29.9.2017   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 252/244

—

gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Instituut voor innovatie en technologie voor het begrotingsjaar 2015,

—

gezien Speciaal verslag nr. 12/2016 van de Rekenkamer getiteld „De gebruikmaking van subsidies door agentschappen: niet altijd adequaat of aantoonbaar doeltreffend”,

—

gezien artikel 94 en bijlage IV van zijn Reglement,

—

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0127/2017),

A.

overwegende dat de definitieve begroting van het Europees Instituut voor innovatie en technologie („het Instituut”) volgens de financiële staten voor het begrotingsjaar 2015 in totaal 266 566 618 EUR bedroeg, wat een stijging met 14,35 % ten opzichte van 2014 betekent;

B.

overwegende dat volgens de financiële staten de totale bijdrage van de Unie aan de begroting van het Instituut voor 2015 215 030 200 EUR bedroeg, een stijging met 26,63 % ten opzichte van 2014;

C.

overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Instituut voor het begrotingsjaar 2015 („het verslag van de Rekenkamer”) verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Instituut betrouwbaar is, maar niet voldoende geschikte controle-informatie heeft kunnen verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen;

D.

overwegende dat de kwijtingsautoriteit, in het kader van de kwijtingsprocedure, sterk de nadruk legt op het bijzonder belang van het verder versterken van de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie door de transparantie en de verantwoordingsplicht te vergroten, het concept van resultaatgericht begroten ten uitvoer te leggen, en een goed personeelsbeheer te verzekeren;

1.

brengt in herinnering dat de bijdrage van de Unie aan de begroting van het Instituut voor de financiële periode 2014-2020 verstrekt wordt uit de financiële enveloppe van Horizon 2020, en dat het Instituut gebonden is aan de bepalingen van Verordening (EU) nr. 1290/2013 („Horizon 2020-regels”); herinnert er daarnaast aan dat Horizon 2020 de opvolger is van het zevende kaderprogramma, dat liep van 2007 tot 2013 en waaraan het Instituut niet deelnam;

2.

wijst erop dat de rechtsgrondslag voor de vergoeding van indirecte subsidiabele kosten met betrekking tot subsidies vanaf 1 januari 2014 is vastgelegd in artikel 29, lid 1, van de Horizon 2020-regels samen met artikel 90, lid 1, van het financieel reglement van het Instituut (1), dat voorziet in een forfaitaire vergoeding van 25 % van de indirecte subsidiabele kosten met betrekking tot subsidies; merkt echter op dat de drempel voor forfaitaire vergoedingen voor indirecte kosten voor openbare organen zonder winstoogmerk, instellingen voor hoger onderwijs, onderzoeksorganisaties en kleine en middelgrote ondernemingen tot 40 % opgetrokken had kunnen worden, op grond van artikel 75, lid 8, van het vroegere financieel reglement van het Instituut (2), dat werd ingetrokken met ingang van 1 januari 2014;

3.

merkt in het verslag van de Rekenkamer op dat het Instituut in de subsidieovereenkomsten voor 2014, die in februari 2014 ondertekend werden, voorzag in een forfaitaire vergoeding van 40 % voor indirecte subsidiabele kosten, in tegenspraak met de Horizon 2020-regels die op dat moment al van toepassing waren; merkt bovendien op dat de Rekenkamer van oordeel is dat artikel 57 van de Horizon 2020-regels, dat betrekking heeft op de overgang van het zevende kaderprogramma naar Horizon 2020, niet van toepassing is op het Instituut aangezien het niet aan het zevende kaderprogramma deelnam, waardoor de Rekenkamer deze vergoedingen als onregelmatig beschouwt;

4.

merkt op dat volgens het verslag van de Rekenkamer, de fouten die aan het licht kwamen bij een verificatie achteraf van een steekproef van subsidieverrichtingen in 2015, na correctie van het te veel betaalde bedrag aan die forfaitaire vergoedingen, leidden tot een restfoutenpercentage van 2 % voor de subsidieverrichtingen in 2014; merkt op dat, volgens de Rekenkamer, het gecombineerde foutenpercentage van zowel de fouten vastgesteld bij de verificatie achteraf als de forfaitaire vergoedingen in totaal 4,9 % van de totale uitgaven voor 2015 van het Instituut bedroeg, wat de Rekenkamer ertoe bracht een oordeel met beperking te publiceren over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen van het Instituut;

