(1)

Komisija vykdo administracinius tyrimus, preliminarias drausmines, drausmines ar laikino nušalinimo procedūras remdamasi Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatų (1) 86 straipsniu ir jų IX priedu, taip pat Komisijos sprendimu C(2004) 1588 (2). Už šias užduotis iš esmės atsako Komisijos tyrimų ir drausmės tarnyba (IDOC), kuri yra Žmogiškųjų išteklių ir saugumo generaliniam direktoratui pavaldus direktoratas. Drausminės procedūros gali apimti Komisijos drausmės komisijos atliekamus tyrimus pagal Tarnybos nuostatų IX priedo 17 straipsnį;

(2)

vykdydamos šią veiklą, atitinkamos Komisijos tarnybos renka ir tvarko svarbią informaciją. Ta informacija apima asmens duomenis, visų pirma tapatybės duomenis, kontaktinius duomenis ir duomenis apie elgesį. Atitinkamos Komisijos tarnybos perduoda asmens duomenis kitoms Komisijos tarnyboms, kurioms būtina su jais susipažinti;

(3)

asmens duomenys saugomi saugioje fizinėje ir elektroninėje aplinkoje, kad būtų užkirstas kelias neteisėtam susipažinimui su duomenimis arba jų perdavimui asmenims, kuriems su jais nebūtina susipažinti. Užbaigus duomenų tvarkymą, jie saugomi pagal taikomas Komisijos taisykles (3);

(4)

atlikdama savo užduotis Komisija privalo paisyti su asmens duomenų tvarkymu susijusių fizinių asmenų teisių, pripažįstamų pagal Europos Sąjungos pagrindinių teisių chartijos 8 straipsnio 1 dalį ir Sutarties 16 straipsnio 1 dalį, ir pagal Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2018/1725 (4), kuriuo pakeičiamas Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (EB) Nr. 45/2001 (5), numatytų teisių. Kartu Komisija turi laikytis griežtų konfidencialumo ir profesinės paslapties taisyklių ir užtikrinti, kad būtų paisoma susijusių asmenų ir liudytojų procesinių teisių, visų pirma susijusių asmenų nekaltumo prezumpcijos;

(5)

tam tikromis aplinkybėmis būtina suderinti Reglamente (ES) 2018/1725 numatytas duomenų subjektų teises ir poreikį veiksmingai vykdyti administracinius tyrimus ir preliminarias drausmines, drausmines ar laikino nušalinimo procedūras, be kita ko, visapusiškai paisyti kitų duomenų subjektų pagrindinių teisių ir laisvių. Tuo tikslu Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies c, g ir h punktuose numatyta galimybė Komisijai apriboti 14–17, 19, 20 ir 35 straipsnių, taip pat 4 straipsnio 1 dalies a punkte nustatyto skaidrumo principo taikymą tiek, kiek jo nuostatos atitinka to reglamento 14–17, 19, 20 ir 35 straipsniuose nustatytas teises ir prievoles;

(6)

tai visų pirma galėtų būti taikytina informacijos apie asmens duomenų tvarkymą teikimui susijusiam asmeniui administracinio tyrimo pradžioje. Tokios informacijos teikimas galėtų turėti įtakos Komisijos gebėjimui vykdyti administracinį tyrimą, pavyzdžiui, dėl to, kad susijęs asmuo galėtų sunaikinti įrodymus prieš juos Komisijai išnagrinėjant arba daryti poveikį galimiems liudytojams prieš juos išklausant. Panašiai, suteikiant galimybę susipažinti su asmens duomenimis procedūros etapais, kuriais susijęs asmuo neturi galimybės susipažinti su byla, pavyzdžiui, atliekant išankstinį vertinimą arba vykdant administracinį tyrimą, galėtų būti atskleista informacija, kuri galbūt neigiamai paveiktų administracinį tyrimą. Abiem atvejais apriboti susijusio asmens teises galėtų prireikti siekiant apsaugoti stebėsenos, tikrinimo ar reguliavimo funkciją, susijusią su viešosios valdžios funkcijų vykdymu, kai kyla pavojus, kad nebus pasiektas svarbus Sąjungos bendrojo viešojo intereso tikslas, t. y. užtikrinti, kad Komisijos darbuotojai laikytųsi Tarnybos nuostatais nustatytų savo prievolių ir elgtųsi etiškai;

(7)

kartu galbūt prireiktų apriboti susijusio asmens teisę susipažinti su asmens duomenimis, jeigu naudojantis tokia galimybe būtų atskleista informacija apie liudytoją arba pranešėją, paprašiusį neatskleisti jo tapatybės. Tokiu atveju, kad būtų apsaugotos šio liudytojo arba pranešėjo teisės ir laisvės, Komisija gali nuspręsti apriboti galimybę susipažinti su pareiškimu, susijusiu su susijusiu asmeniu;

