ANNESS 1

REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUNSILL TAL-KUMMERĊ

Regola 1

Rwol tal-Kunsill tal-Kummerċ

Il-Kunsill tal-Kummerċ stabbilit skont l-Artikolu 33.1 tal-Ftehim Interim dwar il-Kummerċ bejn l-Unjoni Ewropea u ċ-Ċilì (minn hawn 'il quddiem “il-Ftehim”) huwa responsabbli għall-materji jew il-kwistjonijiet kollha msemmija f'dak l-Artikolu.

Regola 2

Kompożizzjoni u president

1.

Il-kompożizzjoni u l-president tal-Kunsill tal-Kummerċ huma stabbiliti fl-Artikolu 33.1(3).

2.

Qabel l-ewwel laqgħa tal-Kunsill tal-Kummerċ, kull Parti għandha tinnotifika lill-Parti l-oħra l-isem, il-kariga u d-dettalji ta' kuntatt tal-uffiċjal maħtur li jkun inkarigat mill-kopresidenza tal-Kunsill tal-Kummerċ għal dik il-Parti. L-uffiċjal maħtur jitqies li jkollu l-awtorizzazzjoni li jirrappreżenta lil dik il-Parti sa dakinhar li l-Parti tinnotifika lill-Parti l-oħra b'uffiċjal maħtur ġdid.

Regola 3

Koordinaturi

Qabel l-ewwel laqgħa tal-Kunsill tal-Kummerċ, kull Parti għandha tinnotifika lill-Parti l-oħra l-isem, il-kariga u d-dettalji ta' kuntatt tal-uffiċjal appuntat bħala koordinatur għal dik il-Parti, skont l-Artikolu 33.3(1) tal-Ftehim. L-uffiċjal jitqies li jibqa' jaġixxi bħala koordinatur għall-Parti sa dakinhar li dik il-Parti tinnotifika lill-Parti l-oħra b'uffiċjal ġdid.

Regola 4

Tlaqqigħ tal-laqgħat

Il-laqgħat tal-Kunsill tal-Kummerċ skont l-Artikolu 33.1(2) tal-Ftehim għandhom jitlaqqgħu mill-kopresident tal-Parti li tkun qiegħda tospita l-laqgħa.

Regola 5

Delegazzjonijiet

Minn tal-inqas ġimagħtejn qabel ma ssir laqgħa, il-koordinaturi għandhom jinfurmaw lil xulxin bil-kompożizzjoni prevista tad-delegazzjoni tal-Unjoni Ewropea u ċ-Ċilì, rispettivament, u jispeċifikaw l-isem u l-kariga ta' kull membru tad-delegazzjoni.

Regola 6

Aġenda tal-laqgħat

1.

Minn tal-inqas 21 jum qabel ma ssir laqgħa, jew 14-il jum qabel f'każ ta' laqgħat urġenti, il-koordinatur tal-Parti li tospita l-laqgħa għandu jibgħat proposta għal aġenda proviżorja lill-Parti l-oħra, bi skadenza sa meta jridu jiġu pprovduti l-kummenti. Minn tal-inqas 14-il jum qabel ma ssir laqgħa, jew 10 ijiem qabel f'każ ta' laqgħat urġenti, il-koordinaturi għandhom ifasslu aġenda proviżorja, filwaqt li jqisu l-kummenti.

2.

Il-Kunsill tal-Kummerċ għandu jadotta l-aġenda fil-bidu tal-laqgħa. Il-punti li ma jkunux jidhru fuq l-aġenda proviżorja jistgħu jitqiegħdu fuq l-aġenda bi ftehim reċiproku bejn il-kopresidenti.

Regola 7

Stedina ta' esperti

Il-kopresidenti tal-Kunsill tal-Kummerċ jistgħu, bi ftehim reċiproku, jistiednu esperti, b'mod partikolari persuni li ma jkunux uffiċjali tal-gvern, jattendu laqgħat tal-Kunsill tal-Kummerċ sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti speċifiċi u biss għall-partijiet tal-laqgħa li fihom jiġu diskussi tali suġġetti speċifiċi.

Regola 8

Minuti

1.

Il-koordinatur tal-Parti li tospita l-laqgħa għandu jħejji abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa fi żmien 15-il jum wara li tintemm il-laqgħa, sakemm ma jkunx ġie deċiż mod ieħor mill-kopresidenti. L-abbozz tal-minuti għandu jiġi trażmess għall-kummenti lill-koordinatur tal-Parti l-oħra.

