6.6.2009   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 128/13

1.

Op 30 mei 2008 is de Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement, de Raad en het Europees Economisch en Sociaal Comité — Naar een Europese strategie inzake e-justitie („de Mededeling”) aangenomen. Overeenkomstig artikel 41 van Verordening (EG) nr. 45/2001 brengt de EDPS dit advies uit.

2.

De Mededeling heeft tot doel een strategie inzake e-justitie te presenteren die de burgers meer vertrouwen moet geven in de Europese rechtsruimte. De eerste doelstelling van e-justitie moet zijn eraan bij te dragen dat de doeltreffendheid van justitie overal in Europa ten voordele van de burgers wordt versterkt. De maatregelen van de Europese Unie moeten burgers in staat stellen toegang te krijgen tot informatie en de taalkundige, culturele en juridische belemmeringen die het gevolg zijn van de diversiteit van de stelsels, te overbruggen. In de bijlage bij de Mededeling staat een ontwerp van een actieplan en van een tijdschema voor de diverse projecten.

3.

Dit advies van de EDPS gaat over de Mededeling voor zover daarin sprake is van de verwerking van persoonsgegevens, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector van de elektronische communicatie en het vrije verkeer van gegevens.

4.

In juni 2007 heeft de Raad JBZ (3) een aantal prioriteiten voor de ontwikkeling van e-justitie gesteld:

5.

Sedertdien is er gestaag voortgewerkt aan e-justitie. Volgens de Commissie moet bij de werkzaamheden in dit kader voorrang worden gegeven aan operationele projecten en aan gedecentraliseerde structuren, waarbij wordt gezorgd voor Europese coördinatie, wordt voortgebouwd op bestaande rechtsinstrumenten en gebruik wordt gemaakt van it-instrumenten om de doeltreffendheid van die instrumenten te verbeteren. Ook het Europees Parlement heeft zijn steun betuigd voor het e-justitieproject (4).

6.

De Commissie heeft het gebruik van moderne informatietechnologieën zowel op civiel als op strafrechtelijk gebied altijd aangemoedigd. Dat heeft geleid tot instrumenten als het Europese betalingsbevel. Sedert 2003 beheert de Commissie de portaalsite van het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken, die in 22 talen voor de burgers toegankelijk is. Ook heeft de Commissie de Europese justitiële atlas ontworpen en geïmplementeerd. Deze hulpmiddelen zijn de voorbodes van een toekomstig Europees kader voor e-justitie. Op strafrechtelijk gebied heeft de Commissie gewerkt aan een hulpmiddel waarmee uittreksels uit de strafregisters van de lidstaten kunnen worden uitgewisseld (5). Niet alleen de Commissie heeft veilige communicatiesystemen met nationale autoriteiten ontwikkeld, maar ook Eurojust.

7.

E-justitie moet vele mogelijkheden bieden om de Europese justitiële ruimte de komende jaren concreter te maken voor de burgers. De Commissie heeft de Mededeling over e-justitie aangenomen met als doel tot een algemene strategie voor dit belangrijke onderwerp te komen. De Commissie geeft objectieve criteria voor het stellen van prioriteiten, in het bijzonder voor toekomstige projecten op Europees niveau, zodat er binnen een redelijke termijn resultaten kunnen worden bereikt.

8.

Het werkdocument van de Commissiediensten, een begeleidend document bij de Mededeling, met een samenvatting van de effectbeoordeling, geeft ook enige achtergrondinformatie (6). In de effectbeoordeling zijn de reacties van de lidstaten, justitiële autoriteiten, juristen, burgers en het bedrijfsleven verwerkt. De EDPS is niet geraadpleegd. In de effectbeoordeling is voor het oplossen van de problemen de voorkeur gegeven aan een beleidsoptie die de Europese dimensie en de nationale bevoegdheid combineert. In de Mededeling is gekozen voor deze beleidsoptie. De strategie zal worden geconcentreerd op gebruik van videoconferentie, invoering van een e-justitieportaal, betere hulp bij vertaling door de ontwikkeling van geautomatiseerde onlinevertaalhulpmiddelen, verbetering van de communicatie tussen gerechtelijke autoriteiten, meer koppelingen tussen nationale registers en onlineinstrumenten voor Europese procedures (bijvoorbeeld het Europese betalingsbevel).

