PRIEDAS

Komisijos nuostatos dėl elektroninių ir skaitmeninių dokumentų

Kadangi:

(1)

Komisija savo darbe ir keisdamasi dokumentais su išoriniu pasauliu, ypač su Bendrijos tarnybomis, įskaitant organizacijas, atsakingas už kai kurių Bendrijos politikos sričių įgyvendinimą, ir su nacionalinėmis tarnybomis, visuotinai naudoja naujas informacijos ir ryšių technologijas, todėl Komisijos dokumentinė erdvė pasipildo vis didesniais kiekiais elektroninių ir skaitmeninių dokumentų.

(2)

Atsižvelgdama į Komisijos reformos baltąją knygą (1), kurios 7, 8 ir 9 priemonėmis siekiama užtikrinti perėjimą prie „Elektroninės Komisijos“, ir į komunikatą „Elektroninė Komisija: 2001–2005 metų įgyvendinimo strategija (Reformos baltosios knygos 7, 8 ir 9 priemonės)“ (2), Komisija savo vidaus darbui ir tarnybų tarpusavio ryšiams palaikyti ėmė labiau plėsti informacines sistemas, padedančias elektroninėmis priemonėmis tvarkyti dokumentus ir valdyti procedūras.

(3)

Siekdama užtikrinti, kad bet kuriuo metu būtų įmanoma pateikti informaciją jos kompetencijai priklausančiais klausimais, Komisijai priėmė Sprendimą 2002/47/EB, EAPB, Euratomas (3), kuriuo prie savo darbo tvarkos taisyklių pridėjo dokumentų tvarkymo nuostatas. Komunikate dėl dokumentų tvarkymo supaprastinimo ir modernizavimo (4) Komisija nusistatė tikslą per vidutinės trukmės laikotarpį įdiegti elektroninį dokumentų archyvavimą, kuris būtų atliekamas taikant visoms tarnyboms bendras taisykles ir procedūras.

(4)

Dokumentai turi būti tvarkomi laikantis saugumo taisyklių, kurių Komisija privalo paisyti dokumentų įslaptinimo srityje pagal savo Sprendimą 2001/844/EB, EAPB, Euratomas (5), informacinių sistemų apsaugos srityje – remdamasi savo Sprendimu K(95) 1510 ir asmens duomenų apsaugos srityje – remdamasi Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr. 45/2001 (6). Taigi Komisijos dokumentinė erdvė turi būti kuriama taip, kad ją aptarnaujančios informacinės sistemos, tinklai ir perdavimo priemonės būtų apsaugotos tinkamomis apsaugos priemonėmis.

(5)

Reikia priimti nuostatas, apibrėžiančias ne tik Komisijos elektroninių ir skaitmeninių bei elektroniniu būdu perduotų dokumentų galiojimo sąlygas, jei šios nėra nustatytos kitur, bet ir jų saugojimo sąlygas, kurios užtikrintų, kad šie dokumentai ir atitinkami metaduomenys išliks vientisi ir įskaitomi visą privalomo saugojimo laikotarpį,

NUSPRENDĖ:

1 straipsnis

Dalykas

Šiomis nuostatomis apibrėžiamos elektroninių ir skaitmeninių dokumentų galiojimo Komisijoje sąlygos. Jomis taip pat siekiama užtikrinti, kad šie dokumentai ir atitinkami metaduomenys laikui bėgant išliks autentiški, vientisi ir įskaitomi.

2 straipsnis

Taikymo sritis

Šios nuostatos taikomos Komisijos sukurtiems ar gautiems bei saugomiems elektroniniams ir skaitmeniniams dokumentams.

Jos gali būti taikomos, jei taip susitariama, elektroniniams ir skaitmeniniams kitų subjektų, atsakingų už konkrečių Bendrijos politikos sričių įgyvendinimą, saugomiems dokumentams arba dokumentams, kuriais per nuotolinio ryšio tinklus tarpusavyje keičiasi tarnybos, kurioms priklauso ir Komisija.

