31983R0354

UREDBA VIJEĆA (EEZ, Euratom) br. 354/83

od 1. veljače 1983.

o otvaranju za javnost povijesnih arhiva Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju

VIJEĆE EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske ekonomske zajednice, a posebno njegov članak 235.,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju, a posebno njegov članak 203.,

uzimajući u obzir prijedlog Komisije (1),

uzimajući u obzir mišljenje Europskog parlamenta (2),

budući da su u izvršavanju svojih zadaća institucije Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju prikupile opsežnu zbirku arhivske građe; budući da ta građa predstavlja vlasništvo tih zajednica koje su pravne osobe;

budući da je uobičajena praksa, i u zemljama članicama i u međunarodnim organizacijama, staviti arhive nakon nekog vremena na raspolaganje javnosti; budući da bi trebalo utvrditi zajednička pravila koja se odnose na otvaranje za javnost povijesnih arhiva Europskih zajednica;

budući da se neki dokumenti i spisi koji potječu od institucija Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju nalaze u arhivima država članica; budući da države članice primjenjuju različita pravila kada određuju kada i pod kojim uvjetima njihovi arhivi mogu biti stavljeni na raspolaganje javnosti; budući da bi trebalo spriječiti stavljanje na raspolaganje javnosti, putem nacionalnih arhiva, klasificirane dokumente i spise koji potječu od institucija Zajednice, ako su uvjeti pod kojima se oni stavljaju na raspolaganje javnosti manje strogi od uvjeta određenih ovom Uredbom;

budući da obrada i kritička analiza arhiva Zajednice nisu važne samo za povijesno istraživanje općenito, već omogućuju aktivnosti tijela koja sudjeluju u poslovima Zajednice i time doprinose lakšem postizanju ukupnih ciljeva zajednica;

budući da spomenutim Ugovorima nisu određene nikakve posebne ovlasti za određivanje zajedničkih pravila u odnosu na ovo pitanje;

budući da je potrebno odrediti samo određena temeljna načela, pri čemu svaka institucija Zajednice sama donosi potrebna interna pravila za provedbu tih načela,

DONIJELO JE OVU UREDBU:

Članak 1.

1.   Institucije Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju (dalje u tekstu „institucije”) stvaraju povijesne arhive i stavljaju ih na raspolaganje javnosti prema uvjetima određenima ovom Uredbom, trideset godina od dana nastanka dokumenta ili spisa. Za potrebe ove Uredbe, prema Gospodarskom i socijalnom odboru i Revizorskom sudu postupa se jednako kao i prema institucijama iz članka 4. stavka 1. Ugovora o osnivanju Europske ekonomske zajednice i članka 3. stavka 1. Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju.

2.   Za potrebe ove Uredbe:

3.   Svi dokumenti i spisi koji su u cijelosti bili dostupni prije isteka razdoblja određenog stavkom 1. ostaju dostupni javnosti bez ograničenja.

4.   Nakon isteka razdoblja od trideset godina određenog stavkom 1., pristup arhivskoj građi omogućuje se svakoj osobi koja to zatraži i koja prihvati poštovati unutarnja pravila koja svaka institucija u tu svrhu odredi.

5.   Arhivska građa dostupna je u obliku preslika. Međutim, institucije mogu izdati izvornike dokumenata ili spisa ako korisnik za to pokaže poseban i utemeljen interes.

Članak 2.

Ova se Uredba ne odnosi na dokumentaciju o službenicima Europskih zajednica niti na dokumente i spise koji sadrže informacije o privatnom ili profesionalnom životu pojedinaca.

Članak 3.

1.   Javnost nema pristup:

2.   Javnost nema pristup dokumentima i spisima koji, u skladu s pravilima i praksom institucija, nose oznaku povjerljivosti ili još višeg stupnja tajnosti, ako ta oznaka s njih nije skinuta u skladu s člankom 5.

Članak 4.

1.   Dokumenti i spisi koji su u trenutku kada je o njima obaviještena neka institucija obuhvaćeni obvezom čuvanja profesionalne ili poslovne tajne, ne objavljuju se po isteku razdoblja od trideset godina ako institucija koja je obaviještena o postojanju tih dokumenata ili spisa prethodno nije obavijestila dotičnu osobu ili poduzeće o svojoj namjeri da ih objavi, a ta osoba ili poduzeće ne ulože prigovor u roku određenom provedbenim pravilima u članku 9.

2.   Stavak 1. odnosi se i na dokumente i spise koje je sastavila neka institucija i koji sadrže podatke obuhvaćene obvezom čuvanja profesionalne ili poslovne tajne.

Članak 5.

1.   U cilju postupanja u skladu s pravilom o razdoblju od trideset godina iz članka 1. stavka 1., institucije pravovremeno i najkasnije dvadeset i pet godina od datuma nastanka dokumenta ili spisa provjeravaju sve dokumente i spise koji nose oznaku povjerljivosti ili višeg stupnja tajnosti, kako bi odlučile treba li s njih tu oznaku skinuti. Dokumenti i spisi s kojih nakon prve takve provjere nije skinuta oznaka tajnosti nastavljaju se periodički provjeravati najmanje svakih pet godina.

2.   Što se tiče dokumenata i spisa koje je primila neka država članica ili neka druga institucija, institucije Europskih zajednica pridržavaju se klasifikacije koju je utvrdio autor dokumenta ili spisa. Međutim, kako bi se omogućio najširi mogući pristup arhivima Zajednice, institucije i države članice mogu dogovoriti postupke za skidanje oznake tajnosti s dokumenata i spisa, u skladu sa zajednički dogovorenim kriterijima.

Članak 6.

1.   Države članice suzdržavaju se od objavljivanja, pod uvjetima manje strogim od onih određenim člancima od 1. do 5., dokumenata i spisa koji proizlaze od institucija i koji se nalaze u njihovim javnim arhivima, a označeni su kao klasificirani i s kojih ta oznaka nije skinuta.

2.   Stavak 1. odnosi se i na dokumente i spise država članica koji potpuno ili djelomično reproduciraju sadržaj dokumenata iz tog stavka.

Članak 7.

Institucije u povijesne arhive pohranjuju sve dokumente i spise koje trenutačno imaju u svojim arhivima i to najkasnije petnaest godina od nastanka tih dokumenata i spisa. Prema kriterijima koje svaka institucija odredi u skladu s člankom 9., uvodi se postupak početnog razvrstavanja čija je svrha odvojiti dokumente i spise koji se trebaju čuvati od onih koji nemaju administrativnu ili povijesnu vrijednost.

Članak 8.

1.   Institucije mogu svoju arhivsku građu držati na bilo kojem mjestu koje smatraju najprikladnijim za tu svrhu.

2.   Svaka institucija na zahtjev državama članicama i drugim institucijama daje na raspolaganje potpuni komplet preslika svoje arhivske građe u mikro obliku, pod uvjetom da država članica koja je podnijela takav zahtjev nije država u kojoj je sjedište te institucije ili da institucije koje su podnijele takav zahtjev nemaju sjedište u istoj državi članici, u mjeri u kojoj je njihovo stavljanje na raspolaganje javnosti dopušteno ovom Uredbom.

Članak 9.

Institucije mogu usvojiti detaljna interna pravila za provedbu ove Uredbe.

(1)  SL C 132, 2.6.1981., str. 6.

(2)  SL C 327, 14.12.1981., str. 45.

(3)  SL 17, 6.10.1958., str. 406./58.