(1)

Il-Kummissjoni twettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti qabel dawk dixxiplinari, dixxiplinari u ta' sospensjoni, fuq il-bażi tal-Artikolu 86 tar-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (1) u skont l-Anness IX tiegħu kif ukoll id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C (2004) 1588 (2). Dawk il-kompiti huma primarjament ir-responsabbiltà tal-Uffiċċju ta' Investigazzjoni u Dixxiplina tal-Kummissjoni (“IDOC”), li huwa direttorat mehmuż mad-Direttorat Ġenerali għar-Riżorsi Umani u s-Sigurtà. Proċedimenti dixxiplinari jistgħu jinkludu investigazzjonijiet immexxija mill-Bord tad-Dixxiplina tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 17 tal-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal.

(2)

Fil-kuntest ta' dawn l-attivitajiet, is-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni jiġbru u jipproċessaw l-informazzjoni rilevanti. Dik l-informazzjoni tinkludi data personali, b'mod partikolari data dwar l-identifikazzjoni, ta' kuntatt u dwar l-imġiba. Is-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni jittrasmettu data personali lil servizzi oħra tal-Kummissjoni fuq bażi ta' tagħrif li jkun meħtieġ.

(3)

Id-data personali hija maħżuna f'ambjent elettroniku u sigur biex ma jkunx hemm aċċess illegali jew trasferiment ta' data lil persuni li m'għandhomx bżonn li jkunu jafu. Wara li jintemm l-ipproċessar, id-data tinżamm f'konformità mar-regoli applikabbli tal-Kummissjoni (3).

(4)

Meta twettaq il-kompiti tagħha, il-Kummissjoni hija obbligata li tirrispetta d-drittijiet ta' persuni fiżiċi b'rabta mal-ipproċessar ta' data personali rikonoxxuta mill-Artikolu 8(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea u mill-Artikolu 16(1) tat-Trattat, kif ukoll id-drittijiet previsti fir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4), li jissostitwixxi r-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5). Fl-istess ħin, il-Kummissjoni hija meħtieġa li tikkonforma ma' regoli stretti ta' kunfidenzjalità u segretezza professjonali u biex tiżgura r-rispett tad-drittijiet proċedurali tal-persuni kkonċernati u tax-xhieda, b'mod partikolari l-preżunzjoni tal-innoċenza tal-persuna kkonċernata.

(5)

F'ċerti ċirkustanzi, huwa meħtieġ li jiġu rrikonċiljati d-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 mal-ħtieġa ta' effettività ta' inkjesti amministrattivi u proċedimenti qabel dawk dixxiplinari, dixxiplinari u proċeduri ta' sospensjoni, kif ukoll b'rispett sħiħ għad-drittijiet fundamentali u l-libertajiet ta' suġġetti oħra tad-data. F'dan is-sens, l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jagħti lill-Kummissjoni bil-possibbiltà li tillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35, kif ukoll il-prinċipju ta' trasparenza stabbilit fl-Artikolu 4(1)(a), sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 17, 19, 20 u 35 ta' dak ir-Regolament.

(6)

Dan jista' jkun il-każ, b'mod partikolari, fir-rigward tal-għoti ta' informazzjoni dwar l-ipproċessar tad-data personali lill-persuna kkonċernata fil-bidu ta' inkjesta amministrattiva. L-għoti ta' dik l-informazzjoni jista' jaffettwa l-kapaċità tal-Kummissjoni li tmexxi l-inkjesta amministrattiva, pereżempju minħabba li l-persuna kkonċernata tista' teqred evidenza qabel ma tiġi eżaminata mill-Kummissjoni jew tinterferixxi ma' xhieda potenzjali qabel ma jinstemgħu. Bl-istess mod, l-għoti ta' aċċess għal data personali waqt fażijiet tal-proċedura fejn il-persuna kkonċernata ma jkollhiex aċċess għall-fajl, bħal waqt il-valutazzjoni preliminari jew l-inkjesta amministrattiva, tista' tiżvela informazzjoni li tista' taffettwa ħażin it-tmexxija tal-inkjesta amministrattiva. Fiż-żewġ każijiet, il-limitazzjoni tad-drittijiet tal-persuna kkonċernata tista' tkun meħtieġa għas-salvagwardja ta' funzjoni ta' monitoraġġ, spezzjoni jew regolatorja marbuta mal-eżerċizzju ta' awtorità uffiċjali f'każ fejn huwa kkonċernat għan importanti ta' interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni, jiġifieri li jiġi żgurat li l-persunal tal-Kummissjoni jirrispetta l-obbligi statutorji tiegħu u jaġixxi b'mod etiku.

(7)

Jista' jkun meħtieġ ukoll li jiġi limitat id-dritt ta' aċċess għal data personali mill-persuna kkonċernata meta aċċess bħal dan jiżvela informazzjoni dwar xhud jew informatur li jkun talab biex l-identità tiegħu ma tiġix żvelata. F'każ bħal dan, il-Kummissjoni tista' tiddeċiedi li tirrestrinġi l-aċċess għad-dikjarazzjoni dwar il-persuna kkonċernata sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet ta' dan ix-xhud jew informatur.

