32000Q3614

Ir-Regoli ta' proċedura tal-Kummissjoni

(K(2000) 3614)

WERREJ

KAPITOLU I IL-KUMMISSJONI

L-Artikolu 1 Natura kolleġġjali

L-Artikolu 2 Prijoritajiet u programm ta' ħidma

L-Artikolu 3 Il-President

L-Artikolu 4 Proċeduri biex jittieħdu deċiżjonijiet

Taqsima I Laqgħat tal-Kummissjoni

L-Artikolu 5 Sejħa tal-laqgħat

L-Artikolu 6 L-aġenda

L-Artikolu 7 Kworum

L-Artikolu 8 Maġġoranza

L-Artikolu 9 Konfidenzalità

L-Artikolu 10 Attendenza ta' uffiċjali jew ta' persuni oħra

L-Artikolu 11 Il-minuti

Taqsima II Proċeduri oħra biex jittieħdu deċiżjonijiet

L-Artikolu 12 Proċedura bil-miktub

L-Artikolu 13 Proċedura ta' awtorizzazzjoni

L-Artikolu 14 Proċedura ta' delegazzjoni

L-Artikolu 15 Noti tal-ġurnata

Taqsima III Preparazzjoni u implimentazzjoni ta' deċiżjonijiet tal-Kummissjoni.

L-Artikolu 16 Persunal personali

L-Artikolu 17 Is-Segretarju Ġenerali

L-Artikolu 18 Awtentikazzjoni ta' strumenti tal-Kummissjoni

KAPITOLU II DIPARTIMENTI TAL-KUMMISSJONI

L-Artikolu 19 Struttura tad-Dipartimenti

L-Artikolu 20 Strutturi temporanji

L-Artikolu 21 Koperazzjoni u kordinazzjoni bejn id-dipartimenti

KAPITOLU III RAPPREŻENTAZZJONI MINN DEPUTAT

L-Artikolu 22 Rappreżentazzjoni tal-President minn Deputat

L-Artikolu 23 Rappreżentazzjoni tas-Segretarju Ġenerali minn Deputat

L-Artikolu 24 Rappreżentazzjoni ta' superjuri minn deputati

DISPOŻIZZJONIJIET FINALI L-Artikolu 25 Implimentazzjoni

L-Artikolu 26 Revoka tar-regoli ta' proċedura preċedenti

L-Artikolu 27 Dħul fis-seħħ

L-Artikolu 28 Pubblikazzjoni fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej

IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Faħam u l-Azzar, u b'mod partikolari l-Artikolu 16 ta' dan it-Trattat,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikolu 218(2) ta' dan it-Trattat,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika, u b'mod partikolari l-Artikolu 131 ta' dan it-Trattat,

Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikoli 28(1) u 41(1) ta' dan it-Trattat,

ADOTTAT DAWN IR-REGOLI TA' PROĊEDURA:

KAPITOLU I

IL-KUMMISSJONI

Artikolu 1

Il-Kummissjoni għandha taġixxi b'mod kolleġġjali skond dawn ir-Regoli u b'konformità mal-linji ta' gwida politiċi stabbiliti mill-President.

Artikolu 2

Il-Kummissjoni għandha, b'konformità mal-linji ta' gwida stabbiliti mill-President, tistabbilixxi l-prijoritajiet tagħha u għandha, kull sena, tadotta programm ta' ħidma.

Artikolu 3

Il-President jista' jassenja oqsma speċjali ta' attività lill-Membri tal-Kummissjoni. Dawn il-Membri, fir-rigward ta' l-oqsma assenjati lilhom, ikunu speċifikament responsabbli għall-preparazzjoni tal-ħidma tal-Kummissjoni u għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni. Huwa jista' jibdel dawn l-assenjazzjonijiet f'kull ħin.

Il-President jista' jistabbilixxi gruppi ta' ħidma mill-Membri tal-Kummissjoni. Meta jistabbilixxi grupp ta' ħidma, il-President għandu jaħtar president ta' dan il-grupp.

Il-President għandu jirrappreżenta lill-Kummissjoni. Huwa għandu jaħtar lill-Membri tal-Kummissjoni sabiex jassistuh f'dan il-kompitu.

Artikolu 4

Id-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni għandhom jittieħdu:

(a) f'laqgħat;

jew

(b) permezz ta' proċedura bil-miktub skond l-Artikolu 12;

jew

(ċ) permezz ta' awtorizzazzjoni skond l-Artikolu 13;

jew

(d) permezz ta' delegazzjoni skond l-Artikolu 14.

Taqsima I

Laqgħat tal-Kummissjoni

Artikolu 5

Il-laqgħat tal-Kummissjoni għandhom jissejħu mill-President.

Il-Kummissjoni għandha, bħala regola ġenerali, tiltaqa' mill-anqas darba fil-ġimgħa. Meta jkun hemm il-bżonn għandhom isiru laqgħat addizzjonali.

