29.9.2017   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 252/194

—

gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken voor het begrotingsjaar 2015,

—

gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

—

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8-0093/2017),

A.

overwegende dat volgens de jaarrekening de begroting voor het begrotingsjaar 2015 van het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (hierna „het Bureau” genoemd) 15 944 846 EUR bedroeg, hetgeen een stijging van 1,76 % ten opzichte van 2014 betekent; overwegende dat 94 % van de begroting van het Bureau wordt gefinancierd met middelen van de begroting van de Unie;

B.

overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Bureau voor het begrotingsjaar 2015 (hierna „het verslag van de Rekenkamer”) verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Bureau betrouwbaar is en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

C.

overwegende dat het Parlement, in het kader van de kwijtingsprocedure, sterk de nadruk legt op het bijzonder belang van het verder versterken van de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie door de transparantie en de verantwoordingsplicht te vergroten, en het uitvoeren van het concept van resultaatgericht begroten en een goed personeelsbeheer;

1.

wijst met zorg op het hoge aantal openstaande kwesties en lopende corrigerende maatregelen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer in 2012, 2013 en 2014 met betrekking tot aanwervingsprocedures, achterstallige betalingen, het hoge personeelsverloop en vergoeding van kosten; verzoekt het Bureau om in de loop van 2017 zo veel mogelijk corrigerende maatregelen af te ronden;

2.

merkt op dat inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2015 hebben geresulteerd in een uitvoeringspercentage van de begroting van 93,74 %: een daling van 9,05 % ten opzichte van 2014; stelt voorts vast dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten 77,32 % bedroeg, een daling van 5,99 % ten opzichte van 2014;

3.

herinnert eraan dat, overeenkomstig een besluit van de uitvoerend directeur, deelnemers aan de door het Bureau georganiseerde vergaderingen voor de vergoeding van kosten worden ingedeeld in drie categorieën (A, B of C); merkt op dat deelnemers in categorie A worden geacht een specifieke taak te vervullen bij vergaderingen en een forfaitaire vergoeding voor reis- en verblijfkosten ontvangen, deelnemers in categorie B alleen een forfaitaire vergoeding voor reiskosten ontvangen en deelnemers in categorie C niet in aanmerking komen voor enige vergoeding; wijst erop dat het aantal deelnemers dat een vergoeding als begunstigde in categorie A ontving, daalde van 69 % in 2014 tot 52 % in 2015; merkt op dat de actie om in uitnodigingen duidelijker te vermelden welke vergoedingscategorie van toepassing is, is afgerond;

4.

wijst er bezorgd op dat volgens het verslag van de Rekenkamer het Bureau in 2015 1 024 (29,2 %) betalingen heeft verricht na de in het Financieel Reglement vastgelegde uiterste datum, hetgeen een toename van 0,6 % betekent ten opzichte van het voorgaande jaar en hetgeen tot een gemiddelde vertraging van de betalingen met 29 dagen heeft geleid; erkent dat het Bureau in de tweede helft van 2015 een strategie heeft vastgesteld die voorziet in diverse maatregelen om te late betalingen te voorkomen; is ingenomen met het feit dat na de tenuitvoerlegging van deze maatregelen het aantal te late betalingen aanzienlijk is afgenomen, van 38,3 % in de periode van januari tot augustus 2015 tot 12,6 % in de periode van september tot december 2015; merkt op dat ondanks deze positieve trend, die zich doorzette tot mei 2016, het percentage te late betalingen vanaf juni 2016 opnieuw toenam vanwege een toename van de operationele activiteiten van het Bureau en dus ook van het aantal financiële verrichtingen dat door hetzelfde aantal personeelsleden moest worden verwerkt; verneemt dat de financiële initiatiefunctie in november 2016 werd gedecentraliseerd naar de operationele afdelingen en administratieve eenheden, terwijl de verificatiefunctie gecentraliseerd bleef in de administratieve afdeling; merkt op dat dit positieve resultaten heeft opgeleverd;

5.