9.

De EDPS steunt het accent op bovengenoemde acties. Hij steunt in het algemeen een alomvattende aanpak van e-justitie. Hij steunt de drieledige noodzaak van een verbeterde toegang tot justitie, samenwerking tussen Europese juridische autoriteiten en de doeltreffendheid van het gerechtelijk systeem zelf. Deze benadering maakt dat verscheidene instellingen en personen een rol spelen:

10.

De Mededeling is nauw verbonden met het voorstel voor een besluit van de Raad betreffende de oprichting van het Europees Strafregisterinformatiesysteem (ECRIS). Op 16 september 2008 heeft de EDPS over dit voorstel advies uitgebracht (7). Hij heeft het voorstel gesteund, op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met een aantal overwegingen. Hij wees er met name op dat bijkomende waarborgen voor gegevensbescherming het huidige gebrek aan een algemeen juridisch kader voor gegevensbescherming op het gebied van samenwerking tussen politiële en justitiële autoriteiten moeten compenseren. Daarom benadrukte hij dat er een doeltreffende coördinatie moet komen in het toezicht op de gegevensbescherming van het systeem, waarbij autoriteiten van de lidstaten betrokken zijn evenals de Commissie als aanbieder van de gemeenschappelijke communicatie-infrastructuur.

11.

Hij brengt de volgende aanbevelingen van dit advies in herinnering:

12.

Deze aanbevelingen zijn nog steeds illustratief voor de context waarin deze Mededeling zal worden geanalyseerd.

13.

E-justitie heeft een zeer uitgebreide reikwijdte, die in het algemeen het gebruik omvat van ict in de rechtsbedeling binnen de Europese Unie. Dit bestrijkt een aantal onderwerpen zoals projecten om partijen op doeltreffender wijze informatie te verstrekken. Dit houdt in dat er online-informatie beschikbaar is over rechtsstelsels, wetgeving en jurisprudentie, dat er elektronische communicatiesystemen zijn tussen de partijen en de rechtbanken en dat er volledig elektronische procedures worden ingesteld. Ook Europese projecten vallen eronder, zoals het gebruik van elektronische instrumenten voor het opnemen van hoorzittingen en projecten voor uitwisseling of koppeling van gegevens.

14.

De reikwijdte is weliswaar zeer ruim maar toch heeft de EDPS vastgesteld dat er wel informatie beschikbaar zal zijn over zaken die voor de strafrechter, de burgerlijke rechter en de handelsrechter komen, maar niet over zaken die voor de bestuursrechter komen. En er zal een koppeling zijn naar een atlas voor strafzaken en een atlas voor burgerlijke zaken, maar niet naar een atlas voor bestuursrechtelijke zaken, hoewel het beter zou kunnen zijn als burgers en ondernemingen toegang hadden tot administratieve rechtspleging, d.w.z. bestuursrecht en klachtenprocedures. Er zou ook een koppeling moeten komen naar de Vereniging van de Raden van State. Deze toevoegingen zouden beter kunnen zijn voor de burgers die hun weg zoeken door het woud dat het bestuursrecht met al zijn rechtbanken vaak is, om betere informatie te krijgen over administratieve rechtspleging.

15.

Daarom beveelt de EDPS aan administratieve procedures op te nemen in e-justitie. Als onderdeel van dit nieuwe element zouden er projecten van e-justitie moeten komen die de regels voor gegevensbescherming en de nationale instanties voor gegevensbescherming zichtbaarder maken, in het bijzonder in verband met de soorten gegevens die in het kader van e-justitie wordt verwerkt. Dat zou stroken met het zogenoemde initiatief van Londen, dat in november 2006 door instanties voor gegevensbescherming is gelanceerd en dat gericht is op communicatie en grotere efficiëntie inzake gegevensbescherming.

16.

Als gevolg van de toenemende uitwisseling van persoonsgegevens tussen de justitiële autoriteiten, die in de Mededeling wordt beoogd, krijgt het toepasselijke rechtskader voor gegevensbescherming nog meer belang. In dit verband tekent de EDPS aan dat, drie jaar na het aanvankelijke Commissievoorstel, de Raad van de Europese Unie op 27 november 2008 het kaderbesluit over de bescherming van persoonsgegevens op het gebied van politiële en justitiële samenwerking heeft aangenomen (8). Deze nieuwe wetgeving zal een algemeen rechtskader bieden voor gegevensbescherming voor zaken die tot de „derde pijler” behoren, naast de bepalingen inzake gegevensbescherming „van de eerste pijler” in Richtlijn 95/46/EG.

