ANNESS

KONTROLL KONĠUNT TAS-SISTEMA TA’ TWISSIJA RAPIDA “SAFETY GATE”

1.   SUĠĠETT U DESKRIZZJONI TAL-IPPROĊESSAR

Is-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” hija sistema ta’ notifika mħaddma mill-Kummissjoni maħsuba għall-iskambju rapidu ta’ informazzjoni bejn l-awtoritajiet nazzjonali tal-Istati Membri, it-tliet stati taż-Żona Ekonomika Ewropea/tal-Assoċjazzjoni Ewropea tal-Kummerċ Ħieles (ŻEE/EFTA) (l-Iżlanda, il-Liechtenstein u n-Norveġja) u l-Kummissjoni dwar miżuri meħuda kontra prodotti perikolużi li jinsabu fis-suq tal-Unjoni u/jew taż-ŻEE/tal-EFTA.

L-għan tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” huwa li tippermetti l-iskambju rapidu ta’ informazzjoni dwar il-miżuri korrettivi meħuda fl-Unjoni fir-rigward ta’ prodotti li jippreżentaw riskju.

L-iskambju ta’ informazzjoni jikkonċerna miżuri korrettivi meħuda fir-rigward ta’ prodotti perikolużi għall-konsumatur u professjonali li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tar-Regolamenti (UE) 2023/988 jew (UE) 2019/1020.

Is-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” tkopri kemm il-miżuri ordnati mill-awtoritajiet nazzjonali kif ukoll il-miżuri meħuda b’mod volontarju mill-operaturi ekonomiċi.

2.   KAMP TA’ APPLIKAZZJONI TAL-KONTROLL KONĠUNT

Il-Kummissjoni u l-awtoritajiet nazzjonali għandhom jaġixxu bħala kontrolluri konġunti (“Kontrolluri Konġunti”) għall-ipproċessar tad-data fis-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”. “Awtoritajiet nazzjonali” tirreferi għall-awtoritajiet kollha li jaġixxu fuq is-sikurezza tal-prodotti fl-Istati Membri u/jew fil-pajjiżi tal-EFTA/ŻEE u li jipparteċipaw fin-network tal-UE tal-punti ta’ kuntatt ta’ Safety Gate, inklużi l-awtoritajiet tas-sorveljanza tas-suq responsabbli għall-monitoraġġ tal-konformità tal-prodotti mar-rekwiżiti tas-sikurezza u l-awtoritajiet inkarigati mill-kontrolli fil-fruntieri esterni.

Għall-finijiet tal-Artikolu 26 tar-Regolament (UE) 2016/679 u tal-Artikolu 28 tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-attivitajiet ta’ pproċessar li ġejjin għandhom jaqgħu fir-responsabbiltà tal-Kummissjoni bħala kontrollur konġunt tad-data personali:

(1)

L-ipproċessar mill-Kummissjoni ta’ informazzjoni dwar miżuri meħuda kontra prodotti li joħolqu riskji serji, importati jew esportati mill-Unjoni u miż-Żona Ekonomika Ewropea, sabiex tittrażmettiha lill-punti ta’ kuntatt ta’ tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” (“punti ta’ kuntatt ta’ Safety Gate”).

(2)

L-ipproċessar mill-Kummissjoni ta’ informazzjoni li tirċievi minn pajjiżi terzi, organizzazzjonijiet internazzjonali, negozji jew sistemi oħra ta’ twissija rapida dwar prodotti ta’ oriġini tal-UE u mhux tal-UE li joħolqu riskju għas-saħħa u s-sikurezza tal-konsumaturi, sabiex tittrażmetti tali informazzjoni lill-awtoritajiet nazzjonali.

Meta twettaq dawn l-attivitajiet, il-Kummissjoni għandha tiżgura l-konformità mal-obbligi u l-kundizzjonijiet applikabbli tar-Regolament (UE) 2018/1725.