merkt op dat het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven); 1 076 583 EUR bedroeg, d.w.z. 36,9 % (tegen 635 492 EUR in 2014, d.w.z. 28,7 %); erkent dat deze overdrachten voornamelijk verband houden met adviesdiensten voor ICT-ontwikkeling waarvoor in het laatste kwartaal van 2015 contracten werden afgesloten (400 000 EUR) en met investeringen in IT-infrastructuur (300 000 EUR) met het oog op de verwachte aanwerving van extra personeelsleden na het besluit van de begrotingsautoriteit eind 2015 om de personeelsformatie uit te breiden; merkt op dat deze overdrachten gerechtvaardigd en vooraf gepland waren vanwege de rol van het Bureau in de migratiecrisis, in het licht waarvan de begrotingsautoriteit de begroting van het Bureau en de bezetting van de personeelsformatie voor 2016 aanzienlijk heeft verhoogd; merkt op dat overdrachten vaak gedeeltelijk of geheel kunnen zijn gerechtvaardigd als gevolg van het meerjarige karakter van de operationele programma's van de agentschappen, niet noodzakelijkerwijs op zwakke punten wijzen in de planning en tenuitvoerlegging van de begroting en niet altijd haaks staan op het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit, vooral niet als ze van tevoren zijn gepland door het Bureau en zijn meegedeeld aan de Rekenkamer;

6.

stelt verheugd vast dat de uitvoerend directeur volgens het verslag van de Rekenkamer een nieuw beleid heeft vastgesteld voor de aanwerving van tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten, waarin de belangrijkste in het verleden door de Rekenkamer gesignaleerde kwesties worden aangepakt;

7.

verneemt dat het Bureau in januari 2016 de geactualiseerde uitvoeringsmaatregelen heeft goedgekeurd voor de indienstneming van tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten; stelt voorts vast dat het geactualiseerde aanwervingsbeleid in augustus 2016 door de uitvoerend directeur werd goedgekeurd;

8.

wijst erop dat het Bureau op 31 december 2015 93 personeelsleden had, zowel in dienst als benoemd, onder wie 61 tijdelijke functionarissen, 21 arbeidscontractanten en 11 gedetacheerde nationale deskundigen; wijst erop dat het totale personeelsbestand voor 63 % uit vrouwen bestond en voor 37 % uit mannen;

9.

wijst erop dat het Bureau zijn interne controles verder heeft ontwikkeld overeenkomstig de aanbevelingen van de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie en de Rekenkamer, alsook in overeenstemming met de interne-controlenormen die het Bureau in november 2012 heeft vastgesteld; stelt vast dat de IAS, naast de controle van de jaarlijkse rekeningen, eveneens een auditverslag heeft gepubliceerd inzake het opleidingsbeheer in het kader van de activiteiten voor permanente steun en noodsteun van het Bureau; merkt op dat het Bureau met het oog op het uitvoeren van de aanbevelingen van de IAS een actieplan heeft ontwikkeld;

10.

stelt vast dat het Bureau een besluit van de raad van bestuur inzake de preventie van fraude en een fraudebestrijdingsstrategie heeft toegepast; merkt op dat de procedure voor klokkenluiders op 23 februari 2017 werd ondertekend en strookt met de richtsnoeren van de Commissie inzake klokkenluiders;

11.

stelt verontrust vast dat het Bureau in 2015 de cv's van de leden van de raad van bestuur en van de senior managers niet heeft gepubliceerd; verneemt van het Bureau dat het de cv's van de senior managers in maart 2017 heeft gepubliceerd; verneemt eveneens dat het Bureau de leden van zijn raad van bestuur heeft benaderd en voornemens is de cv's van die leden te publiceren zodra ze zijn verzameld; spoort het Bureau aan die documenten zo snel mogelijk te publiceren, zodat het nodige openbare toezicht en de nodige openbare controle op zijn bestuur worden gewaarborgd;

12.

wijst er eens te meer op dat het voorkomen en beheren van belangenconflicten van essentieel belang is voor de gezondheid van de organisatie; benadrukt dat transparantie van cruciaal belang is om het vertrouwen van de EU-burgers in de instellingen van de Unie te waarborgen;

13.

wijst erop dat volgens het jaarverslag van het Bureau in 2015 275 deelnemers uit 26 „EU+”-landen en andere belanghebbenden deelnamen aan 23 „train-de-trainers”-sessies die door het Bureau werden georganiseerd; wijst er bovendien op dat het Bureau 271 nationale opleidingssessies heeft geregistreerd op zijn platform voor elektronische leren „EASO Training Curriculum” voor 3 611 asielfunctionarissen;

14.

merkt op dat het Bureau, om zijn doeltreffendheid ten aanzien van de vertalings- en vertolkingskosten te vergroten, een overeenkomst inzake het dienstverleningsniveau heeft afgesloten met het directoraat-generaal Vertolking van de Commissie; wijst er voorts op dat het Bureau een aanbesteding voor kadercontracten in vijf „pakketten” heeft gelanceerd (cascadecontracten), waarbij het gunningscriterium de laagste prijs was; verzoekt het Bureau om verslag uit te brengen aan de kwijtingsautoriteit over de verwezenlijkte besparingen;

15.