17.

De EDPS juicht dit rechtsinstrument toe als een eerste aanzienlijke stap op weg naar gegevensbescherming bij politiële en justitiële samenwerking. Het niveau van gegevensbescherming dat in de definitieve tekst wordt bereikt is echter niet geheel bevredigend. Het kaderbesluit dekt namelijk alleen politiële en justitiële gegevens die worden uitgewisseld tussen de lidstaten, de instanties en stelsels van de EU, en niet de binnenlandse gegevens. Ook verplicht het aangenomen kaderbesluit niet onderscheid te maken tussen de diverse categorieën betrokkenen, zoals verdachten, criminelen, getuigen en slachtoffers, met als doel te bewerkstelligen dat hun gegevens met gepastere waarborgen worden verwerkt. Het kaderbesluit strookt niet volledig met Richtlijn 95/46/EG, zeker niet wat betreft het beperken van de doelen waarvoor persoonsgegevens verder mogen worden verwerkt. Het kaderbesluit zegt ook niets over een onafhankelijke groep nationale en communautaire gegevensbeschermingsinstanties, die zou kunnen zorgen voor een betere coördinatie tussen gegevensbeschermingsinstanties en die in aanzienlijke mate zou bijdragen aan de eenvormige toepassing van het kaderbesluit.

18.

Dit houdt in dat er, in een context waarin veel inspanningen worden verricht om gemeenschappelijke stelsels te ontwikkelen voor grensoverschrijdende uitwisseling van persoonsgegevens, verschillen blijven bestaan wat betreft de regels voor de verwerking van deze gegevens en voor de uitoefening van de rechten door de burgers in de verschillende EU-landen.

19.

De EDPS memoreert nogmaals dat waarborging van een hoog beschermingsniveau in politiële en justitiële samenwerking, en van samenhang met Richtlijn 95/46/EG, een noodzakelijke aanvulling vormt op andere maatregelen die worden geïntroduceerd of overwogen ter vereenvoudiging van de grensoverschrijdende uitwisseling van persoonsgegevens bij wetshandhaving. Dit komt niet alleen voort uit het recht van de burgers op eerbiediging van het grondrecht op bescherming van de persoonsgegevens, maar ook uit feit dat de wetshandhavingsautoriteiten de kwaliteit van de uitgewisselde gegevens moeten garanderen, zoals in de bijlage bij de Mededeling wordt gesteld met betrekking tot de onderlinge koppeling van strafregisters, het vertrouwen tussen autoriteiten in diverse landen, en tot slot de rechtsgeldigheid van het bewijsmateriaal dat in een grensoverschrijdende context is verzameld.

20.

Daarom moedigt de EDPS de instellingen van de EU aan deze elementen specifiek mee te laten wegen wanneer zij de in de Mededeling beoogde maatregelen uitvoeren, maar ook met als doel zich zo spoedig mogelijk te beraden op verdere verbeteringen van het rechtskader voor gegevensbescherming in de wetshandhaving.

21.

De EDPS is zich ervan bewust dat uitwisselingen van persoonsgegevens essentiële onderdelen zijn van de instelling van een ruimte van vrijheid, veiligheid en recht. Daarom steunt de EDPS het voorstel voor een strategie inzake e-justitie en benadrukt hij dat gegevensbescherming daarbij van belang is. Eerbiediging van gegevensbescherming is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentieel element voor het welslagen van de beoogde systemen, zoals waarborging van de kwaliteit van de gegevensuitwisselingen. Dat geldt zowel voor de instellingen en instanties wanneer zij persoonsgegevens verwerken als wanneer er nieuw beleid wordt ontwikkeld. Regels en beginselen moeten in de praktijk worden toegepast en gevolgd en er moet in het bijzonder rekening mee worden gehouden in de ontwerp- en opbouwfases van informatiesystemen. Privacy en gegevensbescherming zijn in wezen „belangrijke succesfactoren” voor een bloeiende en evenwichtige informatiemaatschappij. Daarom is het zinvol erin te investeren en wel zo snel mogelijk.

