ANNESS

1.   KUNĊETT TEKNIKU TA’ PUSSESS

Kunċett tekniku ta’ pussess għandu japplika għar-relazzjoni bejn l-Istati Membri responsabbli biex idaħħlu d-dejta fil-VIS u din id-dejta.

Il-pussess għandu jiġi implimentat billi tinhemeż l-identifikazzjoni tal-Istat Membru responsabbli mad-dejta li tiddaħħal fil-fajl għall-applikazzjoni tal-viża.

Il-pussess tal-applikazzjoni tal-viża u ta’ deċiżjonijiet relatati meħuda mill-awtoritajiet tal-viża għandhom jiġu reġistrati fil-VIS mal-ħolqien tal-fajl tal-applikazzjoni jew mad-dħul tad-deċiżjoni relatata fil-VIS u wara ma jistgħux jiġu mibdula.

2.   DĦUL TAD-DEJTA U KONNESSJONI TAL-APPLIKAZZJONIJIET

2.1.   Id-dħul tad-dejta mal-applikazzjoni

F’każijiet fejn issir applikazzjoni f’awtorità ta’ Stat Membru li tirrappreżenta Stat Membru ieħor, id-dħul tad-dejta fil-VIS u l-komunikazzjoni sussegwenti rigward il-fajl tal-applikazzjoni għandha tinkludi l-identifikazzjoni tal-Istat Membru rappreżentat, li għandha tiġi merfugħa bħala attribut ta’ “Utent rappreżentat”, meħuda mill-istess tabella tal-kodiċi tal-Istat Membru li jdaħħal id-dejta fil-VIS.

Il-fajls kollha tal-applikazzjoni konnessi skont l-Artikolu 8(4) tar-Regolament VIS għandu jkollhom il-pussess tal-istess Stat Membru.

Meta Stat Membru jikkopja l-marki tas-swaba’ minn fajl tal-applikazzjoni reġistrat fil-VIS, huwa jkollu pussess tal-fajl il-ġdid tal-applikazzjoni fejn jiġu kkopjati l-marki tas-swaba’.

2.2.   Id-dħul tad-dejta wara li ssir l-applikazzjoni

F’każijiet fejn id-deċiżjonijiet biex tinħareġ viża, biex titwaqqaf l-eżaminazzjoni tal-applikazzjoni, biex tiġi rifjutata viża, biex titħassar jew tiġi revokata jew biex jitqassar il-perjodu ta’ validità jew biex tiġi estiża l-viża f’konformità mal-Artikoli 10 sa 14 tar-Regolament VIS, jittieħdu minn Stat Membru li jirrapreżenta Stat Membru ieħor, il-komunikazzjoni għad-dħul tad-dejta fil-VIS għandha tinkludi l-identifikazzjoni tal-Istat Membru rappreżentat, meħud mill-istess tabella tal-kodiċi tal-Istat Membru li jdaħħal id-dejta fil-VIS.

Id-deċiżjonijiet biex tinħareġ viża, biex tiġi estiża viża permezz ta’ tikketta ġdida tal-viża u biex jitqassar il-perjodu ta’ validità tal-viża b’tikketta ġdida tal-viża għandhom jiddaħħlu fil-VIS flimkien mad-dejta tat-tikketta tal-viża u mal-istess pussessur.

In-numru ta’ tikketti tal-viża li jiddaħħal fil-VIS skont l-Artikolu 10(1)(e) tar-Regolament VIS għandu jkun, f’konformità mar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 856/2008 (1), kombinazzjoni ta’ numru nazzjonali b’disa’ numri tat-tikketta tal-viża u kodiċi ta’ tliet ittri ta’ identifikazzjoni tal-Istat Membru (2) li joħroġ il-viża u għandu jinkludi kull żero preċedenti sad-disa’ numri tan-numru nazzjonali tat-tikketta tal-viża.

2.3.   Konnessjoni tal-applikazzjonijiet

2.3.1.   Konnessjoni tal-applikazzjonjiet jekk l-applikazzjoni preċedenti tkun ġiet irreġistrata

Huwa biss l-Istat Membru li għandu l-pussess tal-fajl tal-applikazzjoni li jista’ jitħalla jagħmel konnessjoni ma’ fajl ieħor jew fajls oħra tal-istess applikant jew, għall-finijiet tal-korrezzjoni jneħħi l-konnessjoni, skont l-Artikolu 8(3) tar-Regolament tal-VIS.

