29.9.2017   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 252/326

—

gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie (nu Europees Grens- en kustwachtagentschap) voor het begrotingsjaar 2015,

—

gezien Speciaal verslag nr. 12/2016 van de Rekenkamer getiteld „De gebruikmaking van subsidies door agentschappen: niet altijd adequaat of aantoonbaar doeltreffend”,

—

gezien artikel 94 van en bijlage IV bij zijn Reglement,

—

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie burgerlijke vrijheden, justitie en binnenlandse zaken (A8-0137/2017),

A.

overwegende dat de definitieve begroting van het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie (nu Europees Grens- en kustwachtagentschap) (het Agentschap) volgens zijn financiële staten voor het begrotingsjaar 2015 143 300 000 EUR bedroeg, hetgeen een toename van 46,31 % ten opzichte van 2014 betekent; overwegende dat deze toename voornamelijk toe te schrijven was aan twee amendementen voor de relevante operaties op de Middellandse Zee ten bedrage van 28 000 000 EUR;

B.

overwegende dat de totale bijdrage van de Unie aan de begroting van het Agentschap voor 2015 volgens zijn financiële staten 133 528 000 EUR bedroeg, hetgeen een toename van 53,82 % ten opzichte van 2014 betekent;

C.

overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2015 („het verslag van de Rekenkamer”) verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Agentschap betrouwbaar is en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

1.

erkent dat de Rekenkamer een verklaring met beperking heeft afgegeven over de betrouwbaarheid van de rekeningen van het Agentschap; merkt op dat de te lage raming van de in 2015 gemaakte maar nog niet gefactureerde kosten voor voorgefinancierde diensten met betrekking tot maritieme bewaking met 1 723 336 EUR ten grondslag lag aan deze verklaring met beperking; merkt bovendien op dat deze ramingsfout van invloed was op de te betalen kosten en leidde tot een materiële afwijking in de balans en de staat van de financiële resultaten van het Agentschap; wijst er echter op dat deze te lage raming niet leidde tot een onregelmatige of onwettige transactie, en dat er geen middelen verkeerd werden besteed;

2.

betreurt dat de raming van de te betalen kosten werd gedaan door de rekenplichtige op basis van een verslag waarin een deel van de voorfinanciering was uitgesloten; is bezorgd dat de rekenplichtige zich deze omissie niet tijdig heeft gerealiseerd, en dat de rekenplichtige niet zijn collega bij het partneragentschap heeft geraadpleegd; merkt op dat, hierdoor, een deel van de nog te betalen kosten niet was meegerekend bij de voorbereiding van de rekeningen;

3.

verneemt dat het Agentschap al corrigerende maatregelen heeft getroffen om te voorkomen dat dergelijke problemen zich in de toekomst opnieuw zullen voordoen; merkt met name op dat de rekenplichtige van het Agentschap die verantwoordelijk is voor de correcte raming van de nog te betalen kosten zijn ramingen zal baseren op alle relevante gegevens en beschikbare informatie, inclusief de informatie van de betrokken partneragentschappen; accepteert dat de ordonnateur van het Agentschap zijn inspanningen zal verhogen om ervoor te zorgen dat dergelijke problemen zich niet nogmaals zullen voordoen door kruiscontroles van de beschikbare gegevens uit te voeren en door nauwer samen te werken met de rekenplichtige;

4.

merkt op dat, naar het oordeel van de Rekenkamer, de jaarrekening van het Agentschap, behoudens de gevolgen van de kwestie betreffende de te lage raming van de gemaakte maar nog niet gefactureerde kosten, op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van zijn financiële situatie per 31 december 2015 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels;

5.

merkt op dat, volgens het verslag van de Rekenkamer, het Agentschap in 2015 een controle achteraf met betrekking tot IJsland heeft uitgevoerd, en dat daaruit bleek dat er voor in totaal 1 400 000 EUR aan onregelmatige betalingen was verricht in verband met de afschrijving van een schip dat tussen 2011 en 2015 deelnam aan zeven gezamenlijke operaties; merkt met name op dat de IJslandse kustwacht om terugbetaling van de afschrijving voor dat schip had verzocht, dat de in de richtsnoeren van het Agentschap bepaalde nuttige levensduur had overschreden;

6.

