ANNESS

Dispożizzjonijiet tal-Kummissjoni dwar id-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati

Billi:

(1)

L-użu ġeneralizzat tat-teknoloġiji ġodda ta' informazzjoni u ta' komunikazzjoni mill-Kummissjoni għall-funzjonament tagħha u fil-bdil ta' dokumenti ma' ħaddieħor, u in partikolari ma' l-amministrazzjonijiet Komunitarji, fosthom l-organizzazzjonijiet inkarigati bit-tħaddim ta' xi politika Komunitarja u ma' l-amministrazzjonijiet nazzjonali, iwassal biex il-ġabra dokumentarja tal-Kummissjoni jkun fiha dejjem iżjed dokumenti elettroniċi u diġitalizzati.

(2)

Hi u ssegwi l-White Paper dwar ir-riforma tal-Kummissjoni (1), fejn l-azzjonijiet 7, 8, u 9 jaħsbu biex jiżguraw il-passaġġ għall-“e-Kummissjoni”, u l-komunika “Lejn e-Kummissjoni: Strateġija ta' Ħidma għall-perjodu 2001 — 2005 (Azzjonijiet 7, 8 u 9 tal-White Paper dwar ir-riforma)” (2), il-Kummissjoni intensifikat l-iżvilupp ta' sistemi informatiċi li jippermettu l-ġestjoni ta' dokumenti u proċeduri b'mezzi elettroniċi.

(3)

Bid-deċiżjoni 2002/47/KE, KEFA, EURATOM (3), Il-Kummissjoni żiedet mar-regolament intern tagħha xi disposizzjonijiet dwar il-ġestjoni tad-dokumenti biex tiżgura, b'mod partikolari, li f'kull ħin tkun tista' tagħti kont ta' kull mhi responsabbli għalih. Fil-komunika tagħha dwar is-simplifikazzjoni u l-modernizzazzjoni tal-ġestjoni tad-dokumenti tagħha (4), il-Kummissjoni iffissat bħala l-mira tagħha, fil-ġejjieni medju, li twaqqaf arkivjar elettroniku tad-dokumenti bbażat fuq il-ġabra kollha ta' regoli u proċeduri komuni applikabbli għas-servizzi kollha.

(4)

Id-dokumenti għandhom jiġu ġestiti b'rispett għar-regoli ta' sigurtà li jorbtu lill-Kummissjoni, b'mod partikolari fir-rigward tal-klassifikazzjoni tad-dokumenti skond id-deċiżjoni tagħha (2001/844/KE, KEFA, EURATOM) (5), tal-protezzjoni tas-sistemi ta' informazzjoni, skond id-deċiżjoni tagħha K(95)1510, kif ukoll tal-protezzjoni tad-data personali skond ir-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (KE nru 45/2001) (6). Flimkien ma' dan, il-ġabra dokumentarja tal-Kummissjoni għandha titfassal b'mod li s-sistemi ta' informazzjoni, l-għejun u l-mezzi ta' trasmissjoni li jibnuha għandhom ikunu protetti b'miżuri ta' sigurtà xierqa.

(5)

Dan iwassal biex jiġu approvati disposizzjonijiet li jiffissaw mhux biss il-kundizzjonijiet ta' validità, rigward il-Kummissjoni, tad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati jew trasmessi b'mezzi elettroniċi, meta dawn il-kundizzjonijiet ma jiġux iffissati mod ieħor, iżda wkoll il-kundizzjonijiet ta' konservazzjoni li jiggarantixxu l-integrità tagħhom u li jibqgħu jinqraw, huma u l-metadata tagħhom, fiż-żmien meħtieġ għall-konservazzjoni tagħhom.

Artikolu 1

Ħsieb

Dawn il-disposizzjonijiet jiffissaw il-kundizzjonijiet ta' validità tad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati fir-rigward tal-Kummissjoni. Huma jaħsbu wkoll biex jiggarantixxu l-awtentiċità u l-integrità ta' dawn id-dokumenti u tal-metadata tagħhom u li jibqgħu jinqraw.

