29.9.2017   

HR

Službeni list Europske unije

L 252/244

—

uzimajući u obzir svoju Odluku o razrješnici za izvršenje proračuna Europskog instituta za inovacije i tehnologiju za financijsku godinu 2015.,

—

uzimajući u obzir tematsko izvješće Revizorskog suda br. 12/2016 naslovljeno „Način na koji agencije upotrebljavaju bespovratna sredstva nije uvijek primjeren ili dokazano djelotvoran”,

—

uzimajući u obzir članak 94. Poslovnika i Prilog IV. Poslovniku,

—

uzimajući u obzir izvješće Odbora za proračunski nadzor (A8-0127/2017),

A.

budući da je, prema njegovim financijskim izvještajima, konačni proračun Europskog instituta za inovacije i tehnologiju („Institut”) za financijsku godinu 2015. iznosio 266 566 618 EUR, što predstavlja povećanje od 14,35 % u odnosu na 2014. godinu;

B.

budući da je, prema njegovim financijskim izvještajima, ukupni doprinos Unije proračunu Instituta za 2015. iznosio 215 030 200 EUR, što predstavlja povećanje od 26,63 % u odnosu na 2014. godinu;

C.

budući da je Revizorski sud u svojem izvješću o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Instituta za financijsku godinu 2015. („izvješće Revizorskog suda”) izjavio da je stekao razumno uvjerenje da je godišnja računovodstvena dokumentacija Instituta pouzdana, ali da nije uspio prikupiti dovoljno odgovarajućih revizijskih dokaza o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija;

D.

budući da u kontekstu postupka davanja razrješnica tijelo nadležno za davanje razrješnica naglašava da je posebno važno dalje jačati demokratski legitimitet institucija Unije poboljšanjem transparentnosti i odgovornosti, uvođenjem koncepta izrade proračuna temeljene na uspješnosti i dobrim upravljanjem ljudskim resursima;

1.

podsjeća na to da se doprinos Unije proračunu Instituta za financijsko razdoblje od 2014. do 2020. pruža u okviru financijske omotnice programa Obzor 2020. te da Institut podliježe odredbama Uredbe (EU) br. 1290/2013 („pravila programa Obzor 2020.”); nadalje podsjeća da se program Obzor 2020. nastavlja na Sedmi okvirni program, koji se provodio od 2007. do 2013., a u kojem Institut nije sudjelovao;

2.

ističe da od 1. siječnja 2014. pravnu osnovu za nadoknadu neizravnih prihvatljivih troškova koji se odnose na bespovratna sredstva čini članak 29. stavak 1. pravila programa Obzor 2020., uz članak 90. stavak 1. financijske uredbe Instituta (1) u kojoj je utvrđena paušalna stopa od 25 % za nadoknadu neizravnih prihvatljivih troškova koji se odnose na bespovratna sredstva; međutim, napominje da je prema članku 75. stavku 8. starih financijskih pravila Instituta (2), koji su stavljeni izvan snage s danom 1. siječnja 2014., prag za paušalnu stopu za nadoknadu neizravnih troškova za neprofitna javna tijela, visokoškolske ustanove, istraživačke organizacije te mala i srednja poduzeća mogao biti podignut na 40 %;

3.

napominje da je, prema izvješću Revizorskog suda, Institut u okviru svojih sporazuma o bespovratnim sredstvima iz 2014. potpisanih u veljači 2014. predvidio paušalnu stopu od 40 % za nadoknadu neizravnih prihvatljivih troškova, što nije u skladu s pravilima iz programa Obzor 2020. koja su u to vrijeme već bila na snazi; nadalje napominje da je mišljenje Revizorskog suda da se, s obzirom na to da Institut nije sudjelovao u Sedmom okvirnom programu, članak 57. pravila programa Obzor 2020., koji se odnosi na prijelaz sa Sedmog okvirnog programa na program Obzor 2020., ne primjenjuje na Institut, zbog čega je Revizorski sud ustanovio da su te nadoknade nepravilne;

4.

