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Document 32019D0606(01)
Commission Decision of 17 April 2019 on establishing new terms of reference for the pillar assessment methodology to be used under Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council
Décision de la Commission du 17 avril 2019 établissant de nouveaux termes de référence pour la méthode d’évaluation des piliers à utiliser au titre du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil
Décision de la Commission du 17 avril 2019 établissant de nouveaux termes de référence pour la méthode d’évaluation des piliers à utiliser au titre du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil
C/2019/2882
OJ C 191, 6.6.2019, p. 2–136
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
|
6.6.2019 |
FR |
Journal officiel de l'Union européenne |
C 191/2 |
DÉCISION DE LA COMMISSION
du 17 avril 2019
établissant de nouveaux termes de référence pour la méthode d’évaluation des piliers à utiliser au titre du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil
(2019/C 191/02)
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,
vu le règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union, modifiant les règlements (UE) no 1296/2013, (UE) no 1301/2013, (UE) no 1303/2013, (UE) no 1304/2013, (UE) no 1309/2013, (UE) no 1316/2013, (UE) no 223/2014, (UE) no 283/2014 et la décision no 541/2014/UE, et abrogeant le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (1), et notamment son article 154, paragraphes 3 et 4,
considérant ce qui suit:
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(1) |
L’article 154, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 (ci-après le «règlement financier») impose à la Commission de réaliser une évaluation des systèmes, règles et procédures des personnes ou entités qui exécutent des fonds de l’Union en gestion indirecte si elle entend s’appuyer sur ces systèmes, règles et procédures pour la mise en œuvre de l’action. L’évaluation vise à assurer un niveau de protection des intérêts financiers de l’Union équivalent à celui qui est prévu lorsque la Commission exécute le budget en gestion directe. |
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(2) |
En outre, l’article 154, paragraphe 4, du règlement financier impose à la Commission de procéder à une évaluation pour s’assurer que les personnes et entités qui exécutent des fonds de l’Union en gestion indirecte ont mis en place un certain nombre de systèmes, règles et procédures spécifiques en ce qui concerne, par exemple, les contrôles internes, la comptabilité et la gestion des données. En accord avec les personnes ou les entités concernées, la Commission peut aussi évaluer d’autres règles et procédures de ces personnes ou entités. |
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(3) |
Les évaluations à réaliser en vertu de l’article 154, paragraphes 3 et 4, du règlement financier sont généralement effectuées par des auditeurs externes, sur la base d’une série de termes de référence établis par la Commission. |
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(4) |
Compte tenu des exigences supplémentaires découlant du règlement financier, y compris les règles relatives aux garanties budgétaires, ainsi que des politiques récemment adoptées par l’Union en matière d’évasion fiscale, de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, il y a lieu de réviser les termes de référence existants et la méthode à utiliser pour la réalisation des évaluations. |
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(5) |
Conformément à l’article 154, paragraphe 4, du règlement financier, les termes de référence devraient couvrir neuf domaines (ou piliers) différents, dont certains sont obligatoires pour toutes les personnes et entités (à savoir, le contrôle interne, la comptabilité et l’audit externe) et d’autres sont déterminés en fonction des activités que la personne ou l’entité entend réaliser (à savoir, les subventions, la passation de marchés et les instruments financiers et, au sein de ceux-ci, l’exclusion de l’accès au financement, la publication d’informations sur les destinataires et la protection des données à caractère personnel). Pour l’ensemble des piliers applicables, les termes de référence devraient garantir que la Commission obtiendra des preuves que le niveau de protection des intérêts financiers de l’Union est équivalent à celui qui est prévu lorsque la Commission exécute les fonds en gestion directe, en tenant compte des éventuelles mesures de surveillance prises par la Commission conformément à l’article 154, paragraphe 5, du règlement financier. Par ailleurs, l’article 154, paragraphe 6, point c), du règlement financier dispose que la Commission peut décider de ne pas exiger une évaluation ex ante visée aux paragraphes 3 et 4 pour les procédures expressément requises par la Commission, y compris ses propres procédures et celles qui sont précisées dans les actes de base. |
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(6) |
Eu égard au principe de proportionnalité, les termes de référence ne devraient imposer aucune exigence pour ce qui est d’une structure organisationnelle spécifique ou du nombre de spécialistes, car cela serait disproportionné pour les petites entités. Toutefois, pour la mise en œuvre des principes énoncés dans les termes de référence, il n’est pas approprié de créer des exceptions pour les nouvelles et/ou les petites entités, étant donné qu’il est important de garantir des normes élevées de gestion. |
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(7) |
L’article 279, paragraphe 3, du règlement financier dispose que les évaluations sur la base de piliers existantes réalisées en vertu du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (2) continueront de s’appliquer et feront au besoin l’objet d’un réexamen. Dans la mesure où les termes de référence établis par la présente décision contiennent des exigences qui ne figuraient pas dans les anciens termes de référence, les personnes et entités évaluées dans le cadre des anciens termes de référence devront faire l’objet d’une évaluation supplémentaire en ce qui concerne ces exigences, |
DÉCIDE:
Article unique
Les termes de référence à utiliser pour la réalisation des évaluations visées à l’article 154, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 sont définis à l’annexe de la présente décision.
Fait à Bruxelles, le 17 avril 2019.
Par la Commission
Günther OETTINGER
Membre de la Commission
(1) JO L 193 du 30.7.2018, p. 1.
(2) Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).
ANNEXE
< EN-TÊTE DU POUVOIR ADJUDICATEUR >
TERMES DE RÉFÉRENCE POUR UNE ÉVALUATION DES PILIERS D’UNE ENTITÉ DEMANDANT À ÊTRE CHARGÉE DE L’EXÉCUTION DU BUDGET DE L’UNION EUROPÉENNE DANS LE CADRE DE LA GESTION INDIRECTE
[DÉNOMINATION DE L’ENTITÉ]
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Entité demandant l’évaluation: |
[Nom et adresse complète de l’entité] |
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Pays: |
[Pays dans lequel l’entité est établie] |
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Référence/date de la demande de prestation de services: |
[Référence/date de la demande de prestation de services ou autredocument équivalent délivré par l’entité] |
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Période couverte par l’évaluation: |
[L’année (période de 12 mois) se terminant le jour du début des vérifications sur place (procédures sur place) aux fins de l’évaluation] |
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Date de début de l’évaluation: |
[Date indicative du début. [Date contractuelle prévue de l’évaluation (date du bon de commande)] |
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Date de fin de l’évaluation: |
[Date indicative de fin. La date de réception estimée du rapport final] |
TABLE DES MATIÈRES
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1. |
Introduction | 4 |
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2. |
Objectifs | 6 |
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3. |
Normes et orientations | 7 |
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4. |
Obligations de l’auditeur | 7 |
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5. |
Champ d’application | 9 |
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6. |
Procédures d’évaluation | 11 |
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7. |
Autres aspects | 13 |
| Annexes | 14 |
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INSTRUCTIONS POUR L’UTILISATION DES PRÉSENTS TdR Il convient d’en retirer toutes les instructions apparaissant en <Italique> sur fond gris. Les mentions entre crochets [texte] doivent être complétées par l’entité. Le texte et les formulations prévus par les présents termes de référence doivent être respectés en permanence et ne peuvent pas être modifiés. Cette instruction doit être retirée des TdR. |
1. INTRODUCTION
Contexte
L’article 154 du règlement financier (1) applicable au budget général de l’Union européenne («UE») fixe les modes d’exécution du budget, y compris la «gestion indirecte». Dans le cadre de la gestion indirecte, la Commission peut confier des tâches d’exécution des fonds de l’Union et de mise en œuvre de garanties budgétaires aux pays, organisations et organismes (ci-après les «entités») mentionnés à l’article 62 du règlement financier. Les entités suivantes peuvent être concernées:
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— |
des pays tiers ou des organismes qu’ils ont désignés, par exemple le ministère de l’intérieur, le Royaume du Cambodge, |
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— |
des organisations internationales ou leurs agences, par exemple le programme des Nations unies pour le développement (PNUD), |
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— |
des établissements de droit public, par exemple la Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), |
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— |
des entités de droit privé investies d’une mission de service public, pour autant qu’elles présentent les garanties financières suffisantes, par exemple la Cassa Depositi e Prestiti (CDP). |
Lorsque ces entités gèrent des fonds de l’Union européenne, elles sont tenues de garantir un niveau de protection des intérêts financiers de l’Union européenne équivalent à celui qui est exigé au titre du règlement financier. Elles doivent en particulier répondre aux exigences relatives aux neuf «piliers». Ces piliers concernent:
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1) |
le système de contrôle interne; |
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2) |
le système comptable; |
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3) |
un audit externe indépendant; |
ainsi que des règles et des procédures pour:
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4) |
l’octroi de financements par les fonds de l’Union au moyen de subventions; |
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5) |
la passation de marchés; |
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6) |
les instruments financiers (2); |
et aussi:
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7) |
l’exclusion de l’accès aux financements; |
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8) |
la publication d’informations sur les destinataires; |
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9) |
la protection des données à caractère personnel. |
Les entités souhaitant gérer des fonds de l’Union européenne dans le cadre de la gestion indirecte doivent par conséquent se soumettre à une évaluation complète des piliers. Sur la base des résultats de l’évaluation des piliers, la Commission décidera si: i) elle peut confier des tâches d’exécution budgétaire à l’entité; et ii) elle peut conclure des accords spécifiques (c’est-à-dire des conventions de contribution en gestion indirecte) avec l’entité. Néanmoins, si la base juridique l’exige, ces conditions peuvent être spécifiées dans l’accord avec la Commission ou par référence aux documents d’orientation (par exemple, le guide des agences nationales dans le cas d’Erasmus) afin d’assurer une mise en œuvre harmonisée et un traitement équitable des bénéficiaires d’un programme de l’Union européenne dans tous les pays participants.
Le présent document expose les termes de référence («TdR») sur lesquels [dénomination et adresse complètes du pouvoir adjudicateur] se base pour confier à un auditeur la réalisation d’une évaluation des piliers de [dénomination de l’entité] et l’établissement d’un rapport sur cette évaluation. Les présents TdR sont annexés à [la demande de prestation de services ou à tout autre document équivalent] de l’entité.
Dans les présents TdR ainsi que dans les annexes 1 à 4 qui en font intégralement partie, les termes suivants sont définis comme suit:
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— |
«Évaluation des piliers», «évaluation» ou «mission» désigne la présente mission d’assurance. Dans ce contexte, les piliers sont les grands domaines couverts par cette évaluation; ils englobent le contrôle interne, la comptabilité, l’audit externe indépendant, l’exclusion de l’accès aux financements, la publication d’informations sur les destinataires et la protection des données à caractère personnel. L’entité devra toujours être évaluée afin de s’assurer de sa capacité à satisfaire aux exigences dans ces domaines. Outre les six piliers obligatoires énumérés ci-dessus, il existe trois piliers facultatifs couvrant les procédures et les règles en matière de subventions, de marchés publics et d’instruments financiers. |
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— |
L’«auditeur» désigne le cabinet d’audit chargé d’accomplir cette mission et de présenter un rapport à ce sujet à la Commission. Le terme «auditeur» peut désigner la personne ou les personnes qui effectuent l’évaluation, généralement l’associé qui en assume la responsabilité ou les autres membres de l’équipe chargée de la mission d’audit. L’associé responsable de la mission est l’associé ou toute autre personne du cabinet d’audit qui: i) assume la responsabilité de l’audit et de sa réalisation, ainsi que de l’établissement du rapport émis au nom du cabinet; et ii) dispose de l’autorité nécessaire conférée par un organisme professionnel, juridique ou réglementaire. |
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— |
Le terme «entité» désigne l’entité faisant l’objet de l’évaluation des piliers. L’entité est généralement (3) le pouvoir adjudicateur de cette évaluation. |
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— |
La «Commission» désigne la Commission européenne, qui peut être représentée par le service ou l’unité concerné au sein de la direction générale compétente de la Commission ou par une délégation de l’Union européenne, le cas échéant. |
2. OBJECTIFS
La mission de l’auditeur consiste à évaluer les systèmes mis en place ainsi que les contrôles, les règles et les procédures appliqués par l’entité pour chaque pilier vis-à-vis des critères fixés par la Commission pour chacun d’entre eux. L’objectif de cette évaluation des piliers est i) de permettre à l’auditeur de rapporter si l’entité respecte les exigences mentionnées aux points a) à f) de l’article 154, paragraphe 4, du règlement financier applicable au budget général de la Commission européenne et à l’article 29, paragraphe 1, du règlement financier applicable au Fonds européen de développement pour chaque pilier pertinent; et ii) de formuler une conclusion quant à la question de savoir si l’entité:
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— |
a mis en place un système de contrôle interne efficace, efficient et économique, fondé sur les meilleures pratiques internationales, conformément aux critères fixés par la Commission européenne, et assure le fonctionnement de ce système dans tous ses aspects significatifs, |
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— |
a recours à un système de comptabilité qui fournit, dans tous ses aspects significatifs, des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu, suivant les normes de comptabilité internationales, conformément aux critères fixés par la Commission européenne, |
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— |
fait l’objet d’un audit externe indépendant, réalisé, dans tous ses aspects significatifs, dans le respect des normes internationalement admises en matière d’audit par un service d’audit qui est fonctionnellement indépendant de l’entité en question et conformément aux critères fixés par la Commission européenne, |
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— |
applique des règles et des procédures adéquates, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union par l’intermédiaire de subventions et conformément aux critères fixés par la Commission européenne, <à supprimer si ce pilier ne s’applique pas>. |
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— |
applique des règles et des procédures adéquates, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union par l’intermédiaire de la passation de marchés et conformément aux critères fixés par la Commission européenne, <à supprimer si ce pilier ne s’applique pas>. |
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— |
applique des règles et des procédures adéquates, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union/garanties budgétaires par l’intermédiaire d’instruments financiers/de garanties budgétaires et conformément aux critères fixés par la Commission européenne, <à supprimer si ce pilier ne s’applique pas>. |
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applique des règles et des procédures adéquates concernant l’exclusion des tiers de l’accès aux financements au moyen de la passation de marchés, de subventions et/ou d’instruments financiers, |
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rend publiques des informations sur les destinataires des fonds de manière appropriée et en temps utile, |
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— |
assure une protection des données à caractère personnel équivalente à celle visée à l’article 5 du règlement financier. |
En outre, en cas d’accord avec l’entité concernée et sans préjudice de la note finale, l’auditeur peut évaluer si l’entité respecte des normes équivalentes à la législation de l’Union européenne en vigueur et aux normes internationales et européennes reconnues en ce qui concerne les contrôles liés à l’évasion fiscale et aux pays et territoires non coopératifs, à la lutte contre le blanchiment de capitaux et à la lutte contre le financement du terrorisme. Si l’entité accepte d’être évaluée sur cette série de points, l’auditeur aura pour mission de présenter un rapport sur cette évaluation dans le cadre du sixième pilier. Afin d’exécuter des fonds de l’Union au moyen d’instruments financiers, qu’ils soient couverts ou non par une garantie budgétaire, l’entité devra respecter les exigences pertinentes du règlement financier visées aux points supplémentaires 6B et 6C par des dispositions contractuelles appropriées, même si elle choisit de ne pas se soumettre à l’évaluation des piliers pour ces points.
3. NORMES ET ORIENTATIONS
L’auditeur qui effectue la présente évaluation des piliers doit être régi par:
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— |
le cadre conceptuel international pour les missions d’assurance de l’IFAC et la norme ISAE (International Standard on Assurance Engagements) 3000 de l’IFAC concernant les missions d’assurance autres que les missions d’audit ou d’examen limité d’informations financières historiques, dans la mesure où ces derniers peuvent être appliqués dans le contexte spécifique de cette évaluation des piliers, |
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— |
le Code de déontologie des professionnels comptables de l’IFAC [publié par l’International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) de l’IFAC], qui établit les principes de déontologie fondamentaux qui s’appliquent aux auditeurs, notamment les principes d’intégrité, d’objectivité, d’indépendance, de compétence et de diligence professionnelles, de confidentialité, de comportement professionnel et de respect des normes techniques, |
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— |
les normes internationales de contrôle qualité (ISQC) de l’IFAC, qui établissent des normes et fournissent des orientations sur les systèmes de contrôle qualité des auditeurs. |
4. OBLIGATIONS DE L’AUDITEUR
4.1. Principes généraux
L’auditeur doit être un auditeur externe indépendant, membre d’un institut national de comptabilité ou d’audit, qui est, lui-même, membre de la Fédération internationale des comptables (IFAC) et qui est agréé pour effectuer des audits.
L’auditeur doit être fonctionnellement indépendant de l’entité concernée. Par conséquent, l’auditeur interne d’une entité faisant l’objet d’une évaluation ne peut procéder à une évaluation des piliers.
En souscrivant aux présents TdR, l’auditeur confirme qu’il remplit au moins l’une des conditions suivantes:
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— |
l’auditeur et/ou le cabinet est membre d’un institut national de comptabilité ou d’audit, qui est, lui-même, membre de la Fédération internationale des comptables (IFAC), |
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— |
l’auditeur et/ou le cabinet est membre d’un institut national de comptabilité ou d’audit. Bien que l’institut ne soit pas membre de l’IFAC, l’auditeur s’engage à exécuter la présente mission conformément aux normes de l’IFAC et à la déontologie exposée dans les présents TdR, |
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l’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un État membre de l’Union européenne, conformément aux principes de supervision publique exposés dans la directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil (4). Ce principe s’applique aux auditeurs et aux cabinets d’audit établis dans un État membre de l’Union européenne, |
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l’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un pays tiers, et ce registre applique les principes de supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (cette option s’applique aux auditeurs et aux cabinets d’audit basés dans un pays tiers). Lorsque la base juridique sous-jacente le permet (par exemple, Erasmus), l’auditeur peut être l’organisme d’audit indépendant désigné conformément à l’article 155, paragraphe 1, du règlement financier. |
4.2. Qualifications, expérience et composition de l’équipe (5)
Qualifications et expérience
L’auditeur doit employer un personnel suffisant possédant: i) des qualifications professionnelles appropriées et une expérience adéquate des normes de l’IFAC, en particulier du cadre conceptuel international pour les missions d’assurance et de la norme ISAE (International Standard on Assurance Engagements) 3000 concernant les missions d’assurance autres que les missions d’audit ou d’examen limité d’informations financières historiques; et ii) une expérience dans la réalisation d’évaluations institutionnelles ou d’évaluations de la conformité et/ou d’audits de systèmes ou de missions équivalentes d’entités comparables, en taille et en complexité, à l’entité concernée.
En outre, l’équipe d’audit dans son ensemble possède:
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— |
une expérience en matière d’évaluations institutionnelles et de conformité et/ou d’audit des systèmes ou de missions équivalentes dans le cadre de programmes financés par l’Union européenne et de projets financés par des institutions et des donateurs nationaux et/ou internationaux. Il est souhaitable que le chef de l’équipe sur le terrain, c’est-à-dire soit le directeur (catégorie 2), soit l’auditeur confirmé (catégorie 3), ait une expérience en matière d’audit des systèmes des actions d’aide extérieure financées par l’Union européenne et/ou d’autres actions financées par l’Union européenne et/ou d’évaluation institutionnelle ou de conformité d’organisations dans le secteur de l’aide au développement et/ou dans le secteur économique. |
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[Facultatif: maîtrise de [préciser la(les) langue(s)]] |
Composition de l’équipe
L’équipe d’auditeurs nécessaire pour cette évaluation des piliers sera composée d’un auditeur de catégorie 1, assumant la responsabilité finale de l’évaluation, et d’une équipe d’audit présentant une combinaison appropriée d’auditeurs des catégories 2 à 4. Il incombe à l’auditeur de proposer et d’employer une équipe d’audit constituée de la combinaison d’auditeurs appropriée pour cette mission.
La Commission distingue quatre catégories d’auditeurs.
Catégorie 1 — Associé d’audit
Un associé d’audit est un expert hautement qualifié, possédant les qualifications professionnelles appropriées et assumant ou ayant assumé des fonctions d’encadrement et de direction en matière d’audit public.
Cette personne devrait être membre d’un institut national de comptabilité ou d’audit et compter au minimum 12 ans d’expérience professionnelle en qualité d’auditeur ou de comptable professionnel dans le domaine de l’audit public. Sa connaissance des pays bénéficiaires de l’aide extérieure de l’Union européenne sera également prise en considération.
L’associé d’audit, ou toute autre personne assumant une fonction similaire à celle d’un associé, est la personne du cabinet d’audit qui est responsable de l’audit et de sa réalisation, ainsi que du rapport établi au nom du cabinet. L’associé d’audit jouit de l’autorité nécessaire conférée par un organisme professionnel, juridique ou réglementaire et est autorisé à certifier les comptes en vertu de la législation du pays dans lequel le cabinet d’audit est enregistré.
Catégorie 2 — Directeur de mission (Audit Manager)
Un directeur de mission est un expert qualifié possédant les diplômes universitaires ou les qualifications professionnelles appropriés. Il doit justifier d’un minimum de 6 années d’expérience en qualité d’auditeur ou de comptable professionnel dans le domaine de l’audit public et avoir une expérience de l’encadrement ou de la conduite d’une équipe d’audit.
Catégorie 3 — Auditeur confirmé
Un auditeur confirmé est un expert qualifié possédant les diplômes universitaires ou les qualifications professionnelles appropriés. Il doit justifier d’un minimum de 3 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit public.
Catégorie 4 — Auditeur assistant
Un auditeur assistant doit posséder un diplôme universitaire approprié et au moins 6 mois d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit public.
Curriculum vitæ (CV)
L’auditeur fournit au pouvoir adjudicateur le CV de l’associé ou de toute autre personne du cabinet d’audit qui est responsable de l’évaluation des piliers et de la signature du rapport, ainsi que les CV des directeurs de mission, des auditeurs confirmés et des auditeurs assistants proposés comme membres de l’équipe de mission. Les CV contiendront des informations utiles relatives aux types de missions réalisées par les membres de l’équipe, attestant leurs aptitudes et leur capacité à entreprendre l’évaluation, ainsi que des informations détaillées concernant toute expérience particulière digne d’intérêt. Le pouvoir adjudicateur examinera les CV avant de signer le bon de commande de la mission ou tout autre document contractuel applicable pour la réalisation de cette mission et se réserve le droit de les rejeter s’il estime qu’ils ne sont pas conformes aux exigences de cette dernière.
5. CHAMP D’APPLICATION
5.1. Lieu et période de l’évaluation
Cette évaluation des piliers sera effectuée à [lieu(x)]. <Il est essentiel d’indiquer le(s) lieu(x) correct(s) où l’évaluation sera effectuée>. L’auditeur est tenu de confirmer au pouvoir adjudicateur le ou les lieux où l’évaluation sera effectuée avant le début des travaux sur le terrain et doit s’assurer qu’il pourra avoir accès aux documents justificatifs nécessaires ainsi qu’au personnel essentiel de l’entité au cours de la mission. L’auditeur doit tenir compte du fait que l’entité exige habituellement la tenue de réunions destinées à préparer l’évaluation et à examiner le projet de rapport et que cela peut occasionner des déplacements supplémentaires (voir le point 7).
La période devant être couverte par l’évaluation devrait normalement être l’année (c’est-à-dire une période de 12 mois) se terminant le jour du début des travaux sur le terrain relatifs à l’évaluation, à savoir le jour où l’auditeur commence en réalité à réaliser les procédures et les tests d’évaluation sur place (c’est-à-dire sur le lieu où l’entité est établie).
5.2. Contexte de la mission
Utilisation de l’annexe 1: Contexte de la mission — Informations essentielles pour une évaluation des piliers
L’auditeur se fait une première idée du contexte de la mission sur la base de l’annexe 1: Contexte de la mission — Informations essentielles pour une évaluation des piliers. L’auditeur doit suffisamment comprendre le contexte de la mission pour être en mesure de soumettre une offre significative au pouvoir adjudicateur.
Utilisation de l’annexe 2a: Questionnaire d’évaluation
L’entité remet l’ annexe 2a complétée à l’auditeur dès que possible après la conclusion du contrat entre le pouvoir adjudicateur et l’auditeur, mais avant le début des procédures d’évaluation de l’auditeur.
Dans un deuxième temps, l’ annexe 2a deviendra un outil à utiliser par l’auditeur pour concevoir, planifier et appliquer les procédures d’évaluation et pour tenir compte des critères dont le respect par l’entité soumise à l’évaluation est essentiel ou important aux yeux de la Commission européenne.
Le questionnaire complété de l’ annexe 2a est une source essentielle d’informations et d’éléments probants relatifs à l’évaluation pour l’auditeur. Cependant, ce n’est en aucun cas la seule source à utiliser par l’auditeur pour planifier et effectuer les procédures d’évaluation et pour tirer des conclusions. Toutes les informations mentionnées et fournies par l’entité sont de nature provisoire et font l’objet des procédures d’évaluation que l’auditeur estime nécessaires. L’auditeur ne doit pas se fier aux informations tant qu’il ne s’est pas assuré au moyen de procédures d’évaluation qu’elles sont suffisamment exactes et complètes aux fins de l’évaluation et pour lui permettre de tirer des conclusions éclairées concernant les questions principales.
Par conséquent, l’auditeur peut modifier et compléter les informations ainsi qu’ajouter des informations dans la colonne «Constatations» s’il l’estime opportun. Il peut également ajouter des questions supplémentaires s’il considère que cela est nécessaire pour parvenir à une conclusion éclairée concernant les questions principales.
L’auditeur doit tenir compte des circonstances particulières de la mission et faire preuve de jugement professionnel tout au long de la procédure d’évaluation. Il reste toujours pleinement responsable de la conception, de la planification et de l’application des procédures d’évaluation qu’il estime nécessaires en plus des questions et des procédures du questionnaire de l’ annexe 2a .
L’auditeur utilise les informations du questionnaire de l’ annexe 2a et les résultats des procédures d’évaluation pour compléter le questionnaire et les critères d’évaluation de l’ annexe 2 (voir le point 5.4 ci-après) et pour tirer des conclusions pour chaque pilier évalué.
5.3. Nature, portée et calendrier des procédures et des tests pour chaque pilier
Pour chaque pilier, l’auditeur doit évaluer la conception des systèmes, des contrôles, des règles et des procédures pertinents. Cela signifie qu’il doit réaliser des procédures et des tests sur la base desquels il doit conclure si les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures sont présents, c’est-à-dire existent.
En outre, l’auditeur doit évaluer l’efficacité opérationnelle des systèmes, des contrôles, des règles et des procédures de tous les piliers pertinents (voir le point 2 — «Objectifs» ci-dessus), à l’exception du pilier «audit externe indépendant» pour lequel il n’évalue que la conception des procédures relatives à l’audit externe.
La conception et l’efficacité opérationnelle des systèmes, des règles et des procédures pertinents doivent être évaluées par rapport aux critères définis par la Commission pour chaque pilier (voir le point 5.4 ci-après). À cette fin, l’auditeur doit utiliser les questionnaires fournis par la Commission.
L’auditeur détermine la nature, la portée et le calendrier de toutes les procédures et de tous les tests qu’il estime nécessaire de réaliser afin de parvenir à une conclusion en ce qui concerne la conception et l’efficacité opérationnelle des systèmes, des contrôles et des règles et procédures.
5.4. Critères et importance relative
Pour chaque pilier, la Commission européenne a défini trois niveaux de critère en formulant une série de questions (principales) dans le questionnaire et les critères d’évaluation de l’ annexe 2 et dans le questionnaire d’évaluation de l’ annexe 2a .
Afin de définir ce qu’est une faiblesse ou une insuffisance significative dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures, l’auditeur doit prendre en considération les critères et les niveaux d’importance (à savoir, les notes minimales) définis par la Commission, dans la mesure où ces facteurs peuvent influencer la décision de cette dernière de confier à l’entité des tâches d’exécution budgétaire dans le cadre de la gestion indirecte.
Niveau 1 (règlement financier)
Pour chaque pilier, il existe une question globale de niveau 1 (dans le questionnaire et les critères d’évaluation de l’ annexe 2 ) définie sur la base du règlement financier. Cette question est fondamentale. Seuls deux types de conclusions sont possibles:
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— |
la réponse à la question de niveau 1 est «oui». Cela signifie que l’entité respecte les exigences du pilier concerné. La conclusion de l’auditeur doit être formulée sous la forme affirmative, équivalant à un «avis sans réserve», |
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— |
la réponse à la question de niveau 1 est «non». Cela signifie que l’entité ne respecte pas les exigences du pilier concerné. Dans ce cas, la conclusion doit être formulée sous la forme négative, équivalant à ce que l’on appelle un «avis négatif» en vertu des normes internationales. |
Niveau 2 (éléments principaux des piliers)
Les questions principales du niveau 2 concernent les critères que la Commission considère essentiels. À cette fin, les questions et les critères principaux sont définis pour les éléments principaux de chaque pilier. Les éléments sont essentiellement des «sous-piliers» eux-mêmes composés de séries de questions dans le questionnaire d’évaluation de l’ annexe 2a .
L’auditeur doit faire preuve de jugement professionnel pour attribuer une note sur une échelle de 0 à 10 à chaque élément de niveau 2 dans le questionnaire et les critères d’évaluation de l’ annexe 2 sur la base des informations et des éléments probants obtenus en appliquant l’ annexe 2a .
Niveau 3 (questionnaire d’évaluation avec des séries de questions)
Le questionnaire d’évaluation de l’ annexe 2a inclut des séries de questions concernant les éléments principaux des piliers de niveau 2. Ces séries de questions détaillées ne sont pas exhaustives. Cela signifie que l’auditeur devrait utiliser au minimum ces (séries de) questions afin d’attribuer une note à chaque élément du niveau 2.
L’auditeur peut formuler des questions supplémentaires et mener des tests et procédures complémentaires s’il le considère nécessaire ou approprié. L’auditeur fait pleinement preuve de jugement professionnel pour toutes les questions de l’ annexe 2a de manière à attribuer des notes aux éléments principaux des piliers de niveau 2.
5.5. Limitations du champ d’application
L’auditeur informera le pouvoir adjudicateur de toute limitation du champ d’application des travaux décelée avant ou pendant l’évaluation et discutera avec celui-ci des mesures qui pourraient être requises et de la question de savoir si/comment l’évaluation peut être poursuivie.
