RAMSTIS

VERTINAMAS RAMSTIS  (1)

TAIP

TAIP

TAIP

TAIP/NE <pašalinti, kas netaikytina>

TAIP/NE <pašalinti, kas netaikytina>

TAIP/NE <pašalinti, kas netaikytina>

TAIP

TAIP

TAIP

1, 2, 3, 7, 8 ir 9 ramsčiai visuomet vertinami.

4–6 ramsčiai gali būti vertinami, atsižvelgiant į patikėtinų vykdymo užduočių pobūdį.

1 RAMSTIS. VIDAUS KONTROLĖ

PAGRINDINIS KLAUSIMAS (1 lygmuo)

Auditoriaus pastabos

Ar subjektas įdiegė veiksmingą, efektyvią ir ekonomišką vidaus kontrolės sistemą ir užtikrina jos veikimą visais reikšmingais aspektais pagal Europos Komisijos nustatytus kriterijus?

Gairės

Finansinio reglamento 154 straipsnis

Komisija gali pripažinti, kad subjektų ir asmenų, kuriems patikėta vykdyti Sąjungos lėšas ar įgyvendinti biudžeto garantijas, apskaitos sistemos ir vidaus kontrolės sistemos užtikrina pakankamą Sąjungos finansinių interesų apsaugą, taip pat suteikia pakankamas garantijas, kad bus pasiekti valdymo tikslai.

1 RAMSTIS. VIDAUS KONTROLĖ

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): Ar subjekto kontrolės aplinka suteikia tinkamą pagrindą vykdyti vidaus kontrolę visoje organizacijoje?

Pastaba. Kontrolės aplinka apima valdymo ir vadovavimo funkcijas, taip pat asmenų, kuriems patikėtas valdymas bei vadovavimas, požiūrį, žinias bei veiksmus subjekto vidaus kontrolės ir jos svarbos subjekte požiūriu.

1.1.1.

Ar yra rašytinis elgesio kodeksas, apie kurį informuoti visi darbuotojai arba vadovas darbuotojams su nuostatomis dėl etiško elgesio ir vertybių?

PS

1.1.2.

Ar vadovai darbuotojams pabrėžia ir juos informuoja apie sąžiningumo ir etinių vertybių svarbą („požiūris iš viršaus“)?

PS

1.1.3.

Ar nustatytos procedūros (pavyzdžiui, drausminės nuobaudos, finansinė ir asmeninė atsakomybė), skirtos darbuotojams, kurie nesilaiko sąžiningumo taisyklių ir etinių vertybių?

PS

1.1.4.

Ar nustatytos procedūros galimiems interesų konfliktams vadovybės lygmeniu spręsti?

PS

1.2.1.

Ar subjektas turi aiškią organizacinę struktūrą (t. y. sistemą, pagal kurią planuojama, vykdoma, kontroliuojama ir peržiūrima subjekto veikla, skirta jos tikslams pasiekti), padedančią siekti gero vadovavimo ir valdymo?

PS

1.2.2.

Kokia yra sprendimų priėmimo struktūra ir kam suteikti aukščiausi sprendimų priėmimo įgaliojimai?

PS

1.2.3.

Ar aiškiai nustatyti atskaitomybės ryšiai bei pareigos? Pavyzdžiui, ar pareigos, įgaliojimai bei atskaitomybės ryšiai aiškiai nurodyti darbo sutartyse ir (arba) veiklos instrukcijose?

PS

1.2.4.

Ar parengti pareigų aprašymai?

PS

1.2.5.

Kokiu būdu suteikiami įgaliojimai ir priskiriama atsakomybė už vykdomą veiklą ir kaip nustatomi atskaitomybės ryšiai bei įgaliojimų suteikimo hierarchija?

PS

1.2.6.

Kokia politika ir praktika taikoma, pavyzdžiui, įdarbinimo, supažindinimo, mokymo, vertinimo, konsultavimo, skatinimo, apmokėjimo ir taisomųjų veiksmų srityse?

PS

1.3.1.

Ar yra nuo subjekto vadovybės nepriklausomas valdymo priežiūros organas (pavyzdžiui, priežiūros institucijos, audito komitetas, reguliuotojai, valdyba, vykdomasis organas)?

PS

1.3.2.

Ar nustatytos valdymo priežiūros organo narių skyrimo, atlygio ir atsistatydinimo taisyklės?

PS

1.3.3.

Jeigu nėra valdymo priežiūros organo, ar subjekto vadovybė ėmėsi priemonių, kad įgyvendintų valdymo priežiūros pareigas?

PS

1.3.4.

Ar subjekte numatytas vidaus auditas? Jei taip, žr. 5.2 punktą.

PS

1.3.5.

Jei ne, kaip (kokiomis priemonėmis) vadovybė prižiūri vidaus kontrolės plėtrą ir vykdymą?

PS

1.4.1.

Ar subjektas turi oficialią raštu išdėstytą žmogiškųjų išteklių politiką ir praktiką?

PS

1.4.2.

Ar subjektas turi įdarbinimo ir darbo užmokesčio politiką?

PS

1.4.3.

Ar subjektas turi darbuotojų tobulinimosi (pagal tobulinimosi ir mokymo poreikius) ir vertinimo sistemą?

PS

1 RAMSTIS. VIDAUS KONTROLĖ

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): Ar subjektas nustato riziką, kylančią visame subjekte jo siekiamiems tikslams, ir ar rizika analizuojama, siekiant nustatyti, kaip ji turėtų būti valdoma?

2.1.

Ar subjektas pakankamai aiškiai įvardija savo tikslus, kad būtų galima nustatyti ir įvertinti riziką, kylančią siekiamiems tikslams?

2.2.

Ar subjektas turi rizikos vertinimo procedūras, leidžiančias vadovybei nustatyti, įvertinti ir spręsti esamas ir galimas problemas, kurios gali trukdyti pasiekti subjekto tikslus?

PS

2.3.

Ar rizika vertinama projekto lygiu ar viso subjekto mastu?

PS

2.4.

Ar rizikos vertinimo procedūros įforminamos?

PS

2.5.

Ar subjektas turi rizikos registrą?

PS

2.6.

Ar subjektas turi rizikos vertinimo procedūras, pagal kurias:

PS

1 RAMSTIS. VIDAUS KONTROLĖ

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): ar subjektas imasi veiksmingos ir efektyvios kontrolės veiklos?

3.1.1.

Ar subjektas vykdo kontrolės veiklą

PS

3.1.2.

Ar subjekto vykdoma kontrolės veikla apima toliau nurodytus esminius aspektus:

PS

3.2.1.

Ar pareigų atskyrimas oficialiai įformintas, pavyzdžiui, veiklos ar procedūrų vadove?

PS

3.3.1.

Kokios yra pagrindinės subjekto dokumentų kaupimo sistemų savybės (kaupiama elektroninėje terpėje ar popieriuje, ar yra veiklos gairės, ar naudojamos duomenų bazės ir elektroninės archyvavimo sistemos)?

PS

3.3.2.

Nurodykite ir dokumentais pagrįskite pagrindines archyvavimo sistemos (procedūrų) savybes.

PS

3.3.3.

Ar subjektas turi konkrečią dotacijų, viešųjų pirkimų ir finansinių priemonių procesų dokumentų rengimo ir kaupimo politiką ar procedūras?

Pastaba. Gali būti taikomi specialūs, kaip antai skaidrumo ir konfidencialumo, reikalavimai.

PS

3.4.1.

Ar subjektas turi oficialias rašytines savo IT sistemoms skirtas procedūras ir kontrolės priemones?

PS

3.4.2.

Ar subjektas turi tinkamas ir veiksmingas sandorių inicijavimo, patvirtinimo, registravimo, tvarkymo ir apskaitos procedūras?

3.4.3.

Ar subjektas, vykdydamas vidaus kontrolę, taiko tinkamą rankiniu būdu vykdomų ir automatizuotų procesų derinį, atsižvelgdamas į subjekto naudojamų IT ir kompiuterinių informacijos sistemų pobūdį bei sudėtingumą?

