 2016 met de toepassing van deze indicatoren zijn behaald; verzoekt het Agentschap de zichtbaarheid van zijn werkzaamheden te verbeteren met behulp van online-platforms;

26.

is ingenomen met de inspanningen om ervoor te zorgen dat de systemen voor justitie en binnenlandse zaken aangepast blijven aan de veranderende politieke prioriteiten en onvoorziene gebeurtenissen in de loop van het jaar; wijst erop dat het Agentschap steeds belangrijker wordt voor de werking van de Schengenzone; vraagt het Agentschap zijn financiële middelen en personeel nauwlettend te volgen en indien nodig tijdig gemotiveerde verzoeken om aanpassing in te dienen;

27.

verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van 27 april 2017 (1) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.