Artikolu 2

Kamp ta' applikazzjoni

Dawn id-dokumenti japplikaw għad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati magħmula jew irċevuti u miżmuma mill-Kummissjoni.

Huma jistgħu japplikaw, bi ftehim, għad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati miżmuma minn entitajiet oħra nkarigati biex japplikaw ċerta politika Komunitarja jew għad-dokumenti mibdula fil-qafas ta' l-għejun telematiċi bejn l-amminstrazzjonijiet li tieħu sehem fihom il-Kummisjoni.

Artikolu 3

Tifsiriet

Għall-fini ta' dawn id-disposizzjonijiet jgħoddu dawn it-tifsiriet li ġejjin :

1)

    “dokument” id-dokument kif hu mfisser fil-punt a ta' l-Artikolu 3, tar-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsilll (KE nru 1049/2001) (7) u fl-ewwel Artikolu tad-disposizzjonijiet annessi mar-regolament intern tal-Kummissjoni, hawn isfel imsemmi “disposizzjonijiet dwar il-ġestjoni tad-dokumenti” ;

2)

    “dokument elettroniku” ġabra ta' tagħrif miġbura jew maħżuna b'kull xorta ta' mezz minn sistema informatika jew mezz simili li jista' jinqara jew jiġi eżaminat minn persuna jew minn xi sistema jew mezz u kull anness u kull ħruġ, stampat jew b' xi mod ieħor, ta' dan it-tagħrif ;

3)

    “diġitalizzazzjoni ta' dokumenti” il-proċess li bih jiġi ttrasformat dokument tal-karta jew kull mezz ieħor tradizzjonali fi xbieha elettronika. Id-diġitalizzazzjoni tirrigwarda kull xorta ta' dokument u tista' ssir permezz ta' mezzi differenti bħal ma huma karta, faks, mikroformi (microfiche, mikrofilm), ritratti fotografiċi, kassetti vidjo jew awdjo jew filmati ;

4)

    “ċiklu ta' ħajja ta' dokument” l-istadji jew perjodi kollha fil-ħajja ta' dokument, minn meta jiġi rċevut jew jinħoloq uffiċjalment skond l-Artikolu 4 tad-disposizzjonijiet dwar il-ġestjoni tad-dokumenti sa meta jintbagħat fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni u l-ftuħ tagħhom għall-pubbliku jew sa meta jinqered skond l-Artikolu 7 ta' l-imsemmija disposizzjonijiet ;

5)

    “ġabra dokumentarja tal-Kummissjoni” Il-ġabra kollha tad-dokumenti, dossiers u l-metadata maħluqa, irċevuti, irreġistrati, ikklassifikati u maħżuna mill-Kummissjoni ;

6)

    “integrità” il-fatt li t-tagħrif li fih id-dokument u l-metadata li tmur miegħu huma sħaħ (id-data kollha tkun hemm) u preċiżi (l-ebda fatt ma hu mibdul);

7)

    “li jibqa' jinqara fiż-żmien” il-fatt li t-tagħrif li fihom id-dokumenti u l-metadata li tmur miegħu jistgħu jibqgħu jinqraw faċilment minn kull persuna li tista' jew għandha dritt ikollha aċċess għalihom, waqt iċ-ċiklu kollu tal-ħajja ta' l-imsemmija dokumenti mill-ħolqien uffiċjali tagħhom jew minn meta jiġu rċevuti sa meta jintbagħtu fl-arkivji storiċi tal-Kummissjoni u l-ftuħ tagħhom għall-pubbliku jew sal-qirda awtorizzata tagħhom skond it-tul ta' konservazzjoni meħtieġa ;

8)

    “metadata” id-data li jiddeskrivi il-kuntest, il-kontenut u l-istruttura tad-dokumenti kif ukoll il-ġestjoni tagħhom fiż-żmien; kif huma ffissati fil-modalitajiet ta' applikazzjoni tad-disposizzjonijiet dwar il-ġestjoni tad-dokumenti u kif għandhom jiġu kkompletati bil-modalitiajiet ta' applikazzjoni ta' dawn id-disposizzjonijiet ;

9)

    “firma elettronika” il-firma elettronika skond il-punt 1 ta' l-Artikolu 2 tad-Direttiva 1999/93/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (8);

10)

    “firma elettronika avvanzata” il-firma elettronika skond il-punt 2 ta' l-Artikolu 2 tad-Direttiva 1999/93/KE.