verneemt dat in de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van het Agentschap wordt bepaald dat de ordonnateur kan afzien van invordering van een vastgestelde schuldvordering, wanneer de inning afbreuk doet aan het evenredigheidsbeginsel; verneemt bovendien dat, in overeenstemming met dat beginsel en na inwinning van juridisch advies, de ordonnateur heeft aangekondigd 600 000 EUR in te vorderen, wat de sinds 2014 toegekende subsidies dekt; merkt op dat de ordonnateur om diezelfde reden het besluit heeft aangekondigd de 200 000 EUR die in 2016 betaald zou moeten worden, niet terug te betalen; begrijpt dat de ordonnateur, sinds de invoering van controles achteraf door het Agentschap en om het transparantiebeginsel en het gelijkheidsbeginsel te eerbiedigen ten opzichte van de begunstigden van het Agentschap, nl. overheidsautoriteiten van de lidstaten die zich bezighouden met grensbeheer en migratieproblematiek, heeft gehandeld in overeenstemming met de goede praktijken van het Agentschap om onregelmatige betalingen die gedaan zijn in de laatste twee jaar van de samenwerking, in te vorderen;

7.

merkt op dat, volgens het verslag van de Rekenkamer, er een niet-onderkend risico bestaat van dubbele financiering met betrekking tot het Fonds voor interne veiligheid (ISF); herinnert eraan dat het ISF, dat is opgezet voor de periode 2014-2020 en dat bestaat uit ISF grenzen en visa en ISF politie-instrumenten, 3 800 000 000 EUR beschikbaar heeft om acties te financieren; herinnert eraan dat de Commissie in het kader van ISF grenzen en visa de aankoop door de lidstaten van middelen zoals voertuigen of schepen, alsmede exploitatiekosten zoals brandstofverbruik of onderhoud, vergoedt; wijst erop dat het Agentschap dergelijke kosten ook aan deelnemers van gezamenlijke operaties vergoedt; verneemt dat het Agentschap, in samenwerking met het directoraat-generaal Migratie en Binnenlandse Zaken van de Commissie, maatregelen heeft getroffen om dat risico te onderkennen; merkt met name op dat die maatregelen o.a. toegang tot het ISF-gegevensbestand omvatten, waarin alle plannen en verslagen van de begunstigden beschikbaar worden gesteld, cursussen over de werking van het Shared Fund Management Common System, alsmede controles vooraf en achteraf door het controleren van ondersteunende documenten en tegelijkertijd grotere bewustmaking onder de begunstigden;

8.

merkt met tevredenheid op dat de inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2015 hebben geresulteerd in een uitvoeringspercentage van de begroting van 99,86 %, hetgeen neerkomt op een stijging van 1,21 % ten opzichte van het jaar 2014; stelt voorts vast dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten 69,50 % bedroeg, een daling van 0,71 % ten opzichte van 2014;

9.

merkt op dat het bedrag aan overdrachten voor vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) 3 200 000 EUR (38 % van de vastgelegde kredieten) was, in vergelijking met 4 500 000 EUR (36 %) in 2014; merkt bovendien op dat de overdrachten voor titel III (beleidsuitgaven) 40 200 000 EUR (35 %) bedroegen, in vergelijking met 28 400 000 EUR (44 %) in 2014; verneemt dat de hoge overdrachten voor titel II voornamelijk betrekking hadden op de IT-contracten die na het einde van het jaar doorlopen, terwijl de hoge overdrachten voor titel III verband hielden met het meerjarige karakter van de activiteiten van het Agentschap; verneemt bovendien dat het Agentschap zich blijft inspannen om de overdrachten te beperken ten einde het beginsel van jaarperiodiciteit beter te kunnen naleven;

10.

merkt op dat overdrachten vaak gedeeltelijk of geheel gerechtvaardigd kunnen zijn als gevolg van het meerjarige karakter van de operationele programma's van de agentschappen, niet noodzakelijkerwijs op zwakke punten wijzen in de begrotingsplanning en implementatie en niet altijd haaks staan op het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit, met name indien ze van tevoren gepland en aan de Rekenkamer doorgegeven zijn;

11.

merkt op dat het Agentschap in 2015 34 aanwervingsprocedures is gestart, waarvan er 14 in 2016 zouden worden afgerond; merkt bovendien op dat het Agentschap 47 nieuwe personeelsleden heeft aangeworven in 2015;

12.

verneemt dat het Agentschap, omwille van de transparantie van zijn openbare aanbestedingsprocedures, in het Publicatieblad van de Europese Unie de contracten heeft gepubliceerd die het heeft gegund boven de vereiste drempelwaarde, terwijl de contracten die werden gegund onder de vereiste drempelwaarde werden gepubliceerd op de website van het Agentschap;

13.

verneemt dat het Agentschap de belangenverklaringen van de uitvoerend directeur en adjunct-uitvoerend directeur heeft gepubliceerd op zijn website; merkt bovendien op dat de resterende belangenverklaringen van de leden van de raad van bestuur die nog niet gepubliceerd zijn verband hielden met de recente wijzigingen in de samenstelling van de raad van bestuur; verneemt dat het Agentschap deze verklaringen op zijn website zal publiceren zodra ze zijn ontvangen;