L-attivitajiet ta’ pproċessar li ġejjin għandhom jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-awtoritajiet nazzjonali, bħala Kontrolluri Konġunti tad-data personali:

(1)

L-ipproċessar mill-awtoritajiet nazzjonali ta’ informazzjoni skont l-Artikolu 26 tar-Regolament (UE) 2023/988 dwar is-sikurezza ġenerali tal-prodotti u l-Artikolu 20 tar-Regolament (UE) 2019/1020 sabiex tali informazzjoni tiġi nnotifikata lill-Kummissjoni u lill-Istati Membri l-oħra u lill-pajjiżi tal-EFTA/ŻEE;

(2)	L-ipproċessar mill-awtoritajiet nazzjonali ta’ informazzjoni wara l-attivitajiet ta’ segwitu tagħhom fir-rigward tan-notifiki tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” sabiex jinnotifikaw tali informazzjoni lill-Kummissjoni u lill-Istati Membri l-oħra u lill-pajjiżi tal-EFTA/ŻEE.

Meta jwettqu dawn l-attivitajiet, l-awtoritajiet nazzjonali għandhom jiżguraw il-konformità mal-obbligi u l-kundizzjonijiet applikabbli tar-Regolament (UE) 2016/679.

3.   RESPONSABBILTAJIET, RWOLI U RELAZZJONI TAL-KONTROLLURI KONĠUNTI MAS-SUĠĠETTI TAD-DATA

3.1.   Kategoriji ta’ suġġetti tad-data u data personali

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jipproċessaw b’mod konġunt il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

(a)

Dettalji ta’ kuntatt tal-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”.   Id-data li ġejja tista’ tiġi pproċessata: — l-isem tal-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — il-kunjom tal-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — l-indirizz tal-posta elettronika tal-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — il-pajjiż tal-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — il-lingwa ppreferuta tal-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”.

(b)

Id-dettalji ta’ kuntatt tal-awturi u tal-validaturi tan-notifiki u r-reazzjonijiet ippreżentati permezz tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”.   Dawn l-awturi u l-validaturi jinkludu: — Punti ta’ kuntatt ta’ Safety Gate u spetturi mill-awtoritajiet tas-sorveljanza tas-suq tal-Istati Membri u tal-pajjiżi tal-EFTA/ŻEE jew mill-awtoritajiet nazzjonali inkarigati mill-kontrolli fil-fruntieri esterni, li huma involuti fil-proċedura ta’ notifika — il-persunal tal-Kummissjoni bħal uffiċjali, aġenti temporanji, aġenti kuntrattwali, trainees u fornituri esterni tas-servizzi.   Id-data li ġejja tista’ tiġi pproċessata: — l-isem tal-awturi u tal-validaturi tan-notifiki u r-reazzjonijiet ippreżentati permezz tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — il-kunjom tal-awturi u tal-validaturi tan-notifiki u r-reazzjonijiet ippreżentati permezz tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — l-isem tal-awtorità li toħroġ jew tivvalida n-notifiki u r-reazzjonijiet ippreżentati permezz tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — l-indirizz tal-awtorità li toħroġ jew tivvalida n-notifiki u r-reazzjonijiet ippreżentati permezz tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — l-indirizz tal-posta elettronika tal-awturi u l-validaturi tan-notifiki u r-reazzjonijiet ippreżentati permezz tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”; — in-numru tat-telefown tal-awturi u tal-validaturi tan-notifiki u r-reazzjonijiet ippreżentati permezz tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”.

(c)

Barra minn hekk, żewġ tipi ta’ data personali jistgħu jiġu inklużi fis-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” b’mod aċċessorju: (i) Meta jkun meħtieġ biex jiġu ttraċċati prodotti perikolużi, kif definit fl-Artikolu 3(3) tar-Regolament (UE) 2023/988, id-dettalji ta’ kuntatt tal-operaturi ekonomiċi jista’ jkun fihom data personali li se tiġi inkluża fis-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”. Tali data tiddaħħal fis-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” mill-awtoritajiet nazzjonali biss, abbażi tal-informazzjoni miġbura matul l-investigazzjoni tagħhom. Id-data li ġejja tista’ tiġi pproċessata: — l-isem tal-operaturi ekonomiċi; — l-indirizz tal-operaturi ekonomiċi; — il-belt tal-operaturi ekonomiċi; — il-pajjiż tal-operaturi ekonomiċi; — l-informazzjoni ta’ kuntatt tal-operaturi ekonomiċi (1); — l-indirizz ta’ kuntatt tal-operaturi ekonomiċi. (ii) Meta jkunu ġew inklużi b’mod aċċessorju f’dokumenti oħra bħal rapporti tat-testijiet, l-ismijiet tal-persuni li jkunu wettqu t-testijiet fuq prodotti perikolużi u/jew awtentikaw ir-rapporti tat-testijiet.

