ALLEGATO

1.   CONCETTO TECNICO DI PROPRIETÀ

Il concetto tecnico di proprietà si applica al rapporto tra lo Stato membro competente per l’inserimento dei dati nel VIS e i dati stessi.

La proprietà dei dati è posta in essere collegando l’identificativo dello Stato membro competente ai dati inseriti nel fascicolo relativo alla domanda di visto.

La proprietà della domanda di visto e delle relative decisioni adottate dalle autorità competenti per i visti deve essere registrata nel VIS non appena sia creato il fascicolo relativo alla domanda o sia inserita la relativa decisione nel VIS, e non può essere modificata in seguito.

2.   INSERIMENTO DEI DATI E COLLEGAMENTO DELLE DOMANDE

2.1.   Inserimento dei dati al momento della domanda

Nel caso in cui la domanda sia presentata all’autorità di uno Stato membro che ne rappresenta un altro, l’inserimento dei dati nel VIS e le successive comunicazioni riguardanti il fascicolo relativo alla domanda devono recare l’identificativo dello Stato membro rappresentato, che deve essere memorizzato con la dicitura «utente rappresentato» ripresa dalla stessa tavola di codici dello Stato membro che ha inserito i dati nel VIS.

Tutti i fascicoli collegati ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento VIS sono di proprietà dello stesso Stato membro.

Lo Stato membro che proceda alla copia di impronte digitali contenute in un fascicolo relativo alla domanda registrato nel VIS acquisisce la proprietà del nuovo fascicolo nel quale tali impronte sono copiate.

2.2.   Inserimento dei dati successivamente alla presentazione della domanda

Qualora la decisione di rilascio del visto, di interruzione dell’esame della domanda, di rifiuto, annullamento, revoca o riduzione del periodo di validità o di proroga del visto in conformità degli articoli da 10 a 14 del regolamento VIS è adottata da uno Stato membro che ne rappresenta un altro, la comunicazione relativa all’inserimento dei dati nel VIS deve recare l’identificativo dello Stato membro rappresentato ripreso dalla stessa tabella di codici dello Stato membro che inserisce i dati nel VIS.

La decisione di rilasciare il visto ovvero di estenderne o ridurne la validità per mezzo di un nuovo visto adesivo è inserita nel VIS con i dati del visto adesivo, mantenendo la stessa proprietà.

Conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 856/2008 del Consiglio (1), il numero di visto adesivo inserito nel VIS a norma dell’articolo 10, paragrafo 1, lettera e), del regolamento VIS deve consistere in una combinazione del numero nazionale a 9 cifre del visto adesivo e del codice identificativo di tre lettere per lo Stato membro emittente (2) e comprendere gli eventuali zeri che compongono il numero nazionale di nove cifre del visto adesivo.

2.3.   Collegamento delle domande

2.3.1.   Collegamento delle domande in caso di registrazione di una domanda precedente

Solo gli Stati membri proprietari del fascicolo relativo alla domanda sono autorizzati a collegarlo ad altri fascicoli dello stesso richiedente ovvero, a fini di correzione, a eliminare il collegamento in conformità dell’articolo 8, paragrafo 3, del regolamento VIS.

Le impronte digitali di un richiedente possono essere copiate soltanto dai sui fascicoli collegati, entro 59 mesi. Qualora i dati relativi alle impronte digitali siano copiati da un precedente fascicolo relativo alla domanda che risalga a meno di 59 mesi, il collegamento tra i fascicoli non deve essere eliminato.

2.3.2.   Collegamento delle domande di persone che viaggiano insieme

Al fine di collegare i fascicoli relativi alla domanda di persone che viaggiano insieme, ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento VIS, i numeri delle domande sono trasmessi al VIS contestualmente al tipo di gruppo, ossia «famiglia» o «viaggiatori». Può procedere alla creazione di un gruppo ovvero, a fini di correzione, all’eliminazione del collegamento tra i singoli membri del gruppo soltanto lo Stato membro proprietario del fascicolo o dei fascicoli relativi alla domanda dei singoli richiedenti che compongono il gruppo.

2.4.   Procedure da seguire qualora per motivi giuridici non sia obbligatorio fornire determinati dati o qualora questi non possano essere forniti per ragioni di fatto

Conformemente all’articolo 8, paragrafo 5, del regolamento VIS, l’indicazione «non pertinente» deve essere inserita manualmente negli appositi campi di testo o, se possibile, selezionandola da una tabella di codici. Se il campo di testo è costituito da più elementi, occorre ripetere l’inserimento per ciascuno di essi.

Qualora, ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 5, del regolamento VIS, le impronte digitali non siano necessarie o non possano essere fornite, sono inseriti nel VIS due campi booleani:

—	«fingerprintsNotRequired»,

—	«fingerprintsNotApplicable».