2.

Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jiġbru fil-qosor kull punt fuq l-aġenda, u jispeċifikaw meta applikabbli: (a) id-dokumenti kollha ppreżentati lill-Kunsill tal-Kummerċ; (b) kwalunkwe dikjarazzjoni li wieħed mill-kopresidenti tal-Kunsill tal-Kummerċ ikun talab li tiddaħħal fil-minuti; u (c) d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati, id-dikjarazzjonijiet li jkun sar qbil dwarhom u l-konklużjonijiet adottati dwar punti speċifiċi.

3.

Il-minuti għandhom jinkludu f'anness: (a) lista tad-deċiżjonijiet kollha tal-Kunsill tal-Kummerċ adottati permezz ta' proċedura bil-miktub skont ir-Regola 9(2) mill-aħħar laqgħa tal-Kunsill, meta applikabbli; (b) lista tal-ismijiet u l-karigi tal-individwi kollha li attendew il-laqgħa tal-Kunsill tal-Kummerċ; u (c) lista tad-deċiżjonijiet kollha tal-Kunsill tal-Kummerċ adottati f'dik il-laqgħa.

4.

Il-koordinaturi għandhom jaġġustaw l-abbozz tal-minuti abbażi tal-kummenti riċevuti. L-abbozz tal-minuti, kif rivedut, għandu jiġi approvat permezz ta' ftehim bejn il-kopresidenti fi żmien 30 jum wara d-data tal-laqgħa, jew sa kwalunkwe data oħra maqbula bejn il-kopresidenti. Malli jiġi approvat, il-koordinatur tal-Parti li tospita l-laqgħa għandu joħroġ żewġ kopji oriġinali tal-minuti u jittrażmetti waħda lil kull Parti.

Regola 9

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.

Il-Kunsill tal-Kummerċ jista' jadotta deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet fir-rigward tal-materji kollha fejn dan ikun previst mill-Ftehim.

2.

Fil-perjodu ta' bejn il-laqgħat, il-Kunsill tal-Kummerċ jista' jadotta deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet permezz tal-proċedura bil-miktub. F'tali każijiet, il-kopresident tal-Kunsill tal-Kummerċ għandu jibgħat it-test propost ta' abbozz ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni lill-kopresident l-ieħor bil-lingwa operattiva tal-Kunsill tal-Kummerċ, b'perjodu ta' żmien għar-rispons ta' mill-inqas xahar. Jekk il-kopresident l-ieħor ma jaqbilx jew ma jirrispondix, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni proposta għandha tiġi diskussa u tista' tiġi adottata fil-laqgħa tal-Kunsill tal-Kummerċ li jkun imiss. L-abbozz ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandu jitqies li ġie adottat dakinhar li l-kopresident tal-Parti l-oħra jaqbel u għandu jiġi rreġistrat fil-minuti tal-laqgħa tal-Kunsill skont ir-Regola 8(4).

3.

Meta l-Kunsill tal-Kummerċ jingħata s-setgħa skont il-Ftehim li jadotta deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet, tali atti għandhom ikunu intitolati rispettivament “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni”. Il-koordinaturi għandhom jipprovdu numru tas-serje progressiv u d-data tal-adozzjoni għal kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni. Kull deċiżjoni u rakkomandazzjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha.

4.

Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati mill-Kunsill tal-Kummerċ għandhom jiġu stabbiliti f'kopja duplikata, jiġu awtentikati mill-kopresidenti u trażmessi waħda lil kull Parti.

Regola 10

Trasparenza

1.

Il-Kunsill tal-Kummerċ jista' jiltaqa' fil-pubbliku, jekk il-kopresidenti jaqblu.

2.

Kull Parti tista' tiddeċiedi li tippubblika d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill tal-Kummerċ fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha jew online.

3.

Għall-preżentazzjoni tad-dokumenti lill-Kunsill tal-Kummerċ, japplika l-Artikolu 32.4(2).

4.

Il-koordinaturi għandhom iqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku: (a) l-aġenda proviżorja ta' laqgħa tal-Kunsill tal-Kummerċ qabel ma ssir il-laqgħa; u (b) l-minuti ta' laqgħa tal-Kunsill tal-Kummerċ wara l-approvazzjoni tagħhom f'konformità mar-Regola 8.

5.