3.2.   Forniment ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data

Il-Kummissjoni għandha tipprovdi l-informazzjoni msemmija fl-Artikoli 15 u 16 u kwalunkwe komunikazzjoni skont l-Artikoli 17 sa 24 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725 f’forma konċiża, trasparenti, intelliġibbli u faċilment aċċessibbli, bl-użu ta’ lingwaġġ ċar u sempliċi. Il-Kummissjoni għandha tieħu wkoll miżuri xierqa biex tassisti lill-awtoritajiet nazzjonali jipprovdu kull informazzjoni msemmija fl-Artikoli 13 u 14 u kull komunikazzjoni skont l-Artikoli 19 sa 26 u 37 tar-Regolament (UE) 2016/679 f’forma konċiża, trasparenti, intelliġibbli u faċilment aċċessibbli, bl-użu ta’ lingwaġġ ċar u sempliċi dwar id-data li ġejja:

—	data relatata mal-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”;

—	data relatata mal-awturi u l-validaturi tan-notifiki u r-reazzjonijiet.

L-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” għandhom jiġu infurmati dwar id-drittijiet tagħhom permezz tal-Istqarrija ta’ Privatezza disponibbli fis-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”.

L-awtoritajiet nazzjonali għandhom jieħdu l-miżuri xierqa biex jipprovdu kull informazzjoni msemmija fl-Artikoli 13 u 14 u kull komunikazzjoni skont l-Artikoli 19 sa 26 u 37 tar-Regolament (UE) 2016/679 f’forma konċiża, trasparenti, intelliġibbli u faċilment aċċessibbli, bl-użu ta’ lingwaġġ ċar u sempliċi dwar id-data li ġejja:

—	informazzjoni dwar persuni ġuridiċi li jidentifikaw persuna fiżika;

—	l-ismijiet u data oħra ta’ persuni li jkunu wettqu t-testijiet fuq prodotti perikolużi u/jew awtentikaw ir-rapporti tat-testijiet.

L-informazzjoni għandha tingħata bil-miktub, inkluż elettronikament.

L-awtoritajiet nazzjonali għandhom jużaw il-mudell għal stqarrija ta’ privatezza pprovduta mill-Kummissjoni meta jikkonformaw mal-obbligi tagħhom dwar is-suġġetti tad-data.

3.3.   It-trattament tat-talbiet tas-suġġetti tad-data

Is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 u r-Regolament (UE) 2016/679, rispettivament, fir-rigward tal-Kummissjoni jew fir-rigward tal-awtoritajiet nazzjonali li qed jaġixxu bħala Kontrolluri Konġunti.

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jittrattaw it-talbiet tas-suġġetti tad-data skont il-proċedura stabbilita mill-Kontrolluri Konġunti għal dan l-għan. Il-proċedura dettaljata għall-eżerċizzju tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data hija spjegata fl-istqarrija ta’ privatezza.

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jikkooperaw u, meta jintalbu jagħmlu hekk, jassistu lil xulxin b’mod rapidu u effiċjenti fit-trattament ta’ kwalunkwe talba tas-suġġett tad-data.

Jekk Kontrollur Konġunt wieħed jirċievi talba mingħand suġġett tad-data, li ma taqax fir-responsabbiltà tiegħu, dak il-Kontrollur Konġunt għandu jibgħat it-talba minnufih, u mhux aktar tard minn sebat ijiem kalendarji minn meta jirċeviha, lill-Kontrollur Konġunt attwalment responsabbli għal dik it-talba. Il-Kontrollur Konġunt responsabbli għandu jibgħat konferma tar-riċevuta lis-suġġett tad-data fi żmien tlett ijiem kalendarji oħra, filwaqt li fl-istess ħin jinforma b’dan lill-Kontrollur Konġunt, li jkun irċieva t-talba fl-ewwel lok.

