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Assicurare la direzione, il coordinamento e l’orientamento delle unità della direzione, nonché la gestione del personale e l’organizzazione generale della direzione

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Definire e attuare una politica strategica e innovativa di gestione delle risorse umane, adattata alle esigenze della direzione generale della Sicurezza e della protezione. Garantire un’ottimizzazione delle risorse umane per settore di attività e nei tre siti, contribuendo nel contempo all’ampliamento delle prospettive di carriera e alla creazione di condizioni di lavoro adeguate. Assicurare la pianificazione annuale degli agenti di sicurezza e di prevenzione, nonché la gestione logistica delle risorse

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Definire e attuare strategie mirate di formazione in materia di sicurezza e protezione per tutte le categorie di personale. Individuare i bisogni di formazione e stabilire un piano annuale al fine di garantire la sicurezza, la protezione e un ambiente di lavoro inclusivo. Assicurare i contatti con i partner, fra cui i contraenti esterni, e rafforzare le capacità interne in materia di sensibilizzazione alla sicurezza

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Assicurare la gestione di bilancio e finanziaria dei contratti, come anche la programmazione degli appalti, compresa l’esecuzione efficace ed efficiente della pianificazione annuale delle gare d’appalto. Consigliare e assistere tutti i servizi nell’elaborazione e nell’esecuzione del bilancio, come anche nella programmazione e nel monitoraggio degli ordinatori, in linea con i progetti strategici e gli obiettivi definiti

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Assicurare l’utilizzo e la manutenzione dei sistemi informatici e fornire assistenza agli utenti coinvolti nelle operazioni di sicurezza attraverso lo sviluppo di soluzioni informatiche aggiornate che rispondano alle esigenze specifiche. Garantire una pianificazione a termine e un seguito proattivo della presentazione e dell’esecuzione dei progetti informatici nel quadro del programma informatico del Parlamento europeo

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Coordinare e garantire il corretto svolgimento delle operazioni in seno alla direzione delle Risorse e dei progetti orizzontali, assicurando nel contempo una gestione ottimale delle risorse in linea con i bisogni del Parlamento europeo

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Esercitare i poteri di AIPN e di ordinatore sottodelegato.

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Organizzare formazioni specifiche in materia di sicurezza e prevenzione

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Definire il piano di formazione per la direzione generale della Sicurezza e della protezione e assicurarne la corretta esecuzione al fine di raggiungere gli obiettivi in materia di formazione

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Mettere a punto un programma di formazione destinato a tutto il personale della direzione generale al fine di mantenere la sua professionalità e la sua efficacia

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Definire i bisogni di formazione della direzione generale per garantire l’acquisizione e il mantenimento delle competenze e delle tecniche di sicurezza necessarie per rispondere alle esigenze di sicurezza del Parlamento europeo

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Partecipare alle iniziative di comunicazione, formazione e sensibilizzazione degli occupanti degli edifici dell’Istituzione in materia di cultura della sicurezza e della protezione.

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Assicurare la gestione efficace e strategica delle risorse umane della direzione generale: gestione delle carriere dei funzionari e altri agenti (concorsi, assunzioni, rapporti informativi, mobilità, attività esterne, dimissioni, indennità, ecc.), condizioni di lavoro, posti nell’organigramma (rivalutazione dei posti, movimenti Ringbook, ecc.) e dotazioni finanziarie (missioni, agenti contrattuali, interinali)

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Consolidare l’organizzazione operativa annuale di circa 760 colleghi della direzione generale della Sicurezza e della protezione a Bruxelles, Strasburgo e Lussemburgo, in sinergia con i servizi operativi, per coprire le esigenze di sicurezza dell’Istituzione in funzione dell’attività parlamentare e garantire la conciliazione tra la vita privata e la vita professionale degli agenti. Individuare i bisogni eventuali di revisione degli strumenti informatici e delle metodologie di pianificazione al fine di soddisfare le esigenze dell’Istituzione

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Assicurare la gestione dei beni inventariati (GBI), l’attrezzatura e la consegna annuale delle uniformi di servizio e di protezione di circa 760 agenti e coordinatori. Fornire al personale, e in particolare agli agenti operativi, le migliori condizioni di lavoro possibili nel rispetto della normativa in vigore

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Contribuire agli esercizi di comunicazione trasversali, fra cui il programma di lavoro annuale, la relazione annuale di attività e la relazione periodica di attività, la gestione dei rischi, il piano globale di continuità operativa, le questioni relative all’uguaglianza e alla diversità, ecc.