Il-pubblikazzjoni ta' kwalunkwe dokument skont il-paragrafi 2 sa 4 għandha tkun mingħajr preġudizzju għar-regoli applikabbli ta' kull Parti dwar il-protezzjoni tad-data jew it-trasparenza.

Regola 11

Lingwi

1.

Il-lingwa operattiva tal-Kunsill tal-Kummerċ għandha tkun l-Ingliż.

2.

Il-Kunsill tal-Kummerċ għandu jadotta d-deċiżjonijiet dwar l-emenda jew l-interpretazzjoni tal-Ftehim skont is-subparagrafi (a) u (b) tal-Artikolu 33.1(6) tal-Ftehim, bil-lingwi tat-testi awtentiċi tal-Ftehim. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet l-oħra kollha tal-Kunsill tal-Kummerċ għandhom jiġu adottati bil-lingwa operattiva.

3.

Kull Parti għandha tkun responsabbli għat-traduzzjoni tad-deċiżjonijiet u dokumenti oħra bil-lingwa/i uffiċjali tagħha stess, meta rilevanti, u għandha tkopri l-infiq assoċjat ma' tali traduzzjonijiet.

Regola 12

Spejjeż

1.

Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li ġġarrab kaġun il-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill tal-Kummerċ, b'mod partikolari spejjeż tal-persunal, l-ivvjaġġar u ta' sussistenza kif ukoll spejjeż postali, għat-telekomunikazzjoni jew għall-vidjokonferenzi.

2.

Il-Parti li tkun qiegħda tospita l-laqgħa għandha ġġarrab kwalunkwe spiża b'rabta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat, mar-riproduzzjoni tad-dokumenti u mal-forniment ta' servizzi ta' interpretazzjoni lejn u mil-lingwa operattiva tal-Kunsill tal-Kummerċ.

ANNESS 2

REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUMITAT GĦALL-KUMMERĊ

Regola 1

Rwol tal-Kunsill tal-Kummerċ

Il-Kumitat għall-Kummerċ stabbilit skont l-Artikolu 33.2 tal-Ftehim Interim dwar il-Kummerċ bejn l-Unjoni Ewropea u ċ-Ċilì (minn hawn 'il quddiem “il-Ftehim”) huwa responsabbli għall-materji jew il-kwistjonijiet kollha msemmija f'dak l-Artikolu.

Regola 2

Kompożizzjoni u president

1.

Il-kompożizzjoni u l-president tal-Kumitat għall-Kummerċ huma stabbiliti fl-Artikolu 33.2(4).

2.

Qabel l-ewwel laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ, kull Parti għandha tinnotifika lill-Parti l-oħra l-isem, il-kariga u d-dettalji ta' kuntatt tal-uffiċjal maħtur li jkun inkarigat mill-kopresidenza tal-Kumitat għall-Kummerċ għal dik il-Parti. L-uffiċjal maħtur jitqies li jkollu l-awtorizzazzjoni li jirrappreżenta lil dik il-Parti sa dakinhar li l-Parti tinnotifika lill-Parti l-oħra b'uffiċjal maħtur ġdid.

Regola 3

Koordinaturi

Qabel l-ewwel laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ, kull Parti għandha tinnotifika lill-Parti l-oħra l-isem, il-kariga u d-dettalji ta' kuntatt tal-uffiċjal appuntat bħala koordinatur għal dik il-Parti, skont l-Artikolu 33.3(1) tal-Ftehim. L-uffiċjal jitqies li jibqa' jaġixxi bħala koordinatur għall-Parti sa dakinhar li l-Parti tinnotifika lill-Parti l-oħra b'uffiċjal ġdid.

Regola 4

Tlaqqigħ tal-laqgħat

Il-laqgħat tal-Kumitat għall-Kummerċ skont l-Artikolu 33.2(3) tal-Ftehim għandhom jitlaqqgħu mill-kopresident tal-Parti li tkun qiegħda tospita l-laqgħa.

Regola 5

Delegazzjonijiet

Minn tal-inqas ġimagħtejn qabel ma ssir laqgħa, il-koordinaturi għandhom jinfurmaw lil xulxin bil-kompożizzjoni prevista tad-delegazzjoni tal-Unjoni Ewropea u ċ-Ċilì, rispettivament, u jispeċifikaw l-isem u l-kariga ta' kull membru tad-delegazzjoni.

Regola 6

Aġenda tal-laqgħat

1.