3 straipsnis

Sąvokos

Šiame sprendime:

1)   „dokumentas“– tai dokumentas, apibrėžtas Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (EB) Nr. 1049/2001 3 straipsnio a punkte (7) ir Dokumentų tvarkymo nuostatų, pridėtų prie Komisijos darbo tvarkos taisyklių (toliau – Dokumentų tvarkymo nuostatos), 1 straipsnyje;

2)   „elektroninis dokumentas“– tai informacinės sistemos ar panašaus įrenginio bet kokios rūšies laikmenose surinkta ir saugoma duomenų visuma, kurią gali skaityti ar suprasti žmogus arba tokia sistema ar įrenginys, taip pat bet koks šių duomenų paskelbimas arba išleidimas, išspausdinus ar kitu būdu;

3)   „skaitmeninis dokumentų keitimas“– tai procesas, kai popierinis ar kitoks įprastinės laikmenos dokumentas paverčiamas elektroniniu. Skaitmeninis keitimas taikomas visoms dokumentų rūšims ir gali būti atliekamas iš įvairių laikmenų – popieriaus, faksimilės, mikroformų (mikrokortų, mikrofilmų), fotografijų, vaizdajuosčių bei garsajuosčių ir filmų;

4)   „dokumento gyvenimo ciklas“– tai dokumento gyvenimo etapų ir laikotarpių visuma nuo jo gavimo ar formalaus sukūrimo, kaip apibrėžta Dokumentų tvarkymo nuostatų 4 straipsnyje, iki jo perdavimo į Komisijos istorijos archyvą bei leidimo visuomenei susipažinti arba iki jo sunaikinimo, kaip apibrėžta minėtų nuostatų 7 straipsnyje;

5)   „Komisijos dokumentinė erdvė“– dokumentų, bylų ir metaduomenų, kuriuos Komisija sukūrė, gavo, įregistravo, sugrupavo ir saugo, visuma;

6)   „vientisumas“– pasireiškia tada, kai dokumente ar jį lydinčiuose metaduomenyse yra visa informacija (visi duomenys) ir ji yra tiksli (nė vienas duomuo nepakitęs);

7)   „įskaitomumas laikui bėgant“– tai reiškia, kad dokumentuose ir juos lydinčiuose metaduomenyse esanti informacija išliks lengvai įskaitoma kiekvienam, kuris privalo ar gali su ja susipažinti, per visą šių dokumentų gyvenimo ciklą nuo jų formalaus sukūrimo ar gavimo iki jų perdavimo į Komisijos istorijos archyvą bei leidimo visuomenei susipažinti arba iki teisėto jų sunaikinimo atsižvelgiant į privalomą saugojimo laiką;

8)   „metaduomenys“– tai duomenys, apibūdinantys dokumentų kontekstą, turinį, struktūrą ir jų tvarkymą laikui bėgant taip, kaip apibrėžta Dokumentų tvarkymo nuostatų išsamiose taikymo taisyklėse ir kaip bus papildyta šių nuostatų išsamiose taikymo taisyklėse;

9)   „elektroninis parašas“– tai elektroninis parašas, apibrėžtas Europos Parlamento ir Tarybos direktyvos 1999/93/EB 2 straipsnio 1 punkte (8);

10)   „saugus elektroninis parašas“– tai elektroninis parašas, apibrėžtas Direktyvos 1999/93/EB 2 straipsnio 2 punkte.

4 straipsnis

Elektroninių dokumentų galiojimas

1.   Kai pagal Bendrijos ar nacionalines nuostatas yra reikalingas pasirašytas dokumento originalas, Komisijos sukurtas ar gautas elektroninis dokumentas laikomas atitinkančiu šį reikalavimą, jei toks dokumentas yra pasirašytas saugiu elektroniniu parašu, kuris pagrįstas tinkamu sertifikatu ir sukurtas saugia parašo sukūrimo įranga, arba jei jis pasirašytas elektroniniu parašu, turinčiu atitinkamas garantijas pagal parašui priskiriamas ypatybes.

2.   Kai pagal Bendrijos ar nacionalines nuostatas reikalingas rašytinis dokumentas, bet nereikalaujama pasirašyto jo originalo, Komisijos sukurtas ar gautas elektroninis dokumentas laikomas atitinkančiu šį reikalavimą, jei dokumentą sukūrusio asmens tapatybė yra tinkamai nustatyta ir jei dokumentas sukurtas laikantis sąlygų, kurios garantuoja jo turinio bei jį lydinčių metaduomenų vientisumą, ir jei jis saugomas 7 straipsnyje nurodyta tvarka.

3.   Šio straipsnio nuostatos taikomos nuo 9 straipsnyje minimų išsamių taikymo taisyklių priėmimo dienos.

5 straipsnis

Elektroninių procedūrų galiojimas

1.   Kai pagal Komisijos procedūrą reikalingas įgalioto asmens parašas arba asmens sutikimas viename ar keliuose tokios procedūros etapuose, šią procedūrą galima valdyti informacine sistema, jei kiekvieno asmens tapatybė nustatoma aiškiai ir nedviprasmiškai ir jei minėta sistema užtikrina, kad turinys negalės būti pakeistas net ir atskiruose procedūros etapuose.