(8)

Sabiex jiġu żgurati l-kunfidenzjalità u l-effettività tal-inkjesti amministrattivi, il-proċedimenti qabel dawk dixxiplinari, dawk dixxiplinari u ta' sospensjoni, filwaqt li jiġu rrispettati l-istandards tal-protezzjoni tad-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jeħtieġ li jiġu adottati regoli interni li bihom il-Kummissjoni tista' tirrestrinġi d-drittijiet tas-suġġetti tad-data f'konformità mal-Artikolu 25(1) (c), (g) u (h) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(9)

Ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet kollha ta' pproċessar imwettqa mill-Kummissjoni fit-twettiq tal-kompiti tagħha, inkluż operazzjonijiet ta' pproċessar mwettqa qabel il-ftuħ ta' inkjesta amministrattiva u matul l-assistenza u l-kooperazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni lill-awtoritajiet nazzjonali u l-organizzazzjonijiet internazzjonali barra l-attivitajiet tagħha.

(10)

Sabiex tikkonforma mal-Artikoli 14, 15 u 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, jenħtieġ li l-Kummissjoni tinforma lill-individwi kollha bl-attivitajiet tagħha li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom u bid-drittijiet tagħhom b'mod trasparenti u koerenti permezz ta' avviż ta' protezzjoni tad-data ppubblikat fuq is-sit web tal-Kummissjoni. Barra minn hekk, il-Kummissjoni jenħtieġ li tgħarraf individwalment, f'format xieraq, is-suġġetti tad-data involuti f'inkjesta amministrattiva jew fi proċedimenti qabel dawk dixxiplinari, dawk dixxiplinari u ta' sospensjoni.

(11)

Barra minn hekk, biex tinżamm il-kooperazzjoni effettiva jista' jkun meħtieġ għall-Kummissjoni li tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data biex tipproteġi l-attivitajiet ta' pproċessar ta' istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE jew tal-Istati Membri u l-awtoritajiet ta' pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali. Għal dak il-għan, il-Kummissjoni jenħtieġ li tikkonsulta lil dawk l-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji, aġenziji, awtoritajiet u organizzazzjonijiet internazzjonali dwar ir-raġunijiet rilevanti biex timponi restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet, sakemm dawn ma jfixklux l-attivitajiet tal-Kummissjoni.

(12)

Il-Kummissjoni tista' wkoll ikollha tirrestrinġi l-għoti ta' informazzjoni lis-suġġetti tad-data u l-applikazzjoni ta' drittijiet oħra tas-suġġetti tad-data fir-rigward ta' data personali riċevuta minn pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, biex tissodisfa d-dmir ta' kooperazzjoni tagħha ma' dawk il-pajjiżi jew l-organizzazzjonijiet u b'hekk tissalvagwardja għan importanti ta' interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni. Madankollu, f'ċerti ċirkustanzi l-interess jew id-drittijiet fundamentali tas-suġġett tad-data jistgħu jegħlbu l-interess tal-kooperazzjoni internazzjonali.

(13)

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tindirizza r-restrizzjonijiet kollha b'mod trasparenti u tirreġistra kull applikazzjoni tar-restrizzjonijiet fis-sistema ta' reġistrazzjoni korrispondenti.

(14)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725, il-kontrolluri jistgħu jiddiferixxu, iħallu barra jew jiċħdu l-għoti ta' informazzjoni fuq ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta' restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk l-għoti ta' dik l-informazzjoni fi kwalunkwe każ jikkomprometti l-fini tar-restrizzjoni. Dan, b'mod partikolari, huwa l-każ tar-restrizzjonijiet għad-drittijiet previsti fl-Artikoli 16 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725.

(15)

Il-Kummissjoni jenħtieġ li tirrevedi b'mod regolari r-restrizzjonijiet imposti sabiex tiżgura li d-dritt tas-suġġett tad-data li jiġi infurmat skont l-Artikoli 16 u 35 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jiġi ristrett biss sakemm dawn ir-restrizzjonijiet huma meħtieġa mill-Kummissjoni biex tkun tista' tmexxi l-inkjesti amministrattivi tagħha kif ukoll proċedimenti qabel dawk dixxiplinari, dawk dixxiplinari u ta' sospensjoni.

(16)

Fejn jiġu ristretti drittijiet oħra tas-suġġetti tad-data, il-kontrollur jenħtieġ li jivvaluta fuq bażi ta' każ b'każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkompromettix l-għan tagħha.

(17)

Jenħtieġ li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni Ewropea jwettaq rieżami indipendenti tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, bil-għan li tiġi żgurata l-konformità ma' din id-deċiżjoni.

(18)

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ta l-opinjoni tiegħu fil-5 ta' Diċembru 2018.