Il-Membri tal-Kummissjoni huma mitluba li jattendu għal-laqgħat kollha. Il-President għandu jiddeċiedi jekk Membri għandhomx jinħelsu minn dan l-obbligu f'ċerti ċirkostanzi.

Artikolu 6

Il-President għandu jadotta l-aġenda ta' kull laqgħa. Huwa għandu jieħu in konsiderazzjoni, b'mod partikolari, tal-programm ta' ħidma stabbilit fl-Artikolu 2.

Mingħajr preġudizzju għall-prerogattiva tal-President biex jadotta l-aġenda, kull proposta li tinvolvi spiża sinifikattivà trid tkun ippreżentata bi ftehim mal-Membru tal-Kummissjoni responsabbli mill-budget.

Jekk Membru tal-Kummissjoni jipproponi li tkun inkluża xi kwistjoni fl-aġenda, il-President għandu, minbarra f'ċirkostanzi eċċezzjonali, jingħata avviż minn disat ijiem qabel.

L-aġenda u d-dokumenti neċessarji għall-ħidma għandhom jitqassmu lill-Membri tal-Kummissjoni fiż-żmien stipulat u fil-lingwi użati fil-ħidma kif ordnati mill-Kummissjoni skond l-Artikolu 25.

Jekk Membru tal-Kummissjoni jitlob illi xi kwistjoni titneħħa mill-aġenda, il-kwistjoni konċernata għandha, jekk il-President ma jsibx oġġezzjoni, titħalla għal-laqgħa li jkun imiss.

Il-Kummissjoni, fuq proposta tal-President, tista' tiddiskuti kwistjonijiet li mhumiex fuq l-aġenda jew li fir-rigward tagħhom tqassmu tard id-dokumenti neċessarji għall-ħidma. Il-Kummissjoni tista', b'vot favour mill-maġġoranza, tiddeċiedi li ma tiddiskutix kwistjoni li tkun fuq l-aġenda.

Artikolu 7

In-numru ta' Membri preżenti meħtieġ sabiex ikun hemm kworum għandu jkun daqs il-maġġoranza tan-numru ta' Membri speċifikata fit-Trattat.

Artikolu 8

Il-Kummissjoni għandha tieħu deċiżjonijiet a bażi ta' proposti minn wieħed jew aktar mill-Membri tagħha.

Għandha ssir votazzjoni jekk din tkun mitluba minn xi Membru. Il-votazzjoni tista' ssir fuq il-proposta kif magħmula oriġinarjament jew fuq il-proposta kif emendata mill-Membru jew Membri responsabbli jew mill-President.

Id-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni għandhom ikunu adottati jekk maġġoranza tan-numru tal-Membri, kif speċifikata fit-Trattat, jivvutaw favur. Din il-maġġoranza għandha tkun mitluba irrispettivament mis-suġġett u n-natura tad-deċiżjoni.

Artikolu 9

Il-laqgħat tal-Kummissjoni ma għandhomx isiru fil-pubbliku. Id-diskussjonijiet għandhom ikunu konfidenzjali.

Artikolu 10

Is-Segretarju Ġenerali għandu jattendi għal-laqgħat, ħlief meta l-Kummissjoni tiddeċiedi mod ieħor. L-attendenza ta' persuni oħra għandha tkun deċiża skond ir-regoli li jdaħħlu fis-seħħ dawn ir-Regoli ta' Proċedura.

Jekk Membru tal-Kummissjoni jkun assenti, ix-Chef de Cabinet tiegħu jista' jattendi għal-laqgħa u, fuq stedina mill-President, jista' jesprimi l-opinjoni tal-Membru assenti.

Il-Kummissjoni tista' tiddeċiedi illi tisma' kull persuna oħra.

Artikolu 11

Għandhom jittieħdu minuti waqt il-laqgħat kollha tal-Kummissjoni.

L-abbozz tal-minuti għandu jingħata lill-Kummissjoni fil-laqgħa ta' wara sabiex ikunu approvati. Il-minuti approvati għandhom ikunu awtentikati permezz tal-firem tal-President u tas-Segretarju Ġenerali.

Taqsima II

Proċeduri oħra biex jittieħdu deċiżjonijiet

Artikolu 12

Il-qbil tal-Kummissjoni ma' proposta ta' Membru jew Membri tagħha jista' jinkiseb permezz ta' proċedura bil-miktub jekk id-Direttorati Ġenerali involuti b'mod dirett jaqblu li jsir hekk u jekk il-proposta kienet approvata uffiċjalment mis-Servizz Legali.

Għal dan il-għan, it-test tal-proposta għandu jitqassam bil-miktub lill-Membri tal-Kummissjoni kollha fil-lingwi ordnati mill-Kummissjoni skond l-Artikolu 25 flimkien ma' stipulazzjoni li tindika l-perjodu ta' żmien li fih il-Membri għandhom jistqarru jekk xtaqux jagħmlu xi riservi jew emendi.

