1.   Il comitato misto è presieduto congiuntamente da un rappresentante dell'Unione europea e da un rappresentante del Giappone ("presidenti").

2.   Nel comitato misto l'Unione europea è rappresentata dalla Commissione europea, assistita dall'Agenzia dell'Unione europea per la sicurezza aerea e accompagnata dalle autorità aeronautiche degli Stati membri dell'Unione europea.

3.   Il Giappone è rappresentato nel comitato misto dal ministero degli Affari esteri e/o dalla missione del Giappone presso l'Unione europea e accompagnato dal ministero del Territorio, delle infrastrutture, dei trasporti e del turismo.

1.   Il comitato misto si riunisce a intervalli regolari su richiesta di una delle parti.

2.   I luoghi delle riunioni si alternano, per quanto possibile, tra Bruxelles e Tokyo. In alternativa, potrebbero essere organizzate discussioni in videoconferenza. Le decisioni e le raccomandazioni adottate durante le videoconferenze hanno lo stesso valore di quelle adottate nelle riunioni in presenza. Una volta concordati tra le parti la data e il luogo di una riunione, quest'ultima è convocata dalla Commissione europea per l'Unione europea e dal ministero degli Affari esteri per il Giappone.

3.   Salvo decisione contraria dei presidenti, le riunioni del comitato misto non sono pubbliche. Dopo le riunioni può essere emesso, di comune accordo tra i presidenti, un comunicato stampa.

4.   Le riunioni si tengono in inglese e i documenti sono redatti in inglese. Le spese di interpretazione o traduzione in un'altra lingua sono a carico della parte richiedente.

1.   Prima di ogni riunione, le parti si informano reciprocamente della composizione prevista delle rispettive delegazioni designando i rispettivi presidenti.

2.   I presidenti possono decidere di volta in volta di invitare esterni a partecipare alle riunioni del comitato misto al fine di fornire informazioni su argomenti specifici o in qualità di osservatori.

1.   I presidenti stabiliscono di comune accordo l'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione. L'ordine del giorno provvisorio e gli eventuali documenti di riunione pertinenti sono trasmessi dai segretari ai partecipanti al più tardi quindici giorni lavorativi prima della data della riunione.

2.   L'ordine del giorno è adottato dal comitato misto all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto diverso da quelli figuranti nell'ordine del giorno provvisorio può aver luogo su decisione delle parti.

3.   I presidenti possono modificare di comune accordo il termine per la trasmissione dei documenti di cui al paragrafo 1, compreso l'ordine del giorno provvisorio, per tenere conto delle esigenze delle procedure interne di una parte o dell'urgenza di una questione specifica.

1.   Al termine di ciascuna riunione del comitato misto è redatto un progetto di verbale. Esso contiene le decisioni e le raccomandazioni adottate e le conclusioni formulate.

2.   Una volta approvato, il verbale è firmato dai presidenti e ciascuna parte archivia un originale o una copia scannerizzata. Sono possibili la firma e l'archiviazione con mezzi elettronici.

1.   Il comitato misto adotta decisioni e raccomandazioni per consenso tra le parti.

2.   Le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto recano rispettivamente il titolo di "decisione" e "raccomandazione", seguito da un numero di serie, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto.

3.   Le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto sono firmate dai presidenti.

4.   Ogni decisione adottata dal comitato misto è attuata dalle parti in conformità alle rispettive procedure interne.

5.   Le parti possono pubblicare le decisioni adottate dal comitato misto nelle rispettive gazzette ufficiali. Le raccomandazioni o qualsiasi altro atto adottato dal comitato misto possono essere pubblicati su decisione delle parti. Una copia originale o scannerizzata delle decisioni e delle raccomandazioni è conservata da ciascuna parte.

1.   Le parti sostengono le proprie spese connesse alla partecipazione alle riunioni del comitato misto e alle riunioni in base alle decisioni e raccomandazioni del comitato misto, comprese le spese per il personale, di viaggio e soggiorno e postali e i costi delle telecomunicazioni.

2.   Le spese relative all'organizzazione materiale delle riunioni sono a carico della parte ospitante.