3.4.4.

Ar subjekto IT sistemų kontrolės priemonės apima veiksmingas bendras IT kontrolės ir programų kontrolės priemones?

Gairės dėl kompiuterinių informacijos sistemų

Subjekto verslo (veiklos) procesai lemia sandorius, kurie inicijuojami, registruojami, tvarkomi ir apskaitomi informacinėje sistemoje, kuri valdoma rankiniu arba kompiuteriniu būdu arba panaudojant rankiniu būdu ir kompiuteriu atliekamų procedūrų derinį.

Ar tinkamai atskirtos pareigos vykdant pagrindines apskaitos funkcijas, t. y. sandorių inicijavimą, tvirtinimą, registravimą, tvarkymą (perkėlimą į didžiąją knygą) ir įtraukimą į finansines ataskaitas?

IT naudojimas turi įtakos kontrolės veiksmų vykdymui. IT sistemų kontrolės priemonės veiksmingos, jei jomis užtikrinami informacijos vientisumas ir tokių sistemų tvarkomų duomenų apsauga ir jei jos apima veiksmingas bendras IT kontrolės bei programų kontrolės priemones.

Bendros IT kontrolės priemonės – politikos priemonės ir procedūros, skirtos daugeliui programų ir prisidedančios prie veiksmingo programų kontrolės priemonių veikimo. Ji taikoma centrinio kompiuterio, asmeninio kompiuterio ir galutinio vartotojo aplinkoje. Bendros IT kontrolės priemonės, užtikrinančios informacijos vientisumą ir saugumą, paprastai apima šiems elementams taikomas kontrolės priemones:

Programų kontrolės priemonės – tai rankiniu būdu atliekamos arba automatizuotos procedūros, paprastai vykdomos verslo procesų lygmeniu ir taikytinos sandorius vykdant atskiromis programomis. Programų kontrolės priemonės gali būti skirtos prevencijai ar atskleidimui ir ja siekiama užtikrinti apskaitos duomenų vientisumą. Taigi programų kontrolės priemonės susijusios su sandorių ir kitų finansinių duomenų inicijavimo, registravimo, tvarkymo ir apskaitos procedūromis. Šios kontrolės priemonės padeda užtikrinti, kad sandoriai įvyktų, kad jiems būtų suteiktas leidimas ir kad jie būtų išsamiai ir tiksliai įregistruoti ir tvarkomi. Tai galėtų būti įvesties duomenų tikrinimas ir skaitmeninės sekos tikrinimas, rankiniu būdu ištaisant išimčių ataskaitose nurodytus neatitikimus arba duomenis įvesties metu.

Rankinių ar automatizuotų metodų naudojimas vidaus kontrolėje taip pat turi poveikį sandorių inicijavimo, registravimo, tvarkymo ir apskaitos būdams.

Rankiniu būdu vykdomų ir automatizuotų procesų derinys, subjekto naudojamas vidaus kontrolėje, kinta pagal subjekto naudojamų IT pobūdį bei sudėtingumą.

3.5.1.

Ar vertindamas siekiamiems tikslams kylančią riziką, subjektas įvertina klaidų, sukčiavimo ir pažeidimų tikimybę?

PS

3.5.2.

Ar subjektas nustato (pažeidžiamus) postus, pasižyminčius neteisėtų susitarimų rizika (pavyzdžiui, pareigos, susijusios su bankinių operacijų ir pinigų valdymu, viešaisiais pirkimais ir pirkimu), ar numatytos priežiūros priemonės (pavyzdžiui, pareigų rotacija, papildomos kontrolės priemonės)?

PS

3.5.3.

Ar nustatytos pranešimo apie klaidas, sukčiavimą ir pažeidimus ir jų ištaisymo procedūros?

PS

3.6.1.

Ar subjektas turi savo turto valdymo sistemos procedūrų aprašą?

PS

3.6.2.

Gerai susipažinkite su subjekto turto valdymo sistema, t. y. žemės ir pastatų, mechanizmų, transporto priemonių, įrangos ir nematerialiojo turto (pavyzdžiui, intelektinės nuosavybės teisių, licencijų) įsigijimo bei valdymo būdais ir procedūromis.

Pastaba. Ypatingas dėmesys turi būti skiriamas viešųjų pirkimų taisyklėms, taikytinoms įsigyjant ilgalaikį ir nematerialųjį turtą (žr. 5 ramstį „Viešieji pirkimai“).

Gairės

Įforminkite minėtą procedūrą dokumentais, pateikdami aprašymus bei nuorodas į atitinkamų šaltinių medžiagą (pavyzdžiui, sistemas, struktūrines schemas, vadovus ir pan.) ir nurodykite bet kokius subjekto turto valdymo sistemos trūkumus.

Svarbūs šie klausimai: funkcijos ir atsakomybė (pareigų atskyrimas), susijusios su turto įsigijimo ir pirkimo procedūrų valdymu, turto registravimu (turto registrų, transporto priemonių žurnalų naudojimu), prieigos kontrolės priemonėmis ir procedūromis, kontrolės ir stebėsenos procedūromis, apsaugos ir prieigos procedūromis, turto disponavimu ir turto perleidimu.

3.7.1.

Ar subjektas turi savo atsargų valdymo sistemos procedūrų aprašą?

PS

3.7.2.

Gerai susipažinkite su subjekto atsargų valdymo sistema (medžiagų, pavyzdžiui, žaliavų, įrankių, atsarginių dalių ir biuro reikmenų įsigijimo, pirkimo ir valdymo būdais ir procedūromis).

Pastaba. Ypatingas dėmesys turi būti skiriamas viešųjų pirkimų taisyklėms, taikytinoms įsigyjant medžiagas, prekes ir žaliavas (žr. 5 ramstį „Viešieji pirkimai“).

Gairės

Įforminkite minėtą procedūrą dokumentais, pateikdami aprašymus bei nuorodas į atitinkamų šaltinių medžiagą (pavyzdžiui, sistemas, struktūrines schemas, vadovus ir pan.) ir nurodykite bet kokius subjekto atsargų valdymo sistemos trūkumus.

Svarbūs šie klausimai: i) funkcijos ir atsakomybė, susijusios su atsargų valdymu, įsigijimo ir pirkimo procedūromis bei atsargų apskaita; ii) apsaugos priemonės, prieiga ir naudojimas; iii) kontrolės ir stebėsenos procedūros, inventorizacija ir sąskaitų suderinimas; iv) atsargų panaudojimas ir disponavimas jomis.

3.8.1.

Ar subjektas turi bankinių operacijų valdymo sistemos aprašą arba procedūrų vadovą?

PS

3.8.2.

Ar subjektas reguliariai (bent kartą per mėnesį) atlieka savo sąskaitose (didžiosios knygos sąskaitoje, kasos knygoje) esančių apskaitos duomenų suderinimą su banko sąskaitos duomenimis ir tai atlieka taip, kad neliktų jokių nepaaiškintų reikšmingų skirtumų?

3.8.3.

Gerai susipažinkite su subjekto bankinių operacijų valdymo sistema (banko sąskaitų valdymo praktika ir procedūromis).

Gairės

Įforminkite minėtą procedūrą dokumentais, pateikdami aprašymus bei nuorodas į atitinkamų šaltinių medžiagą (pavyzdžiui, sistemas, struktūrines schemas, vadovus ir pan.) ir nurodykite bet kokius subjekto bankinių operacijų valdymo procedūrų trūkumus.

Svarbūs šie klausimai: funkcijos ir atsakomybė (pareigų atskyrimas, prieigos teisės, atskiros iždo funkcijos naudojimas) valdant bankines operacijas, sąskaitų rūšis (pavyzdžiui, mokamos palūkanos, naudojamos valiutos), dviejų parašų procedūrų naudojimas, nuolatinis banko duomenų derinimas, priežiūra ir kontrolė, projektams skirtų atskirų (specialių) banko sąskaitų naudojimas; iždo valdymo politika.