22.

In dit verband benadrukt de EDPS dat de Mededeling niet voorziet in een centrale Europese gegevensbank. Hij juicht toe dat de voorkeur wordt gegeven aan gedecentraliseerde architecturen. De EDPS herinnert eraan dat hij over ECRIS (9) en over het initiatief van Prüm (10) advies heeft uitgebracht. In zijn advies over ECRIS heeft de EDPS gesteld dat met een gedecentraliseerde architectuur wordt vermeden dat persoonsgegevens ook nog eens in een centrale databank moeten worden opgenomen. In zijn advies over het Prüm-initiatief heeft hij aangeraden om bij de bespreking van de koppeling tussen gegevensbanken terdege rekening te houden met de reikwijdte van het systeem. Er dienen met name specifieke formaten voor het verstrekken van gegevens, zoals onlineverzoeken om strafregisters, te worden vastgesteld, waarbij ook rekening wordt gehouden met taalverschillen, en de juistheid van de gegevensuitwisseling moet permanent worden gecontroleerd. Met deze punten dient ook rekening te worden gehouden in de context van initiatieven die voortkomen uit de strategie voor e-justitie.

23.

De Europese Commissie is van plan bij te dragen aan het versterken en ontwikkelen van instrumenten voor e-justitie op Europees niveau, in nauwe samenwerking met de lidstaten en andere partners. Naast steun verlenen aan de inspanningen van de lidstaten, wil de Commissie ook zelf een aantal computerprogramma's maken die de interoperabiliteit van de systemen moeten verhogen, de toegang van het publiek tot justitie en de communicatie tussen justitiële autoriteiten moeten vereenvoudigen en tot aanzienlijke schaalvergrotingen op Europees niveau moeten leiden. Wat betreft de interoperabiliteit van de door de lidstaten gebruikte software, hoeven de lidstaten niet noodzakelijkerwijs allemaal dezelfde software te gebruiken (al zou dit wel de meest praktische oplossing zijn), maar de software moet wel volledig interoperabel zijn.

24.

De EDPS beveelt aan ervoor te zorgen dat er bij onderlinge koppeling en interoperabiliteit van systemen terdege rekening wordt gehouden met het beginsel van doelbinding en dat een en ander wordt opgebouwd rond gegevensbeschermingsnormen („ingebouwde privacy”). Iedere vorm van interactie tussen verschillende systemen moet terdege worden gedocumenteerd. Interoperabiliteit mag nooit leiden tot een situatie waarin een autoriteit die geen toegang heeft tot bepaalde gegevens en deze niet mag gebruiken, deze toegang kan verkrijgen via een ander informatiesysteem. De EDPS wil nogmaals benadrukken dat interoperabiliteit op zich geen rechtvaardiging mag zijn voor het omzeilen van het doelbeperkingsbeginsel (11).

25.

Een ander cruciaal punt is dat ervoor moet worden gezorgd dat grensoverschrijdende uitwisseling van gegevens gepaard gaat met meer toezicht en samenwerking door de gegevensbeschermingsinstanties. De EDPS heeft in zijn advies van 29 mei 2006 over het kaderbesluit betreffende de uitwisseling van gegevens uit strafregisters (12) reeds benadrukt dat in het voorgestelde kaderbesluit niet alleen de samenwerking tussen de centrale autoriteiten moet worden behandeld, maar ook de samenwerking tussen de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten. Dit is des te noodzakelijker nu de onderhandelingen over het onlangs aangenomen kaderbesluit over de bescherming van persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken (13) hebben geleid tot de schrapping van de bepaling tot instelling van een groep die alle gegevensbeschermingsautoriteiten van de EU verzamelt en hun activiteiten op het vlak van de verwerking van gegevens in het kader van politiële en justitiële samenwerking in strafzaken coördineert. Ten behoeve van een doeltreffend toezicht en de goede kwaliteit van het grensoverschrijdende dataverkeer uit strafregisters zouden er systemen voor doeltreffende coördinatie tussen de gegevensbeschermingsautoriteiten moeten komen (14). Deze systemen moeten ook de bevoegdheid van de EDPS als toezichthouder bij de S-TESTA-infrastructuur in acht nemen (15). Instrumenten voor e-justitie zouden een steun kunnen zijn voor deze systemen, die in nauwe samenwerking met de gegevensbeschermingsautoriteiten kunnen worden ontwikkeld.