6. PROCÉDURES D’ÉVALUATION
L’auditeur doit effectuer l’évaluation conformément aux procédures d’évaluation de l’ annexe 3 , qui couvrent la documentation et les éléments probants, la planification, les travaux sur le terrain et l’établissement de rapports. L’annexe 3 décrit les procédures d’évaluation que l’auditeur doit suivre et celles qu’il peut choisir d’appliquer. L’attention de l’auditeur est attirée sur les aspects spécifiques décrits aux points 6.1 à 6.3 ci-après. L’auditeur doit exercer ses fonctions avec diligence et jugement professionnel et déterminer la nature, le calendrier et la portée des procédures d’évaluation nécessaires pour respecter les objectifs, le champ d’application et le contexte de l’évaluation.
6.1. Documentation et éléments probants
Conformément à la norme ISAE 3000, l’auditeur doit établir une documentation et recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour étayer les constatations de l’évaluation et tirer des conclusions raisonnables sur lesquelles fonder les conclusions de l’évaluation pour chaque pilier. L’auditeur exerce son jugement professionnel pour déterminer si les éléments probants sont suffisants et appropriés (voir l’annexe 3.1).
6.2. Planification et travaux sur le terrain
Début de l’évaluation
La date de début officielle de l’évaluation est la date de signature du bon de commande du pouvoir adjudicateur ou de tout autre document contractuel applicable relatif à l’évaluation. L’auditeur et l’entité doivent ensuite convenir, dans les meilleurs délais, d’une date pour commencer les travaux sur le terrain.
Réunion préparatoire avec l’entité
L’entité prévoit une réunion préparatoire avec l’auditeur (voir l’annexe 3.2.1) qui se tiendra dans les locaux de [dénomination et adresse de l’entité]. L’entité tient la Commission informée de cette réunion, à laquelle des représentants de la Commission peuvent prendre part.
Procédures relatives à la planification de l’évaluation et aux travaux sur le terrain
Les procédures de l’auditeur doivent se baser sur une compréhension du contexte de la mission qui soit suffisante pour concevoir et réaliser des procédures d’évaluation ultérieures. Sont concernés:
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— |
l’obtention d’éléments probants concernant la conception des systèmes, des contrôles et des règles et procédures (annexe 3.3.1), |
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— |
la réalisation de tests concernant l’efficacité opérationnelle des systèmes, des contrôles et des règles et procédures (annexe 3.3.2), |
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— |
l’échantillonnage et autres modes de sélection des éléments à tester, le cas échéant (annexe 3.3.3), |
|
— |
l’utilisation des travaux des auditeurs internes, le cas échéant (annexe 3.3.4). |
6.3. Rapports
Utilisation du modèle de rapport relatif à l’évaluation des piliers figurant à l’annexe 4
L’utilisation du modèle de rapport relatif à l’évaluation des piliers figurant à l’annexe 4 est obligatoire.
Langue
Le rapport doit être établi en [langue]. [Une synthèse du rapport d’évaluation en [anglais/français] doit être fournie avec le rapport] (voir annexe 3.3.1). <Supprimer si non applicable>.
Constatations
Il existe deux types de constatations:
|
— |
Les constatations principales sont celles relatives aux faiblesses ou insuffisances significatives présentes dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures. Le terme «significatif» signifie que l’auditeur considère que ces facteurs sont importants pour la Commission à un point tel qu’ils pourraient influencer la décision de cette dernière de confier à l’entité des tâches d’exécution budgétaire dans le cadre de la gestion indirecte. Dès lors, lorsque des constatations significatives sont faites pour un pilier, l’auditeur doit formuler une conclusion négative pour ce pilier. Les constatations principales incluent aussi des cas dans lesquels plusieurs constatations, prises individuellement, ne concernent pas une faiblesse ou une insuffisance significative mais qui, prises collectivement, concernent une constatation de faiblesse ou d’insuffisance significative. L’incidence combinée de ces constatations est à ce point importante (c’est-à-dire significative) que l’auditeur doit parvenir à la conclusion que l’entité ne respecte pas les exigences relatives au pilier concerné (à savoir, la conclusion est «non»). |
|
— |
Les autres constatations sont toutes des constatations non significatives dont l’auditeur estime qu’elles devraient être portées à l’attention de l’entité. Ces constatations concernent les faiblesses et les insuffisances présentes dans les systèmes, les contrôles et les règles et les procédures qui, prises individuellement ou collectivement, engendrent un niveau de risque moins immédiat lorsque les objectifs du pilier concernés ne sont pas atteints. |
Les constatations doivent être présentées conformément aux formats (des tableaux) présentés dans le modèle de rapport relatif à l’évaluation des piliers figurant à l’annexe 4. Les principales constatations et les autres conclusions de l’auditeur peuvent servir de base aux mesures de surveillance prises par la Commission conformément à l’article 154, paragraphe 5, du règlement financier.
Recommandations
Il existe deux types de recommandations:
|
— |
Les recommandations cruciales concernent les faiblesses et les insuffisances significatives des systèmes, des contrôles et des règles et procédures et les cas dans lesquels les critères de la Commission et/ou les normes admises internationalement en ce qui concerne les piliers ne sont pas respectés (régulièrement). |
|
— |
Les autres recommandations se réfèrent à toutes les autres constatations qui ne sont pas significatives. Dans ces cas, les faiblesses et les insuffisances présentes dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures n’ont pas d’incidences majeures ni immédiates sur les objectifs de ces systèmes, contrôles, règles ou procédures. Néanmoins, il est pertinent pour l’entité de mettre en œuvre les mesures proposées en saisissant cette occasion d’améliorer ses systèmes, les contrôles, les règles ou les procédures et d’atteindre ainsi un niveau plus élevé d’efficacité et/ou d’efficience. |
Les recommandations doivent être présentées conformément aux formats (des tableaux) présentés dans le modèle de rapport relatif à l’évaluation des piliers figurant à l’annexe 4.
Conclusions
Le rapport d’évaluation doit comporter une conclusion pour chaque pilier. Il existe deux types de conclusions. Les conclusions doivent soit être formulées sous la forme affirmative (par exemple: «a mis en place», «utilise», «est sujet à», «s’applique») ou sous la forme négative (par exemple: «n’a pas mis en place», «n’utilise pas», «n’est pas sujet à», «ne s’applique pas»).
L’utilisation d’une conclusion du type conditionnel (c’est-à-dire en utilisant la formulation «à l’exception de») n’est pas possible dans une évaluation des piliers.
Date du rapport d’évaluation
La date du projet de rapport et du rapport préfinal est la date à laquelle ces rapports sont envoyés pour consultation. La date du rapport d’évaluation final est la date à laquelle le rapport final de l’auditeur indépendant est signé (annexe 3.4.2).
Procédures et calendrier pour la présentation du projet de rapport et du rapport d’évaluation final
L’auditeur est tenu de respecter les procédures et le calendrier présentés à l’annexe 3.4.3 et 3.4.4 pour la consultation et la présentation du projet de rapport et du rapport d’évaluation final.
L’attention de l’auditeur est attirée en particulier sur les éléments suivants:
|
— |
L’auditeur doit soumettre un projet de rapport à l’entité dans un délai de [21; à déterminer par le pouvoir adjudicateur] jours calendrier après le jour de la réunion de clôture (c’est-à-dire la fin des travaux sur le terrain). |
|
— |
La période écoulée entre la réunion de clôture de l’évaluation et la présentation du rapport d’évaluation final à l’entité ne doit pas excéder [105; à déterminer par le pouvoir adjudicateur] jours calendrier ou [15] semaines. L’auditeur doit justifier et documenter, dans ses documents de travail, tout retard dans la présentation des rapports. |
7. AUTRES ASPECTS
7.1. Information sur les pratiques de calcul et de déclaration des coûts
Aucune information fournie par une entité aux fins de cette évaluation de la méthode utilisée pour le calcul et la déclaration des coûts n’est considérée comme approuvée par la Commission en ce qui concerne le budget d’une action spécifique. Cette approbation n’est possible que si les procédures spécifiques établies dans la décision de la Commission relative à l’évaluation ex ante des coûts unitaires et des taux forfaitaires (également appelés «options simplifiées en matière de coûts») ont été observées. En l’absence d’une évaluation ex ante des options simplifiées en matière de coûts, l’éligibilité des coûts d’une action spécifique est déterminée exclusivement en référence aux dispositions de l’accord ou des accords pertinents conclus avec l’entité.
7.2. Suivi
Le pouvoir adjudicateur peut demander une aide supplémentaire à l’auditeur dans le cadre du suivi du rapport d’évaluation final. Le pouvoir adjudicateur peut également demander à l’auditeur d’effectuer une nouvelle évaluation d’un ou de plusieurs piliers si le rapport d’évaluation final a conclu que l’entité ne respectait pas les exigences relatives au(x) pilier(s) concerné(s).
Les présents TdR ne couvrent aucune aide supplémentaire fournie par l’auditeur dans le cadre du suivi du rapport d’évaluation final effectué par le pouvoir adjudicateur. Si une telle assistance est requise, le pouvoir adjudicateur devra émettre un avenant au bon de commande ou à l’autre document contractuel applicable à une mission de ce type.
7.3. Divers
Annexes
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Annexe 1 |
Contexte de la mission — Informations essentielles pour une évaluation des piliers |
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Annexe 2 |
Questionnaire et critères d’évaluation |
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Annexe 2a |
Questionnaire d’évaluation |
|
Annexe 3 |
Procédures d’évaluation |
|
Annexe 4 |
Rapport de l’évaluation des piliers |
REMARQUE IMPORTANTE: les annexes 1 à 4 font partie intégrante des présents termes de référence.
(1) Règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
(2) Une référence aux «instruments financiers» est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(3) La Commission peut être le pouvoir adjudicateur dans des cas dûment justifiés.
(4) Directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil du 17 mai 2006 concernant les contrôles légaux des comptes annuels et des comptes consolidés et modifiant les directives 78/660/CEE et 83/349/CEE du Conseil, et abrogeant la directive 84/253/CEE du Conseil (JO L 157 du 9.6.2006, p. 87), telle que modifiée par la directive 2014/56/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 (JO L 158 du 27.5.2014, p. 196).
(5) Lorsque l’organisme d’audit n’appartient pas au secteur privé, des niveaux équivalents d’ancienneté, de qualifications et d’expérience devraient être observés.
Annexe 1
Contexte de la mission — Informations essentielles pour une évaluation des piliers
|
ENTITÉ FAISANT L’OBJET DE L’ÉVALUATION |
<Indiquez la dénomination complète de l’entité faisant l’objet de l’évaluation> |
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PILIER |
PILIER SOUMIS À L’ÉVALUATION (1) |
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OUI |
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OUI |
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|
OUI |
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|
OUI/NON <supprimer la mention inutile> |
||
|
OUI/NON <supprimer la mention inutile> |
||
|
OUI/NON <supprimer la mention inutile> |
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OUI |
||
|
OUI |
||
|
OUI |
||
|
Les premier, deuxième, troisième, septième, huitième et neuvième piliers sont toujours évalués (3). Les quatrième, cinquième et sixième piliers peuvent faire l’objet d’une évaluation, en fonction de la nature des tâches d’exécution budgétaire à confier. |
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COORDONNÉES |
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Entité: [dénomination complète de l’entité faisant l’objet de l’évaluation] |
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Adresse |
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Pays |
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Tél. |
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Fax |
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|
Site Internet |
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Personne de contact principale |
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Nom |
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Fonction |
<indiquez la fonction, par exemple, directeur, directeur général, responsable des finances et de la comptabilité> |
|
Courriel |
|
Tél./Fax |
|
|
Délégation de l’Union européenne en/au/aux [pays] <supprimer ce tableau s’il n’est pas pertinent> |
|||
|
Adresse |
|
Pays |
|
|
Tél. |
|
Fax |
|
|
Personne de contact principale |
|||
|
Nom |
|
Fonction |
|
|
Courriel |
|
Tél./Fax |
|
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Service de la Commission européenne responsable du programme de financement de l’Union européenne concerné <supprimer si sans objet> |
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|
Personne de contact principale |
|||
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Nom |
|
Fonction/Unité |
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|
Courriel |
|
Tél./Fax |
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) le système de contrôle interne, en abordant en particulier les points suivants:
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— |
Environnement de contrôle
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— |
Évaluation des risques |
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— |
Activités de contrôle, notamment:
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— |
Information et communication
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— |
Surveillance
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DEUXIÈME PILIER — COMPTABILITÉ
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) le système comptable:
|
— |
Système et méthodes comptables |
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— |
Budgétisation |
|
— |
Comptabilité et établissement des budgets pour les projets, activités, fonds (fiduciaires) et instruments financiers |
TROISIÈME PILIER — AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) le système d’audit externe, en abordant en particulier les points suivants:
|
— |
Le cadre réglementaire applicable aux audits externes |
|
— |
L’auditeur externe de l’entité et les normes en matière d’audit |
QUATRIÈME PILIER — SUBVENTIONS
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) le système de subventions de l’entité, en abordant en particulier les points suivants:
|
— |
Cadre juridique et réglementaire |
|
— |
Principes régissant les subventions, en particulier les mesures visant à éviter les conflits d’intérêts tout au long du processus d’octroi des subventions |
|
— |
Types de subventions utilisés |
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— |
Organisation (tâches et responsabilités) |
|
— |
Documentation et classement des subventions |
|
— |
Procédures d’octroi de subventions, notamment:
|
CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) le système de passation de marchés de l’entité, en abordant en particulier les points suivants:
|
— |
Cadre juridique et réglementaire |
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— |
Principes de la passation des marchés, en particulier:
|
|
— |
Types de passation de marchés utilisés (travaux, services, fournitures) |
|
— |
Types de procédures concurrentielles de passation de marchés utilisés |
|
— |
Organisation (tâches et responsabilités) |
|
— |
Documentation et classement des passations de marchés |
|
— |
Procédures de passation des marchés:
|
SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS (4)
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) les instruments financiers, en abordant en particulier les points suivants:
|
— |
Cadre juridique et réglementaire. Aspects à couvrir:
|
|
— |
Principes de base: les instruments financiers sont utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière, de transparence, de proportionnalité, de non-discrimination, d’égalité de traitement et de subsidiarité et à leurs objectifs |
|
— |
Lignes directrices et règles opérationnelles pour l’utilisation des instruments financiers |
|
— |
Organisation (tâches et responsabilités) |
|
— |
Système de gestion du risque de crédit et système de notation interne des risques – le cas échéant (uniquement pour les entités qui envisagent de demander une garantie budgétaire de l’Union européenne) |
|
— |
Règles et procédures applicables aux contrôles en rapport avec l’évasion fiscale et les pays et territoires non coopératifs |
|
— |
Règles et procédures relatives aux contrôles en rapport avec le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme |
SEPTIÈME PILIER — EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) le système d’exclusion de l’entité, en abordant en particulier les points suivants:
|
— |
Cadre juridique et réglementaire |
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— |
Critères d’exclusion |
|
— |
Procédures. Indiquer notamment si les aspects énumérés ci-dessus sont couverts dans les procédures et la manière dont ils sont appliqués |
HUITIÈME PILIER — PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) le système de publication d’informations sur les destinataires des fonds de l’entité, en abordant en particulier les points suivants:
|
— |
Cadre juridique et réglementaire |
|
— |
Exigences de publication. Indiquer notamment si les aspects suivants sont couverts dans les procédures et la manière dont ils sont appliqués:
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NEUVIÈME PILIER — PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Veuillez décrire (en maximum 5 pages) le système de protection des données à caractère personnel de l’entité, en abordant en particulier les points suivants:
|
— |
Cadre juridique et réglementaire |
|
— |
Exigences relatives à la protection des données à caractère personnel. Indiquer notamment si ces exigences sont couvertes dans les procédures et la manière dont elles sont appliquées. |
(1) L’entité doit mentionner OUI ou NON pour indiquer si le pilier fait l’objet de l’évaluation.
(2) La référence aux «instruments financiers» est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(3) Dans le cas exceptionnel où ni les règles et procédures en matière de subventions, ni les règles et procédures en matière de passation de marchés et d’instruments financiers ne sont évaluées (c’est-à-dire pour aucun des quatrième, cinquième et sixième piliers), il n’est pas nécessaire d’évaluer les règles et procédures en matière d’exclusion et de publication (septième et huitième piliers).
(4) Les «instruments financiers» comprennent également les garanties budgétaires.
Annexe 2
QUESTIONNAIRE ET CRITÈRES D’ÉVALUATION
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE |
|||
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Niveau 1 (règlement financier). L’entité a-t-elle mis en place un système de contrôle interne efficace, efficient et économique, fondé sur les bonnes pratiques internationales, conformément aux critères fixés par la Commission européenne, et a-t-elle assuré le fonctionnement de ce système dans tous ses aspects significatifs? |
OUI/NON |
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|
Critères et questions de niveau 2 (5 éléments relatifs au contrôle interne) |
NOTE (0 – 10) |
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../10 |
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../10 |
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../10 |
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../10 |
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|
../10 |
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Note totale |
../50 |
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REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les 5 éléments est de 70 % au moins et si la note de chaque élément pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
|||
|
DEUXIÈME PILIER — COMPTABILITÉ |
|||
|
Niveau 1 (règlement financier). L’entité a-t-elle recours à un système de comptabilité qui fournit, dans tous ses aspects significatifs, des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu, suivant les normes de comptabilité internationales, conformément aux critères fixés par la Commission européenne? |
OUI/NON |
||
|
Critères et questions de niveau 2 (3 éléments relatifs à la comptabilité) |
NOTE (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
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../10 |
||
|
../10 |
||
|
Note totale |
../30 |
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|
REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les 3 éléments est de 70 % au moins et si la note de chaque élément pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
|||
|
TROISIÈME PILIER — AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT |
|||||||||||||||
|
Niveau 1 (règlement financier). L’entité fait-elle l’objet d’un audit externe indépendant, effectué, dans tous ses aspects significatifs, dans le respect des normes admises au niveau international en matière d’audit par un service d’audit qui est fonctionnellement indépendant de l’entité et conformément aux critères fixés par la Commission européenne? |
OUI/NON |
||||||||||||||
|
Critères et questions de niveau 2 (3 éléments relatifs à l’audit externe indépendant) |
NOTE (0 – 10) |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
|
../10 |
||||||||||||||
|
Note totale |
../30 |
||||||||||||||
|
REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les 3 éléments est de 70 % au moins et si la note de chaque élément pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
|||||||||||||||
|
QUATRIÈME PILIER — SUBVENTIONS |
|||
|
Niveau 1 (règlement financier). L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union européenne au moyen de subventions et conformes aux critères fixés par la Commission européenne? |
OUI/NON |
||
|
Critères et questions de niveau 2 (3 éléments relatifs aux subventions) |
NOTE (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
Note totale |
../30 |
||
|
REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les trois éléments est de 70 % au moins et si la note de chaque élément pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
|||
|
CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
|||
|
Niveau 1 (règlement financier). L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées dans tous les aspects significatifs pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen de la passation de marchés et conformes aux critères fixés par la Commission européenne? |
OUI/NON |
||
|
Critères et questions de niveau 2 (3 éléments relatifs à la passation de marchés) |
NOTE (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
Note totale |
../30 |
||
|
REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les 3 éléments est de 70 % au moins et si la note de chaque élément pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
|||
|
SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS (3) |
|||
|
Niveau 1 (règlement financier). L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées dans tous leurs aspects significatifs pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union européenne/garanties budgétaires au moyen d’instruments financiers/garanties budgétaires et conformes aux critères fixés par la Commission européenne? |
OUI/NON |
||
|
Critères et questions de niveau 2 (3 éléments relatifs aux instruments financiers) |
NOTE (0 – 10) |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
Note totale |
../30 |
||
|
REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les 3 éléments est de 70 % au moins et si la note de chaque élément pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
|||
|
SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS — Point supplémentaire 6 A [questions supplémentaires relatives aux garanties budgétaires (4) ] |
|||
|
Critères et questions de niveau 2 (quatre éléments supplémentaires pour les garanties budgétaires). L’entité dispose-t-elle d’un système de gestion du risque de crédit et utilise-t-elle un système de notation interne des risques adapté à la nature, à la taille et à la complexité de ses activités? |
OUI/NON |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
../10 |
||
|
Note totale |
../40 |
||
|
REMARQUE La réponse à la question de niveau 2 est OUI si la note totale pour les 4 éléments est de 70 % au moins et si les notes de chaque élément pris isolément sont d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 2 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
|||
|
SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS — Points supplémentaires 6B et 6C [facultatifs (5) ] |
|||||
|
Niveau 1. L’entité observe-t-elle, dans le cadre de la sélection/de la mise en œuvre d’instruments financiers/de garanties financières soutenus par des fonds de l’Union, des normes équivalentes à la législation de l’Union en vigueur et aux normes internationales et européennes reconnues et à ce titre: a) s’abstient-elle de soutenir les actions contribuant à l’évasion fiscale et b) s’abstient-elle d’engager des opérations avec des entités constituées ou établies dans des pays et territoires non coopératifs à des fins fiscales? |
OUI/NON |
||||
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Critères et questions de niveau 2 (2 éléments relatifs aux contrôles concernant l’évasion fiscale et les pays et territoires non coopératifs) |
NOTE (0 – 10) |
||||
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Contrôles en rapport avec l’évasion fiscale et les pays et territoires non coopératifs (PTNC) L’entité observe-t-elle, dans le cadre de la sélection/de la mise en œuvre d’instruments financiers/de garanties financières soutenus par des fonds de l’Union des normes équivalentes à la législation de l’Union en vigueur et des normes internationales et européennes (6) reconnues et à ce titre:
|
../10 |
||||
|
Niveau 1. L’entité observe-t-elle, dans le cadre de la sélection/de la mise en œuvre d’instruments financiers/de garanties financières, des normes équivalentes à la législation de l’Union en vigueur et aux normes internationales et européennes reconnues et à ce titre: c) s’abstient-elle de soutenir des actions contribuant au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme; et d) s’abstient-elle d’engager des opérations nouvelles ou renouvelées avec des entités constituées ou établies dans des pays et territoires recensés en tant que pays tiers à haut risque? |
OUI/NON |
||||
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Critères et questions de niveau 2 (2 éléments relatifs aux contrôles concernant la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) |
NOTE (0 – 10) |
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Lutte contre le blanchiment de capitaux (LBC) et lutte contre le financement du terrorisme (LFT) L’entité observe-t-elle, dans le cadre de la sélection/de la mise en œuvre d’instruments financiers/de garanties budgétaires, des normes équivalentes à la législation de l’Union en vigueur et aux normes internationales et européennes reconnues offrant des garanties raisonnablement efficaces et à ce titre:
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../10 |
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La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour le point concerné est d’au moins 70 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale pour le point concerné est inférieure à 70 %. |
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SEPTIÈME PILIER — EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS |
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Niveau 1 (règlement financier). L’entité applique-t-elle des règles et des procédures appropriées permettant d’exclure des tiers de l’accès aux financements au moyen de la passation de marchés, de subventions et/ou d’instruments financiers (8)? |
OUI/NON |
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Critères et questions de niveau 2 (3 éléments relatifs à l’exclusion de l’accès aux financements) |
NOTE (0 – 10) |
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../10 |
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../10 |
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../10 |
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Note totale |
../30 |
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REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les 3 éléments est d’au moins 70 % et si la note des éléments 1 ou 3 pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 % ou si la note de l’élément 2 pris isolément est d’au moins 5/10 soit 50 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note des éléments 1 ou 3 pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 % ou si la note de l’élément 2 pris isolément est inférieure à 5/10 soit 50 %. |
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HUITIÈME PILIER — PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES ET D’AUTRES INFORMATIONS |
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Niveau 1 (règlement financier). L’entité rend-elle publiques des informations sur les destinataires des fonds de manière appropriée et en temps utile (9)? |
OUI/NON |
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Critères et questions de niveau 2 (3 éléments relatifs à la publication d’informations sur les destinataires) |
NOTE (0 – 10) |
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../10 |
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../10 |
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../10 |
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Note totale |
../30 |
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REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les 3 éléments est de 70 % au moins et si la note de chaque élément pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
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NEUVIÈME PILIER — PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL |
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Niveau 1 (règlement financier) L’entité assure-t-elle une protection des données à caractère personnel équivalente à celle visée à l’article 5 du règlement financier (10)? |
OUI/NON |
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Critères et questions de niveau 2 (3 éléments relatifs à la protection des données à caractère personnel) |
NOTE (0 – 10) |
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../10 |
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../10 |
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../10 |
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Note totale |
../30 |
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REMARQUE La réponse à la question de niveau 1 est OUI si la note totale pour les 3 éléments est de 70 % au moins et si la note de chaque élément pris isolément est d’au moins 2/10 soit 20 %. La réponse à la question de niveau 1 est NON si la note totale est inférieure à 70 % ou si la note d’un élément pris isolément est inférieure à 2/10 soit 20 %. |
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(1) La référence aux «instruments financiers» est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(2) Voir article 209, paragraphe 4, du règlement financier 2018 de l’Union européenne.
(3) Une référence aux «instruments financiers» et aux «fonds de l’Union» est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(4) Uniquement applicable si l’entité entend demander une garantie budgétaire de l’Union européenne.
(5) Afin d’exécuter des fonds de l’Union au moyen d’instruments financiers, l’entité devra respecter les exigences pertinentes du règlement financier visées aux points supplémentaires 6B et 6C par des dispositions contractuelles appropriées, même si elle choisit de ne pas se soumettre à l’évaluation des piliers pour ces points.
(6) La politique et le cadre réglementaire de l’Union européenne en matière fiscale comprennent, en particulier et sous réserve de nouvelles évolutions: le code de conduite dans le domaine de la fiscalité des entreprises (JO C 2 du 6.1.1998); la directive 2011/96/UE du Conseil du 30 novembre 2011 concernant le régime fiscal commun applicable aux sociétés mères et filiales d’États membres différents (JO L 345 du 29.12.2011, p. 8); la directive 2003/49/CE du Conseil du 3 juin 2003 concernant un régime fiscal commun applicable aux paiements d’intérêts et de redevances effectués entre des sociétés associées d’États membres différents (JO L 157 du 26.6.2003, p. 49); la recommandation 2012/772/UE de la Commission du 6 décembre 2012 relative à la planification fiscale agressive (JO L 338 du 12.12.2012, p. 41); la directive 2011/16/UE du Conseil du 15 février 2011 relative à la coopération administrative dans le domaine fiscal et abrogeant la directive 77/799/CEE (JO L 64 du 11.3.2011, p. 1); le paquet sur la lutte contre l’évasion fiscale de la Commission: prochaines étapes pour assurer une imposition effective et davantage de transparence fiscale dans l’Union européenne [COM(2016) 23]; la recommandation (UE) 2016/136 de la Commission du 28 janvier 2016 concernant la mise en œuvre de mesures contre l’utilisation abusive des conventions fiscales (JO L 25 du 2.2.2016, p. 67); la directive (UE) 2016/1164 du Conseil du 12 juillet 2016 établissant des règles pour lutter contre les pratiques d’évasion fiscale qui ont une incidence directe sur le fonctionnement du marché intérieur (JO L 193 du 19.7.2016, p. 1); les conclusions du Conseil Ecofin du 12 février, du 8 mars, du 25 mai, du 17 juin, du 8 novembre et du 5 décembre 2016, du 5 décembre 2017, du 23 janvier et du 13 mars 2018.
(7) Compte tenu de la directive (UE) 2015/849.
(8) L’exclusion de tiers doit être évaluée pour les subventions, la passation de marchés et/ou les instruments financiers une fois le pilier concerné (subventions, passation de marchés et instruments financiers) évalué. Une référence aux «instruments financiers» et aux «fonds de l’Union» est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(9) La publication d’informations sur les destinataires doit être évaluée pour les subventions, la passation de marchés et/ou les instruments financiers une fois le pilier correspondant (subventions, passation de marchés et instruments financiers) évalué.
(10) Conformément au règlement (UE) 2018/1725 et au règlement (UE) 2016/679.
Annexe 2A
QUESTIONNAIRE D’ÉVALUATION
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PILIER |
PILIER SOUMIS À L’ÉVALUATION (1) |
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OUI |
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OUI |
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OUI |
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OUI/NON <supprimer la mention inutile> |
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OUI/NON <supprimer la mention inutile> |
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OUI/NON <supprimer la mention inutile> |
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OUI |
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OUI |
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OUI |
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Les premier, deuxième, troisième, septième, huitième et neuvième piliers sont toujours évalués. Les quatrième, cinquième et sixième piliers peuvent faire l’objet de l’évaluation, en fonction de la nature des tâches d’exécution à confier. |
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FINALITÉ ET UTILISATION DU PRÉSENT DOCUMENT
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1. |
Dans un premier temps, l’entité sera invitée à répondre aux questions pertinentes à l’annexe 2a et à soumettre une annexe 2a complétée au pouvoir adjudicateur (si différent de l’entité proprement dite) et à l’auditeur.
Attention: l’entité est invitée à répondre aux questions à côté desquelles il est indiqué «à remplir par l’entité» («ARPE») dans la colonne intitulée «Commentaires de l’entité». L’auditeur ne doit répondre aux questions principales que sur la base de son jugement professionnel, des procédures d’évaluation et des tests effectués. Le pouvoir adjudicateur remettra un questionnaire annexe 2a complété à l’auditeur dès que possible après la conclusion du contrat avec l’auditeur, mais avant le début des procédures d’évaluation de l’auditeur. |
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2. |
Dans un deuxième temps, l’annexe 2a deviendra un outil utilisé par l’auditeur pour concevoir, planifier et appliquer les procédures d’évaluation et à tenir compte des critères dont le respect par l’entité soumise à l’évaluation est essentiel ou important aux yeux de la Commission européenne.