3.9.1.

Ar subjektas turi pinigų valdymo sistemos aprašą arba procedūrų vadovą?

PS

3.9.2.

Ar subjektas reguliariai (bent kartą per mėnesį) atlieka savo sąskaitose (didžiosios knygos sąskaitoje, kasos knygoje) esančių apskaitos duomenų suderinimą su banko sąskaitos duomenimis ir tai atlieka taip, kad neliktų jokių nepaaiškintų reikšmingų skirtumų?

3.9.3.

Ar yra tinkamos pinigų saugojimo ir pinigų skaičiavimo procedūros?

3.9.5.

Ar subjektas apmoka ir suderina tarpines sąskaitas ir avansus, t. y. atliktus pinigų mokėjimus, kurių atžvilgiu išlaidos dar neturi būti apskaitomos, bent kartą per mėnesį per 30 dienų nuo kiekvieno mėnesio pabaigos? Šie avansai gali būti kelionių avansai ir veiklos avansinės (3) sąskaitos. Tai gali būti ir pervedimai kitiems subjektams, kurie priskiriami išlaidoms, kai jie atliekami, net jei kurios nors nustatytos pervedamos dalies apskaita turi būti atliekama periodiškai.

3.9.6.

Gerai susipažinkite su subjekto pinigų valdymo sistema (pinigų valdymo praktika ir procedūromis).

Gairės

Įforminkite minėtą procedūrą dokumentais, pateikdami aprašymus bei nuorodas į atitinkamą pagrindinę medžiagą (pavyzdžiui, sistemas, struktūrines schemas, vadovus ir pan.) ir nurodykite bet kokius subjekto pinigų valdymo procedūrų trūkumus.

Svarbūs šie klausimai: funkcijos ir atsakomybė (pareigų atskyrimas, prieigos teisės, atskiros iždo funkcijos naudojimas) valdant pinigus; pinigų tvarkymo procedūros ir laikomų pinigų sumų apribojimai; nuolatinis pinigų smulkioms išlaidoms skaičiavimas ir suderinimas; pinigų avansų valdymas (naudojimas, leidimo suteikimas, apribojimai, stebėsena ir apmokėjimas).

3.10.1.

Ar subjektas turi savo įdarbinimo sistemos aprašą ar procedūrų vadovą?

PS

3.10.2.

Gerai susipažinkite su subjekto įdarbinimo sistema (užsienyje dirbančių, vietos ir kitų darbuotojų valdymo praktika ir procedūros).

3.10.3.

Nuosekliai įvertinkite įdarbinimo procesą nuo atrankos procedūros patvirtinimo iki darbo sutarties pasirašymo.

Gairės

Įforminkite minėtas procedūras dokumentais, pateikdami aprašymus bei nuorodas į atitinkamų šaltinių medžiagą (pavyzdžiui, sistemas, struktūrines schemas, vadovus ir pan.) ir nurodykite bet kokius subjekto įdarbinimo procedūrų trūkumus.

Svarbūs šie klausimai: darbuotojų valdymo funkcijos ir atsakomybė; atrankos ir patvirtinimo procedūros; darbo užmokesčio, išmokų ir kitų įdarbinimo sąlygų perengimas ir patvirtinimas; darbo sutarčių naudojimas; pareigų aprašymai.

3.11.1.

Ar subjektas turi darbo užmokesčio ir laiko valdymo sistemos aprašą arba procedūrų vadovą?

PS

3.11.2.

Gerai susipažinkite su subjekto darbo užmokesčio ir laiko valdymo sistema, t. y. darbo užmokesčio ir laiko valdymo praktika ir procedūromis.

3.11.3.

Ar darbuotojų duomenų bazė (4) tiesiogiai susieta su darbo užmokesčio suvestine, siekiant užtikrinti duomenų nuoseklumą? Ar suderinimas atliekamas nuolat (iš esmės kas mėnesį)?

3.11.4.

Ar darbo užmokesčio ir laiko valdymo sistemos susietos, siekiant užtikrinti tinkamą darbo užmokesčio ir atlyginimo apskaičiavimą, jei taikytina?

3.11.5.

Ar įgaliojimai daryti įrašų ir darbo užmokesčio suvestinės pakeitimus apriboti ir ar užtikrinta audito seka?

3.11.6.

Ar nustatytos tinkamos (patvirtinimo) procedūros darbuotojų duomenų pakeitimams atlikti?

3.11.7.

Ar nustatytos kontrolės trūkumų ir (arba) faktinio darbo neatliekančių darbuotojų nustatymo procedūros? Pavyzdžiui, ar (metinį) darbo užmokesčio auditą atlieka vidaus audito tarnyba?

3.11.8.

Ar subjektas turi darbuotojų, darbo užmokesčio ir susijusių išlaidų priskyrimo projektams sistemą?

3.11.9.

Pagal kokius principus (t. y. pagrindinių taikomų prielaidų tikėtinumo ir paskirstymo verčių) subjektas nustato atlyginimus ir su jais susijusias išlaidas projektams? Kaip tvirtinamas ir registruojamas darbuotojų konkretiems projektams skirtas laikas?

Gairės

Įforminkite minėtas procedūras dokumentais, pateikdami aprašymus bei nuorodas į atitinkamų šaltinių medžiagą (pavyzdžiui, sistemas, struktūrines schemas, vadovus ir pan.) ir nurodykite bet kokius subjekto darbo užmokesčio ir laiko valdymo trūkumus.

Svarbūs šie klausimai: darbo užmokesčio ir laiko valdymo funkcijos ir atsakomybė; darbo užmokesčio ir jo sudedamųjų dalių (fiksuotų/kintamų; viršvalandžių; socialinio draudimo įmokų) įrašai, apskaičiavimas ir tvirtinimas. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas subjekto laiko valdymo sistemai: laiko registravimo procedūros ir įrašai (laiko apskaitos žiniaraščių naudojimas), priežiūros kontrolė ir tvirtinimo procedūros.

Pagrindinis klausimas (3 lygmuo):

3.12.1.

Ar subjektas turi kitų su darbo užmokesčiu susijusių išlaidų ir išmokų kontrolės aprašą arba procedūrų vadovą?

PS

3.12.2.

Kokios procedūros ir kontrolės priemonės naudojamos apskaičiuojant ir apmokant kelionės ir apgyvendinimo išlaidas (t. y. dienpinigius)?

3.12.3.

Kokios procedūros ir kontrolės priemonės naudojamos apskaičiuojant ir apmokant mokymų ir darbuotojų tobulinimosi išlaidas?

3.13.1.

Kokias procedūras subjektas taiko pirkdamas paslaugas iš išorės paslaugų teikėjų (pavyzdžiui, studijų ir tyrimų, reklamos, populiarinimo, leidybos ir matomumo kampanijų organizavimo, vertinimo, audito, apskaitos ir teisines paslaugas, techninės pagalbos, vertimo žodžiu ir raštu, konferencijų, seminarų matomumo didinimo kampanijų organizavimo paslaugas)?

Pastaba. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas viešųjų pirkimų taisyklėms, taikytinoms įsigyjant paslaugas (žr. 5 ramstį „Viešieji pirkimai“).

PS

3.14.1.

Ar subjektas turi kitų (ne darbo užmokesčio) išlaidų kontrolės aprašą arba procedūrų vadovą?

PS

3.14.2.

Gerai susipažinkite su subjekto išlaidų kontrolės sistema (išlaidų kontrolės praktika ir procedūromis).

Gairės

Įforminkite minėtas procedūras dokumentais, pateikdami aprašymus bei nuorodas į atitinkamų šaltinių medžiagą (pavyzdžiui, sistemas, struktūrines schemas, vadovus ir pan.) ir nurodykite bet kokius subjekto išlaidų kontrolės procedūrų trūkumus.