26.

In punt 4.2.1 van de Mededeling staat dat het belangrijk is dat de uitwisseling van gegevens uit strafregisters verder reikt dan de justitiële samenwerking en ook andere doelstellingen dient (toegang tot bepaalde beroepen bijvoorbeeld). De EDPS benadrukt dat bij iedere verwerking van persoonsgegevens voor andere doeleinden dan waarvoor zij waren verzameld, de specifieke voorwaarden in de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving moeten worden nageleefd. Verwerking van persoonsgegevens voor andere doeleinden zou in het bijzonder alleen toegestaan moeten zijn indien daarmee belangen die worden genoemd in de communautaire wetgeving inzake gegevensbescherming worden gediend (16) en indien zij zijn vastgelegd in wetgevingsmaatregelen.

27.

In de Mededeling staat, ten aanzien van de onderlinge koppeling van strafregisters, dat de Commissie met het oog op de inwerkingtreding van het kaderbesluit betreffende de uitwisseling van gegevens uit het strafregister twee haalbaarheidsstudies zal verrichten om de ontwikkeling van het project te sturen en de uitwisseling van gegevens uit te breiden tot onderdanen van derde landen tegen wie strafrechtelijke veroordelingen zijn uitgesproken. In 2009 zal de Commissie de lidstaten software ter beschikking stellen waarmee alle strafregisters snel aan de uitwisselingen kunnen deelnemen. Dit referentiesysteem, in combinatie met het gebruik van het s-TESTA-systeem voor de uitwisseling van gegevens, zal voor schaalvoordelen zorgen, omdat kan worden voorkomen dat elke lidstaat zijn eigen ontwikkelingen verricht. Ook zal het de technische werking van het project vereenvoudigen.

28.

In dit verband is de EDPS blij met het gebruik van de s-TESTA infrastructuur, die bewezen heeft een betrouwbaar systeem te zijn voor de uitwisseling van gegevens, en hij beveelt aan de statistische elementen met betrekking tot de beoogde systemen voor gegevensuitwisseling in detail te beschrijven en naar behoren rekening te houden met de noodzaak van toezicht op gegevensbescherming. Zo kunnen statistische gegevens expliciet elementen bevatten als het aantal verzoeken voor toegang tot of rectificatie van persoonsgegevens, de duur en volledigheid van het actualiseringsproces, de hoedanigheid van de personen die tot deze gegevens toegang hebben en het aantal inbreuken op de beveiliging. Voorts moeten statistische gegevens en de daarop gebaseerde verslagen volledig ter beschikking worden gesteld van de gegevensbeschermingsautoriteiten.

29.

Automatische vertaling is een nuttig instrument en zal het wederzijdse begrip tussen de relevante actoren in de lidstaten wellicht ten goede komen. Het gebruik van automatische vertaling moet echter niet leiden tot een verslechtering van de kwaliteit van de uitgewisselde informatie, vooral niet wanneer deze informatie wordt gebruikt bij het nemen van beslissingen die voor de betrokken personen rechtsgevolgen hebben. De EDPS wijst erop dat het gebruik van automatische vertaling wel duidelijk moet worden bepaald en afgebakend. Het gebruik van automatische vertaling voor de overdracht van niet correct voorvertaalde gegevens, zoals extra commentaren of specificaties bij individuele gevallen, kan de kwaliteit van de verstrekte informatie — en zodoende van de daarop gebaseerde beslissingen — aantasten en moet in principe worden uitgesloten (17). De EDPS stelt voor deze aanbeveling te verwerken in maatregelen die uit de Mededeling voortkomen.

30.

De Mededeling wil een gegevensbank instellen van gerechtelijke tolken en -vertalers, zodat de kwaliteit van de gerechtelijke vertaling en vertolking omhoog gaat. De EDPS vindt dit een goed plan, maar herinnert eraan dat op deze gegevensbank de desbetreffende wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing zal zijn. Vooral als er in de gegevensbank iets staat over de beoordeling van het werk van de vertalers, moeten de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten wellicht vooraf een controle uitvoeren.

31.