(8)

siekiant užtikrinti, kad administraciniai tyrimai, preliminarios drausminės, drausminės ar laikino nušalinimo procedūros būtų konfidencialūs bei veiksmingi ir kartu būtų laikomasi asmens duomenų apsaugos standartų, nustatytų Reglamentu (ES) 2018/1725, būtina priimti vidaus taisykles, pagal kurias Komisija galėtų apriboti duomenų subjektų teises pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 1 dalies c, g ir h punktus;

(9)

vidaus taisyklės turėtų būti taikomos visoms duomenų tvarkymo operacijoms, kurias Komisija atlieka vykdydama savo užduotis, be kita ko, toms, kurias ji atlieka prieš pradėdama administracinį tyrimą, ir toms, kurias ji atlieka, kai teikia pagalbą nacionalinės valdžios institucijoms ir tarptautinėms organizacijoms ir su jomis bendradarbiauja su jos veikla nesusijusiais klausimais;

(10)

siekdama laikytis Reglamento (ES) 2018/1725 14, 15 ir 16 straipsnių, Komisija turėtų skaidriai ir nuosekliai informuoti visus fizinius asmenis apie savo veiklą, kurią vykdant tvarkomi jų asmens duomenys, ir jų teises, savo interneto svetainėje skelbdama duomenų apsaugos pranešimus. Be to, Komisija turėtų tinkamu būdu asmeniškai informuoti su administraciniu tyrimu arba preliminariomis drausminėmis, drausminėmis ar laikino nušalinimo procedūromis susijusius duomenų subjektus;

(11)

be to, siekiant išlaikyti veiksmingą bendradarbiavimą, Komisijai gali prireikti apriboti duomenų subjektų teisių taikymą, kad būtų užtikrinta kitų Sąjungos institucijų, įstaigų, organų ir agentūrų arba valstybių narių ir trečiųjų šalių valdžios institucijų ir tarptautinių organizacijų atliekamų duomenų tvarkymo operacijų apsauga. Tuo tikslu Komisija turėtų konsultuotis su tomis institucijomis, įstaigomis, organais, agentūromis, valdžios institucijomis ir tarptautinėmis organizacijomis dėl svarbių apribojimų taikymo priežasčių ir apribojimų būtinumo bei proporcingumo, nebent tai keltų grėsmę Komisijos veiklai;

(12)

be to, kad Komisija galėtų, kaip privalo, bendradarbiauti su trečiosiomis šalimis ar tarptautinėmis organizacijomis ir tokiu būdu apsaugoti svarbų bendrą Sąjungos viešąjį interesą, jai taip pat gali reikėti apriboti informacijos teikimą duomenų subjektams ir jų kitų teisių taikymą, kai tai susiję su iš trečiųjų šalių ar tarptautinių organizacijų gautais asmens duomenimis. Tačiau kai kuriomis aplinkybėmis duomenų subjekto interesas arba pagrindinės teisės gali būti viršesni už tarptautinio bendradarbiavimo interesą;

(13)

Komisija turėtų visus apribojimus taikyti skaidriai ir atitinkamoje registracijos sistemoje užfiksuoti kiekvieną apribojimų taikymo atvejį;

(14)

pagal Reglamento (ES) 2018/1725 25 straipsnio 8 dalį duomenų valdytojai gali atidėti informacijos teikimą, jos nepateikti arba atsisakyti ją pateikti dėl to, kad duomenų subjektui taikomas apribojimas, jei tos informacijos pateikimas kokiu nors būdu pakenktų apribojimo tikslui. Tai visų pirma taikytina Reglamento (ES) 2018/1725 16 ir 35 straipsniuose nurodytų teisių apribojimams;

(15)

Komisija turėtų reguliariai peržiūrėti nustatytus apribojimus, norėdama užtikrinti, kad duomenų subjekto teisės būti informuotam pagal Reglamento (ES) 2018/1725 16 ir 35 straipsnius būtų apribojamos tik tol, kol tai būtina Komisijos administraciniams tyrimams, preliminarioms drausminėms, drausminėms ar laikino nušalinimo procedūroms vykdyti;

(16)

jei apribojamos kitos duomenų subjektų teisės, duomenų valdytojas turėtų įvertinti kiekvieną atvejį atskirai ir nuspręsti, ar pranešus apie tą apribojimą būtų trukdoma pasiekti jo tikslą;

(17)

siekiant užtikrinti šio sprendimo laikymąsi, Europos Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas turėtų atlikti nepriklausomą apribojimų taikymo peržiūrą;

(18)

2018 m. gruodžio 5 d. Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas pateikė nuomonę,