Svarbūs šie klausimai: išlaidų kontrolės funkcijos ir atsakomybė; valdymo procedūros, užtikrinančios, kad išlaidų kontrolė atitiktų subjekto procedūras; leidimo išlaidoms davimas ir išlaidų patvirtinimas; nuolatinio biudžeto vykdymas – faktiniai išlaidų palyginimai.

3.15.1.

Ar subjektas turi veiklos rezultatų stebėsenos procedūrų aprašą arba vadovą?

PS

3.15.2.

Kokiomis priemonėmis subjektas naudojasi vertindamas veiklos rezultatus, t. y. veiklos ir projektų įgyvendinimo pažangą?

PS

3.15.3.

Ar subjektas taiko kokybės standartus (pavyzdžiui, ISO)?

PS

3.15.4.

Jei nenaudojami išorės standartai, ar nustatyti vidaus standartai?

PS

3.15.5.

Ar subjektas turi veiklos rezultatų įvertinimo (prieš įgyvendinimą, įgyvendinimo metu ir po įgyvendinimo) procedūras?

PS

3.15.6.

Kas atlieka minėtus įvertinimus (išorės ar vidaus vertintojai), kaip pranešami rezultatai ir kokių tolesnių veiksmų imamasi?

PS

3.16.1.

Ar subjektas turi procedūrų aprašą ar vadovą, kad užtikrintų lėšų panaudojimo reglamentų ir taisyklių laikymąsi?

PS

3.16.2.

Ar subjektas taiko procedūras, užtikrinančias, kad vykdant veiklą ir projektus faktiškai patirtos išlaidos ir gautos pajamos atitiktų galiojančių taisyklių reikalavimus, t. y. sutartyse ir susitarimuose nustatytas sąlygas?

3.16.3.

Ar subjektas taiko procedūras, užtikrinančias, kad konkrečios taisyklės ir sąlygos būtų gerai žinomos ir jų laikomasi? Tokios taisyklė ir sąlygos gali būti susijusios, pavyzdžiui, su išlaidų tinkamumu, viešųjų pirkimų taisyklėmis (žr. 5 ramstį), kilmės taisyklėmis, ES finansuojamų veiksmų matomumo taisyklėmis ir taisyklėmis dėl turto perdavimo užbaigus projektą.

1 RAMSTIS. VIDAUS KONTROLĖ

Gairės

Informavimas būtinas, kad subjektas galėtų vykdyti vidaus kontrolės pareigas, siekdamas savo tikslų. Subjektų vadovybė gauna, rengia ir naudoja svarbią ir patikimą informaciją, pasinaudodama ir vidaus, ir išorės šaltiniais, kad pagerintų kitų vidaus kontrolės sudedamųjų dalių veikimą.

Vidaus ataskaitos (vidaus informavimas ir komunikacija)

Tai susiję su vidaus ataskaitomis, įskaitant finansines ataskaitas ir atsiskaitymą subjekto vadovybei dėl veiklos ir projektų įgyvendinimo kokybinių aspektų subjekto viduje.

Išorės ataskaitos (išorės informavimas ir komunikacija)

Galima išskirti toliau nurodytus du išorės informavimo ir komunikacijos srautus.

Tai susiję su dotacijų gavėjų ataskaitų srautais subjektui ir jų atskaitomybe subjektui. Ataskaitos teikiamos pagal specialias subjekto nustatytas taisykles ir sąlygas, siekiant atitikties reikalavimams (įskaitant reikalavimus ataskaitoms), taikytiniems ES ir kitų paramos teikėjų teikiamam finansavimui. Šie ataskaitų srautai sudaro esminį vidaus kontrolės elementą.

Minėtos dviejų rūšių išorės ataskaitos aprašytos 2 ramsčio „Apskaita“ skyriuje.

1 RAMSTIS. VIDAUS KONTROLĖ

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): Ar subjektas turi kontrolės priemones bei procedūras, kad užtikrintų vidaus ir išorės (gaunamų ir siunčiamų) ataskaitų patikimumą pagal taikytinus reikalavimus bei standartus?

4.1.1.

Ar subjektas gauna arba rengia ir naudoja svarbią ir patikimą informaciją (pasinaudodamas vidaus ir (arba) išorės šaltiniais), kad parengtų valdymo ataskaitas?

PS

4.1.2.

Ar subjekto vadovybė reguliariai (kas mėnesį, kas ketvirtį) gauna tikslų, veiklos ir projektų pažangos ataskaitas?

PS

4.1.3.

Ar informuojama apie kokybinius įgyvendinimo aspektus, kaip antai veiklos rodiklius, įgyvendinimo eigą ir vėlavimą, pagrindines problemas ir klausimus?

PS

4.1.4.

Ar informuojama apie finansinius aspektus, tokius kaip biudžeto ir faktinės padėties palyginimus ir patirtų išlaidų analizę pagal veiklą (projektą)?

PS

4.1.5.

Ar subjektas teikia informaciją viduje, įskaitant informaciją apie vidaus kontrolės tikslus bei pareigas, kuri būtina siekiant geresnio vidaus kontrolės veikimo?

PS

4.2.1.

Ar subjektas rengia ir teikia patikimas metines finansines ataskaitas?

„Patikima“ finansinė ataskaita – ataskaita:

Gairės

Metų pabaigos finansinės ataskaitos yra ypatingai svarbi skaidrumo sąlyga. Gebėjimas laiku parengti metų pabaigos finansines ataskaitas yra svarbus apskaitos sistemos veikimo ir saugomų duomenų kokybės rodiklis.

Kad finansinės ataskaitos būtų naudingos ir padėtų siekti skaidrumo, jos turi būti suprantamos skaitytojui, jose turi būti skaidriai ir nuosekliai pateikta informacija apie sandorius, turtą bei įsipareigojimus. To siekiama finansinės atskaitomybės standartais. Kai kurios valstybės turi savo viešojo sektoriaus finansinės atskaitomybės standartus, kuriuos patvirtina Vyriausybė ar kita įgaliota institucija. Kad jie būtų bendrai pripažinti, tokie nacionaliniai standartai paprastai suderinami su tarptautiniai standartais, tokiais kaip Tarptautiniai viešojo sektoriaus apskaitos standartai (angl. International Public Sector Accounting Standards, TVSAS); kai kurie iš šių standartų taikytini valstybėse, pasirinkusiose kaupiamąją apskaitą, o kiti taikytini grynųjų pinigų principu vykdomos apskaitos sistemoms.

4.2.2.

Ar finansinėse ataskaitose pateikta finansinė informacija pasižymi toliau nurodytomis savybėmis, kad būtų naudinga naudotojams?

4.2.3.

Ar subjektas rengia ir teikia metines finansines ataskaitas pagal taikytinus tarptautinius standartus? Kokia finansinės atskaitomybės sistema taikoma? Kokių pagrindinių nuostatų ir taisyklių subjektas turi laikytis rengdamas ir teikdamas metines finansines ataskaitas?

PS

4.2.4.

Kita informacija apie gerąją patirtį

Ar subjekto finansinėse ataskaitose nurodyta ši informacija:

4.2.5.

Ar subjektas atitinka nacionalinius apskaitos (įskaitant finansinę atskaitomybę) standartus, taikytinus valstybėje, kurioje jis įsteigtas? Pavyzdžiui, Pasaulio bankas, t. y. Tarptautinis rekonstrukcijos ir plėtros bankas (TPRB) ir Tarptautinė plėtros asociacija (TPA) vadovaujasi JAV bendraisiais apskaitos principais (JAV BAP).

4.2.6.

Ar subjektas atitinka tarptautinius apskaitos standartus (įskaitant finansinę atskaitomybę) arba apskaitos politiką bei taisykles, įtvirtintas specialiais reglamentais ar konvencijomis:

PS

4.2.7.