In punt 5 stelt de Commissie dat de verantwoordelijkheden van de Commissie, de lidstaten en de andere actoren op het gebied van justitiële samenwerking duidelijk moeten worden onderscheiden. De Commissie zal zorgen voor de algemene coördinatie en zal de uitwisseling van beproefde methoden aanmoedigen en de informatie op het portaal voor e-justitie concipiëren, invoeren en coördineren. Voorts zal de Commissie de werkzaamheden in verband met de onderlinge koppeling van strafregisters voortzetten en rechtstreeks verantwoordelijk blijven voor het justitiële netwerk in burgerlijke zaken en het justitiële netwerk in strafzaken ondersteunen. De lidstaten zullen de informatie over hun rechtsstelsels die op de site van e-justitie staat, moeten bijhouden. Andere actoren zijn het justitiële netwerk in burgerlijke zaken, het justitiële netwerk in strafzaken en Eurojust. Zij zullen, in nauw contact met de Commissie, de instrumenten maken voor een betere samenwerking op justitieel gebied, met name geautomatiseerde vertaalhulpmiddelen en een beveiligd uitwisselingssysteem. In de bijlage bij de Mededeling staat een ontwerp van een actieplan en van een tijdschema voor de diverse projecten.

32.

In dit kader onderstreept de EDPS dat er in ECRIS geen centrale Europese databank bestaat en er geen directe toegang tot bijvoorbeeld de strafregisterdatabanken van andere lidstaten mogelijk is, terwijl de verantwoordelijkheden voor correcte informatie op nationaal niveau zijn gecentraliseerd bij de centrale autoriteiten van de lidstaten. Binnen dit systeem zijn de lidstaten verantwoordelijk voor het beheer van de nationale databanken en voor een efficiënt verloop van de uitwisselingen. Niet duidelijk is of zij verantwoordelijk zijn voor de onderlinge koppeling van software. De Commissie zal de lidstaten software ter beschikking stellen waarmee alle strafregisters snel aan de uitwisselingen kunnen deelnemen. Dit referentiesysteem wordt gecombineerd met het gebruik van het s-TESTA-systeem voor de uitwisseling van gegevens.

33.

De EDPS begrijpt dat ook in de context van analoge initiatieven voor e-justitie soortgelijke systemen kunnen worden ingevoerd en dat de Commissie verantwoordelijk zal zijn voor de gemeenschappelijke infrastructuur, hoewel dat niet specifiek in de Mededeling staat. De EDPS stelt voor om deze verantwoordelijkheid te verduidelijken in de maatregelen die voortkomen uit de Mededeling, met het oog op de rechtszekerheid.

34.

In de bijlage staat een reeks projecten voor de komende vijf jaar. Het eerste project, ontwikkeling pagina’s e-justitie, gaat over het portaal voor e-justitie. Daarvoor zijn een haalbaarheidsstudie en de ontwikkeling van het portaal vereist. Voorts moeten er beheersmethoden worden ingevoerd en moet de informatie in alle talen van de EU online beschikbaar zijn. Het tweede en derde project gaan over onderlinge koppeling van strafregisters. Project 2 gaat over de onderlinge koppeling van nationale strafregisters. Met project 3 wordt de oprichting beoogd van een Europees register van veroordeelde onderdanen van derde landen, nadat er een haalbaarheidsstudie is uitgevoerd en er een wetgevingsvoorstel is ingediend. De EDPS stelt vast dat laatstgenoemd project niet meer voorkomt in het werkprogramma van de Commissie en vraagt zich af of dat duidt op een verandering in de projecten van de Commissie of dat dit project slechts wordt uitgesteld.

35.

In de Mededeling staan ook drie projecten op het gebied van elektronische uitwisselingen en drie projecten voor hulp bij vertaling. Er zal een proefproject worden begonnen voor een geleidelijke totstandbrenging van een vergelijkend meertalig juridisch vocabularium. Andere projecten gaan over het opstellen van dynamische formulieren bij Europese wetgevingsteksten en over het gebruik van videoconferenties door gerechtelijke instanties. Tot slot zullen er, in het kader van de fora voor e-justitie, jaarlijkse bijeenkomsten in verband met de thema’s van e-justitie worden georganiseerd en zal een opleiding in verband met justitiële samenwerking voor beoefenaars van juridische beroepen worden ontwikkeld. De EDPS stelt voor tijdens deze bijeenkomsten en opleidingen voldoende aandacht te besteden aan wetten en praktijken inzake gegevensbescherming.

