(1)   Az EPA-bizottságot egyrészről az aláíró kelet- és dél-afrikai államok (a továbbiakban: az aláíró ESA-államok) (1) képviselői, másrészrőlaz EU-fél képviselői alkotják, miniszteri vagy vezető tisztviselői szinten.

(2)   Az eljárási szabályzatban szereplő „felek” meghatározása a megállapodás 61. cikkében foglaltak szerint történik.

(3)   Az EPA-bizottság miniszteri szintű elnöki tisztjét az aláíró ESA-államok és az Európai Unió (a továbbiakban az EU) egy-egy képviselője, társelnöki rendszerben tölti be. Az EPA-bizottság vezető tisztviselői szintű elnöki tisztjét az aláíró ESA-államok általában vezető tisztviselői szintű képviselői és az EU-fél képviseletében az Európai Bizottság vezető tisztviselői, társelnöki rendszerben töltik be. Az aláíró ESA-államok az elnöki tisztet éves váltásban látják el.

(1)   Az EPA-bizottság üléseire megfigyelőként meghívást kapnak a Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA) és az Indiai-óceáni Bizottság (IOC) képviselői.

(2)   Az EPA-bizottság titkára az EPA-bizottság valamennyi üléséről értesíti a COMESA és az IOC képviselőit, hogy azok megfigyelőként részt vehessenek az üléseken.

(3)   A Felek eseti alapon, közösen dönthetnek további megfigyelők meghívásáról. Az említett megfigyelők a társelnökök valamelyikének meghívására és az EPA-bizottság jóváhagyásától függően vehetnek részt az üléseken.

(4)   Az EPA-bizottság dönthet úgy, hogy az ülések érzékeny kérdéseket érintő részein a megfigyelők nem vehetnek részt.

(1)   Az EPA-bizottság évente egyszer ülésezik, vagy – a felek egyetértésével – amikor a körülmények indokolttá teszik. Mindkét fél beleegyezése esetén az EPA-bizottság ülései video- vagy telekonferencia formájában is megtarthatók. Ilyen esetekben – amennyiben nem születik eltérő megállapodás – a felek a video- vagy telekonferencia megrendezésével kapcsolatos költségeiket maguk viselik,.

(2)   Az EPA-bizottság egyes üléseinek helyszínéről és időpontjáról a felek közösen állapodnak meg.

(3)   Az EPA-bizottság üléseit az EPA-bizottság titkára hívja össze.

(1)   Az aláíró ESA-államok és az Európai Bizottságtisztviselői 12 hónapos időszakonként, felváltva látják el az EPA-bizottság titkári feladatait. Az aláíró ESA-államot feladatainak ellátásában támogathatja a COMESA titkársága.

(2)   Az (1) bekezdéstől eltérve az első időszak az EPA-bizottság első ülésének napján kezdődik, és az azt követő év december 31-én ér véget. Az EPA-bizottság titkári tisztjét elsőként az Európai Bizottság egy képviselője tölti be. Az aláíró ESA-államok a titkári tisztet felváltva töltik be.

(1)   Az EPA-bizottságnak címzett valamennyi levelet az EPA-bizottság titkárához kell irányítani.

(2)   Az EPA-bizottságnak címzett leveleket a titkár az EPA-Bizottság társelnökeihez továbbítja, és amennyiben indokolt, a 7. cikkében említett dokumentumként körözteti.

(3)   Az EPA-bizottság társelnökeitől származó leveleket a titkár megküldi a feleknek, és amennyiben indokolt, a 7. cikkében említett dokumentumként körözteti.

(1)   Az egyes ülések jegyzetekkel ellátott, előzetes napirendjét az EPA-bizottság titkára állítja össze a felek által tett javaslatok alapján. Az előzetes napirendet az EPA-bizottság titkára az ülés előtt legalább három héttel megküldi a feleknek.

(2)   A jegyzetekkel ellátott, előzetes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyek napirendre tűzésére az ülés kezdete előtt legalább egy hónappal kérelem érkezett a titkárhoz, de csak azok a pontok kerülnek fel az előzetes napirendre, amelyeknél a kapcsolódó dokumentumokat legkésőbb az előzetes napirend elküldésének napjáig megkapta a titkár.

(3)   A napirendet az EPA-bizottság fogadja el az egyes ülések elején. A felek hozzájárulásával az előzetes napirenden nem szereplő pont is felvehető a napirendre.