merkt op dat het Bureau nadere maatregelen heeft ontwikkeld om lidstaten bij te staan die speciale steun nodig hebben met betrekking tot hun asiel- en opvangsystemen en dat het deze speciale steun heeft verstrekt aan Cyprus, Bulgarije, Griekenland en Italië; stelt voorts vast dat het Bureau in 2015 verdere activiteiten heeft ontplooid om lidstaten bij te staan waarvan de asiel- en opvangsystemen onder buitengewone druk staan, in het bijzonder door steun te bieden aan Griekenland en Italië en door de capaciteit van het Bureau om tijdig en doeltreffend in te springen op noodsituaties, te versterken;

16.

herinnert eraan dat in 2015 een recordaantal van bijna 1 400 000 aanvragen voor internationale bescherming is ingediend; wijst erop dat het Bureau aanzienlijke inspanningen heeft geleverd om de activiteiten uit te voeren die het zijn toegewezen in het kader van de Europese migratieagenda, met name met betrekking tot de ontwikkeling van de „hotspots”-aanpak; wijst op de inspanningen van het Bureau om de migratiecrisis te beheren;

17.

moedigt in het bijzonder de ondersteuning en praktische samenwerking aan op het gebied van kwesties in verband met asielzoekende kinderen, met inbegrip van niet-begeleide minderjarigen; is ingenomen met de lancering van het EASO-netwerk betreffende de activiteiten voor kinderen;

18.

erkent dat de begroting van het Bureau in 2016 aanzienlijk is gestegen zodat het de extra taken zou kunnen uitvoeren in verband met de Europese migratieagenda, de hotspotbenadering, besluiten van de top van EU-leiders inzake de Westelijke Balkan en de EU-Turkije-verklaring; stelt tevreden vast dat het Bureau een aantal stappen heeft gezet om met deze ongekende toename van taken om te gaan, waaronder de decentralisatie van financiële initiatieven in combinatie met passende opleiding en begeleiding; wijst erop dat dit heeft geleid tot behoefte aan meer personeel en bijbehorende kantoorruimte;

19.

merkt bezorgd op dat in 2015 slechts 7 personeelsleden hebben deelgenomen aan buitendagen, en dat de totale kosten daarvan 4 000 EUR bedroegen (571 EUR per persoon) en dus vrij hoog waren;

20.

merkt op dat het Bureau zijn leasecontract heeft gewijzigd en zijn kantoorruimte in 2016 heeft uitgebreid naar een aanvullend kantorenblok in het gebouw waar het gevestigd is; merkt op dat het Bureau, na de goedkeuring van het Parlement en de Raad, nu in de positie is om per 1 juli 2017 het gehele gebouw te huren; verzoekt het Bureau de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van verdere ontwikkelingen op het gebied van zijn gebouwen;

21.

wijst erop dat het Bureau ernaar heeft gestreefd de mogelijkheid te onderzoeken van de uitwisseling van informatie en beste praktijken, teneinde elementen die relevant zijn voor de terugkeer van asielzoekers wier aanvraag is afgekeurd te stroomlijnen, in nauwe samenwerking met de „European Migration Network Return Expert Group”;

22.

wijst erop dat het communicatieplan van het Bureau voor 2015 was gericht op de bevordering van zijn rol, waarden en activiteiten via een aantal instrumenten en externe-communicatieactiviteiten met betrekking tot zijn publicaties, sociale media, website en de organisatie van zijn voorlichtingsdagen;

23.

is ingenomen met de uitstekende resultaten van het Bureau, onder meer de organisatie van meer dan 117 bijeenkomsten en workshops, de opleiding van 3 764 nationale personeelsleden, de herplaatsing van 272 personen en de raadpleging van meer dan 100 organisaties uit het maatschappelijk middenveld; wijst op de resultaten van de onafhankelijke audit van Ernst & Young en de toezegging van het Bureau om dienovereenkomstig een actieplan te ontwikkelen; is het ermee eens dat het Bureau beter moet communiceren over de gevolgen en de impact van zijn activiteiten; is ingenomen met de ontwikkeling van een betere webinterface voor documenten in verband met het land van herkomst; wijst erop dat er aan het einde van 2015 17 000 van dergelijke documenten via het webportaal waren gelinkt;

24.

merkt op dat, zoals blijkt uit zijn jaarverslag van 2014, het Bureau is begonnen met de ontwikkeling van een gecombineerd contentmanagementsysteem en databank, het informatie- en documentatiesysteem (IDS), in de vorm van een IT-instrument dat een gedetailleerd en geactualiseerd overzicht zal bieden van de praktische functionering van het gemeenschappelijk Europees asielstelsel;

25.

verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van 27 april 2017 (1) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.