napominje da su, prema izvješću Revizorskog suda, pogreške utvrđene ex post provjerom uzorka transakcija u vezi s bespovratnim sredstvima iz 2015. godine, nakon ispravka preplaćenog iznosa tih paušalnih nadoknada, prouzročile stopu preostale pogreške za transakcije u vezi s bespovratnim sredstvima iz 2014. godine u visini od 2 %; napominje da je prema izvješću Revizorskog suda, objedinjena stopa pogreške za pogreške utvrđene ex post provjerom i za paušalne nadoknade iznosila 4,9 % ukupnih rashoda Instituta za 2015. godinu, zbog čega je Revizorski sud izdao uvjetno mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom Instituta;

5.

napominje, međutim, da su se sporazumi Instituta o bespovratnim sredstvima temeljili na godišnjem pozivu za pripremu poslovnih planova zajednice znanja i inovacija (ZZI) za 2014., koju je Institut pokrenuo u travnju 2013.; također napominje da je, u skladu s financijskim pravilima Instituta, kao i s člankom 189. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1268/2012 (3), pozivom Instituta korisnicima bespovratnih sredstava koji su ulazili u kategorije iz članka 75. stavka 8. financijskih pravila Instituta omogućeno da svoje proračune projekata za aktivnosti planirane za 2014. utvrde koristeći se paušalnom stopom od 40 % za nadoknadu neizravnih troškova; napominje da su se ZZI-jevi koji su sudjelovali u pozivu iz travnja 2013. vodili tom odredbom pri izradi i podnošenju tog prijedloga;

6.

također napominje da je upravni odbor Instituta 5. prosinca 2013., nakon ocjene poslovnih planova ZZI-ja za 2014. koju su proveli vanjski stručnjaci, donio odluku o dodjeli sredstava ZZI-jevima za 2014., prije usvajanja pravila programa Obzor 2020.; prima na znanje iz odgovora Instituta da su sporazumi o bespovratnim sredstvima iz 2014. potpisani u skladu s prvotnim uvjetima godišnjeg poziva;

7.

mišljenja je da se prijelazne mjere iz članka 57. stavka 2. pravila programa Obzor 2020. nije trebalo ograničiti isključivo na pomoć dodijeljenu u okviru Sedmog okvirnog programa, već su trebale obuhvaćati i druga tekuća djelovanja u području istraživanja i inovacija koja podliježu pravilima programa Obzor 2020. od njihova stupanja na snagu, kao što su sporazumi Instituta o bespovratnim sredstvima iz 2014.; naglašava da je svrha prijelaznih mjera iz članka 57. pravila programa Obzor 2020. pružanje pravne sigurnosti i jamčenje kontinuiteta pravnog okvira primjenjivog u trenutku pokretanja takvih djelovanja; napominje da su sporazumi Instituta o bespovratnim sredstvima koji su uslijedili sukladni pravilima programa Obzor 2020. koji su na snazi, posebice u pogledu primjene paušalne stope od 25 % za nadoknadu neizravnih prihvatljivih troškova povezanih s bespovratnim sredstvima, kao i da Institut u pogledu tog pitanja nije mogao poduzeti daljnje korektivne mjere; također napominje da bi bilo kakav pokušaj traženja povrata sredstava koja je Revizorski sud ocijenio nepravilnima mogao dovesti do toga da korisnici Instituta poduzmu pravne korake, što bi moglo dovesti do znatne štete po reputaciju Instituta, kao i programa Obzor 2020. i Komisije;

8.

napominje da je, prema izvješću Revizorskog suda, Institut 2015. obavijestio ZZI-jeve o tome da njegov financijski doprinos tijekom prvih pet godina (od 2010. do 2014.) nije prekoračio gornju granicu od 25 % njihovih ukupnih rashoda; također napominje da zbog neprecizne definicije dodatnih aktivnosti ZZI-jeva nije bilo moguće jasno procijeniti trebaju li troškovi u vezi s dodatnim aktivnostima biti prihvaćeni u najvišem iznosu doprinosa Instituta; napominje da su Institut i Komisija prihvatili preporuku Revizorskog suda o uklanjanju uvjeta financiranja od 25 % kako bi se smanjilo opterećenje za partnere ZZI-ja u pogledu izrade izvješća o radu i financijskih izvještaja; napominje da sve do usvajanja takve izmjene Institut treba primjenjivati primjenjivu pravnu osnovu;