Matul il-proċedura bil-miktub kull Membru tal-Kummissjoni jista' jitlob illi l-proposta tkun diskussa. Huwa għandu jibgħat talba dwar dan, flimkien mar-raġunijiet tiegħu, lill-President.

Proposta li fir-rigward tagħha l-ebda Membru tal-Kummissjoni ma jagħmel riserva jew, jekk tkun saret riserva, din ir-riserva ma nżammitx saż-żmien stipulat għal proċedura bil-miktub, għandha titqies bħala adottata mill-Kummissjoni. Il-proposti adottati għandhom ikunu dokumentati f'nota tal-ġurnata li għandha tkun dokumentata fil-minuti tal-laqgħa li jkun imiss.

Artikolu 13

Il-Kummissjoni tista' tawtorizza lil wieħed jew aktar mill-Membri tagħha sabiex jieħu miżuri ta' ġestjoni jew miżuri amministrattivi f'isimha. Din l-awtorizzazzjoni għandha ssir bil-kondizzjoni illi l-prinċipju ta' responsabbiltà kollettiva jkun rispettat u għandha tkun suġġetta għar-restrizzjonijiet u l-kondizzjonijiet imposti mill-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni tista' wkoll, bil-ftehim tal-President, tagħti struzzjonijiet lil wieħed jew aktar mill-Membri tagħha sabiex jadotta t-test definittiv ta' xi strument jew ta' xi proposta li għad iridu jkunu preżentati lill-istituzzjonijiet l-oħra u li l-partijiet essenzali tagħhom kienu diġa deċiżi f'diskussjoni.

Jekk id-deċiżjoni li tagħti din l-awtorizzazzjoni ma tagħmilx projbizzjoni espressa, l-awtorità mogħtija b'dan il-mod tista' tkun subdelegata lid-Diretturi-Ġenerali u lill-Kapijiet tas-Servizzi.

Id-dispożizzjonijiet ta' l-ewwel, tat-tieni u tat-tielet paragrafi għandhom ikunu mingħajr preġudizzju għar-regoli dwar delegazzjoni fir-rigward ta' kwistjonijiet finanzjarji jew awtorizzazzjoni mogħtija lill-awtorità li taħtar u lill-awtorità li għandha s-setgħa tikkonkludi kuntratti ta' impieg.

Artikolu 14

Il-Kummissjoni tista' tiddelega l-adozzjoni ta' miżuri ta' ġestjoni jew ta' miżuri ta' amministrazzjoni lid-Diretturi-Ġenerali u lill-Kapijiet tas-Servizzi li għandhom jadottaw dawn il-miżuri f'isem il-Kummissjoni. Din id-delegazzjoni għandha ssir bil-kondizzjoni illi l-prinċipju ta' responsabbiltà kollettiva jkun rispettat u għandha tkun suġġetta għar-restrizzjonijiet u l-kondizzjonijiet imposti mill-Kummissjoni

Artikolu 15

Deċiżjonijiet adottati skond il-proċedura ta' awtorizzazzjoni jew skond il-proċedura ta' delegazzjoni għandhom ikunu dokumentati f'nota tal-ġurnata li għandha tkun dokumentata fil-minuti tal-laqgħa tal-Kummissjoni li jkun imiss.

Taqsima III

Preparazzjoni u implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni

Artikolu 16

Il-Membri tal-Kummissjoni jistgħu jaħtru persunal personali sabiex jassistihom fil-ħidma tagħhom u fil-preparazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni.

Membru tal-Kummissjoni li tkun assesnjata lilu sfera ta' responsabbiltà, għandu jagħti struzzjonijiet lid-dipartimenti rilevanti.

Artikolu 17

Is-Segretarju Ġenerali għandu jassisti lill-President fil-preparazzjoni tal-proċeduri u tal-laqgħat tal-Kummissjoni. Huwa għandu jassisti wkoll lill-presidenti tal-gruppi ta' ħidma stabbiliti fit-tieni paragrafu ta' l-Artikolu 3.

Huwa għandu jassigura illi l-proċeduri biex jittieħdu deċiżjonijiet ikunu implimentati kif suppost u li d-deċiżjonijiet imsemmija fl-Artikolu 4 jiddaħħlu fis-seħħ.

Huwa għandu jassigura li jkun hemm il-kordinazzjoni meħtieġa bejn id-dipartimenti fl-istadji preparatorji u għandu jara illi r-regoli dwar is-sottomissjoni ta' dokumenti jkunu mħarrsa.

Huwa għandu jieħu l-passi meħtieġa sabiex jassigura li l-istrumenti tal-Kummissjoni jkunu notifikati b'mod uffiċjali lill-persuni konċernati u li jkunu pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej u sabiex jassigura li d-dokumenti tal-Kummissjoni u tad-dipartimenti tagħha jintbagħtu lill-istituzzjonijiet l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej.

