This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32004D0563
2004/563/EC, Euratom: Commission Decision of 7 July 2004 amending its Rules of Procedure
Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tas- 7 ta' Lulju 2004 li jemenda r-regolament intern tagħha Test b'relevanza għaż-ŻEE.
Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tas- 7 ta' Lulju 2004 li jemenda r-regolament intern tagħha Test b'relevanza għaż-ŻEE.
ĠU L 251, 27.7.2004, p. 9–13
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV) Dan id-dokument ġie ppubblikat f’edizzjoni(jiet) speċjali
(BG, RO, HR)
ĠU L 267M, 12.10.2005, p. 72–76
(MT)
No longer in force, Date of end of validity: 21/12/2021; Imħassar b' 32021D2121
12.10.2005 |
MT |
Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea |
72 |
ID-DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI
tas-7 ta' Lulju 2004
li temenda r-Regolament intern tagħha
(Test b'rilevanza għaż-ŻEE)
(2004/563/KE, Euratom)
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
rat it-Trattat li jistabbilixxi il-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari l-paragrafu 2 ta' l-Artikolu 218(2),
rat it-Trattat li jistabbilixxi il-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika u b'mod partikolari l-Artikolu 131,
rat it-Trattat ta' l-Unjoni Ewropea u b'mod partikolari l-paragrafu 1 ta' l-Artikolu 28, u l- paragrafu 1 ta' l-Artikolu 41,
TIDDEĊIEDI:
Artikolu 1
Id-disposizzjonijiet tal-Kummissjoni dwar id-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati li t-test tagħhom jidher fl-anness ta' din id-deċiżjoni, huma annessi mar-regolament intern tal-Kummissjoni.
Artikolu 2
Din id-deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum tal-pubblikazzjoni tagħha fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea.
Magħmula fi Brussell, fis-7 ta' Lulju 2004.
Għall-Kummissjoni
President
Romano PRODI
ANNESS
Dispożizzjonijiet tal-Kummissjoni dwar id-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati
Billi:
(1) |
L-użu ġeneralizzat tat-teknoloġiji ġodda ta' informazzjoni u ta' komunikazzjoni mill-Kummissjoni għall-funzjonament tagħha u fil-bdil ta' dokumenti ma' ħaddieħor, u in partikolari ma' l-amministrazzjonijiet Komunitarji, fosthom l-organizzazzjonijiet inkarigati bit-tħaddim ta' xi politika Komunitarja u ma' l-amministrazzjonijiet nazzjonali, iwassal biex il-ġabra dokumentarja tal-Kummissjoni jkun fiha dejjem iżjed dokumenti elettroniċi u diġitalizzati. |
(2) |
Hi u ssegwi l-White Paper dwar ir-riforma tal-Kummissjoni (1), fejn l-azzjonijiet 7, 8, u 9 jaħsbu biex jiżguraw il-passaġġ għall-“e-Kummissjoni”, u l-komunika “Lejn e-Kummissjoni: Strateġija ta' Ħidma għall-perjodu 2001 — 2005 (Azzjonijiet 7, 8 u 9 tal-White Paper dwar ir-riforma)” (2), il-Kummissjoni intensifikat l-iżvilupp ta' sistemi informatiċi li jippermettu l-ġestjoni ta' dokumenti u proċeduri b'mezzi elettroniċi. |
(3) |
Bid-deċiżjoni 2002/47/KE, KEFA, EURATOM (3), Il-Kummissjoni żiedet mar-regolament intern tagħha xi disposizzjonijiet dwar il-ġestjoni tad-dokumenti biex tiżgura, b'mod partikolari, li f'kull ħin tkun tista' tagħti kont ta' kull mhi responsabbli għalih. Fil-komunika tagħha dwar is-simplifikazzjoni u l-modernizzazzjoni tal-ġestjoni tad-dokumenti tagħha (4), il-Kummissjoni iffissat bħala l-mira tagħha, fil-ġejjieni medju, li twaqqaf arkivjar elettroniku tad-dokumenti bbażat fuq il-ġabra kollha ta' regoli u proċeduri komuni applikabbli għas-servizzi kollha. |
(4) |
Id-dokumenti għandhom jiġu ġestiti b'rispett għar-regoli ta' sigurtà li jorbtu lill-Kummissjoni, b'mod partikolari fir-rigward tal-klassifikazzjoni tad-dokumenti skond id-deċiżjoni tagħha (2001/844/KE, KEFA, EURATOM) (5), tal-protezzjoni tas-sistemi ta' informazzjoni, skond id-deċiżjoni tagħha K(95)1510, kif ukoll tal-protezzjoni tad-data personali skond ir-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (KE nru 45/2001) (6). Flimkien ma' dan, il-ġabra dokumentarja tal-Kummissjoni għandha titfassal b'mod li s-sistemi ta' informazzjoni, l-għejun u l-mezzi ta' trasmissjoni li jibnuha għandhom ikunu protetti b'miżuri ta' sigurtà xierqa. |
(5) |
Dan iwassal biex jiġu approvati disposizzjonijiet li jiffissaw mhux biss il-kundizzjonijiet ta' validità, rigward il-Kummissjoni, tad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati jew trasmessi b'mezzi elettroniċi, meta dawn il-kundizzjonijiet ma jiġux iffissati mod ieħor, iżda wkoll il-kundizzjonijiet ta' konservazzjoni li jiggarantixxu l-integrità tagħhom u li jibqgħu jinqraw, huma u l-metadata tagħhom, fiż-żmien meħtieġ għall-konservazzjoni tagħhom. |
Artikolu 1
Ħsieb
Dawn il-disposizzjonijiet jiffissaw il-kundizzjonijiet ta' validità tad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati fir-rigward tal-Kummissjoni. Huma jaħsbu wkoll biex jiggarantixxu l-awtentiċità u l-integrità ta' dawn id-dokumenti u tal-metadata tagħhom u li jibqgħu jinqraw.