5.

merkt echter op dat de subsidieovereenkomsten van het Instituut gebaseerd waren op de jaarlijkse oproep tot voorbereiding van de ondernemingsplannen voor 2014 van de kennis- en innovatiegemeenschap (KIG), die het Instituut in april 2013 lanceerde; merkt daarnaast op dat het, in overeenstemming met het van toepassing zijnde financieel reglement van het Instituut en met artikel 189 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie (3), door de oproep van het Instituut mogelijk was voor de ontvangers van subsidies onder de categorieën zoals beschreven in artikel 75, lid 8, van het financieel reglement van het Instituut, om hun eigen projectbegroting op te stellen voor in 2014 geplande activiteiten, waarbij zij gebruik konden maken van de forfaitaire vergoeding van 40 % voor de begroting van indirecte kosten; stelt vast dat de KIG's die aan de oproep van 2013 deelnamen zich op die bepaling hebben beroepen bij de opstelling en indiening van hun voorstel;

6.

merkt bovendien op dat het bestuur van het Instituut op 5 december 2013, vooraleer de Horizon 2020-regels waren vastgesteld, een besluit heeft genomen over de toewijzing van financiering voor KIG's, in aansluiting op de evaluatie van de ondernemingsplannen van de KIG's door externe deskundigen; verneemt van het Instituut dat de subsidieovereenkomsten voor 2014 ondertekend werden in overeenstemming met de oorspronkelijke voorwaarden van de jaarlijkse oproep;

7.

is van oordeel dat het de bedoeling is de overgangsmaatregelen op grond van artikel 57, lid 2, van de Horizon 2020-regels niet uitsluitend aan te wenden voor ondersteuning in het kader van het zevende kaderprogramma, maar deze ook te benutten voor alle lopende activiteiten op het gebied van onderzoek en innovatie waar de Horizon 2020-regels na hun inwerkingtreding betrekking op hadden, bijvoorbeeld de subsidieovereenkomsten voor 2014 van het Instituut; benadrukt dat de overgangsmaatregelen zoals bepaald in artikel 57 van de Horizon 2020-regels rechtszekerheid tot doel hebben, evenals de continuïteit van het rechtskader dat geldt wanneer de maatregelen van start gaan; erkent dat de subsidieovereenkomsten van het Instituut in overeenstemming waren met de geldende Horizon 2020-regels, met name wat betreft de toepassing van de forfaitaire vergoeding van 25 % van de indirecte subsidiabele kosten; is bovendien van oordeel dat het Instituut verdere corrigerende maatregelen zou kunnen treffen; merkt op dat pogingen om de fondsen die door de Rekenkamer als onregelmatig werden beschouwd, te recupereren, kunnen leiden tot juridische acties van vele begunstigden van het Instituut, waardoor aanzienlijke reputatieschade voor het Instituut dreigt, alsook voor Horizon 2020 en de Commissie als geheel;

8.

merkt op dat, volgens het verslag van de Rekenkamer, het Instituut in 2015 de KIG's meedeelde dat de financiële bijdrage over de eerste vijf jaar (2010 tot 2014) de bovengrens van 25 % van de respectieve totale uitgaven niet overschreed; merkt bovendien op dat de tekortschietende definitie van aanvullende KIG-activiteiten („KCA”) een negatieve invloed had op een duidelijke beoordeling of de kosten die aan KCA zijn verbonden wel of niet moesten worden aanvaard in de maximale bijdrage van het Instituut; merkt op dat het Instituut en de Commissie de aanbeveling van de Rekenkamer om de financieringsvoorwaarde van 25 % op te heffen, hebben aanvaard, teneinde de lasten van de operationele en financiële rapportering voor de KIG-partners te verlichten; erkent dat het Instituut de toepasselijke rechtsgrondslag dient te respecteren tot deze wijziging goedgekeurd is;