Huwa għandu jkun responsabbli mir-relazzjonijiet uffiċjali ma' l-istituzzjonijiet l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej. Din ir-responsabbiltà hija suġġetta għal deċiżjonijiet tal-Kummissjoni li teżerċita xi funzjoni hija stess jew li tassenja din il-funzjoni lill-Membri jew lid-dipartimenti tagħha. Huwa għandu jimmonitorja l-proċeduri fl-istituzzjonijiet l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej u għandu jżomm lill-Kummissjoni informata dwarhom.

Artikolu 18

Strumenti li jkunu adottati mill-Kummissjoni matul laqgħa għandhom ikunu mehmuża fil-lingwa awtentika jew fil-lingwi awtentiċi, b'mod illi ma jkunux jistgħu jiġu separati, ma' nota sommarja preparata fl-aħħar tal-laqgħa li fiha kienu adottati. Huma għandhom ikunu awtentikati bil-firem tal-President u tas-Segretarju Ġenerali fl-aħħar paġna tan-nota sommarja.

Strumenti adottati permezz tal-proċedura bil-miktub għandhom ikunu mehmuża fil-lingwa awtentika jew fil-lingwi awtentiċi, b'mod illi ma jkunux jistgħu jiġu separati, man-nota tal-ġurnata msemmija fl-Artikolu 12. Dawn l-istrumenti għandhom jiġu awtentikati bil-firma tas-Segretarju Ġenerali fuq l-aħħar paġna tan-nota tal-ġurnata.

Strumenti adottati permezz tal-proċedura ta' awtorizzazzjoni għandhom ikunu mehmuża fil-lingwa awtentika jew fil-lingwi awtentiċi, b'mod illi ma jkunux jistgħu jiġu separati, man-nota tal-ġurnata msemmija fl-Artikolu 15. Dawn l-istrumenti għandhom jiġu awtentikati bil-firma tas-Segretarju Ġenerali fuq l-aħħar paġna tan-nota tal-ġurnata.

Strumenti adottati permezz tal-proċedura ta' delegazzjoni jew permezz ta' subdelegazzjoni skond it-tielet paragrafu ta' l-Artikolu 13, għandhom ikunu mehmuża fil-lingwa awtentika jew fil-lingwi awtentiċi, b'mod illi ma jkunux jistgħu jiġu separati, man-nota tal-ġurnata msemmija fl-Artikolu 15. Dawn l-istrumenti għandhom jiġu awtentikati permezz ta' dikjarazzjoni ta' ċertifikazzjoni iffirmata mid-Direttur Ġenerali jew minn Kap ta' Servizz.

Għall-għanijiet ta' dawn ir-Regoli, "strumenti" tfisser kull strument imsemmi fl-Artikolu 14 tat-Trattat KEFA, fl-Artikolu 249 tat-Trattat KE u fl-Artikolu 161 tat-Trattat dwar l-Euratom.

Għall-għanijiet ta' dawn ir-Regoli, "lingwa awtentika jew lingwi awtentiċi" tfisser il-lingwi offiċjali tal-Komunitajiet fil-każ ta' strumenti li għandhom applikazzjoni ġenerali u fil-każijiet l-oħra, l-lingwa jew il-lingwi tal-persuni lil min ikunu indirizzati l-istrumenti.

KAPITOLU II

DIPARTIMENTI TAL-KUMMISSJONI

Artikolu 19

Numru ta' Direttorati Ġenerali u numru ekwivalenti ta' dipartimenti, li flimkien jiffurmaw servizz amministrattiv wieħed, għandhom jassistu lill-Kummissjoni fit-twettiq tal-kompiti tagħha.

Id-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti għandhom jinqasmu, fil-każijiet normali, fi tlett direttorati, u dawn id-direttorati għandhom jinqassmu f'taqsimiet.

Artikolu 20

F'każijiet speċjali, l-Kummissjoni tista' tistabbilxxi strutturi speċifiċi sabiex jieħdu ħsieb kwistjonijiet partikolari u għandha tiddeċiedi dwar ir-responsabbiltajiet tagħhom u kif għandhom joperaw.

Artikolu 21

Sabiex jassiguraw l-effikaċja ta' azzjoni tal-Kummissjoni, id-dipartimenti għandhom jaħdmu f'koperazzjoni fil-qrib u b'mod kordinat fil-preparazzjoni u fl-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni.

Id-dipartiment responsabbli għandu, qabel jissottometti dokument lill-Kummissjoni u fi żmien suffiċċjenti, jikkonsulta mad-dipartimenti l-oħra li huma assoċjati jew huma konċernati minħabba l-poteri tagħhom, jew minħabba r-responsabbiltajiet tagħhom jew minħabba n-natura tas-suġġett u għandu jinforma lis-Segretarjat Ġenerali f'każ li hu ma jkunx ikkonsultat. Is-Servizz Legali għandu jkun ikkonsultat dwar l-abbozzi kollha ta' u l-proposti kollha għal strumenti legali u dwar id-dokumenti kollha li jista' jkollhom implikazzjonijiet legali. Id-Direttorati Ġenerali responsabbli mill-budget, mill-persunal u mill-amministrazzjoni għandhom ikunu konsultati dwar id-dokumenti kollha li jista' jkollhom implikazzjonijiet dwar il-budget u l-finanzji, jew dwar il-persunal jew dwar l-amministrazzjoni, rispettivament. Id-Direttorat Ġenerali responsabbli mill-kontrol finanzjarju għandu jkun konsultat bl-istess mod, skond il-bżonn.