9.

napominje da je prema završnoj računovodstvenoj dokumentaciji Instituta njegovo praćenje proračuna tijekom financijske godine 2015. rezultiralo stopom izvršenja proračuna od 90,58 %, što je smanjenje od 3,55 % u usporedbi s 2014.; napominje da je stopa izvršenja odobrenih sredstava za plaćanja iznosila 96,49 %, što je povećanje od 4,02 % u odnosu na 2014.;

10.

iz izvješća Revizorskog suda primjećuje da, iako je Institutu dozvoljeno vraćanje neiskorištenih odobrenih sredstava u proračune za sljedeće tri godine, on nije na vrijeme prilagodio postupak vraćanja 26 600 000 EUR dostupnih iz sporazuma o bespovratnim sredstvima iz 2014. u proračune za razdoblje 2015. – 2017.; nadalje napominje da su ta odobrena sredstva rezultat slabije upotrebe sredstava od strane ZZI-jeva od očekivanog; napominje da je Institut 2015. proveo reviziju proračuna, kao i da je zatražio od ZZI-jeva da revidiraju svoje poslovne planove i proračune za 2015., koji su ponovno podneseni s izmjenama; napominje da je, zbog smanjenja proračuna ZZI-jeva, Institut mogao opozvati nepotrošena sredstva koja su potom stornirana i vraćena u procjenu prihoda i rashoda za 2016. godinu; napominje da se zahvaljujući tome upravljanje proračunom Instituta znatno poboljšalo, u bliskoj suradnji sa ZZI-jevima;

11.

prima na znanje da je prema izvješću Revizorskog suda razina prijenosa odobrenih sredstava za koja su preuzete obveze za glavu II. bila 400 000 EUR (44 %), u odnosu na 500 000 EUR (36 %) 2014. godine; prima na znanje da se ti prijenosi većinom odnose na ugovore za usluge u području IT-a pružene nakon isteka godine te za sastanke za koje računi još nisu primljeni;

12.

prima na znanje da su prijenosi često djelomično ili potpuno opravdani zbog višegodišnje prirode operativnih programa agencija, da ne upućuju nužno na nedostatke u planiranju i provedbi proračuna te da nisu uvijek u suprotnosti s proračunskim načelom jedne godine, posebice ako se planiraju unaprijed i priopćuju Revizorskom sudu;

13.

podsjeća da, u skladu s člankom 34. pravila programa Obzor 2020., potvrda o financijskim izvještajima koju su partneri ZZI-ja dužni dostaviti pri podnošenju zahtjeva za nadoknadu troškova u iznosu većem od 325 000 EUR doprinosi ex ante provjeri troškovnika koju provodi Institut; prima na znanje da se, prema izvješću Revizorskog suda, kvaliteta tih potvrda znatno razlikuje, čime se ograničava jamstvo koje se njima pruža te Institut mora obavljati dodatne provjere; napominje da Institut, prema vlastitim informacijama, primjenjuje metodologiju za revizijske potvrde koju je Glavna uprava Komisije za istraživanje i inovacije izradila za program Obzor 2020., a koja se primjenjuje počevši od ugovora o bespovratnim sredstvima za 2014. godinu; nadalje napominje da revidirana metodologija sadrži detaljnije upute i dogovorene postupke te 63 standardna činjenična nalaza koji obuhvaćaju sve kategorije troškova; prima na znanje da je Institut razvio sveobuhvatnu strategiju jamstva za bespovratna sredstva koja se temelji na ex ante i ex post provjerama, uključujući potvrdu o financijskom izvještaju (CFS), kako bi osigurao zakonitost i pravilnost transakcija;

14.

napominje da su godišnje izjave o financijskim interesima članova upravnog obora, privremenog direktora i višeg rukovodećeg osoblja objavljene na internetskoj stranici Instituta; napominje i da je provedena provjera podnesenih izjava kako bi se utvrdila njihova činjenična točnost; napominje da Institut, kada je riječ o stručnjacima, poštuje pravila programa Obzor 2020. o sukobima interesa;

15.