36.

Daarom wordt in de bijlage een breed scala aan Europese hulpmiddelen genoemd, die de uitwisseling van gegevens tussen actoren in de diverse lidstaten moeten vereenvoudigen. Van al deze hulpmiddelen zal het portaal voor e-justitie, waarvoor de Commissie de hoofdverantwoordelijke wordt, een belangrijke rol spelen.

37.

Veel van deze hulpmiddelen zullen een gemeenschappelijk kenmerk hebben, namelijk dat gegevens en persoonsgegevens, op nationaal en op EU-niveau, zullen worden uitgewisseld en beheerd door verschillende instanties, die zich moeten houden aan gegevensbeschermingsverplichtingen en verantwoording moeten afleggen aan toezichthoudende instanties die bij Richtlijn 95/46/EG of Verordening (EG) nr. 45/2001 zijn ingesteld. In dit verband is het van wezenlijk belang, zoals de EDPS in zijn advies over het informatiesysteem interne markt (IMI) (18) reeds heeft gesteld, dat de verantwoordelijkheden inzake de naleving van de voorschriften voor gegevensbescherming, doeltreffend en naadloos worden geregeld.

38.

Dit vereist enerzijds dat verantwoordelijkheden voor de verwerking van persoonsgegevens binnen deze systemen op duidelijke wijze worden omschreven en toegekend; en anderzijds dat er zo nodig goede coördinatiemechanismes worden vastgelegd, in het bijzonder ten aanzien van toezicht.

39.

Het gebruik van nieuwe technologieën is een van de hoekstenen van de initiatieven voor e-justitie: de onderlinge koppeling van nationale registers, de ontwikkeling van de elektronische handtekening, beveiligde netwerken, virtuele uitwisselingsplatforms en meer gebruik van videoconferenties worden de komende jaren wezenlijke onderdelen van initiatieven voor e-justitie.

40.

In dit verband is het van zeer groot belang dat er in een zo vroeg mogelijk stadium wordt gekeken naar vraagstukken inzake gegevensbescherming en dat deze vraagstukken worden geïntegreerd in de architectuur van de beoogde hulpmiddelen. Zowel de architectuur van het systeem als de invoering van toereikende beveiligingsmaatregelen zijn van bijzonder belang. Als de aanpak van de „ingebouwde privacy” wordt gevolgd, kunnen de initiatieven voor e-justitie zorgen voor een doeltreffend beheer van persoonsgegevens waarbij de beginselen van gegevensbescherming en de veiligheid van gegevensuitwisseling tussen diverse instanties in acht worden genomen.

41.

Voorts beklemtoont de EDPS dat technologische hulpmiddelen niet alleen moeten worden gebruikt voor de uitwisseling van gegevens, maar ook voor het versterken van de rechten van de betrokkenen. In dit verband verheugt het de EDPS dat in de Mededeling wordt gesproken over de mogelijkheid voor burgers om hun strafregisters online op te vragen in de taal van hun keuze (19). In verband hiermee memoreert de EDPS dat hij zich in zijn advies over het voorstel van de Commissie inzake de uitwisseling van strafregisters positief heeft uitgelaten over de mogelijkheid die de persoon in kwestie heeft om informatie over zijn eigen strafblad op te vragen bij de centrale autoriteit van een lidstaat, mits hij ingezetene of onderdaan van de verzoekende of aangezochte lidstaat is of is geweest. Ook heeft de EDPS op het gebied van de coördinatie van de stelsels voor sociale zekerheid voorgesteld de instantie die zich dichter bij de persoon in kwestie bevindt, te gebruiken als „enig loket”. Daarom moedigt de EDPS de Commissie aan op dezelfde weg voort te gaan door het gebruik van technologische hulpmiddelen (in het bijzonder onlinetoegang) waarmee de burgers hun persoonsgegevens beter kunnen controleren, zelfs wanneer zij zich van de ene naar de andere lidstaat verplaatsen.

42.

De EDPS steunt het voorstel om e-justitie te creëren en beveelt aan met de opmerkingen in dit advies rekening te houden: