(1)

Komisija provodi administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije na temelju članka 86. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije (1) te u skladu s njegovim Prilogom IX. i Odlukom Komisije C (2004) 1588 (2). Ti su postupci uglavnom u nadležnosti Ureda Komisije za istražne radnje i stegovne postupke („IDOC”), uprave koja je povezana s Glavnom upravom za ljudske resurse i sigurnost. Stegovni postupci mogu obuhvaćati istrage koje u skladu s člankom 17. Priloga IX. Pravilniku o osoblju provodi Stegovno povjerenstvo Komisije.

(2)

U kontekstu tih aktivnosti mjerodavne službe Komisije prikupljaju i obrađuju relevantne informacije. Te informacije uključuju osobne podatke, prije svega identifikacijske podatke, podatke za kontakt i podatke o ponašanju. Mjerodavne službe Komisije prenose osobne podatke drugim službama Komisije prema načelu nužnog poznavanja.

(3)

Osobni podaci pohranjuju se u sigurnom fizičkom i elektroničkom obliku kako bi se spriječio nezakonit pristup podacima ili prijenos podataka osobama kojima nisu namijenjeni. Podaci se nakon završetka obrade čuvaju u skladu s važećim pravilima Komisije (3).

(4)

Komisija je pri obavljanju svojih zadaća dužna poštovati prava fizičkih osoba povezana s obradom osobnih podataka potvrđena u članku 8. stavku 1. Povelje Europske unije o temeljnim pravima i u članku 16. stavku 1. Ugovora te prava predviđena Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (4), koja je zamijenila Uredbu (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (5). Istodobno se od Komisije zahtijeva poštovanje strogih pravila o povjerljivosti i čuvanju poslovne tajne te da osigura poštovanje postupovnih prava umiješanih osoba i svjedoka, posebno pretpostavke nedužnosti dotične osobe.

(5)

U određenim okolnostima potrebno je uskladiti prava ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 s potrebama za učinkovitosti administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije te uz puno poštovanje temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu u članku 25. stavku 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725 Komisiji se omogućava da ograniči primjenu članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. te načela transparentnosti utvrđenog u članku 4. stavku 1. točki (a), u mjeri u kojoj se njegove odredbe odnose na prava i obveze iz članaka od 14. do 17. i članaka 19., 20. i 35. te uredbe.

(6)

To prije svega može biti slučaj pri pružanju informacija o obradi osobnih podataka dotičnoj osobi na početku administrativne istrage. Pružanje takvih informacija moglo bi utjecati na Komisijinu provedbu administrativne istrage, primjerice zato što bi dotična osoba mogla uništiti dokaze prije nego što ih Komisija pregleda ili bi mogla utjecati na potencijalne svjedoke prije njihova saslušanja. Slično tome, pristupom osobnim podacima tijekom faza postupka u kojima dotična osoba nema pristup dokumentima, kao na primjer tijekom preliminarne procjene ili administrativne istrage, mogla bi otkriti informacije koje bi mogle negativno utjecati na provođenje administrativne istrage. U oba bi slučaja bi moglo biti potrebno ograničiti prava dotične osobe kako bi se osiguralo praćenje, inspekcija ili regulatorna funkcija povezana s izvršavanjem službene ovlasti ako je u pitanju važan cilj od općeg javnog interesa Unije, odnosno osiguravanje da osoblje Komisije poštuje svoje zakonske obveze i postupa etički.

(7)

Moglo bi biti potrebno i ograničiti pravo dotične osobe na pristup osobnim podacima ako bi takvim pristupom otkrila informacije o svjedoku ili zviždaču koji je zatražio da se njegov identitet ne otkrije. U tom slučaju Komisija može odlučiti ograničiti pristup izjavi koja se odnosi na dotičnu osobu radi zaštite prava i sloboda tog svjedoka ili zviždača.

(8)

Kako bi se osigurala povjerljivost i učinkovitost administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije i pritom poštovali standardi zaštite osobnih podataka iz Uredbe (EU) 2018/1725, nužno je donijeti interna pravila na temelju kojih Komisija može ograničiti prava ispitanika u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725.

(9)

Interna pravila trebala bi obuhvatiti sve postupke obrade koje Komisija provodi pri obavljanju svojih zadaća, uključujući postupke obrade koji se provode prije pokretanja administrativne istrage te tijekom pomoći i suradnje koju Komisija pruža nacionalnim tijelima i međunarodnim organizacijama izvan svojih aktivnosti.

(10)

Radi usklađivanja s člancima 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725 Komisija bi trebala transparentno i dosljedno obavješćivati sve osobe o svojim aktivnostima koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka i o njihovim pravima putem obavijesti o zaštiti podataka koja se objavljuje na internetskim stranicama Komisije. Osim toga, Komisija bi na odgovarajući način trebala pojedinačno obavijestiti ispitanike uključene u administrativnu istragu, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije.

(11)

Osim toga, kako bi se očuvala učinkovita suradnja, Komisija će možda morati ograničiti prava ispitanika kako bi zaštitila postupke obrade drugih institucija, tijela, ureda i agencija Unije ili tijela država članica ili trećih zemalja i međunarodnih organizacija. Komisija bi se stoga trebala posavjetovati s tim institucijama, tijelima, uredima, agencijama, nadležnim tijelima i međunarodnim organizacijama o relevantnim osnovama za uvođenje ograničenja te o nužnosti i proporcionalnosti tih ograničenja, osim ako bi se time ugrozile aktivnosti Komisije.

(12)

Komisija će možda morati ograničiti i pružanje informacija ispitanicima i druga prava ispitanika u vezi s osobnim podacima koje primi od trećih zemalja ili međunarodnih organizacija kako bi ispunila svoju dužnost suradnje s tim zemljama ili organizacijama i tako zaštitila važan cilj od općeg javnog interesa Unije. Međutim, u nekim okolnostima interes ili temeljna prava ispitanika mogu prevladati nad interesima međunarodne suradnje.

(13)

Komisija bi sva ograničenja trebala rješavati transparentno i registrirati svaku primjenu ograničenja u odgovarajućem sustavu evidencije.

(14)

U skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe (EU) 2018/1725, voditelji obrade mogu odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima za primjenu ograničenja na ispitanika ako bi pružanje tih informacija na bilo koji način ugrozilo svrhu ograničenja. To se posebno odnosi na ograničenja prava iz članaka 16. i 35. Uredbe (EU) br. 2018/1725.

(15)

Komisija bi trebala redovito preispitivati uvedena ograničenja kako bi se osiguralo da prava ispitanika na informiranje u skladu s člancima 16. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725 budu ograničena samo ako su ta ograničenja potrebna kako bi Komisija mogla provoditi svoje administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije.

(16)

Ako se ograničavaju druga prava ispitanika, voditelj obrade bi u svakom pojedinačnom slučaju trebao procijeniti bi li priopćavanje ograničenja ugrozilo njegovu svrhu.

(17)

Službenik za zaštitu podataka Europske komisije trebao bi neovisno preispitati primjenu ograničenja kako bi se osigurala usklađenost s ovom Odlukom.

(18)

Europski nadzornik za zaštitu podataka dostavio je mišljenje 5. prosinca 2018.,