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Coordinare e fornire sostegno agli utenti di FMS e WebContract; consigliare e assistere i servizi operativi nell’elaborazione e nell’esecuzione del bilancio. Assicurare il monitoraggio del bilancio, il controllo dell’esecuzione dei contratti, l’avvio degli atti finanziari (impegni, pagamenti, ordini di riscossione e di rimborso) e contrattuali, la preparazione dei buoni d’ordine e di contratti specifici, come anche la gestione delle entrate con destinazione specifica

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Stabilire la programmazione annuale delle procedure di appalto e assicurarne il seguito proattivo. Assistere e consigliare le unità operative dalla redazione dei documenti di gara, l’avvio delle procedure, la valutazione e l’aggiudicazione fino alla firma dei contratti. Consigliare e accompagnare tutti i servizi operativi nel trattamento delle questioni giuridiche legate all’esecuzione dei contratti (clausole aggiuntive, risoluzione delle controversie, penalità, ecc.)

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Assicurare il controllo ex ante delle procedure di aggiudicazione degli appalti e di tutti gli atti di esecuzione di bilancio (impegni finanziari e giuridici), la sana gestione dell’inventario finanziario e la custodia di tutti gli atti di bilancio, i documenti giustificativi e i documenti relativi alle procedure di aggiudicazione degli appalti

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Elaborare relazioni periodiche e contribuire alle relazioni annuali di attività nonché al programma di lavoro; partecipare all’elaborazione delle risposte alle risoluzioni di bilancio, alle domande dei servizi del Parlamento europeo (ad esempio BUDG e CONT) e dei deputati, nonché alle domande degli organismi di controllo (revisore interno, Corte dei conti)

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Seguire le norme minime di controllo interno e valutare la loro messa in atto mediante azioni puntuali (ad esempio, sondaggi periodici presso il personale)

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Rappresentare la direzione generale della Sicurezza e della protezione in seno a varie entità e ai loro sottogruppi, segnatamente il gruppo direttivo inter DG sulle Finanze, il Forum sugli appalti pubblici, il Gruppo politica immobiliare, il gruppo di lavoro sul controllo interno e le riunioni degli utenti chiave FMS.

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Gestire l’infrastruttura, i beni a livello di TIC e gli accessi: pianificare, fornire, mantenere e monitorare l’infrastruttura informatica, compresi l’hardware, il software, le componenti di rete e la gestione degli accessi utenti, al fine di garantire la disponibilità, l’affidabilità e la sicurezza delle risorse informatiche

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Fornire un sostegno agli utenti finali: fornire assistenza agli utenti, risolvere gli incidenti tecnici legati ai sistemi informatici, risolvere i problemi di hardware e software e fornire consigli adeguati

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Gestire le applicazioni in uso: assicurare la gestione del ciclo di vita delle applicazioni software personalizzate o specializzate, compresa la manutenzione evolutiva, la formazione e l’assistenza, nonché l’esecuzione dei test volti a garantirne la funzionalità e la sicurezza

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Gestire la sicurezza informatica e dell’informazione: definire e porre in atto approcci e misure destinati a proteggere i sistemi informatici, i dati e i patrimoni informativi dell’organizzazione contro le minacce e le vulnerabilità; concepire architetture informatiche sicure, individuare le vulnerabilità, effettuare test di sicurezza e promuovere la sensibilizzazione alle buone prassi in materia di cibersicurezza, nonché la messa in atto di misure di protezione adeguate

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Gestire i progetti informatici: pianificare, eseguire e supervisionare i progetti al fine di raggiungere obiettivi specifici entro limiti definiti in termini di portata, tempistiche, bilancio e qualità; assicurare la pianificazione, la messa in atto, l’assegnazione delle risorse, la gestione dei rischi e la comunicazione con i portatori di interessi

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Supervisionare e coordinare l’analisi operativa: comprendere i bisogni e gli obiettivi operativi e tradurli in soluzioni informatiche adattate; assicurare la raccolta e l’analisi delle esigenze, agevolare la comunicazione tra i portatori di interessi e formulare raccomandazioni per soluzioni tecnologiche efficaci.