Artikolu 4

Validità tad-dokumenti elettroniċi

1.   Fil-każ meta disposizzjoni Komunitarja jew nazzjonali applikabbli teżiġi l-oriġinali ffirmat ta' xi dokument, dokument elettroniku maħluq jew rċevut mill-Kummissjoni jkun jissodisfa din l-eżiġenza jekk id-dokument in kwistjoni ikun iġib firma elettronika avvanzata bbażata fuq ċertifikat kwalifikat u maħluq minn mezz ta' siġurtà għall-ħolqien ta' firem jew firma elettronika li għandha garanzija ugwali għall-iskop ta' firma.

2.   Fil-każ meta disposizzjoni Komunitarja jew nazzjonali applikabbli teżiġi li dokument ikun maħluq bil-kitba, mingħajr ma tkun teżiġi l-oriġinali ffirmat, dokument elettroniku maħluq jew irċevut mill-Kummissjoni jkun jissoddisfa din l-eżiġenza jekk il-persuna li jkun ġej minnha tkun identifikata kif jixraq u jekk id-dokument ikun inħoloq f'ċirkostanzi tali li jiggarantixxu l-integrità tal-kontenut u tal-metadata li jmorru miegħu u jissoddisfa il-kundizzjonijiet iffissati mill-Artikolu 7.

3.   Id-disposizzjonijiet ta' dan l-Artikolu jkunu japplikaw mill-jum ta' wara l-approvazzjoni tal-modalitajiet ta' applikazzjoni msemmija fl-Artikolu 9.

Artikolu 5

Validità tal-proċeduri elettroniċi

1.   Fil-każ li proċedura tal-Kummissjoni stess tkun teħtieġ firma ta' persuna awtorizzata jew il-kunsens ta' persuna f'stadju jew stadji ta' l-imsemmija proċedura, din tista' tinħadem permezz ta' sistemi informatiċi jekk kull persuna tkun identifikata b'mod ċert u mhux ekwivoku u jekk is-sistema in kwistjoni tkun toffri garanzija li ma jistax jinbidel il-kontenut inkluż dak li għandu x'jaqsam ma' l-istadji tal-proċedura.

2.   Fil-każ li proċedura tkun tinvolvi lill-Kummissjoni u entitajiet oħra u tkun teħtieġ il-firma ta' persuna awtorizzata jew il-kunsens ta' persuna f'stadju jew stadji ta' l-imsemmija proċedura, din tista' tinħadem b'sistemi informatiċi li l-kundizzjonijiet u l-garanziji tagħhom ikunu ffissati bi qbil.

Artikolu 6

Trasmissjoni b'mezzi elettroniċi

1.   It-trasmissjoni ta' dokumenti mill-Kummissjoni lil destinatarju intern jew estern tista' ssir permezz tal-komunikazzjoni l-iżjed xierqa skond il-każ.

2.   It-trasmissjoni ta' dokumenti lill-Kummissjoni tista' ssir b'kull xorta ta' mezz ta' komunikazzjoni fosthom il-mezz elettroniku - faks, posta elettronika (email), formularju elettroniku, websajt.

3.   Il-paragrafi 1 u 2 ma japplikawx meta xi mezzi partikolari ta' trasmissjoni jew xi formalitajiet partikolari marbuta mat-trasmissjoni jkunu meħtieġa skond disposizzjoni Komunitarja jew nazzjonali applikabbli jew bis-saħħa ta' ftehim jew bi qbil bejn il-partijiet.

Artikolu 7

Konservazzjoni

1.   Il-konservazzjoni mill-Kummissjoni ta' dokumenti elettroniċi u diġitalizzati għandha tiġi żgurata tul iż-żmien meħtieġ bil-kundizzjonijiet li ġejjin :

a)	id-dokument jiġi kkonservat bil-forma li fiha jkun inħoloq, mibgħut jew irċevut jew taħt forma li tippreserva l-integrità mhux biss tal-kontenut ta' dan id-dokument iżda tal-metadata li tmur miegħu;

b)	il-kontenut tad-dokument u l-metadata li tmur miegħu jkunu jistgħu jinqraw tul iż-żmien kollu ta' konservazzjoni tagħhom minn min ikun awtorizzat li jarahom.

