31993X0730

CODICE DI CONDOTTA RELATIVO ALL'ACCESSO DEL PUBBLICO AI DOCUMENTI DEL CONSIGLIO E DELLA COMMISSIONE

(93/730/CE)

IL CONSIGLIO E LA COMMISSIONE,

VISTA la dichiarazione sul diritto di accesso all'informazione, allegata all'Atto finale del trattato sull'Unione europea, in cui si sottolinea che la trasparenza del processo decisionale rafforza il carattere democratico delle istituzioni, nonché la fiducia del pubblico nei confronti dell'amministrazione;

VISTE le conclusioni mediante le quali i Consigli europei di Birmingham e di Edimburgo hanno stabilito un certo numero di principi al fine di promuovere una Comunità più vicina ai cittadini;

VISTE le conclusioni del Consiglio europeo di Copenaghen in cui si ribadisce il principio di un accesso dei cittadini all'informazione quanto più completo possibile e si invitano il Consiglio e la Commissione ad adottare rapidamente le misure necessarie per rispecchiare questi principi nella realtà;

RITENENDO auspicabile convenire di comune accordo i principi che disciplineranno l'accesso ai documenti della Commissione e del Consiglio, fermo restando che spetterà a ciascuna delle due istituzioni mettere in atto questi principi mediante disposizioni regolamentari specifiche;

CONSIDERANDO che i suddetti principi non pregiudicano le disposizioni applicabili all'accesso ai fascicoli riguardanti direttamente le persone che hanno per essi un interesse specifico;

CONSIDERANDO che detti principi dovranno essere messi in atto nel pieno rispetto delle disposizioni relative alle informazioni classificate;

CONSIDERANDO che il presente codice di condotta costituisce un elemento supplementare della loro politica in materia di informazione e di comunicazione,

CONVENGONO QUANTO SEGUE:

Principio generale

Il pubblico avrà il più ampio accesso possibile ai documenti di cui dispongono la Commissione e il Consiglio.

Con documento si intende ogni scritto, indipendentemente dal suo supporto, contenente dati esistenti, in possesso del Consiglio o della Commissione.

Trattamento delle richieste iniziali

La richiesta di accesso ad un documento dovrà essere scritta e formulata in modo sufficientemente preciso e dovrà contenere in particolare gli elementi che permettano di identificare il documento o i documenti in questione.

Se necessario, l'istituzione interessata inviterà il richiedente a precisare meglio la sua richiesta.

Qualora l'autore del documento in possesso di un'istituzione sia una persona fisica o giuridica, uno Stato membro, un'altra istituzione o organo comunitario o qualsiasi altro organismo nazionale o internazionale, la richiesta dovrà essere indirizzata direttamente all'autore del documento.

L'istituzione interessata, di concerto con i richiedenti, troverà una soluzione equa per dare corso alle richieste ripetitive e/o che riguardano documenti voluminosi.

L'accesso ai documenti sarà esercitato sia con una consultazione sul posto, sia con il rilascio di una copia a spese del richiedente a condizione che le tariffe applicate per il pagamento dei diritti siano ragionevoli.

L'istituzione interessata potrà prevedere che la persona alla quale verrà trasmesso il documento non possa riprodurre o divulgare detto documento per fini commerciali tramite vendita diretta senza la sua autorizzazione preventiva.

I servizi competenti dell'istituzione interessata comunicheranno per iscritto, al richiedente, entro un mese, che la richiesta è stata accolta oppure che intendono proporre all'istituzione di respingerla.

Trattamento riservato alle richieste di conferma

Qualora i servizi competenti dell'istituzione in questione intendano proporre di respingere la richiesta, essi lo comunicano senza indugio all'interessato, informandolo che egli dispone di un mese per presentare una richiesta di conferma all'istituzione volta a riesaminare la sua posizione. In mancanza di tale domanda, si considera che l'interessato ha rinunciato alla sua richiesta iniziale.

Qualora sia presentata una siffatta richiesta di conferma e l'istituzione interessata decida di negare la trasmissione del documento, tale decisione, che dev'essere adottata un mese dopo la presentazione della richiesta di conferma, viene tempestivamente trasmessa per iscritto al richiedente; essa deve essere debitamente motivata ed indicare i mezzi di impugnazione possibili, ossia il ricorso giurisdizionale e l'intervento del mediatore, alle condizioni previste rispettivamente agli articoli 173 e 138 E del trattato che istituisce la Comunità europea.

Regime delle eccezioni

Le istituzioni negano l'accesso a qualsiasi documento la cui divulgazione possa pregiudicare:

- la protezione dell'interesse pubblico (sicurezza pubblica, relazioni internazionali, stabilità monetaria, procedimenti giudiziari, controlli e indagini);

- la protezione dei singoli e della vita privata;

- la protezione del segreto commerciale e industriale;

- la protezione degli interessi finanziari della Comunità;

- la protezione della riservatezza chiesta dalla persona fisica o giuridica che ha fornito l'informazione o richiesta dalla legislazione dello Stato membro che ha fornito l'informazione.

Le istituzioni possono inoltre negare l'accesso per assicurare la tutela dell'interesse dell'istituzione relativo alla segretezza delle sue deliberazioni.

Attuazione

La Commissione e il Consiglio adotteranno, ciascuno per quanto lo riguarda, le misure necessarie per l'attuazione dei presenti principi anteriormente al 1° gennaio 1994.

Riesame

Il Consiglio e la Commissione decidono che il presente codice di condotta sarà oggetto di un riesame dopo due anni di esperienza, basato su relazioni preparate dai segretari generali del Consiglio e della Commissione.