Bi tweġiba għal talba ta’ suġġett tad-data għall-aċċess għal data personali, l-ebda Kontrollur Konġunt ma għandu jiżvela jew inkella jagħmel disponibbli xi data personali pproċessata b’mod konġunt mingħajr ma l-ewwel jikkonsulta lill-Kontrollur Konġunt rilevanti l-ieħor.

4.   RESPONSABBILTAJIET U RWOLI OĦRA TAL-KONTROLLURI KONĠUNTI

4.1.   Sigurtà tal-ipproċessar

Kull Kontrollur Konġunt għandu jimplimenta miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa biex:

(a)	jiżgura u jipproteġi s-sigurtà, l-integrità u l-kunfidenzjalità tad-data personali pproċessata b’mod konġunt, f’konformità mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 (2) u l-att legali rilevanti tal-Istat Membru tal-UE/pajjiż tal-EFTA/ŻEE, rispettivament;

(b)	jipproteġi kontra kull aċċess, ipproċessar, telf, użu, żvelar jew akkwist mhux awtorizzati jew illegali ta’ xi data personali fil-pussess tiegħu;

(c)	ma jiżvelax id-data personali u ma jippermettix l-aċċess għaliha, lil xi ħadd għajr ir-riċevituri jew il-proċessuri li jkun sar qbil fuqhom minn qabel.

Kull Kontrollur Konġunt għandu jimplimenta miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa biex jiżgura s-sigurtà tal-ipproċessar skont l-Artikolu 33 tar-Regolament (UE) 2018/1725 u l-Artikolu 32 tar-Regolament (UE) 2016/679, rispettivament.

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jipprovdu assistenza rapida u effiċjenti lil xulxin f’każ ta’ inċidenti ta’ sigurtà, inkluż ksur ta’ data personali.

4.2.   Immaniġġjar ta’ inċidenti ta’ sigurtà, inkluż il-ksur ta’ data personali

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jittrattaw l-inċidenti ta’ sigurtà, inkluż il-ksur ta’ data personali, f’konformità mal-proċeduri interni tagħhom u mal-leġiżlazzjoni applikabbli.

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom b’mod partikolari jassistu lil xulxin b’mod rapidu u effiċjenti kif meħtieġ biex jiffaċilitaw l-identifikazzjoni u t-trattament ta’ kwalunkwe inċident ta’ sigurtà, inkluż ksur ta’ data personali, marbut mal-operazzjoni ta’ pproċessar konġunt.

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jinnotifikaw lil xulxin b’dan li ġej:

(a)	kwalunkwe riskju potenzjali jew attwali għad-disponibbiltà, il-kunfidenzjalità u/jew l-integrità tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata b’mod konġunt;

(b)	kull inċident ta’ sigurtà li jkun marbut mal-operazzjoni ta’ pproċessar konġunt;

(c)

kull ksur ta’ data personali (jiġifieri kwalunkwe ksur tas-sigurtà li jwassal għall-qerda, telf, alterazzjoni, żvelar mhux awtorizzat ta’ data personali, jew aċċess aċċidentali jew illegali għal tali data, li tkun qed tiġi pproċessata b’mod konġunt), il-konsegwenzi probabbli tal-ksur ta’ data personali, il-valutazzjoni tar-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tal-persuni fiżiċi, u kwalunkwe miżura meħuda biex jiġi indirizzat il-ksur ta’ data personali u jiġi mmitigat ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tal-persuni fiżiċi;

(d)	kull ksur tas-salvagwardji tekniċi u/jew organizzattivi tal-operazzjoni ta’ pproċessar konġunt.

Kull Kontrollur Konġunt għandu jkun responsabbli għall-inċidenti kollha tas-sigurtà, inkluż il-ksur ta’ data personali, li jseħħu bħala riżultat tal-ksur tal-obbligi ta’ dak il-Kontrollur Konġunt skont dan ir-Regolament ta’ Implimentazzjoni, ir-Regolament (UE) 2018/1725 u r-Regolament (UE) 2016/679, rispettivament.

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jiddokumentaw l-inċidenti ta’ sigurtà (inkluż il-ksur ta’ data personali) u jinnotifikaw lil xulxin mingħajr dewmien żejjed u mhux aktar tard minn 48 siegħa wara li jsiru konxji ta’ inċident ta’ sigurtà (inkluż il-ksur ta’ data personali).