napominje da Institut u prvoj polovici 2017. namjerava dovršiti svoja interna pravila o zviždačima; poziva Institut da donese internu politiku o zviždačima kojom će se promicati kultura transparentnosti i odgovornosti na radnom mjestu, zaposlenike redovito informirati i educirati o njihovim pravima i obvezama u odnosu na tu politiku, zviždačima zajamčiti zaštita od odmazde, pravovremeno reagirati na slučajeve koje su prijavili zviždači te uspostaviti kanal za anonimno interno prijavljivanje; poziva Institut da objavljuje godišnja izvješća o broju slučajeva koje su prijavili zviždači i daljnjem djelovanju u tim slučajevima te da ta izvješća dostavlja tijelu nadležnom za davanje razrješnice; traži od Instituta da o napretku ostvarenom u tom području obavještava tijelo nadležno za davanje razrješnice;

16.

napominje da se, prema Revizorskom sudu, Institut pri odabiru vanjskih stručnjaka za evaluaciju prijedloga i poslovnih planova ZZI-jeva poziva na članak 89. financijske uredbe Instituta u svrhu odstupanja od obveze da raspiše poziv za iskaz interesa; napominje, međutim, da Institut nije potpunosti uspostavio unutarnje postupke kojima se uređuje provedba tog odstupanja; napominje da je Institut u praksi svoje skupine stručnjaka utvrdio na temelju postojećih popisa i baza podataka o stručnjacima ostalih institucija i tijela Unija te odabirom pojedinaca koji se ne nalaze na tim popisima, ali su ih preporučili upravni odbor ili članovi osoblja; pozdravlja, međutim, poboljšanja u postupku odabira stručnjaka za prijedloge ZZI-jeva i potiče Institut da i dalje bude usmjeren na poboljšanje učinkovitosti i djelotvornosti toga postupka i jamčenje njegove transparentnosti i integriteta uspostavom potrebnih unutarnjih mjera te obraćanjem pozornosti na eventualne sukobe interesa;

17.

sa zabrinutošću primjećuje da Institut nije poduzeo konkretne inicijative kako bi se povećala transparentnost koja se odnosi na njegove kontakte sa zainteresiranim stranama i lobistima; poziva Institut da donese proaktivnu politiku transparentnosti u pogledu lobiranja;

18.

sa zadovoljstvom konstatira da je Institut popunio radna mjesta zahvaljujući nizu mjera provedenih 2015. i 2016. radi unaprjeđenja upravljanja osobljem, postupka zapošljavanja i radnog okruženja; primjećuje da od prosinca 2016. Institut ima 59 zaposlenika za 63 odobrena radna mjesta, što predstavlja najveći broj zaposlenih u povijesti Instituta, te da postupak zapošljavanja za preostala radna mjesta i dalje traje; ipak, konstatira da se mjerama koje je poduzeo Institut ne mogu u potpunosti nadoknaditi negativni učinci niskog i sve nižeg koeficijenta ispravka na razine plaća u Mađarskoj;

19.

napominje da je Komisija, prema Revizorskom sudu, prvotno odredila da će Institut financijsku neovisnost ostvariti 2010.; također konstatira da je Institut u lipnju 2011. stekao djelomičnu financijsku neovisnost uz uvjet da mu Glavna uprava Komisije za obrazovanje i kulturu produlji ex ante odobrenje transakcija povezanih s bespovratnim sredstvima i javne nabave u vrijednosti većoj od 60 000 EUR; prima na znanje da je Institut od Komisije zatražio ponovno pokretanje postupka za postizanje potpune financijske neovisnosti; nadalje, prima na znanje da je Komisija utvrdila plan i vremenski raspored tog postupka u svibnju 2016. te sa zadovoljstvom iščekuje Komisijinu procjenu financijske neovisnosti koja se očekuje u prvoj polovici 2017.; prima na znanje da se Institut nada da će mu potpuna financijska neovisnost biti odobrena do kraja 2016. te traži od Instituta da tijelo nadležno za davanje razrješnice izvješćuje o razvoju situacije u tom pogledu;

20.