9.

stelt op grond van de definitieve rekeningen van het Instituut vast dat inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2015 hebben geresulteerd in een goedgekeurd uitvoeringspercentage van de begroting van 90,58 %, een daling van 3,55 % ten opzichte van 2014; stelt vast dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten 96,49 % bedroeg, een stijging van 4,02 % ten opzichte van het jaar 2014;

10.

merkt op dat, volgens het verslag van de Rekenkamer, hoewel het Instituut de ongebruikte kredieten mag opnemen in de begrotingen van de komende drie jaren, er niet op tijd een aangepaste procedure was om 26 600 000 EUR die beschikbaar was uit de subsidieovereenkomsten van 2014 op te nemen in de begrotingen van 2015 tot 2017; merkt bovendien op dat deze kredieten een gevolg zijn van de lager dan verwachte gebruikmaking van middelen door KIG's; merkt op dat het Instituut in 2015 een begrotingsherziening uitvoerde en de KIG's verzocht om hun ondernemingsplan en begroting voor 2015 te herzien en na aanpassing opnieuw in te dienen; merkt op dat het Instituut, als resultaat van de verlaging van de KIG-begroting, ongebruikte bedragen kon vrijmaken, die dan werden geannuleerd en opnieuw werden ingegeven in de raming voor inkomsten en uitgaven voor 2016; merkt op dat dit leidde tot een verbeterd beheer van de begroting van het Instituut, in nauwe samenwerking met de KIG's;

11.

stelt vast op grond van het verslag van de Rekenkamer dat de overdrachten voor vastleggingskredieten voor titel II 400 000 EUR bedroegen (44 %), in vergelijking met 500 000 EUR (36 %) in 2014; stelt vast dat deze overdrachten vooral betrekking hebben op contracten voor IT-diensten die zich tot het volgende jaar uitstrekken en voor vergaderingen waarvoor nog geen facturen waren ontvangen;

12.

merkt op dat overdrachten gedeeltelijk of geheel gerechtvaardigd kunnen zijn als gevolg van het meerjarige karakter van de operationele programma's, niet noodzakelijkerwijs op zwakke punten in de begrotingsplanning en -uitvoering wijzen en niet altijd in strijd zijn met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit, vooral niet als ze van tevoren gepland zijn door het Bureau en meegedeeld zijn aan de Rekenkamer;

13.

brengt in herinnering dat overeenkomstig artikel 34 van de Horizon 2020-regels het certificaat betreffende de financiële staten, dat wordt gevraagd aan de KIG-partners die meer dan 325 000 EUR aan uitgaven declareren, moet bijdragen tot de verificaties vooraf van kostendeclaraties door het Instituut; merkt op dat, volgens het verslag van de Rekenkamer, de kwaliteit van deze certificaten aanzienlijk varieert, waardoor de zekerheid die hieruit kan worden verkregen, beperkt is en het Instituut aanvullende controles moet uitvoeren; merkt op dat, volgens het Instituut, het vanaf de subsidieovereenkomsten voor 2014 de certificeringsmethodologie toepast die door het directoraat-generaal Onderzoek en innovatie van de Commissie in het kader van Horizon 2020 werd ontwikkeld; merkt bovendien op dat de herziene methodologie meer gedetailleerde instructies en overeengekomen procedures omvat, evenals 63 feitelijke standaardvaststellingen die alle kostencategorieën omvatten; erkent dat het Instituut een alomvattende strategie voor subsidiezekerheid heeft ontwikkeld, die gebaseerd is op verificatie vooraf en achteraf, met inbegrip van het certificaat betreffende de financiële staten, teneinde de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen te verzekeren;

14.

stelt vast dat de jaarlijkse belangenverklaringen van de leden van de raad van bestuur, de waarnemend directeur en het hoger leidinggevend personeel op de website van het Instituut gepubliceerd worden; merkt ook op dat een controle gebeurt van de ingediende verklaringen, om hun feitelijke correctheid te verifiëren; stelt vast dat het Instituut in het geval van deskundigen de Horizon 2020-regels inzake belangenconflicten naleeft;