Tali campi devono essere definiti conformemente alla tabella di seguito riportata, che prospetta le tre situazioni possibili:

—	è obbligatorio fornire le impronte digitali,

—	non è obbligatorio fornire le impronte digitali per motivi giuridici,

—	le impronte digitali non possono essere fornite per ragioni di fatto.

Campi del VIS	È obbligatorio fornire le impronte digitali	Non è obbligatorio fornire le impronte digitali per motivi giuridici	Le impronte digitali non possono essere fornite per ragioni di fatto
«fingerprintsNotRequired»	FALSE	TRUE	FALSE
«fingerprintsNotApplicable»	FALSE	TRUE	TRUE

Inoltre, l’apposito campo di testo libero «ReasonForFingerprintNotApplicable» dovrà contenere le ragioni effettive.

Ove uno Stato membro trasmetta solo i dati di cui all’articolo 5, paragrafo 1, lettere a) e b), del regolamento VIS, ai sensi dell’articolo 48, paragrafo 3, la mancanza dei dati di cui all’articolo 5, paragrafo 1, lettera c), è indicata inserendo la dicitura «non pertinente», accompagnata dal richiamo all’articolo 48, paragrafo 3, nel campo di testo libero che segnala che non è obbligatorio fornire i dati per motivi giuridici. I relativi campi «FingerprintsNotRequired» e «FingerprintsNotApplicable» devono essere impostati entrambi con TRUE.

3.   ACCESSO AI DATI

La data di una domanda di asilo è utilizzata per la ricerca e l’estrazione di dati ai fini di cui all’articolo 21, paragrafo 2, del regolamento VIS. Inoltre, l’estrazione di domande collegate ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento VIS è possibile solo per i gruppi del tipo famiglia (coniuge e/o figli) di cui alla sezione 2.3.2.

4.   MODIFICA, CANCELLAZIONE E CANCELLAZIONE ANTICIPATA DEI DATI AI SENSI DELL’ARTICOLO 24 DEL REGOLAMENTO VIS

Non è possibile modificare i seguenti dati registrati nel VIS:

—	numero della domanda,

—	numero del visto adesivo,

—	tipo di decisione,

—	Stato membro rappresentato (se pertinente),

—	Stato membro competente per l’inserimento dei dati nel VIS.

Qualora si renda necessario correggere i dati sopra elencati, il fascicolo relativo alla domanda o i dati concernenti le decisioni adottate dalle autorità competenti per i visti devono essere cancellati e deve essere creato un nuovo fascicolo. Soltanto lo Stato membro proprietario dei dati contenuti nel fascicolo relativo alla domanda può cancellarli.

5.   REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI DI TRATTAMENTO DEI DATI E RELATIVO ACCESSO

5.1.   Registrazione delle operazioni di trattamento dei dati

Ogni operazione di trattamento dei dati all’interno del VIS è registrata come voce del log nel campo «TypeOfAction», che comprende la finalità dell’accesso in conformità dell’articolo 34, paragrafo 1, del regolamento VIS.

La voce del log è registrata con la data e l’ora di ricezione. Data e ora saranno utilizzate in un secondo tempo per individuare le voci del log da cancellare.

Per tutte le operazioni di trattamento dei dati, l’autorità che inserisce o estrae i dati viene memorizzata nella voce del log. La voce del log deve qualificare come mittente o destinatario l’utente e il VIS centrale.

I soli dati operativi contenuti nella voce del log riguardano l’autorità che inserisce o estrae i dati e il numero della domanda di visto. I dati trasmessi o utilizzati per l’interrogazione di cui all’articolo 34, paragrafo 1, del regolamento VIS devono essere memorizzati.

Quando il VIS trova i registri di cui all’articolo 34, paragrafo 2, del regolamento VIS, impostati con il campo «TypeOfAction», «Delete Application» o «Automatic Deletion», verifica se sia trascorso un anno dalla scadenza del periodo di conservazione di cui all’articolo 23, paragrafo 1, del regolamento VIS e in caso affermativo procede alla cancellazione. Tutti i registri delle operazioni di trattamento dei dati aventi lo stesso numero di domanda devono essere cancellati simultaneamente, se non sono stati richiesti per il controllo ai fini della protezione dei dati, ai sensi dell’articolo 34, paragrafo 2, del regolamento VIS.

I registri delle operazioni di trattamento dei dati non devono essere modificati né cancellati prima che sia trascorso un anno dalla scadenza del periodo di conservazione di cui all’articolo 23, paragrafo 1, del regolamento VIS.

5.2.   Accesso ai registri delle operazioni di trattamento dei dati

L’accesso ai registri (log) tenuti dall’Autorità di gestione in conformità dell’articolo 34, paragrafo 1, del regolamento VIS è consentito soltanto agli amministratori del VIS debitamente autorizzati e al garante europeo della protezione dei dati. Tale disposizione si applica mutatis mutandis ai registri di accesso ai registri.

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(1)  GU L 235 del 2.9.2008, pag. 1.

(2)  Ad eccezione della Germania, il cui codice paese è costituito dalla lettera «D».