1.   A vegyes bizottság elnöki tisztét az Európai Unió és Japán egy-egy képviselője együttesen tölti be (a továbbiakban: az elnökök).

2.   Az Európai Uniót a vegyes bizottságban az Európai Bizottság képviseli, az Európai Unió Repülésbiztonsági Ügynökségének támogatásával és az Európai Unió tagállamai légiközlekedési hatóságainak kíséretében.

3.   Japánt a vegyes bizottságban a külügyminisztérium és/vagy Japán Európai Unió melletti képviselete képviseli, a földügyi, infrastrukturális, közlekedési és idegenforgalmi minisztérium kíséretében.

1.   A vegyes bizottság rendszeres időközönként, bármelyik fél kérésére ülésezik.

2.   Az ülések helyszíne, amennyire csak lehetséges, váltakozva Brüsszel és Peking. Alternatívaként videokonferencia keretében is lehet megbeszéléseket tartani. A videokonferenciák során elfogadott határozatok és ajánlások ugyanolyan hatással bírnak, mint a személyes találkozókon elfogadott határozatok és ajánlások. Amint a felek megállapodtak az ülés időpontjáról és helyéről, azt az Európai Unió részéről az Európai Bizottság, Japán részéről pedig a külügyminisztérium hívja össze.

3.   Amennyiben az elnökök másként nem határoznak, a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak. Az ülések után az elnökök közös megegyezéssel sajtóközleményt adhatnak ki.

4.   Az ülések és a dokumentumok nyelve az angol. A más nyelvre történő tolmácsolás vagy fordítás költségeit az azt kérő fél viseli.

1.   Az egyes üléseket megelőzően a felek tájékoztatják egymást küldöttségeik tervezett összetételéről, és kinevezik elnökeiket.

2.   Az elnökök eseti alapon dönthetnek úgy, hogy külső résztvevőket hívnak meg a vegyes bizottság üléseire, hogy azok bizonyos témákról tájékoztatást nyújtsanak, vagy megfigyelőként.

1.   Az elnökök kölcsönös megegyezéssel határozzák meg az egyes ülések tervezett napirendjét. Az ideiglenes napirendet és az ülések anyagait a titkárok legkésőbb tizenöt munkanappal az ülés időpontja előtt megküldik a résztvevőknek.

2.   A vegyes bizottság minden ülés elején elfogadja a napirendet. A felek döntése alapján az ideiglenes napirenden nem szereplő pontokat is napirendre lehet venni.

3.   Az elnökök – tekintettel a valamelyik fél belső eljárásaival kapcsolatos követelményekre vagy egy adott ügy sürgősségére – megegyezés útján módosíthatják az (1) bekezdésben említett dokumentumok megküldésének határidejét, beleértve az ideiglenes napirendét is.

1.   A vegyes bizottság minden egyes ülése után el kell készíteni az ülés jegyzőkönyvtervezetét. Abban fel kell tüntetni az elfogadott határozatokat és ajánlásokat és a levont következtetéseket.

2.   A jóváhagyást követően az elnökök aláírják a jegyzőkönyvet, és mindkét fél iktatja annak eredeti vagy szkennelt példányát. Elektronikus aláírás és archiválás lehetséges.

1.   A vegyes bizottság a felek konszenzusával fogadja el határozatait és ajánlásait.

2.   A vegyes bizottság határozatait és ajánlásait a „Határozat”, illetve az „Ajánlás” címmel kell ellátni, amelyet sorszámnak, az elfogadás dátumának, valamint a tárgy megjelölésének kell követnie.

3.   A vegyes bizottság határozatait és ajánlásait az elnökök aláírják.

4.   A vegyes bizottság által elfogadott határozatokat a felek saját belső eljárásaiknak megfelelően hajtják végre.

5.   A vegyes bizottság által elfogadott határozatokat a felek saját hivatalos kiadványaikban közzétehetik. A vegyes bizottság által elfogadott ajánlások vagy egyéb aktusok a felek döntése alapján közzétehetők. A határozatok és ajánlások egy-egy eredeti vagy szkennelt példányát mindkét fél megőrzi.

1.   A felek maguk viselik a vegyes bizottság ülésein, valamint azon üléseken való részvételükkel kapcsolatos költségeket – beleértve a személyzet és az utazás költségeit, a napidíjakat, valamint a postai és távközlési költségeket is –, amelyekre a vegyes bizottság határozataival és ajánlásaival összhangban kerül sor.

2.   Az ülések szervezésével kapcsolatos tárgyi kiadásokat az ülést rendező fél viseli.