(4)   Az EPA-bizottság társelnökei a felek beleegyezésével bizonyos témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából szakértőket kérhetnek fel az ülésen való részvételre.

(5)   Egy adott eset követelményeinek figyelembevétele érdekében a felek egyetértésével a titkár lerövidítheti az (1) bekezdésben meghatározott határidőt.

(1)   A titkár az ülést követően a lehető leghamarabb, de általában egy hónapon belül elkészíti az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét.

(2)   Általános szabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével:

(3)   A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell továbbá az EPA-bizottság ülésen részt vevő tagjainak névsorát, valamint az ülésen megfigyelőként részt vevő valamennyi személy névsorát.

(4)   Az aláíró EPA-államok és az EU-fél az ülést követő két hónapon belül írásban megerősíti a jegyzőkönyv jóváhagyását. A jóváhagyást követően a titkár aláírja a jegyzőkönyvet. Az aláíró EPA-államok és az EU-fél megkapja az említett dokumentumok egy-egy eredeti példányát.

(1)   Az EPA-bizottság egyhangúlag hozza meg határozatait és ajánlásait.

(2)   Az EPA-bizottság a megállapodás keretében felmerülő bármely általános AKCS–EU érdekeltségű ügyet az egyrészről az afrikai, karibi és csendes-óceáni államok, másrészről az EK és tagállamai között megkötött partnerségi megállapodás (a továbbiakban: a cotonoui megállapodás) 15. cikkében meghatározott AKCS–EU Miniszterek Tanácsa elé terjesztheti.

(3)   Az ülések közötti időszakban az EPA-bizottság írásbeli eljárás útján, mindkét fél egyetértése mellett határozatokat és ajánlásokat fogadhat el. Az írásbeli eljárás a felek közötti jegyzékváltást jelent.

(4)   Az EPA-bizottság határozatainak vagy ajánlásainak címe „Határozat” vagy „Ajánlás”, amelyet sorszám, az elfogadás dátuma, valamint a tárgy megjelölése követ. Mindegyik határozat rendelkezik hatálybalépésének időpontjáról.

(5)   Az EPA-bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat az ESA-államok egy képviselője valamint az EU-fél részéről az Európai Bizottság egy képviselője hitelesíti.

(6)   A határozatokat és ajánlásokat az EPA-bizottság dokumentumaiként kell továbbítani a feleknek.

(1)   Eltérő döntés hiányában az EPA-bizottság ülései nem nyilvánosak.

(2)   A felek dönthetnek úgy, hogy az EPA-bizottság határozatait és ajánlásait hivatalos lapjukban közzéteszik.

(1)   Az EPA-bizottság munkanyelvei a felek közös hivatalos nyelvei, vagyis az angol és a francia.

(2)   Az EPA-bizottság tanácskozásainak, valamint határozatai elfogadásának alapját lehetőség szerint az (1) bekezdésben említett mindkét nyelven elkészített dokumentumok és javaslatok képezik. A határozatokat és ajánlásokat az (1) bekezdésben említett mindkét nyelven rendelkezésre bocsátják.

(1)   A felek maguk viselik az EPA-bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező fél viseli.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással és a dokumentumok lefordításával járó költségeket az ülést rendező fél viseli. Az Európai Unió egyéb hivatalos nyelveiről vagy nyelveire történő tolmácsolás, illetve a dokumentumoknak az említett nyelvekről vagy nyelvekre történő fordításával kapcsolatban felmerülő költségeket az EU-fél viseli.

(1)   A Vámegyüttműködési Bizottságot egyrészről az aláíró kelet- és dél-afrikai államok (a továbbiakban: az aláíró ESA-államok) (1) képviselői, másrészről az EU-fél képviselői alkotják.

(2)   Az eljárási szabályzatban szereplő „felek” meghatározása a megállapodás 61. cikkében foglaltak szerint történik.

(3)   A Vámegyüttműködési Bizottság elnöki tisztjét az ESA-államok, valamint az EU-fél nevében az Európai Bizottság egy-egy képviselője, társelnöki rendszerben tölti be. Az aláíró ESA-államok az elnöki tisztet éves váltásban töltik be.

(1)   A Vámegyüttműködési Bizottság üléseire megfigyelőként meghívást kapnak a Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA) és az Indiai-óceáni Bizottság (IOC) képviselői.