15.

stelt vast dat het Instituut voornemens is de interne regels met betrekking tot klokkenluiders in de eerste helft van 2017 af te ronden; roept het Instituut op een intern beleid inzake klokkenluiden aan te nemen om een cultuur van transparantie en controleerbaarheid op de werkvloer te bevorderen, werknemers regelmatig te informeren over en te trainen op het gebied van hun rechten en plichten met betrekking tot dat beleid, klokkenluiders te beschermen tegen represailles, tijdig follow-up te geven aan de inhoud van de meldingen van klokkenluiders en een kanaal voor anonieme interne verslaglegging op te zetten; roept het Instituut op om jaarverslagen te publiceren over het aantal klokkenluiderszaken en de follow-up die hieraan is gegeven en deze verslagen aan de kwijtingsautoriteit te verstrekken; verzoekt het Instituut om de kwijtingsautoriteit van de vorderingen op dit gebied op de hoogte te houden;

16.

verneemt van de Rekenkamer dat het Instituut voor de selectie van externe deskundigen die voorstellen en businessplannen van KIG's beoordelen gebruikmaakt van artikel 89 van het Financieel Reglement om af te wijken van de verplichting om een uitnodiging tot het indienen van blijken van belangstelling te publiceren; merkt echter op dat de interne procedures van het Instituut voor de toepassing van deze derogatie nog niet volledig zijn; merkt op dat het Instituut zijn pools van deskundigen in de praktijk heeft gevormd op basis van bestaande lijsten van deskundigen en databanken van andere instellingen en organen van de Unie en met gebruikmaking van personen die niet op deze lijsten staan op aanbeveling van de raad van bestuur van het Instituut en personeelsleden; verwelkomt evenwel de verbeteringen in de selectieprocedure voor deskundigen in het kader van KIG-voorstellen en moedigt het Instituut aan om zich in te zetten voor het verder verbeteren van de doelmatigheid en doeltreffendheid van deze procedure en het verzekeren van maximale transparantie en integriteit van de procedure, door interne regels vast te stellen, die ook moeten voorkomen dat eventuele belangenconflicten ontstaan;

17.

stelt met bezorgdheid vast dat het Instituut geen specifieke initiatieven heeft genomen om een grotere transparantie aan de dag te leggen met betrekking tot zijn contacten met belanghebbende partijen en lobbyisten; verzoekt het Instituut om een proactief transparantiebeleid inzake lobbyisten te voeren;

18.

stelt met tevredenheid vast dat het Instituut volle personeelssterkte heeft bereikt dankzij een reeks maatregelen die in 2015 en 2016 werden geïmplementeerd om het personeelsbeheer, de aanwervingsprocedure en de werkomgeving te verbeteren; stelt vast dat het Instituut sinds december 2016 59 personeelsleden heeft (van de 63 toegestane posten), wat het hoogste aantal personeelsleden in de geschiedenis van het Instituut is, en dat aanwerving voor de resterende vacante posten lopende is; erkent echter dat de maatregelen die het Instituut getroffen heeft niet volledig de negatieve effecten compenseren van de lage en steeds dalende aanpassingscoëfficient die gevolgen heeft voor de loonniveaus in Hongarije;

19.

verneemt van de Rekenkamer dat de oorspronkelijke door de Commissie vastgestelde doelstelling voor het Instituut was volledige autonomie te bereiken in 2010; stelt bovendien vast dat het Instituut gedeeltelijke financiële autonomie heeft bereikt in juni 2011, op voorwaarde van verdere goedkeuring vooraf van subsidiegerelateerde transacties en aanbestedingen van meer dan 60 000 EUR door het directoraat-generaal Onderwijs en Cultuur; verneemt van het Instituut dat het de Commissie gevraagd heeft de procedure voor volledige financiële autonomie opnieuw op te starten; erkent bovendien dat de Commissie de routekaart en het tijdsschema van de procedure in mei 2016 heeft vastgelegd en kijkt uit naar de definitieve beoordeling inzake financiële autonomie door de Commissie, die in de eerste helft van 2017 gepland is; merkt op dat het Instituut hoopt dat volledige financiële autonomie toegekend wordt voor het einde van 2016, en vraagt dat het Instituut de kwijtingsautoriteit op de hoogte houdt van ontwikkelingen op dit gebied;