napominje da je, prema Revizorskom sudu, ukupna djelotvornost Instituta, unatoč valjanim razlozima, ipak narušena složenim operativnim okvirom i problemima s upravljanjem; napominje da, iako Institut može pružati potporu u cijelom ciklusu inovacija, od start-upova do projekata temeljenih na inovacijama u kojima sudjeluje više partnerskih ZZI-jeva, postoji manjak koordinacije na razini Unije s relevantnim glavnim upravama Komisije, a interakcija ZZI-jeva s drugim inicijativama Unije nije dostatna;

21.

konstatira da Institut financira program magistarskog studija koji provodi EIT Digital čime je obuhvaćen jednokratan iznos od najviše 8 000 EUR po studentu te stvarni troškovi koji uključuju neizravne troškove temeljene na paušalnom iznosu; napominje da, prema Revizorskom sudu, taj model financiranja nije službeno definiran i ne omogućuje razlikovanje aktivnosti obuhvaćenih jednokratnim iznosom od onih na koje se odnose stvarni troškovi; prima na znanje da Institut prihvaća da bi se trebao okrenuti prema modelu jednokratnog paušalnog iznosa za financiranje takvih programa kako bi se pojednostavilo izvještavanje o troškovima, a to bi se moglo provesti kada budu dostupni dovoljni statistički podatci za utvrđivanje takvog jednokratnog paušalnog iznosa; poziva Institut da obavješćuje tijelo nadležno za davanje razrješnice o provedbi novog financijskog modela;

22.

napominje da je, prema izvješću Revizorskog suda, na temelju odluke nadzornog odbora ZZI-ja jedan pravni subjekt ZZI-ja isplatio dodatne naknade koje se temelje na uspješnosti u visini od 646 000 EUR za 55 članova svojeg osoblja, koje je Institut nadoknadio u potpunosti; napominje da je, prema Revizorskom sudu, uporaba javnih sredstava za isplatu takvih naknada na temelju uspješnosti neuobičajena praksa; prihvaća, međutim, činjenicu da su ZZI-jevi organizacije usmjerene na potrebe poslovanja čiji je cilj financijska održivost i kod kojih upotreba varijabilnih elemenata u sklopu osnovnih naknada može biti snažan poticaj za ostvarivanje dobrih rezultata i može osigurati postizanje vrijednosti za novac; nadalje, konstatira da je u programu Obzor 2020. izričito utvrđeno da su varijabilni dijelovi osnovnih naknada prihvatljivi trošak; ističe činjenicu da će doprinos Instituta za plaće isplaćene upravnom osoblju ZZI-jeva, uključujući naknade koje se temelje na uspješnosti, biti ispod gornje granice koju je Institut utvrdio u ugovorima o bespovratnim sredstvima za 2016. godinu i nadalje; napominje da, prema izmijenjenim pravilima s dvostrukim gornjim granicama koja se primjenjuju od 2016., visoka razina naknada koje se temelje na uspješnosti isplaćena 2015. više nije moguća;

23.

napominje da je načelo dobrog financijskog upravljanja prekršeno i u slučaju u kojem je jedan partner zajednica znanja i inovacija nabavio usluge u području odnosa s javnošću uz dnevnice u visini od 800 EUR do 3 250 EUR po osobi koje je Institut nadoknadio u cijelosti;

24.

prima na znanje da je u 2015. 45 članova osoblja Instituta sudjelovalo u „ostalim događajima”, čiji je trošak bio 10 730,21 EUR (238,45 EUR po osobi);

25.

sa zabrinutošću primjećuje da je vidljivost Instituta općenito gledano niska te da neki od partnera ZZI-jeva nisu ni svjesni povezanost s Institutom; poziva na bolju vidljivosti Instituta i razvijanje branda Instituta kao jedinstvene zajednice za inovacije; pozdravlja nedavno ostvaren uspjeh, činjenicu da 18 članova zajednice Instituta navedeno u Forbesovom popisu najboljih europskih mladih inovatora i poduzetnika, „30 ispod 30”;

26.

u vezi s drugim primjedbama koje su priložene Odluci o razrješnici i horizontalne su naravi upućuje na svoju Rezoluciju od 27. travnja 2017. (4) o uspješnosti, financijskom upravljanju i nadzoru agencija.