Il-marki tas-swaba’ ta’ applikant għandhom jiġu kkuppjati biss fil-perjodu ta’ 59 xahar, mill-fajls konnessi tiegħu jew tagħha. Fil-każ li d-dejta tal-marki tas-swaba’ ta’ applikazzjoni tiġi kkuppjata minn fajl tal-applikazzjoni preċedenti li mhux eqdem minn 59 xahar, il-konnessjoni bejn il-fajls tal-applikazzjoni m’għandhiex titneħħa.

2.3.2.   Konnessjoni tal-applikazzjonijiet ta’ persuni li jivvjaġġjaw flimkien

Sabiex jiġu konnessi fajls tal-applikazzjoni ta’ persuni li qed jivvjaġġaw flimkien, skont l-Artikolu 8(4) tar-Regolament VIS, in-numri tal-applikazzjoni għandhom jiġu trażmessi fil-VIS flimkien mat-tip adatt ta’ valur tal-grupp, li jkun jew ta’ familja jew ta’ vjaġġaturi. Il-ħolqien ta’ grupp, jew għall-fini ta’ korrezzjoni, it-tneħħija tal-konnessjoni bejn il-membri individwali tal-grupp, tista’ titwettaq biss mill-Istat Membru li jkollu pussess tal-fajl tal-applikazzjoni(jiet) tal-applikanti individwali fi ħdan il-grupp.

2.4.   Proċeduri meta dejta partikolari ma jkunx meħtieġ li tiġi pprovduta għal raġunijiet legali jew bħala fatt ma tistax tiġi pprovduta.

Skont l-Artikolu 8(5) tar-Regolament VIS għandu jitniżżel “mhux applikabbli” fl-ispazju manwalment jew, meta possibbli, billi jintgħażel il-valur mit-tabella tal-kodiċi. Jekk l-ispazju tad-dejta jkunx jikkonsisti f’aktar minn element wieħed, dan għandu jitniżżel għal kull wieħed minnhom.

F’każ li l-marki tas-swaba’ m’humiex meħtieġa jew ma jistgħux jiġu pprovduti, skont l-Artikolu 8(5) tar-Regolament VIS, żewġ Boolean fields għandhom jiġu implimentati fil-VIS:

—	“marki tas-swaba’ Mhux Meħtieġa”;

—	“marki tas-swaba’ Mhux Applikabbli”.

Dawn l-ispazji għandhom isiru skont it-tabella t’hawn taħt li tindika tliet sitwazzjonijiet possibbli:

—	il-marki tas-swaba’ iridu jiġu pprovduti;

—	il-marki tas-swaba’ m’hemmx bżonn jiġu pprovduti għal raġunijiet legali;

—	il-marki tas-swaba’ bħala fatt ma jistgħux jiġu pprovduti.

Spazju fil-VIS	Il-marki tas-swaba’ jridu jiġu pprovduti	Il-marki tas-swaba’ m’hemmx bżonn jiġu pprovduti għal raġunijiet legali	Il-marki tas-swaba’ bħala fatt ma jistgħux jiġu pprovduti
“marki tas-swaba’ Mhux Meħtieġa”	MHUX VERA	VERA	MHUX VERA
“marki tas-swaba’ Mhux Applikabbli”	MHUX VERA	VERA	VERA

Barra minn hekk, l-ispazju liberu għall-kliem “Raġuni ‘l għala l-Marki tas-Swaba’ Mhux Applikabbli” għandu juri r-raġuni ‘l għala.

Meta Stat Membru jittrażmetti biss id-dejta msemmija fl-Artikolu 5(1)(a) u (b) tar-Regolament VIS, skont l-Artikolu 48(3), in-nuqqas ta’ dejta msemmija fl-Artikolu 5(1)(c) għandha tiġi indikata billi jiddaħħal il-kumment “mhux applikabbli”, kumplimentat b’referenza għall-Artikolu 48(3) tar-regolament VIS fl-ispazju liberu għall-kliem li jindika li d-dejta mhix meħtieġa li tiġi pprovduta għal raġunijiet legali. L-ispazji relevanti għandhom jitniżżlu bħala “marki tas-swaba’ Mhux Meħtieġa” VERA u “marki tas-swaba’ Mhux Applikabbli” VERA.

3.   AĊĊESS GĦAD-DEJTA

Id-dejta tal-applikazzjoni għall-ażil għandha tintuża f’konnessjoni mat-tiftix u l-irkupru tad-dejta għall-għanijiet imsemmija fl-Artikolu 21(20 tar-Regolament VIS. Barra minn hekk, l-irkupru tal-applikazzjonijiet, li ġew konnessi flimkien skont l-Artikolu 8(4) tar-Regolament VIS, għandu jkun possibbli biss għal gruppi tat-tip familja (mara u raġel u/jew tfal) imsemmija fit-taqsima 2.3.2.