Il-Kontrollur Konġunt responsabbli għal ksur ta’ data personali għandu jiddokumenta dak il-ksur ta’ data personali u jinnotifikah lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew lill-awtorità superviżorja nazzjonali kompetenti. Dan għandu jagħmlu mingħajr dewmien żejjed u, fejn fattibbli, mhux aktar tard minn 72 siegħa wara li jkun sar konxju tal-ksur ta’ data personali, sakemm il-ksur ta’ data personali x’aktarx li ma jirriżultax f’riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tal-persuni fiżiċi. Il-Kontrollur Konġunt responsabbli għandu jinforma lill-Kontrollur Konġunti l-ieħor b’tali notifika.

Il-Kontrollur Konġunt responsabbli għall-ksur ta’ data personali, għandu jikkomunika dan il-ksur ta’ data personali lis-suġġetti tad-data kkonċernati jekk il-ksur ta’ data personali x’aktarx jirriżulta f’riskju għoli għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ persuni fiżiċi. Il-Kontrollur Konġunt responsabbli għandu jinforma lill-Kontrollur Konġunt l-ieħor b’tali komunikazzjoni.

4.3.   Lokalizzazzjoni ta’ data personali

Id-data personali miġbura għall-fini tal-proċess ta’ notifika permezz tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” għandha tinħażen u tinġabar fis-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” sabiex jiġi żgurat li l-aċċess għall-applikazzjoni jkun limitat biss għal persuni identifikati b’mod ċar u b’hekk li d-data maħżuna fl-applikazzjoni tkun protetta sew.

Id-data personali miġbura għall-fini tal-operazzjoni ta’ pproċessar għandha tiġi pproċessata biss fit-territorju tal-UE/ŻEE u ma għandhiex titlaq minn dak it-territorju, sakemm ma tkunx f’konformità mal-Artikoli 45, 46 jew 49 tar-Regolament (UE) 2016/679 jew mal-Artikoli 47, 48 jew 50 tar-Regolament (UE) 2018/1725.

Skont l-Artikolu 40 tar-Regolament (UE) 2023/988, il-Kummissjoni tista’ tipprovdi lil pajjiżi terzi jew lil organizzazzjonijiet internazzjonali informazzjoni magħżula mis-Sistema tat-Twissija Rapida “Safety Gate” u tirċievi informazzjoni rilevanti dwar is-sikurezza tal-prodotti u dwar miżuri preventivi, restrittivi u korrettivi meħuda minn dawk il-pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali. Kull skambju ta’ informazzjoni skont l-Artikolu 40 tar-Regolament (UE) 2023/988 għandu, sa fejn jinvolvi data personali, jitwettaq f’konformità mar-regoli tal-Unjoni dwar il-protezzjoni tad-data.

4.4.   Riċevituri tad-data personali

L-aċċess għad-data personali għandu jingħata biss lill-persunal awtorizzat u lill-kuntratturi tal-Kummissjoni u tal-awtoritajiet nazzjonali għall-finijiet tal-amministrazzjoni u t-tħaddim tas-sistema Sistema tat-Twissija Rapida “Safety Gate”. Dan l-aċċess għandu jkun soġġett għar-rekwiżiti tal-identità u l-password kif ġej:

—	Is-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” għandha tkun miftuħa biss għall-Kummissjoni u għall-utenti maħtura speċifikament mill-awtoritajiet tal-Istat Membru tal-UE u mill-pajjiżi tal-EFTA/ŻEE, kif ukoll għall-awtoritajiet tar-Renju Unit fir-rigward tal-utenti tal-Irlanda ta’ Fuq.

—

L-aċċess għad-data personali miġbura dwar is-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” għandu jingħata biss lill-utenti nominati u awtorizzati tal-applikazzjoni li jkollhom Id tal-Utent/Password. L-aċċess għall-applikazzjoni u l-għoti ta’ password għandhom ikunu possibbli biss jekk dan jintalab mill-awtorità nazzjonali kompetenti taħt is-superviżjoni ġenerali tat-tim tas-Safety Gate tal-Kummissjoni.