Le questionnaire complété est une source essentielle d’informations et de preuves relatives à l’évaluation pour l’auditeur. Cependant, ce n’est en aucun cas la seule source à utiliser par l’auditeur pour planifier et effectuer les procédures d’évaluation et pour tirer des conclusions. Toutes les informations mentionnées et fournies par l’entité font l’objet des procédures d’évaluation que l’auditeur estime nécessaires. L’auditeur ne doit pas se fier aux informations tant qu’il ne s’est pas assuré au moyen de procédures d’évaluation qu’elles sont suffisamment exactes et complètes aux fins de l’évaluation et pour lui permettre de tirer des conclusions éclairées concernant les questions principales. Par conséquent, l’auditeur peut modifier et compléter les informations ainsi qu’ajouter des informations dans la colonne «Commentaires de l’auditeur» s’il l’estime opportun. Il peut également ajouter des questions supplémentaires s’il considère que cela est nécessaire pour parvenir à une conclusion éclairée concernant les questions principales. Utilisation de la colonne «Commentaires de l’auditeur» — il est fortement recommandé à l’auditeur de formuler autant que possible ses commentaires et exposés sous forme abrégée pour éviter d’introduire des textes trop longs dans la colonne «Commentaires de l’auditeur». L’auditeur peut adapter la largeur et/ou la longueur de cette colonne pour saisir des informations et des commentaires. Il peut également utiliser des pièces jointes (par exemple des exposés longs et/ou des documents fournis par l’entité) auxquelles il peut être fait référence. L’auditeur reste toujours pleinement responsable de la conception, de la planification et de l’application des procédures d’évaluation qu’il estime nécessaires pour parvenir à une conclusion pour chaque pilier concerné par l’évaluation. L’auditeur doit tenir compte des circonstances particulières de la mission et faire preuve de jugement professionnel tout au long de la procédure d’évaluation. |
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité a-t-elle mis en place un système de contrôle interne efficace, efficient, économique et conforme aux critères fixés par la Commission européenne et a-t-elle assuré le fonctionnement de ce système dans tous ses aspects significatifs? |
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Orientations Article 154 du règlement financier La Commission peut accepter que les systèmes comptables et les systèmes de contrôle interne employés par les entités et personnes chargées de l’exécution des fonds de l’Union ou de la mise en œuvre des garanties budgétaires fournissent des niveaux équivalents de protection des intérêts financiers de l’Union et d’assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de gestion. |
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’environnement de contrôle de l’entité constitue-t-il une base adéquate pour effectuer le contrôle interne dans toute l’organisation? Remarque: l’environnement de contrôle inclut les fonctions de gouvernance et de gestion ainsi que les attitudes, la sensibilisation et les actions des personnes responsables de la gouvernance et de la gestion concernant le contrôle interne de l’entité et son importance dans l’entité. |
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1.1.1 |
Existe-t-il un code de conduite écrit communiqué à tout le personnel ou un manuel destiné au personnel contenant des dispositions encourageant un comportement et des valeurs éthiques? |
ARPE |
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1.1.2 |
La direction met-elle l’accent sur l’importance de l’intégrité et des valeurs éthiques et communique-t-elle l’importance de ces valeurs au personnel («donne-t-elle le ton?»)? |
ARPE |
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1.1.3 |
Existe-t-il des procédures (par exemple, sanctions disciplinaires, responsabilité financière et personnelle) pour les membres du personnel qui ne respectent pas les règles d’intégrité et les valeurs éthiques? |
ARPE |
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1.1.4 |
Des procédures sont-elles en place pour faire face à d’éventuels conflits d’intérêts au niveau de la direction? |
ARPE |
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1.2.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une structure organisationnelle claire (autrement dit, le cadre dans lequel les activités de l’entité visant à atteindre ses objectifs sont planifiées, exécutées, contrôlées et examinées) sous-tendant une bonne gestion et une bonne gouvernance? |
ARPE |
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1.2.2 |
Quelle est la structure de prise de décision et qui décide en dernier ressort? |
ARPE |
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1.2.3 |
Les rapports hiérarchiques et les responsabilités sont-ils clairement définis? Par exemple, les responsabilités, les pouvoirs et les rapports hiérarchiques sont-ils clairement indiqués dans les contrats de travail et/ou les manuels de travail? |
ARPE |
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1.2.4 |
Des descriptions des postes sont-elles disponibles? |
ARPE |
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1.2.5 |
Comment les pouvoirs et les responsabilités relatifs aux activités opérationnelles sont-ils attribués et comment les rapports hiérarchiques et les hiérarchies des pouvoirs sont-ils établis? |
ARPE |
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1.2.6 |
Quelles sont les politiques et pratiques ayant trait, par exemple, au recrutement, à l’orientation, à la formation, à l’évaluation, aux conseils, à la promotion, à la rémunération et aux mesures correctrices? |
ARPE |
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1.3.1 |
Y a-t-il un organe de surveillance de la gouvernance (par exemple, une autorité de surveillance, un comité d’audit, des régulateurs, un conseil d’administration, un organe exécutif) indépendant de la direction de l’entité? |
ARPE |
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1.3.2 |
Existe-t-il des règles pour la désignation, la rémunération et la démission des membres de l’organe de surveillance de la gouvernance? |
ARPE |
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1.3.3 |
En l’absence d’organe de surveillance de la gouvernance, la direction de l’entité a-t-elle pris des mesures pour assumer ses responsabilités en matière de surveillance de la gouvernance? |
ARPE |
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1.3.4 |
L’entité dispose-t-elle d’un service d’audit interne? Dans l’affirmative, se reporter au point 5.2. |
ARPE |
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1.3.5 |
Dans la négative, comment (c’est-à-dire par quelles autres mesures) la direction surveille-t-elle la mise au point et la réalisation du contrôle interne? |
ARPE |
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1.4.1 |
L’entité dispose-t-elle de politiques et pratiques formelles écrites en matière de ressources humaines? |
ARPE |
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1.4.2 |
L’entité dispose-t-elle de politiques de recrutement et de rémunération? |
ARPE |
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1.4.3 |
L’entité dispose-t-elle d’un système de perfectionnement (couvrant les besoins en matière de perfectionnement et de formation) et d’évaluation du personnel? |
ARPE |
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité recense-t-elle les risques pour la réalisation de ses objectifs dans l’ensemble de l’entité et les risques sont-ils analysés afin de déterminer comment ils devraient être gérés? |
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2.1 |
L’entité précise-t-elle ses objectifs avec suffisamment de clarté pour permettre le recensement et l’évaluation des risques liés aux objectifs? |
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2.2 |
L’entité a-t-elle mis en place des procédures d’évaluation des risques permettant à la direction de recenser et d’évaluer les problèmes réels ou éventuels susceptibles d’entraver la réalisation des objectifs de l’entité et de s’y attaquer? |
ARPE |
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2.3 |
Les risques sont-ils évalués pour chaque projet ou sur l’ensemble de l’entité? |
ARPE |
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2.4 |
Les procédures d’évaluation des risques sont-elles documentées? |
ARPE |
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2.5 |
L’entité dispose-t-elle d’un registre des risques? |
ARPE |
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2.6 |
L’entité dispose-t-elle de procédures d’évaluation des risques qui permettent:
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ARPE |
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité déploie-t-elle des activités de contrôle efficaces et efficientes? |
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3.1.1 |
L’entité exerce-t-elle des activités de contrôle
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ARPE |
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3.1.2 |
Les aspects fondamentaux suivants sont-ils abordés dans les activités de contrôle menées par l’entité?
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ARPE |
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3.2.1 |
La séparation des fonctions est-elle prévue formellement, par exemple dans un manuel de travail ou de procédures? |
ARPE |
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3.3.1 |
Quelles sont les principales caractéristiques des systèmes de classement de l’entité (électronique, papier, instructions de fonctionnement, utilisation de bases de données et de systèmes d’archivage électronique)? |
ARPE |
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3.3.2 |
Recensez et documentez les principales caractéristiques du système et des procédures de classement. |
ARPE |
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3.3.3 |
L’entité dispose-t-elle d’une méthode ou de procédures spécifiques pour la documentation et le classement relatifs aux procédures liées aux subventions, à la passation de marchés et aux instruments financiers? Remarque: des exigences particulières telles que la transparence ou la confidentialité peuvent s’appliquer. |
ARPE |
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3.4.1 |
L’entité dispose-t-elle de procédures et de contrôles formels et écrits concernant ses systèmes informatiques? |
ARPE |
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3.4.2 |
L’entité dispose-t-elle de procédures adéquates et efficaces pour le lancement, l’approbation, l’enregistrement et le traitement des opérations ainsi que pour les rapports sur les opérations? |
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3.4.3 |
L’entité applique-t-elle une combinaison appropriée d’éléments manuels et automatisés dans le contrôle interne compte tenu de la nature et de la complexité de l’utilisation de la technologie de l’information et de systèmes informatiques par l’entité? |
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3.4.4 |
Les contrôles des systèmes informatiques de l’entité comprennent-ils des contrôles généraux du système informatique et des contrôles des applications efficaces? |
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Orientations concernant les systèmes informatiques |
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Les processus d’entreprise/d’activité de l’entité donnent lieu à des opérations lancées, enregistrées, traitées et faisant l’objet d’un rapport par le système d’information, qui est manuel, informatique ou mis en œuvre au moyen d’une combinaison de procédures manuelles et informatisées. Existe-t-il une séparation appropriée des principales fonctions comptables, à savoir le lancement, l’approbation, l’enregistrement, le traitement (c’est-à-dire le transfert vers le grand livre des comptes) et l’inscription dans les états financiers? L’utilisation d’un système informatique a une incidence sur la manière dont les activités de contrôle sont mises en œuvre. Les contrôles des systèmes informatiques sont efficaces lorsqu’ils préservent l’intégrité des informations et la sécurité des données traitées par ces systèmes et lorsqu’ils incluent les contrôles généraux du système informatique et des contrôles des applications efficaces. Les contrôles généraux du système informatique sont des méthodes et des procédures qui ont trait à de nombreuses applications et qui supportent l’exécution efficace des contrôles des applications. Ils s’appliquent à l’environnement touchant aux gros et mini ordinateurs et à l’environnement des utilisateurs finaux. Les contrôles généraux du système informatique qui assurent l’intégrité de l’information et la sécurité des données incluent généralement les aspects suivants:
Les contrôles des applications sont des procédures manuelles ou automatisées qui sont généralement appliquées au niveau du processus opérationnel et s’appliquent au traitement d’opérations par différentes applications. Les contrôles des applications peuvent être de nature préventive ou de détection et sont conçus pour assurer l’intégrité des enregistrements comptables. En conséquence, les contrôles des applications concernent les procédures utilisées pour lancer, enregistrer et traiter les opérations et autres données financières et élaborer des rapports sur celles-ci. Ces contrôles contribuent à assurer que les opérations ont bien été réalisées, qu’elles sont autorisées et qu’elles sont comptabilisées et traitées de manière exhaustive et exacte. On peut citer à titre d’exemples les contrôles des états de saisie des données et les contrôles de séquence numérique avec un suivi manuel des rapports d’exception ou la correction des données au moment de leur saisie. L’utilisation d’éléments manuels ou automatisés dans le contrôle interne a également une incidence sur la manière dont les opérations sont lancées, enregistrées et traitées ainsi que sur l’élaboration des rapports sur les opérations:
La combinaison d’éléments manuels et automatisés utilisés par une entité dans le contrôle interne dépend de la nature et de la complexité du système informatique utilisé par l’entité. |
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3.5.1 |
L’entité tient-elle compte du risque d’erreurs, de fraude et d’irrégularités lorsqu’elle évalue les risques pour la réalisation des objectifs? |
ARPE |
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3.5.2 |
L’entité recense-t-elle les postes (sensibles) pour lesquels il existe un risque de collusion (par exemple, gestion bancaire et des liquidités, passation de marchés et achat) et y a-t-il des mesures de contrôle (par exemple, rotation des fonctions, contrôles supplémentaires)? |
ARPE |
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3.5.3 |
Existe-t-il des procédures pour la notification et le suivi des erreurs, de la fraude et des irrégularités? |
ARPE |
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3.6.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de procédures concernant son système de gestion des actifs? |
ARPE |
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3.6.2 |
Obtenez des explications suffisantes pour comprendre le système de gestion des actifs de l’entité, c’est-à-dire les pratiques et les procédures d’achat et de gestion des terrains et des bâtiments, des machines, des véhicules, des matériels et des actifs incorporels (par exemple, les droits de propriété intellectuelle, les licences). Remarque: il convient d’accorder une attention particulière aux règles relatives à la passation de marchés qui s’appliquent à l’acquisition d’immobilisations et d’actifs incorporels (se reporter au cinquième pilier — Passation de marchés). |
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Orientations Documentez la procédure susvisée à l’aide de descriptions et de références à des sources pertinentes (par exemple, des systèmes, des diagrammes, des manuels, etc.) et indiquez toute lacune dans le système de gestion des actifs de l’entité. Les aspects pertinents sont, notamment, les rôles et responsabilités (séparation des fonctions) concernant la gestion des actifs, les procédures d’acquisition et d’achat, l’enregistrement des actifs (utilisation de registres des actifs, carnets de bord des véhicules), les contrôles et procédures relatifs à l’accès, les procédures de contrôle et de suivi, les procédures de protection et d’accès ainsi que la cession et le transfert d’actifs. |
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3.7.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de procédures concernant son système de gestion des inventaires? |
ARPE |
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3.7.2 |
Obtenez des explications suffisantes pour comprendre le système de gestion des inventaires de l’entité (pratiques et procédures pour l’acquisition, l’achat et la gestion des fournitures telles que les matériels, les outils, les pièces de rechange et les fournitures de bureau). Remarque: il convient d’accorder une attention particulière aux règles relatives à la passation de marchés qui s’appliquent à l’acquisition des fournitures, des biens et des matériels (se reporter au cinquième pilier — Passation de marchés). |
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Orientations Documentez la procédure susvisée à l’aide de descriptions et de références à des sources pertinentes (par exemple, des systèmes, des diagrammes, des manuels, etc.) et indiquez toute lacune dans le système de gestion de l’inventaire de l’entité. Les aspects pertinents sont, notamment, i) les rôles et responsabilités concernant la gestion des inventaires; les procédures d’acquisition et d’achat et les registres des inventaires; ii) la conservation, l’accès et l’utilisation; iii) les procédures de contrôle et de suivi; la réalisation des inventaires et des rapprochements; et iv) l’utilisation et l’écoulement des stocks. |
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3.8.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de procédures concernant son système de gestion bancaire? |
ARPE |
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3.8.2 |
L’entité procède-t-elle à des rapprochements réguliers (au moins tous les mois) des données comptables présentes dans les comptes de l’entité (grand livre des comptes, livre de caisse) avec les données sur les comptes bancaires, et ce de manière à ce qu’aucune différence significative ne reste inexpliquée? |
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3.8.3 |
Obtenez des explications suffisantes pour comprendre le système de gestion bancaire de l’entité (pratiques et procédures de gestion des comptes bancaires). |
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Orientations Documentez la procédure susvisée à l’aide de descriptions et de références à des sources pertinentes (par exemple, des systèmes, des diagrammes, des manuels, etc.) et indiquez toute lacune dans les procédures de gestion bancaire de l’entité. Les aspects pertinents sont, notamment, les rôles et responsabilités (séparation des fonctions, droits d’accès, recours à une fonction de trésorerie distincte) concernant la gestion des comptes bancaires, le type de comptes (par exemple, porteurs d’intérêts, devises utilisées), l’utilisation de procédures à double signature, les rapprochements bancaires réguliers, la surveillance et le contrôle, l’utilisation de comptes bancaires spécifiques pour chaque projet et les politiques de trésorerie. |
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3.9.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de procédures concernant son système de gestion bancaire? |
ARPE |
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3.9.2 |
L’entité procède-t-elle à des rapprochements réguliers (au moins tous les mois) des données comptables présentes dans ses comptes (grand livre des comptes, livre de caisse) avec les données sur les comptes bancaires, et ce de manière à ce qu’aucune différence significative ne reste inexpliquée? |
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3.9.3 |
Existe-t-il des procédures appropriées pour la détention et le compte des liquidités? |
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3.9.5 |
L’entité apure-t-elle et rapproche-t-elle les comptes d’attente et les avances concernant les versements en espèces effectués, pour lesquels aucune dépense n’a encore été enregistrée, au moins mensuellement, dans les 30 jours suivant la fin de chaque mois? Ces avances peuvent comprendre les avances pour frais de voyage et les régies d’avance opérationnelles (3). Elles peuvent également comprendre les transferts à d’autres entités qui sont considérés comme des dépenses lorsqu’ils sont effectués, même si toute part allouée des transferts devrait être communiquée périodiquement. |
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3.9.6 |
Obtenez des explications suffisantes pour comprendre le système de gestion des liquidités de l’entité (pratiques et procédures de gestion des liquidités). |
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Orientations Documentez la procédure susvisée à l’aide de descriptions et de références à des sources pertinentes (par exemple, des systèmes, des diagrammes, des manuels, etc.) et indiquez toute lacune dans les procédures de gestion des liquidités de l’entité. Les aspects pertinents sont, notamment, les rôles et responsabilités (séparation des fonctions, droits d’accès, recours à une fonction de trésorerie distincte) concernant la gestion des liquidités, les procédures relatives au traitement des liquidités et aux montants limites de liquidités pouvant être détenues, les contrôles et rapprochements réguliers de la petite caisse et la gestion des avances de caisse (utilisation, autorisation, limites, contrôle et apurement). |
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3.10.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de procédures concernant son système de recrutement? |
ARPE |
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3.10.2 |
Obtenez des explications suffisantes pour comprendre le système de recrutement de l’entité (pratiques et procédures relatives à la gestion des expatriés, du personnel local et des autres membres du personnel). |
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3.10.3 |
Présentez le processus de recrutement, de l’approbation de la procédure de sélection jusqu’à la signature du contrat de travail. |
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Orientations Documentez les procédures susvisées à l’aide de descriptions et de références à des sources pertinentes (par exemple, des systèmes, des diagrammes, des manuels, etc.) et indiquez toute lacune dans les procédures de recrutement de l’entité. Les aspects pertinents sont, notamment, les rôles et responsabilités concernant la gestion du personnel; les procédures de sélection et d’agrément; la détermination et l’approbation des salaires, des indemnités et autres conditions de travail; l’utilisation de contrats de travail; et les descriptions de poste. |
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3.11.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de procédures concernant son système de gestion des salaires et du temps? |
ARPE |
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3.11.2 |
Obtenez des explications suffisantes pour comprendre le système de gestion des salaires et du temps de l’entité (pratiques et procédures de gestion des salaires et du temps). |
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3.11.3 |
La base de données du personnel (4) et la gestion des salaires sont-elles directement liées afin d’assurer la cohérence des données? Des rapprochements sont-ils effectués régulièrement (en principe mensuellement)? |
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3.11.4 |
Les systèmes de gestion des salaires et du temps sont-ils liés de manière à assurer le calcul correct des salaires et rémunérations le cas échéant? |
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3.11.5 |
Le pouvoir de modifier les registres et les salaires est-il limité et des pistes d’audit sont-elles disponibles? |
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3.11.6 |
Existe-t-il des procédures (d’approbation) appropriées concernant les modifications des registres du personnel? |
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3.11.7 |
Y a-t-il des procédures de détection des faiblesses au niveau du contrôle et/ou des travailleurs fantômes? Par exemple, des audits (annuels) de la gestion des salaires sont-ils effectués par un service d’audit interne? |
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3.11.8 |
L’entité dispose-t-elle d’un système pour affecter les membres du personnel aux projets et pour fixer les salaires et les coûts connexes pour les projets? |
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3.11.9 |
Quels principes (à savoir, plausibilité des hypothèses de base utilisées et clés d’attribution) l’entité utilise-t-elle pour fixer les salaires et les coûts connexes pour les projets? Comment le temps consacré par le personnel aux différents projets est-il approuvé et enregistré? |
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Orientations Documentez la procédure susvisée à l’aide de descriptions et de références à des sources pertinentes (par exemple, des systèmes, des diagrammes, des manuels, etc.) et indiquez toute lacune dans le système de gestion des salaires et du temps de l’entité. Les aspects pertinents sont, notamment, les rôles et responsabilités concernant la gestion des salaires et du temps; l’enregistrement, le calcul et l’approbation des salaires et des composantes du salaire (fixe/variable, heures supplémentaires et sécurité sociale). Il convient d’accorder une attention particulière au système de gestion du temps de l’entité: procédures et registres de pointage horaire (utilisation de fiches de présence), contrôle de la supervision et procédures d’approbation. |
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Question principale (niveau 3): |
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3.12.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de procédures concernant ses contrôles des autres dépenses liées au salaire et des indemnités? |
ARPE |
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3.12.2 |
Quels sont les procédures et les contrôles en place pour déterminer et verser des indemnités de voyage et de logement (c’est-à-dire les indemnités journalières)? |
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3.12.3 |
Quels sont les procédures et les contrôles en place pour déterminer et payer des dépenses relatives à la formation et au perfectionnement du personnel? |
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3.13.1 |
Quelles procédures l’entité a-t-elle mises en place pour l’acquisition de services auprès de prestataires externes (par exemple, études et recherches; mesures de publicité, de promotion, de publication et de visibilité; évaluations; services d’audit, comptables et juridiques; assistance technique; traduction et interprétation; organisation de conférences et de séminaires)? Remarque: il convient d’accorder une attention particulière aux règles relatives à la passation de marchés qui s’appliquent à l’acquisition de services (se reporter au cinquième pilier — Passation de marchés). |
ARPE |
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3.14.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de procédures concernant ses contrôles des autres dépenses (non salariales)? |
ARPE |
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3.14.2 |
Obtenez des explications suffisantes pour comprendre le système de contrôle des dépenses de l’entité (pratiques et procédures relatives au contrôle des dépenses). |
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Orientations Documentez les procédures susvisées à l’aide de descriptions et de références à des sources pertinentes (par exemple, des systèmes, des diagrammes, des manuels, etc.) et indiquez toute lacune dans les procédures de contrôle des dépenses de l’entité. Les aspects pertinents sont, notamment, les rôles et responsabilités concernant le contrôle des dépenses; les procédures de gestion assurant que le contrôle des dépenses est conforme aux procédures de l’entité; l’autorisation et l’approbation des dépenses; la réalisation de comparaisons régulières entre les dépenses budgétisées et les dépenses réelles. |
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3.15.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel concernant ses procédures de suivi des performances opérationnelles? |
ARPE |
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3.15.2 |
Quelles mesures l’entité a-t-elle prises pour examiner les performances opérationnelles, autrement dit les progrès accomplis dans la mise en œuvre des activités et des projets? |
ARPE |
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3.15.3 |
L’entité a-t-elle adopté des normes de qualité (par exemple, ISO)? |
ARPE |
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3.15.4 |
Si aucune norme externe n’est utilisée, y a-t-il des normes internes? |
ARPE |
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3.15.5 |
L’entité dispose-t-elle de procédures pour l’évaluation des performances opérationnelles (avant, pendant et après la mise en œuvre)? |
ARPE |
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3.15.6 |
Par qui (interne ou externe) ces évaluations sont-elles effectuées et comment les résultats sont-ils consignés et suivis? |
ARPE |
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3.16.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une description ou d’un manuel de ses procédures pour assurer le respect des réglementations et règles relatives à l’utilisation des fonds? |
ARPE |
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3.16.2 |
L’entité a-t-elle mis en place des procédures assurant que les dépenses réelles exposées et les recettes tirées des activités et projets sont conformes aux règles applicables, c’est-à-dire aux conditions fixées dans les contrats et les conventions? |
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3.16.3 |
L’entité a-t-elle mis en place des procédures assurant que les règles et conditions spécifiques sont bien connues et respectées? Ces règles et conditions peuvent notamment concerner l’éligibilité des dépenses, les règles relatives à la passation de marchés (voir le cinquième pilier), les règles d’origine, les règles relatives à la visibilité des actions financées par l’Union européenne et les règles pour le transfert d’actifs au terme d’un projet. |
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE |
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Orientations Les informations sont nécessaires pour que l’entité puisse assumer ses responsabilités en matière de contrôle interne afin de contribuer à la réalisation de ses objectifs. La direction de l’entité obtient ou produit et utilise des informations pertinentes et de qualité, de sources tant internes qu’externes, afin de faciliter le fonctionnement des autres composantes du contrôle interne. Rapports internes (information et communication internes) Il s’agit des rapports internes couvrant les rapports financiers et les rapports adressés à la direction de l’entité sur les aspects qualitatifs de la mise en œuvre des activités et des projets au sein de l’entité. Rapports externes (information et communication externes) On peut distinguer deux flux d’information et de communication externes:
Il s’agit des rapports transmis par les bénéficiaires de subventions à l’entité et de leur responsabilité vis-à-vis de l’entité. Les rapports sont élaborés selon des règles et conditions spécifiques fixées par l’entité afin de respecter les exigences (notamment en matière de rapports) pour le financement fourni par l’Union européenne et les autres donateurs. Ces rapports constituent un élément vital du contrôle interne. Les deux types de rapports externes susmentionnés sont abordés dans le deuxième pilier — Comptabilité. |
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité a-t-elle mis en place des contrôles et des procédures assurant la fiabilité des rapports — tant internes qu’externes (entrants et sortants) — conformément aux exigences et normes applicables? |
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4.1.1 |
L’entité obtient-elle ou produit-elle et utilise-t-elle des informations pertinentes et de qualité (sources internes et/ou externes) pour compiler des rapports adressés à la direction? |
ARPE |
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4.1.2 |
La direction de l’entité reçoit-elle des rapports réguliers (mensuels, trimestriels) sur les progrès accomplis concernant les objectifs, les activités et les projets? |
ARPE |
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4.1.3 |
Les informations couvrent-elles des aspects qualitatifs de la mise en œuvre tels que l’utilisation d’indicateurs de performance, l’état d’avancement de la mise en œuvre et les retards, et les questions et problèmes principaux? |
ARPE |
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4.1.4 |
Les informations couvrent-elles des aspects financiers tels que le budget — comparaisons et analyses réelles des dépenses exposées par activité/projet? |
ARPE |
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4.1.5 |
L’entité communique-t-elle en interne les informations, notamment les objectifs et les responsabilités en matière de contrôle interne, nécessaires pour faciliter le fonctionnement du contrôle interne? |
ARPE |
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4.2.1 |
L’entité élabore-t-elle et présente-t-elle des états financiers annuels fiables? «Fiable» signifie que les états financiers:
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Orientations Les états financiers de fin d’exercice sont une condition essentielle de transparence. La capacité d’élaborer des états financiers de fin d’exercice dans les temps est un indicateur essentiel du bon fonctionnement du système comptable ainsi que de la qualité des registres tenus. Pour être utiles et contribuer à la transparence, les états financiers doivent être compréhensibles pour le lecteur et traiter les opérations, l’actif et le passif de manière transparente et cohérente. Tel est l’objectif des normes relatives aux rapports financiers. Certains pays disposent de leurs propres normes sur les rapports financiers du secteur public, fixées par les pouvoirs publics ou par un autre organisme autorisé. Pour être généralement acceptables, ces normes nationales sont habituellement élaborées sur la base de normes internationales telles que les normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS), dont certaines sont pertinentes pour les pays qui adoptent une comptabilité d’exercice, tandis que d’autres sont pertinentes pour les systèmes de comptabilité de trésorerie. |
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4.2.2 |
Les informations financières indiquées dans les états financiers présentent-elles les qualités suivantes qui les rendent utiles pour les utilisateurs?
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4.2.3 |
L’entité élabore-t-elle et présente-t-elle des états financiers annuels conformes aux normes internationales applicables? Quel est le cadre applicable aux rapports financiers? Quelles réglementations et règles fondamentales l’entité doit-elle respecter pour l’élaboration et la présentation de ses états financiers annuels? |
ARPE |
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4.2.4 |
Autres bonnes pratiques en matière de divulgation Les états financiers de l’entité mentionnent-ils:
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4.2.5 |
L’entité respecte-t-elle les normes comptables nationales (y compris concernant les rapports financiers) qui s’appliquent dans le pays dans lequel elle est établie? Par exemple, la Banque mondiale, à savoir la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD), et l’Association internationale de développement (IDA) respectent les principes comptables généralement admis aux États-Unis (US GAAP). |
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4.2.6 |
L’entité respecte-t-elle les normes comptables nationales (y compris concernant les rapports financiers) ou les méthodes et règles comptables prescrites par des réglementations ou conventions spécifiques?
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ARPE |
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4.2.7 |
Quelle est la base comptable utilisée pour l’élaboration et la présentation des états financiers de l’entité?
Remarque: la comptabilité d’exercice constitue une base comptable en vertu de laquelle les transactions et autres événements sont reconnus lorsqu’ils se produisent (et pas seulement lorsque des liquidités ou leur équivalent sont reçus ou versés). Par conséquent, les transactions et événements sont inscrits dans la comptabilité et reconnus dans les états financiers des périodes qu’ils couvrent. Les éléments reconnus dans la comptabilité d’exercice sont l’actif, le passif, l’actif net/participations, les recettes et les dépenses. |
ARPE |
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4.2.8 |
Quelle période l’entité utilise-t-elle pour son exercice? |
ARPE |
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4.2.9 |
Les états financiers de l’entité intègrent-ils les composantes suivantes:
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ARPE |
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4.2.10 |
Les états financiers de l’entité sont-ils soumis à un audit externe dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier? |
ARPE |
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4.3.1 |
L’entité dispose-t-elle de procédures de rapport spécifiques pour les activités, les projets ou les fonds (fiduciaires) et les instruments financiers financés par l’Union européenne ou d’autres donateurs? |
ARPE |
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4.4.1 |
L’entité dispose-t-elle de procédures de rapport spécifiques pour les activités, les projets, les fonds (fiduciaires) et les instruments financiers financés par l’Union européenne ou d’autres donateurs? |
ARPE |
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4.4.2 |
L’entité prévoit-elle des conditions pour les rapports des bénéficiaires de subventions sur les aspects financiers et qualitatifs de la mise en œuvre des activités, des projets, des fonds (fiduciaires) et des instruments financiers? |
ARPE |
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4.4.3 |
Les conditions relatives à l’élaboration des rapports sont-elles communiquées clairement et convenablement [par exemple, utilisation de termes de référence, d’orientations (sur l’internet), d’instructions, de brochures]?