20.

verneemt van de Rekenkamer dat, ondanks geldige redenen, het complexe institutionele kader en de managementproblemen van het Instituut de algehele doeltreffendheid van het Instituut in de weg hebben gestaan; merkt op dat het Instituut het vermogen heeft om het hele innovatiespectrum te steunen, van start-ups tot door meerdere KIG-partners uitgevoerde innovatieprojecten, maar dat coördinatie op Unieniveau met de betrokken DG's van de Commissie ontbreekt en de interactie tussen de KIG's en andere Unie-initiatieven onvoldoende is;

21.

merkt op dat het Instituut het masterprogramma van EIT-Digital financiert, door middel van een combinatie van een forfaitair bedrag van hoogstens 8 000 EUR per student en effectieve kosten, inclusief op een forfaitair percentage gebaseerde indirecte kosten; verneemt van de Rekenkamer dat dit model echter nooit formeel beschreven is en dat er geen onderscheid kan worden gemaakt tussen activiteiten die enerzijds door het forfaitaire bedrag, en anderzijds door de effectieve kosten worden gedekt; verneemt van het Instituut dat het, zodra voldoende statistische gegevens beschikbaar zijn om een eenmalig vast bedrag vast te stellen, moet evolueren naar een model op basis van één enkel forfaitair bedrag voor de financiering van deze programma's, teneinde de kostenverslaglegging te vereenvoudigen; verzoekt het Instituut bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging van het nieuwe financieringsmodel;

22.

verneemt van de Rekenkamer dat een bepaald wettelijk KIG-orgaan op basis van een besluit van de raad van toezicht van de KIG's aan 55 personeelsleden een bonus uitbetaald heeft van 646 000 EUR, die door het Instituut volledig werd vergoed; stelt vast dat de Rekenkamer van oordeel is dat het toekennen van dergelijke bonussen met overheidsmiddelen een ongebruikelijke werkwijze is; aanvaardt echter dat KIG's ondernemingsgerichte organisaties zijn die streven naar financiële duurzaamheid, waarin het gebruik van variabele componenten als onderdeel van de basisvergoeding een sterke stimulans kan zijn voor goede prestaties, waardoor waar voor geld verzekerd is; stelt bovendien vast dat Horizon 2020 expliciet voorziet in variabele componenten van basisvergoedingen als in aanmerking komende kosten; benadrukt dat de bijdrage van het Instituut aan de lonen voor KIG-personeel in managementfuncties, met inbegrip van bonussen, onder het door het Instituut vastgesteld plafond dient te blijven in de subsidieovereenkomsten van 2016 en later; merkt op dat de hervormde regels met dubbele plafonds die sinds 2016 van toepassing zijn de hoge bonussen van 2015 niet langer toestaan;

23.

merkt op dat ook inbreuk op het beginsel van goed financieel beheer is gemaakt toen een KIG-partner pr-diensten inkocht voor dagelijkse tarieven die varieerden van 800 tot 3 250 euro per persoon, die ook volledig werden vergoed door het Instituut;

24.

merkt op dat in 2015 45 personeelsleden van het Instituut hebben deelgenomen aan „overige bijeenkomsten”, en dat de totale kosten daarvan 10 730,21 EUR bedroegen (238,45 EUR per persoon);

25.

merkt met bezorgdheid op dat de algemene zichtbaarheid van het Instituut laag is en dat sommige KIG-partners zich niet bewust zijn van hun connectie met het Instituut; vraagt om een betere zichtbaarheid en promotie van het Instituut als merk, d.w.z. als unieke innovatiegemeenschap; is ingenomen met het recente succes van de vermelding van 18 gemeenschapsleden van het Instituut in de „Forbes 30 under 30”-lijst van de beste jonge en innovatieve Europese ondernemers;

26.

verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van 27 april 2017 (4) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.