—

L-aċċess għad-data personali miġbura għandu jiġi pprovdut lill-persunal tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-persuni awtorizzati skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”. Tali persunal għandu jirrispetta ftehimiet statutorji, u, fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Il-persuni li għandu jkollhom aċċess għad-data personali miġbura huma:

(a)	il-persunal u l-kuntratturi tal-Kummissjoni;

(b)	il-punti ta’ kuntatt u l-ispetturi identifikati mill-awtoritajiet tas-sorveljanza tas-suq tal-Istati Membri tal-UE u l-pajjiżi tal-EFTA/ŻEE kif ukoll l-awtoritajiet tar-Renju Unit fir-rigward tal-utenti tal-Irlanda ta’ Fuq;

(c)	spetturi identifikati mill-awtoritajiet inkarigati mill-kontrolli fil-fruntieri esterni tal-Istati Membri tal-UE u l-pajjiżi tal-EFTA/ŻEE.

Il-persuni li għandu jkollhom aċċess għad-data personali kollha miġbura u li għandu jkollhom il-possibbiltà li jimmodifikawha fuq talba huma:

(a)	il-membri tat-Tim tas-Safety Gate tal-Kummissjoni;

(b)	il-membri tal-Helpdesk tas-Safety Gate tal-Kummissjoni.

Lista tal-punti ta’ kuntatt kollha tas-Safety Gate, li jkun fiha d-dettalji ta’ kuntatt tagħhom (kunjom, isem, isem l-awtorità, indirizz tal-awtorità, telefown, indirizza tal-posta elettronika) għandha tkun disponibbli fuq il-Portal tas-Safety Gate (3). Il-ġestjoni tal-utenti fil-livell nazzjonali għandha tkun ikkontrollata mill-punti ta’ kuntatt nazzjonali tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”.

L-utenti kollha għandu jkollhom aċċess għall-kontenut tan-notifiki bi status “KE vvalidat”. L-utenti nazzjonali tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” biss għandu jkollhom aċċess għall-abbozz tan-notifiki tagħhom (qabel jiġu ppreżentati lill-KE). Il-persunal tal-Kummissjoni u l-persuni awtorizzati għandu jkollhom aċċess għan-notifiki bi status “ippreżentati lill-KE”.

Kull Kontrollur Konġunt għandu jinforma lill-Kontrolluri Konġunti l-oħra kollha dwar kull trasferiment ta’ data personali lir-riċevituri f’pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali.

5.   RESPONSABBILTAJIET SPEĊIFIĊI TAL-KONTROLLURI KONĠUNTI

Il-Kummissjoni għandha tiżgura u tkun responsabbli għal dan li ġej:

(a)	id-deċiżjoni dwar il-mezzi, ir-rekwiżiti u l-finijiet tal-ipproċessar;

(b)	ir-reġistrazzjoni tal-operazzjoni ta’ pproċessar;

(c)	l-iffaċilitar tal-eżerċitar tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data;

(d)	it-trattament tat-talbiet tas-suġġetti tad-data;

(e)	id-deċiżjoni li tiġi ristretta l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data jew id-deroga minnhom, fejn ikun meħtieġ u proporzjonat;

(f)	l-iżgurar tal-privatezza skont id-disinn u l-privatezza prestabbilita;

(g)	l-identifikazzjoni u l-valutazzjoni tal-legalità, tan-neċessità u tal-proporzjonalità tat-trażmissjonijiet u tat-trasferimenti ta’ data personali;

(h)	it-twettiq ta’ konsultazzjoni minn qabel mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data, fejn meħtieġ;

(i)	l-iżgurar li l-persuni awtorizzati biex jipproċessaw id-data personali jkunu impenjaw ruħhom li jżommu l-kunfidenzjalità jew li jkunu taħt obbligu statutorju xieraq ta’ kunfidenzjalità;

(j)	il-kooperazzjoni mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data, fuq talba, fit-twettiq tal-kompiti tiegħu.