Minn tal-inqas 21 jum qabel ma ssir laqgħa, jew 14-il jum qabel f'każ ta' laqgħat urġenti, il-koordinatur tal-Parti li tospita l-laqgħa għandu jibgħat proposta għal aġenda proviżorja lill-Parti l-oħra, bi skadenza sa meta jridu jiġu pprovduti l-kummenti. Minn tal-inqas 14-il jum qabel ma ssir laqgħa, jew 10 ijiem qabel f'każ ta' laqgħat urġenti, il-koordinaturi għandhom ifasslu aġenda proviżorja, filwaqt li jqisu l-kummenti.

2.

Il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jadotta l-aġenda fil-bidu tal-laqgħa. Il-punti li ma jkunux jidhru fuq l-aġenda proviżorja jistgħu jitqiegħdu fuq l-aġenda bi ftehim reċiproku bejn il-kopresidenti.

Regola 7

Stedina ta' esperti

Il-kopresidenti tal-Kumitat għall-Kummerċ jistgħu, bi ftehim reċiproku, jistiednu esperti, b'mod partikolari persuni li ma jkunux uffiċjali tal-gvern, jattendu laqgħat tal-Kumitat għall-Kummerċ sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti speċifiċi u biss għall-partijiet tal-laqgħa li fihom jiġu diskussi tali suġġetti speċifiċi.

Regola 8

Minuti

1.

Il-koordinatur tal-Parti li tospita l-laqgħa għandu jħejji abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa fi żmien 15-il jum wara li tintemm il-laqgħa, sakemm ma jkunx ġie deċiż mod ieħor mill-kopresidenti. L-abbozz tal-minuti għandu jiġi trażmess għall-kummenti lill-koordinatur tal-Parti l-oħra.

2.

Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jiġbru fil-qosor kull punt fuq l-aġenda, u jispeċifikaw meta applikabbli: (a) id-dokumenti kollha ppreżentati lill-Kumitat għall-Kummerċ; (b) kwalunkwe dikjarazzjoni li wieħed mill-kopresidenti tal-Kumitat għall-Kummerċ ikun talab li tiddaħħal fil-minuti; u (c) d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati, id-dikjarazzjonijiet li jkun sar qbil dwarhom u l-konklużjonijiet adottati dwar punti speċifiċi.

3.

Il-minuti għandhom jinkludu f'anness: (a) lista tad-deċiżjonijiet kollha tal-Kumitat għall-Kummerċ adottati permezz ta' proċedura bil-miktub skont ir-Regola 9(2) mill-aħħar laqgħa tal-Kumitat, meta applikabbli; (b) lista tal-ismijiet u l-karigi tal-individwi kollha li attendew il-laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ; u (c) lista tad-deċiżjonijiet kollha tal-Kumitat għall-Kummerċ adottati f'dik il-laqgħa.

4.

Il-koordinaturi għandhom jaġġustaw l-abbozz tal-minuti abbażi tal-kummenti riċevuti. L-abbozz tal-minuti, kif rivedut, għandu jiġi approvat permezz ta' ftehim bejn il-kopresidenti fi żmien 30 jum wara d-data tal-laqgħa, jew sa kwalunkwe data oħra maqbula bejn il-kopresidenti. Malli jiġi approvat, il-koordinatur tal-Parti li tospita l-laqgħa għandu joħroġ żewġ kopji oriġinali tal-minuti u jittrażmetti waħda lil kull Parti.

5.

Meta r-regoli preżenti japplikaw għal-laqgħat tas-Sottokumitati, mutatis mutandis, il-minuti tal-laqgħat tas-Sottokumitati għandhom jitqiegħdu għad-disponibbiltà għal kwalunkwe laqgħa sussegwenti tal-Kumitat għall-Kummerċ.

Regola 9

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.

Il-Kumitat għall-Kummerċ jista' jadotta deċiżjonijiet fil-każijiet previsti fil-Ftehim, kif ukoll rakkomandazzjonijiet, inkluż meta tali setgħat ikunu ġew delegati lilu mill-Kunsill tal-Kummerċ.

2.

Fil-perjodu ta' bejn il-laqgħat, il-Kumitat għall-Kummerċ jista' jadotta deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet permezz tal-proċedura bil-miktub. F'tali każijiet, il-kopresident tal-Kumitat għall-Kummerċ għandu jibgħat it-test propost ta' abbozz ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni lill-kopresident l-ieħor bil-lingwa operattiva tal-Kumitat għall-Kummerċ, b'perjodu ta' żmien għar-rispons ta' mill-inqas xahar. Jekk il-kopresident l-ieħor ma jaqbilx jew ma jirrispondix, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni proposta għandha tiġi diskussa u tista' tiġi adottata fil-laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ li jkun imiss. L-abbozz ta' deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandu jitqies li ġie adottat dakinhar li l-kopresident tal-Parti l-oħra jaqbel u għandu jiġi rreġistrat fil-minuti tal-laqgħa tal-Kumitat skont ir-Regola 8(4).