Kokiu pagrindu subjektas rengia ir teikia finansines ataskaitas:

Išnaša. „Kaupiamosios apskaitos pagrindas“ – tai apskaitos pagrindas, pagal kurį sandoriai ir kiti įvykiai pripažįstami, kai jie įvyksta (ne tik tada, kai gaunami ar sumokami pinigai ar jų ekvivalentai). Todėl sandoriai ir įvykiai registruojami apskaitos dokumentuose ir pripažįstami atitinkamų laikotarpių finansinėse ataskaitose. Elementai, pripažįstami vykdant kaupiamąją apskaitą, yra turtas, įsipareigojimai, grynasis turtas (nuosavas kapitalas), pajamos ir išlaidos.

PS

4.2.8.

Kokį laikotarpį subjektas pasirinko savo finansiniais metais?

PS

4.2.9.

Ar į subjekto finansinę ataskaitą įtrauktos šios sudedamosios dalys:

PS

4.2.10.

Ar subjekto finansinės ataskaitos teikiamos išorės auditui atlikti per 6 mėnesius nuo finansinių metų pabaigos?

PS

4.3.1.

Ar subjektas taiko konkrečias ir specialias ataskaitų teikimo procedūras, skirtas ES ir kitų paramos teikėjų finansuojamai veiklai, projektams arba (patikos) fondams bei finansinėms priemonėms?

PS

4.4.1.

Ar subjektas taiko konkrečias ir specialias ataskaitų teikimo procedūras, skirtas ES ir kitų paramos teikėjų finansuojamai veiklai, projektams arba (patikos) fondams bei finansinėms priemonėms?

PS

4.4.2.

Ar subjektas sudaro reikiamas sąlygas, kad dotacijų gavėjai galėtų pateikti ataskaitas apie veiklos, projektų, (patikos) fondų ir finansinių priemonių įgyvendinimo kokybinius aspektus?

PS

4.4.3.

Ar aiškiai ir tinkamai pateikta informacija apie ataskaitų teikimo sąlygas (pavyzdžiui, techninių užduočių, internete pateiktų gairių, instrukcijų, brošiūrų naudojimą)

PS

4.4.4.

Ar subjektas stebi (tikrina), kaip laikomasi ataskaitų teikimo sąlygų?

PS

4.4.5.

Ar subjektas nuolat gauna ir įvertina dotacijų gavėjų parengtas pažangos ataskaitas?

PS

4.4.6.

Ar subjektas veiksmingai ir laiku sprendžia problemas, nustatytas įvertinus minėtas ataskaitas? Galimos problemos: reikšmingi skirtumai, nustatyti atlikus biudžeto ir faktinių išlaidų duomenų palyginimą, neįprastos išlaidos, (galimos) netinkamos išlaidos, vėlavimas įgyvendinant projektus, projektų veiklos įgyvendinimas nesilaikant plano.

PS

1 RAMSTIS. VIDAUS KONTROLĖ

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): Ar subjektas vykdo nuolatinę ir veiksmingą vidaus kontrolės sistemos (jos sudedamųjų dalių) stebėseną?

5.1.1.

Kokią veiklą subjektas daugiausia vykdo stebėdamas vidaus kontrolės sistemą (jos sudedamąsias dalis)?

PS

5.1.2.

Kaip subjektas inicijuoja savo vidaus kontrolės sistemos (jos sudedamųjų dalių) trūkumų ištaisymą?

PS

5.2.1.

Standartai ir vidaus audito nuostatai

Ar vidaus audito padalinys atitinka tarptautinių profesinių standartų ir Vidaus auditorių instituto (www.theiia.org) parengto Etikos kodekso reikalavimus?

PS

Gairės

Vadovybei nuolat ir tinkamai turi būti teikiama informacija apie vidaus kontrolės sistemų veikimą per vidaus audito padalinį ar lygiavertį sistemų stebėsenos padalinį. Kai kuriose valstybėse vidaus audito padaliniai nagrinėja tik išankstinį sandorių auditą, kuris laikomas sudėtine vidaus kontrolės veiklos dalimi.

5.2.2.

Standartai ir vidaus audito nuostatai (tęsinys)

Ar vidaus audito padalinys taiko vidaus audito nuostatus, vadovaudamasis Vidaus auditorių instituto parengta vidaus audito apibrėžtimi, Etikos kodeksu ir standartais?

Išnaša. Vidaus audito nuostatai yra oficialus dokumentas, kuriame išdėstyta vidaus audito veiklos paskirtis ir susiję įgaliojimai bei atsakomybė. Vidaus audito nuostatuose: i) nustatyta vidaus audito veiklos pozicija organizacijoje, įskaitant vyriausiojo audito vadovo funkcinę atskaitomybę valdybai; ii) suteikiama galimybė pasinaudoti dokumentais, darbuotojais bei materialiuoju turtu, reikalingu atliekant užduotis; iii) nustatyta vidaus audito veiklos apimtis. Galutinį vidaus audito nuostatų patvirtinimą atlieka subjekto vyresnioji vadovybė arba, jei tinkama, priežiūros organas (audito komitetas).

PS

5.2.3.

Nepriklausomumas

Kaip vidaus audito padalinys įtraukiamas į subjekto organizacinę struktūrą?

PS

5.2.4.

Nepriklausomumas

Ar vidaus audito padalinys nepriklausomas, t. y. ar jis nesuvaržytas sąlygomis, kurios trukdytų nešališkai atlikti vidaus audito pareigas?

PS

5.2.5.

Nepriklausomumas (tęsinys)

Ar vyriausiasis auditorius (vidaus audito padalinio vadovas) gali, esant poreikiui, tiesiogiai ir be apribojimų kreiptis į vyresniąją vadovybę ir priežiūros organą.

PS

5.2.6.

Darbo tikslai ir apimtis

Koks yra vidaus audito padalinio funkcijų pobūdis?

PS

5.2.7.

Darbo tikslai ir apimtis (tęsinys)

Kokią veiklą vykdo ar turėtų vykdyti vidaus audito padalinys?

PS

5.2.8.

Darbo tikslai ir apimtis

Ar vidaus audito nuostatuose apibrėžtas subjektui teikiamų (užtikrinimo) paslaugų pobūdis?

Pastaba. Užtikrinimo paslaugos – auditoriaus atliekamas objektyvus įrodymų įvertinimas, siekiant pateikti nepriklausomą nuomonę ar išvadas dėl subjekto, operacijos, funkcijos, proceso, sistemos ar kito klausimo. Užtikrinimo užduoties pobūdis ir apimtis nustatoma remiantis Tarptautiniais vidaus audito profesinės praktikos standartais (angl. International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing).

PS

5.2.9.

Darbo tikslai ir apimtis

Ar vidaus audito padalinys rengia veiklos ir (arba) struktūrinių padalinių (pavyzdžiui, departamentų, skyrių) rizikos vertinimus?

Pastaba. Veiksmingai dirbančio vidaus audito (arba sistemų stebėsenos) padalinio įrodymu būtų ir dėmesys didele rizika pasižyminčioms sritims.

PS

5.2.10.

Darbo tikslai ir apimtis

Ar vidaus audito padalinys rengia daugiametį (paprastai trejų metų) audito planą bei metinius veiklos planus? Kas ir kaip atrenka ir patvirtina audito objektą?

PS

5.2.11.

Darbo tikslai ir apimtis (tęsinys)

Ar šiuose planuose numatytos reikiamos įvairios audito rūšys, įskaitant atitikties auditą, finansinį auditą, darbo užmokesčio auditą, sistemų, įskaitant informacines technologijas, auditą, teismo ekspertizę ir veiklos auditą?

PS

5.2.12.

Darbo tikslai ir apimtis

Ar vidaus auditas taikomas visai subjekto valdomai veiklai?

PS

5.2.13.

Ataskaitų teikimas

Ar vidaus audito ataskaitos rengiamos ir skelbiamos pagal nustatytą grafiką ir išplatinamos vyresniajai vadovybei bei priežiūros organui arba audito komitetui, atsižvelgiant į poreikį?

PS

5.2.14.