L-Istati Membri għandhom iwettqu u jkunu responsabbli għal dan li ġej:

(a)	ir-reġistrazzjoni tal-operazzjoni ta’ pproċessar;

(b)	l-iżgurar li d-data personali li tkun qed tiġi pproċessata tkun adegwata, akkurata, rilevanti u limitata għal dak li huwa meħtieġ għall-fini;

(c)	l-iżgurar ta’ informazzjoni u komunikazzjoni trasparenti lis-suġġetti tad-data dwar id-drittijiet tagħhom;

(d)	l-iffaċilitar tal-eżerċitar tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data;

(e)	l-użu esklussiv ta’ proċessuri li jipprovdu garanziji suffiċjenti biex il-miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa jiġu implimentati b’tali mod li l-ipproċessar jissodisfa r-rekwiżiti tar-Regolament (UE) 2016/679 u jiggarantixxi l-protezzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data;

(f)	ir-regolazzjoni tal-ipproċessar tal-proċessur permezz ta’ kuntratt jew att legali skont il-liġi tal-Unjoni jew tal-Istat Membru f’konformità mal-Artikolu 28 tar-Regolament (UE) 2016/679;

(g)	it-twettiq ta’ konsultazzjoni minn qabel mal-awtorità superviżorja nazzjonali, fejn meħtieġ;

(h)	l-iżgurar li l-persuni awtorizzati biex jipproċessaw id-data personali jkunu impenjaw ruħhom li jżommu l-kunfidenzjalità jew li jkunu taħt obbligu statutorju xieraq ta’ kunfidenzjalità;

(i)	il-kooperazzjoni mal-awtorità superviżorja nazzjonali fuq talba, fit-twettiq tal-kompiti tagħhom.

6.   TUL TA’ ŻMIEN TAL-IPPROĊESSAR

Il-Kontrolluri Konġunti ma għandhomx iżommu jew jipproċessaw data personali għal aktar żmien milli jkun meħtieġ biex iwettqu l-finijiet u l-obbligi miftiehma kif stabbilit f’dan ir-Regolament, jiġifieri għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri. B’mod partikolari:

(a)

Id-dettalji ta’ kuntatt tal-utenti tas-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate” għandhom jinżammu fis-sistema sakemm ikunu utenti. Id-dettalji ta’ kuntatt għandhom jitħassru mis-Sistema ta’ Twissija “Safety Gate” immedjatament wara li tasal l-informazzjoni li ċerta persuna ma għadhiex utent tas-sistema.

(b)

Id-dettalji ta’ kuntatt tal-ispetturi mill-awtoritajiet tas-sorveljanza tas-suq tal-Istati Membri u tal-pajjiżi tal-EFTA/ŻEE, kif ukoll mill-ispetturi mill-awtoritajiet inkarigati mill-kontrolli fil-fruntieri esterni, ipprovduti fin-notifiki u fir-reazzjonijiet, għandhom jinżammu fis-sistema għal perjodu ta’ ħames snin wara l-validazzjoni tan-notifika jew tar-reazzjoni.

(c)

Id-data personali ta’ persuni fiżiċi oħra possibbilment inkluża fis-sistema għandha tinżamm f’forma li tippermetti l-identifikazzjoni għal 30 sena mill-mument li tiddaħħal l-informazzjoni fis-Sistema ta’ Twissija Rapida “Safety Gate”, li tikkorrispondi maċ-ċiklu tal-ħajja massimu stmat ta’ kategoriji ta’ prodotti bħal apparati elettriċi jew vetturi bil-mutur.

Talbiet leġittimi mis-suġġetti tad-data biex id-data tagħhom tiġi mblukkata, aġġustata jew imħassra għandhom jiġu osservati mill-Kummissjoni fi żmien xahar minn meta tasal it-talba.

7.   RESPONSABBILTÀ GĦAN-NUQQAS TA’ KONFORMITÀ

Il-Kummissjoni għandha tkun responsabbli għan-nuqqas ta’ konformità skont il-Kapitolu VIII tar-Regolament (UE) 2018/1725.

L-awtoritajiet tal-Istati Membri tal-UE għandhom ikunu responsabbli għan-nuqqas ta’ konformità skont il-Kapitolu VIII tar-Regolament (UE) 2016/679.