3.

Meta l-Kumitat għall-Kummerċ jingħata s-setgħa skont il-Ftehim li jadotta deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet, tali atti għandhom ikunu intitolati rispettivament “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni”. Il-koordinaturi għandhom jipprovdu numru tas-serje progressiv u d-data tal-adozzjoni għal kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni. Kull deċiżjoni u rakkomandazzjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha.

4.

Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati mill-Kumitat għall-Kummerċ għandhom jiġu stabbiliti f'kopja duplikata, jiġu awtentikati mill-kopresidenti u trażmessi waħda lil kull Parti.

Regola 10

Trasparenza

1.

Il-Kumitat għall-Kummerċ jista' jiltaqa' fil-pubbliku, jekk il-kopresidenti jaqblu.

2.

Kull Parti tista' tiddeċiedi li tippubblika d-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat għall-Kummerċ fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha jew online.

3.

Għall-preżentazzjoni tad-dokumenti lill-Kumitat għall-Kummerċ, japplika l-Artikolu 32.4(2).

4.

Il-koordinaturi għandhom iqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku: (a) l-aġenda proviżorja ta' laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ qabel ma ssir il-laqgħa; u (b) l-minuti ta' laqgħa tal-Kumitat għall-Kummerċ wara l-approvazzjoni tagħhom f'konformità mar-Regola 8.

5.

Il-pubblikazzjoni ta' kwalunkwe dokument skont il-paragrafi 2 sa 4 għandha tkun mingħajr preġudizzju għar-regoli applikabbli ta' kull Parti dwar il-protezzjoni tad-data jew it-trasparenza.

Regola 11

Lingwi

1.

Il-lingwa operattiva tal-Kumitat għall-Kummerċ għandha tkun l-Ingliż.

2.

Il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jadotta d-deċiżjonijiet dwar l-emenda jew l-interpretazzjoni tal-Ftehim skont is-subparagrafu (b) tal-Artikolu 33.2(7) tal-Ftehim, bil-lingwi tat-testi awtentiċi tal-Ftehim. Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet l-oħra kollha tal-Kumitat għall-Kummerċ għandhom jiġu adottati bil-lingwa operattiva.

3.

Kull Parti għandha tkun responsabbli għat-traduzzjoni tad-deċiżjonijiet u dokumenti oħra bil-lingwa/i uffiċjali tagħha stess, meta rilevanti, u għandha tkopri l-infiq assoċjat ma' tali traduzzjonijiet.

Regola 12

Spejjeż

1.

Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li ġġarrab kaġun il-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kumitat għall-Kummerċ, b'mod partikolari spejjeż tal-persunal, l-ivvjaġġar u ta' sussistenza kif ukoll spejjeż postali, għat-telekomunikazzjoni jew għall-vidjokonferenzi.

2.

Il-Parti li tkun qiegħda tospita l-laqgħa għandha ġġarrab kwalunkwe spiża b'rabta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat, mar-riproduzzjoni tad-dokumenti u mal-forniment ta' servizzi ta' interpretazzjoni lejn u mil-lingwa operattiva tal-Kumitat għall-Kummerċ.

Regola 13

Kumitati Speċjalizzati u korpi oħra

1.

Skont is-subparagrafu (d) tal-Artikolu 33.2(6) tal-Ftehim, il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jissorvelja, jiggwida u jikkoordina l-ħidma tal-Kumitati Speċjalizzati kollha u korpi oħra stabbiliti jew li jistgħu jiġu stabbiliti skont il-Ftehim.

2.

Il-Kumitat għall-Kummerċ għandu jiġi infurmat bil-miktub bi kwalunkwe punt ta' kuntatt maħtur mill-Kumitati Speċjalizzati jew minn korpi oħrajn stabbiliti skont il-Ftehim. Kull korrispondenza, dokument u komunikazzjoni rilevanti bejn il-punti ta' kuntatt ta' kull Kumitat Speċjalizzat rigward l-implimentazzjoni tal-Ftehim għandha tiġi trażmessa simultanjament lill-koordinaturi.