Artikolu 2
Kamp ta' applikazzjoni
Dawn id-dokumenti japplikaw għad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati magħmula jew irċevuti u miżmuma mill-Kummissjoni.
Huma jistgħu japplikaw, bi ftehim, għad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati miżmuma minn entitajiet oħra nkarigati biex japplikaw ċerta politika Komunitarja jew għad-dokumenti mibdula fil-qafas ta' l-għejun telematiċi bejn l-amminstrazzjonijiet li tieħu sehem fihom il-Kummisjoni.
Artikolu 3
Tifsiriet
Għall-fini ta' dawn id-disposizzjonijiet jgħoddu dawn it-tifsiriet li ġejjin :
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
Artikolu 4
Validità tad-dokumenti elettroniċi
1. Fil-każ meta disposizzjoni Komunitarja jew nazzjonali applikabbli teżiġi l-oriġinali ffirmat ta' xi dokument, dokument elettroniku maħluq jew rċevut mill-Kummissjoni jkun jissodisfa din l-eżiġenza jekk id-dokument in kwistjoni ikun iġib firma elettronika avvanzata bbażata fuq ċertifikat kwalifikat u maħluq minn mezz ta' siġurtà għall-ħolqien ta' firem jew firma elettronika li għandha garanzija ugwali għall-iskop ta' firma.
2. Fil-każ meta disposizzjoni Komunitarja jew nazzjonali applikabbli teżiġi li dokument ikun maħluq bil-kitba, mingħajr ma tkun teżiġi l-oriġinali ffirmat, dokument elettroniku maħluq jew irċevut mill-Kummissjoni jkun jissoddisfa din l-eżiġenza jekk il-persuna li jkun ġej minnha tkun identifikata kif jixraq u jekk id-dokument ikun inħoloq f'ċirkostanzi tali li jiggarantixxu l-integrità tal-kontenut u tal-metadata li jmorru miegħu u jissoddisfa il-kundizzjonijiet iffissati mill-Artikolu 7.
3. Id-disposizzjonijiet ta' dan l-Artikolu jkunu japplikaw mill-jum ta' wara l-approvazzjoni tal-modalitajiet ta' applikazzjoni msemmija fl-Artikolu 9.
Artikolu 5
Validità tal-proċeduri elettroniċi
1. Fil-każ li proċedura tal-Kummissjoni stess tkun teħtieġ firma ta' persuna awtorizzata jew il-kunsens ta' persuna f'stadju jew stadji ta' l-imsemmija proċedura, din tista' tinħadem permezz ta' sistemi informatiċi jekk kull persuna tkun identifikata b'mod ċert u mhux ekwivoku u jekk is-sistema in kwistjoni tkun toffri garanzija li ma jistax jinbidel il-kontenut inkluż dak li għandu x'jaqsam ma' l-istadji tal-proċedura.
2. Fil-każ li proċedura tkun tinvolvi lill-Kummissjoni u entitajiet oħra u tkun teħtieġ il-firma ta' persuna awtorizzata jew il-kunsens ta' persuna f'stadju jew stadji ta' l-imsemmija proċedura, din tista' tinħadem b'sistemi informatiċi li l-kundizzjonijiet u l-garanziji tagħhom ikunu ffissati bi qbil.
Artikolu 6
Trasmissjoni b'mezzi elettroniċi
1. It-trasmissjoni ta' dokumenti mill-Kummissjoni lil destinatarju intern jew estern tista' ssir permezz tal-komunikazzjoni l-iżjed xierqa skond il-każ.
2. It-trasmissjoni ta' dokumenti lill-Kummissjoni tista' ssir b'kull xorta ta' mezz ta' komunikazzjoni fosthom il-mezz elettroniku - faks, posta elettronika (email), formularju elettroniku, websajt.