8.   KOOPERAZZJONI BEJN IL-KONTROLLURI KONĠUNTI

Kull Kontrollur Konġunt, meta jintalab jagħmel hekk, għandu jipprovdi assistenza rapida u effiċjenti lill-Kontrolluri Konġunti l-oħra fl-eżekuzzjoni ta’ dan ir-Regolament, filwaqt li jikkonforma mar-rekwiżiti applikabbli kollha tar-Regolamenti (UE) 2018/1725 u (UE) 2016/679, rispettivament, u ma’ regoli applikabbli oħra dwar il-protezzjoni tad-data.

9.   SOLUZZJONI TA’ TILWIMIET

Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jagħmlu ħilithom biex isolvu b’mod amikevoli kwalunkwe tilwima li tinqala’ jew li tkun relatata mal-interpretazzjoni jew l-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament.

Jekk f’xi ħin tinqala’ kwistjoni, tilwima jew differenza bejn il-Kontrolluri Konġunti, fir-rigward ta’ dan ir-Regolament, jew b’rabta miegħu, il-Kontrolluri Konġunti għandhom jagħmlu kull sforz biex isolvuha permezz ta’ proċess ta’ konsultazzjoni.

Il-preferenza hija li t-tilwim kollu jiġi solvut fil-livell operazzjonali hekk kif jinqala’, u li jiġi solvut mill-punti ta’ kuntatt imsemmija fil-punt 10 ta’ dan l-Anness u elenkati fil-Portal tas-Safety Gate.

L-għan tal-konsultazzjoni għandu jkun li tirrieżamina u taqbel sa fejn ikun prattikabbli dwar l-azzjoni meħuda biex tissolva l-problema. Il-Kontrolluri Konġunti għandhom jinnegozjaw ma’ xulxin in bona fede għal dak l-għan. Kull Kontrollur Konġunt għandu jwieġeb għal talba għal soluzzjoni amikevoli fi żmien sebat ijiem tax-xogħol wara li jkun irċieva din it-talba. Il-perjodu biex tintlaħaq soluzzjoni amikevoli għandu jkun ta’ 30 jum tax-xogħol mid-data meta tasal it-talba.

Jekk it-tilwima ma tkunx tista’ tiġi solvuta amikevolment, kull Kontrollur Konġunt jista’ jirreferi għal medjazzjoni jew/u proċedimenti ġudizzjarji bil-mod li ġej:

(a)	f’każ ta’ medjazzjoni, il-Kontrolluri Konġunti għandhom jaħtru b’mod konġunt medjatur aċċettabbli minn kull wieħed minnhom, li jkun responsabbli biex jiffaċilita r-riżoluzzjoni tat-tilwima fi żmien xahrejn mir-riferiment tat-tilwima lilu;

(b)	fil-każ ta’ proċedimenti ġudizzjarji, il-kwistjoni għandha tiġi riferuta lill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea skont l-Artikolu 272 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea.

10.   PUNTI TA’ KUNTATT GĦALL-KOOPERAZZJONI BEJN IL-KONTROLLURI KONĠUNTI

Kull Kontrollur Konġunt jinnomina punt uniku ta’ kuntatt, li Kontrolluri Konġunti oħra għandhom jikkuntattjaw fir-rigward ta’ mistoqsijiet, ilmenti u għoti ta’ informazzjoni fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament.

Lista dettaljata tal-punti ta’ kuntatt kollha nnominati mill-Kummissjoni u l-awtoritajiet nazzjonali, li jkun fiha d-dettalji ta’ kuntatt tagħhom (kunjom, isem, isem tal-awtorità, indirizz tal-awtorità, telefown, faks, indirizz tal-posta elettronika) għandha tkun disponibbli fuq il-Portal tas-Safety Gate.

---

(1)  Dan il-qasam jista’ jirreferi għall-persuna fiżika li tirrappreżenta lill-manifatturi jew lir-rappreżentanti awtorizzati. Madankollu, l-Istati Membri huma mitluba jevitaw li jdaħħlu kwalunkwe data personali u jiffavorixxu dettalji ta’ kuntatt mhux personali bħal indirizzi tal-posta elettronika ġeneriċi.

(2)  Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea (ĠU L 6, 11.1.2017, p. 40, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2017/46/oj).

(3)   https://ec.europa.eu/safety-gate/#/screen/pages/contacts.