4.   EMENDAR, TĦASSIR U TĦASSIR AVVANZAT TAD-DEJTA SKONT L-ARTIKOLU 24 TAR-REGOLAMENT VIS

Id-dejta reġistrata fil-VIS segwenti ma tistax tiġi modifikata:

—	in-numru tal-applikazzjoni;

—	in-numru tat-tikketta tal-viża;

—	it-tip ta’ deċiżjoni;

—	l-Istat Membru rappreżentat (jekk applikabbli);

—	l-Istat Membru responsabbli għad-dħul tad-dejta fil-VIS.

Jekk id-dejta msemmija hawn fuq ikollha tiġi korretta, il-fajl tal-applikazzjoni jew id-dejta relatata mad-deċiżjonijiet meħuda mill-awtoritajiet tal-viża għandhom jitħassru u jinħoloq wieħed ġdid. Huwa biss l-Istat Membru li jkollu pussess tad-dejta li hemm fil-fajl tal-applikazzjoni li jista’ jħassru.

5.   IŻ-ŻAMMA U L-AĊĊESS GĦAR-REKORDS TA’ OPERAZZJONIJIET GĦALL-IPPROĊESSAR TAD-DEJTA

5.1.   Iż-żamma tar-rekords ta’ operazzjonijiet għall-ipproċessar tad-dejta

Kull operazzjoni għall-ipproċessar tad-dejta fi ħdan il-VIS għandha tiġi rreġistrata bħala reġistrazzjoni fl-ispazju “Tip Ta’ Azzjoni” inkluż l-għan tal-aċċess skont l-Artikolu 34(1) tar-Regolament VIS.

Il-reġistrazzjoni tad-dħul għandha tiġi rreġistrata bil-ħin tal-mument li tasal. Dan il-ħin għandu jiġi użat aktar tard biex jidentifika r-reġistrazzjonijiet li jridu jitħassru.

Għall-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar tad-dejta, l-awtorità li ddaħħal jew li tirkupra d-dejta għandha tiġi reġistrata. L-utent u l-VIS ċentrali għandhom jiġu speċifikati fir-reġistrazzjoni jew bħala li bagħtu jew li rċevew id-dejta.

Ebda dejta operazzjonali oħra ħlief l-awtorità li ddaħħal jew li tirkupra d-dejta u n-numru tal-applikazzjoni tal-viża m’għandhom jiġu inklużi fir-reġistrazzjoni. It-tip ta’ dejta trażmessa jew użata għall-interrogazzjoni msemmija fl-Artikolu 34(1) tar-Regolament VIS għandha tinħażen.

Meta rekords imsemmija fl-Artikolu 34(2) tar-Regolament VIS, li jkollhom spazju “Tip ta’ Azzjoni” ssettjat għal “Tħassir tal-Applikazzjoni” jew “Tħassir Awtormatiku” jinstabu mill-VIS, hija għandha tikkalkula li għaddiet sena minn mindu skada l-perjodu taż-żamma msemmi fl-Artikolu 23(1) tar-Regolament VIS u mbagħad tipproċedi bit-tħassir. Ir-rekords kollha tal-operazzjonijeiet tal-ipproċessar tad-dejta li jkollhom l-istess numru tal-applikazzjoni għandhom jitħassru flimkien, jekk mhux meħtieġa għall-għanijiet tal-monitoraġġ tal-protezzjoni tad-dejta, skont l-Artikolu 34(2) tar-Regolament tal-VIS.

Rekords tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar tad-dejta la għandhom jiġu modifikati u lanqas imħassra qabel sena minn mindu jiskadi l-perjodu tal-ħażna msemmi fl-Artikolu 23(1) tar-Regolament VIS.

5.2.   Aċċess għar-rekords tal-operazzjonijiet għall-ipproċessar tad-dejta

L-aċċess għar-rekords (logs) miżmuma mill-Awtorità ta’ Ġestjoni skont l-Artikolu 34(1) tar-Regolament VIS għandu jkun ristrett għall-amministraturi awtorizzati tal-VIS u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Dejta. Din id-dispożizzjoni għandha tapplika għall-aċċess tar-rekords mutatis mutandis.

---

(1)  ĠU L 235, 2.9.2008, p. 1.

(2)  Eċċezzjoni għall-Ġermanja: Il-kodiċi tal-pajjiż għall-Ġermanja huwa “D”.