14.

erkent de werkzaamheden van het Agentschap op het gebied van transparantie; wijst op de behoefte aan vooruitgang en de oprichting van de evaluatiecommissies;

15.

merkt op dat alle zaken die verband houden met belangenconflicten vallen onder de gedragscode van het Agentschap, dat betrekking heeft op alle personeelsleden; stelt met tevredenheid vast dat het Agentschap in 2016 zijn interne richtsnoeren heeft geactualiseerd zodat zijn personeelsleden begrijpen wat het begrip belangenconflict inhoudt; stelt met bezorgdheid vast dat het Agentschap niet heeft voorzien in controles op de feitelijke juistheid van de belangenverklaringen noch in een procedure voor de actualisering van deze verklaringen;

16.

merkt op dat Frontex volgens het verslag van de Rekenkamer het aanwezige risico van belangenconflicten bij het samenstellen van teams voor de onderhandelingen over subsidies voor gezamenlijke operaties niet op toereikende wijze heeft aangepakt; verzoekt het Agentschap een adequaat beleid en maatregelen in te voeren die de transparantie van de procedure en de afwezigheid van een belangenconflict bij de onderhandelaars zullen waarborgen;

17.

merkt op dat het Agentschap bezig is zijn interne regels met betrekking tot klokkenluiders definitief vast te stellen; verzoekt het Agentschap verslag uit te brengen aan de kwijtingsautoriteit over de vaststelling en de uitvoering van die regels;

18.

betreurt het dat de Rekenkamer in zijn Speciaal verslag nr. 12/2016 concludeert dat het Agentschap geen adequaat beleid inzake belangenconflicten heeft vastgesteld voor de personeelsleden in de onderhandelingsteams; vraagt het Agentschap een formeel beleid inzake belangenconflicten vast te stellen voor externe deskundigen, intern personeel en leden van de raad van bestuur die betrokken zijn bij de selectie en gunning van subsidies, rekening houdend met het gecumuleerde effect van verscheidene kleine belangenconflicten en de noodzaak om doeltreffende risicobeperkende maatregelen vast te stellen;

19.

verneemt van het Agentschap dat het de effectiviteit van zijn systeem voor interne controle eind 2015 heeft getoetst; merkt bovendien op dat volgens die toetsing de internecontrolenormen (ICN) worden toegepast en functioneren; merkt bovendien op dat, sinds de ruime verhoging van de begroting van het Agentschap, er extra druk is komen te staan op het internecontrolesysteem dat verder moet worden verbeterd; verneemt dat het Agentschap ruimte voor verbetering heeft vastgesteld in acht ICN en een strategie heeft ontwikkeld om de zwakke plekken aan te pakken; verheugt zich op het volgende jaarverslag van het Agentschap en nadere gegevens met betrekking tot de verbetering van het internecontrolesysteem;

20.

neemt ter kennis dat de dienst Interne Audit (IAS) in 2015 een auditonderzoek heeft verricht naar „Aanbestedingen en activabeheer”, wat resulteerde in vier aanbevelingen die werden aangemerkt als „belangrijk”; stelt vast dat het Agentschap een actieplan heeft opgesteld om gevolg te geven aan deze aanbevelingen;

21.

neemt kennis van de conclusies van de IAS dat er op 1 januari 2016 geen aanbevelingen waren die als „kritiek” waren aangemerkt; merkt echter op dat er niet binnen de in het actieplan gestelde termijnen gevolg was gegeven aan de twee aanbevelingen over het personeelsbeheer (aangemerkt als „zeer belangrijk”) en IT-projectbeheer (aangemerkt als „belangrijk”); verneemt dat de uitvoering was vertraagd door de uitblijvende goedkeuring van de nieuwe uitvoeringsmaatregelen betreffende de indienstneming van tijdelijk en contractpersoneel, alsmede het besluit van het Agentschap om de ICT-governance eerder uit te voeren dan zijn ICT-strategie omwille van een consistente en duurzame tenuitvoerlegging;

22.

herinnert eraan dat in voorgaande jaren het grote en voortdurend groeiende aantal subsidieovereenkomsten en de orde van grootte van de daarmee samenhangende uitgaven die door het Agentschap moesten worden geverifieerd, erop wezen dat een doeltreffender en kosteneffectiever alternatief financieringsmechanisme kon worden gebruikt om de operationele activiteiten van het Agentschap te financieren; verneemt dat in het nieuwe financieringsmechanisme van het Agentschap de term „subsidie” is geschrapt als contractinstrument voor de operationele activiteiten tussen het Agentschap en de instellingen van de lidstaten; hoopt dat deze wijziging het Agentschap in staat zal stellen het financiële beheer van zijn operationele activiteiten te stroomlijnen; verzoekt het Agentschap de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de vooruitgang op dit terrein;