Id-dipartiment responsabbli għandu jagħmel l-aħjar li jista' sabiex jipprepara proposta li jaqblu magħha d-dipartimenti konsultati. F'każ li ma jkunx hemm ftehim, id-dipartiment għandu, fl-appendiċi tal-proposta, jindika l-opinjonijiet differenti espressi minn dawn id-dipartimenti. Dan mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 12.

KAPITOLU III

RAPPREŻENTAZZJONI MINN DEPUTAT

Artikolu 22

Jekk il-President ma jkunx jista' jeżerċita l-funzjonijiet tiegħu, dawn il-funzjonijiet għandhom ikunu eżerċitati minn wieħed mill-Viċi-Presidenti jew mill-Membri magħżula skond l-ordni stipulat mill-Kummissjoni.

Artikolu 23

Jekk is-Segretarju Ġenerali ma jkunx jista' jeżerċita l-funzjonijiet tiegħu, dawn il-funzjonijiet għandhom ikunu eżerċitati minn Assistent Segretarju Ġenerali jew, meta dan ma jkunx possibbli, minn uffiċjal maħtur mill-Kummissjoni.

Artikolu 24

Jekk Direttur Ġenerali ma jkunx jista' jeżerċita l-funzjonijiet tiegħu, dawn il-funzjonijiet għandhom ikunu eżerċitati mill-Assistent Direttur Ġenerali l-aktar anzjan li jkun preżenti, u f'każ li jkun hemm żewġ Assistenti li huma indaqs fl-anzjanità, minn dak l-Assistant li huwa l-akbar fl-età, jew, fil-każ li ma tkunx teżisti l-pożizzjoni ta' Assistant Direttur Ġenerali, minn uffiċjal maħtur mill-Kummissjoni. Jekk ma jkunx maħtur sostitut, l-aktar subordinat preżenti anzjan u li jkun fl-ogħla kategorija u grad għandu jaġixxi bħala rappreżentant u f'każ li aktar minn persuna waħda tkun ta' dan il-livell, il-persuna li hi l-akbar fl-età għandha tagħmilha ta' rappreżentant.

L-Assistent Kap ta' Taqsima, fejn din il-pożizzjoni teżisti, għandu jagħmila ta' rappreżentant għall-Kap tat-Taqsima.

Jekk xi persuna superjuri oħra ma tkunx tista' teżerċita l-kompiti tagħha, id-Direttur Ġenerali għandu jaħtar uffiċjal bi ftehim mal-Membru tal-Kummissjoni responsabbli. Jekk ma jkunx maħtur sostitut, l-aktar subordinat preżenti anzjan u li jkun fl-ogħla kategorija u grad għandu jaġixxi bħala rappreżentant, u f'każ li aktar minn persuna waħda tkun ta' dan il-livell, il-persuna li hi l-akbar fl-età għandha tagħmilha ta' rappreżentant.

DISPOŻIZZJONIJIET FINALI

Artikolu 25

Il-Kummissjoni għandha, skond il-bżonn, tistabbilixxi regoli sabiex tagħti effett lil dawn ir-Regoli ta' Proċeduri.

Il-Kummissjoni tista' tadotta miżuri supplimentari dwar kif għandha taħdem il-Kummissjoni u d-dipartimenti tagħha. Dawn il-miżuri għandhom ikunu annessi ma' dawn ir-Regoli ta' Proċedura.

Artikolu 26

Ir-Regoli ta' Proċedura tat-18 ta' Settembru 1999, kif emendati bid-Deċiżjoni 2000/633KE, KEFA, Euratom, huma revokati.

Artikolu 27

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jidħlu fis-seħħ fl-1 ta' Jannar 2001.

Artikolu 28

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom ikunu pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.

Magħmula fi Brussel, fid-29 ta' Novembru 2000.

Għall-Kummissjoni

Romano Prodi

Il-President

--------------------------------------------------

ANNESS

KODIĊI DWAR IMĠIEBA AMMINISTRATTIVA TAJBA GĦALL-PERSUNAL TAL-KUMMISSJONI EWROPEA FIR-RELAZZJONIJIET TAGĦHOM MAL-PUBBLIKU

Servizz ta' kwalità

Il-Kummissjoni u l-persunal tagħha għandu jkollhom l-obbligu li jaqdu l-interess tal-Komunità, u fl-istess ħin, l-interess tal-pubbliku.

Il-pubbliku jistenna, b'mod leġittimu, servizz ta' kwalità u amministrazzjoni li hija trasparenti, aċċessabbli u mmexxija sewwa.