3. Il-paragrafi 1 u 2 ma japplikawx meta xi mezzi partikolari ta' trasmissjoni jew xi formalitajiet partikolari marbuta mat-trasmissjoni jkunu meħtieġa skond disposizzjoni Komunitarja jew nazzjonali applikabbli jew bis-saħħa ta' ftehim jew bi qbil bejn il-partijiet.
Artikolu 7
Konservazzjoni
1. Il-konservazzjoni mill-Kummissjoni ta' dokumenti elettroniċi u diġitalizzati għandha tiġi żgurata tul iż-żmien meħtieġ bil-kundizzjonijiet li ġejjin :
a) |
id-dokument jiġi kkonservat bil-forma li fiha jkun inħoloq, mibgħut jew irċevut jew taħt forma li tippreserva l-integrità mhux biss tal-kontenut ta' dan id-dokument iżda tal-metadata li tmur miegħu; |
b) |
il-kontenut tad-dokument u l-metadata li tmur miegħu jkunu jistgħu jinqraw tul iż-żmien kollu ta' konservazzjoni tagħhom minn min ikun awtorizzat li jarahom. |
ċ) |
rigward dokument li jkun intbagħat jew li ġie rċevut b'mezz elettroniku, it-tagħrif li jkun juri l-oriġini u d-destinazzjoni tiegħu, kif ukoll id-data u l-ħin ta' meta jkun intbagħat jew ġie rċevut jagħmlu parti mill-metadata minima li għandha tiġi kkonservata ; |
d) |
rigward proċeduri elettroniċi ġestiti minn sistemi informatiċi, it-tagħrif dwar l-istadji formali ta' proċedura għandhom jiġu kkonservati f'kundizzjonijiet b'mod li jiżguraw li jkunu idenitifikati dawn l-istadji kif ukoll l-identifikazzjoni ta' l-awturi u ta' l-intervenjenti. |
2. Għall-fini tal-paragrafu 1, il-Kummissjoni għandha twaqqaf sistema ta' depożitu elettroniku maħsub li jkopri iċ-ċiklu ta' ħajja kollu tad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati.
Il-kundizzjonijiet tekniċi tas-sistema ta' depożitu elettroniku għandhom jiġu ffissati skond il-modalitajiet ta' implimentazzjoni imsemmija fl-Artikolu 9.
Artikolu 8
Sigurtà
Id-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati għandhom jiġu ġestiti b'rispett għar-regoli ta' sigurtà li jorbtu lill-Kummissjoni. Għal dan il-għan, is-sistemi ta' informazzjoni, l-għejun u l-mezzi ta' trasmissjoni li jibnu l-ġabra dokumentarja tal-Kummissjoni għandhom ikunu mħarsa b'miżuri ta' sigurtà xierqa rigward il-klassifikazzjoni ta' dokumenti, ta' protezzjoni tas-sistemi ta' informazzjoni u ta' protezzjoni ta' data personali.
Artikolu 9
Modalitajiet ta' implimentazzjoni
Il-modalitiajiet ta' implimentazzjoni ta' dawn id-disposizzjonijiet għandhom isiru b' koordinament mad-Direttorati Ġenerali u mas-servizzi simili u jiġu deċiżi mis-Segretarju Ġenerali nkarigat mill-informatika fil-Kummissjoni.
Dawn għandhom jiġu aġġornati regolarment skond l-iżvilupp tat-teknoloġiji ta' l-informazzjoni u tal-komunikazzjoni u ta' l-obbligi ġodda li jistgħu jorbtu lill-Kummissjoni.
Artikolu 10
Implimentazzjoni fis-servizzi
Kull Direttur Ġenerali jew Kap ta' Servizz għandu jieħu l-miżuri meħtieġa sabiex id-dokumenti, proċeduri u sistemi elettroniċi li hu responsabbli għalihom ikunu jissodisfaw l-eżiġenzi ta' dawn id-disposizzjonijiet u tal-modalitajiet ta' implimentazzjoni tagħhom.
Artikolu 11
Eżekuzzjoni tad-disposizzjonijiet
Is-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni hu nkarigat biex jissorvelja l-eżekuzzjoni ta' dawn id-disposizzjonijiet b'koordinazzjoni mad-Direttorati Ġenerali u mas-servizzi simili, b' mod partikolari mad-Direttorat Ġenerali inkarigat mill-informatika fi ħdan il-Kummissjoni.
(1) C(2000)200.
(2) SEC(2001)924.
(3) ĠU L 21 ta' l-24.1.2002, p. 23.
(4) C(2002)99 finali.
(5) ĠU L 317 tat-3.12.2001, p. 1.
(6) ĠU L 8 tat-12.1.2001, p. 1.