ċ)	rigward dokument li jkun intbagħat jew li ġie rċevut b'mezz elettroniku, it-tagħrif li jkun juri l-oriġini u d-destinazzjoni tiegħu, kif ukoll id-data u l-ħin ta' meta jkun intbagħat jew ġie rċevut jagħmlu parti mill-metadata minima li għandha tiġi kkonservata ;

d)	rigward proċeduri elettroniċi ġestiti minn sistemi informatiċi, it-tagħrif dwar l-istadji formali ta' proċedura għandhom jiġu kkonservati f'kundizzjonijiet b'mod li jiżguraw li jkunu idenitifikati dawn l-istadji kif ukoll l-identifikazzjoni ta' l-awturi u ta' l-intervenjenti.

2.   Għall-fini tal-paragrafu 1, il-Kummissjoni għandha twaqqaf sistema ta' depożitu elettroniku maħsub li jkopri iċ-ċiklu ta' ħajja kollu tad-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati.

Il-kundizzjonijiet tekniċi tas-sistema ta' depożitu elettroniku għandhom jiġu ffissati skond il-modalitajiet ta' implimentazzjoni imsemmija fl-Artikolu 9.

Artikolu 8

Sigurtà

Id-dokumenti elettroniċi u diġitalizzati għandhom jiġu ġestiti b'rispett għar-regoli ta' sigurtà li jorbtu lill-Kummissjoni. Għal dan il-għan, is-sistemi ta' informazzjoni, l-għejun u l-mezzi ta' trasmissjoni li jibnu l-ġabra dokumentarja tal-Kummissjoni għandhom ikunu mħarsa b'miżuri ta' sigurtà xierqa rigward il-klassifikazzjoni ta' dokumenti, ta' protezzjoni tas-sistemi ta' informazzjoni u ta' protezzjoni ta' data personali.

Artikolu 9

Modalitajiet ta' implimentazzjoni

Il-modalitiajiet ta' implimentazzjoni ta' dawn id-disposizzjonijiet għandhom isiru b' koordinament mad-Direttorati Ġenerali u mas-servizzi simili u jiġu deċiżi mis-Segretarju Ġenerali nkarigat mill-informatika fil-Kummissjoni.

Dawn għandhom jiġu aġġornati regolarment skond l-iżvilupp tat-teknoloġiji ta' l-informazzjoni u tal-komunikazzjoni u ta' l-obbligi ġodda li jistgħu jorbtu lill-Kummissjoni.

Artikolu 10

Implimentazzjoni fis-servizzi

Kull Direttur Ġenerali jew Kap ta' Servizz għandu jieħu l-miżuri meħtieġa sabiex id-dokumenti, proċeduri u sistemi elettroniċi li hu responsabbli għalihom ikunu jissodisfaw l-eżiġenzi ta' dawn id-disposizzjonijiet u tal-modalitajiet ta' implimentazzjoni tagħhom.

Artikolu 11

Eżekuzzjoni tad-disposizzjonijiet

Is-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni hu nkarigat biex jissorvelja l-eżekuzzjoni ta' dawn id-disposizzjonijiet b'koordinazzjoni mad-Direttorati Ġenerali u mas-servizzi simili, b' mod partikolari mad-Direttorat Ġenerali inkarigat mill-informatika fi ħdan il-Kummissjoni.

---

(1)  C(2000)200.

(2)  SEC(2001)924.

(3)  ĠU L 21 ta' l-24.1.2002, p. 23.

(4)  C(2002)99 finali.

(5)  ĠU L 317 tat-3.12.2001, p. 1.

(6)  ĠU L 8 tat-12.1.2001, p. 1.

(7)  ĠU L 145 tal-31.5.2001, p. 43.

(8)  ĠU L 13 tad-19.1.2000, p. 12.