Ataskaitų teikimas (tęsinys)

Ar vidaus audito padalinys reguliariai (pavyzdžiui, kas mėnesį, kas ketvirtį) teikia pažangos ataskaitas subjekto vadovybei bei priežiūros organui arba audito komitetui, atsižvelgiant į poreikį?

PS

5.2.15.

Tolesni veiksmai, atsižvelgiant į per auditą nustatytus faktus ir rekomendacijas

Ar per vidaus auditą nustatyti faktai bei pateiktos rekomendacijos pateikiamos tinkamiems gavėjams (subjekto vyresniajai vadovybei ir priežiūros organui ar audito komitetui, atsižvelgiant į poreikį) ir įgyvendinamos?

PS

5.2.16.

Tolesni veiksmai, atsižvelgiant į per auditą nustatytus faktus ir rekomendacijas

Ar subjekto vadovybė nedelsdama reaguoja į per auditą nustatytus faktus?

PS

5.2.17.

Tolesni veiksmai, atsižvelgiant į per auditą nustatytus faktus ir rekomendacijas

Ar vidaus audito rekomendacijos vykdomos visapusiškai ir laiku?

Pastaba. Veiksmingai dirbančio vidaus audito (arba sistemų stebėsenos) padalinio įrodymu būtų ir vadovybės veiksmai reaguojant į vidaus audito nustatytus faktus. Tai itin svarbu, nes nesiimant veiksmų dėl nustatytų faktų vidaus audito padalinys netenka prasmės.

PS

5.3.1.

Ar vadovybė į subjekto metines finansines ataskaitas (metinę ataskaitą) įtraukia savo vidaus kontrolės sistemos veiksmingumo ataskaitą (t. y. vidaus kontrolės ataskaitą)?

Jei taip, apžvelkite bent 3 pastarųjų metų subjekto vidaus kontrolės ataskaitas bei nepriklausomo auditoriaus pranešimą dėl vadovybės pateikto vidaus kontrolės sistemos veiksmingumo įvertinimo.

Jei taip, kokio pobūdžio nuomonę (besąlyginę, sąlyginę) pateikė išorės auditoriai dėl vadovybės pateikto vidaus kontrolės sistemos veiksmingumo įvertinimo?

PS

2 RAMSTIS. APSKAITA

PAGRINDINIS KLAUSIMAS (1 lygmuo)

Auditoriaus pastabos

Ar subjektas naudoja apskaitos sistemą, kuri visais reikšmingais aspektais užtikrina tikslios, išsamios ir patikimos informacijos teikimą laiku pagal nacionalinis ir (arba) tarptautinius apskaitos standartus ir Europos Komisijos nustatytus kriterijus?

Gairės

Apskaitos politika yra tam tikri principai, pagrindai, formalumai, taisyklės ir praktika, kuriais subjektas vadovaujasi sudarydamas ir pateikdamas finansines ataskaitas. Patikimas pagrindas reiškia, kad subjektas taiko apskaitos politiką, atitinkančią vartotojų poreikius priimant sprendimus, o patikimumas reiškia, kad finansinės ataskaitos:

Finansinio reglamento 154 straipsnis

Komisija gali pripažinti, kad subjektų ir asmenų, kuriems bus patikėtos biudžeto įgyvendinimo užduotys Komisijos vardu, apskaitos sistemos ir vidaus kontrolės sistemos užtikrina pakankamą Sąjungos finansinių interesų apsaugą, taip pat suteikia pakankamas garantijas, kad bus pasiekti valdymo tikslai.

2 RAMSTIS. APSKAITA

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): Ar subjektas naudoja tinkamą apskaitos sistemą ir ar turi aiškią ir raštu išdėstytą apskaitos politiką?

1.1.

Ar subjekto taikoma apskaitos politika:

1.2.

Ar subjektas turi apskaitos politikos ir procedūrų vadovą su išsamiais apskaitos procedūrų, skirtų įvairių rūšių finansinėms ir apskaitos operacijoms, aprašais?

PS

1.3.

Ar subjektas naudoja dvejybinio įrašo buhalterijos (apskaitos) sistemą?

Pastaba. Dvejybinio įrašo apskaitos sistema – tai taisyklės dėl finansinės informacijos įvedimo finansinės apskaitos sistemoje, kurioje kiekvienas sandoris ar įvykis pakeičia bent dvi skirtingas didžiosios knygos sąskaitas.

PS

1.4.

Ar subjektas turi sąskaitų schemą, kurioje tinkamai pavaizduotos operacijos ir veikla?

PS

1.5.

Ar subjektas nuolat vykdo banko duomenų ir kasos knygos duomenų suderinimą (jei reikia)?

PS

1.6.

Ar subjektas atlieka nuolatinį tarpinių sąskaitų ir avansų suderinimą ir tvirtinimą? Ar skirtingiems projektams yra skirtos atskiros (didžiosios knygos) sąskaitos avansų ir galutinių mokėjimų apskaitai atlikti?

Pastaba. Kad būtų pateikiama patikima finansinė informacija, duomenų kaupimo praktika turi būti nuolat tikrinama ir vertinama. Tai svarbi vidaus kontrolės dalis ir kokybiškos informacijos teikimo vadovybei ir išorės ataskaitų rengėjams pagrindas. Duomenų patikimumui užtikrinti būtina laiku ir dažnai sutikrinti iš įvairių šaltinių gautus duomenis.

PS

1.7.

Ar apskaitos sistemoje galima apdoroti ir pateikti apskaitos ir finansinę informaciją dėl konkrečių projektų, veiklos (patikos) fondų ir finansinių priemonių, neatsižvelgiant į tai, ar juos finansuoja pats subjektas, ar (taip pat ir) išorės šaltiniai (kaip antai Europos Komisija)?

PS

1.8.

Ar subjektas gali užtikrinti apskaitos visų operacijų (pajamų ir išlaidų) seką konkrečių projektų, veiklos (patikos) fondų ir finansinių priemonių atžvilgiu, neatsižvelgiant į tai, ar juos finansuoja pats subjektas, ar (taip pat ir) išorės šaltiniai (kaip antai EK)?

PS

1.9.

Kaip subjekto apskaitos dokumentuose atsiskaitoma už išorės organizacijos (pavyzdžiui, EK) subjektui sumokėtą avansą konkretiems projektams, veiklai (patikos) fondams ir finansinėms priemonėms finansuoti?

PS

1.10.

Ar subjektas taiko avansų, kuriuos jis sumoka dotacijų gavėjams, patvirtinimo procedūras (pavyzdžiui, ar avansai patvirtinami pagal dotacijų gavėjų pateiktas lėšų panaudojimo audito ataskaitas)?

2 RAMSTIS. APSKAITA

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): ar subjektas turi biudžeto sistemą bei procedūras, lemiančias skaidrius ir patikimus jo operacijų ir veiklos biudžetus?

2.1.

Ar biudžeto procedūros pateiktos oficialiai (pavyzdžiui, biudžeto vadovu arba aplinkraščiais)?

PS

2.2.

Kokiais intervalais rengiami biudžetai (kasmet, kas pusmetį, kas ketvirtį)?

PS

2.3.

Kas yra pagrindiniai biudžeto sudarymo proceso dalyviai?

PS

2.4.

Kokie apskaitos ir kiti duomenų šaltiniai naudojami?

PS

2.5.

Ar subjektas turi tinkamą biudžeto klasifikacijos sistemą (klasifikacijos kriterijai galėtų būti, pavyzdžiui, veiklos ir kapitalo išlaidos, biudžetai pagal veiklos rūšis arba funkcinė, analitinė klasifikacija, klasifikacija pagal projektus (projektų dalis)?

PS

2.6.

Ar biudžetuose nuosekliai ir aiškiai pateiktos planuojamos (numatomos) išlaidos pagal subjekto veiklos rūšis, operacijas ir projektus?

PS

2.7.

Ar biudžetai skaidrūs, išsamūs ir tinkamai atspindi subjekto veiklą?