23.

is verheugd dat het Agentschap in 2015 meer dan 250 000 mensen op zee heeft helpen redden; is verheugd dat de zoek- en reddingscapaciteit van het Agentschap na de tragische gebeurtenissen in het voorjaar van 2015 is vergroot;

24.

verzoekt om een uitgebreidere uitwisseling van informatie tussen Frontex, agentschappen van de Unie op het gebied van justitie en binnenlandse zaken en de lidstaten, waarbij de regels inzake gegevensbescherming en met name het beginsel van doelbinding volledig in acht worden genomen, om de doeltreffendheid van door Frontex gesubsidieerde gezamenlijke operaties te verbeteren; betreurt het dat de daadwerkelijke impact van gezamenlijke operaties moeilijk kan worden beoordeeld;

25.

merkt op dat bij de meeste operationele programma's van Frontex volgens het verslag van de Rekenkamer kwantitatieve doelstellingen en specifieke streefwaarden voor de gezamenlijke operaties ontbraken; stelt bezorgd vast dat dit, samen met de ontoereikende informatie van samenwerkende landen, de evaluaties achteraf van de doeltreffendheid van de gezamenlijke operaties op de lange termijn kan bemoeilijken; nodigt Frontex uit om zijn strategische programmaplanning te verbeteren, om relevante strategische doelstellingen te bepalen voor zijn subsidieactiviteiten en een doeltreffend resultaatgericht toezicht- en rapportagesysteem vast te stellen met relevante en meetbare essentiële prestatie-indicatoren;

26.

merkt op dat landen die deelnemen aan grensoperaties de gemaakte kosten declareren op basis van de kostendeclaratieformulieren die „vaste uitgaven” (afschrijving en onderhoud), „variabele uitgaven” (vooral brandstof) en „uitgaven voor dienstreizen” (vooral toelagen en andere personeelskosten) omvatten; merkt bovendien op dat de gedeclareerde kosten gebaseerd zijn op reële waarden en op nationale standaarden berusten, hetgeen leidt tot de hantering van uiteenlopende benaderingen door de deelnemende landen en tot een voor alle betrokken partijen bijzonder belastend systeem; moedigt het Agentschap aan om zo mogelijk vereenvoudigde kostenopties te gebruiken om dergelijke ondoelmatigheden te vermijden;

27.

herinnert eraan dat, in overeenstemming met artikel 57, lid 2, van Verordening (EU) 2016/1624, de zetelovereenkomst van het Agentschap moest worden gesloten na de goedkeuring van de raad van bestuur van het Agentschap en uiterlijk 7 april 2017; stelt met tevredenheid vast dat het Agentschap op 23 januari 2017 en de Poolse regering een ontwerpzetelovereenkomst hebben opgesteld; merkt bovendien op dat de overeenkomst in februari 2017 moest worden gepresenteerd aan de raad van bestuur van het Agentschap, die, mits de overeenkomst wordt goedgekeurd, de directeur van het Agentschap moet machtigen om de overeenkomst met de Poolse regering te ondertekenen en het nodig moet doen om de overeenkomst vervolgens te laten ratificeren door het Poolse parlement;

28.

stelt met bezorgdheid vast dat er sprake is van een aanzienlijk gebrek aan genderevenwicht, van 93 %/7 %, in de raad van bestuur van het Agentschap; merkt bovendien op dat de twee leden van het hogere kader van het Agentschap van hetzelfde geslacht zijn;

29.

herhaalt dat het Agentschap zijn grondrechtenfunctionaris voldoende middelen en personeel ter beschikking moet stellen voor het opzetten van een klachtenmechanisme en de verdere ontwikkeling en tenuitvoerlegging van de strategie voor toezicht op en het waarborgen van de bescherming van de grondrechten;

30.

is ingenomen met de ondersteuning die aan de nationale autoriteiten in hotspots is geboden met betrekking tot de identificatie en registratie van migranten, met terugkeer verband houdende activiteiten en de interne veiligheid van de Unie; is verheugd over de ondertekening van een overeenkomst met Europol over operationele samenwerking om grensoverschrijdende misdaad en migrantensmokkel te ontmoedigen; vraagt om verdere en effectievere samenwerking met Europol en andere agentschappen op het gebied van justitie en binnenlandse zaken;

31.

verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van 27 april 2017 (1) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.