2.   Kai procedūroje dalyvauja Komisija ir kiti subjektai ir yra reikalingas įgalioto asmens parašas arba tokio asmens sutikimas viename ar keliuose tokios procedūros etapuose, šią procedūrą galima valdyti informacinėmis sistemomis, kurių sąlygos ir techninės garantijos yra nustatytos bendru susitarimu.

6 straipsnis

Perdavimas elektroniniu būdu

1.   Komisija dokumentus vidiniam ar išoriniam adresatui gali perduoti pasirinkdama geriausiai šiam perdavimui tinkančią ryšių priemonę.

2.   Komisijai dokumentai gali būti perduodami visomis ryšių priemonėmis, taip pat ir elektroniniu būdu – faksu, elektroniniu paštu, elektronine forma, per interneto tinklavietę.

3.   Šio straipsnio 1 ir 2 dalys netaikomos, kai pagal galiojančias Bendrijos ar nacionalines nuostatas arba remiantis šalių susitarimu reikalingi specialūs perdavimo būdai ar numatyti su perdavimu susiję formalumai.

7 straipsnis

Saugojimas

1.   Elektroninius ir skaitmeninius dokumentus visą privalomą laiką Komisija turi saugoti tokiomis sąlygomis:

a)	dokumentas saugomas tokia forma, kokia jis buvo sukurtas, išsiųstas ar gautas, arba tokia forma, kuria išsaugomas ne tik dokumento turinio, bet ir su juo susijusių metaduomenų vientisumas;

b)	dokumento turinys ir su juo susiję metaduomenys visą jų saugojimo laiką turi būti įskaitomi kiekvienam turinčiam teisę su jais susipažinti;

c)	jei dokumentas siųstas ar gautas elektroniniu būdu, informacija, padedanti nustatyti jo kilmę ir jo paskirtį, siuntimo ar gavimo datą ir laiką, yra dalis minimalių metaduomenų, kuriuos būtina saugoti;

d)	jei elektroninės procedūros valdomos informacinėmis sistemomis, su formaliais procedūros etapais susijusi informacija turi būti išsaugota tokiomis sąlygomis, kad būtų garantuota galimybė atpažinti šiuos etapus ir nustatyti autorių bei dalyvių tapatybę.

2.   Šio straipsnio 1 dalies nuostatoms įgyvendinti Komisija įdiegia elektroninio saugojimo sistemą, apimančią visą elektroninių ir skaitmeninių dokumentų gyvenimo ciklą.

Techniniai elektroninio saugojimo sistemos reikalavimai apibrėžti 9 straipsnyje minimose išsamiose taikymo taisyklėse.

8 straipsnis

Saugumas

Elektroniniai ir skaitmeniniai dokumentai tvarkomi laikantis Komisijai privalomų saugumo taisyklių. Tuo tikslu Komisijos dokumentinę erdvę aptarnaujančios informacinės sistemos, tinklai ir perdavimo priemonės yra apsaugotos atitinkamomis dokumentų slaptumo, informacinių sistemų apsaugos ir asmens duomenų apsaugos priemonėmis.

9 straipsnis

Išsamios taikymo taisyklės

Šių nuostatų išsamios taikymo taisyklės, suderintos su generaliniais direktoratais ir analogiškais padaliniais, parengiamos ir, pritarus generaliniam direktoriui atsakingam Komisijoje už informacines technologijas, patvirtinamos Komisijos generalinio sekretoriaus.

Jos reguliariai atnaujinamos atsižvelgiant į naujų informacijos ir ryšių technologijų plėtrą ir į galimus naujus Komisijos įsipareigojimus.

10 straipsnis

Taikymas padaliniuose

Kiekvienas generalinis direktorius ar padalinio vadovas imasi reikiamų priemonių, kad elektroniniai dokumentai, procedūros ir sistemos, už kuriuos jis yra atsakingas, atitiktų šių nuostatų ir jų išsamių taikymo taisyklių reikalavimus.

11 straipsnis

Nuostatų įgyvendinimas

Komisijos Generalinis sekretoriatas, bendradarbiaudamas su generaliniais direktoratais ir analogiškais padaliniais, ypač su generaliniu direktoratu, atsakingu Komisijoje už informacines technologijas, yra atsakingas už šių nuostatų įgyvendinimo užtikrinimą.

---

(1)  COM(2000) 200.

(2)  SEC(2001) 924.

(3)  OL L 21, 2002 1 24, p. 23.

(4)  K(2002) 99 galutinis.

(5)  OL L 317, 2001 12 3, p. 1.

(6)  OL L 8, 2001 1 12, p. 1.

(7)  OL L 145, 2001 5 31, p. 43.

(8)  OL L 13, 2000 1 19, p. 12.