(2)   A Vámegyüttműködési Bizottság titkára a Vámegyüttműködési Bizottság valamennyi üléséről értesíti a COMESA és az IOC képviselőit, hogy azok megfigyelőként részt vehessenek az üléseken.

(3)   A felek eseti alapon, közösen dönthetnek további megfigyelők meghívásáról. Az említett megfigyelők a társelnökök valamelyikének meghívására és a Vámegyüttműködési Bizottság jóváhagyásától függően vehetnek részt az üléseken.

(4)   A Vámegyüttműködési Bizottság dönthet úgy, hogy az ülések érzékeny kérdéseket érintő részein a megfigyelők nem vehetnek részt.

(1)   A megállapodásban szereplő eltérő rendelkezés hiányában a Vámegyüttműködési Bizottság a felek bármelyikének kérésére ülésezik. Mindkét fél beleegyezése esetén a Vámegyüttműködési Bizottság ülései video- vagy telekonferencia formájában is megtarthatók. Ilyen esetekben a felek a video- vagy telekonferencia megrendezésével kapcsolatos költségeiket maguk viselik, amennyiben erről nem születik ettől eltérő megállapodás.

(2)   A Vámegyüttműködési Bizottság egyes üléseinek helyszínéről és időpontjáról a felek közösen állapodnak meg.

(3)   A Vámegyüttműködési Bizottság üléseit a Vámegyüttműködési Bizottság titkára hívja össze.

(1)   A Vámegyüttműködési Bizottságnak címzett valamennyi levelet a Vámegyüttműködési Bizottság titkárához kell irányítani.

(2)   A Vámegyüttműködési Bizottságnak címzett leveleket a titkár a társelnökökhöz továbbítja, és amennyiben indokolt, a 8. cikkben említett dokumentumként körözteti.

(3)   A Vámegyüttműködési Bizottság társelnökeitől származó leveleket a titkár megküldi a feleknek, és amennyiben indokolt, a 8. cikkben említett dokumentumként körözteti.

(1)   Az egyes ülések jegyzetekkel ellátott, előzetes napirendjét a Vámegyüttműködési Bizottság titkára állítja össze a felek által tett javaslatok alapján. Az előzetes napirendet a Vámegyüttműködési Bizottság titkára az ülés előtt legalább három héttel megküldi a feleknek.

(2)   A jegyzetekkel ellátott, előzetes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyek napirendre tűzésére az ülés kezdete előtt legalább egy hónappal kérelem érkezett a titkárhoz, de csak azok a pontok kerülnek fel az előzetes napirendre, amelyeknél a kapcsolódó dokumentumokat legkésőbb az előzetes napirend elküldésének napjáig megkapta a titkár.

(3)   A napirendet a Vámegyüttműködési Bizottság fogadja el az egyes ülések elején. A felek hozzájárulásával az előzetes napirenden nem szereplő pont is felvehető a napirendre.

(4)   A Vámegyüttműködési Bizottság társelnökei a felek beleegyezésével bizonyos témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából szakértőket kérhetnek fel az ülésen való részvételre.

(5)   Egy adott eset követelményeinek figyelembevétele érdekében a felek egyetértésével a titkár lerövidítheti az (1) bekezdésben meghatározott határidőt.

(1)   A titkár az ülést követően a lehető leghamarabb, de általában egy hónapon belül elkészíti az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét.

(2)   Általános szabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével:

(3)   A jegyzőkönyvnek továbbá tartalmaznia kell a Vámegyüttműködési Bizottság ülésen részt vevő tagjainak névsorát, valamint az ülésen megfigyelőként részt vevő valamennyi személy névsorát.

(4)   Az aláíró ESA-államok államok és az EU-fél az ülést követő két hónapon belül írásban megerősíti a jegyzőkönyv elfogadását. A jóváhagyást követően a titkár aláírja a jegyzőkönyvet. Az aláíró ESA-államok és az EU-fél megkapja az említett dokumentumok egy-egy eredeti példányát.

(1)   A Vámegyüttműködési Bizottság egyhangúlag hozza meg határozatait és ajánlásait.

(2)   Az ülések közötti időszakban a Vámegyüttműködési Bizottság írásbeli eljárás útján, mindkét fél egyetértése mellett határozatokat és ajánlásokat fogadhat el. Az írásbeli eljárás a felek közötti jegyzékváltást jelent.