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ARPE |
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4.4.4 |
L’entité surveille-t-elle/vérifie-t-elle si les conditions relatives aux rapports sont respectées? |
ARPE |
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4.4.5 |
L’entité reçoit-elle et examine-t-elle régulièrement les rapports de progrès élaborés par les bénéficiaires des subventions? |
ARPE |
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4.4.6 |
L’entité répond-elle efficacement et dans les délais aux questions résultant de l’examen de ces rapports? Ces questions peuvent inclure des différences significatives entre le budget prévu et les dépenses réelles, des dépenses inhabituelles, des (éventuelles) dépenses inéligibles, des retards dans la mise en œuvre du projet, des activités de projet non mises en œuvre comme prévu, etc. |
ARPE |
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PREMIER PILIER — CONTRÔLE INTERNE |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité surveille-t-elle régulièrement et efficacement (les composantes de) son système de contrôle interne? |
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5.1.1 |
Quelles sont les principales activités que l’entité utilise pour surveiller (les composantes de) son système de contrôle interne? |
ARPE |
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5.1.2 |
Comment l’entité comble-t-elle les lacunes dans (les composantes de) son système de contrôle interne? |
ARPE |
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5.2.1 |
Normes et charte d’audit interne Le service d’audit interne respecte-t-il les normes professionnelles internationales et le code de déontologie publié par l’Institut des auditeurs internes (www.theiia.org)? |
ARPE |
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Orientations Des retours d’information réguliers et adéquats à la direction sur les performances des systèmes de contrôle interne sont nécessaires au moyen d’un service d’audit interne ou d’un service équivalant de surveillance des systèmes. Dans certains pays, les services d’audit interne s’occupent uniquement de l’audit préalable des opérations, qui est pour sa part considéré comme faisant partie des activités de contrôle interne. |
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5.2.2 |
Normes et charte d’audit interne (suite) Le service d’audit interne a-t-il adopté une charte d’audit interne correspondant à la définition de l’audit interne, au code de déontologie et aux normes adoptées par l’Institut des auditeurs internes? Remarque: une charte d’audit interne est un document officiel qui définit l’objectif, les pouvoirs et la responsabilité du service d’audit interne. La charte d’audit interne i) établit la position de l’activité d’audit interne dans l’organisation, y compris la nature du rapport hiérarchique fonctionnel de l’auditeur en chef avec le conseil d’administration; ii) autorise l’accès aux registres, au personnel et aux biens physiques pertinents pour la réalisation des missions; et iii) détermine la portée des activités d’audit interne. L’approbation finale de la charte d’audit interne incombe aux dirigeants de l’entité ou à un organe de surveillance (comité d’audit) le cas échéant. |
ARPE |
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5.2.3 |
Indépendance Comment le service d’audit interne s’inscrit-il dans la structure organisationnelle de l’entité? |
ARPE |
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5.2.4 |
Indépendance Le service d’audit interne est-il indépendant, autrement dit, ne se voit-il pas imposer des conditions qui menacent sa capacité d’assumer ses responsabilités d’audit interne sans parti pris? |
ARPE |
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5.2.5 |
Indépendance (suite) L’auditeur en chef/le chef du service d’audit interne a-t-il accès directement et sans restriction aux dirigeants et à l’organe de surveillance le cas échéant? |
ARPE |
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5.2.6 |
Objectifs et portée des travaux Quelle est la nature des responsabilités du service d’audit interne? |
ARPE |
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5.2.7 |
Objectifs et portée des travaux (suite) Quelles sont les activités accomplies ou devant être accomplies par le service d’audit interne? |
ARPE |
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5.2.8 |
Objectifs et portée des travaux La charte d’audit interne définit-elle la nature des services (d’assurance) fournis à l’entité? Remarque: les «services d’assurance» comprennent l’examen objectif des éléments probants par l’auditeur interne afin de formuler un avis indépendant ou des conclusions indépendantes concernant une entité, une opération, une fonction, un processus, un système ou un autre sujet. La nature et la portée de la mission d’assurance sont déterminées par les normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne. |
ARPE |
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5.2.9 |
Objectifs et portée des travaux Le service d’audit interne élabore-t-il une évaluation des risques des activités et/ou des fonctions organisationnelles (par exemple départements, unités)? Remarque: les éléments attestant un service d’audit interne (ou de surveillance des systèmes) efficace comprennent également le fait de se concentrer sur les domaines à haut risque. |
ARPE |
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5.2.10 |
Objectifs et portée des travaux Le service d’audit interne élabore-t-il un plan d’audit pluriannuel (généralement triennal) ainsi que des plans opérationnels annuels? Comment et par qui les sujets de l’audit sont-ils sélectionnés et approuvés? |
ARPE |
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5.2.11 |
Objectifs et portée des travaux (suite) Ces plans comprennent-ils une gamme appropriée de types d’audit, notamment des audits de conformité, des audits financiers, des audits de la gestion des salaires, des audits des systèmes, y compris de la technologie de l’information, des audits judiciaires et des audits de la performance? |
ARPE |
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5.2.12 |
Objectifs et portée des travaux L’audit interne est-il opérationnel pour toutes les activités gérées par l’entité? |
ARPE |
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5.2.13 |
Rapports Les rapports d’audit interne sont-ils élaborés et publiés selon un calendrier fixe et sont-ils transmis aux dirigeants et à un organe de surveillance ou au comité d’audit le cas échéant? |
ARPE |
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5.2.14 |
Rapports (suite) Le service d’audit interne présente-t-il régulièrement (par exemple, chaque mois ou trimestre) des rapports sur l’état d’avancement des travaux à la direction de l’entité et à un organe de surveillance/au comité d’audit le cas échéant? |
ARPE |
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5.2.15 |
Suivi des conclusions et recommandations de l’audit interne Les conclusions et recommandations résultant de l’audit interne sont-elles dûment communiquées (aux dirigeants de l’entité et à un organe de surveillance/au comité d’audit le cas échéant) et traitées? |
ARPE |
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5.2.16 |
Suivi des conclusions et recommandations de l’audit interne La direction de l’entité répond-elle rapidement aux conclusions de l’audit interne? |
ARPE |
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5.2.17 |
Suivi des conclusions et recommandations de l’audit interne Les recommandations de l’audit interne sont-elles mises en œuvre pleinement et dans les délais? Remarque: les éléments attestant un service d’audit interne (ou de surveillance des systèmes) efficace comprennent également la réaction de la direction aux conclusions de l’audit interne. Cela est essentiel étant donné que l’absence de réaction aux conclusions sape complètement la raison d’être du service d’audit interne. |
ARPE |
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5.3.1 |
La direction inclut-elle un rapport sur l’efficacité de son système de contrôle interne (c’est-à-dire un rapport de contrôle interne) dans les états financiers annuels/le rapport annuel de l’entité? Dans l’affirmative, mentionnez les rapports de contrôle interne de l’entité des trois dernières années et le rapport de l’auditeur indépendant sur la déclaration de la direction concernant l’efficacité du système de contrôle interne. Dans l’affirmative, quel type d’avis (assorti ou non de réserves) les auditeurs externes ont-ils émis au sujet de la déclaration de la direction concernant l’efficacité du système de contrôle interne? |
ARPE |
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DEUXIÈME PILIER — COMPTABILITÉ |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité a-t-elle recours à un système de comptabilité qui fournit, dans tous ses aspects significatifs, des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu, suivant les normes de comptabilité nationales et/ou internationales, conformément aux critères fixés par la Commission européenne? |
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Orientations Les méthodes comptables sont les principes, bases, conventions, règles et pratiques spécifiques appliqués par l’entité lors de l’établissement et de la présentation de ses états financiers. Une base fiable signifie que l’entité applique des méthodes comptables pertinentes aux fins des décisions à prendre par les utilisateurs et fiables dans la mesure où les états financiers:
Article 154 du règlement financier La Commission peut accepter que les systèmes comptables et les systèmes de contrôle interne employés par les entités et personnes devant être chargées de tâches d’exécution budgétaire au nom de la Commission fournissent des niveaux équivalents de protection des intérêts financiers de l’Union et d’assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de gestion. |
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DEUXIÈME PILIER — COMPTABILITÉ |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité a-t-elle recours à un système de comptabilité adéquat et dispose-t-elle de méthodes comptables claires et écrites? |
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1.1 |
L’entité applique-t-elle des méthodes comptables qui:
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1.2 |
L’entité dispose-t-elle d’un manuel contenant les méthodes et procédures comptables et incluant des descriptions détaillées des procédures comptables pour les différents types d’opérations financières et comptables? |
ARPE |
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1.3 |
L’entité applique-t-elle un système de comptabilité/tenue des comptes en partie double? Remarque: un système comptable en «partie double» est un ensemble de règles pour l’enregistrement des informations financières dans un système de comptabilité générale dans lequel chaque transaction ou événement change au moins deux comptes différents du grand livre général. |
ARPE |
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1.4 |
L’entité dispose-t-elle d’un plan comptable reflétant correctement ses opérations et ses activités? |
ARPE |
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1.5 |
L’entité procède-t-elle régulièrement à des rapprochements bancaires et à des rapprochements avec le livre de caisse (le cas échéant)? |
ARPE |
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1.6 |
L’entité procède-t-elle régulièrement à des rapprochements et à des apurements des comptes d’attente et des avances? Des comptes séparés (grand livre des comptes) sont-ils tenus pour la comptabilisation des avances et des paiements finaux pour les différents projets? Remarque: des rapports fiables sur les informations financières exigent un contrôle et une vérification constants des pratiques d’enregistrement. Il s’agit là d’une partie importante du contrôle interne et d’une base pour pouvoir fournir des informations de bonne qualité à la direction et pour l’élaboration des rapports externes. Un rapprochement en temps voulu et fréquent de données de différentes sources est fondamental pour la fiabilité des données. |
ARPE |
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1.7 |
Le système comptable permet-il le traitement des informations comptables et financières relatives à des projets, activités, fonds (fiduciaires) et instruments financiers particuliers, qu’ils soient financés par l’entité elle-même et/ou par des sources extérieures (comme la Commission européenne), ainsi que l’élaboration de rapports sur ces informations? |
ARPE |
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1.8 |
L’entité peut-elle assurer une piste comptable pour les transactions (recettes et dépenses) relatives à des projets, activités, fonds (fiduciaires) et instruments financiers particuliers, qu’ils soient financés par l’entité elle-même et/ou par des sources extérieures (comme la Commission européenne)? |
ARPE |
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1.9 |
Comment les paiements anticipés versés à l’entité par des organisations externes (par exemple, la Commission européenne) pour le financement de projets, activités, fonds (fiduciaires) et instruments financiers particuliers sont-ils inscrits dans les registres comptables de l’entité? |
ARPE |
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1.10 |
L’entité dispose-t-elle de procédures pour «apurer» les avances versées par l’entité aux bénéficiaires de subventions (par exemple, les avances sont-elles apurées sur la base des rapports d’audit relatifs à l’utilisation des fonds soumis par les bénéficiaires des subventions)? |
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DEUXIÈME PILIER — COMPTABILITÉ |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité dispose-t-elle d’un système et de procédures budgétaires donnant lieu à des budgets transparents et fiables pour ses opérations et ses activités? |
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2.1 |
Les procédures budgétaires sont-elles formalisées (par exemple, au moyen d’un manuel ou de circulaires budgétaires)? |
ARPE |
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2.2 |
À quelle fréquence les budgets sont-ils élaborés (annuelle, semestrielle, trimestrielle)? |
ARPE |
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2.3 |
Quels sont les principaux acteurs participant au processus budgétaire? |
ARPE |
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2.4 |
Quelles sources comptables et autres sources de données sont-elles utilisées? |
ARPE |
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2.5 |
L’entité dispose-t-elle d’un système approprié de classification du budget (les critères de classifications pourraient par exemple comprendre les dépenses opérationnelles et en capital, les budgets par activité ou une classification fonctionnelle, analytique et la classification par projet/sous-projet)? |
ARPE |
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2.6 |
Les budgets présentent-ils de manière cohérente et claire les coûts prévus/estimés pour les activités, les opérations et les projets de l’entité? |
ARPE |
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2.7 |
Les budgets sont-ils transparents et complets et reflètent-ils bien les opérations de l’entité? |
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2.8 |
Les hypothèses utilisées pour établir les budgets et calculer les dépenses prévues et estimées sont-elles plausibles? Les clés de répartition des coûts appliquées pour calculer les coûts budgétaires sont-elles fondées sur des hypothèses et principes logiques, cohérents et plausibles? |
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2.9 |
Les données budgétaires sont-elles suffisamment pertinentes et fiables pour être réellement utiles à la direction et/ou aux autres utilisateurs? |
ARPE |
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2.10 |
Comment et par qui les budgets sont-ils approuvés? |
ARPE |
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2.11 |
Le système comptable peut-il produire des rapports complets concernant les dépenses réellement exposées par rapport au budget initial? |
ARPE |
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2.12 |
Les rapports indiquent-ils les dépenses totales réelles par rapport aux dépenses totales initialement budgétisées élaborées sur une base régulière (chaque trimestre ou semestre) et sont-ils publiés dans un délai raisonnable (un mois) suivant la fin de la période? |
ARPE |
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2.13 |
Les différences entre les dépenses réelles et les dépenses initialement budgétisées sont-elles examinées et expliquées convenablement? |
ARPE |
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2.14 |
Lorsque la composition des dépenses varie considérablement par rapport au budget initial, ces variations sont-elles dûment approuvées? |
ARPE |
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2.15 |
Les rapports sur l’exécution du budget mentionnent-ils également les dépenses effectuées à titre de transferts vers des parties (par exemple, des bureaux situés à d’autres endroits) de l’entité jouissant d’une autonomie/indépendance par rapport au siège de l’entité? |
ARPE |
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DEUXIÈME PILIER — COMPTABILITÉ |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Le but des questions de ce point est d’évaluer si le système comptable de l’entité peut produire des rapports fiables et en temps opportun sur l’usage fait par l’entité — et/ou par les bénéficiaires des subventions — des fonds alloués à chaque activité, projet, fonds (fiduciaire) et instrument financier (5). Les utilisateurs de ces rapports sont la direction de l’entité et/ou les parties externes qui ont apporté des fonds (comme la Commission européenne). |
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Question principale (niveau 2): l’entité dispose-t-elle de procédures comptables et d’établissement des budgets permettant d’adresser des rapports adéquats et en temps opportun aux donateurs/bailleurs de fonds (y compris la Commission européenne) sur l’utilisation des fonds qu’ils ont apportés pour les projets, les activités, les fonds (fiduciaires) et les instruments financiers, d’une part, et de la capacité et des processus permettant de produire des états financiers, d’autre part (6)? |
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3.1 |
L’entité dispose-t-elle d’un système et de procédures comptables permettant de générer des informations pertinentes et fiables pour élaborer des rapports (contenant des informations financières et qualitatives) et des états financiers sur les activités, les projets, les fonds (fiduciaires) et les instruments financiers financés par l’Union européenne ou d’autres donateurs? |
ARPE |
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3.2 |
Le système comptable de l’entité permet-il de produire des rapports financiers pour chaque activité, projet, fonds (fiduciaire) et instrument financier ou de générer des données comptables agrégées pouvant être directement utilisées pour élaborer des rapports et des états financiers? |
ARPE |
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Orientations Le système d’information d’une entité inclut généralement l’utilisation des écritures standard qui sont requises de manière récurrente pour enregistrer les opérations. On peut citer à titre d’exemple les écritures pour enregistrer les coûts salariaux dans le grand livre des comptes. La procédure de rapport financier d’une entreprise inclut également l’utilisation d’écritures non standardisées pour enregistrer les opérations non récurrentes, inhabituelles ou les ajustements. Celles-ci peuvent s’avérer nécessaires pour comptabiliser les éléments de coûts (dont la répartition des coûts) relatifs à un projet donné qui ne sont pas couverts par les procédures comptables et les écritures standardisées. Dans les systèmes de grand livre des comptes manuel, les écritures non standardisées peuvent être recensées au moyen de l’inspection des livres comptables, des livres-journaux et des pièces justificatives. |
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3.3 |
Dans quelle mesure l’entité doit-elle procéder à des écritures supplémentaires, à l’ajustement des écritures et/ou à l’exécution d’une autre opération ou manipulation manuelle des données financières et relatives aux coûts pour élaborer des rapports complets et fiables? |
ARPE |
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3.4 |
Dans quelle mesure l’entité utilise-t-elle des tableaux intermédiaires et/ou d’affectation (des coûts) assurant le suivi des informations financières présentées dans les informations spécifiques au projet dans le grand livre des comptes de l’entité et/ou les comptes des coûts de revient? |
ARPE |
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3.5 |
Dans quelle mesure l’entité utilise-t-elle un logiciel supplémentaire (par exemple, des tableurs comme MS Excel) en plus de son logiciel comptable habituel pour produire les rapports financiers? |
ARPE |
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3.6 |
Obtenez des explications suffisantes pour comprendre comment les informations financières (à savoir les dépenses) relatives aux projets sont comptabilisées dans le système comptable de l’entité (à savoir les principales hypothèses, les principes d’affectation) et comment ces informations ont été extraites et incluses (automatiquement/ajustements manuels) dans les rapports financiers. |
ARPE |
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3.7 |
L’entité dispose-t-elle d’un système et de procédures d’établissement des budgets permettant de générer des informations pertinentes et fiables pour élaborer les budgets des activités, des projets, des fonds (fiduciaires) et des instruments financiers? Remarque: en principe, il faut poser les mêmes questions que pour la procédure budgétaire générale de l’entité. |
ARPE |
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TROISIÈME PILIER — AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité fait-elle l’objet d’un audit externe indépendant, effectué, dans tous ses aspects significatifs, dans le respect des normes admises au niveau international en matière d’audit par un service d’audit qui est fonctionnellement indépendant de l’entité et conformément aux critères fixés par la Commission européenne? |
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Orientations Un audit externe de qualité est essentiel pour assurer la transparence dans l’utilisation des ressources par l’entité, y compris des fonds fournis par les donateurs. Participent surtout à la qualité de l’audit externe: les objectifs et la portée de l’audit et le respect des normes d’audit appropriées, notamment l’indépendance de l’auditeur externe, autrement dit de l’institution de contrôle. |
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TROISIÈME PILIER — AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité dispose-t-elle d’un cadre réglementaire clair pour l’audit externe? |
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1.1 |
L’entité fait-elle l’objet d’un audit externe effectué par un cabinet d’audit externe professionnel indépendant (secteur privé) conformément à des normes équivalentes aux normes internationales d’audit? Dans l’affirmative, complétez les questions des points 2.1 (Principes) et 3 (Procédures d’audit externe). |
ARPE |
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1.2 |
L’entité fait-elle l’objet d’un audit externe effectué par une institution de contrôle nationale (secteur public) conformément à des normes équivalentes aux normes internationales d’audit? Dans l’affirmative, complétez les questions du point 3 ci-dessous. Dans l’affirmative, complétez les questions des points 2.2 (Principes) et 3 (Procédures d’audit externe). |
ARPE |
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1.3 |
L’entité fait-elle l’objet d’un audit externe effectué par un organisme d’audit ou de surveillance externe agissant dans un cadre réglementaire ou institutionnalisé spécifique (par exemple, auditeur externe des Nations unies) conformément à des normes équivalentes aux normes internationales d’audit? Dans l’affirmative, complétez les questions du point 4 ci-dessous. Dans l’affirmative, complétez les questions des points 2.3 (Principes) et 3 (Procédures d’audit externe). |
ARPE |
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TROISIÈME PILIER — AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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2.1.1 |
L’audit est-il effectué par un cabinet d’audit externe professionnel membre d’un organisme comptable ou d’audit national établi? L’organisme comptable ou d’audit national est-il membre de l’IFAC? |
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2.1.2 |
L’audit est-il effectué conformément aux normes d’audit nationales applicables et ces normes sont-elles conformes aux normes internationales d’audit («ISA») publiées par le Conseil des normes internationales d’audit et d’assurance (IAASB)? |
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2.1.3 |
L’auditeur qui effectue l’audit doit-il respecter un code de déontologie établissant les principes fondamentaux de déontologie pour les auditeurs en ce qui concerne l’intégrité, l’objectivité, l’indépendance, la compétence professionnelle et la diligence, la confidentialité, le professionnalisme et les normes techniques? Ce code de déontologie est-il conforme au code de déontologie des professionnels comptables de l’IFAC publié par le Conseil des normes internationales de déontologie comptable (IESBA) de l’IFAC? |
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2.1.4 |
Le principe fondamental de l’indépendance est-il pleinement respecté? |
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2.2.1 |
L’audit est-il effectué par une institution de contrôle nationale membre de l’INTOSAI? |
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2.2.2 |
L’audit est-il effectué conformément aux normes d’audit nationales applicables et ces normes sont-elles conformes aux normes de l’INTOSAI? |
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2.2.3 |
L’auditeur qui effectue l’audit doit-il respecter un code de déontologie établissant les principes fondamentaux de déontologie pour les auditeurs en ce qui concerne l’intégrité, l’objectivité, l’indépendance, la compétence professionnelle et la diligence, la confidentialité, le professionnalisme et les normes techniques? Le code de déontologie est-il conforme au code de déontologie de l’INTOSAI (ISSAI 30) ou à un code équivalent? |
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2.2.4 |
Le principe fondamental de l’indépendance est-il pleinement respecté? |
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2.3.1 |
L’audit est-il effectué par un organisme d’audit ou de surveillance externe agissant dans un cadre réglementaire ou institutionnalisé spécifique? Obtenez une brève description de ce cadre. |
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2.3.2 |
L’audit est-il effectué conformément à des normes équivalentes aux normes internationales d’audit («ISA») ou aux normes de l’INTOSAI? |
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2.3.3 |
L’auditeur qui effectue l’audit doit-il respecter un code de déontologie établissant les principes fondamentaux de déontologie pour les auditeurs en ce qui concerne l’intégrité, l’objectivité, l’indépendance, la compétence professionnelle et la diligence, la confidentialité, le professionnalisme et les normes techniques? Ce code de déontologie est-il conforme aux principes du code de déontologie des professionnels comptables de l’IFAC publié par le Conseil des normes internationales de déontologie comptable (IESBA) de l’IFAC, au code de déontologie de l’INTOSAI (ISSAI 30) ou à un code de déontologie équivalent? |
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2.3.4 |
Le principe fondamental de l’indépendance est-il pleinement respecté? |
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TROISIÈME PILIER — AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité fait-elle l’objet de procédures d’audit externe appropriées? |
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2.1 |
À quel(s) type(s) d’audit externe l’entité est-elle soumise (par exemple, audits annuels des états financiers de l’entité, audits de conformité et autres audits)? Quels sont les objectifs et la portée de ces audits? Les audits couvrent-ils également les aspects de la légalité et de la régularité relatifs aux fonds apportés par la Commission européenne et/ou les autres bailleurs de fonds? À quelle fréquence les audits sont-ils effectués? À qui l’auditeur remet-il son rapport? |
ARPE |
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2.2 |
Par quel(s) auditeur(s) ces audits sont-ils effectués (voir le point 1 — Cadre réglementaire)? |
ARPE |
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2.3 |
Dans un délai de combien de mois suivant la clôture de l’exercice financier de l’entité un rapport d’audit sur ses états financiers est-il publié? Quel type d’avis d’audit a-t-il été émis au sujet des états financiers pour les trois derniers exercices? |
ARPE |
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2.4 |
Les conclusions et recommandations résultant des audits externes sont-elles dûment communiquées (aux dirigeants de l’entité et à un organe de surveillance/au comité d’audit le cas échéant) et traitées? |
ARPE |
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2.5 |
La direction de l’entité répond-elle rapidement aux conclusions de l’audit externe? |
ARPE |
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2.6 |
Les recommandations de l’audit externe sont-elles mises en œuvre de manière exhaustive et dans les délais? |
ARPE |
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QUATRIÈME PILIER — SUBVENTIONS |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union européenne au moyen de subventions et conformes aux critères fixés par la Commission européenne? |
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Orientations L’entité peut conclure des contrats de subvention directement avec les bénéficiaires des subventions (7). Une subvention est une contribution financière effectuée au moyen d’un don à un bénéficiaire particulier en vue de financer les activités menées par celui-ci ou de financer l’opération (autrement dit, les coûts opérationnels) du bénéficiaire. L’entité doit avoir mis en place des procédures assurant raisonnablement que les bénéficiaires des subventions respectent les exigences relatives au contrôle interne, à la comptabilité et à l’audit externe. Les principes d’un système de subvention doivent être indiqués dans un cadre juridique et réglementaire bien défini et transparent établissant clairement les méthodes, les procédures, les responsabilités et les contrôles appropriés. Si le système de subvention a son propre cadre, il bénéficie de l’environnement de contrôle global, y compris de l’accès du public aux informations, des contrôles internes effectués par l’entité, du système comptable de l’entité et de l’audit externe. La Commission peut accepter que des règles et des procédures relatives aux subventions sont appropriées lorsque les conditions suivantes sont réunies:
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QUATRIÈME PILIER — SUBVENTIONS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité dispose-t-elle d’un cadre juridique et réglementaire clair pour l’octroi de subventions? |
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1.1 |
Quels types de subventions l’entité octroie-t-elle? Le cadre définit-il convenablement le terme «subvention» et les formes de subvention [par exemple, le montant maximal, le pourcentage des coûts totaux (éligibles) de l’action, l’utilisation d’un financement forfaitaire, etc.]? |
ARPE |
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1.2 |
En ce qui concerne les subventions attribuées à la suite d’appels à propositions, y a-t-il des orientations à l’intention des demandeurs de subventions et ces orientations décrivent-elles clairement les procédures et les règles, de la demande à l’octroi des subventions?
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ARPE |
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1.3 |
L’entité utilise-t-elle des modèles standard pour les contrats de subvention? Les modèles de contrat permettent-ils de définir clairement les actions/activités? Tous les bénéficiaires sont-ils identifiés dans les contrats? Les contrats précisent-ils au moins l’objet, le(s) bénéficiaire(s), la durée, le montant maximal du financement, un budget pour l’action ou le programme de travail et les responsabilités du/des bénéficiaire(s)? |
ARPE |
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1.4 |
Les contrats définissent-ils clairement les conditions, les règles et les critères à respecter? Si une subvention est octroyée à plusieurs entités, les contrats de subvention définissent-ils clairement les obligations et responsabilités du coordonnateur, le cas échéant, et des autres bénéficiaires ainsi que les conditions d’ajout ou de retrait d’un bénéficiaire? Les modifications de contrats de subvention ne doivent entraîner aucun changement qui influencerait la décision d’octroi de la subvention ou l’égalité de traitement des demandeurs, le cas échéant. Ces critères sont-ils respectés? Existe-t-il des règles de base pour les coûts éligibles (par exemple, coûts réels exposés par le bénéficiaire de la subvention)? |
ARPE |
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QUATRIÈME PILIER — SUBVENTIONS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): les principes suivants sont-ils intégrés dans les procédures, les règles et les critères du système d’octroi de subventions de l’entité: transparence, égalité de traitement, critères d’éligibilité et absence de conflits d’intérêts? Ces principes doivent être intégrés dans les procédures, les règles et les critères du système d’octroi de subventions de l’entité conformément au principe général de proportionnalité. Ces principes ne sont pas absolus et un nombre limité d’exceptions peuvent être établies pour autant qu’elles soient clairement indiquées, raisonnables et justifiées. |
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2.1 |
Transparence. Les appels à propositions sont-ils largement publiés et facilement accessibles? Les demandeurs de subventions ont-ils suffisamment de temps pour soumettre leur proposition? |
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2.2 |
Égalité de traitement. Les appels à propositions sont-ils évalués par un comité d’évaluation impartial et utilisant des critères clairs et publiés? La sélection et l’octroi sont-ils effectués sur la seule base de la demande? La communication avec les demandeurs de subventions est-elle autorisée durant ces phases? |
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2.3.1 |
Critères d’éligibilité. Le système d’octroi de subventions prévoit-il des critères d’éligibilité transparents et non discriminatoires? Les critères d’éligibilité sont-ils publiés et facilement accessibles? |
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2.3.2 |
Critères d’éligibilité. Existe-t-il des critères d’éligibilité pour les demandeurs de subventions (par exemple, situation juridique et administrative et règles relatives à la nationalité)? |
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2.3.3 |
Critères d’éligibilité. Existe-t-il des critères d’éligibilité pour les actions à financer par les subventions (par exemple, types d’activités, secteurs ou thèmes et zones géographiques couverts par la subvention)? |
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2.5 |
Prévention du double financement. Le système d’octroi de subventions comporte-t-il des règles fondamentales indiquant clairement que les mêmes coûts ne peuvent être financés deux fois pour la même action? |
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2.6 |
Prévention des conflits d’intérêts. Le système d’octroi de subventions inclut-il des procédures et des règles visant à prévenir les conflits d’intérêts tout au long de la procédure d’octroi de subventions? |
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QUATRIÈME PILIER — SUBVENTIONS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées pour l’octroi de subventions? |
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3.1.1 |
Les appels à propositions sont-ils publiés dans les médias nationaux/internationaux (par exemple, dans la presse et sur l’internet)? |
ARPE |
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3.1.2 |
Les documents pertinents sont-ils disponibles et facilement accessibles (par exemple, sur des sites internet) pour les demandeurs de subventions? Les documents pertinents peuvent notamment être des orientations à l’intention des demandeurs comprenant des critères importants tels que les règles d’éligibilité pour les demandeurs, les actions et les dépenses, des formulaires de demande de subvention, des modèles de convention ou contrat de subvention et leurs annexes. |
ARPE |
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3.1.3 |
Le système d’octroi de subventions permet-il d’octroyer des subventions sans passer par un appel à propositions (attribution de gré à gré)? Les conditions relatives à la procédure de gré à gré sont-elles strictement définies et limitées à des situations exceptionnelles et dûment justifiées, comme les subventions à des pays bénéficiaires, les situations de crise ou de monopole et les autres cas similaires? |
ARPE |
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3.1.4 |
Le système d’octroi de subventions prévoit-il une fonction de soutien et d’information? (Par exemple, des sessions d’information avec les demandeurs potentiels sont-elles organisées? Y a-t-il un point de contact ou un service d’assistance? Y a-t-il un mécanisme de foire aux questions et des manuels?)