2.8.

Ar prielaidos, kuriomis remtasi rengiant biudžetus ir apskaičiuojant planuojamas bei numatomas išlaidas, pagrįstos? Ar Išlaidų paskirstymo vertės, taikomos renkant biudžeto išlaidų duomenis, pagrįstos logiškomis, nuosekliomis ir pagrįstomis prielaidomis ir principais?

2.9.

Ar biudžeto duomenys svarbūs ir patikimi, kad jie būtų naudingi vadovybei ir (arba) kitiems vartotojams?

PS

2.10.

Kas tvirtina biudžetus ir kokiu būdu?

PS

2.11.

Ar apskaitos sistema gali užtikrinti išsamias ataskaitas dėl faktinių išlaidų, palyginamų su pradiniu biudžetu?

PS

2.12.

Ar ataskaitos, kuriose nurodomos bendros išlaidos, palygintos su pradiniame biudžete numatytomis bendromis išlaidomis, rengiamos reguliariai (kas ketvirtį, kas pusmetį) ir ar jos pateikiamos per pagrįstą laiką (1 mėn.) nuo laikotarpio pabaigos?

PS

2.13.

Ar skirtumai tarp faktinių išlaidų ir pradiniame biudžete numatytų išlaidų išnagrinėjami ir tinkamai paaiškinami?

PS

2.14.

Tais atvejais, kai išlaidų sudėtis žymiai skiriasi nuo numatytos pradiniame biudžete, ar tokie skirtumai tinkamai patvirtinami?

PS

2.15.

Ar ataskaitose dėl biudžeto įvykdymo atsiskaitoma ir už išlaidas, patirtas atliekant pervedimus subjekto padaliniams (pavyzdžiui, kitose vietovėse veikiantiems biurams), kurių veikla yra autonomiška/nepriklausoma nuo pagrindinės buveinės?

PS

2 RAMSTIS. APSKAITA

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Šioje dalyje pateiktais klausimais siekiama įvertinti, ar subjekto apskaitos sistema gali užtikrinti patikimas ir laiku teikimas ataskaitas apie tai, kaip subjektas ir (arba) dotacijų gavėjai panaudoja lėšas, skirtas konkrečiai veiklai, projektams, (patikos) fondams ir finansinėms priemonėms (5). Šiomis ataskaitomis naudojasi subjekto vadovybė ir (arba) finansavimą skyrusios išorės šalys (pavyzdžiui, Europos Komisija).

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): ar subjektas turi tokias apskaitos ir biudžeto sudarymo procedūras, kad galėtų tinkamai ir laiku atsiskaityti paramos teikėjams (finansuotojams) (įskaitant Europos Komisiją) dėl jų skirto finansavimo projektams, veiklai, (patikos) fondams ir finansinėms priemonėms panaudojimo, taip pat finansinėms ataskaitoms parengti reikalingus pajėgumus ir procesus  (6)?

3.1.

Ar subjekto apskaitos sistema ir procedūros sudaro galimybę gauti svarbią ir patikimą informaciją, reikalingą rengiant ataskaitas (su finansine ir kokybine informacija) bei finansines ataskaitas dėl ES ir kitų dotacijų gavėjų finansuojamos veiklos, projektų, (patikos) fondų ir finansinių priemonių?

PS

3.2.

Ar subjekto apskaitos sistema sudaro galimybę parengti konkrečios veiklos, projektų, (patikos) fondų ir finansinių priemonių finansines ataskaitas arba parengti suvestinius apskaitos duomenis, kurie galėtų būti tiesiogiai naudojami sudarant finansines ataskaitas ir atskaitomybę?

PS

Gairės

Subjekto informacinėje sistemoje paprastai naudojami įprastiniai žiniaraščių įrašai, kurie naudojami pasikartojančioms operacijoms registruoti. Tai galėtų būti, pavyzdžiui, darbo užmokesčio išlaidų įrašai didžiojoje knygoje.

Subjekto finansinės apskaitos procese naudojami ir nestandartiniai žiniaraščio įrašai, skirti nesikartojančioms, neįprastoms operacijoms ar patikslinimams registruoti. Jų gali prireikti atsiskaitant už su konkretaus projekto išlaidų punktus (įskaitant išlaidų paskirstymą), kuriems nėra taikomos įprastinės apskaitos procedūros ir žiniaraščio įrašai. Rankiniu būdu pildomos bendrosios knygos sistemose, nestandartiniai žiniaraščio įrašai gali būti nustatomi patikrinant didžiąsias knygas, žiniaraščius ir patvirtinamuosius dokumentus.

3.3.

Kiek subjektui būtina daryti papildomus žiniaraščio įrašus, juos tikslinti ir (arba) kitaip rankiniu būdu apdoroti ir tvarkyti finansinius bei išlaidų duomenis, kad galėtų parengti išsamias ir patikimas ataskaitas?

PS

3.4.

Kiek subjektas naudojasi tarpinėmis ir (arba) (išlaidų) paskirstymo lentelėmis, stebėdamas finansinę informaciją pagal projektus, įtraukiamą į subjekto didžiosios knygos sąskaitas ir (arba) išlaidų sąskaitas?

PS

3.5.

Kiek subjektas be pagrindinės apskaitos programinės įrangos naudojasi papildoma programine įranga (pavyzdžiui, tokiomis skaičiuoklių programomis kaip „MS Excel“) finansinėms ataskaitoms rengti?

PS

3.6.

Išsiaiškinkite, kaip projektų finansinė informacija (t. y. išlaidos) pateikiama subjekto apskaitos sistemoje (t. y. esminės prielaidos, paskirstymo principai) ir kaip ši informacija atskiriama ir įtraukiama (automatiškai/rankiniu būdu) į finansines ataskaitas.

PS

3.7.

Ar subjekto biudžeto sudarymo sistema bei procedūros sudaro galimybę parengti svarbią ir patikimą informaciją biudžetams rengti, susijusią su veikla, projektais (patikos) fondais) ir finansinėmis priemonėmis?

Pastaba. Tokie patys klausimai iš esmės taikytini ir subjekto bendrojo biudžeto rengimo atžvilgiu.

PS

3 RAMSTIS. NEPRIKLAUSOMAS IŠORĖS AUDITAS

PAGRINDINIS KLAUSIMAS (1 lygmuo)

Auditoriaus pastabos

Ar subjektas vertinamas atliekant nepriklausomą išorės auditą, kurį visais reikšmingais aspektais pagal tarptautiniu mastu pripažintus audito standartus turi atlikti nuo atitinkamo subjekto nepriklausoma audito tarnyba, remiantis Europos Komisijos nustatytus kriterijais?

Gairės

Kokybiškas auditas yra iš esmės būtinas norint užtikrinti skaidrumą, kai subjektas naudoja išteklius, įskaitant paramos teikėjų skirtas lėšas. Esminiai išorinio audito kokybės elementai yra šie: audito tikslai ir apimtis, taip pat vadovavimasis tinkamais audito standartais, įskaitant dėl išorės auditoriaus, t. y. audito įstaigos nepriklausomumo.

3 RAMSTIS. NEPRIKLAUSOMAS IŠORĖS AUDITAS

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): Ar subjektas turi aiškią išorės audito reguliavimo sistemą?

1.1.

Ar numatytas subjekto išorės auditas, kurį atlieka nepriklausoma profesionali išorės audito įmonė (privačiojo sektoriaus) pagal tarptautiniams audito standartams lygiaverčius standartus?

Jei taip, atsakykite į 2.1 punkto „Principai“ ir 3 dalies „Išorės audito procedūros“.

PS

1.2.

Ar numatytas subjekto išorės auditas, kurį atlieka nacionalinė audito įstaiga (viešojo sektoriaus), remdamasi tarptautiniams audito standartams lygiaverčiais standartais? Jei taip, atsakykite į toliau 3 dalyje pateiktus klausimus.