(3)   A Vámegyüttműködési Bizottság határozatainak vagy ajánlásainak címe „Határozat” vagy „Ajánlás”, amelyet sorszám, az elfogadás dátuma, valamint a tárgy megjelölése követ. Mindegyik határozat rendelkezik hatálybalépésének időpontjáról.

(4)   A Vámegyüttműködési Bizottság által elfogadott határozatokat és ajánlásokat az ESA-államok egy képviselője, valamint az EU-fél részéről az Európai Bizottság egy képviselője hitelesíti.

(5)   A határozatokat és ajánlásokat a Vámegyüttműködési Bizottság dokumentumaiként kell továbbítani a feleknek.

(1)   Egyéb határozat hiányában a Vámegyüttműködési Bizottság ülései nem nyilvánosak.

(2)   A felek dönthetnek arról, hogy a Vámegyüttműködési Bizottság határozatait és ajánlásait hivatalos lapjukban közzéteszik.

(1)   A Vámegyüttműködési Bizottság munkanyelvei a felek közös hivatalos nyelvei, vagyis az angol és a francia.

(2)   A Vámegyüttműködési Bizottság tanácskozásainak, valamint határozatai elfogadásának alapját lehetőség szerint az (1) bekezdésben említett mindkét nyelven elkészített dokumentumok és javaslatok képezik. A határozatokat és ajánlásokat az (1) bekezdésben említett mindkét nyelven rendelkezésre bocsátják.

(1)   A felek maguk viselik a Vámegyüttműködési Bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező fél viseli.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással és a dokumentumok lefordításával járó költségeket az ülést rendező fél viseli. Az Európai Unió egyéb hivatalos nyelveiről vagy nyelveire történő tolmácsolás, illetve a dokumentumoknak az említett nyelvekről vagy nyelvekre történő fordításával kapcsolatban felmerülő költségeket az EU-fél viseli.

(1)   A Közös Fejlesztési Bizottságot egyrészről az aláíró kelet- és dél-afrikai államok (a továbbiakban: az aláíró ESA-államok) (1) képviselői, másrészről az EU-fél képviselői alkotják.

(2)   Az eljárási szabályzatban szereplő „felek” meghatározása a megállapodás 61. cikkében foglaltak szerint történik.

(3)   A Közös Fejlesztési Bizottság elnöki tisztjét az aláíró ESA-államok, valamint az EU-fél nevében az Európai Bizottság egy-egy képviselője, társelnöki rendszerben tölti be. Az aláíró ESA-államok az elnöki tisztet éves váltásban töltik be.

(1)   A Közös Fejlesztési Bizottság üléseire megfigyelőként meghívást kapnak a Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA) és az Indiai-óceáni Bizottság (IOC) képviselői.

(2)   A Közös Fejlesztési Bizottság titkára a Közös Fejlesztési Bizottság valamennyi üléséről értesíti a COMESA és az IOC képviselőit, hogy azok megfigyelőként részt vehessenek az üléseken.

(3)   A felek eseti alapon, közösen dönthetnek további megfigyelők meghívásáról. Az említett megfigyelők a társelnökök meghívására és a Közös Fejlesztési Bizottság jóváhagyásától függően vehetnek részt az üléseken.

(4)   A Közös Fejlesztési Bizottság dönthet úgy, hogy az ülések érzékeny kérdéseket érintő részein a megfigyelők nem vehetnek részt.

(1)   A megállapodásban szereplő eltérő rendelkezés hiányában a Közös Fejlesztési Bizottság valamely fél kérésére ülésezik. Mindkét fél beleegyezése esetén a Közös Fejlesztési Bizottság ülései video- vagy telekonferencia formájában is megtarthatók. Ilyen esetekben a felek a video- vagy telekonferencia megrendezésével kapcsolatos költségeiket maguk viselik, amennyiben erről nem születik ettől eltérő megállapodás.

(2)   A Közös Fejlesztési Bizottság egyes üléseinek helyszínéről és időpontjáról a Felek közösen állapodnak meg.

(3)   A Közös Fejlesztési Bizottság üléseit a Közös Fejlesztési Bizottság titkára hívja össze.

(1)   A Közös Fejlesztési Bizottságnak címzett valamennyi levelet a Közös Fejlesztési Bizottság titkárához kell irányítani.