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ARPE |
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3.2.1 |
L’entité a-t-elle mis en place des procédures pour la réception, l’enregistrement et la conservation des propositions présentées par les demandeurs de subventions? L’entité utilise-t-elle des systèmes électroniques/informatiques pour enregistrer et traiter les demandes de subventions? Des mesures et contrôles sont-ils en place pour assurer l’intégrité, la disponibilité et, le cas échéant, la confidentialité des documents et la protection des données à caractère personnel? |
ARPE |
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3.2.2 |
Les délais de dépôt des propositions sont-ils communiqués aux demandeurs de subventions? |
ARPE |
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3.3.1 |
Le système d’octroi de subventions inclut-il des règles assurant la sécurité et la confidentialité des propositions soumises, notamment:
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ARPE |
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3.4.1 |
Le système d’octroi de subventions définit-il des procédures pour l’ouverture des propositions, notamment:
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ARPE |
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3.5.1 |
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ARPE |
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3.5.2 |
Les propositions font-elles l’objet de contrôles administratifs et formels par le comité d’évaluation ou par d’autres membres du personnel, auquel cas les résultats de leur travail doivent être réexaminés par le comité? Ces contrôles portent-ils essentiellement sur le remplissage complet et correct du formulaire de demande de subvention et la soumission de toutes les pièces justificatives demandées? Ces contrôles peuvent-ils entraîner le rejet d’une demande, ce qui signifie que l’évaluation de la proposition n’est pas poursuivie? Les demandeurs peuvent-ils, dans un délai imparti, fournir les informations ou les pièces justificatives manquantes ou bien apporter des clarifications? |
ARPE |
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3.5.3 |
Les propositions font-elles l’objet de contrôles de l’éligibilité par le comité d’évaluation ou par d’autres membres du personnel, auquel cas les résultats de leur travail doivent être réexaminés par le comité? Ces contrôles sont-ils effectués sur la base d’une liste de contrôle reprenant les critères d’éligibilité? Remarque: ces critères peuvent inclure les critères d’éligibilité des demandeurs de subventions (par exemple, situation juridique et administrative, règles relatives à la nationalité et motifs d’exclusion) et les critères d’éligibilité des actions à financer par les subventions (par exemple, types d’activités, secteurs ou thèmes et zones géographiques couverts par la subvention). Ces contrôles supposent-ils un examen des pièces justificatives requises? Ces contrôles peuvent-ils entraîner le rejet d’une demande, ce qui signifie que l’évaluation de la proposition n’est pas poursuivie? |
ARPE |
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3.5.4 |
Les propositions font-elles l’objet de contrôles de la capacité financière et opérationnelle par le comité d’évaluation ou par d’autres membres du personnel, auquel cas les résultats de leur travail doivent être réexaminés par le comité? Ces contrôles sont-ils effectués sur la base d’une liste de contrôle reprenant des critères? Le système d’octroi de subventions prévoit-il des critères clairs, objectifs et non discriminatoires pour déterminer si les demandeurs ont une capacité financière et opérationnelle suffisante? Ces critères sont-ils précisés et notifiés dans l’appel à propositions? Remarque: la «capacité financière» fait référence à la disponibilité de sources de financement stables et suffisantes pour assurer les performances opérationnelles tout au long de la période d’action. La «capacité opérationnelle» fait référence aux compétences professionnelles, aux aptitudes, aux qualifications et à l’expérience disponibles pour mener à bien l’action proposée. Les évaluations peuvent être effectuées sur la base des pièces justificatives de la proposition, comme les états financiers, les rapports d’audit et les preuves d’actions menées à bien par le demandeur. Ces contrôles peuvent-ils entraîner le rejet d’une demande, ce qui signifie que l’évaluation de la proposition n’est pas poursuivie? |
ARPE |
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3.5.5 |
Le système d’octroi de subventions prévoit-il des procédures, des règles et des critères clairs pour l’évaluation des propositions à l’aune des objectifs fixés? Les questions principales peuvent inclure la conception de l’action, les priorités, le type d’activités, les aspects qualitatifs, les incidences escomptées, la durabilité, l’efficacité, l’efficience et la visibilité. Une grille d’évaluation reprenant tous les critères d’évaluation pertinents est-elle utilisée? Les grilles d’évaluation prévoient-elles des notes pour les principaux aspects de l’évaluation? |
ARPE |
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3.5.6 |
Le comité d’évaluation élabore-t-il et signe-t-il un rapport d’évaluation de toutes les propositions classées en fonction des notes qui leur ont été attribuées? Les grilles d’évaluation complétées sont-elles jointes à ce rapport? Ces rapports présentent-ils des conclusions claires au sujet des demandeurs retenus et non retenus? |
ARPE |
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3.6.1 |
La décision d’octroyer une subvention est-elle prise au niveau approprié (par exemple, proposition faite par le comité d’évaluation et décision formelle prise par les dirigeants de l’entité)? |
ARPE |
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3.6.2 |
La forme des décisions de subvention est-elle appropriée? Des modèles de décision sont-ils disponibles? Les décisions de subvention précisent-elles le montant total du financement; les coordonnées du bénéficiaire de la subvention; le titre/la description de l’action/activité; le cas échéant, les raisons de l’attribution, en particulier si elles ne sont pas conformes à l’avis du comité d’évaluation; les noms des demandeurs écartés et les raisons du rejet de leur demande? |
ARPE |
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3.6.3 |
Des décisions spécifiques sont-elles prises en ce qui concerne les demandes rejetées? |
ARPE |
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3.7.1 |
Les demandeurs retenus reçoivent-ils une notification écrite de l’octroi de la subvention et les informations pertinentes (indiquant au minimum le montant du financement, par exemple) rapidement après la prise de la décision d’attribution? Les demandeurs non retenus reçoivent-ils une notification écrite de l’octroi de la subvention rapidement après la prise de la décision d’attribution et les raisons du rejet de leur demande sont-elles données? |
ARPE |
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3.8.1 |
L’entité conclut-elle les contrats de subvention avec les demandeurs/bénéficiaires rapidement après la prise de la décision d’attribution? |
ARPE |
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3.8.2 |
Les contrats de subvention comprennent-ils des conditions et des règles pour le versement des subventions, comme des pièces justificatives, la suspension/cessation/réduction des subventions en cas de mise en œuvre insuffisante/partielle/tardive? Les bénéficiaires ont-ils la possibilité de formuler des observations à cet égard? |
ARPE |
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3.8.3 |
L’entité a-t-elle mis en place des procédures pour vérifier que les coûts déclarés par les bénéficiaires dans leurs demandes de paiement (par exemple, une déclaration sous la forme d’un rapport financier) sont réels, exacts, dûment enregistrés et éligibles conformément aux conditions du contrat de subvention? |
ARPE |
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3.8.4 |
L’entité a-t-elle mis en place:
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ARPE |
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3.8.5 |
Les contrats de subvention définissent-ils des exigences pour le contrôle interne, la comptabilité (y compris les rapports financiers) et l’audit externe? |
ARPE |
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3.8.6 |
L’entité a-t-elle mis en place des procédures assurant raisonnablement que les bénéficiaires des subventions respectent les exigences (contractuelles) relatives au contrôle interne, à la comptabilité et à l’audit externe? |
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CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées dans tous les aspects significatifs pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen de la passation de marchés et conformes aux critères fixés par la Commission européenne? |
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Orientations Les principes d’un système de passation de marchés doivent être indiqués dans un cadre juridique et réglementaire bien défini et transparent établissant clairement les méthodes, les procédures, les responsabilités et les contrôles appropriés. L’un des principes essentiels établis par ce cadre juridique est l’utilisation de la transparence et de la concurrence comme moyen pour obtenir des prix justes et raisonnables et un bon rapport coût/efficacité dans l’ensemble. Si le système de passation de marchés a son propre cadre, il bénéficie de l’environnement de contrôle global, y compris de l’accès du public aux informations, des contrôles internes effectués par l’entité, du système comptable de l’entité et de l’audit externe. Principes de l’article 154 du règlement financier La Commission peut accepter que des règles et des procédures relatives aux marchés publics sont appropriées lorsque les conditions suivantes sont réunies:
La législation nationale des États membres ou des pays tiers qui transpose la directive 2014/24/UE (abrogeant la directive 2004/18/CE) devrait être considérée comme équivalente aux règles appliquées par les institutions conformément au règlement financier. |
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CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité dispose-t-elle d’un cadre juridique et réglementaire clair pour la passation de marchés? |
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1.1 |
Le cadre juridique et réglementaire est-il organisé hiérarchiquement et les priorités sont-elles clairement établies? |
ARPE |
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1.2 |
Le public peut-il y accéder librement et facilement par des moyens appropriés? |
ARPE |
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1.3 |
S’applique-t-il à toutes les procédures de passation de marchés? |
ARPE |
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1.4 |
Quels sont les types de marchés (par exemple, de travaux, de services et de fournitures) régis par ce cadre? |
ARPE |
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CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): les principes suivants sont-ils intégrés dans les procédures, les règles et les critères du système de passation de marchés de l’entité: transparence, égalité de traitement, accès du public aux informations relatives aux passations de marchés, prévention des conflits d’intérêts et utilisation de procédures de mise en concurrence et du critère du rapport coût/efficacité? Ces principes doivent être intégrés dans les procédures, les règles et les critères du système de passation de marchés de l’entité conformément au principe général de proportionnalité. Ces principes ne sont pas absolus et un nombre limité d’exceptions peuvent être autorisées, pour autant qu’elles soient clairement indiquées, raisonnables et justifiées. |
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2.1 |
Transparence. Le système de passation de marchés prévoit-il un degré suffisant de transparence tout au long du cycle de passation de marchés (à savoir, invitation à soumissionner, évaluation, attribution et règlement des différends) afin d’encourager un traitement juste et équitable des soumissionnaires, autrement dit des fournisseurs et contractants potentiels? |
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2.2.1 |
Égalité de traitement. Le système de passation de marchés prévoit-il des procédures assurant que tous les soumissionnaires éligibles ont la même possibilité de participer à la mise en concurrence et garantissant l’absence de discrimination? |
ARPE |
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2.2.2 |
Égalité de traitement. Le système de passation de marchés contient-il des dispositions assurant l’égalité d’accès de tous les candidats potentiels? Il s’agit par exemple de l’absence de restriction à certains candidats, des mesures de publication et de publicité assurant la participation la plus large possible et des dispositions garantissant que le cahier des charges ne contient pas d’obstacles injustifiés à l’accès des candidats [du point de vue technique et administratif (par exemple, critères de sélection, d’exclusion et d’attribution) et en ce qui concerne le calendrier et les délais]. |
ARPE |
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2.2.3 |
Égalité de traitement. Le système de passation de marchés prévoit-il qu’il convient d’éviter les restrictions inutiles quant à la taille, la composition et la nature des soumissionnaires? |
ARPE |
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2.2.4 |
Égalité de traitement. Le système de passation de marchés contient-il des règles visant à maintenir les coûts des offres bas (par exemple, en ne changeant pas inutilement les formulaires de soumission, en n’exigeant pas d’informations peu utiles, en impartissant un délai suffisant pour l’élaboration des offres et en utilisant des systèmes de soumission électroniques, si possible)? |
ARPE |
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2.2.5 |
Égalité de traitement. Existe-t-il des mesures assurant que les offres sont conçues de manière à éviter toute manipulation des procédures d’appel d’offres? Par exemple, des mesures visant à ne pas dévoiler l’identité des soumissionnaires en utilisant des numéros, plutôt que leur nom, pour les identifier, ou encore à encourager la participation de nombreux soumissionnaires. Orientations: il y a manipulation des procédures d’appel d’offres lorsque des soumissionnaires se mettent d’accord entre eux pour éliminer la concurrence dans la procédure de passation de marchés, privant ainsi le public d’un prix juste. |
ARPE |
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2.3 |
Publication des informations relatives à la passation de marchés. Le système de passation de marchés prévoit-il l’accès du public à toutes les informations pertinentes pour la passation de marchés, comme les plans de passation de marchés, les possibilités de soumissionner, les attributions de marchés et les informations sur le règlement des plaintes relatives à la passation de marchés? Orientations La divulgation au public, par des moyens appropriés (par exemple, sites gouvernementaux ou d’agences, journaux des marchés publics, journaux nationaux ou régionaux ou à la demande des organismes responsables des marchés publics), d’informations sur les procédures de passation de marchés et leurs résultats est essentielle pour assurer la transparence. Afin de générer des données fiables et dans les délais, un bon système d’information enregistrera les données relatives aux opérations de passation de marchés et sera sûr. |
ARPE |
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2.4 |
Prévention des conflits d’intérêts. Le système de passation de marchés comprend-il des procédures et des règles visant à prévenir les conflits d’intérêts tout au long des procédures de passation de marchés? |
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2.5.1 |
Utilisation de procédures d’adjudication compétitives et rapport coût/efficacité. Le système de passation de marchés prévoit-il des procédures d’adjudication compétitives permettant d’obtenir la qualité souhaitée des services, des fournitures ou des travaux au meilleur prix possible? |
ARPE |
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2.5.2 |
Utilisation de procédures d’adjudication compétitives et rapport coût/efficacité. Le système de passation de marchés définit-il clairement les différentes procédures de passation de marchés pouvant être utilisées et la justification du recours à ces procédures? Éléments à prendre en considération:
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2.5.3 |
Utilisation de procédures d’adjudication compétitives et rapport coût/efficacité. Quels types de procédures de passation de marchés sont-ils prévus par le système de passation de marchés: procédure ouverte (internationale ou locale), procédure restreinte, contrats-cadres, système d’acquisition dynamique, dialogue compétitif, procédure négociée (le recours à la procédure négociée doit être limité à des montants raisonnables ou dûment justifiés), procédure sur la base d’une seule offre, etc.? |
ARPE |
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2.5.4 |
Utilisation de procédures d’adjudication compétitives et rapport coût/efficacité. Ces procédures sont-elles conçues de manière à permettre une concurrence juste et transparente? |
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CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
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Orientations concernant les différents types de procédures de passation de marchés |
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Procédure ouverte Qu’il soit international ou local, un marché est «ouvert» lorsque toutes les entreprises et tous les autres types d’opérateurs économiques peuvent présenter une offre. Dans ce cas, la plus grande publicité est donnée au marché, par la publication d’un avis de marché dans les journaux nationaux ou internationaux ainsi que dans tout autre média approprié. En procédure ouverte, toute personne physique ou morale souhaitant présenter une offre reçoit, sur simple demande, le dossier d’appel d’offres (payant ou gratuit), conformément aux modalités fixées dans l’avis de marché. Les offres sont examinées. L’éligibilité et la capacité financière, économique, technique et professionnelle des soumissionnaires sont vérifiées pour aboutir à une sélection. Les offres sont comparées et le contrat est attribué. Aucune négociation n’est autorisée. Procédure restreinte Un marché est «restreint» lorsque toutes les entreprises et tous les autres types d’opérateurs économiques peuvent demander à participer, mais que seuls ceux satisfaisant aux critères de sélection peuvent présenter une offre. Les critères de sélection et les tâches à effectuer sont décrits dans l’avis de marché publié. Une «liste longue» de tous les candidats ayant répondu à l’avis de marché est réduite pour parvenir à une liste des candidats les plus qualifiés sur la base de leurs réponses. Dans ce cas, la plus grande publicité est donnée au marché, par la publication d’un avis de marché dans les journaux nationaux ou internationaux ainsi que dans tout autre média approprié. Les dossiers d’appel d’offres sont envoyés aux candidats sélectionnés. Le marché est attribué après analyse et comparaison des offres des candidats sélectionnés. Aucune négociation n’est autorisée. Contrats-cadres Un contrat-cadre est un marché conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et un ou plusieurs opérateurs économiques. Il vise à établir les termes principaux d’une série de contrats spécifiques pouvant être conclus au cours d’une période donnée, notamment au regard de la durée, de l’objet, du prix, du montant maximal, des règles d’exécution du marché et des quantités envisagées. Les contrats-cadres passés avec plusieurs opérateurs économiques sont appelés contrats-cadres «multiples». Ces derniers prennent la forme de contrats séparés, mais sont tous conclus à des conditions identiques. Le cahier des charges précise le nombre maximal et minimal d’opérateurs avec lesquels le pouvoir adjudicateur entend contracter. La durée de ces contrats ne peut excéder un certain nombre d’années (quatre, par exemple), sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment, par l’objet du contrat-cadre. Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux contrats-cadres de façon abusive ou de telle sorte qu’ils aient pour objet ou pour effet d’empêcher, de restreindre ou de fausser la concurrence. Les contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre sont passés selon les termes fixés dans ledit contrat-cadre et doivent respecter les principes de transparence, de proportionnalité, d’égalité de traitement, de non-discrimination et de concurrence loyale. Système d’acquisition dynamique Un système d’acquisition dynamique est un processus entièrement électronique permettant d’effectuer des achats courants pendant une période limitée. Il est ouvert à toute entreprise ou à tout opérateur économique satisfaisant aux critères de sélection et ayant présenté une offre indicative techniquement conforme. Il n’y a pas de seuil spécifique. Pour chaque contrat individuel, le pouvoir adjudicateur publie un avis de marché et invite tous les contractants admis dans ce cadre à présenter une offre. Le marché est attribué à l’offre techniquement conforme qui est économiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport coût/efficacité est donc le seul critère d’attribution). Dialogue compétitif Lorsqu’un marché est particulièrement complexe, le pouvoir adjudicateur, dans la mesure où il estime que le recours direct à la procédure ouverte ou aux modalités existantes régissant la procédure restreinte ne permettra pas d’attribuer le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse, peut recourir au dialogue compétitif. Un marché peut être considéré comme «particulièrement complexe» lorsque le pouvoir adjudicateur n’est objectivement pas en mesure de définir les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins ou ses objectifs ou bien d’établir le montage juridique ou financier du projet. Il n’y a pas de seuil spécifique. Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché dans lequel ils font connaître leurs besoins et exigences, qu’ils définissent dans ce même avis et/ou dans un document descriptif. Ils doivent engager un dialogue avec les candidats satisfaisant aux critères de sélection de l’avis de marché. Ce dialogue peut porter sur tous les aspects de l’offre. Toutefois, il doit avoir lieu séparément avec chaque candidat, sur la base des solutions et des idées que celui-ci propose. Le pouvoir adjudicateur doit assurer l’égalité de traitement des soumissionnaires et la confidentialité des offres, Le nombre minimal de candidats invités à participer ne doit pas être inférieur à trois. Le nombre minimal de candidats invités à participer ne doit pas être inférieur à trois. Si le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection est inférieur à trois, le pouvoir adjudicateur peut poursuivre la procédure avec le seul ou les deux candidats qui remplissent les critères. Il ne peut inclure d’autres opérateurs économiques n’ayant pas participé à la procédure ni de candidats ne remplissant pas les critères de sélection pour parvenir au nombre requis. Au cours du dialogue, le pouvoir adjudicateur assure l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires. Il garantit également la confidentialité des solutions proposées et des informations communiquées par un des candidats participant au dialogue, sauf si celui-ci donne son accord à leur diffusion. Le pouvoir adjudicateur élabore un rapport justifiant la manière dont les dialogues ont été menés. Après avoir informé les participants de la conclusion du dialogue, le pouvoir adjudicateur les invite à remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions présentées et spécifiées au cours du dialogue. Ces offres comprennent tous les éléments requis et nécessaires pour la réalisation du projet. Sur demande du pouvoir adjudicateur, ces offres peuvent être clarifiées, précisées et perfectionnées, sans toutefois avoir pour effet de modifier des éléments fondamentaux de l’offre ou de l’appel d’offres, étant donné que les variations sont susceptibles de fausser la concurrence ou d’avoir un effet discriminatoire. À la demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire ayant remis l’offre économiquement la plus avantageuse peut être amené à clarifier des aspects de son offre ou à confirmer les engagements figurant dans celle-ci, à condition que ceci n’ait pas pour effet de modifier des éléments substantiels de l’offre ou de l’appel d’offres, de fausser la concurrence ou d’entraîner des discriminations. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prévoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue. Le marché est attribué à l’offre techniquement conforme qui est économiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport coût/efficacité est donc le seul critère d’attribution). Les formulaires standard doivent être adaptés en tant que de besoin. Procédure négociée/procédure de passation de marchés sur la base d’une seule offre Un marché peut être attribué directement («sur la base d’une seule offre» ou par «procédure négociée») dans des cas bien définis (par exemple, lorsque le marché à conclure n’excède pas une certaine valeur ou lorsque des circonstances exceptionnelles justifient une attribution directe). Dans le cas d’une procédure négociée, il convient de nommer un comité d’évaluation pour conduire la négociation. Dans tous les cas, le pouvoir adjudicateur doit élaborer un rapport expliquant comment le(s) participant(s) à la négociation a(ont) été sélectionné(s) et comment le prix a été fixé et exposant les fondements de sa décision d’attribution. Le pouvoir adjudicateur doit veiller à ce que les principes fondamentaux relatifs aux procédures de passation de marchés, tels que le respect des règles d’éligibilité (règles de nationalité) et des critères de sélection et d’exclusion, soient dûment respectés. Remarque: conformément à l’annexe I, section 2, points 11 et 12, du règlement financier, le recours à la procédure négociée devrait être limité à des montants raisonnables ou être dûment justifié. |
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CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées pour la passation de marchés? |
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3.1.1 |
Le système de passation de marchés assure-t-il un niveau de transparence suffisant dans la passation de marchés?
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3.1.2 |
Le système de passation de marchés définit-il des règles pour la publication d’un avis de marché incluant:
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ARPE |
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3.1.3 |
Le système de passation de marchés prévoit-il des règles pour communiquer avec les fournisseurs potentiels, dans le même délai et de la même manière, notamment:
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ARPE |
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3.2.1.1 |
Le système de passation de marchés inclut-il des règles assurant la sécurité et la confidentialité des informations soumises, notamment:
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ARPE |
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3.2.2.1 |
Le système de passation de marchés définit-il une procédure claire pour l’ouverture des offres, notamment:
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ARPE |
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3.2.3.1 |
Le système de passation de marchés prévoit-il des critères clairs, objectifs et non discriminatoires pour:
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ARPE |
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3.2.3.2 |
Ces critères de sélection sont-ils précisés et notifiés dans les avis de marché? |
ARPE |
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3.2.3.3 |
Le système de passation de marchés prévoit-il des critères clairs et objectifs pour évaluer la capacité économique et financière des soumissionnaires? Exemples de critères: bilan des trois dernières années, chiffre d’affaires/revenus/recettes d’exploitation des trois dernières années, personnel employé au cours des trois dernières années. |
ARPE |
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3.2.3.4 |
Le système de passation de marchés prévoit-il des critères clairs et objectifs pour évaluer la capacité technique et professionnelle des soumissionnaires? Exemples de critères: services fournis, fournitures livrées et travaux exécutés au cours des trois dernières années, échantillons, descriptions, photos et cahier des charges des produits et/ou équipements livrés. |
ARPE |
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3.2.4.1 |
Le système de passation de marchés prévoit-il des critères clairs, objectifs et non discriminatoires pour procéder à une évaluation détaillée des aspects techniques et financiers des offres? |
ARPE |
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3.2.4.2 |
Existe-t-il des critères et règles clairs et objectifs pour déterminer les résultats de l’évaluation (par exemple, indication des critères principaux pour chaque candidat ou soumissionnaires)? |
ARPE |
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3.2.4.3 |
Les marchés sont-ils attribués sur la base de critères d’attribution clairs et notifiés? Les marchés sont-ils attribués au soumissionnaire qui propose le prix le plus bas et selon la procédure du meilleur rapport coût/efficacité (c’est-à-dire l’offre économiquement la plus avantageuse)? |
ARPE |
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3.2.5.1 |
Les évaluations sont-elles effectuées par plus d’un évaluateur ou de préférence par un comité? |
ARPE |
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3.2.5.2 |
Des critères sont-ils prévus pour la nomination des membres du comité d’évaluation? En fonction de la valeur du marché et du niveau de risque, le comité peut comprendre non seulement des membres de différents départements mais aussi éventuellement des experts externes. |
ARPE |
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3.2.5.3 |
Le rôle, la fonction, la composition et les règles de fonctionnement des comités d’évaluation sont-ils décrits? Les responsabilités du président, qui n’a pas le droit de vote, et des membres votants du comité sont-elles clairement définies? Y a-t-il un secrétaire du comité chargé d’assurer l’ensemble des tâches administratives afférentes à la procédure d’évaluation? |
ARPE |
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3.2.5.4 |
Y a-t-il des procédures adéquates pour la conservation des documents d’appel à la concurrence et de proposition (confidentiels) et l’accès à ceux-ci? |
ARPE |
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3.2.5.5 |
Les responsables de l’évaluation ne sont-ils pas dans une situation de conflit d’intérêts (par exemple en raison de l’obligation de divulgation) et sont-ils tenus par des exigences de confidentialité? Dans le cas où un comité d’évaluation a été formé, des considérations d’ordre professionnel et relatives à l’intégrité doivent être prises en considération lors de la sélection des membres et cet examen doit, si possible, être effectué par un membre ne faisant pas partie de l’équipe de la passation de marchés. |
ARPE |
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3.2.5.6 |
Tous les aspects pertinents de l’évaluation sont-ils inclus dans un rapport écrit signé par les évaluateurs/le comité d’évaluation? |
ARPE |
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CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
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Orientations relatives aux comités d’évaluation |
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Nomination et composition Les offres doivent être ouvertes et évaluées par des évaluateurs ou un comité d’évaluation nommé officiellement par le pouvoir adjudicateur et comprenant un président non votant, un secrétaire non votant et un nombre impair de membres votants. Les évaluateurs doivent recevoir des informations précises concernant le calendrier prévu et la charge de travail qu’implique leur fonction. Les évaluateurs doivent être disponibles pour toute la période d’évaluation prévue. Des évaluateurs remplaçants doivent être désignés pour chaque procédure afin d’anticiper toute indisponibilité. Les membres votants doivent avoir une connaissance suffisante de la langue dans laquelle les offres sont soumises. Les membres votants doivent être dotés de toutes les capacités techniques et administratives nécessaires pour se prononcer valablement sur les offres. Leur identité doit rester confidentielle. Impartialité et confidentialité Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité et de confidentialité. Tout membre qui se trouve en situation effective ou potentielle de conflit d’intérêts avec un soumissionnaire ou un demandeur doit en faire part et se retirer sans délai du comité d’évaluation. Pendant le déroulement d’une procédure de passation de marchés, les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les demandeurs, candidats ou soumissionnaires ne peuvent avoir lieu que dans des conditions garantissant la transparence et l’égalité de traitement. Aucune information relative à l’analyse, à la clarification ou à l’évaluation des offres/des propositions ou relative aux décisions d’attribution du marché/de la subvention ne peut être divulguée avant l’approbation du rapport d’évaluation par le pouvoir adjudicateur. Toute tentative par un candidat, soumissionnaire ou demandeur visant à influencer la procédure de quelque manière que ce soit (notamment en prenant contact avec des membres du comité d’évaluation) peut entraîner le rejet immédiat de son offre ou de sa proposition. À l’exception de la séance d’ouverture des offres, tous les travaux du comité d’évaluation sont confidentiels. Afin d’assurer la confidentialité des délibérations, la participation aux réunions du comité d’évaluation est strictement limitée aux membres du comité d’évaluation désignés. À l’exception des copies données aux évaluateurs, les offres ou les propositions ne doivent pas quitter la salle/le bâtiment dans lequel se tiennent les réunions du comité avant la fin des travaux du comité d’évaluation. Elles doivent être gardées en lieu sûr lorsqu’elles ne sont pas utilisées. Responsabilités des membres du comité d’évaluation Le président coordonne la procédure d’évaluation et garantit son impartialité et sa transparence. Les membres votants du comité d’évaluation sont collectivement responsables des décisions prises par le comité. Le secrétaire du comité assure l’ensemble des tâches administratives afférentes à la procédure d’évaluation, notamment la rédaction des procès-verbaux des réunions du comité d’évaluation, le classement de ceux-ci ainsi que des données et documents pertinents, et l’élaboration des rapports d’évaluation. Toute demande de clarification nécessitant une communication avec les soumissionnaires ou les demandeurs durant la procédure d’évaluation doit être faite par écrit. Calendrier Le comité d’évaluation doit être constitué suffisamment tôt pour assurer la disponibilité des membres afin de préparer et de mener à terme la procédure d’évaluation. L’évaluation des offres doit être achevée à temps afin de permettre l’achèvement de la procédure d’appel d’offres dans la période de validité des offres. Il est très important que tous les soumissionnaires – qu’il s’agisse de l’attributaire ou des soumissionnaires non retenus – reçoivent cette information dans les meilleurs délais. Une fois l’évaluation réalisée, le pouvoir adjudicateur doit rapidement prendre la décision d’attribution en approuvant les rapports d’évaluation. Période de validité Les soumissionnaires sont tenus par leurs offres pendant la période prescrite dans l’invitation à soumissionner et/ou dans le dossier d’appel d’offres. Cette période doit être suffisamment longue pour permettre au pouvoir adjudicateur d’analyser les offres, d’approuver la proposition d’attribution, de notifier l’attribution à l’attributaire et aux autres soumissionnaires et de signer le contrat. La période de validité des offres doit être fixée à un nombre approprié de jours calendrier (par exemple, 90) à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. |
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CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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3.2.6.1 |
Le système de passation de marchés prévoit-il des règles pour informer les soumissionnaires ainsi que le public du résultat de l’appel d’offres:
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ARPE |
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3.2.6.2 |
Le système de passation de marchés prévoit-il des règles donnant la possibilité d’un débriefing aux fournisseurs, à sa demande:
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ARPE |
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3.3.1 |
Le système de passation de marchés donne-t-il des informations sur la façon de déposer une plainte relative à la procédure de passation de marchés? Les plaintes sont-elles examinées par un service ou un organe qui:
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ARPE |
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SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS (8) |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées dans tous leurs aspects significatifs pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union européenne/garanties budgétaires au moyen d’instruments financiers et conformes aux critères fixés par l’Union européenne? |
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Orientations Un instrument financier peut prendre la forme de participations ou quasi-participations, de prêts ou de garanties ou encore d’autres instruments avec partage des risques et peut être combiné à d’autres formes d’aide financière. Règlement financier applicable au budget général de l’Union européenne La Commission peut mettre en œuvre des instruments financiers en gestion indirecte en confiant des tâches aux entités et à leurs intermédiaires financiers. Le titre X du règlement financier applicable au budget général de l’Union européenne définit comme suit les principes et conditions pour la mise en œuvre des instruments financiers:
Normes comptables internationales pour les entités de droit privé D’après les IAS (normes comptables internationales) 32 et 39, on entend par «instrument financier»«tout contrat qui donne lieu à un actif financier d’une entité et à un passif financier ou à un instrument de capitaux propres d’une autre entité». La norme IAS 32 (instruments financiers) décrit dans les grandes lignes les exigences comptables pour la présentation des instruments financiers, en particulier en ce qui concerne leur classification en tant qu’actif financier, que passif financier et qu’instrument de capitaux propres. Cette norme prévoit aussi des orientations sur la classification des intérêts, des dividendes et des pertes/profits y afférents et sur le moment auquel l’actif financier et le passif financier peuvent être compensés. La norme IAS 39, qui a été révisée en décembre 2003, s’applique aux périodes annuelles ouvertes à compter du 1er janvier 2005 et est remplacée par la norme IFRS 9 «Instruments financiers» pour les périodes annuelles ouvertes à compter du 1er janvier 2015. La norme IFRS 9 «Instruments financiers» définit les exigences relatives à la comptabilisation et à l’évaluation pour les instruments financiers ainsi que certains contrats d’achat ou de vente d’éléments non financiers. La norme de l’International Accounting Standards Board (IASB) vient s’ajouter à cette norme puisqu’elle complète les différentes phases de son projet global sur les instruments financiers, et elle remplacera en fin de compte totalement la norme IAS 39 Instruments financiers: comptabilisation et évaluation. Normes comptables internationales pour les entités de droit public Les normes IPSAS (normes comptables internationales pour le secteur public) 28 à 30 s’appliquent aux entités de droit public. Les définitions des instruments financiers, de l’actif financier, du passif financier et des instruments de capitaux propres sont pour l’essentiel les mêmes que dans la norme IAS 32. La norme IFRS 9 n’a pas d’équivalent dans les normes IPSAS et ne s’applique donc pas. Les instruments financiers peuvent être classés sur la base de leur méthode d’évaluation:
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SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité dispose-t-elle d’un cadre juridique et réglementaire clair pour l’utilisation et la mise en œuvre des instruments financiers? Les principes relatifs au recours à des instruments financiers doivent être indiqués dans un cadre juridique et réglementaire bien défini et transparent établissant clairement les méthodes, les procédures, les responsabilités et les contrôles appropriés. Si les instruments financiers ont leur propre cadre, ils bénéficient de l’environnement de contrôle global, des contrôles internes effectués par l’entité, du système comptable de l’entité et de l’audit externe. |
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1.1 |
L’entité dispose-t-elle d’un cadre juridique et réglementaire pour les instruments financiers contenant:
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ARPE |
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1.2 |
Quels types d’instruments financiers l’entité utilise-t-elle ou entend-elle utiliser? Obtenez une description détaillée:
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ARPE |
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1.3 |
Comment les instruments financiers sont-ils fournis aux bénéficiaires (emprunteurs)? Comment les instruments financiers sont-ils garantis et par quel type d’engagements et/ou de garanties? Veuillez répondre aux questions suivantes concernant:
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ARPE |
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1.4 |
L’entité dispose-t-elle d’orientations ou de règles opératoires et de manuels pour les instruments financiers utilisés? |
ARPE |
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1.5 |
L’entité utilise-t-elle des modèles standard pour la fourniture des instruments financiers, comme des contrats types? Veuillez répondre aux questions suivantes concernant:
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ARPE |
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1.6 |
Ces contrats définissent-ils clairement les modalités et conditions pertinentes? |
ARPE |
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SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): les conditions et principes suivants sont-ils intégrés dans les procédures, les règles et les critères relatifs aux instruments financiers de l’entité? Principes fondamentaux (article 209, paragraphe 1, du règlement financier) Les instruments financiers sont utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière, de transparence, de proportionnalité, de non-discrimination, d’égalité de traitement et de subsidiarité, et à leurs objectifs et, le cas échéant, à la durée fixée dans l’acte de base applicable à ces instruments financiers. Sélection des intermédiaires financiers (article 208 du règlement financier) Les intermédiaires financiers sont choisis dans le cadre de procédures ouvertes, transparentes, proportionnées et non discriminatoires et prévenant les conflits d’intérêts. Les intermédiaires financiers ou destinataires finaux des instruments financiers sont sélectionnés en tenant dûment compte de la nature de l’instrument financier à mettre en œuvre, de l’expérience et de la capacité opérationnelle et financière des entités concernées, et/ou de la viabilité économique des projets des destinataires finaux. Ce choix est transparent, justifié par des motifs objectifs et ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts. Conditions applicables aux instruments financiers et aux garanties budgétaires (article 209 du règlement financier) Les instruments financiers et les garanties budgétaires doivent respecter les conditions de base suivantes: ils remédient aux défaillances des marchés ou à une inadéquation de ceux-ci en matière d’investissements, additionnalité, absence de distorsion de la concurrence dans le marché intérieur et cohérence avec les règles en matière d’aides d’État, effet de levier, alignement des intérêts et rémunération correspondant au partage du risque. Orientations Les principes susmentionnés doivent être intégrés dans les procédures, les règles et les critères relatifs aux instruments financiers de l’entité conformément au principe général de proportionnalité. Ces principes ne sont pas absolus et un nombre limité d’exceptions peuvent être autorisées, pour autant qu’elles soient clairement indiquées, raisonnables et justifiées. |
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2.1.1 |
Principes fondamentaux. Les principes fondamentaux suivants sont-ils intégrés dans les procédures, les règles et les critères relatifs à l’utilisation et à la mise en œuvre des instruments financiers/garanties budgétaires de l’entité?