Jei taip, atsakykite į 2.2 punkto „Principai“ ir 3 punkto „Išorės audito procedūros“ klausimus.

PS

1.3.

Ar numatytas subjekto išorės auditas, kurį atlieka išorės audito ar priežiūros įstaiga, veikianti pagal konkrečią reglamentavimo ar institucinę sistemą (pavyzdžiui, JT išorės auditorius) pagal standartus, lygiaverčius tarptautiniams audito standartams? Jei taip, atsakykite į toliau 4 dalyje pateiktus klausimus.

Jei taip, atsakykite į 2.3 punkto „Principai“ ir 3 punkto „Išorės audito procedūros“ klausimus.

PS

3 RAMSTIS. NEPRIKLAUSOMAS IŠORĖS AUDITAS

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

2.1.1.

Ar auditą atlieka profesionali išorės audito įmonė, kuri yra pripažintos nacionalinės apskaitos ar audito organizacijos narė?

Ar nacionalinė apskaitos ir audito organizacija priklauso IFAC?

2.1.2.

Ar auditas vykdomas pagal galiojančius nacionalinius audito standartus, kurie atitinka Tarptautinės audito ir užtikrinimo standartų valdybos (IAASB) patvirtintus Tarptautinius audito standartus (TAS)?

2.1.3.

Ar auditą atliekančiam auditoriui taikytinas etikos kodeksas, kuriame nustatyti pagrindiniai auditorių etikos principai, susiję su sąžiningumu, objektyvumu, nepriklausomumu, profesine kompetencija ir rūpestingumu, konfidencialumu, profesionaliu elgesiu ir techniniais standartais?

Ar šis etikos kodeksas atitinka IFAC Tarptautinių buhalterių etikos standartų valdybos (IESBA) patvirtinto IFAC Buhalterių profesionalų etikos kodekso reikalavimus?

2.1.4.

Ar visapusiškai laikomasi pagrindinio principo dėl nepriklausomumo?

2.2.1.

Ar auditą atlieka INTOSAI priklausant nacionalinė audito institucija?

2.2.2.

Ar auditas atliekamas pagal galiojančius nacionalinius audito standartus, kurie atitinka INTOSAI standartų reikalavimus?

2.2.3.

Ar auditą atliekančiam auditoriui taikytinas etikos kodeksas, kuriame nustatyti pagrindiniai auditorių etikos principai, susiję su sąžiningumu, objektyvumu, nepriklausomumu, profesine kompetencija ir rūpestingumu, konfidencialumu, profesionaliu elgesiu ir techniniais standartais?

Ar minėtas etikos kodeksas atitinka INTOSAI etikos kodekso (ISSAI 30) ar lygiaverčius reikalavimus?

2.2.4.

Ar visapusiškai laikomasi pagrindinio principo dėl nepriklausomumo?

2.3.1.

Ar auditą atlieka išorės audito ar priežiūros institucija, veikianti pagal konkrečią reguliavimo ar institucinę sistemą? Gaukite trumpą šios sistemos aprašymą

2.3.2.

Ar auditas atliekamas vadovaujantis standartais, lygiaverčiais Tarptautiniams audito standartams (toliau – TAS) arba INTOSAI standartams?

2.3.3.

Ar auditą atliekančiam auditoriui taikytinas etikos kodeksas, kuriame nustatyti pagrindiniai auditorių etikos principai, susiję su sąžiningumu, objektyvumu, nepriklausomumu, profesine kompetencija ir rūpestingumu, konfidencialumu, profesionaliu elgesiu ir techniniais standartais?

Ar šis etikos kodeksas atitinka IFAC Tarptautinių buhalterių etikos standartų valdybos (IESBA) patvirtinto IFAC buhalterių profesionalų etikos kodekso, INTOSAI etikos kodekso (ISSAI 30) ar lygiaverčio etikos kodekso principus?

2.3.4.

Ar visapusiškai laikomasi pagrindinio principo dėl nepriklausomumo?

3 RAMSTIS. NEPRIKLAUSOMAS IŠORĖS AUDITAS

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): ar subjektui taikomos tinkamos išorės audito procedūros?

2.1.

Kokia (-ios) audito rūšis (-ys) taikytina (-os) subjektui (pavyzdžiui, metinis subjekto finansinių ataskaitų auditas, atitikties auditas ir kt.)

Kokie yra minėtų rūšių audito tikslai ir apimtis? Ar atliekant auditą vertinami ir teisėtumo ir tvarkingumo aspektai, susiję su Europos Komisijos ir (arba) kitų finansuotojų teikiamu finansavimu?

Koks yra audito periodiškumas?

Kam auditorius pateikia ataskaitą?

PS

2.2.

Koks (kokie) auditorius (-iai) atlieka šį auditą (žr. 1 skirsnį „Reguliavimo sistema“)?

PS

2.3.

Per kiek mėnesių nuo subjekto finansinių metų pabaigos pateikiama audito ataskaita dėl jo finansinių ataskaitų?

Kokio pobūdžio audito nuomonė buvo pateikta dėl finansinių ataskaitų per pastaruosius 3 metus?

PS

2.4.

Ar per išorės auditą nustatyti faktai ir rekomendacijos pateikiamos tinkamiems gavėjams (subjekto vyresniajai vadovybei ir priežiūros organui ar audito komitetui, atsižvelgiant į poreikį) ir įgyvendinamos?

PS

2.5.

Ar subjekto vadovybė nedelsdama reaguoja į per išorės auditą nustatytus faktus?

PS

2.6.

Ar išorės audito rekomendacijos vykdomos visapusiškai ir laiku?

PS

4 RAMSTIS. DOTACIJOS

PAGRINDINIS KLAUSIMAS (1 lygmuo)

Auditoriaus pastabos

Ar subjektas taiko tinkamas ES fondų finansavimo skyrimo dotacijų forma taisykles ir procedūras pagal Europos Komisijos nustatytus kriterijus?

Gairės

Subjektas dotacijų sutartis gali sudaryti tiesiogiai su dotacijų gavėjais  (7) . Dotacija yra finansinis įnašas, skiriamas konkrečiam naudos gavėjui jo vykdomai veiklai finansuoti arba naudos gavėjo veikimui (t. y. veiklos išlaidoms) finansuoti.

Subjektas turėtų taikyti procedūras, skirtas kiek įmanoma užtikrinti, kad minėti dotacijų gavėjai atitiktų vidaus kontrolės, apskaitos ir išorės audito reikalavimus. Dotacijų sistemos principai turi būti išdėstyti aiškiai apibrėžtoje ir skaidrioje teisinėje ir reguliavimo sistemoje, aiškiai nustatant tinkamą politiką, procedūras, atskaitomybę ir kontrolę. Nors dotacijų sistema yra atskira sistema, jai naudinga bendra kontrolės aplinka, įskaitant viešą prieigą prie informacijos, subjekto atliekama vidaus kontrolė, subjekto apskaitos sistema ir išorės auditas.

Komisija gali pripažinti, kad dotacijų taisyklės ir procedūros yra tinkamos, jei įvykdytos šios sąlygos:

4 RAMSTIS. DOTACIJOS

Subjekto pastabos

Auditoriaus pastabos

Pagrindinis klausimas (2 lygmuo): Ar subjektas turi aiškią dotacijų skyrimo teisinę ir reguliavimo sistemą?

1.1.

Kokių tipų dotacijas subjektas skiria? Ar sistemoje tinkamai apibrėžta sąvoka „dotacija“ bei dotacijų formos (pavyzdžiui, maksimali suma, veiksmų bendrų (tinkamų finansuoti) išlaidų procentinė dalis, finansavimas išmokant vienkartinę sumą ir t. t.)?

PS

1.2.

Kai dotacijos skiriamos skelbiant kvietimą teikti pasiūlymus, ar parengiamos gairės pareiškėjams ir ar šiose gairėse aiškiai aprašomos procedūros bei taisyklės, taikytinos nuo paraiškos pateikimo iki dotacijų skyrimo?