Servizz ta' kwalità jitlob illi l-Kummissjoni u l-persunal tagħha jimxu b'korteżija, b'mod oġġettiv u b'imparzjalità.

Għan

Sabiex il-Kummissjoni tkun tista' tissodisfa l-obbligu tagħha ta' imġieba amministrattiva tajba u b'mod partikolari, fir-relazzjonijiet tagħha mal-pubbliku, il-Kummissjoni tintrabat illi timxi ma' l-istandards ta' imġieba amministrattiva tajba stabbiliti f'dan il-Kodiċi u illi dawn l-istandards ħa jkunu l-gwida tagħha fil-ħidma ta' kuljum tagħha.

Kamp ta' Applikazzjoni

Dan il-Kodiċi jorbot lill-persunal kollu li jaqa' taħt ir-Regolamenti dwar il-Persunal li japplikaw għal Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet ta' l-Impieg ta' Impjegati Oħra tal-Komunitajiet Ewropej (hawnhekk iżjed ‘il quddiem imsejjħa "Regolamenti dwar il-Persunal") u taħt dispożizzjonijiet oħra dwar ir-relazzjonijiet bejn il-Kummissjoni u l-persunal tagħha li japplikaw għal uffiċjali u impjegati oħra tal-Komunitajiet Ewropej. Madankollu, persuni impjegati taħt kuntratt regolat mil-liġi privata, esperti issekondati mis-servizzi ċivili nazzjonali u persuni li għadhom fil-proċess ta' taħriġ, eċċ, li jaħdmu għall-Kummissjoni għandhom ikunu wkoll iggwidati minn dan il-Kodiċi fil-ħidma ta' kuljum tagħhom.

Ir-relazzjonijiet bejn il-Kummissjoni u l-persunal tagħha huma regolati esklussivament mir-Regolamenti dwar il-Persunal.

1. PRINĊIPJI ĠENERALI

Il-Kummissjoni tirrispetta l-prinċipji ġenerali li ġejjin fir-relazzjonijiet tagħha mal-pubbliku:

Legalità

Il-Kummissjoni taġixxi skond il-liġi u tapplika r-Regoli u l-Proċeduri stabbiliti mil-leġislazzjoni Komunitarja.

L-ebda forma ta' diskriminazzjoni u trattament ugwali

Il-Kummissjoni tirrispetta l-prinċipju li ma ssir l-ebda forma ta' diskriminazzjoni u b'mod partikolari, tiggarantixxi trattament ugwali għall-membri tal-pubbliku, irrispettivament min-nazzjonalità, sess, oriġini razzjali jew etnika, reliġjon jew twemmin, diżabilità, età jew orjentazzjoni sesswali. Għaldaqstant, differenzi fit-trattament ta' każijiet simili għandhom ikunu ġustifikati speċifikament a bażi tal-karratteristiċi rilevanti tal-każ partikolari konċernat.

Proporzjonalità

Il-Kummissjoni tassigura illi l-miżuri li tieħu huma proporzjonali ma' l-iskop li tixtieq tilħaq.

B'mod partikolari, il-Kummissjoni ħa tassigura illi l-applikazzjoni ta' dan il-Kodiċi qatt ma twassal għal imposizzjoni ta' piżijiet amministrattivi jew finanzjarji li ma jkunux proporzjonali għall-vantaġġ mistenni.

Konsistenza

Il-Kummissjoni għandha tkun konsistenti fl-imġieba amministrattiva tagħha u għandha timxi skond il-prattika normali tagħha. Kull eċċezzjoni għal dan il-prinċipju għandha tkun ġustifikata.

2. LINJI TA' GWIDA GĦAL IMĠIEBA AMMINISTRATTIVA TAJBA

Oġġettività u imparzjalità

Il-persunal għandu dejjem jaġixxi b'mod oġġettiv u imparzjali fl-interess tal-Komunità u tal-pubbliku. Huwa għandu jaġixxi b'mod indipendenti fi ħdan il-qafas politiku stabbilit mill-Kummissjoni u l-imġieba tiegħu ma għandha qatt tkun iggwidata minn interess personali jew nazzjonali jew minn pressjoni politika.

Informazzjoni dwar proċeduri amministrattivi

Meta membru tal-pubbliku jitlob informazzjoni dwar proċedura amministrattiva tal-Kummissjoni, il-persunal għandu jassigura illi din l-informazzjoni tingħata fiż-żmien stabbilit fir-rigward tal-proċedura rilevanti.

3. INFORMAZZJONI DWAR ID-DRITTIJIET TA' PERSUNI INTERESSATI

Is-smigħ tal-persuni kollha li għandhom interess dirett

Fejn il-liġi Komunitarja tistabbilixxi illi persuni interessati għandhom jingħataw opportunità sabiex issemmgħu l-opinjonijiet tagħhom, il-persunal għandu jassigura li din l-opportunità tingħatalhom.