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ARPE |
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2.2.1 |
Sélection des intermédiaires financiers. Quelle est la procédure appliquée par l’entité pour la sélection des intermédiaires financiers (10)? |
ARPE |
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2.2.2 |
Sélection des intermédiaires financiers. Les intermédiaires financiers sont-ils choisis dans le cadre de procédures ouvertes, transparentes, proportionnées, non discriminatoires et prévenant les conflits d’intérêts? |
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2.2.3 |
Sélection des intermédiaires financiers. Les intermédiaires financiers ou destinataires finaux des instruments financiers sont-ils sélectionnés en tenant dûment compte de la nature de l’instrument financier à mettre en œuvre, de l’expérience et de la capacité opérationnelle et financière des entités concernées, et/ou de la viabilité économique des projets des destinataires finaux? Ce choix est-il transparent et justifié par des motifs objectifs et ne donne-t-il pas lieu à un conflit d’intérêts? |
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2.3.1 |
Conditions relatives aux instruments financiers. Les systèmes, règles et procédures de l’entité l’autorisent-ils à mettre en œuvre des instruments financiers qui remédient aux défaillances des marchés ou à une inadéquation de ceux-ci en matière d’investissement, dont la viabilité financière est établie selon des normes internationalement acceptées, mais qui ne génèrent pas un financement suffisant sur le marché? |
ARPE |
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2.3.2 |
Conditions relatives aux instruments financiers. Les systèmes, règles et procédures de l’entité lui permettent-ils de mettre en œuvre des instruments financiers qui respectent le principe d’additionnalité (les instruments financiers ne devraient pas viser à remplacer ceux d’un État membre, un financement privé ou une autre intervention financière de l’Union européenne)? |
ARPE |
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2.3.3 |
Conditions relatives aux instruments financiers. Les systèmes, règles et procédures en place au sein de l’entité l’autorisent-ils à se conformer à la condition d’alignement des intérêts par le biais de dispositions telles que le cofinancement, les exigences de partage des risques ou les incitations financières, tout en prévenant un conflit d’intérêts avec d’autres activités de l’entité en question? |
ARPE |
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2.3.4 |
Conditions relatives aux instruments financiers. Les systèmes, règles et procédures de l’entité lui permettent-ils de réaliser et de mesurer un effet de levier et un effet multiplicateur, y compris, le cas échéant, la maximisation des investissements privés? |
ARPE |
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SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures pour l’utilisation et la mise en œuvre de ses instruments financiers? |
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3.1.1 |
L’entité a-t-elle mis en place des procédures pour le suivi de l’utilisation des instruments financiers s’appuyant sur les rapports et la comptabilité fournis par les intermédiaires financiers et sur les audits disponibles et les contrôles effectués par l’intermédiaire financier? |
ARPE |
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3.1.2 |
En l’absence d’intermédiaire financier, l’entité a-t-elle mis en place des procédures pour assurer le suivi direct de l’utilisation des instruments financiers en se fondant sur les rapports et la comptabilité fournis par les destinataires finaux? |
ARPE |
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Orientations: suivi des instruments financiers
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3.2.1 |
Quels sont les systèmes et procédures d’enregistrement et de rapport relatifs aux prêts? |
ARPE |
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3.2.2 |
Ces systèmes et procédures sont-ils adéquats? |
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3.2.3 |
Les contrats de prêt sont-ils approuvés sur la base de critères adéquats et transparents? |
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3.2.4 |
Le compte du contrat (grand livre des comptes) fait-il l’objet de rapprochements réguliers (au moins chaque mois) avec le système d’enregistrement des contrats? |
ARPE |
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3.3.1 |
Quels sont les systèmes et procédures d’enregistrement et de rapport relatifs aux garanties? |
ARPE |
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3.3.2 |
Ces systèmes et procédures sont-ils adéquats? |
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3.3.3 |
Les garanties sont-elles approuvées sur la base de critères adéquats et transparents? |
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3.3.4 |
Le compte du contrat (grand livre des comptes) fait-il l’objet de rapprochements réguliers (au moins chaque mois) avec le système d’enregistrement des contrats? |
ARPE |
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3.3.5 |
En ce qui concerne les garanties budgétaires, l’entité est-elle en mesure de rendre compte de manière adéquate de leur mise en œuvre, y compris — lorsque la contribution rembourse des dépenses — des comptes établis pour les dépenses exposées, et de produire une déclaration de gestion confirmant que: i) les informations sont présentées de manière appropriée et sont complètes et exactes; ii) la contribution a été utilisée aux fins prévues; iii) les systèmes de contrôle mis en place offrent les garanties nécessaires quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes; et iv) un résumé des rapports finaux d’audit et des contrôles effectués, y compris une analyse de la nature et de l’étendue des erreurs et des faiblesses relevées dans les systèmes, et que des mesures correctrices ont été prises ou sont prévues? |
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3.4.1 |
Quels sont les systèmes et procédures d’enregistrement et de rapport relatifs aux bonifications d’intérêts? |
ARPE |
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3.4.2 |
Ces systèmes et procédures sont-ils adéquats? |
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3.4.3 |
Les bonifications d’intérêts sont-elles approuvées sur la base de critères adéquats et transparents? |
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3.5.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une stratégie en matière de fonds propres ou d’orientations relatives aux investissements en fonds propres et d’un processus de diligence raisonnable, approuvés par le conseil d’administration ou tout autre organe de gouvernance approprié? |
ARPE |
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3.5.2 |
L’entité procède-t-elle systématiquement à une évaluation de ses opérations de fonds propres, au moment de l’approbation et périodiquement pendant la durée de vie de l’investissement? Décrivez les informations et les méthodes utilisées pour l’évaluation. |
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3.5.3 |
L’entité dispose-t-elle d’un processus établi pour gérer les sorties de ses investissements en fonds propres? La stratégie en matière de fonds propres énonce-t-elle des exigences relatives à un plan de sortie en temps opportun? |
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3.5.4 |
L’entité gère-t-elle activement son portefeuille d’instruments de fonds propres? Des membres de son conseil d’administration disposent-ils d’un mandat au sein des sociétés dans lesquelles elle investit (pour les investissements en fonds propres directs) ou dispose-t-elle de moyens similaires pour suivre de près la performance des sociétés dans lesquelles elle investit? Dans le cas d’investissements dans des fonds, l’entité compte-t-elle des membres nommés dans les organes représentant les investisseurs au sein des fonds? |
ARPE |
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SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS — QUESTIONS SUPPLÉMENTAIRES CONCERNANT LES GARANTIES BUDGÉTAIRES (facultatif) (11) |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité dispose-t-elle d’un système de gestion du risque de crédit et utilise-t-elle un système de notation interne des risques adaptés à la nature, à la taille et à la complexité de ses activités? Orientations La plupart des entités mettant en œuvre des garanties budgétaires sont des établissements de crédit ou des entreprises d’investissement soumis à une réglementation et à une surveillance, notamment en ce qui concerne le risque de crédit, la notation du risque et les systèmes et procédures informatiques nécessaires à leur fonctionnement. Ce sous-point a pour objet d’évaluer la fiabilité de la fonction de gestion des risques de l’entité, y compris sa gouvernance et son système interne de notation du risque de crédit, laquelle est importante pour une évaluation future des accords de partage des risques entre l’Union européenne et l’entité, ainsi que pour la rémunération de l’Union européenne découlant du risque pris par celle-ci [article 209, paragraphe 2, point f), du règlement financier]. L’exposition de l’Union européenne aux contreparties au titre des garanties budgétaires comprend un passif éventuel représentant le passif financier de l’Union européenne qui n’est pas entièrement couvert par des provisions (article 211 du règlement financier). Afin d’évaluer le risque que des contreparties réclament des paiements de l’Union européenne pour des appels de garantie supérieurs au provisionnement disponible, la Commission doit vérifier au moins une fois par an l’exposition de l’Union européenne découlant de chaque garantie budgétaire. À cette fin, les contreparties sont invitées à fournir chaque année à la Commission des informations sur les obligations financières en cours qui découlent pour l’Union des garanties budgétaires, y compris une évaluation des risques et des informations sur le classement des opérations couvertes par la garantie budgétaire, ainsi que les probabilités de défaut (article 219, paragraphe 6, du règlement financier). La Commission se fonde sur ces informations pour évaluer la viabilité des passifs éventuels (article 210, paragraphe 3, du règlement financier) et réexaminer régulièrement le taux de provisionnement de chaque garantie budgétaire (article 211, paragraphe 1, du règlement financier). Les normes relatives à la réglementation, à la surveillance et à la gestion des risques des banques sont décrites par:
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6a.1 |
Politique/cadre stratégique en matière de risque. L’entité a-t-elle mis en place une politique et une stratégie solides pour détecter, gérer, mesurer et maîtriser le risque (en mettant l’accent sur le risque de crédit)? |
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6a.1.1 |
L’entité dispose-t-elle d’une politique en matière de risque qui:
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ARPE |
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6a.1.2 |
L’entité dispose-t-elle d’une stratégie ou de lignes directrices en matière de risque, approuvées par les dirigeants, qui, régulièrement:
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ARPE |
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6a.2 |
Gouvernance des risques. L’entité dispose-t-elle d’un cadre organisationnel approprié pour permettre une gestion, une mesure et une maîtrise efficaces du risque de crédit, doté des ressources humaines et techniques qualitatives et quantitatives suffisantes pour accomplir les tâches requises? |
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6a.2.1 |
La répartition des responsabilités au sein de l’entité est-elle clairement définie de sorte que:
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ARPE |
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6a.2.2 |
La séparation des tâches est-elle mise en œuvre de telle sorte que:
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ARPE |
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6a.2.3 |
Le champ d’application des activités du service de gestion des risques est-il suffisamment complet pour inclure autant que possible les aspects suivants:
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ARPE |
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6a.2.4 |
Les politiques de l’entité décrivent-elles clairement les niveaux de délégation des approbations à la direction (13) et les approbations sont-elles effectuées conformément aux politiques et aux orientations écrites de l’entité et par le niveau de direction approprié? |
ARPE |
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6a.3 |
L’entité dispose-t-elle d’un système efficace de détection, d’analyse et de suivi du risque de crédit? |
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6a.3.1 |
Le système de détection des risques de l’entité comprend-il les éléments suivants:
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ARPE |
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6a.3.2 |
Le service de gestion des risques procède-t-il à une évaluation impartiale de la qualité des crédits/investissements individuels et du portefeuille global, notamment du caractère approprié de la notation des risques de crédit et de l’estimation des pertes? Cette deuxième opinion est-elle formulée au cours de l’étape de l’approbation, puis régulièrement réexaminée pendant la durée des opérations? |
ARPE |
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6a.3.3 |
La mesure du risque de crédit tient-elle compte, dans la mesure du possible, des aspects suivants:
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ARPE |
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6a.3.4 |
Le système d’information de gestion (du risque de crédit) de l’entité comprend-il les caractéristiques suivantes:
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ARPE |
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6a.4 |
L’entité utilise-t-elle un système de notation interne des risques adapté à la nature, à la taille et à la complexité de ses activités? |
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6a.4.1 |
L’entité est-elle en mesure de documenter le raisonnement à la base de son choix de critères de notation et de fournir des données et des analyses démontrant que les critères et les procédures de notation sont susceptibles d’aboutir à des notations qui différencient le risque de manière judicieuse? |
ARPE |
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6a.4.2 |
Le système de notation des risques de l’entité intègre-t-il autant que possible les caractéristiques suivantes:
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ARPE |
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6a.4.3 |
L’entité conserve-t-elle des données sur les taux de défaut effectifs associés à chaque échelon de notation et à la migration des notations? |
ARPE |
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6a.4.4 |
L’entité dispose-t-elle de politiques et de procédures complètes sur la validation effective du système de notation (14) et sur le contrôle indépendant régulier de l’adéquation du système de notation interne des risques? |
ARPE |
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SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS — QUESTIONS SUPPLÉMENTAIRES (facultatif) (15) |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité observe-t-elle dans le cadre de la sélection/de la mise en œuvre des instruments financiers/des garanties financières soutenus par des fonds de l’Union européenne des normes équivalentes à la législation de l’Union européenne en vigueur et des normes internationales et européennes reconnues et à ce titre: a) s’abstient-elle de soutenir les actions contribuant à l’évasion fiscale et b) s’abstient-elle d’engager des opérations avec des entités constituées ou établies dans des pays et territoires non coopératifs à des fins fiscales? Orientations Les normes en matière d’évasion fiscale visent globalement à faire en sorte que les règles fiscales nécessaires à une imposition effective soient en place et ne soient pas contournées:
Sur la base de ces normes en matière d’évasion fiscale, les projets financés par l’Union européenne ne devraient pas se caractériser par une planification fiscale agressive et devraient avoir des motifs opérationnels solides (autres que fiscaux) pour une structure donnée, sans tirer parti des aspects techniques d’un système fiscal ou des disparités entre deux systèmes fiscaux ou plus pour réduire la charge fiscale. La liste des «marqueurs» de la directive 2018/822/UE du 25 mai 2018 («DAC6») facilite la détection des transactions susceptibles de comporter des caractéristiques d’évasion fiscale ou d’abus fiscal et pourrait servir de référence aux évaluateurs. Les éléments suivants devraient également être pris en compte lors de l’évaluation visant à déterminer si les procédures et règles d’évaluation ex ante de l’entité en matière de diligence raisonnable sont suffisamment complètes pour lui permettre de satisfaire aux exigences de ce pilier:
Dans leur évaluation, les évaluateurs devraient tenir compte des orientations pertinentes publiées par la Commission, telles que la communication de la Commission sur les nouvelles exigences visant à lutter contre l’évasion fiscale introduites dans la législation de l’Union européenne régissant les opérations de financement et d’investissement [C(2018) 1756 final] et les mises à jour ultérieures. |
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6b.1 |
Les règles de l’organisation en vertu desquelles les instruments financiers soutenus par des fonds de l’Union européenne sont sélectionnés/mis en œuvre contiennent-elles une référence explicite à l’évaluation des risques d’évasion fiscale et aux interdictions relatives aux pays et territoires non coopératifs (PTNC) à des fins fiscales, sur la base des normes suivantes:
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ARPE |
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6b.2 |
En ce qui concerne les contrôles liés à l’évasion fiscale, quelles règles et procédures l’entité a-t-elle mises en place pour que les instruments financiers soutenus par des fonds de l’Union européenne ne soutiennent pas des actions qui contribuent à l’évasion fiscale? |
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ARPE |
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6b.2.1 |
Le champ d’application des procédures et règles de l’évaluation de diligence raisonnable ex ante de l’entité est-il suffisamment complet pour couvrir les entités concernées participant aux flux financiers du projet? |
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6b.2.2 |
L’évaluation de diligence raisonnable ex ante de l’entité en matière fiscale lui permet-elle de déterminer, si nécessaire jusqu’au bénéficiaire effectif ultime, si:
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6b.2.3 |
L’évaluation de la diligence raisonnable ex ante en matière fiscale de l’entité tient-elle compte de la présence de pays et territoires qui se sont engagés à remédier aux déficiences détectées par l’Union européenne dans les entités (22) concernées à titre de risque potentiel d’évasion fiscale, par exemple en ce qui concerne i) la transparence; ii) l’équité fiscale; et iii) l’érosion de la base d’imposition et le transfert des bénéfices (BEPS), en tenant compte des conclusions du Conseil établissant les critères de la liste de l’Union européenne des pays et territoires non coopératifs à des fins fiscales? Dans l’affirmative, l’évaluation de la diligence raisonnable en matière fiscale de l’entité détermine-t-elle des mesures de surveillance possibles afin de remédier à ces déficiences? |
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6b.3 |
En ce qui concerne les PTNC, les règles et procédures de l’entité garantissent-elles que lorsqu’elle met en œuvre des instruments financiers soutenus par des fonds de l’Union européenne, l’entité:
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ARPE |
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SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS — QUESTIONS SUPPLÉMENTAIRES (facultatif) (23) |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité observe-t-elle dans le cadre de la sélection/de la mise en œuvre d’instruments financiers/de garanties budgétaires des normes équivalentes à la législation de l’Union européenne en vigueur et aux normes internationales et européennes reconnues? À ce titre: a) s’abstient-elle de soutenir les actions contribuant au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme? et b) s’abstient-elle d’engager des opérations nouvelles ou renouvelées avec des entités constituées ou établies dans des pays ou territoires recensés en tant que pays tiers à haut risque par l’Union européenne? Orientations sur la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LBC/LFT) Les normes relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme visent globalement à prévenir l’utilisation abusive du système financier à des fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme grâce à l’application de mesures préventives.
Un examen des règles et procédures de l’entité viserait à déterminer:
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6c.1 |
En ce qui concerne la lutte contre le blanchiment de capitaux (LBC) et la lutte contre le financement du terrorisme (LFT), l’entité dispose-t-elle de politiques, de contrôles et de procédures appropriés pour garantir que les actions financées par l’Union européenne ne contribuent pas au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme? |
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6c.1.1 |
L’entité dispose-t-elle de politiques, de contrôles et de procédures adéquates pour détecter et évaluer les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme auxquels elle est exposée, en tenant compte de facteurs de risques y compris ceux liés à ses clients, pays ou zones géographiques, produits, services, transactions ou canaux de distribution? |
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6c.1.2 |
Lorsqu’elle fournit des fonds de l’Union européenne à des tiers, l’entité applique-t-elle des mesures de diligence raisonnable à l’égard de la clientèle comprenant:
Lorsqu’elle applique ces mesures de diligence raisonnable à l’égard de la clientèle, l’entité applique-t-elle des obligations de diligence raisonnable à l’égard de la clientèle renforcées, en particulier lorsqu’elle traite avec:
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6c.2 |
Pour les pays et territoires identifiés comme pays tiers à haut risque, compte tenu de la directive (UE) 2015/849, l’entité — lors de la mise en œuvre d’un projet financé par l’Union européenne:
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SEPTIÈME PILIER — EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité applique-t-elle des règles et des procédures appropriées permettant d’exclure des tiers de l’accès aux financements au moyen de la passation de marchés, de subventions et/ou d’instruments financiers? (27) |
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SEPTIÈME PILIER — EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): l’entité dispose-t-elle d’un cadre juridique et réglementaire clair pour l’exclusion du financement? |
ARPE |
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SEPTIÈME PILIER — EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): Les critères d’exclusion suivants sont-ils intégrés dans les procédures et règles d’attribution de marchés, de subventions et/ou d’instruments financiers (28)? |
ARPE |
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2.1 |
Les tiers sont-ils exclus du financement si ces tiers ou une personne disposant de pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle sur eux, ou un membre de leur organe d’administration, de direction ou de surveillance, ont fait l’objet d’un jugement définitif ou d’une décision administrative définitive pour l’une des raisons suivantes (29):
Existe-t-il des dérogations aux dispositions qui précèdent pour des motifs justifiés, par exemple:
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2.2 |
La proportionnalité est-elle prise en considération dans le cadre de la décision d’exclusion du financement? |
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2.3 |
Les droits de la défense sont-ils pris en considération dans le cadre de la décision d’exclusion du financement? |
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2.4 |
L’évaluation des mesures correctives mises en place par l’entité pour démontrer sa fiabilité est-elle prise en considération dans le cadre de la décision d’exclusion du financement? |
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SEPTIÈME PILIER — EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures d’exclusion (dans le cadre de l’octroi de subventions/de la passation de marchés/des instruments financiers, le cas échéant) sur la base des exigences citées au point 2? |
ARPE |
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3.1 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures d’exclusion de l’octroi de subventions? |
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3.2 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures d’exclusion de la procédure de passation de marché? |
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3.3 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures d’exclusion pour les instruments financiers? |
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HUITIÈME PILIER — PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES DES FONDS ET D’AUTRES INFORMATIONS |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité rend-elle publiques les informations sur les destinataires des fonds de façon appropriée et en temps opportun? |
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HUITIÈME PILIER — PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES DES FONDS ET D’AUTRES INFORMATIONS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité dispose-t-elle d’un cadre juridique et réglementaire clair pour la publication des bénéficiaires, lequel comprend: i) des éléments de publication adéquats concernant les bénéficiaires; ii) une référence à une norme internationale commune garantissant la protection des droits fondamentaux et des intérêts commerciaux; et iii) des mises à jour régulières? |
ARPE |
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HUITIÈME PILIER — PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES DES FONDS ET D’AUTRES INFORMATIONS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2) Les exigences suivantes sont-elles intégrées dans les procédures et les règles de publication? |
ARPE |
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2.1 |
En règle générale, l’entité publie-t-elle des informations sur les bénéficiaires des fonds contenant au minimum les éléments suivants: nom, localité, nature et objet et montant? Sans préjudice des règles et procédures relatives à la protection des données traitées dans le cadre du pilier relatif à la protection des données, existe-t-il des exceptions pour des motifs justifiés tels que:
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2.2 |
L’entité publie-t-elle régulièrement les informations (par exemple: au moins une fois par an)? |
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2.3 |
L’entité publie-t-elle les informations de manière adéquate sur la base de normes internationales communes? Lesquelles (par exemple: IITA, OCDE)? |
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HUITIÈME PILIER — PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES DES FONDS ET D’AUTRES INFORMATIONS |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures de publication (dans le cadre de l’octroi de subventions/de la passation de marchés/des instruments financiers, le cas échéant) sur la base des exigences citées au point 2? |
ARPE |
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3.1 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures de publication dans le cadre de l’octroi de subventions? |
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3.2 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures de publication dans le cadre de la procédure de passation de marché? |
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3.3 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures de publication pour les instruments financiers? |
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NEUVIÈME PILIER — PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL |
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QUESTION PRINCIPALE (niveau 1) |
Commentaires de l’auditeur |
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L’entité assure-t-elle une protection des données à caractère personnel équivalente à celle visée à l’article 5 du règlement financier (31)? |
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NEUVIÈME PILIER — PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité dispose-t-elle d’un cadre juridique et réglementaire clair en ce qui concerne la protection des données à caractère personnel? |
ARPE |
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NEUVIÈME PILIER — PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): Les exigences suivantes sont-elles intégrées dans les procédures et règles de protection des données à caractère personnel? |
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2.1 |
En règle générale, les données à caractère personnel:
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2.2 |
Les procédures et les règles englobent-elles les principes suivants:
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NEUVIÈME PILIER — PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL |
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Commentaires de l’entité |
Commentaires de l’auditeur |
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Question principale (niveau 2): L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures (par exemple des mesures techniques et organisationnelles appropriées) en matière de protection des données à caractère personnel (dans le cadre de l’attribution de subventions/marchés/instruments financiers, suivant le cas) sur la base des exigences visées au point 2? |
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3.1 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et des procédures relatives à la protection des données à caractère personnel dans le cadre de l’octroi de subventions? |
ARPE |
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3.2 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et des procédures relatives à la protection des données à caractère personnel dans le cadre de la procédure de passation de marché? |
ARPE |
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3.3 |
L’entité applique-t-elle effectivement des règles et procédures relatives à la protection des données à caractère personnel dans le cadre des instruments financiers? |
ARPE |
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(1) L’entité/auditeur doit mentionner OUI ou NON pour indiquer si le pilier fait l’objet de l’évaluation.
(2) La référence aux «instruments financiers» est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(3) Le système de régies d’avance est un système de comptabilité générale. Le système de régies d’avance le plus courant est le système de la petite caisse. La caractéristique fondamentale d’un système de petite caisse est qu’un montant fixe est réservé et ensuite reconstitué après une certaine période ou lorsque les circonstances l’exigent parce que de l’argent a été dépensé. Cette reconstitution proviendra d’une autre source, par exemple, de l’encaissement d’un chèque sur un compte bancaire.
(4) Une gestion efficace des salaires doit reposer sur une base de données du personnel (dans certains cas appelée «liste nominative» et pas nécessairement informatisée) contenant une liste de tous les membres du personnel, qui doivent être payés chaque mois, et pouvant être vérifiée par comparaison avec une liste approuvée des effectifs et les différents registres du personnel (ou les dossiers du personnel). Le lien entre la base de données du personnel et le système des salaires est un élément de contrôle essentiel. Toute modification requise de la base de données du personnel doit être traitée en temps voulu au moyen d’un rapport de changement et doit donner lieu à une piste d’audit. Des audits de la gestion des salaires doivent être effectués régulièrement afin de repérer les travailleurs fantômes, de compléter les données manquantes et de recenser les faiblesses au niveau du contrôle.
(5) Une référence aux «instruments financiers» est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(6) Conformément à l’article 209, paragraphe 4, du règlement financier.
(7) La notion de «bénéficiaires des subventions» doit être entendue au sens large, c’est-à-dire qu’elle peut également inclure les pays partenaires/bénéficiaires et les partenaires de mise en œuvre de l’entité.
(8) Une référence aux instruments financiers et aux fonds de l’Union est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(9) Pour les organisations qui n’appliquent pas encore les normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS), il a été convenu que les rapports financiers pouvaient être conformes aux normes internationales d’information financière (IFRS).
(10) Dans certains cas, les IFI travaillent également par l’intermédiaire d’organismes du pays partenaire (fonds nationaux) qui sont assimilés à des intermédiaires financiers.
(11) Uniquement applicable si l’entité entend demander une garantie budgétaire de l’Union européenne.