(2)   A Közös Fejlesztési Bizottságnak címzett leveleket a titkár a társelnökökhöz továbbítja, és amennyiben indokolt, a 8. cikkben említett dokumentumként körözteti.

(3)   A Közös Fejlesztési Bizottság társelnökeitől származó leveleket a titkár megküldi a feleknek, és amennyiben indokolt, a 8. cikkben említett dokumentumként körözteti.

(1)   Az egyes ülések előzetes napirendjét a Közös Fejlesztési Bizottság titkára állítja össze a felek által tett javaslatok alapján. Az előzetes napirendet a Közös Fejlesztési Bizottság titkára az ülés előtt legalább három héttel elküldi a feleknek.

(2)   Az előzetes napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyek napirendre tűzésére az ülés kezdete előtt legalább egy hónappal kérelem érkezett a titkárhoz, de csak azok a pontok kerülnek fel az előzetes napirendre, amelyeknél a kapcsolódó dokumentumokat legkésőbb az előzetes napirend elküldésének napjáig megkapta a titkár.

(3)   A napirendet a Közös Fejlesztési Bizottság fogadja el az egyes ülések elején. Amennyiben arról a felek megállapodnak, az ideiglenes napirenden nem szereplő pontot is felvehetnek a napirendre.

(4)   A Közös Fejlesztési Bizottság társelnökei a felek beleegyezésével bizonyos témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából szakértőket kérhetnek fel az ülésen való részvételre.

(5)   Egy adott eset követelményeinek figyelembevétele érdekében a felek egyetértésével a titkár lerövidítheti az (1) bekezdésben meghatározott határidőt.

(1)   A titkár az ülést követően a lehető leghamarabb, de általában egy hónapon belül elkészíti az egyes ülések jegyzőkönyvtervezetét.

(2)   Általános szabályként a jegyzőkönyv összefoglalja az egyes napirendi pontokat, adott esetben az alábbiak megjelölésével:

(3)   A jegyzőkönyvnek továbbá tartalmaznia kell a Közös Fejlesztési Bizottság az ülésen részt vevő tagjainak névsorát, valamint az ülésen megfigyelőként részt vevő személyek névsorát.

(4)   Az aláíró ESA-államok és az EU-fél az ülést követő két hónapon belül írásban megerősíti a jegyzőkönyv elfogadását. A jóváhagyást követően a titkár aláírja a jegyzőkönyvet. Az aláíró ESA-államok és az EU-fél megkapja az említett dokumentumok egy-egy eredeti példányát.

(1)   A Közös Fejlesztési Bizottság egyhangúlag fogadja el ajánlásait.

(2)   Az ülések közötti időszakban a Közös Fejlesztési Bizottság írásbeli eljárás útján, mindkét fél egyetértése mellett ajánlásokat fogadhat el. Az írásbeli eljárás a felek közötti jegyzékváltást jelent.

(3)   A Közös Fejlesztési Bizottság ajánlásainak a címe „Ajánlás”, amelyet sorszám, az elfogadás időpontja, valamint a tárgy megjelölése követ.

(4)   A Közös Fejlesztési Bizottság által elfogadott ajánlásokat az ESA-államok egy képviselője, valamint az EU-fél részéről az Európai Bizottság egy képviselőjehitelesíti.

(5)   Az ajánlásokat a Közös Fejlesztési Bizottság dokumentumaiként kell továbbítani a feleknek, majd azokat véleményezés céljából be kell nyújtani az EPA-bizottságnak.

(1)   A Közös Fejlesztési Bizottság munkanyelvei a felek közös hivatalos nyelvei, vagyis az angol és a francia.

(2)   A Közös Fejlesztési Bizottság tanácskozásainak, valamint ajánlásainak alapját lehetőség szerint az (1) bekezdésben említett mindkét nyelven elkészített dokumentumok és javaslatok képezik. Az ajánlásokat az (1) bekezdésben említett mindkét nyelven rendelkezésre bocsátják.

(1)   A felek maguk viselik a Közös Fejlesztési Bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező fél viseli.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással és a dokumentumok lefordításával járó költségeket az ülést rendező fél viseli. Az Európai Unió egyéb hivatalos nyelveiről vagy nyelveire történő tolmácsolás, illetve a dokumentumoknak az említett nyelvekről vagy nyelvekre történő fordításával kapcsolatban felmerülő költségeket az EU-fél viseli.