L-obbligu li d-deċiżjonijiet ikunu iġġustifikati

Deċiżjoni tal-Kummissjoni għandha tiddikjara b'mod ċar ir-raġunijiet għaliex ittieħdet din id-deċiżjoni u għandha tkun ikkomunikata lill-persuni u lill-partijiet konċernati.

Bħala regola ġenerali, għandha tingħata ġustifikazzjoni sħiħa għad-deċiżjonijiet. Madankollu, meta ma jkunx possibbli illi jkunu komunikati r-raġunijiet għaliex ittieħdet deċiżjoni individwali minħabba, per eżempju, in-numru kbir ta' persuni interessati f'deċiżjonijiet simili, jistgħu jingħataw tweġibiet standard. Dawn it-tweġibiet standard għandhom jinkludu r-raġunijiet prinċipali li jiġġustifikaw d-deċiżjoni meħuda. Barra minn hekk, persuna interessata li tagħmel talba espressa għal ġustifikazzjoni dettaljata għandha tingħata din il-ġustifikazzjoni dettaljata kif tkun talbet.

L-obbligu li jkunu dikjarati l-arranġamenti għall-appelli

Jekk il-liġi Komunitarja tipprovdi għad-dritt ta' appell, id-deċiżjonijiet notifikati għandhom jiddikjaraw b'mod ċar illi jista' jsir appell u għandhom jispjegaw kif jista' jsir l-appell, (l-isem u l-indirizz ta' l-uffiċċju tal-persuna jew tad-dipartiment li magħhom jrid isir l-appell u ż-żmien stabbilit sabiex ikun jista' jsir appell).

Fejn ikun approprjat, id-deċiżjonijiet għandhom jirreferu għall-possibbiltà li jinbdew proċeduri ġudizzjarji u/jew li jsir ilment lill-Ombudsman Ewropew skond l-Artikoli 230 jew 195 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea.

4. KIF IKUNU TRATTATI INKJESTI

Il-Kummissjoni tintrabat illi twieġeb għal inkjesti bl-aktar mod xieraq u kemm jista' jkun fil-pront.

Talbiet għal dokumenti

Jekk dokument ikun diġa pubblikat, il-persuna li tagħmel l-inkjesta għandha tkun riferuta għand l-aġenti responsabbli mill-bejgħ fl-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew għaċ-ċentri ta' dokumentazzjoni jew informazzjoni li jipprovdu aċċess b'xejn għal dokumenti, bħal per eżempju Info-Points, ċentri ta' dokumentazzjoni Ewropea, eċċ. Ħafna mid-dokumenti huma wkoll aċċessibbli faċilment permezz ta' mezzi elettroniċi.

Ir-regoli dwar l-aċċess għal dokumenti huma stabbiliti f'miżura speċifika.

Korrispondenza

Skond l-Artikolu 21 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, il-Kummissjoni għandha twieġeb għall-ittri fil-lingwa ta' l-ittra mibgħuta lilha, sakemm din l-ittra inkitbet f'waħda mil-lingwi uffiċjali tal-Komunità.

Risposta għal ittra indirizzata lill-Kummissjoni għandha tintbagħat fi żmien 15-il jum utli mid-data ta' meta d-dipartiment tal-Kummissjoni responsabbli jirċievi l-ittra. Ir-risposta għanda tidentifika l-persuna responsabbli mill-kwistjoni u għandha tispjega kif din il-persuna tista' tkun ikkuntattjata.

Jekk ma tkunx tista' tintbagħat risposta fi żmien 15-il jum utli, u fil-każijiet kollha fejn ir-risposta teħtieg ħidma addizzjonali, bħal konsultazzjoni bejn id-dipartimenti jew traduzzjoni, il-membru tal-persunal responsabbli għandu jibgħat risposta temporanja u fiha għandu jindika data sa' meta min bagħat l-ittra jista' jistenna li jirċievi risposta kompleta. Dan il-membru, meta jagħmel din l-indikazzjoni, għandu jqis il-ħidma addizzjonali meħtieġa u l-urġenza u l-kumplessità tal-kwistjoni.

Jekk ir-risposta ħa tkun ippreparata minn dipartiment li ma jkunx id-dipartiment li jkun irċieva l-korrispondenza inizzjali, il-persuna li tkun għamlet l-inkjesta għandha tkun mgħarrfa dwar l-isem u l-indirizz ta' l-uffiċċju tal-persuna lil min intbagħtet l-ittra.

Dawn ir-regoli ma japplikawx għal korrispondenza li b'mod raġonevoli tista' titqies bħala mhux xierqa, per eżempju minħabba li hija ripetittiva, abbużiva u/jew bla sens. F'dan il-każ il-Kummissjoni tirriserva d-dritt li ma tkomplix tikkorrispondi.

Komunikazzjoni bit-telefon

Meta jwieġeb it-telefon, il-persunal għandu jidentifika lilu nnifsu u d-dipartiment tiegħu. Huwa għandu jirritorna t-telefonati kemm jista' jkun fil-pront.