(12) La fonction de conformité est également considérée comme faisant partie de la deuxième ligne de défense.
(13) En d’autres termes, quand faut-il faire appel à une autorité de signature individuelle, à des autorités mixtes ou conjointes ou à un comité de crédit/investissement en fonction de la taille et de la nature de la transaction.
(14) Par exemple, examen des éléments probants à l’appui de la conception du modèle, contrôle a posteriori, analyse comparative, évaluation du pouvoir discriminant des notes.
(15) L’entité peut réussir ce pilier même si la note de ce point n’atteint pas le seuil, sous réserve toutefois des mesures de contrôle qui seront appliquées au niveau contractuel, le cas échéant.
(16) La politique et le cadre réglementaire de l’Union européenne en matière fiscale comprennent, en particulier et sous réserve de nouvelles évolutions: le code de conduite dans le domaine de la fiscalité des entreprises 1.12.1997 (JO C 2 du 6.1.1998, p. 2); la directive 2011/96/UE du Conseil du 30 novembre 2011 concernant le régime fiscal commun applicable aux sociétés mères et filiales d’États membres différents (JO L 345 du 29.12.2011, p. 8); la directive 2003/49/CE du Conseil du 3 juin 2003 concernant un régime fiscal commun applicable aux paiements d’intérêts et de redevances effectués entre des sociétés associées d’États membres différents (JO L 157 du 26.6.2003, p. 49); la recommandation 2012/772/UE de la Commission du 6 décembre 2012 relative à la planification fiscale agressive (JO L 338 du 12.12.2012, p. 41); la directive 2011/16/UE du Conseil du 15 février 2011 relative à la coopération administrative dans le domaine fiscal et abrogeant la directive 77/799/CEE (JO L 64 du 11.3.2011, p. 1); le paquet sur la lutte contre l’évasion fiscale de la Commission: prochaines étapes pour assurer une imposition effective et davantage de transparence fiscale dans l’Union européenne [COM(2016) 23]; recommandation (UE) 2016/136 de la Commission du 28 janvier 2016 concernant la mise en œuvre de mesures contre l’utilisation abusive des conventions fiscales (JO L 25 du 2.2.2016, p. 67); la directive (UE) 2016/1164 du Conseil du 12 juillet 2016 établissant des règles pour lutter contre les pratiques d’évasion fiscale qui ont une incidence directe sur le fonctionnement du marché intérieur (JO L 193 du 19.7.2016, p. 1); les conclusions du Conseil Ecofin du 12 février, du 8 mars, du 25 mai, du 17 juin, du 8 novembre et du 5 décembre 2016, du 5 décembre 2017, du 23 janvier et du 13 mars 2018.
Ces informations peuvent être consultées à l’adresse suivante: politique de l’Union européenne concernant les juridictions non coopératives en matière fiscale (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_fr); paquet de mesures contre l’évasion fiscale (site internet de la Commission: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_fr; site internet du Conseil: https://www.consilium.europa.eu/fr/policies/anti-tax-avoidance-package/); politique de l’Union européenne contre la concurrence fiscale dommageable (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_fr), y compris les travaux du groupe «Code de conduite (fiscalité des entreprises)» (site internet du Conseil: https://www.consilium.europa.eu/fr/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/); les travaux de l’Union européenne sur la coopération administrative dans le domaine de la fiscalité directe (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en); sur la transparence pour les intermédiaires (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_fr); et le cadre réglementaire de l’Union européenne en matière de fiscalité (http://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED=09&displayProfile=lastConsDocProfile&classification=in-force#arrow_09).
(17) Voir notamment la section IV 1) 1.2 de la communication de la Commission [C(2018) 1756 du 21.3.2018].
(18) Cela nécessiterait par exemple d’examiner si les bénéfices réalisés sont imposés en vertu des règles ordinaires en vigueur (si tel n’est pas le cas, passer au niveau suivant de l’entité) et si les bénéfices canalisés sont imposés en vertu des règles ordinaires en vigueur (si tel n’est pas le cas, passer au niveau suivant de l’entité, jusqu’au bénéficiaire effectif ultime si nécessaire). Toutefois, une fois qu’une taxation effective est établie pour un flux financier donné, il n’est plus nécessaire de fournir d’autres éléments de preuve en rapport avec la taxation de ce flux.
(19) Il pourrait s’agir par exemple de fournir des preuves de la justification économique d’une structure, de la substance effective des différentes entités (voir par exemple p. 125 et suivantes, http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf et http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) et de l’impact fiscal de la structure.
(20) La présence de pays et territoires mentionnés à l’annexe II des conclusions du Conseil de l’Union européenne dans la structure d’une opération devrait déclencher un examen au cas par cas et nécessiter une attention particulière pour s’assurer que les préoccupations que ces juridictions se sont engagées à traiter afin de se conformer aux critères de bonne gouvernance fiscale ne sont pas exploitées dans les projets financés par des fonds de l’Union européenne. Ces préoccupations peuvent porter sur n’importe quel critère mentionné à l’annexe V des conclusions du Conseil du 5 décembre 2017, à savoir: i) la transparence et l’échange d’informations; ii) l’équité fiscale (critère 2.2 inclus); et iii) les normes de BEPS. Par exemple, les flux financiers de projets financés par des fonds de l’Union ne devraient pas bénéficier de régimes fiscaux dommageables qu’un pays ou un territoire s’est engagé à abolir. De même, lorsqu’un pays ou territoire ne satisfait pas encore aux critères de transparence en raison de l’insuffisance des mécanismes d’échange d’informations avec les États membres de l’Union européenne, il convient de vérifier si les informations fiscales n’ayant pas à être déclarées dans les flux financiers du projet peuvent empêcher la taxation effective de ce flux financier.
(21) La seule dérogation autorisée par le règlement financier de l’Union européenne est la dérogation relative à la mise en œuvre physique. En appliquant cette dérogation, l’entité doit évaluer l’emplacement physique du projet (par exemple, au moyen d’un test de substance économique approprié) et s’il existe un élément indiquant que le projet concerné contribue à l’évasion fiscale.
(22) C’est-à-dire les pays et territoires cités à l’annexe II des conclusions du Conseil de l’Union européenne.
(23) L’entité peut réussir ce pilier même si la note de ce point n’atteint pas le seuil, moyennant des mesures de supervision qui seront appliquées au niveau contractuel, le cas échéant.
(24) Conformément au règlement (UE) 2015/847 et à la directive (UE) 2015/849.
(25) Compte tenu de la directive (UE) 2015/849.
(26) Compte tenu de la directive (UE) 2015/849.
(27) Une référence aux instruments financiers et aux fonds de l’Union est réputée inclure les garanties budgétaires.
(28) Si l’entité applique la directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics et abrogeant la directive 2004/18/CE (article 57) ou une législation nationale qui transpose ladite directive, la protection des intérêts financiers de l’Union européenne est considérée comme équivalente aux règles, politiques et procédures de l’Union.
(29) La directive 2014/24/UE (abrogeant la directive 2004/18/CE) est considérée comme équivalente au règlement financier de l’Union européenne. Ce point peut donc être comparé aux systèmes, règles et procédures d’application de la directive susmentionnée ou de la législation nationale transposant la directive susmentionnée.
(30) Sans objet pour les instruments financiers.
(31) Sans préjudice des règlements (UE) 2018/1725 et (UE) 2016/679.
Annexe 3
PROCÉDURES D’ÉVALUATION
3.1. Documentation et éléments probants relatifs à l’évaluation
1) Documentation relative à l’évaluation (documents de travail)
Conformément à la norme ISAE 3000, l’auditeur prépare une documentation qui fournit:
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une trace suffisante et appropriée des travaux fondant son rapport d’audit, et |
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des éléments démontrant que l’évaluation a été planifiée et effectuée selon la norme ISAE 3000 et les exigences législatives et réglementaires applicables. |
On entend par «documentation» ou «documents de travail» la trace des procédures d’évaluation effectuées, des éléments probants pertinents recueillis et des conclusions auxquelles l’auditeur est parvenu. On entend par «dossier d’évaluation» un ou plusieurs classeurs ou autre moyen d’archivage, sous une forme physique ou électronique, contenant la documentation ou les documents de travail relatifs à une mission spécifique.
2) Éléments probants
Conformément à la norme ISAE 3000, l’auditeur doit veiller à recueillir des éléments probants pour fonder sa conclusion et prouver que l’évaluation a été effectuée dans le respect du cadre conceptuel international pour les missions d’assurance de l’IFAC et de la norme internationale des missions d’assurance 3000 («ISAE») concernant les missions d’assurance autres que les missions d’audit ou d’examen d’informations financières historiques.
L’auditeur doit recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour étayer les constatations de l’évaluation et parvenir à des conclusions raisonnables sur lesquelles fonder les conclusions de son évaluation. L’auditeur exerce son jugement professionnel pour déterminer si les éléments probants sont suffisants et appropriés.
3) Conservation de la documentation relative à l’évaluation (documents de travail) <Le pouvoir adjudicateur peut retirer ou adapter cette partie si nécessaire>
L’auditeur doit conserver la documentation relative à la mission (y compris les pièces justificatives concernant les honoraires et dépenses, telles que les factures d’hôtel, cartes d’embarquement, souches de billets de transport, relevés des heures de travail, etc.) afin que le pouvoir adjudicateur puisse les examiner, et ce pendant une période de 5 ans à compter de la date du paiement, par le pouvoir adjudicateur, de la dernière facture établie par l’auditeur pour la mission en cause. Dans le respect de la législation du pays où le bureau responsable de l’évaluation est établi, le pouvoir adjudicateur peut demander à avoir accès à la documentation relative à l’évaluation pendant une période de 5 ans.
4) Accès aux dossiers et aux documents de l’entité
L’auditeur doit pouvoir disposer, en permanence, d’un accès total et illimité à tous les registres et documents (y compris les pièces comptables, les contrats, les comptes rendus des réunions, les documents bancaires, les factures, etc.), aux salariés et aux locaux de l’entité, dans la mesure où cela se révèle possible et utile pour l’évaluation. Il peut demander à l’entité de le mettre en contact avec ses banques (par exemple, pour demander une confirmation bancaire), ses consultants ou autres, ou avec des sociétés engagées par l’entité.
3.2. Planification
1) Réunion préparatoire avec l’entité
L’entité prévoit généralement une réunion préparatoire avec l’auditeur. Cette réunion se tient au siège de l’entité ou en un autre lieu, selon l’endroit le plus approprié et le plus commode pour chacune des parties. Cette réunion a pour objet de procéder à un échange de vues sur la planification, les travaux sur le terrain ainsi que sur l’établissement du rapport d’évaluation, et de clarifier les points restés en suspens. L’entité et l’auditeur peuvent convenir d’autres modalités (par ex. l’audioconférence) pour préparer l’évaluation. À l’occasion de la réunion préparatoire, l’auditeur est autorisé à demander les informations et les documents complémentaires qu’il estime nécessaires ou utiles pour la planification et les travaux sur le terrain de l’évaluation.
L’entité doit tenir la Commission informée de cette réunion, à laquelle ses représentants peuvent prendre part.
2) Activités de planification, plan d’évaluation et programmes de travail relatifs à l’évaluation
L’auditeur doit planifier son évaluation afin de pouvoir l’exécuter de manière à la fois efficace et efficiente. Une planification adéquate implique de consacrer une attention appropriée aux domaines d’évaluation importants, de détecter et de résoudre rapidement les problèmes potentiels et d’organiser et de gérer correctement l’évaluation pour qu’elle soit efficace et efficiente.
L’auditeur doit disposer d’un plan d’évaluation (ou d’un document de planification analogue, tel qu’un plan de travail ou qu’un plan d’enquête) présentant l’approche adoptée et les principes fondamentaux relatifs à la planification et aux travaux sur le terrain, de même qu’à l’établissement du rapport. Il doit rédiger des programmes de travail qui détaillent et documentent les tests et procédures d’évaluation.
3.3. Travaux sur le terrain
1) Obtention d’éléments probants concernant la conception des systèmes, des contrôles et des règles et procédures
Le champ d’application de nos travaux inclut une évaluation de la conception des systèmes, contrôles, règles et procédures pertinents pour le pilier concerné.
Les procédures d’obtention d’éléments probants concernant la conception des systèmes, contrôles, procédures et règles peuvent inclure:
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des entretiens avec les membres du personnel de l’entité susceptibles de détenir des informations utiles, |
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l’examen des descriptions, si elles sont disponibles: vérifier qu’elles présentent honnêtement les systèmes, contrôles, procédures et règles qui ont été conçus et mis en place par l’entité, |
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l’examen des documents juridiques et réglementaires (par exemple, les lois, les règlements, les contrats et les accords), des instructions et des documents d’orientation internes (par exemple, les règles d’exploitation, les manuels relatifs aux contrôles internes, etc.) et de tout autre document que l’auditeur peut considérer pertinent, |
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l’observation des opérations et le contrôle des documents, des rapports, des documents imprimés et électroniques du traitement de transactions, des procédures comptables (par exemple, le rapprochement bancaire) et des autres procédures importantes relatives à l’approbation et au contrôle interne (par exemple, les rapports périodiques relatifs aux dépenses, les comparaisons entre le budget et la réalité, l’examen et l’approbation des relevés des heures de travail, etc.), des documents relatifs par exemple aux éléments suivants: i) le cadre réglementaire de l’entité pour les audits externes; ii) les procédures d’octroi de subventions et de passation de marchés; et iii) les instruments financiers et les transactions sur instruments financiers, et |
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une répétition des contrôles et des procédures. |
Il est possible que l’auditeur souhaite utiliser des graphiques ou des questionnaires pour faciliter son évaluation de la conception des contrôles, des procédures et des règles.
2) Tests des systèmes, des contrôles et des procédures
Le champ d’application des travaux doit inclure une évaluation visant à déterminer si les systèmes, contrôles, procédures et règles pertinents fonctionnent efficacement.
Un système, un contrôle, une procédure ou une règle est efficace si, seul(e) ou en association avec d’autres systèmes, contrôles, procédures ou règles, il/elle assure raisonnablement que:
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les objectifs de l’entité (par exemple, les objectifs du système de contrôle interne ou d’une procédure de subventions ou de passation de marchés) sont atteints et, plus particulièrement, que les risques liés à la réalisation des objectifs font l’objet d’une gestion et d’un contrôle appropriés, |
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les risques d’erreurs, d’irrégularités et de fraudes sont évités, détectés et corrigés de manière adéquate et rapide. |
Lorsqu’il conçoit et exécute des tests des contrôles, l’auditeur doit:
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mettre en œuvre d’autres procédures en plus des demandes d’informations afin d’obtenir des éléments probants concernant:
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déterminer des modes de sélection des éléments à contrôler permettant d’atteindre efficacement les objectifs de la procédure. |
Lorsqu’il détermine l’étendue des tests des contrôles, des procédures ou des règles, l’auditeur doit tenir compte de divers facteurs, notamment des caractéristiques de la population à contrôler, de la nature des contrôles, des procédures et des règles, de leur fréquence d’application (par ex. mensuelle, quotidienne, pluriquotidienne) et du taux d’écart attendu.
Les tests de contrôles, de procédures et de règles comprennent, sans s’y limiter nécessairement, l’inspection (des livres comptables, documents et actifs), l’observation, les entretiens avec la direction et d’autres membres de l’entité, les demandes de confirmation, le contrôle arithmétique et la répétition de certaines procédures.
3) Échantillonnage et autres modes de sélection des éléments à contrôler
Lorsqu’il conçoit et exécute des tests de contrôles, des contrôles, des procédures et des règles, l’auditeur peut recourir à l’échantillonnage ou à d’autres modes de sélection des éléments à contrôler. L’échantillonnage consiste à appliquer les procédures à moins de 100 % des éléments pertinents pour l’évaluation (par exemple, une sélection de transactions ou de soldes de comptes) de sorte que toutes les unités d’échantillonnage aient une chance d’être sélectionnées. L’auditeur disposera ainsi d’une base raisonnable pour tirer des conclusions au sujet de l’ensemble de la population.
L’échantillonnage peut reposer, au choix, sur une approche statistique ou non statistique. L’auditeur peut effectuer une sélection judicieuse des éléments spécifiques d’une population (par exemple, des éléments de valeur importante ou des éléments clés, tous les éléments dépassant un certain montant, des éléments permettant d’obtenir des informations ou des éléments permettant de tester les activités de contrôle ou les procédures ou les règles). Un examen sélectif ne constitue pas pour autant un échantillonnage.
Bien que l’examen sélectif d’éléments spécifiques représente souvent un moyen efficace de collecte d’éléments probants, il ne constitue pas pour autant un sondage. Les résultats des procédures appliquées aux éléments sélectionnés de cette manière ne peuvent être projetés ou extrapolés à l’ensemble de la population. Par conséquent, l’examen sélectif des éléments spécifiques ne fournit pas d’éléments probants concernant le reste de la population. Le sondage, en revanche, est conçu de manière à permettre de tirer des conclusions concernant une population dans son ensemble sur la base de tests effectués sur un échantillon sélectionné à partir de cette population.
4) Utilisation des travaux des auditeurs internes
Lorsque l’auditeur détermine qu’une fonction d’audit interne est susceptible d’être pertinente pour l’évaluation, il: a) détermine si et dans quelle mesure les travaux spécifiques des auditeurs internes peuvent être utilisés; et b) si les travaux spécifiques des auditeurs internes sont utilisés, détermine si ces travaux sont adéquats aux fins de l’audit. L’auditeur doit se conformer à la norme ISA 610 «Utilisation des travaux des auditeurs internes» dans la mesure où celle-ci s’applique à l’évaluation.
5) Déclarations écrites
Lorsque l’audit porte sur des missions d’assurance autres que les missions d’audit ou d’examen limité d’informations financières historiques (ISAE 3000), l’auditeur doit obtenir des déclarations écrites de la direction. Une déclaration écrite est une présentation de la direction fournie à l’auditeur afin de confirmer certaines questions ou d’appuyer d’autres éléments probants.
L’auditeur peut demander une lettre d’affirmation, signée par le ou les membres de la direction de l’entité qui assume(nt) la responsabilité première des systèmes, des contrôles, des procédures et des règles de l’entité.
6) Aide-mémoire
L’auditeur rédige un aide-mémoire, qui fait l’objet d’un examen à l’occasion de la réunion de clôture. Cet aide-mémoire doit mettre en évidence les principales constatations résultant des travaux sur le terrain, ainsi que les recommandations de l’évaluation. Une copie de l’aide-mémoire doit être envoyée au responsable des missions d’audit du pouvoir adjudicateur.
7) Réunion de clôture
L’auditeur est tenu d’organiser une réunion de clôture avec l’entité. L’entité doit tenir la Commission informée de cette réunion, à laquelle ses représentants peuvent prendre part.
Cette réunion a pour objectif d’examiner l’aide-mémoire et d’obtenir la confirmation et les premières observations de l’entité sur les constatations et recommandations formulées par l’auditeur. L’auditeur et l’entité peuvent convenir des informations complémentaires à transmettre ultérieurement et, si nécessaire, fixer un délai à cette fin. L’auditeur peut informer l’entité des procédures en ce qui concerne l’établissement du rapport. L’auditeur doit étayer de pièces justificatives les observations (orales et écrites) éventuellement formulées par l’entité et les représentants de la Commission et les prendre en considération aux fins du rapport d’évaluation.
3.4. Rapports
1) Exigences essentielles relatives à l’établissement de rapports et langue
L’auditeur doit rendre compte des résultats de l’évaluation conformément au cadre conceptuel international pour les missions d’assurance de l’IFAC et à la norme ISAE 3000, ainsi qu’aux pratiques de son cabinet d’audit et aux exigences fixées dans les présents termes de référence (TdR).
Le rapport doit être objectif, clair, concis, établi en temps utile et constructif.
Le rapport doit être présenté dans la langue indiquée au point 6.4 des TdR. Si cette langue n’est ni l’anglais ni le français, l’auditeur est invité à fournir un résumé du rapport dans une de ces deux langues.
2) Date du rapport d’évaluation
La date du projet de rapport et du rapport préfinal est la date à laquelle ces rapports sont envoyés pour consultation. La date figurant sur la première page du rapport d’évaluation final est la date à laquelle le rapport d’évaluation final est signé.
Les faits et événements qui sont portés à l’attention de l’auditeur avant la signature du rapport final et qui ont une incidence sur les conclusions de ce rapport doivent être pris en compte. Toutefois, l’auditeur n’est pas tenu de demander des explications à la direction de l’entité ni de mettre en œuvre des procédures complémentaires après la réunion de clôture et avant la signature du rapport final.
3) Procédure relative à la consultation et à la présentation du projet de rapport <Le pouvoir adjudicateur peut adapter cette partie s’il le souhaite dans la mesure où la proposition de texte se fonde sur les procédures de la Commission. Attention: les parties dans lesquelles la Commission est consultée/informée doivent être maintenues>
L’auditeur soumet un projet de rapport au pouvoir adjudicateur dans les <21> jours calendrier à compter de la date de la réunion de clôture (qui correspond à la fin des travaux sur le terrain). Ce projet de rapport doit contenir les observations de l’entité, pour autant que ces dernières aient déjà été formulées au cours des travaux sur le terrain et à l’occasion de la réunion de clôture.
Les versions papier et électronique du projet de rapport doivent être accompagnées d’une lettre de couverture. La mention «projet» doit figurer clairement sur toutes les versions.
L’entité peut envoyer une copie du projet de rapport de l’évaluation des piliers à la Commission européenne afin de solliciter l’avis de cette dernière sur des éléments spécifiques du projet de rapport (1).
Le pouvoir adjudicateur doit transmettre ses observations à l’auditeur dans les 21 jours calendrier à compter de la réception du projet de rapport.
L’auditeur doit présenter au pouvoir adjudicateur un projet de rapport révisé prenant en considération les observations reçues dans les <7> jours calendrier à compter de la réception des observations.
Le pouvoir adjudicateur transmet ses observations à l’auditeur dans les <21> jours calendrier à compter de la réception du projet de rapport.
4) Procédure relative à la consultation et à la présentation du rapport final <Le pouvoir adjudicateur peut adapter cette partie s’il le souhaite dans la mesure où la proposition de texte se fonde sur les procédures de la Commission. Attention: les parties dans lesquelles la Commission est consultée/informée doivent être maintenues>
Si aucun travail supplémentaire sur le terrain n’est nécessaire, l’auditeur présente un rapport préfinal au pouvoir adjudicateur dans les <7> jours calendrier à compter de la réception des observations formulées sur le projet de rapport. La mention «préfinal» doit figurer clairement sur la première page du rapport préfinal. Le pouvoir adjudicateur doit indiquer par écrit à l’auditeur s’il accepte ce rapport préfinal dans les <14> jours calendrier à compter de sa réception.
L’auditeur présente un rapport final dans les <7> jours calendrier à compter de la réception des observations sur le rapport préfinal.
L’auditeur transmet ensuite à l’entité une version originale sur papier ainsi qu’une version électronique du rapport final, accompagnées d’une note de couverture.
Les rapports doivent être fournis sur le papier à en-tête original de l’auditeur. La mention «final» doit figurer clairement sur toutes les versions. L’auditeur doit également envoyer à l’entité une version électronique du rapport final, c’est-à-dire une copie numérisée (au format PDF) du rapport final daté et signé avec l’en-tête de l’auditeur.
La période écoulée entre la réunion de clôture et la présentation du rapport final au pouvoir adjudicateur ne doit pas excéder <105> jours calendrier ou <15> semaines.
L’auditeur doit envoyer une copie électronique et une copie papier du rapport final de l’évaluation des piliers à la Commission européenne:
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Commission européenne |
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Direction générale […] |
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Unité Audit et Contrôle |
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1040 Bruxelles |
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BELGIQUE |
(1) Sans préjudice des mesures de surveillance prises par la Commission conformément à l’article 154, paragraphe 5, du règlement financier.
Annexe 4
RAPPORT DE L’ÉVALUATION DES PILIERS
<EN-TÊTE DE L’AUDITEUR>
[PROJET DE] RAPPORT [PRÉFINAL OU FINAL]
[date]
<pour le rapport final, il s’agit de la date de signature du rapport final de l’auditeur indépendant; pour un projet de rapport ou un rapport préfinal, de la date de transmission de ces rapports pour consultation>
ÉVALUATION DES PILIERS
DE [DÉNOMINATION DE L’ENTITÉ]
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Entité faisant l’objet de l’évaluation: |
[Nom de l’entité] |
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Pays: |
[Pays dans lequel l’entité est établie] |
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Auditeur: |
[Cabinet d’audit et bureau responsables de l’évaluation] |
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Période couverte par l’évaluation: |
[du [date] au [date] [il devrait normalement s’agir de l’année (période de 12 mois) se terminant le jour du début des travaux sur le terrain (procédures sur place) de l’évaluation] |
|
Dates de l’évaluation des travaux sur le terrain: |
du [date] au [date] |
TABLE DES MATIÈRES
| Rapport de certification indépendant | 112 |
|
1. |
Résumé | 117 |
|
2. |
Contexte de la mission | 126 |
|
3. |
Système de contrôle interne | 127 |
|
4. |
Système comptable | 129 |
|
5. |
Audit externe indépendant | 129 |
|
6. |
Subventions | 129 |
|
7. |
Passation des marchés | 130 |
|
8. |
Instruments financiers | 130 |
|
9. |
Exclusion de l’accès aux financements | 131 |
|
10. |
Publication d’informations sur les destinataires | 131 |
|
11. |
Protection des données à caractère personnel | 131 |
| Annexes | 133 |
|
INSTRUCTIONS CONCERNANT L’UTILISATION DU PRÉSENT MODÈLE DE RAPPORT Le présent modèle de rapport d’évaluation des piliers fournit à l’auditeur la forme et la structure à respecter pour établir son rapport et propose des orientations sur le contenu de ses différentes parties.
Le texte et les formulations prévus par le rapport de certification de l’auditeur indépendant doivent être respectés en permanence et ne peuvent pas être modifiés. Cette page d’instructions doit être retirée du rapport. |
RAPPORT DE CERTIFICATION INDÉPENDANT
Évaluation des piliers
[dénomination et adresse complètes de l’entité]
Nous avons effectué une évaluation des piliers (ci-après l’«évaluation») de [dénomination]; L’«entité»: L’objectif de cette évaluation est de fournir une assurance raisonnable à la Commission européenne quant à la question de savoir si l’entité respecte les exigences mentionnées aux points a) à f) de l’article 154, paragraphe 4, du règlement financier applicable au budget général de la Commission européenne, et à l’article 29, paragraphe 1, du règlement financier applicable au Fonds européen de développement en ce qui concerne les piliers suivants:
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1. |
Système de contrôle interne |
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2. |
Système comptable |
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3. |
Audit externe indépendant |
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4. |
Subventions <supprimer la mention inutile> |
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5. |
Passation de marchés <supprimer la mention inutile> |
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6. |
Instruments financiers (1) <supprimer la mention inutile> |
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7. |
Exclusion de l’accès aux financements |
|
8. |
Publication d’informations sur les destinataires |
|
9. |
Protection des données à caractère personnel |
Le champ d’application de nos travaux ainsi que nos conclusions pour chacun des piliers figurent ci-après.
Responsabilités respectives de la direction de l’entité et de l’auditeur
La direction de l’entité est chargée de s’assurer que les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures liés aux piliers sont conformes aux normes admises au niveau international et aux critères fixés par la Commission européenne pour chaque pilier. La direction de l’entité est également chargée de fournir des informations, des documents et l’accès aux systèmes et de mettre le personnel de l’entité à disposition de l’auditeur dans la mesure où cela est nécessaire et pertinent aux fins de la présente évaluation.
Nous sommes responsables de l’évaluation des systèmes mis en place et des contrôles, règles et procédures appliqués par l’entité à chaque pilier par rapport aux critères définis pour chaque pilier et nous devons rendre compte de nos constatations conformément aux termes de référence de cette évaluation.
Ces termes de référence indiquent que nous devons effectuer notre mission conformément aux normes internationales des missions d’assurance 3000 (publiées par la Fédération internationale des comptables) concernant les missions d’assurance autres que les missions d’audit ou d’examen limité d’informations financières historiques dans la mesure où ces normes peuvent être appliquées dans le contexte particulier de la présente évaluation des piliers. Ces normes nous imposent de respecter les règles de déontologie applicables lors de l’exécution de nos travaux.
Champ d’application des travaux pour l’ensemble des piliers
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de chaque pilier, des systèmes mis en place et des contrôles, règles et procédures appliqués par l’entité.
En fonction des exigences relatives au pilier concerné, notre évaluation a couvert la conception ou la conception et l’efficacité opérationnelle des systèmes, contrôles, procédures et règles pertinents.
Notre évaluation a englobé une comparaison des informations et des données factuelles relatives aux systèmes, contrôles, règles et procédures par rapport aux critères définis par la Commission. Ces critères et les niveaux d’importance (importance relative) sont présentés au chapitre 2.3 de notre rapport détaillé.
Afin de définir ce qu’est une faiblesse ou une insuffisance significative dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures, nous avons pris en considération les critères et les niveaux d’importance définis par la Commission dans la mesure où ces facteurs peuvent influencer la décision de cette dernière de confier à l’entité des tâches d’exécution budgétaire dans le cadre de la gestion indirecte.
Cette évaluation a essentiellement examiné les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures existants en ce qui concerne l’exploitation régulière de l’entité. Les conclusions de cette évaluation ne concernent pas d’actions, de projets, de contrats ni d’accords spécifiques, qu’ils soient présents ou futurs.
À cause des limitations inhérentes à l’évaluation, le contrôle interne et les autres systèmes, règles et procédures ne sont pas nécessairement en mesure de prévenir ou de détecter les erreurs. En outre, les projections de cette évaluation historique de la conception et de l’efficacité des systèmes, contrôles, règles et procédures par rapport à l’avenir sont soumises au risque que ces systèmes, contrôles, règles et procédures puissent devenir inadéquats à cause de changements des conditions ou que le degré de conformité avec les règles et les procédures puisse se dégrader.
Nous avons pris en considération tous les éléments probants disponibles qui nous ont été présentés au cours de nos travaux sur le terrain, que nous avons achevés le [date de la réunion de clôture], de même que les observations et informations communiquées par la suite par l’entité et la Commission européenne jusqu’à la date du présent rapport.
Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder nos conclusions.