Il-persunal li jwieġeb għal inkjesti għandu jagħti informazzjoni dwar suġġetti li huma r-responsabbiltà diretta tiegħu. Fejn l-inkjesta tkun dwar suġġett li mhux ir-responsabbiltà diretta tiegħu, huwa għandu jindika lil min ċempel il-persuna xierqa li tista' twieġeb għall-inkjesta. Jekk ikun hemm bżonn, huwa għandu jgħaddi t-telefonati lis-superjur tiegħu jew jikkonsulta miegħu jew magħha qabel jagħti xi informazzjoni.

Meta l-inkjesti jkunu dwar suġġetti li għalihom il-persunal huwa direttament responsabbli, huwa għandu jistabbilixxi l-identità ta' min ikun ċempel u għandu, qabel ma jgħaddi din l-informazzjoni, jara jekk l-informazzjoni miltuba tqegħditx għad-dispożizzjoni tal-pubbliku. Jekk l-informazzjoni tkun għadha ma tqegħditx għad-dispożizzjoni tal-pubbliku, il-membru tal-persunal għandu jqis illi mhux fl-interess tal-Komunità li din l-informazzjoni tkun żvelata. F'dan il-każ, il-membru tal-persunal għandu jispjega, jew għandha tispjega, għaliex ma jistgħux jiżvelaw din l-informazzjoni. F'każijiet xierqa huwa għandu jirreferi għall-obbligu li juża diskrezzjoni kif stabbilit fl-Artikolu 17 tar-Regolamenti dwar il-Persunal.

Jekk ikun xieraq, l-persunal għandu jitlob konferma bil-miktub ta' l-inkjesta magħmula minn fuq it-telefon.

Posta elettronika

Il-persunal għandu jwieġeb għal messaġġi mibgħuta permezz tal-posta elettronika fil-pront u għandu jimxi skond il-linji ta' gwida deskritti fis-sezzjoni dwar il-komunikazzjoni bit-telefon.

Madankollu, meta l-messaġġ mibgħut permezz tal-posta elettronika huwa, min-natura tiegħu, ekwivalenti għal ittra, dan il-messaġġ għandu jkun itrattat skond il-linji ta' gwida deskritti fil-każ ta' korrispondenza normali u għandu jkun suġġett għall-istess termini perentorji.

Talbiet mill-mezzi ta' komunikazzjoni

Is-Servizz ta' l-Istampa u tal-Komunikazzjoni huwa responsabbli mill-kuntatti mal-mezzi ta' komunikazzjoni. Madankollu, meta t-talbiet għal informazzjoni mill-mezzi ta' komunikazzjoni jkunu dwar suġġetti tekniċi li jaqgħu taħt ir-responsabbiltajiet speċifiċi ttiegħu, il-persunal jista' jwieġeb għal dawn it-talbiet.

5. PROTEZZJONI TA' DATA PERSONALI U INFORMAZZJONI KONFIDENZALI

Il-Kummissjoni u l-persunal tagħha għandhom jirrispettaw, b'mod partikolari:

- ir-regoli dwar il-protezzjoni tal-privatezza personali u ta' data personali,

- l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 287 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea u b'mod partikolari dawk l-obbligi dwar is-segretezza professjonali,

- ir-regoli dwar segretezza f'investigazzjonijiet kriminali,

- il-konfidenzalità ta' kwistjonijiet li jaqgħu taħt il-kompetenza tad-diversi kumitati u organi msemmija fl-Artikolu 9 ta' u fl-Annessi II u III tar-Regolamenti dwar il-Persunal.

6. ILMENTI

Il-Kummissjoni Ewropea

Jistgħu jsiru lmenti dwar il-possibiltà li l-prinċipji stabbiliti f'dan il-Kodiċi ma kienux rispettati. Dawn l-ilmenti jistgħu isiru direttament lis-Segretarjat Ġenerali [1] tal-Kummissjoni Ewropea. Is-Segretarjat Ġenerali għandu jibgħat l-ilment lid-dipartiment rilevanti.

Id-Direttur Ġenerali jew il-kap tad-Dipartiment għandu jwieġeb għall-ilment bil-miktub fi żmien xahrejn. Min ikun għamel l-ilment għandu xahar sabiex jibgħat applikazzjoni lis-Segretarju Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea li fiha jitlob illi r-riżultat ta' l-ilment ikun eżaminat mill-ġdid. Is-Segretarju Ġenerali għandu jwieġeb għal din it-talba fi żmien xahar.

L-Ombudsman Ewropew

Ilmenti jistgħu jsiru wkoll lill-Ombudsman Ewropew skond l-Artikolu 195 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea u skond l-Istatut ta' l-Ombudsman Ewropew.

[1] Indirizz Postali: Secretariat-General of the European Commission, Unit SG/B/2 "Openness, access to documents, relations with civil society", rue de la Loi/Wetstraat 200, B-1049 Brussels (fax (32-2) 296 72 42).Indirizz elettroniku: SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int.

--------------------------------------------------