PREMIER PILIER — SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité a mis en place un système de contrôle interne efficace, efficient et économique. Par conséquent, les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception et l’efficacité opérationnelle du système de contrôle interne.
Nos travaux se sont concentrés sur les éléments du contrôle interne et les contrôles que la Commission juge importants et qui sont détaillés dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux nous estimons que l’entité a mis en place un système de contrôle interne efficace, efficient, économique et conforme aux critères fixés par la Commission européenne et assuré le fonctionnement de ce système dans tous ses aspects significatifs.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives du système de contrôle interne.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité n’a pas mis en place un système de contrôle interne efficace, efficient, économique et conforme aux critères fixés par la Commission européenne ni assuré le fonctionnement de ce système dans tous ses aspects significatifs.
DEUXIÈME PILIER — SYSTÈME COMPTABLE
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité utilise un système comptable qui fournit des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu. Les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception et l’efficacité opérationnelle du système comptable.
Nos travaux se sont concentrés sur les aspects et les éléments du système comptable que la Commission considère importants et qui sont détaillés dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux, l’entité utilise un système comptable qui fournit, dans tous ses aspects significatifs, des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu conformément aux critères fixés par la Commission européenne.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives du système comptable.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité n’utilise pas un système comptable qui fournit, dans tous ses aspects significatifs, des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu conformément aux critères fixés par la Commission européenne.
TROISIÈME PILIER — AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité fait l’objet d’un audit externe indépendant, effectué dans le respect des normes admises au niveau international en matière d’audit par un service d’audit fonctionnellement indépendant de l’entité en question. Par conséquent, les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception du cadre de l’audit externe auquel l’entité est soumise.
Nos travaux se sont concentrés sur les aspects et les éléments du cadre de l’audit externe indépendant que la Commission considère importants et qui sont détaillés dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité fait l’objet d’un audit externe indépendant, effectué, dans tous ses aspects significatifs, dans le respect des normes admises au niveau international en matière d’audit par un service d’audit qui est fonctionnellement indépendant de l’entité et conformément aux critères fixés par la Commission européenne.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives du cadre d’audit externe indépendant.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité ne fait pas l’objet d’un audit externe indépendant, effectué, dans tous ses aspects significatifs, dans le respect des normes admises au niveau international en matière d’audit par un service d’audit qui est fonctionnellement indépendant de l’entité et conformément aux critères fixés par la Commission européenne.
QUATRIÈME PILIER — SUBVENTIONS
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité applique les règles et procédures appropriées pour l’apport de fonds de l’Union au moyen de subventions. Par conséquent, les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception et l’efficacité opérationnelle du système des subventions.
Nos travaux se sont concentrés sur les aspects et les éléments du système des subventions que la Commission considère importants et qui sont détaillés dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité applique les règles et procédures appropriées, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen de subventions et conformes aux critères fixés par la Commission européenne.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives du système de subventions.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité n’applique pas les règles et procédures appropriées, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen de subventions et conformes aux critères fixés par la Commission européenne.
CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité applique les règles et procédures appropriées pour l’apport de fonds de l’Union au moyen de la passation de marchés. Par conséquent, les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception et l’efficacité opérationnelle du système de passation de marchés.
Nos travaux se sont concentrés sur les aspects et les éléments du système de passation de marchés que la Commission considère importants et qui sont détaillés dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité applique les règles et procédures appropriées, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen de la passation de marchés et conformes aux critères fixés par la Commission européenne.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives du système de passation de marchés.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité n’applique pas les règles et procédures appropriées, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen de la passation de marchés et conformes aux critères fixés par la Commission européenne.
SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS (2)
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité applique les règles et procédures appropriées pour l’apport de fonds de l’Union au moyen d’instruments financiers. Par conséquent, les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception et l’efficacité opérationnelle des instruments financiers utilisés par l’entité.
Nos travaux se sont concentrés sur les aspects et les éléments des instruments financiers utilisés par l’entité que la Commission considère importants et qui sont détaillés dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité applique les règles et procédures appropriées, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen d’instruments financiers et conformes aux critères fixés par la Commission européenne.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives des instruments financiers utilisés par l’entité.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité n’applique pas les règles et procédures appropriées, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen d’instruments financiers et conformes aux critères fixés par la Commission européenne.
SEPTIÈME PILIER — EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité applique des règles et procédures appropriées en ce qui concerne l’exclusion de tiers de l’accès aux financements.
Par conséquent, les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception et l’efficacité opérationnelle des mesures prises par l’entité à cet effet.
Nous nous sommes concentrés sur les motifs d’exclusion et sur les mesures prises par l’entité que la Commission considère importants et qui sont détaillés dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité applique des règles et procédures appropriées en ce qui concerne l’exclusion de tiers de l’accès aux financements, conformément aux critères fixés par la Commission européenne.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives du système d’exclusion de l’entité.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité n’applique pas des règles et procédures appropriées en ce qui concerne l’exclusion des tiers de l’accès aux financements conformément aux critères définis par la Commission européenne.
HUITIÈME PILIER — PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité rend publiques des informations sur les destinataires des fonds de manière appropriée et en temps utile.
Par conséquent, les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception et l’efficacité opérationnelle des mesures prises par l’entité à cet effet.
Nos travaux se sont concentrés sur les exigences que la Commission juge importantes et qui sont détaillées dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité applique des règles et procédures de publication d’informations concernant les bénéficiaires des fonds de manière appropriée et en temps utile conformément aux critères fixés par la Commission européenne.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives du système de publication d’informations sur les bénéficiaires de l’entité.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité n’applique pas des règles et procédures de publication d’informations sur les bénéficiaires de fonds de manière appropriée et en temps utile conformément aux critères définis par la Commission européenne.
NEUVIÈME PILIER — PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Le champ d’application de notre mission inclut une évaluation de la question de savoir si l’entité assure une protection des données à caractère personnel équivalente à celle visée à l’article 5 du règlement financier.
Par conséquent, les procédures que nous avons appliquées ont couvert la conception et l’efficacité opérationnelle des mesures prises par l’entité à cet effet.
Nous nous sommes concentrés sur les exigences et sur les mesures prises par l’entité que la Commission considère importantes et qui sont détaillées dans les questionnaires d’évaluation.
Conclusion
<formulation à utiliser pour une conclusion positive; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Dans l’ensemble, sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité applique les règles et procédures appropriées visant à garantir la protection des données à caractère personnel conformément aux critères fixés par la Commission européenne.
<formulation à utiliser pour une conclusion négative; supprimer ce paragraphe s’il ne s’applique pas>
Nous renvoyons à nos constatations formulées au point 1.3 «Synthèse des constatations» de notre rapport détaillé qui expose les faiblesses et insuffisances significatives des mesures de protection des données à caractère personnel de l’entité.
Dans l’ensemble, en raison de la nature pertinente des aspects cités au paragraphe précédent et sur la base de nos travaux, nous estimons que l’entité n’applique pas les règles et procédures appropriées visant à garantir la protection des données à caractère personnel conformément aux critères fixés par la Commission européenne.
Diffusion et utilisation
Le présent rapport demandé par l’entité est exclusivement destiné à l’information et à l’usage de cette dernière et de la Commission européenne.
Signature de l’auditeur <personne ou entreprise, ou les deux si approprié>.
Nom de l’auditeur signataire <personne ou entreprise, ou les deux si approprié>.
Adresse de l’auditeur <bureau responsable de l’audit>.
Date de signature <ne pas utiliser pour les projets de rapports. Date de signature du rapport final.>
1. RÉSUMÉ
1.1. Conclusions
Un résumé de nos conclusions pour chaque pilier est présenté ci-dessous.
|
PILIER |
CONCLUSION |
||
|
OUI/NON |
||
|
L’entité a-t-elle mis en place un système de contrôle interne efficace, efficient, économique et conforme aux critères fixés par la Commission européenne et a-t-elle assuré le fonctionnement de ce système dans tous ses aspects significatifs? |
|
||
|
OUI/NON |
||
|
L’entité utilise-t-elle un système comptable qui fournit, dans tous ses aspects significatifs, des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu et conformes aux critères fixés par la Commission européenne? |
|
||
|
OUI/NON |
||
|
L’entité fait-elle l’objet d’un audit externe indépendant qui doit être effectué, dans tous ses aspects significatifs, dans le respect des normes admises au niveau international en matière d’audit par un service d’audit qui est fonctionnellement indépendant de l’entité et conformément aux critères fixés par la Commission européenne? |
|
||
|
OUI/NON/S.O. |
||
|
L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen de subventions et conformes aux critères fixés par la Commission européenne? |
|
||
|
OUI/NON/S.O. |
||
|
L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées dans tous les aspects significatifs pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union au moyen de la passation de marchés et conformément aux critères fixés par la Commission européenne? |
|
||
|
OUI/NON/S.O. |
||
|
L’entité applique-t-elle des règles et procédures appropriées dans tous leurs aspects significatifs pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union européenne au moyen d’instruments financiers et conformes aux critères fixés par la Commission européenne? L’entité applique-t-elle notamment des règles et procédures appropriées en ce qui concerne: |
|
||
|
le système de gestion du risque de crédit et l’utilisation d’un système de notation interne du risque? |
OUI/NON/S.O. |
||
|
Évasion fiscale et pays et territoires non coopératifs? |
OUI/NON/S.O. |
||
|
Lutte contre le blanchiment de capitaux (LBC) et lutte contre le financement du terrorisme (LFT)? |
OUI/NON/S.O. |
||
|
OUI/NON/S.O. |
||
|
L’entité applique-t-elle des règles et des procédures appropriées permettant d’exclure des tiers de l’accès aux financements par le biais de la passation de marchés, de subventions et/ou d’instruments financiers? |
OUI/NON/S.O. |
||
|
OUI/NON/S.O. |
||
|
L’entité rend-elle publiques des informations sur les destinataires des fonds de manière appropriée et dans un délai raisonnable? |
OUI/NON/S.O. |
||
|
OUI/NON/S.O. |
||
|
L’entité assure-t-elle une protection des données à caractère personnel équivalente à celle visée à l’article 5 du règlement financier (3)? |
OUI/NON/S.O. |
1.2. Feuille de route
<Longueur proposée de la feuille de route: maximum 2 pages>
Nous avons conclu que l’entité ne respecte pas totalement les exigences du/des pilier(s) [préciser le(s) pilier(s)].
Nous avons relevé d’importantes insuffisances et faiblesses dans …<décrire brièvement les principales faiblesses et insuffisances du/des pilier(s) concerné(s) selon les constatations du point 1.3>.
Nous avons formulé un certain nombre de recommandations cruciales afin de remédier à ces importantes faiblesses <décrire brièvement les recommandations cruciales pour le(s) pilier(s) concerné(s) selon les recommandations du point 1.3>.
Nous suggérons que l’entité mette ces recommandations en œuvre afin de remplir les conditions pour se voir confier des tâches d’exécution budgétaire par la Commission européenne dans le cadre de la gestion indirecte.
À cette fin, nous proposons un plan d’action, à savoir une feuille de route incluant un calendrier pour traiter la question des insuffisances et des faiblesses et y remédier. Cette feuille de route et le calendrier relatif à la mise en œuvre de nos propositions de mesures qui l’accompagne ont fait l’objet de discussions avec l’entité qui les a acceptés <La feuille de route devrait, dans la mesure du possible, être convenue avec l’entité avant la publication du rapport final de l’auditeur. Si cela n’est pas possible, les raisons doivent être expliquées clairement>.
Feuille de route
<Décrire ici la feuille de route en abordant les principaux aspects suivants pour chaque pilier concerné:
|
— |
un bref exposé des principales constatations, à savoir faiblesses ou insuffisances significatives des systèmes, contrôles, procédures et règles, |
|
— |
un bref exposé du plan d’action proposé pour remédier à ces faiblesses et insuffisances. Ce plan d’action doit clairement mentionner quelles mesures proposées (à savoir, les recommandations cruciales) seront mises en œuvre et comment ainsi qu’un calendrier précis et réaliste.> |
1.3. Résumé des constatations et des recommandations
Voir ci-après un résumé de nos constatations et recommandations pour chaque pilier.
Constatations
Les constatations principales sont celles relatives aux faiblesses ou insuffisances significatives présentes dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures. Le terme «significatif» signifie que nous considérons que ces facteurs sont importants pour la Commission à un point tel qu’ils pourraient influencer la décision de cette dernière de confier à l’entité des tâches d’exécution budgétaire dans le cadre de la gestion indirecte. Dès lors, lorsque nous avons décelé des constatations significatives pour un pilier, nous avons formulé une conclusion négative pour ce dernier.
Les constatations principales incluent aussi des cas dans lesquels plusieurs constatations, prises individuellement, ne concernent pas une faiblesse ou une insuffisance significative mais qui, prises collectivement, concernent une constatation de faiblesse ou d’insuffisance significative. L’incidence combinée de ces constatations est considérée à ce point importante (c’est-à-dire significative) qu’elle nous a amenés à conclure que l’entité ne respectait pas les exigences relatives au pilier concerné (à savoir, la conclusion est «non»).
Les autres constatations sont toutes des constatations non significatives dont nous estimons qu’elles devraient être portées à l’attention de l’entité. Ces constatations concernent les faiblesses et les insuffisances présentes dans les systèmes, les contrôles et les règles et les procédures qui, considérées individuellement ou collectivement, comportent un niveau de risque moins immédiat que les objectifs du pilier concernés ne soient pas atteints.
Recommandations
Les recommandations cruciales concernent les faiblesses et les insuffisances significatives des systèmes, des contrôles et des règles et procédures et les cas dans lesquels les critères de la Commission européenne et/ou les normes admises internationalement en ce qui concerne les piliers ne sont pas respectés (régulièrement).
Nos autres recommandations se réfèrent à toutes les autres constatations qui ne sont pas significatives. Dans ces cas, les faiblesses et les insuffisances présentes dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures n’ont pas d’incidences majeures ni immédiates sur les objectifs de ces systèmes, contrôles, règles ou procédures. Néanmoins, nous estimons qu’il est pertinent pour l’entité de mettre en œuvre les mesures proposées pour avoir l’occasion d’améliorer les systèmes, les contrôles, les règles ou les procédures et d’atteindre un niveau plus élevé d’efficacité et/ou d’efficience.
Toutes nos recommandations sont détaillées aux chapitres 3 à 8.
Nous proposons que l’entité mette en œuvre nos recommandations cruciales telles que mentionnées dans la feuille de route au point 1.2 du présent rapport.
|
PREMIER PILIER — SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 3.3.1 et 3.3.2. |
|
|
DEUXIÈME PILIER — SYSTÈME COMPTABLE |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 4.3.1 et 4.3.2. |
|
|
TROISIÈME PILIER — AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 5.3.1 et 5.3.2. |
|
|
QUATRIÈME PILIER — SUBVENTIONS |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 6.3.1 et 6.4.2. |
|
|
CINQUIÈME PILIER — PASSATION DE MARCHÉS |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 7.3.1 et 7.3.2. |
|
|
SIXIÈME PILIER — INSTRUMENTS FINANCIERS |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 8.3.1 et 8.3.2. |
|
|
SEPTIÈME PILIER — EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 9.3.1 et 9.3.2. |
|
|
HUITIÈME PILIER — PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 10.3.1 et 10.3.2. |
|
|
NEUVIÈME PILIER — PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL |
|
|
Principales constatations/recommandations cruciales |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Autres constatations/autres recommandations |
|
|
No |
Description de la constatation/de la recommandation |
|
1 |
Constatation: <courte description de la constatation, maximum 2 lignes> |
|
Recommandation: <courte description de la recommandation, maximum 2 lignes> |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc. |
|
|
|
|
|
Remarque: le numéro et la description de la constatation/recommandation doivent correspondre aux constatations/recommandations détaillées respectivement aux points 11.3.1 et 11.3.2. |
|
2. CONTEXTE DE LA MISSION
2.1. Contexte
L’article 154 du règlement financier (4) applicable au budget général de l’Union européenne («UE») fixe les modes d’exécution du budget, y compris la «gestion indirecte». Dans le cadre de la gestion indirecte, la Commission peut confier des tâches d’exécution budgétaire aux pays, organisations et organismes (ci-après les «entités») mentionnés à l’article 62 du règlement financier. Les entités suivantes peuvent être concernées:
|
— |
des pays tiers ou des organismes qu’ils ont désignés, par exemple le ministère de l’intérieur, le Royaume du Cambodge, |
|
— |
des organisations internationales ou leurs agences, par exemple le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD), |
|
— |
des établissements de droit public, par exemple la Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), |
|
— |
des entités de droit privé investies d’une mission de service public, pour autant qu’elles présentent les garanties financières suffisantes, par exemple la Cassa Depositi e Prestiti (CDP). |
Lorsque ces entités gèrent des fonds de l’Union européenne, elles sont tenues de garantir un niveau de protection des intérêts financiers de l’Union européenne équivalent à celui qui est exigé au titre du règlement financier. Elles doivent en particulier répondre aux exigences relatives aux neuf «piliers». Ces piliers concernent:
|
1) |
le système de contrôle interne; |
|
2) |
le système comptable; |
|
3) |
un audit externe indépendant; |
ainsi que des règles et des procédures pour:
|
4) |
l’octroi de financements sur les fonds de l’Union par l’intermédiaire des subventions; |
|
5) |
la passation de marchés; |
|
6) |
les instruments financiers (5); |
et aussi:
|
7) |
l’exclusion de l’accès aux financements; |
|
8) |
la publication d’informations sur les destinataires; |
|
9) |
la protection des données à caractère personnel. |
Les entités souhaitant gérer des fonds européens dans le cadre de la gestion indirecte doivent par conséquent se soumettre à une évaluation complète des piliers. Sur la base des résultats de l’évaluation des piliers, la Commission décidera si: i) elle peut confier des tâches d’exécution budgétaire à l’entité; et ii) elle peut conclure des accords spécifiques (c’est-à-dire des conventions de délégation en gestion indirecte) avec l’entité.
2.2. Description de l’entité faisant l’objet de l’évaluation
<Veuillez décrire l’entité. Maximum suggéré: 2 pages
Principales caractéristiques de l’entité, structure organisationnelle, nature des activités et des opérations, etc.>
2.3. Critères utilisés pour l’évaluation et l’importance relative
Pour chaque pilier, la Commission européenne a défini trois niveaux de critère en formulant une série de questions (principales) aux annexes 2 et 2a des termes de référence (questionnaire et critères d’évaluation et questionnaire d’évaluation). Afin de définir ce qu’est une faiblesse ou une insuffisance significative dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures, nous avons pris en considération les critères et les niveaux d’importance (à savoir, les seuils de résultats) définis par la Commission dans la mesure où ces facteurs peuvent influencer la décision de cette dernière de confier à l’entité des tâches d’exécution budgétaire dans le cadre de la gestion indirecte.
Niveau 1 (règlement financier)
Pour chaque pilier, il existe une question globale de niveau 1 (dans le questionnaire et les critères d’évaluation de l’annexe 2) définie sur la base du règlement financier. Seules deux réponses sont possibles:
|
— |
La réponse à la question de niveau 1 est «oui». Cela signifie que l’entité respecte les exigences du pilier concerné. Notre conclusion est affirmative, équivalant à un «avis sans réserve». |
|
— |
La réponse à la question de niveau 1 est «non». Cela signifie que l’entité ne respecte pas les exigences du pilier concerné. Dans ce cas, notre conclusion est négative, équivalant à un «avis négatif» en vertu des normes internationales. |
Niveau 2 (éléments principaux des piliers)
Les questions principales du niveau 2 concernent les critères que la Commission considère essentiels. À cette fin, les questions et les critères principaux sont définis pour les éléments principaux de chaque pilier. Les éléments sont essentiellement des «sous-piliers» eux-mêmes composés de séries de questions dans le questionnaire d’évaluation de l’ annexe 2a.
Nous faisons preuve de jugement professionnel pour attribuer une note sur une échelle de 0 à 10 à chaque élément de niveau 2 dans le questionnaire et les critères d’évaluation de l’annexe 2 sur la base des informations et des éléments probants obtenus à l’ annexe 2a .
Niveau 3 (questionnaire d’évaluation avec des séries de questions)
Le questionnaire d’évaluation de l’ annexe 2a inclut des séries de questions concernant les éléments principaux des piliers de niveau 2. Ces séries de questions détaillées nous ont guidés et constituent fondamentalement des exemples non exhaustifs. Cela signifie que nous pouvons — mais ne devons pas nécessairement — utiliser (toutes) ces (séries de) questions pour choisir une note pour chaque élément du niveau 2.
Nous avons formulé des questions supplémentaires et mené des tests et procédures complémentaires dans la mesure où nous l’avons considéré nécessaire ou approprié. Nous avons fait pleinement preuve de jugement professionnel pour toutes les questions de l’ annexe 2a afin d’attribuer des notes aux éléments principaux des piliers de niveau 2.
3. SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE
3.1. Description du système de contrôle interne
<Décrire les principales caractéristiques du système de contrôle interne de l’entité. Maximum suggéré: 2 pages>
3.2. Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation
<Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, procédures et tests menés pour évaluer le pilier «Système de contrôle interne». Décrire brièvement les critères utilisés pour évaluer ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.>
3.3. Constatations et recommandations
Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
<L’utilisation du format des tableaux ci-dessous est obligatoire et doit être toujours respectée>
3.3.1. Principales constatations et recommandations cruciales
|
Constatation/recommandation no: [nombre] |
Titre: [courte description de la constatation et de la recommandation] |
|
Description de la constatation: [Décrire en détail la constatation couvrant les faits, critères, cause et incidence.] |
|
|
Description de la recommandation: [Décrire la recommandation en détail] |
|
|
Observations de l’entité: [Indiquer si l’entité est d’accord ou non avec la constatation/la recommandation et mentionner ses observations.] |
|
|
Observations de la Commission: [Décrire les observations de la Commission.] |
|
|
Autres observations de l’auditeur: [Remplir seulement si l’entité n’est pas d’accord avec la constatation/recommandation de l’auditeur, bien que ce dernier reste d’avis que la constatation/recommandation est valide. Dans ce cas, l’auditeur doit réfuter les commentaires de l’entité à cet endroit et justifier le maintien de la constatation.] |
|
3.3.2. Autres constatations et recommandations
|
Constatation/recommandation no: [nombre] |
Titre: [courte description de la constatation et de la recommandation] |
|
Description de la constatation: [Décrire en détail la constatation couvrant les faits, critères, cause et incidence.] |
|
|
Description de la recommandation: [Décrire la recommandation en détail.] |
|
|
Observations de l’entité: [Indiquer si l’entité est d’accord ou non avec la constatation/la recommandation et mentionner ses observations.] |
|
|
Observations de la Commission: [Décrire les observations de la Commission.] |
|
|
Autres observations de l’auditeur: [Remplir seulement si l’entité n’est pas d’accord avec la constatation/recommandation de l’auditeur, bien que ce dernier reste d’avis que la constatation/recommandation est valide. Dans ce cas, l’auditeur doit réfuter les commentaires de l’entité à cet endroit et justifier le maintien de la constatation.] |
|
4. SYSTÈME COMPTABLE
<Voir le chapitre 3: Système de contrôle interne. Il convient d’utiliser la même structure et le même contenu.>
4.1. Description du système comptable
[…]
4.2. Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation
<Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, des procédures et tests menés pour l’évaluation du pilier comptable. Décrire brièvement les critères utilisés pour l’évaluation de ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.>
4.3. Constatations et recommandations
Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
|
i) |
Principales constatations et recommandations cruciales […] |
|
ii) |
Autres constatations et recommandations […] |
5. AUDIT EXTERNE INDÉPENDANT
<Voir le chapitre 3: Système de contrôle interne. Il convient d’utiliser la même structure et le même contenu.>
|
a) |
Description du cadre relatif à l’audit externe indépendant […] |
|
b) |
Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation <Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, procédures et tests menés pour l’évaluation du pilier «Audit externe indépendant». Décrire brièvement les critères utilisés pour évaluer ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.> |
|
c) |
Constatations et recommandations Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
|
6. SUBVENTIONS
<Voir le chapitre 3: Système de contrôle interne. Il convient d’utiliser la même structure et le même contenu.>
|
a) |
Description du système des subventions […] |
|
b) |
Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation <Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, procédures et tests menés pour l’évaluation du pilier «Subventions». Décrire brièvement les critères utilisés pour évaluer ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.> |
|
c) |
Constatations et recommandations Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
|
7. PASSATION DE MARCHÉS
<Voir le chapitre 3: Système de contrôle interne. Il convient d’utiliser la même structure et le même contenu.>
|
a) |
Description du système de passation de marchés […] |
|
b) |
Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation <Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, procédures et tests menés pour l’évaluation du pilier «Passation de marchés». Décrire brièvement les critères utilisés pour évaluer ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.> |
|
c) |
Constatations et recommandations Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
|
8. INSTRUMENTS FINANCIERS (6)
<Voir le chapitre 3: Système de contrôle interne. Il convient d’utiliser la même structure et le même contenu.>
|
a) |
Description des instruments financiers […] |
|
b) |
Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation <Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, procédures et tests menés pour l’évaluation du pilier «Instruments financiers». Décrire brièvement les critères utilisés pour évaluer ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.> |
|
c) |
Constatations et recommandations Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
|
9. EXCLUSION DE L’ACCÈS AUX FINANCEMENTS
<Voir le chapitre 3: Système de contrôle interne. Il convient d’utiliser la même structure et le même contenu.>
|
a) |
Description du système utilisé pour exclure les bénéficiaires de l’accès aux financements […] |
|
b) |
Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation <Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, procédures et tests menés pour l’évaluation du pilier «Exclusion de l’accès aux financements». Décrire brièvement les critères utilisés pour évaluer ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.> |
|
c) |
Constatations et recommandations Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
|
10. PUBLICATION D’INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES
<Voir le chapitre 3: Système de contrôle interne. Il convient d’utiliser la même structure et le même contenu.>
|
a) |
Description du système utilisé pour la publication d’informations sur les destinataires […] |
|
b) |
Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation <Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, procédures et tests menés pour l’évaluation du pilier «Publication d’informations sur les destinataires». Décrire brièvement les critères utilisés pour évaluer ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.> |
|
c) |
Constatations et recommandations Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
|
11. PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
<Voir le chapitre 3: Système de contrôle interne. Il convient d’utiliser la même structure et le même contenu.>
|
a) |
Description du système utilisé pour assurer la protection des données à caractère personnel […] |
|
b) |
Synthèse des travaux effectués et critères utilisés pour l’évaluation <Fournir une description synthétisée des travaux, à savoir, procédures et tests menés pour l’évaluation du pilier «Protection des données à caractère personnel». Décrire brièvement les critères utilisés pour évaluer ce pilier. L’auditeur peut renvoyer au chapitre 2.3 et au questionnaire de l’évaluation complété et aux critères des annexes 2 et 3.> |
|
c) |
Constatations et recommandations Nos constatations et recommandations détaillées figurent ci-après.
|
(1) Une référence aux «instruments financiers» est réputée inclure les garanties budgétaires.
(2) Ce pilier comprend les exigences en matière de garanties budgétaires, de fiscalité et de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Veuillez fournir des conclusions pour chaque point (6a, 6b, 6c), en plus des conclusions générales pour le pilier général.
(3) Sans préjudice des règlements (UE) 2018/1725 et (UE) 2016/679.
(4) Règlement (UE, Euratom) 2018/1046.
(5) Une référence aux «instruments financiers» est réputée inclure les garanties budgétaires également.
(6) Y compris les garanties budgétaires.
Annexe 1
Personnes contactées ou concernées par l’évaluation
|
L’auditeur — [nom du cabinet d’audit] |
|
|
[Nom 1] |
[indiquer fonction/titre de la personne au sein du cabinet d’audit qui est le responsable, en dernier ressort, de la mission et de sa réalisation, ainsi que du rapport émis au nom du cabinet, p.ex. associé, directeur ou équivalent] |
|
[Nom 2; facultatif] |
[facultatif (si non contraire aux pratiques et aux politiques de ressources humaines du cabinet d’audit). Indiquer la fonction/le titre de la personne au sein du cabinet d’audit qui a géré l’audit, par exemple, un cadre supérieur] |
|
L’entité faisant l’objet de l’évaluation — [dénomination de l’entité] |
|
|
[Nom 1] |
[indiquer la fonction/le titre au sein de l’entité, p.ex. directeur, directeur financier, comptable, gestionnaire de programme] |
|
[Nom 2] |
[Comme au point 1] |
|
[Nom 3, etc.] |
[Comme au point 1] |
<Les tableaux suivants ne doivent être complétés que si la Commission a été associée à l’évaluation et/ou a été consultée sur un projet de rapport d’évaluation. S’ils ne doivent pas être complétés, ils peuvent être supprimés>
|
Direction générale de la coopération internationale et du développement/autre direction générale |
|
|
[Nom 1] |
[indiquer fonction/titre et unité au sein de la Commission, p.ex. chef de l’unité Finances, contrats et audit] |
|
[Nom 2] |
[Comme au point 1] |
|
[Nom 3, etc.] |
[Comme au point 1] |
|
Délégation de l’Union européenne [dans le pays] |
|
|
[Nom 1] |
[indiquer la fonction au sein de la délégation de l’Union européenne, p.ex. chef de l’unité Finances et contrats, administrateur Programmes, administrateur Contrats, administrateur Finances, etc.] |
|
[Nom 2] |
[Comme au point 1] |
|
[Nom 3, etc.] |
[Comme au point 1] |
[Indiquer le nom de toute autre organisation ou personne externe contactée ou concernée par l’audit, comme les contrôleurs légaux des comptes de l’entité ou leurs assistants techniques. Supprimer ce tableau s’il n’est pas nécessaire]
|
[Nom 1] |
[indiquer fonction/titre au sein de l’organisation] |
|
[Nom 2, etc.] |
[Comme au point 1] |
Annexe 2
Questionnaire et critères d’évaluation
<Cette annexe doit inclure une copie de l’annexe 2 des termes de référence, à savoir le questionnaire et les critères d’évaluation, complétée par l’auditeur>.
Annexe 3
Questionnaire d’évaluation
<Cette annexe doit inclure une copie de l’annexe 2a des TdR, à savoir le questionnaire d’évaluation, complétée par l’auditeur. L’auditeur peut fournir ce document en tant qu’annexe distincte au présent rapport>.